Beispielprozesse Finanzmanagement

Transkript

1 Geistes-, Sozial-, Technik- und Naturwissenschaften gemeinsam unter einem Dach Beispielprozesse Finanzmanagement Frank Spiekermann, Projekt zur Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld , Bonn, DINI-AG, e-framework 1

2 Geistes-, Sozial-, Technik- und Naturwissenschaften gemeinsam unter einem Dach Gliederungsübersicht 1. Kontext: Gesamtprojektplanung 2. Modellierung der Prozesse des kaufmännischen Rechnungswesen 3. Modellierung der Beschaffungsprozesse 4. Fragen und Diskussion 2

3 1. Kontext: Gesamtprojektplanung Aufbau Prozessmanagement Konzeption EAM Realisierung EAM EAM Projektmanagement Projektmanagement Sollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen Auswahl ERP-Software ReWe, Projektvorbereitung (Re-) Organisation ReWe (Konzept) Einführung kaufm. Rechnungswesen Kaufm. ReWe Auswahl IT-Lösung Beschaffung Strategie-Workshop Beschaffung Sollkonzeption Beschaffungsprozesse (Re-) Organisation Beschaffung (Konzept) Einführung Beschaffungsprozesse Beschaffung Strategie-Workshop DMS / WF Sollkonzeption DMS- // WF- Prozesse im Finanzbereich Auswahl IT- Lösung DMS // WF Einführung DMS / WF-Prozesse DMS / WF Strategie-Workshop Personal Sollkonzeption Personal-Prozesse Einführung Personal-Prozesse Personal Initialisierung CM Definition CM- Strategie Planung der Veränderung Qualifizierung Realisierung der Veränderung Verankerung der Veränderung Change Management

4 2. Kaufmännisches Rechnungswesen Aufbau Prozessmanagement Konzeption EAM Realisierung EAM EAM Projektmanagement Projektmanagement Sollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen Auswahl ERP-Software ReWe, Projektvorbereitung (Re-) Organisation ReWe (Konzept) Einführung kaufm. Rechnungswesen Kaufm. ReWe Auswahl IT-Lösung Beschaffung Strategie-Workshop Beschaffung Sollkonzeption Beschaffungsprozesse (Re-) Organisation Beschaffung (Konzept) Einführung Beschaffungsprozesse Beschaffung Strategie-Workshop DMS / WF Sollkonzeption DMS- // WF- Prozesse im Finanzbereich Auswahl IT- Lösung DMS // WF Einführung DMS / WF-Prozesse DMS / WF Initialisierung CM Definition CM- Strategie Planung der Veränderung Qualifizierung Realisierung der Veränderung Verankerung der Veränderung Change Management Init Konzeption Realisierung Test Go- Live

5 2. Ergebnispräsentation Kaufm. ReWe Sollkonzeption Universität Bielefeld Frank Spiekermann, Dirk Schossig Bielefeld,

6 Projekt Sollkonzeption Prozesse kaufm. ReWe Die Universität Bielefeld plant die Umstellung vom kameralen auf das kaufmännische Rechnungswesen Einführung eines geeigneten ERP-Systems zur Umsetzung des kaufmännischen Rechnungswesens zum Die Universität Bielefeld möchte mit dem Projekt die hierfür relevanten Geschäftsprozesse identifizieren, untersuchen und zur erfolgreichen Umsetzung des kaufm Rechnungswesens (neu) gestalten Anforderungen zur Auswahl der richtigen ERP-Software ableiten ERP-Einführung vorbereiten (Migrations- / Projektplan)

7 Zielsetzung und Erfolgsfaktoren Alle Beteiligten sollen (nach Möglichkeit) system- und medienbruchfrei am Prozess mitwirken können IT-Architektur IT-Architektur Prozesse Prozesse IT-Systeme Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :31:19 Entwurf Prozesslandkarte - Ebene 0 letzter Bearbeiter: sesc letzte Änderung: :55:19 ERP System Betriebssystem MS Office Anwendungen Geldautomatensoftware ERP-Modul Debitorenbuchhaltung MS Outlook Managementprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Geschäftsproze ssmanagement Informationsmanagement ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung MS Word Kernprozesse Forschung ERP-Modul Hauptbuchhaltung MS Excel Studium, Le hre ERP-Modul Anlagenbuchhaltung ERP-Modul Kosten- und Leistungsrechnung ERP-Modul Bankbuchhaltung ERP-Modul Barkasse Business Process Management mit ARIS Unterstützungsprozesse Forschungsförderung Studierendenverwaltung Akademische Selbstverwaltung Öffentlichkeitsarbeit /M a rketing Drittmittelm ana ge m e nt tra nsfer Forschungs- Le hrvera nstaltungsm ana ge m e nt verwaltung Prüfungs- Finanz- und Beschaffung Rechnungswesen Facility Personalwesen Management Bereitstellung Organisationsinformationen Wiss. Informationsbereitstellung Studierenden- Service IT-Services Organisation Dezernat Finanzen (Soll) Dezernat Finanzen Referat Finanz- und Anlagenbuchhaltung Universitätskasse Leiter/in Finanzbuchhaltung Leiter/in Hauptbuchhaltung Leiter/in Geschäftspartnerbuchhaltung Leiter/in Anlagenbuchhaltung Leiter/-in Universitätskasse Hauptbuchhalter/-in Stammdatenpfleger Kreditorenkonten Anlagenbuchhalter/in Bankbuchhalter/-in Stammdatenpfleger/-in Stammdatenpfleger/-in Stammdatenpfleger/-in Sachkonten Debitorenkonten Anlagekonten Zahlstelle - Zahlstellenverwalter/-in Debitorenbuchhalter/-in (zentral) Zahlstelle Kassierer/-in Kreditorenbuchhalter/-in (zentral) Organisation Organisation

8 Vorbereitung Soll-Konzeption Festlegung : Rein kaufmännisches Rechnungswesen! Organisatorische Fragestellungen: Zentraler Waren- / Rechnungseingang? (Kein zentraler Wareneingang!; RE offen) Aufgaben und organisatorische Verankerung der Planung? (Finanzplanung im Dezernat F, Hochschulplanung im Dezernat Planung) Zentrale / dezentrale Planung? (Planung muss sowohl zentral als auch dezentral möglich sein) Zusammenführen der (alten) Organisationsbereiche Bewirtschaftung und Finanzbuchhaltung Organisatorische Verankerung Anlagenbuchhaltung im Bereich Finanz-/ Rechnungswesen (Überführung der Inventarisierung aus Beschaffung) Organisatorische Verankerung der Personalkostenübernahme (Zuordnung zum Bereich KLR oder Finanzbuchhaltung) Erweiterung Aufgabenzuschnitt Zahlungsverkehr (z.b. Pflege zahlungsrelevanter Stammdaten)

9 Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Beschaffung Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Planung Kosten- und Leistungsrechnung Personalwesen Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:38 Bankbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrechnung Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung Drittmittelmanagement Abschlussarbeiten Periodische Arbeiten Kosten- und Leistungsrechnung Facility Management Berichtswesen Ebenenkonzept und Prozessarchitektur Status: In Bearbeitung Entwurf Prozesslandkarte - Ebene 0 letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:37 Managementprozesse (Strategische & operative) management Hochschulsteuerung Geschäftsprozess- Forschung Kernprozesse Studium, Lehre Forschungsförderunmanagementransfer Drittmittel- Forschungs- Studierendenverwaltunmanagemenverwaltung Lehrveranstaltungs- Prüfungs- Unterstützungsprozesse Akademische Finanz- und Beschaffung Selbstverwaltung Rechnungswesen Informationsmanagement Wiss. Informationsbereitstellung Studierenden- Service IT-Services Prozesslandkarte mit Prozessbereichen Anzahl Anzahl Modelle Modelle 11 Ebene 0 Öffentlichkeitsarbeit /Marketing Facility Personalwesen Management Bereitstellung Organisationsinformationen Organisation WKD Ebene 1 Finanz- und Rechnungswesen (Prozessschnittstellen) Prozessbereich mit Hauptprozessen WKD 22 Ebene 2 Kosten- und Leistungsrechnung Planung Stammdatenpflege Kosten- und Kosten- und Leistungs- Leistungsrechnung rechnung Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:38 Periodische Arbeiten Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrechnung Kosten- und Leistungsrechnung Hauptprozess mit Prozessen WKD 12 E 1 F 1 P1 E 3 Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Prozess mit Aktivitäten Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Kennzahlen Leistungsart E 2 F 2 E 3 F 3 E 4 F 4 Primäre Kosten- und Erlösarten pflegen Sekundäre Kostenarten pflegen Kosten- und Erlösartengruppen pflegen Kostenstellen pflegen Kostenstellengruppen pflegen Kostenträger pflegen Kostenträgergruppen pflegen Kennzahlen pflegen Kostenzahlengruppen pflegen Leistungsart pflegen Leistungsartengruppen pflegen 75 E 5 Ebene 3 P2 P3 EPK + FB

10 Ebene 0: Prozesslandkarte Managementprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Geschäftsprozessmanagement Informationsmanagement Kernprozesse Forschung Studium, Lehre Forschungstransfer Forschungsförderung Drittmittelmanagement Wiss. Informationsbereitstellung Lehrveranstaltungsmanagement Studierendenverwaltung Prüfungsverwaltung Studierenden- Service Unterstützungsprozesse Akademische Selbstverwaltung Beschaffung Finanz- und Rechnungswesen IT-Services Öffentlichkeitsarbeit /Marketing Personalwesen Facility Management Organisation Bereitstellung Organisationsinformationen

11 Ebene 1: Überblick Rechnungswesenprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Drittmittelmanagement Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Planung Kosten- und Leistungsrechnung Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrechnung Periodische Arbeiten Kosten- und Leistungsrechnung Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung Beschaffung Personalwesen Facility Management

12 Ebene 2: Bankbuchhaltung (WKD) Vorschüsse bearbeiten Anzahlungsanforderung Debitorengutschrift Rechnungen per Zahllauf auszahlen Zahlungssperre Zahlungsausgang DTA Ausgleich auf Bankverrechnungskonten Saldoübertrag Kreditorenrechnung Auslandsrechnungen auszahlen Z1-Meldung Bankgebührenbuchung Manuellen Zahlungsausgang buchen Korrekturbuchung Personenkonten pflegen Korrekturbuchung Sachkontenbuchung Zinsbuchung Einzugsermächtigung Bankeinzug bearbeiten Abbuchung Manuellen Zahlungseingang buchen Zinsbuchung Bankverrechnungskonten fürhren Clearingbuchung Scheck Scheckeinreichung bearbeiten Scheckzahlung Kontoauszüge verarbeiten Zahlungseingang Klärungsfälle bearbeiten Erstattung Geldkartenzahlung Einnahmen aus Geldkartenzahlungen verarbeiten Einnahmen aus Überweisung Gegenbuchung Zahlungsausgang Verwahrungen bearbeiten Überweisung Umbuchung Belastung aufgrund Abbuchung Abbuchungen bearbeiten Ausgleich auf Personenkonto Bestandsverstärkung Zahlstellen, Handvorschüsse abrechnen Bestandsablieferung Ausgleichsrücknahme Zahlstellenabschluss Storno Abrechnung der Geldeinnahmestellen Abrechnung der Handvorschüsse

13 Ebene 3: Prozessmodelle im Detail Rechnungen per Zahllauf auszahlen Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :57:31 Personalkosten an LBV erstatten Kreditorenrechnung bearbeiten Kreditorische Anzahlung (Vorauszahlung an Lieferant) bearbeiten Offene Posten ermittelt Kreditorische Rechnung ist gebucht Zahlsperre ist gesetzt Anzahlung ist erfolgt Belege mit Zahlsperre ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung Beleg prüfen und Zahlsperre aufheben Zahlsperre ist aufgehoben Bankbuchhalter/-in Offene Posten für Zahlung vorhanden ERP-Modul Bankbuchhaltung Zahlungen vorschlagen Bankbuchhalter/-in ERP-Modul Bankbuchhaltung Offene Posten ermitteln Bankbuchhalter/-in Offene Posten ermittelt ERP-Modul Bankbuchhaltung Zahlungen vorschlagen Bankbuchhalter/-in Zahlungsvorschlagsliste erstellt Vorschlagsliste überprüfen ERP-Modul Bankbuchhaltung Bankbuchhalter/-in ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung Ausnahmeliste erstellt Zahlsperre setzen Bankbuchhalter/-in Zahlungsvorschlagsliste erstellt Vorschlagsliste überprüft Personenkonto gesperrt Beleg gesperrt ERP-Modul Bankbuchhaltung Zahlprogramm starten Zahlprogramm gestartet Leiter/-in Universitätskasse ERP-Modul Bankbuchhaltung Vorschlagsliste überprüfen Bankbuchhalter/-in Auszahlungsdatei erstellen Auszahlungsdateien Leiter/-in Universitätskasse Auszahlungsdateien Datei transferriert Datei freigeben Zahlungsavis erstellt Leiter/-in Universitätskasse DTA-Begleitzettel und Zahlungsbegleitliste erstellt Vorschlagsliste überprüft Datei an Kreditinstitute transferriert

14 Überblick Rechnungswesenprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Drittmittelmanagement Hauptbuchhaltung Finanz- Finanz-und und Anlagenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Planung Kosten- und Leistungsrechnung Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrechnung Periodische Arbeiten Kosten- und Leistungsrechnung Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung Beschaffung Personalwesen Facility Management

15 Vorgaben und Zielsetzungen Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdatenpflege mit dezentraler Stammdaten-Beantragung! Kein zentraler Wareneingang! Vereinfachung Prüfroutinen (-> von Zwölf- auf Vier-Augen-Prinzip)! Prozessuale und organisatorische Analyse der Zusammenlegung Kasse und Finanzbuchhaltung Klärung des Zuschnitts Bewirtschaftung und Finanzbuchhaltung Optionale Modellierung der zentralen / dezentralen Rechnungsbearbeitung (Alternativen als Entscheidungsgrundlage) Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung

16 Vorgaben und Zielsetzungen Anlagenbuchhaltung Weniger manueller Aufwand Möglichkeit einer DV-gestützten Inventur Bankbuchhaltung Berücksichtigung der neuen Rolle der Kasse unter der Prämisse eines integrierten Systems (Sicht auf Zahlungspartnerkonten, Fälligkeiten, etc.) Weiterhin enge Prozessverzahnung zwischen Finanzbuchhaltung und Kasse Abbildung Studierendenbeiträge; Berücksichtigung der Folgeprozesse Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung

17 Prozesse der Stammdatenpflege (Highlights) Grundsätzliche Anforderungen Zentrale Stammdatenpflege. Organisatorische Trennung der zentralen Stammdatenpflege vom operativen Buchungsgeschäft. Auswahl geeigneter Form der Stammdatenbeantragung (Mailformular, webbasierte Beantragung, Workflow, etc.). Dokumentation von Stammdatenänderungen auf Feldebene (Änderungshistorie) Die Löschung bzw. Archivierung von Stammdaten muss möglich sein Zentrale Stammdatenpflege umfasst Sachkonten Personenkonten Anlagenstammsätze Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung

18 Haupt- und Geschäftspartnerbuchhaltung (Highlights) Grundsätzliche Anforderungen Mitgabe verschiedener Kontierungen bei Buchung in einem integrierten System erforderlich (z.b. Personenkonten, Anlagenstammsätze, KLR-Kontierungen) Prozesse Hauptbuchhaltung Sachkontenbuchungen Hauptbuchhaltung Bilanzkorrekturbuchungen Stammdatenpflege Kreditorenbuchhaltung Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Spendenbescheinigungen erstellen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Prozesse Geschäftspartnerbuchhaltung Buchung von Ein- und Ausgangsrechnung und notwendigen Folgebuchungen (Storno, Gutschriften, etc.) Mahnung offener Forderungen und Einzelwertberichtigungen Buchung von Anzahlungen und Abschlägen

19 Ergebnisdarstellung Prozessmodelle ARIS MODELLE

20 3. Beschaffungsprozesse Aufbau Prozessmanagement Konzeption EAM Realisierung EAM EAM Projektmanagement Projektmanagement Sollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen Auswahl ERP-Software ReWe, Projektvorbereitung (Re-) Organisation ReWe (Konzept) Einführung kaufm. Rechnungswesen Kaufm. ReWe Auswahl IT-Lösung Beschaffung Strategie-Workshop Beschaffung Sollkonzeption Beschaffungsprozesse (Re-) Organisation Beschaffung (Konzept) Einführung Beschaffungsprozesse Beschaffung Strategie-Workshop DMS / WF Sollkonzeption DMS- // WF- Prozesse im Finanzbereich Auswahl IT- Lösung DMS // WF Einführung DMS / WF-Prozesse DMS / WF Initialisierung CM Definition CM- Strategie Planung der Veränderung Qualifizierung Realisierung der Veränderung Verankerung der Veränderung Change Management Init Konzeption Realisierung Test Go- Live

21 3. Neuausrichtung der Beschaffungsprozesse in der Universität Bielefeld Heiko Schoenfeld Bielefeld, Ergebnisse des Teilprojekts Beschaffung

22 1. Einleitung - Auftragsbeschreibung und abgeleitete Aufgabenpakete Auftragsbeschreibung Einführung eines webbasierten, kataloggestützen Beschaffungssystems, das den dezentralen Interessen gerecht wird stärkere strategische Orientierung auf zentraler Ebene intensive Betrachtung der Schnittstelle zu den engeren, schon modellierten Rechnungswesenprozessen Abgeleitete Arbeitspakete des Auftrags Erarbeitung eines (Re-) Organisationskonzeptes für die Verankerung der zukünftigen Geschäftsprozesse der Beschaffung in der Aufbauorganisation der Universität Bielefeld Erarbeitung einer Sollkonzeption für die zukünftigen Beschaffungsprozesse an der Universität Bielefeld Auswahl der geeigneten IT-Lösungen für die effiziente Unterstützung der zukünftigen Beschaffungsprozesse

23 Rollen im Einkauf / allgemeine Anmerkungen Eine Rolle ist eine Sammlung themenbezogener Aktivitäten inklusive deren Verantwortlichkeiten. Eine Person kann mehrere Rollen inne haben. Es ist zum Beispiel üblich, dass die eine Person sowohl die Rolle Anforderer wie auch Warenempfänger im Prozess und System übernimmt. Die Rollen beinhalten Aufgabenbereiche, die bisher ebenfalls vor dem Hintergrund betriebswirtschaftlicher oder rechtlicher Gegebenheiten bestehen. Neu ist die gemeinsame Definition von Rollen und deren Unterstützung durch eine einheitliches und benutzerorientiertes System

24 Detaillierte Rollenbeschreibung Zentraleinkauf Rolle: Zentraleinkauf Sitz: Zentrale Beschaffungseinheit Definition Zentrale, steuernde Einheit welche die vergabekonforme Beschaffung in allen angeschlossenen Fakultäten durch die Erarbeitung und Aktualisierung von Einkaufsanweisungen aufbaut und durch ein Einkaufscontrolling sicherstellt. Aufgaben: - Erstellung und Aktualisierung von Einkaufsrichtlinien - Festlegen der Beschaffungsstrategie (Sourcing Strategie) in Abstimmung mit den Fakultäten - Führen von Vertragsverhandlungen für alle Vertragsarten (Rahmen-, Einzel-, Volumen-, Support-, Wartungsverträge, etc) - Abstimmung mit den angeschlossenen Fakultäten hinsichtlich Beschaffungsvorgängen und der Standardisierung von Leistungen und Produkten - Durchführung von Preisverhandlungen bei Verträgen - Beratung der Fachbereiche bei der Ausschreibungen inkl. Lieferantenauswahl - Vorbereitung und Präsentation von Entscheidungsvorlagen - Betreiben eines aktiven Lieferantenmanagements mit Lieferantenanalyse, bewertung und Lieferantenintegration - Kontaktpflege zu potenziellen und aktuellen Lieferanten - Durchführung von Marktanalysen und Benchmarking - Optimierung von internen Prozessen und Abläufen - Errechnung und Darstellung der Einsparungen - Einkaufscontrolling

25 Konzept Ablauforganisation - Rollenmodell - Rolle Strategischer Einkäufer Operativer Einkäufer Rechnungsprüfer Einkaufsstrategie (Lieferantenanzahl, Vergabestrategien, Make-or-Buy etc.) nach Warengruppen Einkaufspolitik Ansprechpartner für Prüfungsinstanzen Beschaffungsmarktforschung Lieferantenentwicklung und Lieferantenbeurteilung Beschaffungscontrolling Überprüfung der Einhaltung der Einkaufsgrundsätze der Universität Bielefeld und ggf. Eskalation) Methodenhoheit für Dokumentation, Berichtswesen, Einkaufssystem Schnittstelle zu Planungsprozessen Prozessmanagement (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) Begleitung und Durchführung der Prozessschritte im EU-Vergabeverfahren Fachspezifisches Know-how im Kompetenzcenter Schnittstelle zwischen Fachbereich und Lieferant Durchführung des operativen Einkaufs (Abfrage von Preisen und Konditionen bei Lieferanten, Prüfung und Vergleich von Angeboten, Gestaltung und Abschluss von Verträgen mit Lieferanten) Bearbeitung Rechnungseingang Verifizierung der Rechnungsdaten Rechnerische Prüfung Prüfung auf Vertragskonformität Grob-Beschreibung

26 Konzept Ablauforganisation - Rollenmodell - Rolle Anforderer Fakultät Genehmiger Fakultät Zentraler Rechnungseingang Grob-Beschreibung Bedarfsdefinition, Erstellung Leistungsbeschreibung Wareneingangskontrolle, Prüfung Leistungserhalt Fachliche Abstimmung der Bezugsquellen Durchführung von Direktbeschaffungen und Katalogbestellungen Budgetverantwortung in der Fakultät Nach der Kompetenzregel der Fakultät berechtigt Beschaffungen zu genehmigen Einscannen der Eingangsrechnungen Weiterleitung der gescannten Rechnungen in den Rechnungsprüfungsprozess

27 Empfehlung Rollendefinitionen Rolle Hauptthemen Systemunterstützung Zentraleinkauf Lieferantenmanagement und Preisverhandlungen Durchführung bzw. Koordination von großen Ausschreibungen Definition der Einkaufsrichtlinien Einkaufscontrolling Standardisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse Erstellung und Aktualisierung der Kompetenzregelung Generierung und Prüfung von Einsparungen z.b. durch Jahrespreisverhandlungen Berechtigungen für alle angeschlossenen Buchungskreise Auswertungen ZBA Dezentraler Anforderer Anforderung von Produkten oder Dienstleistungen Alle Transaktionen im eprocure und mit Berechtigung für den jeweiligen Buchungskreis Anlegen einer Anforderung Statusverfolgung Standardauswertungen Jeweilige Fakultät

28 Empfehlung der Organisationsstruktur Der Zentraleinkauf bildet die Klammer über alle operativen Einkaufseinheiten und sorgt für einheitliche und kostenoptimale Abläufe. Zentraleinkauf Dezentraler Einkauf Dezentraler Einkauf Dezentraler Einkauf Fakultät A Fakultät B Dabei übernimmt der Zentraleinkauf sowohl eine beratende sowie in Teilen eine aktiv steuernde Rollen ein. Gemäß der Devise Kompetenz kauft ein hat jede Fakultät einen eigenen operativen Einkauf, der unter den vom Zentraleinkauf gesetzten Rahmenbedingungen in der eigentlichen Abwicklung von Bestellungen selbständig agiert. Ziel ist es jedoch auch innerhalb der einzelnen Fakultäten die Bestellprozesse zu standardisieren und zu optimieren. Aufgrund dieser Rollenverteilung können die Ziele erreicht werden, ohne die berechtigte Flexibilität der Fakultäten in größerem Maße zu beeinträchtigen.

29 Grobstruktur der Prozesse in der Beschaffung Vorgelagerte Prozesse Prozesse, die vor der eigentlichen Beschaffung angestoßen werden müssen, z.b.: a) Technisch: Stammdaten anlegen b) Kaufmännisch: Rahmenvertrag verhandeln Primärprozesse Prozesse, die der eigentlichen Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen entsprechen, z.b. a) Bestellung anlegen b) Ausschreibung durchführen Nachgelagerte Prozesse Prozesse, die als Resultat des Beschaffungsvorganges erfolgen, z.b.: a) Lagerhaltung b) Retouren

30 Prozesslandkarte in der Beschaffung Lieferantenstamm anfordern. Lieferantenstamm löschen Verhandlungen von Rahmen -verträgen Materialstamm anfordern. oder Katalogmanagement Materialstamm löschen Vorgelagerte Prozesse Rahmenverträge anlegen. Rahmenverträge löschen Infosätze anlegen. Infosätze löschen Normalbeschaffung Anforderung erstellen. Bestellung. Zahlung Bestellungen ändern oder löschen Ausschreibung Anfrage erstellen. Nachverhandlung durchführen Primärprozesse Lagerhaltung Schwund Verschrottung/ Entsorgung Retourenabwicklung Wiedervermarktung Nachgelagerte Prozesse

31 Beschaffungswege Dezentral Bestellauslösung nach Genehmigung Katalogbeschaffung Direktbestellung für den Dezentraler Anforderer Beschaffung aus Rahmenvertrag Direktbestellung für den Dezentraler Anforderer Freitextbeschaffung Direktbestellung für freigegebene Warengruppen / unterhalb Wertgrenze Über ZBA für gesperrte Warengruppen / oberhalb Wertgrenze

32 Überblick Beschaffungsprozesse (Zentraler/Dezentraler Einkauf und Rechnungsabwicklung / Kreditoren) Zentraleinkauf Verhandlung von Preisen und Rahmenverträgen und Katalogen Lieferant Dezentraler Einkauf Dezentraler Einkauf Dezentraler Einkauf Fakultät A Fakultät B Zentrale Beschaffungsabteilung Bsp. Universität Bielefeld hat einen Bedarf Dezentrale Beschaffung ZBA Lieferant Rechnungsclearing Zentrale Rechnungsabwicklung (Kreditoren) in ZBA Anforderung erstellen eprocure Genehmigung der Anforderung Bestellung Bestellung generieren Bestellung eprocure Rechnungserfassung Leistungserbringung Kontierungskontrolle Rechnungseingang Wareneingang / Leistungsbestätigung Backend Zahlung Lieferant Lieferant Lieferant Rechnung Zahlung

33 Beispiel Einzelbestellung Anforderung Anforderung erstellen Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Rechnungserfassung Leistungserbringung Kontierungskontrolle Rechnungseingang Wareneingang Zahlung Ausschreibung Aktivitäten in zeitlicher Reihenfolge Anforderer Ermittlung und Definition des Bedarfs Im Intranet den Button Einzelbestellung auswählen Eingabe der Daten in das elektronische Formular wie Material, Menge, Lieferdatum, etc. Bereits in der Anforderung können die Kontierungsdaten mitgegeben werden. Wenn ein optimaler Lieferant bereits bekannt ist, kann dieser eingegeben werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit eine automatisierte Lieferantenfindung anzustoßen (ggf. mit Lieferantenbewertung) oder gar keinen Lieferanten zu benennen Neben der Materialeingabe besteht auch die Möglichkeit einen Freitext einzugeben. Einer Anforderung kann man auf Kopfebene Anlagen verschiedener Datenformate mitgeben. Mit der Nutzung des Buttons Speichern werden die eingegebenen Daten durch das System geprüft. Der Anforderer hat jederzeit die Möglichkeit im Rahmen des Erstellungsprozesses eine Zwischenspeicherung ( Merken ) durchzuführen. Änderungen zum IST Elektronische Anforderungserstellung per Template Systemgestützte Auswahlfelder mit eindeutigen Bezeichnungen Papierloser Ablauf des Prozesses Vorteile zum IST Einheitliches Medium Optimierte Bezugsquellenfindung Komplexe Informationen werden komfortabel hinzugefügt Beschleunigung des Auswahlprozesses Systemgestützte Vollständigkeitsprüfung

34 Beispiel WF Freigabekriterien Wert und Warengruppe Anforderer 1. Genehmiger Bestellt Zeitschiene Steuert Wertgrenze Genehmigt Technische oder WGR Freigabe 2. Genehmiger Genehmigt

35 Überblick Prozesse und Systeme Zuordnung offen Bestandsführung Rechnungsprüfung Disposition Lager Kontraktmanagement Ausschreibung Direktbeschaffung Dezentrale Bedarfe Freitext Wiederkehrende Leistungen (Rech.Plan) Dienstleistungsbeschaffung Lagerabrufe Katalogbeschaffung Stammdaten und Content Management ERP eprocure

36 Ergebnisdarstellung Prozessmodelle ARIS MODELLE

37 Geistes-, Sozial-, Technik- und Naturwissenschaften gemeinsam unter einem Dach 4. Fragen und Diskussion 37