Arbeiten im Datennetz der Universität Regensburg

Transkript

1 Wiwi-Workshop Uni Regensburg August 2002 Arbeiten im Datennetz der Universität Regensburg - Das Tabellenkalkulationsprogramm MS-Excel TEIL 2 Dr. Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät Gliederung Das Tabellenkalkulationsprogramm MS-Excel» Relative und Absolute Bezüge» Funktionen» Diagramme» Excel als Datenquelle» Tabellenüberschriften anzeigen 2

2 8. Relative und absolute Zellbezüge Relativer Bezug:» Zelladresse in der Form Buchstabe Zahl (z.b. B9 ) bezeichnet die Zelle B9 in relativer Spalten- und Zeilenadressierung die Relation der in der Formel genutzten Zellen zueinander ist entscheidend, nicht ihre absolute Lage auf dem Arbeitsblatt» diese Adressierung ist dann sinnvoll, wenn in erster Linie die Lage zu den anderen Daten auf dem Arbeitsplatz für die Verwendung in einer Formel von Bedeutung ist» werden Formeln kopiert, passt Excel die Zellbezüge automatisch an die neue Position an Beispiel:» wenn die Formel in der Zelle C3 auf die Zellen darunter kopieren wird, wird automatisch die Formel angepasst (B4*C4), ( B5*C5) usw.» so können schnell große Arbeitsblätter mit Formeln gefüllt werden» Die Formel wird immer relativ angepasst: = B2 * C2 = zwei Spalten links in der gleichen Zeile * eine Spalte links in der gleichen Zeile 3 Relative und absolute Zellbezüge Absoluter Bezug:» Zelladressen mit $ -Zeichen (z.b. $B$4 ). werden als absolute Zelladressen interpretiert» sprechen in einer Formeln immer genau den Inhalt der Zelle mit dieser Adresse an» auch gemischte Adressierung (z.b. Zeile absolut, Spalte relativ, z.b. B$12 ) sind möglich» bei Verschiebungen oder Einfügen von Zeilen oder Spalten werden die Zelladressen nach wie vor angepasst, allerdings nicht beim Kopieren von Formeln» Einsatz von absoluten Zelladressen ist sinnvoll, wenn eine bestimmte Zelle als konstanter Wert in einer Formel eingesetzt werden soll Beispiel:» Beim Erzeugen der Formel: Die absolute Zelle anklicken und vor dem Abschließen die <F4>-Taste betätigen.» Eine vorhandene Formel anpassen: Auf den gewünschten Zellbezug in der Bearbeitungszeile klicken und <F4>-Taste betätigen.» Tipp: Durch mehrmaliges Betätigen von <F4> können die Dollarzeichen wieder entfernt werden. 4

3 9. Funktionen Funktionen sind vorgefertigte, spezielle Formeln Häufig verwendete Funktionen sind:» SUMME() Summe der Zellinhalte» MAX() größter Wert» MIN() kleinster Wert» MITTELWERT() Durchschnitt der Zellinhalte» ANZAHL() Anzahl der Zahlen in einem Bereich Verschachtelte Funktionen» Als Argumente einer Funktion können auch Ergebnisse anderer Funktionen verwendet werden 5 Funktionsassistent den Assistenten über das Menü Einfügen > Funktion bzw. mit dem Symbol aufgerufen werden die Auswahl ist nach Kategorien vorsortiert, aus denen die benötigte Funktion ausgewählt werden kann Hilfe bei Funktionen:» über das Symbol den Office Assistenten starten,der Auskunft über die Funktionssyntax geben kann.» Um zur aktuellen Funktion Hilfe zu erhalten, muss der Punkt Hilfe zu diesem Feature angeklickt werden. 6

4 Die Wenn-Funktion Diese Wenn-Funktion berechnet eine Formel in Abhängigkeit einer Bedingung» Ist die Bedingung erfüllt (wahr), wird die Formel ausgeführt» Ist die Bedingung nicht erfüllt (falsch), wird die Formel nicht ausgeführt Syntax der Funktion: WENN(Bedingung;Dann_Wert;Sonst_Wert)» Bedingung = wahr Dann_Wert wird ausgeführt» Bedingung = falsch Sonst_Wert wird ausgeführt Zur Formulierung einer Bedingung werden zwei Werte miteinander verglichen. Dazu sind Vergleichsoperatoren notwendig:» = bedeutet gleich <> bedeutet ungleich» < bedeutet kleiner > bedeutet größer» <= bedeutet kleiner gleich >= bedeutet größer gleich 7 Die Wenn-Funktion Beispiel:» Mitarbeiterprämie: "Wenn der Umsatz größer als ist, dann bekommt der Mitarbeiter 100 Prämie sonst bekommt er nichts."» Umsatz in Zelle B2, in der Zelle B3 soll über eine WENN-Funktion festgelegt werden, ob der Mitarbeiter eine Prämie bekommt und wenn ja, wie hoch diese ist» Wenn B2>1000 (wahr) dann Wert 100 sonst Wert 0» Unter den Eingabefeldern wird das Formelergebnis der Abfrage angezeigt» Anzeige der Wenn-Funktion in der Bearbeitungszeile:» In der Bearbeitungszeile wird die Funktion in einer Zeile angezeigt. Die Argumente stehen in Klammern und sind durch ein Semikolon getrennt 8

5 Die Wenn-Funktion Weitere Beispiele: =WENN(A1<>0;B1/A1;0) Wenn der Zellinhalt A1 ungleich 0 ist, dann wird B1 durch A1 dividiert, anderenfalls wird der Wert 0 ausgegeben =WENN(Gewinn>=0; Gewinn ; Verlust ) Wenn der Inhalt der Zelle GEWINN größer oder gleich 0 ist, dann wird der Text Gewinn ausgegeben, anderenfalls der Text Verlust =WENN(Wert1;Wert1*3/17; Wert1 fehlt ) Wenn der Inhalt der Zelle Wert1 einen Wert enthält, wird der Wert mit 3/17 multipliziert, anderenfalls (bei leerer Zelle) wird der Text Wert1 fehlt ausgegeben 9 Quellen & Notizen Quelle:» Excel-Training: Edi Bauer, Zwiesel Notizen: 10

6 Die Verweisfunktionen SVERWEIS und WVERWEIS Diese Funktionen suchen anhand bestimmter Kriterien den zugehörigen Wert Die Verweisfunktion durchsucht einen als Suchbereich definierten Tabellenbereich nach einem zuvor bestimmten Kriterium Unterschied zwischen SVERWEIS und WVERWEIS:» SVERWEIS() sucht senkrecht nach dem Suchwert in der ersten Spalte des Suchbereichs» WVERWEIS() sucht waagerecht nach dem Suchwert in der ersten Zeile des Suchbereichs Syntax der Funktionen SVERWEIS() und WVERWEIS():» SVERWEIS(Suchwert;Suchbereich;Ergebnisspalte)» WVERWEIS(Suchwert;Suchbereich;Ergebniszeile) 11 Funktion sverweis Beispiel: Der Prozentsatz für einen Bonus, wird aus einer Bonustabelle gelesen. Der Wert für den Jahresumsatz wird in der Bonustabelle in der Spalte Umsatz gesucht und dann der Wert aus der Spalte Bonus übernommen.» In der Matrix ist nicht die Überschrift entscheidend, sondern ausschließlich der angegebene Spaltenindex. 12

7 Funktion sverweis Suchkriterium:» der Wert der in der ersten Matrixspalte gefunden werden soll» dies kann ein Bezug, ein Wert oder ein Text sein» im Bsp: Bezug ist auf den Jahresumsatz angegeben Matrix:» hier ist der Bereich der Tabelle angegeben in der gesucht werden soll» im Beispiel ist dies der benannte Bereich Bonus» Die Matrix muss nach der erste Spalte aufsteigend sortiert sein. Sie kann auf einem beliebigen Tabellenblatt stehen, oder auch in einer anderen Mappe sein Spaltenindex» die Spalte aus der gelesen werden soll» Wichtig: Es ist nicht die Spalte des Tabellenblattes sondern die Spalte im angegebenen Matrixbereich» im Beispiel ist dies die Spalte 2 benannter Bereich:» bei der Formelerstellung kann der Name mit der Taste <F3> abgerufen werden Diagramme erstellen mit Hilfe von Diagrammen können Zahlenwerte einer Tabelle visualisiert werden Diagramme sind wichtig für Präsentationen, da sie Tabellendaten wesentlich wirkungsvoller und übersichtlicher darstellen als reine Zahlenkolonnen Excel bietet für die Diagrammgestaltung verschiedene Grund-Diagrammtypen z. B. Balken-, Linien-, Kreis- oder XY- Diagramme zwischen dem Diagramm und den Tabellendaten besteht eine Verknüpfung. Ändern sich die Daten der Tabelle, wird das Diagramm automatisch angepasst Anzahl der 10 Personen DPO Win1 & Inf1 DPO Win1 & Inf1 1 1,3 1,7 2 2,3 2,7 3 3,3 3,7 4 5 Note 14

8 Diagrammelemente Einheiten- und Rubrikenbeschriftungen der X-Achse» Die Unterteilung und die Beschriftung werden in der Regel automatisch aus den Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen der Tabelle erzeugt Einheiten der Y-Achse» Die Skalierung der Y-Achse und die Beschriftung erstellt Excel automatisch aus den jeweiligen Tabellenwerten Legende» Die Legende erklärt die Zuordnung der einzelnen Y-Datenreihen für jede Rubrik der X-Achse 15 Diagrammelemente Diagrammtitel» der Diagrammtitel kann individuell eingegeben werden Achsentitel (Y)» für die Y-Achse kann zur Skalierungsbeschriftung ein zusätzlicher beschreibender Titel eingegeben werden Achsentitel (X)» für die X-Achse kann zur Rubrikbeschriftung ein zusätzlicher Titel eingegeben werden 16

9 Diagramme anfertigen Diagramme schnell erzeugen» markieren Sie den Tabellenbereich und betätigen Sie die <F11>-Taste» dadurch wird ein Diagramm mit Standardeinstellungen auf einem separaten Diagrammblatt erzeugt» der Diagramm-Assistent wird nur dann aufgerufen, wenn noch Informationen zur Diagrammerstellung fehlen 17 Der Diagramm-Assistent Markieren Sie den Bereich der Tabelle, der als Diagramm dargestellt werden soll. Markieren Sie auch Zeilen- und Spaltenüberschriften mit, da die Bezeichnungen in das Diagramm übernommen werden. Rufen Sie nun den Menüpunkt Einfügen > Diagramm auf, oder klicken Sie auf das Symbol Diagramm-Assistent Mit Hilfe des Diagramm-Assistenten können Sie dialoggesteuert grundlegende Einstellungen bei der Erstellung bzw. Nachbearbeitung eines Diagramms vornehmen. 18

10 Dialoge im Diagramm- Assistenten Schritt 1: Diagrammtyp festlegen» Wählen Sie im Register Standardtypen den gewünschten Diagrammtyp und eine Gestaltungsvariante (Untertyp) aus» im Register Benutzerdefinierte Typen stehen weitere Diagrammtypen zur Auswahl Schritt 2: Diagramm-Quelldaten bestätigen» Bestätigen Sie den bereits eingetragenen Zellbereich oder geben Sie den Zellbereich ein, der die darzustellenden Daten enthält» Mehrfachmarkierungen sind möglich» Über die Optionsfelder ändern Sie die Anordnung der Daten 19 Dialoge im Diagramm- Assistenten Schritt 3: Diagramm gestalten» Diagrammtitel festlegen» Achsen formatieren» Diagramm mit Gitternetzlinien versehen» Legende einfügen» Datenpunkte oder Datenreihen beschriften» Datentabelle an das Diagramm anfügen Schritt 4: Diagramm platzieren» Speichern Sie das Diagramm als eigenständiges Diagrammblatt oder» platzieren Sie das Diagramm auf einem Tabellenblatt der Arbeitsmappe 20

11 Besonderheiten der Diagrammerstellung Problem:» Zahlenreihen in der Tabelle sind nicht zusammenhängend» Leere Datenreihen fehlen in der Diagrammanzeige» Leere Datengruppen erscheinen als leere Rubrik Lösung:» Markieren Sie zunächst den ersten zusammenhängenden Bereich der Tabelle» Markieren Sie jetzt die restlichen Bereiche mit gedrückter STRG-Taste» Rufen Sie jetzt den Diagramm-Assistenten auf und erstellen Sie das Diagramm wie gewohnt 21 Grundlegende Diagrammbearbeitung Diagramme, die Sie in das Tabellenblatt eingefügt haben, werden von Excel wie (Grafik-)Objekte behandelt beim Anklicken des Diagrammrandes erscheinen Anfasser, mit denen Sie die Größe und die Position des Diagramms verändern können um ein Diagramm zu löschen, klicken Sie es an und drücken Sie die <Entf>-Taste um Diagramme nachträglich zu verändern, markieren Sie es und drücken das Symbol des Diagramm-Assistenten 22

12 Grundlegende Diagrammbearbeitung Diagramme mit zusätzlichen Daten erweitern» Markieren Sie in der Tabellen die Daten, die Sie dem Diagramm hinzufügen möchten» Ziehen Sie nun die markierten Daten mit Drag & Drop in den Diagrammbereich» Diese werden dort als letzte Datenreihe eingefügt» falls Excel die Daten nicht eindeutig zuordnen kann, wird ein Dialogfenster eingeblendet, in dem Sie die Zuordnung bestimmen können 23 Datenbeschriftung erstellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich des Diagramms Rufen Sie den Kontextmenüpunkt Diagramm > Optionen auf Wechseln Sie nun in das Register Datenbeschriftung und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor Hinweis:» möchten Sie nur eine Datenreihe beschriften, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste die gewünschte Datenreihe an und rufen Sie den Kontextmenüpunkt Datenreihen formatieren auf» nun wechseln Sie in das Register Datenbeschriftung Beachten Sie die unterschiedlichen kontextsensitiven Menüs, je nachdem in welchen Diagrammbereich mit der rechten Maustaste geklickt wird 24

13 Unterschiedliche kontextsensitive Menüs 25 Anordnung der Datenreihen verändern Klicken Sie mit der rechten Maustaste eine Datenreihe an und rufen Sie den Kontextmenüpunkt Datenreihen formatieren auf Wechseln Sie in das Register Datenreihen Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten verändern Sie nun die Anordnung der Datenreihen 26

14 Das Verbunddiagramm Als Verbunddiagramm bezeichnet man eine Kombination verschiedener Diagrammtypen Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Datenreihe an, der Sie einen anderen Diagrammtyp zuweisen wollen. Aktivieren Sie nun im geöffneten Kontextmenü den Menüpunkt Diagrammtyp Wählen Sie im Dialogfenster einen neuen Diagrammtyp aus; im Rahmen Optionen muss hierbei das Kontrollfeld auf Auswahl anwenden aktiviert sein Bestätigen Sie mit OK 27 Platzierung von Diagrammen ändern Ein eingebettetes Diagramm kann nachträglich in ein Diagramm auf einem eigenständigen Diagrammblatt umgewandelt werden Klicken Sie das Diagramm an Rufen Sie den Menüpunkt Diagramm > Platzieren auf Wählen Sie im geöffneten Dialogfenster die gewünschte Platzierung 28

15 11. Excel als Datenquelle 29 Excel als Datenquelle Problem:» Daten aus einer Excel-Tabelle in Word zum Erstellen von Adress-Etiketten verwenden.» Tabellendaten müssen vom Seriendruck-Manager in Word richtig verarbeitet werden. Lösung:» Spaltenüberschriften in der ersten Zeile der Tabelle müssen den Bezeichnungen der Felder im Seriendruck-Manager entsprechen» Beispiel: Spaltenüberschriften: "Name", "Vorname", "Straße", "Hausnummer", "Postleitzahl" und "Ort" lauten. Tipp:» Falls nur ausgewählte Adressen für den Seriendruck verwenden werden sollen muss eine zusätzliche Spalte etwa mit dem Namen "Verwenden" mit dem Eintrag "wahr" oder "falsch" angelegt werden.» Keine Leerzeilen zwischen den Spaltenüberschriften und den Adressdaten sowie innerhalb der Adressdaten. 30

16 Dialogbox <Seriendruck> Word starten Menüpunkt "Extras, Seriendruck Seriendruck-Manager, bei welchem über die Schaltfläche "Erstellen" der gewünschten Dokumenttyp ausgewählt wird, hier "Adreßetiketten". Auswahl, ob das aktive Fenster für die Etiketten verwenden oder ein neues Dokument erstellt werden soll. 31 Dateiimport aus Excel Klicken Sie auf "Datei importieren, Datenquelle öffnen". Wählen Sie unter "Dateityp" den Eintrag "MS Excel-Arbeitsblätter" und dann die vorher erstellte Excel-Datei. Nach einem Klick auf "Öffnen" können Sie bestimmen, ob Word das gesamte Tabellenblatt oder gegebenenfalls einen benannten Bereich verwenden soll. 32

17 Hauptdokument einrichten Anschließend klicken Sie auf "Hauptdokument einrichten". Im folgenden Dialog wählen Sie einen passenden Etikettentyp oder erstellen einen neuen. Nach einem Klick auf "OK" können Sie im Dialog "Etiketten erstellen" die gewünschten Seriendruckfelder einfügen. Nach einem weiteren "OK" erscheinen die Felder im Hauptdokument. 33 Abfrage-Optionen Wenn Sie nicht alle in der Tabelle enthaltenen Adressen verwenden wollen, klicken Sie im Seriendruck- Manager auf "Abfrage-Optionen". Im folgenden Dialog lassen sich ein oder mehrere Felder sowie Vergleichsoptionen auswählen. Danach schließen Sie den Seriendruck-Manager. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Seriendruck- Vorschau" klicken, können Sie das Ergebnis der Abfrage betrachten. Über die Schaltfläche "Seriendruck- Manager" kommen Sie, falls nötig, wieder in den Bearbeitungsmodus. 34

18 Druckoptionen Sie können dann das Resultat über "Datei, Drucken" ausgeben. Wenn Sie stattdessen in der Symbolleiste "Seriendruck" auf die Schaltfläche "Seriendruck" klicken, haben Sie unter "Seriendruck in:" die Wahl zwischen "Neues Dokument" oder "Drucker". 35 Datenfilter in Excel Tipp: Die Auswahl bestimmter Datensätze lässt sich auch über die Excel-Tabelle steuern. Setzen Sie dazu in Excel über "Daten, Filter, Autofilter" einen Autofilter auf die erste Zeile der Tabelle, und erstellen Sie das gewünschte Filterkriterium. Im Word-Seriendruckdokument erscheinen dann nur die resultierenden Datensätze. Um die ausgefilterten Datensätze zu unterdrücken, müssen Sie allerdings - entsprechend Schritt 4 - die Abfrage verändern. Wenn Sie hier etwa unter Feld "Nachname" und unter "Vergleich" "ist nicht leer" auswählen, ignoriert Word die leeren Datensätze. 36

19 12. Tabellenüberschriften anzeigen Problem:» Die Überschriften in den ersten Zeilen / Spalte verschwinden bei umfangreichen Listen. Ziel:» Überschriften der ersten Zeile / Spalte immer sichtbar machen. 37 Tabellenüberschriften anzeigen» Zelle markieren, die rechts und unterhalb der gewünschten Fixierung steht.» Menü "Fenster, Fixieren" ausführen.» Beispiel: Um die Zeilen 1 und 2 sowie die ersten beiden Spalten A und B immer sichtbar zu halten, markieren Sie die Zelle C3 und rufen den Befehl auf. Wählen Sie die Zelle B2 aus, werden Zeile 1 und Spalte A fixiert. 38