Diskussionsforum der Kanzlerinnen und Kanzler der deutschen Hochschulen mit dem DFN-Verein am 16. Juni 2010

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1 Perspektiven und Erwartungen einer Universität bei der Neuordnung ihrer Prozesse in Forschung und Lehre Hans-Jürgen Simm, Kanzler der Universität Bielefeld Diskussionsforum der Kanzlerinnen und Kanzler der deutschen Hochschulen mit dem DFN-Verein am 16. Juni 2010

2 Was wollen Sie erreichen für Ihre Hochschule? Ihre Hochschule soll eine angesehene, erfolgreiche Universität oder Fachhoch- schule sein oder werden, die in Forschung und/oder Lehre Spitzenleistungen erbringt. 2

3 Zur Erreichung dieses Zieles brauchen Sie hoch motivierte Wissenschaftler/innen, die begeistert lehren und dforschen begeistert lernende Studierende die bereit sind, alle Anstrengungen zu unternehmen, um höchsten Ansprüchen zu genügen. 3

4 Wie sieht die Realität (oft) aus? Wissenschaftler/innen, die klagen über zu wenig Geld zu wenig Zeit zu viel Bürokratie undurchsichtige Prozesse verfahrene BA-/MA-Strukturen Schwerfälligkeit der Verwaltung mangelnde Effizienz und anderes mehr 4

5 Protestierende Studierende, die klagen über zu wenig Freiräume zu hohe Belastung intransparente Beurteilungen und Prüfungsstrukturen überfüllte Veranstaltungsräume unübersichtliche Zuständigkeiten und vieles andere mehr 5

6 Böse Zungen behaupten: Der Unterschied zwischen Soll und Ist kann größer nicht sein! 6

7 Verantwortlich: Politik Bundes- und Landesgesetzgeber Haushaltsgeldgeber Aber: Was ist unser Anteil? Oder umgekehrt: Was können wir tun, damit Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen und Studierende begeistert forschen, lehren und lernen? 7

8 Wir können in unseren Hochschulen und über die Hochschulgrenzen hinweg gemeinsam (z.b. im DFN-Verein) die Gegenstände gestalten, die in die zunehmende Hochschulautonomie gestellt sind Ausgangspunkt: Erwartungen der Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen und der Studierenden 8

9 Gliederung 1. Erwartungen der Wissenschaftler/innen und der Studierenden 2. Warum erfüllen wir Erwartungen nicht? 3. Was muss sich ändern? 4. Beispiel: Prozessorientierte SAP-Einführung an der Universität Bielefeld 5. Was kann der DFN-Verein dazu beitragen? 9

10 1. Erwartungen der Wissenschaftler/innen und der Studierenden 1.1 Was sind das für Menschen? 1.2 Was erwarten diese Menschen von der Universität? 10

11 1. Erwartungen 1.1 Was sind das für Menschen? Digital Natives! mit breitem Wissen über IT-TechnologieTechnologie gewohnt mit Notebooks und flächendeckender W-LAN- Versorgung unbegrenzt Informationen aus dem Netz zu ziehen Kommunikation über Facebook, StudiVZ oder Twitter Musik über I-Tunes Onlinebanking und Onlinebooking von Reisen Es sind (hoffentlich) die intelligentesten, mit den höchsten Ansprüchen, aber auch dem größten Kritikpotential. 11

12 1. Erwartungen 1.2 Was erwarten diese Menschen von der Universität? (Perspektive der Wissenschaftler/innen und der Studierenden) Intellektuelle, anregende Atmosphäre Anspruchsvolle Inhalte Eine Organisation, die die volle Konzentration auf Forschung und Lehre ermöglicht 12

13 1. Erwartungen Transparenter, schneller und einfacher Zugang zu Inhalten und wissenschaftlichen Informationen (Wissensdienste) Sicherstellung der optimalen Verarbeitung dieser Inhalte in Forschung, Lehre und Lernen die Ermöglichung dieser Zugänge von überall her auf der Welt (Mobilität) Sichere Verarbeitungs- und Kommunikationswege Ständige Verfügbarkeit Hohe Dienstleistungsqualität 13

14 1. Erwartungen Konkrete Beispiele: Lehre: Mitschnitte von Veranstaltungen, die später eingesehen werden können, Blick ins Labor, E-Learning Forschung: Projektumgebung/Forschungsmanagement, hochschulübergreifender Zugriff auf Daten Wissensdienste, Zugang zu Verlagen Vollautomatisierte Routineprozesse in der wissenschaftsnahen Administration (z.b. Einschreibung ng Studierende, Belegung, Leistungsnachweise, Zeugnisse, Beschaffung, Personaleinstellung, Zugriff auf Finanzdaten) 14

15 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? 2.1 Menschen und Philosophien von gestern 2.2 Strukturen von gestern 15

16 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? 2.1 Menschen und Philosophien von gestern Lehre: Vorlesungen Forschung: Einsamkeit und Freiheit Finanzierung: inputorientiert, keine Differenzierung von Forschung und Lehre Selbstverwaltungsphilosophie Verwaltungsphilosophie 16

17 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? Selbstverwaltungsphilosophie Interessenorientiert Machtorientiert Zuständigkeitsorientiert Regelorientiert Sicherheitsorientiert 17

18 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? Verwaltungsphilosophie ordnet regelt vollzieht überwacht Orientierung Gesetze 18

19 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? 2.2 Strukturen von gestern Lehrstuhl, Instituts- oder Fakultätsstrukturen Verwaltung: Hierarchischer Aufbau, Dezernats- /Abteilungsstrukturen Funktionsorientierung IT-Strukturen, die der Funktionsorientierung folgen 19

20 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? Funktionsorientierung 20

21 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? Probleme der Funktionsorientierung Bereichsdenken viele Schnittstellen hoher Koordinierungsaufwand Doppelarbeit Medienbrüche mangelhafte Informationen abteilungsbezogene Verantwortlichkeiten bereichsübergreifende Probleme im Tagesgeschäft nicht lösbar 21

22 2. Warum erfüllen wir diese Erwartungen nicht? IT-Strukturen bis 1990: Zentral große Lösungen ab 1990: Dezentrale kleine Lösungen, die der Funktionsorientierung folgen Dabei: Effizienzgewinne durch unveränderte Übernahme der bestehenden Prozesse in ein IT-System 22

23 3. Was muss sich ändern? 3.1 Menschen und Philosophien 3.2 Strukturen 23

24 3. Was muss sich ändern? 3.1 Menschen und Philosophien Lehre: Vorlesungen Forschung: Einsamkeit und Freiheit Interaktive Lehr- und Lernform Auch: Verbünde, Zielorientierung Finanzierung: inputorientiert, keine Differenzierung von Forschung und Lehre Selbstverwaltungsphilosophie Verwaltungsphilosophie Outputorientiert, Trennung Forschung und Lehre 24

25 3. Was muss sich ändern? Selbstverwaltungsphilosophie Interessenorientiert Marktorientiert Zuständigkeitsorientiert Regelorientiert Risikoorientiert Unternehmerisch orientiert Sicherheitsorientiert 25

26 3. Was muss sich ändern? Verwaltungsphilosophie ordnet regelt vollzieht überwacht fördert unterstützt steuert gestaltet Orientierung Gesetze Orientierung Service Wirtschaftlichkeit 26

27 3. Was muss sich ändern? 3.2 Strukturen Von der Funktions- zur Prozessorientierung Von dezentralen, der Funktionsorientierung folgenden IT- Prozessen zu integrierten IT-Lösungen 27

28 3. Was muss sich ändern? Prozessorientierung 28

29 3. Was muss sich ändern? Vorteile der Prozessorientierung bereichsübergreifendes Denken wenige Schnittstellen schnellere Abläufe Standardisierung definierte Zusammenarbeit Transparenz 29

30 3. Was muss sich ändern? Bis 1990 Zentral große Lösungen ab 1990 Dezentrale kleine Lösungen heute Integrierte Lösungen: Vernetzt und prozessorientiert 30

31 3. Was muss sich ändern? Basis prozessorientierter, integrierter Lösungen: Identitymanagement Sicherheitsmanagement Kostenmanagement 31

32 3. Was muss sich ändern? Ein Hauptproblem pp Zuständigkeiten, Ansehen, Macht Im Verhältnis - Verwaltung - Fachbereiche - zentrale Verwaltung - dezentrale Verwaltung - zentrale IT (RZ) - dezentrale IT - Dezernat Zentrale Verw. - Dezernat Zentrale Verw. 32

33 3. Was muss sich ändern? Die Machtfrage zentral oder dezentral verliert vor dem Hintergrund integrierter Prozesse an Bedeutung. 33

34 Ergebnis zu 3. Was muss sich ändern? Ergebnisorientierung g Serviceorientierung Wirtschaftlichkeitsorientierung Prozessorientierung Integrierte Lösungen 34

35 4. Beispiel Prozessorientierte SAP-Einführung an der Universität Bielefeld 35

36 4. Beispiel: Auftrag und Zielsetzung des ERP-Projekts Prozessorientierte Einführung einer integrierten ERP-Lösung (SAP ERP) zum Kaufmännisches Rechnungswesen Finanz- und Anlagenbuchhaltung (inkl. Erstellung Eröffnungsbilanz zum ) Kosten- und Leistungsrechnung, Drittmittelmanagement Personalkostenübernahme Beschaffung Einkauf / Beschaffung Webbasierte Katalogbeschaffung Personal Personalkostenplanung und /-prognose Organisationsmanagement / Personaladministration Reisekostenmanagement DMS / WF-gestützte elektronische Rechnungsbearbeitung Change Management als elementarer Bestandteil des Projektvorgehens 36

37 HISSVA HISKBS HISFSV HISBes HISCOB 37

38 4. Beispiel Ziele Qualitätssteigerung Erhöhung der Handlungsfreiheit Beschleunigung von Prozessen Erhöhung der Transparenz Vermeidung redundanter Tätigkeiten Optimierung Ressourceneinsatz Höhere Zufriedenheit bei Wissenschaftlern und Studenten 38

39 4. Beispiel: Vorbereitende Tätigkeiten für die Implementierung Aufnahme der Ist-Prozesse (IDS Scheer) Modellierung der Soll-Prozesse (IDS Scheer) Vorteile dieser Vorgehensweise: Schaffung hoher Transparenz der IST-Situation Beteiligung der Mitarbeiter Strukturierung durch Visualisierung Aufzeigen der notwendigen Veränderungen Aufzeigen von offenen Punkten, die entschieden werden müssen Basis für die Ausschreibung EU-weite Ausschreibung Zuschlagserteilung an SAP/IBM 39

40 Stammdatenpflege Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Beschaffung Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Drittmittelmanagement Planung Kosten- und Leistungsrechnung Personalwesen Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:38 Bankbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrechnung Studierenden- Service Abschlussarbeiten Periodische Arbeiten Kosten- und Leistungsrechnung Facility Management Berichtswesen Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung 4. Beispiel: Ebenenkonzept und Prozessarchitektur Ebene 0 Ebene 1 Ebene 2 Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Entwurf Prozesslandkarte - Ebene 0 Kernprozesse Kosten- und Leistungsrechnung Forschungstransfer Forschungsförderung Akademische Selbstverwaltung Öffentlichkeitsarbeit /Marketing Finanz- und Rechnungswesen (Prozessschnittstellen) Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Forschung Studium, Lehre Beschaffung Personalwesen Bereitstellung Organisationsinformationen Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :18:37 Informationsmanagement Drittmittelmanagement Finanz- und Rechnungswesen Facility Management Managementprozesse Geschäftsprozessmanagement Wiss. Informationsbereitstellung Unterstützungsprozesse Lehrveranstaltungsmanagement Studierendenverwaltung Prüfungsverwaltung IT-Services Organisation Prozesslandkarte mit Prozessbereichen WKD Prozessbereich mit Hauptprozessen WKD Anzahl Modelle Kosten- und Leistungsrechnung 2 Hauptprozess mit Prozessen Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale 12 letzte Änderung: :18:38 Planung Periodische Arbeiten Kosten- und Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrechnung Kosten- und Leistungs- Leistungsrechnunrechnung WKD 1 E 1 P1 Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Prozess F 1 E 3 mit Aktivitäten Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Kennzahlen Leistungsart F 3 E 2 Primäre Kosten- und Kostenstellen Kostenträger Kennzahlen Leistungsart Erlösarten pflegen pflegen pflegen pflegen pflegen E 4 Sekundäre Leistungsartengruppen F 2 gruppen pflegen gruppen pflegen gruppen pflegen Kostenstellen- Kostenträger- Kostenzahlen- Kostenarten pflegen pflegen F 4 Kosten- und Erlösartengruppen pflegen E 3 75 E 5 Ebene 3 P2 P3 EPK + FB 40

41 4. Beispiel: Ebene 0 - Prozesslandkarte Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Managementprozesse Geschäftsprozessmanagement Informationsmanagement Kernprozesse Forschung Studium, Lehre Forschungs- förderung Drittmittel- management Forschungs- transfer Wiss. Informations- bereitstellung Lehrveranstaltungsmanagement Studierendenverwaltung Prüfungsverwaltung Studierenden- Service Unterstützungsprozesse Akademische Selbstverwaltung Beschaffung Finanz- und Rechnungswesen IT-Services Öffentlichkeitsarbeit /Marketing Personalwesen Facility Management Organisation Bereitstellung Organisationsinformationen 41

42 4. Beispiel: Betroffene Prozesse Beschaffung Bedarfsanforderung erstellen Kontierung gprüfen Anforderung genehmigen Bestellung durchführen Wareneingang buchen Personal Personal einstellen Personal umsetzen/finanzierung e e u ändern Personalkosten planen Stellenübersicht erstellen Betroffene Prozesse Finanzbuchhaltung & Kasse Einnahmen buchen Leistungen/Kosten verrechnen Stammdaten pflegen Drittmittel Drittmittelprojekt bewirtschaften Drittmittelprojektnachweise erstellen Finanzcontrolling & KLR Budget planen Leistungen und Kosten verrechnen Stammdaten pflegen 42

43 4. Beispiel: Ebene 1 - Überblick Rechnungswesenprozesse Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Drittmittelmanagement Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Stammdatenpflege Bankbuchhaltung Abschlussarbeiten Berichtswesen Debitorenbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Planung Kosten- und Leistungs- rechnung Ist-Buchungen Kosten- und Leistungsrechnung Periodische Arbeiten Kosten- und Leistungs- rechnung Berichtswesen Kosten- und Leistungs- rechnung Beschaffung Personalwesen Facility Management 43

44 4. Beispiel: Ebene 2 - Bankbuchhaltung (WKD) Vorschüsse bearbeiten Anzahlungsanforderung Debitorengutschrift Rechnungen per Zahllauf auszahlen Zahlungssperre Zahlungsausgang DTA Ausgleich auf Bankverrechnungskonten Saldoübertrag Kreditorenrechnung Auslandsrechnungen auszahlen Z1-Meldung Bankgebührenbuchung Manuellen Zahlungsausgang buchen Korrekturbuchung Personenkonten pflegen Korrekturbuchung Sachkontenbuchung Zinsbuchung Einzugsermächtigung Bankeinzug bearbeiten Abbuchung Manuellen Zahlungseingang buchen Zinsbuchung Bankverrechnungskonten fürhren Clearingbuchung Scheck Scheckeinreichung bearbeiten Scheckzahlung Kontoauszüge verarbeiten Zahlungseingang Klärungsfälle bearbeiten Erstattung Geldkartenzahlung Einnahmen aus Geldkartenzahlungen verarbeiten Einnahmen aus Überweisung Gegenbuchung Zahlungsausgang g g Verwahrungen bearbeiten Überweisung Umbuchung Belastung aufgrund Abbuchung Abbuchungen bearbeiten Ausgleich auf Personenkonto Bestandsverstärkung Zahlstellen, Handvorschüsse abrechnen Bestandsablieferung Ausgleichsrücknahme Zahlstellenabschluss Storno Abrechnung der Geldeinnahmestellen Abrechnung der Handvorschüsse 44

45 4. Beispiel: Organisation des Gesamtprojektes Neuaus- richtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld Lenkungsausschuss Gesamtprojektleitung Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Beschaffung Personal Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsverkehr KLR & Drittmittel Berichtswesen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Change Management 45

46 4. Beispiel: SAP Die Lösung für die Universität Bielefeld ld AI Vergabe SRM Bestelltool FI Finanzen FI-AA Anlagen WMD XFlow X-Flow MM Materialwirtschaft PS Projektsystem HCM Personal CO Controlling SAP 46

47 4. Beispiel: Die Integration der SAP-Komponenten im Überblickbli Webbasierter Einkauf SRM Materialwirtschaft MM Istwerte Personalwesen HCM Obligo Istwerte Finanzbuchhaltung FI Istwerte Plan/Budget Obligo Budget und Verbrauch CO/ PS Plan/Budget, Obligo und Verbrauch (Kosten, Anl.Zugänge, Abschläge) Controlling/ Projektsystem CO/ PS Webbasiertes Berichtswesen 47 47

48 Altes Verfahren Zentrale Beschaffung Wissenschaftler Auswahl Produkt Kostenstelle Finanzbuchhaltung Auftragnehmer 48

49 Zentrale Beschaffung Info Wissenschaftler Auswahl Produkt Kostenstelle Bestätigung Wareneingang Sachlich richtig Info Rechnung Controlling Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung KLR Lieferung Rechnung Zahlung Kein Papier, alles elektronisch Keine zentrale Genehmigung Keine zentrale Finanzkontrolle Auftragnehmer Automatische Datenweitergabe an Beschaffung Anlagenbuchhaltung KLR Wissenschaftler 49

50 Ergebnis zu 3. Was muss sich ändern? Ergebnisorientierung g Serviceorientierung Wirtschaftlichkeitsorientierung Prozessorientierung Integrierte Lösungen 50

51 5. Was kann der DFN-Verein dazu beitragen? Riesenaufgabe: Umstellung der Vorgänge in den Hochschulen durch integrierte, prozessorientierte Lösungen, u.a. Finanz-, Campus- und Facilitymanagement Wissensdienste Nur arbeitsteilig von Hochschulen und DFV-Verein leistbar 51

52 5. Was kann der DFN-Verein dazu beitragen? Generell 1. DFN-Verein als Basis für die Kommunikation der Wissenschaftscommunity in IT-Angelegenheiten 2. Anbieten: Forschungs- und hochschulspezifische Besonderheiten, die sonst z. B in der Industrie nicht gefordert werden, z.b. Hohe Bandbreiten Spezielle Sicherheitsanforderungen Lösungen für große und mobile Benutzergruppen 3. Standardisierung der Grunddienste 4. Dienste, die in der Wertschöpfungskette unten liegen 52

53 5. Was kann der DFN-Verein dazu beitragen? Konkret Wissenschaftsnetz/Internet Telefonie im Festnetz und Mobilfunk Mobilität/Zugangsmöglichkeiten zum Wissenschaftsnetz weltweit Wissenschaftskommunikation (Videokonferenzen) Basisaufgaben, z.b. Storage, Backup-Archivierung und Datensicherung (Virenschutz) 53

54 5. Was kann der DFN-Verein dazu beitragen? Natürlich auch wegen Kostenreduzierungen, z.b. Telefonie Einkauf von Dienstleistungen über den DFN-Verein: Halber Mehrwertsteuersatz Clusteranschlüsse mit Fachhochschule (führen zu Einsparungen) 54

55 Weitere aktuelle und neue DFN-Dienste: DFN-PKI zur Ausgabe und Verwaltung digitaler Zertifikate DFN AAI (Authentifizierungs- und Autorisierungsinfrastruktur für kleine Einrichtungen) Maximale Ausfallsicherheit redundante Anbindung erfolgreich eingeführt Rahmenprogramm für die nächsten 5 Jahre außerordentlich begrüßenswert (Enabler für netzbezogene Prozesse) Prozesse abstützen auf Netze, generische Prozesse, die jeder benötigt, über DFN organisieren 55

56 Fazit Um Erwartungen gegenwärtiger und auch zukünftiger Generationen von Wissenschaftler/innen und Studierenden zu erfüllen, müssen wir unsere Angelegenheiten optimal gestalten Zentrale Rolle der Hochschul-IT bei der Generierung von Effizienzgewinnen Strategische Hochschul-IT ist eine der Hauptaufgaben der Hochschulleitung Mit DFN-Verein im Rücken gut aufgestellt 56

57 Fazit Kümmert Euch um Eure Prozesse IT-Unterstützung Organisation Prozess 57

58 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 58

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