s Sparkasse Oberhessen SEPA der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa

Transkript

1 s Sparkasse Oberhessen n rmatione o f n I e g i t Wich nehmen für Unter SEPA der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa

2 Inhalt Inhalt 1. Hintergrundinformationen zu SEPA 3 2. Änderungen durch SEPA IBAN und BIC Die SEPA-Überweisung Die SEPA-Lastschrift 5 3. Auswirkungen auf Ihr Unternehmen Die Gläubiger-ID Umgang mit bestehenden Lastschriftvereinbarungen Mandatsreferenz und Mandatsverwaltung Technische Anforderungen Unterstützung durch Ihre Sparkasse Oberhessen Checkliste Technische Unterstützung 14 Jetzt schon handeln und die Umstellung angehen! 2

3 Kapitel 1 Hintergrundinformationen zu SEPA 1. Hintergrundinformationen zu SEPA SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr) Die Einführung des Euros im Jahre 1999 (Buchgeld bzw Bargeld) stellte einen wichtigen Schritt für die Schaffung des europäischen Binnenmarktes dar. In diesem Binnenmarkt können Unternehmen und Verbraucher heute Waren und Dienstleistungen in ganz Europa ohne besondere Hürden erwerben. Diese Entwicklung wurde durch die schrittweise Standardisierung der in Europa existierenden Bezahlverfahren begleitet. Hierfür entwickelte die europäische Kreditwirtschaft neue einheitliche Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften. Der nächste Schritt war die Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums, der Single Euro Payment Area kurz SEPA. Danach hat der europäische Gesetzgeber Anfang 2012 die so genannte SEPA- Migrationsverordnung verabschiedet. Darin wird unter anderem die Abschaltung der nationalen Zahlverfahren in Euro für Überweisungen und Lastschriften zugunsten der neuen SEPA-Zahl verfahren vorgeschrieben. Stichtag hierfür ist der 1. Februar Durch die gesetzlich vorgeschriebene Abschaltung der nationalen Euro-Zahlverfahren steht Ihr Unternehmen vor der Herausforderung, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Beispielsweise müssen die bei SEPA-Zahlungen verwendeten Angaben zu Bankverbindungen (IBAN und BIC) in den Buchhaltungssystemen und Zahlungsverkehrsanwendungen hinterlegt sein. Ihre Sparkasse Oberhessen unterstützt Sie umfassend bei allen notwendigen SEPA-Umsetzungsarbeiten. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den anstehenden Änderungen zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Berater gerne bei Fragen zur Verfügung. Ihre Sparkasse Oberhessen Der Geltungsbereich der SEPA umfasst die 30 Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie die Schweiz und Monaco. Zu den 30 Ländern des EWR zählen: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich Groß britannien und Nordirland, Zypern. 3

4 Kapitel 2 Änderungen durch SEPA 2. Änderungen durch SEPA Das bisherige DTA-Verfahren wird durch das neue SEPA-Verfahren abgelöst. (Hinweise zu technischen Anforderungen finden Sie auf Seite 11). Daraus ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren sowie bei der Gestaltung der Kontoverbindungsdaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in teilnehmenden Staaten. 2.1 IBAN und BIC IBAN ersetzt Kontonummer IBAN International Bank Account Number Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsraum werden die nationalen Kontodaten in international zuordenbare geändert. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Diese enthält außer der Länderkennung und einer Prüfziffer auch Ihre seitherige Kontonummer und die Bankleitzahl des Institutes. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Beispiel für eine IBAN: DE Länderkennung DE Zweistellige Prüfziffer Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ sowie zehnstellige Kontonummer) Aufbau der IBAN (Beispiel) IBAN Internationale Bankkontonummer Länderkennzeichen 2-stellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer 10-stellig DE Bei ab August 2012 neu ausgegebenen SparkassenCards finden Sie Ihre IBAN und BIC auf der Rückseite der Karte. BIC und IBAN stehen auch auf den Kontoauszügen. IBAN: DE Bankleitzahl BIC: HELADEF1FRI BIC ersetzt Bankleitzahl BIC Business Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl wird durch die BIC abgelöst. Mit der BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kredit institutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für eine BIC: HELA DE F1FRI (BIC der Sparkasse Oberhessen) Institut Länderkennung DE Codierung von Ort/Filiale Stichtag für die Ablösung ist der 1. Februar Danach sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. Weitere Informationen zur technischen Umsetzung finden Sie auf Seite 14. 4

5 Kapitel 2 Änderungen durch SEPA 2.2 Die SEPA-Überweisung Für eine SEPA-Überweisung ist im Vergleich zur heutigen Überweisung die Nutzung der IBAN und der BIC statt Kontonummer und BLZ sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 sind nationale sowie internationale Überweisungen nur noch mit IBAN und BIC möglich. Diese können Sie bereits heute nutzen. Um einen reibungslosen Zahlungsprozess ohne manuellen Eingriff sicherzustellen, ist eine Umstellung der internen Prozesse in Unternehmen und Organisationen auf IBAN und BIC bis zum Stichtag notwendig. Vorteile SEPA-Überweisung Nationale und internationale Überweisungen sind identisch Währung ist immer in Euro Es gibt keine Betragsgrenze Schneller Zahlungsverkehr (Ausführung innerhalb eines Bankarbeitstages) Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen Leicht zu verarbeiten im XML-Format Hinweis: Bei internationalen Überweisungen mit einem Betrag von mehr als Euro gibt es eine Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung. 2.3 Die SEPA-Lastschrift Lastschriften werden nach SEPA-Basis-Lastschrift (bisher Einzugsermächtigung) und SEPA-Firmen-Lastschrift (bisher Abbuchungsauftrag) unterschieden. Die SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift bildet die Grundeigenschaften der nationalen Einzugsermächtigung ab. Doch sie unterscheiden sich in folgenden Punkten: Einholung eines unterschriebenen SEPA-Lastschriftmandates vom Zahlungspflichtigen. (Liegt dieses bei einem Einzug nicht vor, besteht bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung ein Erstattungsanspruch.) Für die SEPA-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein, da dies Grundlage für alle Fristenberechnungen ist. Das SEPA-Lastschriftmandat muss zwingend für neue Kunden vorliegen bzw. es muss eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen stattgefunden haben. (siehe Seite 9) Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz (siehe Seite 10), die es dem Zahlungspflichtigen ermöglicht, das Bestehen eines SEPA-Lastschriftmandats bei der Belastungsbuchung zu überprüfen. Unterrichtung des Zahlungspflichtigen mindestens 14 Tage vor der erstmaligen Lastschrift über Betrag, Fälligkeit, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID. Einreichungsfristen von 7 Tagen bei Erstlastschriften und 4 Tagen bei Folgelastschriften. Acht Wochen Rückgabemöglichkeit durch den Zahlungspflichtigen ohne Angaben von Gründen. Anwendung des SEPA-Datenformats auf XML-Basis. Abschluss einer Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift mit der Sparkasse Oberhessen. 5

6 Kapitel 2 Änderungen durch SEPA Musterformulare finden Sie auch auf SEPA-Lastschrift-Mandate müssen in der Sprache des Zahlungspflichtigen ausgestellt sein. Übersetzungen des offiziellen Mandatstextes finden Sie unter nachfolgendem Link: Die SEPA-Firmen-Lastschrift Die SEPA-Firmen-Lastschrift ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftrag. Unterschiede SEPA-Firmen-Lastschrift Abbuchungsauftrag: Die SEPA-Firmenlastschrift kann nur bei Nicht-Verbrauchern genutzt werden. Für die SEPA-Firmen-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein. SEPA-Firmen-Lastschriftmandat muss dem Lastschrifteinreicher vorliegen. Einreichungsfrist von 3 Tagen. Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz. Keine Erstattungsansprüche. Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Firmen-Lastschrift mit der Sparkasse Oberhessen. Der Zahlungspflichtige muss seinem Kreditinstitut das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat bestätigen. Musterformulare finden Sie auch auf SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandate müssen in der Sprache des Zahlungspflichtigen ausgestellt sein. Übersetzungen des offiziellen Mandatstextes finden sie unter nachfolgendem Link: 6

7 Kapitel 3 Auswirkungen auf Ihr Unternehmen 3. Auswirkungen auf Ihr Unternehmen Durch die weitreichenden Auswirkungen von SEPA ist es erforderlich, die Umsetzung der SEPA-Migrationsverordnung durch entsprechende Maßnahmen in Ihrem Unternehmen zu begleiten. Die SEPA-Umsetzung stellt organisatorische und strategische Anforderungen an Unternehmen und deren Geschäftspolitik. Die Herausforderung besteht für Unternehmen vor allem darin, bis zum 1. Februar 2014 ihren Zahlungsverkehr reibungslos auf die SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschrift umzustellen. Deswegen ist es wichtig, die erforderlichen Anpassungsmaßnahmen und deren aktive Umsetzung frühzeitig in die Wege zu leiten. Wichtige Handlungsfelder für Unternehmen sind: Anpassung von Finanzbuchhaltungssystemen und Zahlungsverkehrsanwendungen Umstellung auf das SEPA-Datenformat Nutzung IBAN und BIC Einrichtung einer Verwaltung für SEPA-Lastschriftmandate ( Mandatsverwaltung ) Anpassung der Kundenverträge und des Formularwesens (Beispiel: Angabe von IBAN und BIC auf Rechnungen) Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern Qualifikation der Mitarbeiter Zu Ihrer Unterstützung finden Sie ab Seite 12 eine ausführliche Checkliste. 7

8 Kapitel 3 Auswirkungen auf Ihr Unternehmen 3.1. Die Gläubiger-ID Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie in Besitz einer Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, sein. Wichtig: Beantragen Sie schnellstmöglich die Gläubiger-ID. Nur mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen. Beantragung Gläubiger-ID Die Gläubiger ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank beantragen. 1. Gehen Sie auf die Internetseite 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer. 3. Sie gelangen automatisch auf die Beantragungsseite für die Gläubiger-ID. Klicken Sie in der linken Navigation auf Beantragung. 4. Lesen Sie sich die Verfahrensbeschreibung und die Datenschutzhinweise durch und bestätigen Sie die Anerkennung mit Aktivierung des Kontrollkästchens. Anschließend auf Weiter klicken. 5. Füllen Sie auf den nachfolgenden Seiten die Formulare mit den Angaben zur Rechtsform Ihrer Firma sowie Anschrift und Ansprechpartner aus. Felder mit roten Sternchen müssen ausgefüllt werden. 6. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie die Richtigkeit. Klicken Sie auf Weiter und im anschließenden Feld auf OK, um die Beantragung abzuschließen. 8

9 Kapitel 3 Auswirkungen auf Ihr Unternehmen 7. Per erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen der innerhalb von 10 Kalendertagen. 8. Einige Stunden später erhalten Sie per die Gläubiger-ID sowie ein Mitteilungsschreiben. In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus folgenden Bestandteilen und hat 18 Stellen: Länderkennung DE Zweistellige Prüfziffer Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardisiert mit ZZZ vorgegeben, kann aber durch Sie individuell abgeändert werden.) Nationales Identifikationsmerkmal Beispiel: DE 01 ZZZ Umgang mit bestehenden Lastschriftvereinbarungen Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen in SEPA-Basis- Lastschriftmandate umgedeutet werden. Eine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Abbuchungsaufträge dürfen mit dem SEPA- Firmen-Lastschriftverfahren nur zwischen Nicht-Verbrauchern (beispielsweise Firmen) abgeschlossen werden. Sollten Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern (zum Beispiel Privatpersonen) bestehen, müssen diese bis zum Stichtag durch ein neues SEPA-Basis-Lastschriftmandat ersetzt und mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen werden. Und so stellen Sie bestehende Einzugsermächtigungen auf SEPA-Basis-Lastschrift um: 1. Beantragen Sie umgehend die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter 2. Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Sparkasse Oberhessen und schließen Sie eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift ab. 3. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig ist. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 4. Erstellen Sie für jedes Lastschriftmandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und beispielsweise aus Kunden- sowie Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. 5. Informieren Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung der ersten Buchung schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschrift-Mandat. Wichtigste Infos hierbei sind: Gläubiger-ID Mandatsreferenz Datum der SEPA-Abbuchung 6. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschriften 7 Tage vor Fälligkeit, Folge-Lastschriften 4 Tage vor Fälligkeit). 7. Verwenden Sie nach Umstellung ausschließlich das SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Passen Sie hierfür auch Ihre Vordrucke an. Mustervorlagen finden Sie unter 8. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug archiviert werden. 9

10 Kapitel 3 Auswirkungen auf Ihr Unternehmen 3.3 Mandatsreferenz und Mandatsverwaltung Vergabe einer Mandatsreferenz In Verbindung mit der Gläubiger-ID dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifikation eines SEPA-Lastschriftmandats. Sie kann bereits auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Die Mandatsreferenz wird vom Zahlungsempfänger individuell für jedes SEPA-Lastschriftmandat vergeben. Länge (max. 35 Stellen) und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Zahlungsempfänger individuell festgelegt werden. Als Sonderzeichen können verwendet werden: 0-9 A-Z a-z :?,-(+.)/ Andere Zeichen sind nicht zulässig, z. B. ä, ö, ü oder Leerzeichen. Aufbau einer Mandatsverwaltung Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen und hängen zum Beispiel davon ab, ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden können (z. B. Kunden-, Mitglieds-, Vertrags-, Abo-, Versicherungsnummer); ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind; wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll. Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind: Bezug zum Kunden insgesamt z. B. Kundennummer (Rahmenmandat); Bezug zu einem bestimmten Vertrag z. B. Auftragsnummer (Einzelmandat); fortlaufende neue Nummer z. B. Rechnungsnummer (Einzelmandat). Bei der Entscheidung für eine dieser Varianten sind die jeweiligen Vor- und Nachteile zu berücksichtigen. Rahmenmandat Vorteile Reduziert bei mehreren Verträgen die Mandatsanzahl auf das Rahmenmandat. Zahlungspflichtiger muss ein SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben, das auch bei Folgegeschäften genutzt werden kann. Erlaubt die Nutzung von Kunden- und Mitgliedsnummern. Mandatsänderungen, die sich auf alle Vertragsbeziehungen eines Kunden erstrecken, erfordern nur die Änderung des Rahmenmandats (z. B. Änderung der Kontoverbindung). Nachteile Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft alle Verträge/Grundgeschäfte des Kunden. Zugriff auf eine zentrale Mandatsverwaltung und -pflege muss allen betroffen Abteilungen möglich sein. Größere Sorgfalt notwendig, um die irrtümliche Einholung mehrerer SEPA-Lastschriftmandate zu vermeiden. Sofern mehr als eine Vertragsbeziehung besteht, ist die Nutzung einer Vertragsnummer als Mandatsreferenz nicht sinnvoll. Zweites Rahmenmandat könnte erforderlich werden, falls der Zahlungspflichtige mehrere Kontoverbindungen nutzt. 10

11 Kapitel 3 Auswirkungen auf Ihr Unternehmen Einzelmandat Vorteile Der Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft nur einen Vertrag. Je Vertrag kann ein anderes Konto des Zahlungspflichtigen genutzt werden. Die Nutzung von Vertragsnummern ist möglich. Nachteile Der Zahlungspflichtige muss je Vertrag ein neues SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben. Mandatsänderungen, die sich auf alle bestehenden SEPA-Lastschriftmandate eines Kunden erstrecken (z. B. Änderung der Kontoverbindung), erfordern die Änderung aller SEPA-Lastschriftmandate in einer dezentralen bzw. zentralen Mandatsverwaltung. Mandatsverwaltung wird komplexer. 3.4 Technische Anforderungen Für das Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften gibt es ein neues, europaweit anerkanntes, XML-basiertes Datenformat, welches das bisherige DTA-Verfahren ablöst. Das SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard und wurde für den Interbanken-Zahlungsverkehr verpflichtend eingeführt. Die Sparkassen-Finanzgruppe setzt beim SEPA-Datenformat auf eine kundenorientierte Lösung auf Basis einer vollständigen Umsetzung der Empfehlung des European Payments Council (Entscheidungsgremium der europäischen Kreditwirtschaft für Zahlungsverkehrsthemen, kurz: EPC) zum Kunde-Bank-Format. Als Sparkassenkunde können Sie somit sicher sein, dass Sie beim Umstieg auf die SEPA-Verfahren ein zukunftsfähiges, europaweit anerkanntes Format verwenden, das den vollen Funktionsumfang der SEPA-Verfahren unterstützt. Ihre Vorteile im Überblick: Mehrere Konten und/oder Ausführungstermine in einer Nachricht/Datei möglich Spezielle Zahlungsarten (zum Beispiel Lohn/Gehalt) darstellbar Investitionssicherheit durch Ausrichtung an den internationalen (ISO 20022) und europäischen Vorgaben (EPC) Mit dem SEPA-Datenformat der Sparkassen-Finanzgruppe sind Sie bestens gerüstet und flexibel Ihnen steht der europäische Zahlungsverkehrsmarkt offen. Die mit allen deutschen Kreditinstituten abgestimmte Spezifikation ermöglicht die Verwendung eines einheitlichen Datenformates, um alle deutschen und viele europäische Banken zu erreichen. Zusammen mit dem Kommunikationsverfahren EBICS, dem Electronic Banking Internet Communication Standard, wird die im nationalen deutschen Zahlungsverkehr bewährte Multibankfähigkeit auf den europäischen Zahlungsverkehr ausgeweitet. Die Spezifikationsdokumente zum SEPA-Datenformat sowie die XML-Schemadateien für SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften finden Sie unter 11

12 Kapitel 4 Unterstützung durch Ihre Sparkasse Oberhessen 4. Unterstützung durch Ihre Sparkasse Oberhessen 4.1 Checkliste Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll Ihnen als Orientierungsrahmen für notwendige Maßnahmen zur Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr dienen. Organisation/Vorbereitung Haben Sie einen SEPA-Beauftragten bzw. eine Arbeitsgruppe? JA NEIN Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten für Ihr Unternehmen bzw. bilden Sie eine Arbeitsgruppe aus Mitarbeitern, die von dem SEPA-Wechsel überwiegend betroffen sind zur Planung/Koordination aller notwendigen Maßnahmen im Unternehmen als Ansprechpartner, sowohl intern als auch extern Besteht bereits ein individueller Zeit- und Umsetzungsplan in Ihrem Unternehmen? JA NEIN Entwickeln Sie einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan für Ihr Unternehmen unter Berücksichtigung folgender Themen: Umstellung zu einem festen Termin oder temporärer Parallelbetrieb betroffene Softwareprodukte, Datenbanken und Tabellen betroffene Bereiche, Abteilungen und Mitarbeiter Umsetzungsplanung enger Geschäftspartner Unterhalten Sie zurzeit Konten in weiteren SEPA-Ländern? NEIN JA Prüfen Sie, ob Sie Ihren inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr künftig zentral über nur ein deutsches Kreditinstitut, z. B. die Sparkasse Oberhessen, abwickeln können. Wurden bereits interne Kommunikationsmaßnahmen erarbeitet? JA NEIN Erarbeiten Sie einen internen Kommunikationsplan, d.h. welche Mitarbeiter werden auf welchem Weg zu welchem Zeitpunkt über die sie betreffenden Informationen durch wen informiert. Vordrucke/Verwaltung Sind auf Ihrer Geschäftskorrespondenz IBAN und BIC bereits angegeben? JA NEIN Aktualisieren Sie Ihre Geschäftskorrespondenz und ergänzen Sie die notwendigen Angaben u.a. auf Rechnungen (Angabe IBAN und BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug) Mahnungen (Angabe IBAN und BIC) Schriftverkehr mit Kontendatenbezug (Angabe IBAN und BIC) Ihre IBAN finden Sie auf dem Kontoauszug; die BIC der Sparkasse Oberhessen lautet: HELADEF1FRI Setzen Sie bereits die neuen SEPA-Überweisungen und -Zahlscheine ein, wenn Sie Zahlungsverkehrsvordrucke an Kunden oder Geschäftspartner versenden? JA NEIN Verwenden Sie bitte nur noch Vordrucke gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke, die SEPA-fähig sind. 12

13 Kapitel 4 Unterstützung durch Ihre Sparkasse Oberhessen Technik und EDV-Systeme/Kundendaten Haben Sie Ihre Lastschriften und Sammelüberweisungen auf beleglos umgestellt? JA NEIN Stellen Sie Ihre Lastschriften und Sammelüberweisungen auf beleglos um. Mit s Firm und Starmoney, den Zahlungsverkehrsprogrammen der Sparkasse Oberhessen, bieten wir Ihnen moderne Lösungen, Lastschriften und Sammelüberweisungen beleglos zu verarbeiten. Lastschriften können spätestens ab den nur noch beleglos eingereicht werden. Ist Ihre Zahlungsverkehrs- und Finanzbuchhaltungssoftware SEPA-fähig? JA NEIN Sprechen Sie mit dem jeweiligen Hersteller oder Software-Anbieter über die Verfügbarkeit der notwendigen Erweiterungen zu SEPA. s Firm und Starmoney, die Zahlungsverkehrsprogramme der Sparkasse Oberhessen, sind bereits SEPA-fähig. Überprüfen Sie Ihre Software s Firm. Wenn Ihnen noch das SEPA-Modul fehlt, wenden Sie sich bitte an unsere Online-Banking-Hotline ( ) oder Ihren Berater. Sind in Ihren Kundendaten bereits IBAN und BIC ergänzt worden? JA NEIN Konvertieren Sie die vorhandene Kundenkennung (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC, hierbei unterstützt Sie der SEPA Account Converter ( oder die automatische Konvertierung in s Firm (ab Version 2.5). Bei nicht konvertierbaren Kundenkennungen erfragen Sie IBAN und BIC bei Ihren Geschäftspartnern und hinterlegen Sie diese in Ihren Systemen. Umstellung auf SEPA-Lastschrift Haben Sie bereits eine Gläubiger-Identifikationsnummer? JA NEIN Beantragen Sie online eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank ( Wurden die Abläufe zur Mandatsverwaltung bereits geregelt? JA NEIN Legen Sie fest, ob Einzel- oder Rahmenmandate genutzt werden sollen. Definieren Sie die Logik für die Erteilung der neuen Mandate (z. B. vertragsoder kundenbezogen) und vergeben Sie eindeutige Mandatsreferenznummern. Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Nutzen Sie die Einzugsermächtigung für Lastschriften? NEIN JA Schließen Sie eine neue Vereinbarung zum Einzug von SEPA-Basis- Lastschriften mit der Sparkasse Oberhessen ab. Bereits erteilte Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate weiter genutzt werden. Informieren Sie jeden Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug im SEPA-Lastschriftverfahren über Ihre Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und wann Sie Ihren Zahlungsverkehr auf SEPA umstellen. Bei Nutzung des Kombimandats: Mitteilung des Umstellungszeitpunktes Zeitpunkt und Anlass festlegen. Leiten Sie die Daten unter Beachtung der neuen Einreichungsfristen an die Sparkasse Oberhessen weiter (bei Erst- und Einmallastschriften frühestens 14 Kalendertage, spätestens 7 Geschäftstage; bei Folgelastschriften frühestens 14 Kalendertage, spätestens 4 Geschäftstage; jeweils vor dem Fälligkeitstag). 13

14 Kapitel 4 Unterstützung durch Ihre Sparkasse Oberhessen Werden neue Mandate (neue Kundenvereinbarungen) benötigt? NEIN JA Nutzen Sie die Mandatsvorgaben/-mustertexte für SEPA-Lastschriftmandate (Mustertext unter Treffen Sie eine Regelung zur Umsetzung der Erstellung und des Versands der Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen (soweit nicht anders vereinbart, ist der Kunde mindestens 14 Tage vor Einzug der ersten Lastschrift zu informieren, z. B. in Form einer Rechnung oder eines Kaufvertrages). Leiten Sie die Daten unter Beachtung der neuen Einreichungsfristen an die Sparkasse Oberhessen weiter (bei Erst- und Einmallastschriften frühestens 14 Kalendertage, spätestens 7 Geschäftstage; bei Folgelastschriften frühestens 14 Kalendertage, spätestens 4 Geschäftstage; jeweils vor dem Fälligkeitstag). Umstellung auf SEPA-Firmen-Lastschrift Ziehen Sie Lastschriften im Rahmen des Abbuchungsverfahrens ein? NEIN JA Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht weiter genutzt werden. Es ist zu entscheiden, welches Verfahren künftig verwendet wird. Zahlungspflichtiger ist Verbraucher Einholung eines SEPA-Basis-Lastschriftmandats Zahlungspflichtiger ist kein Verbraucher Einholung eines SEPA-Firmen-Lastschriftmandats Wollen Sie die SEPA-Firmen-Lastschrift nutzen? NEIN JA Schließen Sie eine neue Vereinbarung zum Einzug von SEPA-Firmen- Lastschriften mit der Sparkasse Oberhessen ab. Holen Sie vom Zahlungspflichtigen ein neues SEPA-Fimen-Lastschrift- Mandat ein (Mustertext unter Der Zahlungspflichtige muss vor Einlösung der ersten Lastschrift die Mandatserteilung gegenüber seinem Kreditinstitut bestätigen. Treffen Sie eine Regelung zur Umsetzung der Erstellung und des Versands der Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen (soweit nicht anders vereinbart, ist der Kunde mindestens 14 Tage vor Einzug der ersten Lastschrift zu informieren, z. B. in Form einer Rechnung oder eines Kaufvertrages). Leiten Sie die Daten unter Beachtung der neuen Einreichungsfristen an die Sparkasse Oberhessen weiter (frühestens 14 Kalendertage, spätestens 3 Geschäftstage vor dem Fälligkeitstag). 4.2 Technische Unterstützung Bei der Konvertierung von fremden Kundenbankverbindungen können Sie auf die Unterstützung Ihrer Sparkasse Oberhessen bauen. Denn die Zahlungsverkehrsanwendungen für Firmenkunden und spezielle Tools der Sparkassen-Finanzgruppe unterstützen die Umrechnung von Kontonummer/Bankleitzahl in IBAN/BIC. SEPA Account Converter Der SEPA Account Converter der Sparkassen ist ein einfach zu bedienendes PC-Programm, das den Umstellungsaufwand auf ein Minimum reduziert: Bankverbindungen bei deutschen Kreditinstituten können automatisiert in IBAN und BIC umgewandelt werden. Der Converter läuft unter allen gängigen Windows- Versionen und ermöglicht über eine in der Deutschen Kreditwirtschaft standardisierte Schnittstelle einen einfachen Datenaustausch mit vorhandenen Systemen. Das Programm rechnet dabei nicht nur die eingegebenen Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC um, sondern validiert auch das Ergebnis mittels Prüfziffernberechnung bzw. Bankleitzahlenabgleich. 14

15 Kapitel 4 Unterstützung durch Ihre Sparkasse Oberhessen Der SEPA Account Converter beinhaltet die erforderliche formale Zustimmung der Kreditinstitute, für deren Kontonummern die Berechnung durchgeführt wird. Damit erfüllt das Programm die Anforderungen gemäß ISO 13616, wonach die IBAN nur vom kontoführenden Institut ausgegeben werden darf. Den SEPA Account Converter finden Sie kostenlos auf SFirm Unsere Finanzsoftware SFirm bietet Ihnen eine professionelle und zeitgemäße Lösung für Ihr Banking und Finanzmanagement. SFirm ist individuell konfigurierbar und mit umfassenden Funktionen ausgestattet. Dadurch bleiben Sie auch bei wachsenden Ansprüchen stets flexibel. Die moderne und leicht zu bedienende Oberfläche kann jederzeit von Ihnen individuell angepasst werden. Komfortable Such- und Sortierfunktionen erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit. Und SFirm kann noch mehr: Die Electronic-Banking-Software überwacht z. B. für Sie die termingerechte Einhaltung von Auftragserteilungen. Die Aufträge können bei Bedarf über verschiedene Kompetenzstufen im Vier-Augen-Prinzip freigegeben und über HBCI oder EBICS an die Kreditinstitute übertragen werden. Mit zahlreichen Report- und Analysetools können Sie darüber hinaus individuelle Auswertungen und Umsatz statistiken erstellen und sich jederzeit einen umfassenden Überblick verschaffen. SEPA-ready Mit SFirm ab der Version 2.5 (und dem separaten SEPA-Modul) sind Sie und Ihr Unternehmen optimal auf die bevorstehende Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr vorbereitet. Auf Knopfdruck können beispielsweise große Datenbestände aus dem alten Inlandsformat in das neue SEPA-Format konvertiert werden schnell, einfach und sicher. Auch wenn IBAN und BIC (noch) nicht zur Hand sind, ist die Erfassung von Aufträgen spielend einfach: Schon während der Erfassung von SEPA-Überweisungen oder -Lastschriften werden Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC umgewandelt. Bei der Eingabe einer nationalen IBAN wird der BIC automatisch eingefügt. Erzeugen Sie ebenfalls auf Knopfdruck wahlweise in Deutsch oder Englisch druckfertige und unterschriftsreife Lastschriftmandate. 15

16 Sparkasse Oberhessen Kaiserstraße Friedberg Telefon Telefax Bildnachweise Fotolia.com: hainichfoto (Titel, S. 2), white (S. 3); Sparkassen-Bilderwelt (S. 7)