Universität Bielefeld Ergebnispräsentation Sollkonzeption

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1 Universität Bielefeld Ergebnispräsentation Sollkonzeption Frank Spiekermann, Dirk Schossig Bielefeld,

2 Agenda Begrüßung und Einleitung Sollprozesse des kaufmännischen Rechnungswesens Vorgaben und Rahmenbedingungen Ergebnispräsentation je Teilprojekt Prozessbasierte Anforderungsdokumentation Ausblick und weitere Vorgehensweise Fragen & Diskussion

3 Begrüßung und und Einleitung

4 Projekt Sollkonzeption Prozesse kaufm. ReWe Die Universität Bielefeld plant die Umstellung vom kameralen auf das kaufmännische Rechnungswesen Einführung eines geeigneten ERP-Systems zur Umsetzung des kaufmännischen Rechnungswesens zum Die Universität Bielefeld möchte mit dem Projekt die hierfür relevanten Geschäftsprozesse identifizieren, untersuchen und zur erfolgreichen Umsetzung des kaufm Rechnungswesens (neu) gestalten Anforderungen zur Auswahl der richtigen ERP-Software ableiten ERP-Einführung vorbereiten (Migrations- / Projektplan)

5 Projektplanung Sollkonzeption Prozesse kaufmännisches Rechnungswesen Februar März April Mai 2008 Initialisierung Initialisierung Auswahl Auswahl strategischer strategischer Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse Prozessanalyse Prozessanalyse (IST-Prozesse) (IST-Prozesse) Prozessgestaltung Prozessgestaltung (Sollkonzeption) (Sollkonzeption) Projektabschluss Projektabschluss Projektmanagement Projektmanagement

6 Zielsetzung und Erfolgsfaktoren Alle Beteiligten sollen (nach Möglichkeit) system- und medienbruchfrei am Prozess mitwirken können IT-Architektur IT-Architektur Prozesse Prozesse IT-Systeme Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :31:19 Entw urf Prozesslandkarte - Ebene 0 letzter Bearbeiter: sesc letzte Änderung: :55:19 ERP System Betriebssystem MS Office Anwendungen Geldautomatensoftware ERP-Modul Debitorenbuchhaltung MS Outlook Manag emen t- p roz ess e Hochschulsteue rung (Strategische & operative) G eschäftsproze ssm anage ment Informa tionsma na geme nt ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung MS Word Ker np r oz esse Forschung ERP-Modul Hauptbuchhaltung MS Excel S tudium, Lehre ERP-Modul Anlagenbuchhaltung ERP-Modul ERP-Modul Bankbuchhaltung ERP-Modul Barkasse Business Process Management mit ARIS Un terst ütz un gsp roz ess e Forschungsförde rung Studierendenverw altung Aka demische Se lbstve rw a ltung Ö ffe ntlichkeitsarbe it /Ma rketing Drittmittelm ana ge me nt tra nsfer Forschungs- Le hrvera nstaltungsm ana ge me nt verw altung Prüfungs- Fina nz- und Beschaffung Re chnungsw e sen Fa cility P e rsonalwe se n Ma na gem ent Bereitstellung Organisationsinformationen W iss. Informa tionsbe re itstellung S tudie re nden- Se rvice IT-Se rvice s Orga nisa tion Dezernat Finanzen (Soll) Dezernat Finanzen Referat Finanz- und Anlagenbuchhaltung Universitätskasse Leiter/in Finanzbuchhaltung Leiter/in Hauptbuchhaltung Leiter/in Geschäftspartnerbuchhaltung Leiter/in Anlagenbuchhaltung Leiter/-in Universitätskasse Hauptbuchhalter/-in Stammdatenpfleger Kreditorenkonten Anlagenbuchhalter/in Bankbuchhalter/-in Stammdatenpfleger/-in Stammdatenpfleger/-in Stammdatenpfleger/-in Sachkonten Debitorenkonten Anlagekonten Zahlstelle - Zahlstellenverwalter/-in Debitorenbuchhalter/-in (zentral) Zahlstelle Kassierer/-in Kreditorenbuchhalter/-in (zentral) Organisation Organisation

7 Projektplanung Sollkonzeption Prozesse kaufmännisches Rechnungswesen Februar März April Mai 2008 Initialisierung Initialisierung Auswahl Auswahl strategischer strategischer Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse Prozessanalyse Prozessanalyse (IST-Prozesse) (IST-Prozesse) Prozessgestaltung Prozessgestaltung (Sollkonzeption) (Sollkonzeption) Projektabschluss Projektabschluss Projektmanagement Projektmanagement

8 Planung ERP-Einführung kaufm. Rechnungswesen Sollkonzeption Sollkonzeption Prozesse Prozesse kaufm. kaufm. Rechnungswesen Rechnungswesen (Re-) (Re-) Organisation Organisation ReWe (Konzept) ReWe (Konzept) Auswahl Auswahl ERP-Software, ERP-Software, Projektvorbereitung Projektvorbereitung ERP-Einführung ERP-Einführung kaufm. kaufm. Rechnungswesen Rechnungswesen Fokus liegt auf der Analyse der Rechnungswesenprozesse Schnittstellen kaufm. Rechnungswesen zu anderen Prozessbereichen Beschaffung Personalwesen Facility Management Dokumenten- und Workflowmanagement

9 Projektplanung Sollkonzeption Prozesse kaufmännisches Rechnungswesen Februar März April Mai 2008 Initialisierung Initialisierung Auswahl Auswahl strategischer strategischer Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse Prozessanalyse Prozessanalyse (IST-Prozesse) (IST-Prozesse) Prozessgestaltung Prozessgestaltung (Sollkonzeption) (Sollkonzeption) Projektabschluss Projektabschluss Projektmanagement Projektmanagement

10 Projektorganisation Ist-Analyse Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss Projektleitung intern Herr Spiekermann ARIS extern Herr Schossig intern Frau Frevert Frau Frevert Herr Klapper Herr Vogel extern Herr Lehmkuhl Planung und Bewirtschaftung Kasse Finanz- / Anlagenbuchhaltung Change Management intern Herr Weißelbaum intern Herr Bastel intern Frau Bangert intern Frau Frevert extern Frau Lange extern Frau Lange extern Frau Lange extern Herr. Schwarz Beschaffung Personalwirtschaft Drittmittel Controlling / KLR intern Herr Pollhans intern Herr Burhenne intern Herr Wohlgemuth intern Frau Faltz extern Frau Lange extern Herr Schwarz extern Herr Schossig extern Herr Schossig

11 Dokumente und Daten Organigramm Prozesslandkarte Leistungen IT-Systeme Funktionen Aufnahme Istprozesse Universität Bielefeld Planung Drittmittelmanagement Bewirtschaftung Finanzprozesse Beschaffung Controlling / Kosten- Kasse Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Personaladministration Personalprozesse Stellenplanung-/wirtschaft Personalabrechnung Bezügedaten Personalkostenabrechnung Personalkostenplanung

12 Sollprozesse des des kaufmännischen Rechnungswesens

13 Projektplanung Sollkonzeption Prozesse kaufmännisches Rechnungswesen Februar März April Mai 2008 Initialisierung Initialisierung Auswahl Auswahl strategischer strategischer Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse Prozessanalyse Prozessanalyse (IST-Prozesse) (IST-Prozesse) Prozessgestaltung Prozessgestaltung (Sollkonzeption) (Sollkonzeption) Projektabschluss Projektabschluss Projektmanagement Projektmanagement

14 Vorbereitung Soll-Konzeption I Festlegung : Rein kaufmännisches Rechnungswesen! Organisatorische Fragestellungen: Zentraler Waren- / Rechnungseingang? (Kein zentraler Wareneingang!; RE offen) Aufgaben und organisatorische Verankerung der Planung? (Finanzplanung im Dezernat F, Hochschulplanung im Dezernat Planung) Zentrale / dezentrale Planung? (Planung muss sowohl zentral als auch dezentral möglich sein) Zusammenführen der (alten) Organisationsbereiche Bewirtschaftung und Finanzbuchhaltung Organisatorische Verankerung Anlagenbuchhaltung im Bereich Finanz-/ Rechnungswesen (Überführung der Inventarisierung aus Beschaffung) Organisatorische Verankerung der Personalkostenübernahme (Zuordnung zum Bereich KLR oder Finanzbuchhaltung) Erweiterung Aufgabenzuschnitt Zahlungsverkehr (z.b. Pflege zahlungsrelevanter Stammdaten)

15 Vorbereitung Soll-Konzeption II Sollkonzeption Beschaffungsprozesse aufgrund derzeit nicht sinnvoll Zentrale, strategische Fragestellung der Beschaffung noch offen (Workshop Reorganisation Beschaffung geplant) - Zusammenspiel zentral / dezentraler Einkauf - Zentraler / dezentraler Wareneingang - Weitere Punkte (Klärung durch Workshop) - Auswahl einer IT-Unterstützung Gegebener Projektfokus liegt im Bereich der Rechnungswesenprozesse Beschaffungsrelevante Aspekte werden im Bereich Anlagenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung behandelt (Schnittstellen) Uni Bielefeld prüft, ob die Einführung einer webbasierten Beschaffungslösung möglich / sinnvoll ist Strategisches und operatives Hochschulcontrolling steht zunächst außerhalb der Betrachtung; Fokus liegt auf der KLR!

16 Projektorganisation Sollkonzeption Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss Projektleitung intern Herr Spiekermann ARIS extern Herr Schossig intern Frau Frevert Frau Frevert Herr Klapper Herr Vogel extern Herr Lehmkuhl Finanz- und Anlagenbuchhaltung Planung und Steuerung Zahlungsverkehr Change Management intern Frau Bangert intern Herr Weißelbaum intern Herr Bastel intern Frau Frevert extern Frau Lange extern Herr Schossig extern Frau Lange extern Herr. Schwarz Personalkostenübernahme Drittmittel Beschaffung intern Herr Burhenne intern Herr Wohlgemuth intern Herr Pollhans extern Herr Schwarz extern Herr Schossig extern Frau Lange

17 Stammdatenpflege Stammdatenpflege Beschaffung Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Planung Personalwesen Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:38 Bankbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Ist-Buchungen Kostenund Berichtswesen Drittmittelmanagement Abschlussarbeiten Periodische Arbeiten Facility Management Berichtswesen Ebenenkonzept und Prozessarchitektur Status: In Bearbeitung Entwurf Prozesslandkarte - Ebene 0 letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:37 Managementprozesse (Strategische & operative) management Hochschulsteuerung Geschäftsprozess- Forschung Kernprozesse Studium, Lehre Forschungsförderunmanagementransfer Drittmittel- Forschungs- Studierendenverwaltunmanagemenverwaltung Lehrveranstaltungs- Prüfungs- Unterstützungsprozesse Akademische Finanz- und Beschaffung Selbstverwaltung Rechnungswesen Informationsmanagement Wiss. Informationsbereitstellung Studierenden- Service IT-Services Prozesslandkarte mit Prozessbereichen Anzahl Anzahl Modelle Modelle 11 Ebene 0 Öffentlichkeitsarbeit /Marketing Facility Personalwesen Management Bereitstellung Organisationsinformationen Organisation WKD Ebene 1 Finanz- und Rechnungswesen (Prozessschnittstellen) Prozessbereich mit Hauptprozessen WKD 22 Ebene 2 Planung Stammdatenpflege Leistungs- rechnung Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:38 Periodische Arbeiten Ist-Buchungen Kostenund Hauptprozess mit Prozessen WKD 12 E 1 F 1 P1 E 3 Stammdatenpflege Prozess mit Aktivitäten Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Kennzahlen Leistungsart E 2 F 2 E 3 F 3 E 4 F 4 Primäre Erlösarten pflegen Sekundäre Kostenarten pflegen Erlösartengruppen pflegen Kostenstellen pflegen Kostenstellengruppen pflegen Kostenträger pflegen Kostenträgergruppen pflegen Kennzahlen pflegen Kostenzahlengruppen pflegen Leistungsart pflegen Leistungsartengruppen pflegen 75 E 5 Ebene 3 P2 P3 EPK + FB

18 Ebene 0: Prozesslandkarte Managementprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Geschäftsprozessmanagement Informationsmanagement Kernprozesse Forschung Studium, Lehre Forschungstransfer Forschungsförderung Drittmittelmanagement Wiss. Informationsbereitstellung Lehrveranstaltungsmanagement Studierendenverwaltung Prüfungsverwaltung Studierenden- Service Unterstützungsprozesse Akademische Selbstverwaltung Beschaffung Finanz- und Rechnungswesen IT-Services Öffentlichkeitsarbeit /Marketing Personalwesen Facility Management Organisation Bereitstellung Organisationsinformationen

19 Ebene 1: Überblick Rechnungswesenprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Drittmittelmanagement Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen Beschaffung Personalwesen Facility Management

20 Ebene 2: Bankbuchhaltung (WKD) Vorschüsse bearbeiten Anzahlungsanforderung Debitorengutschrift Rechnungen per Zahllauf auszahlen Zahlungssperre Zahlungsausgang DTA Ausgleich auf Bankverrechnungskonten Saldoübertrag Kreditorenrechnung Auslandsrechnungen auszahlen Z1-Meldung Bankgebührenbuchung Manuellen Zahlungsausgang buchen Korrekturbuchung Personenkonten pflegen Korrekturbuchung Sachkontenbuchung Zinsbuchung Einzugsermächtigung Bankeinzug bearbeiten Abbuchung Manuellen Zahlungseingang buchen Zinsbuchung Bankverrechnungskonten fürhren Clearingbuchung Scheck Scheckeinreichung bearbeiten Scheckzahlung Kontoauszüge verarbeiten Zahlungseingang Klärungsfälle bearbeiten Erstattung Geldkartenzahlung Einnahmen aus Geldkartenzahlungen verarbeiten Einnahmen aus Überweisung Gegenbuchung Zahlungsausgang Verwahrungen bearbeiten Überweisung Umbuchung Belastung aufgrund Abbuchung Abbuchungen bearbeiten Ausgleich auf Personenkonto Bestandsverstärkung Zahlstellen, Handvorschüsse abrechnen Bestandsablieferung Ausgleichsrücknahme Zahlstellenabschluss Storno Abrechnung der Geldeinnahmestellen Abrechnung der Handvorschüsse

21 Ebene 3: Prozessmodelle im Detail Rechnungen per Zahllauf auszahlen Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :57:31 Personalkosten an LBV erstatten Kreditorenrechnung bearbeiten Kreditorische Anzahlung (Vorauszahlung an Lieferant) bearbeiten Offene Posten ermittelt Kreditorische Rechnung ist gebucht Zahlsperre ist gesetzt Anzahlung ist erfolgt Belege mit Zahlsperre ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung Beleg prüfen und Zahlsperre aufheben Zahlsperre ist aufgehoben Bankbuchhalter/-in Offene Posten für Zahlung vorhanden ERP-Modul Bankbuchhaltung Zahlungen vorschlagen Bankbuchhalter/-in ERP-Modul Bankbuchhaltung Offene Posten ermitteln Bankbuchhalter/-in Offene Posten ermittelt ERP-Modul Bankbuchhaltung Zahlungen vorschlagen Bankbuchhalter/-in Zahlungsvorschlagsliste erstellt Vorschlagsliste überprüfen ERP-Modul Bankbuchhaltung Bankbuchhalter/-in ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung Ausnahmeliste erstellt Zahlsperre setzen Bankbuchhalter/-in Zahlungsvorschlagsliste erstellt Vorschlagsliste überprüft Personenkonto gesperrt Beleg gesperrt ERP-Modul Bankbuchhaltung Zahlprogramm starten Zahlprogramm gestartet Leiter/-in Universitätskasse ERP-Modul Bankbuchhaltung Vorschlagsliste überprüfen Bankbuchhalter/-in Auszahlungsdatei erstellen Auszahlungsdateien Leiter/-in Universitätskasse Auszahlungsdateien Datei transferriert Datei freigeben Zahlungsavis erstellt Leiter/-in Universitätskasse DTA-Begleitzettel und Zahlungsbegleitliste erstellt Vorschlagsliste überprüft Datei an Kreditinstitute transferriert

22 Ebene 3: Prozessmodelle im Detail Stammdatenpflege Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:40 Stammdatenpflege Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Kennzahlen Leistungsart Primäre Erlösarten pflegen Kostenstellen pflegen Kostenträger pflegen Kennzahlen pflegen Leistungsart pflegen Sekundäre Kostenarten pflegen Kostenstellengruppen pflegen Kostenträgergruppen pflegen Kostenzahlengruppen pflegen Leistungsartengruppen pflegen Erlösartengruppen pflegen

23 Überblick Rechnungswesenprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Drittmittelmanagement Hauptbuchhaltung Finanz- Finanz-und und Anlagenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen Beschaffung Personalwesen Facility Management

24 Vorgaben und Zielsetzungen Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdatenpflege mit dezentraler Stammdaten-Beantragung! Kein zentraler Wareneingang! Vereinfachung Prüfroutinen (-> von Zwölf- auf Vier-Augen-Prinzip)! Prozessuale und organisatorische Analyse der Zusammenlegung Kasse und Finanzbuchhaltung Klärung des Zuschnitts Bewirtschaftung und Finanzbuchhaltung Optionale Modellierung der zentralen / dezentralen Rechnungsbearbeitung (Alternativen als Entscheidungsgrundlage) Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung

25 Vorgaben und Zielsetzungen Anlagenbuchhaltung Weniger manueller Aufwand Möglichkeit einer DV-gestützten Inventur Bankbuchhaltung Berücksichtigung der neuen Rolle der Kasse unter der Prämisse eines integrierten Systems (Sicht auf Zahlungspartnerkonten, Fälligkeiten, etc.) Weiterhin enge Prozessverzahnung zwischen Finanzbuchhaltung und Kasse Abbildung Studierendenbeiträge; Berücksichtigung der Folgeprozesse Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung

26 Prozesse der Stammdatenpflege (Highlights) Grundsätzliche Anforderungen Zentrale Stammdatenpflege. Organisatorische Trennung der zentralen Stammdatenpflege vom operativen Buchungsgeschäft. Auswahl geeigneter Form der Stammdatenbeantragung (Mailformular, webbasierte Beantragung, Workflow, etc.). Dokumentation von Stammdatenänderungen auf Feldebene (Änderungshistorie) Die Löschung bzw. Archivierung von Stammdaten muss möglich sein Zentrale Stammdatenpflege umfasst Sachkonten Personenkonten Anlagenstammsätze Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung

27 Haupt- und Geschäftspartnerbuchhaltung (Highlights) Grundsätzliche Anforderungen Mitgabe verschiedener Kontierungen bei Buchung in einem integrierten System erforderlich (z.b. Personenkonten, Anlagenstammsätze, KLR-Kontierungen) Prozesse Hauptbuchhaltung Sachkontenbuchungen Hauptbuchhaltung Bilanzkorrekturbuchungen Stammdatenpflege Kreditorenbuchhaltung Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Spendenbescheinigungen erstellen Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Prozesse Geschäftspartnerbuchhaltung Buchung von Ein- und Ausgangsrechnung und notwendigen Folgebuchungen (Storno, Gutschriften, etc.) Mahnung offener Forderungen und Einzelwertberichtigungen Buchung von Anzahlungen und Abschlägen

28 Überblick Prozesse Hauptbuchhaltung (Wertschöpfungskettendiagramm) Sachkontenbuchung bearbeiten Sachkonto Korrekturbuchung Bilanzpositionen automatisch korrigieren Einzahlung Spendenbescheinigungen erstellen Spendenbescheinigung

29 Überblick Prozesse Kreditorenbuchhaltung (Wertschöpfungskettendiagramm) Gebuchte Kreditorenrechnung Kreditorenrechnung Kreditorenrechnung bearbeiten Zahlungsanweisung Vertrag Kreditorischen Dauerbeleg erstellen Terminanweisung Gebuchte Kreditorenrechnung Kreditorengutschrift (mit Bezug) bearbeiten Kreditorengutschrift (ohne Bezug) bearbeiten Kreditorengutschrift Kreditorengutschrift Kreditorenrechnung stornieren Rechnungsstorno Kreditorische Anzahlung (Vorauszahlung an Lieferant) bearbeiten Vorauszahlung Kreditorische Anzahlungsverrechnung bearbeiten Schlusszahlung Kreditorische Anzahlungsanforderung bearbeiten Abschlag

30 Kreditorenbuchhaltung (Prozessbeispiel) Kreditorenrechnung bearbeiten Kreditorenrechnung bearbeiten Standard (zentral) Standard (dezentral) Standard (Abzüge) Standard (BgA) Ausland Standard (Anlagenrelevanz) Projekte Kreditorenrechnung im Standard erfassen und freigeben Kreditorenrechnung im Standard vorerfassen Kreditorenrechnung mit Skonto erfassen und freigeben Kreditorenrechnung - BgA erfassen und freigeben Kreditorenrechnung mit Zahlung ins Ausland in HW erfassen und freigeben Kreditorenrechnung - Kauf einer Anlage - erfassen und freigeben Kreditorenrechnung f. Projekt erfassen und freigeben Kreditorenrechnung mit mehreren Sachkontenpositionen Kreditorenrechnung im Standard kontrollieren und freigeben Kreditorenrechnung mit Steuer und Skonto erfassen und freigeben Kreditorenrechnung - BgA-Splitt erfassen und freigeben Kreditorenrechnung mit Zahlung ins Ausland in FW erfassen und freigeben Kreditorenrechnung - Kauf eines GwG - erfassen und freigeben Kreditorenrechnung für Rückzahlung Zuwendungen freigeben Kreditorenrechnung mit abw. Rechnungsempfän. geneh. buchen Kreditorenrechnung mit mehreren Sachkontenpositionen Kreditorenrechnung - interner Kauf einer Anlage - systemübergr. Kreditorenrechnung mit abw. Rechnungsempfän. geneh. buchen Kreditorenrechnung - Kauf einer Finanzanlage - Anlegen und Buchen Kreditorenrechnung Anlagenrelevanz - Abwicklung Zuwendungen Dritte

31 Überblick Prozesse Debitorenbuchhaltung (Wertschöpfungskettendiagramm) Debitorengutschrift Debitorenrechnung Debitorenrechnung bearbeiten Gebuchte Debitorenrechnung Debitorengutschrift (mit Bezug) bearbeiten Zahlungsanweisung Debitorengutschrift Debitorengutschrift (ohne Bezug) bearbeiten Zahlungsanweisung Debitorenrechnung stornieren Rechnungsstorno Vertrag Debitorischen Dauerbeleg erstellen Terminanweisung Offene Posten mahnen Mahnung Offene Forderungen beitreiben Überleitung Forderungsmanagement Einzelwertberichtigung durchführen Zweifelhafte Forderung Uneinbringliche Forderung Ausgebuchte Kleinbeträge

32 Debitorenbuchhaltung (Prozessbeispiel) Debitorenrechnung bearbeiten Debitorenrechnung bearbeiten Standard (zentral) Standard (dezentral) Standard (BgA) Standard (Anlagenrelevanz) Debitorenrechnung im Standard erfassen und freigeben Debitorenrechnung im Standard vorerfassen Debitorenrechnung - BgAerfassen und genehmigen Debitorenrechnung - Verkauf eines GwG - erfassen und buchen Debitorenrechnung im Standard löschen Debitorenrechnung im Standard kontrollieren und freigeben Debitorenrechnung - BgA Splitt - anlegen und genehmigen Debitorenrechnung - Verkauf eines Anlagenguts - erfassen und buchen Debitorenrechnung mit mehreren Sachkontenpositionen Debitorenrechnung im Standard löschen Debitorenrechnung Anlagenrelevanz - Verkauf von Beteiligungen Debitorenrechnung mit mehreren Kostenrechnungsobjekten Debitorenrechnung mit mehreren Sachkontenpositionen Debitorenrechnung Anlagenrelevanz - Abwicklung Zuwendungen Debitorenrechnung mit mehreren Kostenrechnungsobjekten Debitorenrechnung Anlagenrelevanz - Verkauf Finanzanlagen

33 Anlagen- und Bankbuchhaltung (Highlights) Grundsätzliche Anforderungen Ausdruck von neuen Inventarnummern pro Fakultät zur direkten Inventarisierung bei Lieferung eines neuen zu inventarisierenden Gegenstandes. Sicherstellung einer hohen (Stamm-) Datenqualität im Vorfeld der Buchungen, um mögliche offensichtliche Fehlerquellen auszuschließen. Ermöglichung zusätzlicher Programmierung von Plausibilitätsprüfungen / Validierungen. Prozesse der Anlagenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Buchung von Anlagenzu- und abgängen Kreditorenbuchhaltung Anlagenumbuchungen Aktivierung von Anlagen nach der Fertigstellung Stammdatenpflege Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Prozesse der Bankbuchhaltung Buchung von Zahlungsein- und ausgängen Personenkontenpflege, Klärung von unklaren Zahlungseingängen Kontoauszugsbearbeitung, etc.

34 Überblick Prozesse Anlagenbuchhaltung (Wertschöpfungskettendiagramm) Kreditorenkonto Anlagenzugang abrechnen Anlagenzugang Anlage Debitorenkonto Anlagenabgang abrechnen Anlagenabgang Kreditorenkonto Anlage Anlagenumbuchung durchführen Anlagenumbuchung Anlage im Bau Anlage aktivieren Aktivierte Anlage Anlage In Bearbeitung Anlage nachaktivieren Aktivierte Anlage Anlage Zuschuss auf Anlage buchen Zuschuss

35 Überblick Prozesse Bankbuchhaltung (Wertschöpfungskettendiagramm) Vorschüsse bearbeiten Anzahlungsanforderung Debitorengutschrift Rechnungen per Zahllauf auszahlen Zahlungssperre Zahlungsausgang DTA Ausgleich auf Bankverrechnungskonten Saldoübertrag Kreditorenrechnung Auslandsrechnungen auszahlen Z1-Meldung Bankgebührenbuchung Manuellen Zahlungsausgang buchen Korrekturbuchung Personenkonten pflegen Korrekturbuchung Sachkontenbuchung Zinsbuchung Einzugsermächtigung Bankeinzug bearbeiten Abbuchung Manuellen Zahlungseingang buchen Zinsbuchung Bankverrechnungskonten fürhren Clearingbuchung Scheck Scheckeinreichung bearbeiten Scheckzahlung Kontoauszüge verarbeiten Zahlungseingang Klärungsfälle bearbeiten Erstattung Geldkartenzahlung Einnahmen aus Geldkartenzahlungen verarbeiten Einnahmen aus Überweisung Gegenbuchung Zahlungsausgang Verwahrungen bearbeiten Überweisung Umbuchung Belastung aufgrund Abbuchung Abbuchungen bearbeiten Ausgleich auf Personenkonto Bestandsverstärkung Zahlstellen, Handvorschüsse abrechnen Bestandsablieferung Ausgleichsrücknahme Zahlstellenabschluss Storno Abrechnung der Geldeinnahmestellen Abrechnung der Handvorschüsse

36 Bankbuchhaltung (Prozessbeispiel) Personenkonten pflegen Klärungsfälle bearbeiten Personenkonten pflegen Klärungsfälle bearbeiten Personenkonto ausgleichen Zahlungseingang /-ausgang Gutschriftbuchung Ausgleich zurücknehmen Posten ausbuchen Personenkonto sperren Mahnsperre setzen Beleg ändern Zahlung aus Klärungsfall umbuchen Einzahleranfrage auslösen Zahlung aus Klärungsfall erstatten Zahlungsbeleg stornieren Guthabenliste erzeugen Guthaben aus Klärungsfall umbuchen Guthaben aus Klärungsfall überweisen Guthaben aus Klärungsfall verrechnen

37 Abschlussarbeiten (Highlights) Prozesse im Rahmen der Abschlussarbeiten Periodische Abschlussarbeiten Jahresabschluss Perioden- / Monatsabschluss Tagesabschluss in der Kasse Erzeugung von Saldenmitteilungen Abschreibungslauf Inventur Nachbelastung von Bilanzpositionen Technische Jahreswechselarbeiten Jahresabschluss Hauptbuchhaltung durchführen Einzelpostenliste Aktive Rechnungsabgrenzungsposten liefern Einzelpostenliste Passive Rechnungsabgrenzungsposten liefern Rückstellungen ermitteln Sonstige Forderungen ermitteln Sonstige Verbindlichkeiten ermitteln Pauschalwertberichtigung durchführen Hauptbuchhaltung Rückstellungen auflösen Inventurdifferenzen buchen Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Debitorenbuchhaltung Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Rückstellungen bilden Abstimmanalysen durchführen Anlagenbuchhaltung Umsatzsteuerjahresmeldung erstellen

38 Berichtswesen (Highlights) Berichtswesen Finanzbuchhaltung umfasst sämtliche Auswertungen Hauptbuchhaltung Geschäftspartnerbuchhaltung Hauptbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Debitorenbuchhaltung Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Anlagenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Bankbuchhaltung Einzelauswertung erzeugen Offene Posten Spezifische Kassenberichte Saldenmitteilungen Einzelpostenlisten Einzelnachweise Einzelpostenlisten Personenkonten Offene Posten Anzahlungen Drohender Skontoverlust Termingeld Drittmittel Einzelpostenlisten Sachkonten Offene Posten Abschläge Übersicht der Auszahlungen differenziert nach Zahlwegen Girokonten Sondermittel Auswertung Verrechnungskonten Anlagen Übersicht offene Forderungen Zahlungsvorschlagslisten inkl. Ausnahmelisten Sachkonten

39 Rollenmodell (Hauptbeteiligte) Übergreifende Übergreifende Leitungspositionen Leitungspositionen Hauptbuchhaltung Hauptbuchhaltung Leiter/in Finanz- und Rechnungswesen Leiter/in Finanzbuchhaltung Hauptbuchhalter/-in Stammdatenpfleger/-in Sachkonten Geschäftspartnerbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Leiter/in Geschäftspartnerbuchhaltung Anlagenbuchhalter/in Stammdatenpfleger/-in Anlagekonten Debitorenbuchhalter/-in (zentral) Kreditorenbuchhalter/-in (zentral) Kasse Kasse // Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr Debitorenbuchhalter/-in (dezentral) Kreditorenbuchhalter (dezentral) Leiter/-in Universitätskasse Zahlstelle Kassierer/-in Stammdatenpfleger Kreditorenkonten Stammdatenpfleger/-in Debitorenkonten Bankbuchhalter/-in Zahlstelle - Zahlstellenverwalter/-in

40 Überblick Rechnungswesenprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Drittmittelmanagement Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Kosten- Kosten-und und Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen Beschaffung Personalwesen Facility Management

41 Zielsetzungen / Prämissen für Konzeption Sollprozesse KLR Aufbau eines Kostenrechnungssystems mit folgenden Rahmenparametern Vollkostenrechnung auf Ist- und Plankostenbasis Erfassung sämtlicher in einer Periode entstandenen Erlöse und Kosten (im Plan und Ist) und verursachungsgerechte Verrechnung auf die Kostenträger Bestehend aus den Elementen Kostenartenrechnung ( Welche Kosten und Erlöse fallen in welcher Höhe an? ) Kostenstellenrechnung ( Wo in der Hochschule fallen welche (Gemein-) Kosten an? ) Kostenträgerrechnung ( Wofür fallen welche Kosten und Erlöse an? ) Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

42 Zielsetzungen / Prämissen für Konzeption Sollprozesse KLR Einzelkosten Kostenstellenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Kostenträgerrechnung Verursachungsgerechte Verrechnung der Gemeinkosten Kostenartenrechnung Kostenartenrechnung Gemeinkosten Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

43 Zielsetzungen / Prämissen für Konzeption Sollprozesse KLR Aufbau einer als zentrale Informationsgrundlage für das (Hochschul-) Controlling ACT ACT PLAN Ableitung Korrekturmaßnahmen Einleitung von Korrekturmaßnahmen Zielvereinbarung Umsetzen der Ziele in Pläne Zielsetzung und Planung Prognose Zielerreichung, CHECK Prognose der Zielerreichung Analyse der Abweichungen Abweichungsanalyse Plan-/Ist- Vergleich Laufende Erfassung des Ist Plan-Ist-Vergleich Ist-Erfassung DO DO

44 Rollenmodell (Hauptbeteiligte) KLR KLR Kostenrechner/-in Drittmittelsachbearbeiter/in (zentral) InfoUser InfoUser Berichtswesen Berichtswesen Kanzler Projektleiter Dekan Produktverantwortlicher Kostenstellenverantwortlicher Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

45 Stammdatenpflege KLR Stammdatenpflege Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Kennzahlen Leistungsart Primäre Erlösarten pflegen Kostenstellen pflegen Kostenträger pflegen Kennzahlen pflegen Leistungsart pflegen Sekundäre Kostenarten pflegen Kostenstellengruppen pflegen Kostenträgergruppen pflegen Kostenzahlengruppen pflegen Leistungsartengruppen pflegen Erlösartengruppen pflegen Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

46 Planung KLR Planung der relevanten Kosten, Erlöse, Leistungen und Kennzahlen Planungselemente: Kostenstellen und Kostenträger Planung Kostenstellenplanung durchführen Kostenträgerplanung durchführen Leistungsartenplanung durchführen Leistungsaufnahme planen Abbildung mittelfristige Finanzplanung, Investitionsplanung und Vermögensplanung ist vor dem Hintergrund der eingesetzten ERP-Software festzulegen und sollte im Rahmen der Auswahlgespräche für die ERP- Software bereits thematisiert werden Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

47 Istbuchungen KLR Umbuchungen Kosten und Erlöse (Plan, Ist) (Direkte) Verrechnung erbrachter Leistungen zwischen zwei Kostenstellen bzw. Kostenstelle und Kostenträger Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrech... Manuelle Umbuchungen Kosten / Erlöse direkte Leistungsverrechnung Statistische Kennzahl erfassen Tarife/ Verrechnungspreise erfassen Erfassung Kennzahlenwerte auf Kostenstelle oder Kostenträger (Bsp: Anzahl Mitarbeiter auf Kostenstelle im Monat ) Erfassung Verrechnungspreise für Leistungsverrechnung (Tarife) Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

48 Periodische Arbeiten Konzeption Leistungsverrechnungen Periodische Arbeiten Periodische Arbeiten Kostenstellenrechnung (Umlagen) Periodische Arbeiten Kostenträgerrechnung (Abrechnungen) Periodische Arbeiten Kostenstellenrechnung Kostenverrechnung definieren Periodische Arbeiten Kostenträger rechnung Abrechnung Kostenträger definieren Periodenabschluss durchführen Buchungsperioden öffnen / schließen Durchführung der Periodischen Abschlussarbeiten Leistungsverrechnungen definieren Kostenverrechnung ausführen Leistungsverrechnungen ausführen Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

49 Berichtswesen KLR Bereitstellung verschiedener Berichte im Rahmen der Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung (Kosten, Erlöse, Kennzahlen) Stammdatenlisten Kostenartenberichte Kostenstellenberichte Kostenträgerberichte Bereitstellung verschiedener Berichtsarten Summensatz- und Einzelpostenberichte Plan-Ist-Vergleiche (Kostenstellen, Kostenträger) Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

50 Berichtswesen KLR Rollenbezogene und ebenengerechte Informationsbereitstellung Hochschule Gesamt Fakultäten Kostenstellen Projektleiter Detaillierte Analyse Zunehmende Zunehmende strategische strategische Ausrichtung Ausrichtung Präsidium Präsidium Zentralverwaltung Zentralverwaltung Fakultäten Fakultäten Zunehmender Zunehmender Detaillierungs Detaillierungs grad der grad der Informationen Informationen Berichtanforderungen notwendig! Institute, Institute, Professoren, Professoren, dezentrale Bereiche dezentrale Bereiche Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen

51 Offene Punkte Sollkonzeption Stammdatenpflege obliegt grundsätzlich dem Bereich KLR (Rollentyp: Kostenrechner/in) Offen ist derzeit, ob die Definition von Drittmittelprojekten (Pflege Kostenträger) direkt durch den Bereich ZFF erfolgt, um den Prozess schlanker und schneller umsetzen können Planungsprozess Zum jetzigen Zeitpunkt steht die Erfassung der Planwerte im ERP- System in Fokus Offen ist derzeit, wie die sich aus der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens ergebenden Auswirkungen und Möglichkeiten (Vermögensplanung, Liquiditätsplanung) in den bestehenden Steuerungs- und Planungsprozess der Hochschule eingebunden werden können / sollen Endgültige Festlegung erfolgt im Rahmen des ERP-Einführungsprojekts, da abhängig vom konkreten Lösungsszenario und der ausgewählten ERP-Software!

52 Überblick Rechnungswesenprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Drittmittelmanagement Drittmittelmanagement Drittmittelmanagement Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Stammdatenpflege Planung Ist-Buchungen Kostenund Periodische Arbeiten Berichtswesen Beschaffung Personalwesen Facility Management

53 Zielsetzungen / Prämissen für Konzeption Sollprozesse Drittmittelmanagement Grundannahme Analyse Drittmittelprozesse Drittmittelprozesse wurden primär aus der Perspektive der Finanzrelevanz untersucht und modelliert Drittmittelgeberspezifische Anforderungen wurden soweit wie möglich ausgeblendet, um schlanke und vergleichbare Prozessmodelle zu erzeugen Umsetzung qualitätssichernder und steuernder Maßnahmen im Bereich der Drittmittelbeantragung kann im Rahmen des Projekts nicht berücksichtigt werden, da diese Prozesse hochschulintern noch definiert werden müssen Umsetzung Anforderungen gem. 71 (3) HG zu konkretisieren Wer genehmigt wann? Zu welchem Zeitpunkt? In welchen Fällen? Formale Prüfung Drittmittelantrag Wer prüft? (ZFF, dezentral) Umfang (alle / bestimmte Projektarten)? Art der Prüfung Festlegung Auswertungsbedarfe Hochschulleitung Z.B. Erfolgsquote Drittmittelanträge

54 Zielsetzungen / Prämissen für Konzeption Sollprozesse Drittmittelmanagement Anforderung Verschlankung / Standardisierung der Verfügung (-> vgl. Schwachstellen Istprozess Einrichtung Drittmittelprojekt ) kann nicht aus dem Projekt heraus, sondern muss organisatorisch gelöst werden Virtuelle Drittmittelakte (-> DMS- / Workflow-Funktionalitäten) bleiben derzeit unberücksichtigt (Entscheidung erfolgt nach Workshop im Juni 2008) Einzelne Anforderungen sind auf Abbildbarkeit in einem ERP-System zu prüfen wie z.b. Abbildung Antragsstatistik, Wiedervorlagefunktion, Unterstützung der Kalkulation bei Antragserstellung Automatisiertes Mittelabrufverfahren Anforderungen an das Berichtswesen im ERP-System sind en detail im Rahmen des ERP-Einführungsprojektes zu erheben (-> Bereitstellung Mittelübersichten z.b. für das Mittelabrufverfahren)

55 Stakeholder Der Wissenschaftler Über mein Geld will ich schnell und einfach verfügen! Wenig Aufwand, geringe Kontrolle Einfacher und schneller Überblick über aktuelle Kontodaten Mittelgeber Was habt Ihr mit meinem Geld gemacht? Ordnungsgemäße Verwendung Richtiger und pünktlicher Nachweis der Mittelverwendung Drittmittelprojekt beantragen Drittmittelprojekt einrichten Drittmittelprojekt bewirtschaften Drittmittelprojekt- Nachweise durchführen Projektmanagament wahrnehmen

56 Drittmittelprojekt beantragen Projektplanung durchführen Drittmittelprojekt beantragen Qualitätssicherung Drittmittelantrag Drittmittelprojekt genehmigen Drittmittelsachbearbeiter/in (dezentral) Projektleiter Drittmittelsachbearbeiter/in (zentral) Drittmittelgeber Drittmittelprojekt beantragen Drittmittelprojekt einrichten Drittmittelprojekt bewirtschaften Drittmittelprojekt- Nachweise durchführen Projektmanagament wahrnehmen

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