PowerPivot-Tabellen. Anja Aue

Transkript

1 PowerPivot-Tabellen Anja Aue

2 PowerPivot Erweiterung der integrierten Pivot-Tabellen. Nutzung von verschiedenen Quellen. Seite 2

3 Informationen im Web für Microsoft Excel Seite 3

4 Informationen im Web ab Microsoft Excel Seite 4

5 ab Microsoft Excel 2013 integriert PowerView zur Visualisierung der Daten. Der Bericht benötigt Silverlight auf dem Computer. PowerPivot zur Zusammenfassung von Datenwerten. Seite 5

6 als Add-In für Microsoft Excel id=7609 Seite 6

7 Hinweise Das Add-In muss entsprechend der Microsoft Excel Version ausgewählt werden. PowerPivot-Tabellen werden in Abhängigkeit der Version des Add-In gespeichert. Seite 7

8 in Microsoft Excel 2010 aktivieren Datei Optionen. Die Kategorie [Add-Ins] ist aktiv. Nach der Installation wird das Add-In automatisiert eingebunden und im rechten Listenfeld unter [PowerPivot for Excel] angezeigt. Seite 8

9 Menüband PowerPivot in Excel 2010 Der Eintrag PowerPivot-Fenster im Bereich [Starten] öffnet das PowerPivot-Fenster. In dem Bereich [Excel-Daten] werden Befehle zum Import von Daten von Excel nach PowerPivot sowie der Aktualisierung angeboten. Mit Hilfe der Einträge im Bereich [Measures] werden berechnete Felder angelegt und gelöscht. Seite 9

10 Verknüpfung mit Excel-Tabellen Zuerst werden die Daten markiert, die als Datenquelle in PowerPivot genutzt werden sollen. Aktivierung des Menübandes [PowerPivot]. Klick auf den Befehl Verknüpfte Tabelle erstellen in der Gruppe [Excel-Daten]. Im Dialogfeld [Tabelle erstellen] wird der markierte Bereich angezeigt. Falls die Datenquelle Überschriften hat, wird das passende Kontrollkästchen aktiviert. Die verknüpfte Tabelle wird im PowerPivot-Fenster angezeigt. Standardmäßig beginnt der Name einer verknüpften Tabelle mit der Bezeichnung [Tabelle]. Der Bezeichnung folgt eine fortlaufende Nummer. Seite 10

11 Wechsel zur Excel-Quelldatei Tabellentools Verknüpfte Tabellen im PowerPivot-Fenster ist aktiv. Klick auf den Eintrag Wechseln zur Excel-Tabelle in dem Bereich [Verknüpfte Tabellen]. Die Quelldatei wird angezeigt. Seite 11

12 Wechsel von der Excel-Quelldatei zu PowerPivot Das Menüband PowerPivot ist in Microsoft Excel aktiv. Klick auf den Eintrag PowerPivot-Fenster in dem Bereich [Starten]. Die dazugehörige Pivot-Tabelle wird im PowerPivot-Fenster angezeigt. Seite 12

13 PowerPivot-Fenster Das Layout des Fenster ist abhängig von der genutzten Windows-Version. Seite 13

14 speichern Klick auf das Icon links von dem Menüband Home. Der Eintrag Speichern speichert die Excel-Arbeitsmappe und den Inhalt des PowerPivot-Fensters. Seite 14

15 schließen Klick auf das Kreuz am oberen rechten Rand der Titelleiste. Es wird nur das PowerPivot-Fenster geschlossen, aber nicht die dazugehörige Excel-Arbeitsmappe. Seite 15

16 Datensicht Die Tabellen und ihre Daten werden angezeigt. Sicht auf die Daten in PowerPivot. Seite 16

17 anzeigen Aktivierung des Menübandes Home im PowerPivot-Fenster. Klick auf den Menüeintrag Datensicht in der Gruppe [Ansicht]. Die aktive Ansicht ist farbig unterlegt. Seite 17

18 Umbenennung von Tabellen Rechtsklick auf den Tabellenreiter am unteren Rand des PowerPivot-Fensters. Im Kontextmenü wird der Eintrag Umbenennen gewählt. Der neue Name wird eingegeben. Die Eingabe wird mit der Eingabetaste abgeschlossen. Hinweis: Der Name der Tabelle sollte die, in der Tabelle dargestellten Daten widerspiegeln. Seite 18

19 Tabellen löschen Rechtsklick auf den Tabellenreiter am unteren Rand des PowerPivot-Fensters. Im Kontextmenü wird der Eintrag Löschen gewählt. Sobald das Meldungsfenster mit Ja bestätigt wurde, wird die Tabelle gelöscht. Seite 19

20 Beziehungen zwischen Tabellen Produkt Order Produktname Ordernummer Produktnummer Produktnummer Produktkategorie Menge Preis Verbindung zwischen zwei Tabellen, die auf mindestens einer Spalte in den Tabellen beruht. Seite 20

21 Schlüsselwerte als Voraussetzung Produkt Order Produktname Ordernummer Produktnummer Produktnummer Produktkategorie Menge Preis Jede Zeile in einer Tabelle ist eindeutig durch einen Schlüssel identifizierbar. Um eine Beziehung zu erstellen, wird ein Schlüsselwert aus einer anderen Tabelle in eine Tabelle eingefügt. Seite 21

22 Primärschlüssel Produkt Order Mitarbeiter Produktname Ordernummer Mitarbeiter-ID Produktnummer Produktnummer Sozialvers.-Nr. Produktkategorie Menge Vorname Preis Nachname Die Spalte identifiziert eindeutig eine Zeile in einer Tabelle. Seite 22

23 Alternativschlüssel (Kandidatenschlüssel) Produkt Order Mitarbeiter Produktname Ordernummer Mitarbeiter-ID Produktnummer Produktnummer Sozialvers.-Nr. Produktkategorie Menge Vorname Preis Nachname Eine eindeutige Spalte, die nicht mit dem Primärschlüssel übereinstimmt. Seite 23

24 Fremdschlüssel Produkt Order Mitarbeiter Produktname Ordernummer Mitarbeiter-ID Produktnummer Produktnummer Sozialvers.-Nr. Produktkategorie Menge Vorname Preis Nachname Aufgenommen von Verweis auf eine eindeutige Spalte in einer anderen Tabelle. Seite 24

25 Beziehung erstellen Aktivierung des Menübandes Entwurf im PowerPivot-Fenster. Klick auf den Menüeintrag Beziehung erstellen in der Gruppe [Beziehungen]. In dem Dialogfenster werden die zwei zu verknüpfenden Tabellen ausgewählt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstellen werden die Tabellen untereinander verknüpft. Seite 25

26 Dialog Beziehung erstellen Seite 26

27 Suchtabelle und Tabelle Die Beziehung bildet in diesem Beispiel eine 1:n-Beziehung ab. Die Tabelle in der ersten Zeile wird durchsucht. Die Tabelle bildet die n-seite der Beziehung ab. Der zu suchende Begriff kann beliebig oft vorkommen. Die Suchtabelle bildet die 1-Seite der Beziehung ab. Die Tabelle listet die Suchwörter auf. Die Suchwörter kommen exakt einmal vor. Hinweis: Zwei Tabellen können immer nur eine Beziehung zueinander haben. Falls zwei Tabellen mehrere Beziehungen zueinander haben, müssen Kopien der Tabellen erstellt werden. Seite 27

28 Spalte und Suchspalte Die Spalte bildet den Fremdschlüssel ab. Die Spalte enthält einen Verweis auf einen eindeutigen Wert in einer anderen Spalte. Die Suchspalte bildet einen Primärschlüssel oder Alternativschlüssel in einer Tabelle ab. Der Schlüsselwert ist in dieser Tabelle eindeutig. Der Wert identifiziert eindeutig eine Zeile in der Tabelle. Die Suchspalte darf nicht leer sein. Die Spalte und die Suchspalte sollten einen kompatiblen Datentyp haben. Eine verkehrte Reihenfolge wird im Dialogfenster angezeigt. Seite 28

29 Beziehungen verwalten Aktivierung des Menübandes Entwurf im PowerPivot-Fenster. Klick auf den Befehl Beziehung verwalten in der Gruppe [Beziehungen]. In dem Dialogfenster werden alle vorhandenen Beziehungen angezeigt. Seite 29

30 Dialogfender Beziehungen verwalten Seite 30

31 Berechnete Felder in PowerPivot Doppelklick auf die Spalte [Spalte hinzufügen]. In der Überschriftenzeile wird ein sprechender Name eingetragen. Mausklick in eine leere Zeile darunter. In der Bearbeitungszeile wird die Formel für die Berechnung eingegeben. Die Eingabe wird durch einen Klick auf die Eingabetaste beendet. Seite 31

32 Spaltennamen in Formeln Beispiel: = Order[Quantity] * Order[Unit Price] Der Spaltenname setzt sich immer aus Tabelle[Spalte] zusammen. Der Tabellenname entspricht dem auf dem Tabellenreiter angezeigten Namen. Die Spaltennamen werden durch die eckigen Klammern am Anfang und Ende begrenzt. Der Spaltenname entspricht der angezeigten Spaltenüberschrift. Seite 32

33 Verknüpfte Tabellen aus Microsoft Access Aktivierung des Menübandes Home Verknüpfte Tabellen im PowerPivot-Fenster. Klick auf den Eintrag Aus Datenbank in der Gruppe [Externe Daten abrufen]. In dem Untermenü wird der Menübefehl Aus Access gewählt. Es öffnet sich der Tabellenimport-Assistent zum Import von Tabellen aus Microsoft Access. Seite 33

34 1. Schritt Seite 34

35 2. Schritt Tabellen können direkt aus Microsoft Access importiert werden. Mit Hilfe der zweiten Anweisungen können die benötigten Daten mit Hilfe einer SQL-Anweisung zusammengestellt werden. Seite 35

36 3. Schritt Durch einen Klick auf das Kontrollkästchen wird eine Tabelle ausgewählt. Die Schaltfläche Vorschau und Filter zeigt beispielhaft die Daten der blau hinterlegten Tabelle an. Mit Hilfe der Schaltfläche Verknüpfte Tabellen auswählen werden alle, mit der gewählten Tabelle verbundenen Tabellen automatisch ausgewählt. Seite 36

37 Protokolls des Import-Vorgangs Seite 37

38 Verknüpfte Tabellen Tabellen in PowerPivot sind mit der Quelltabelle verknüpft. Kennzeichnung: Liegende Acht links vom Tabellennamen auf dem Tabellenreiter am unteren Rand. Änderungen in der Quelltabelle führen automatisch zu Änderungen in der PowerPivot-Tabelle und umgekehrt. Zum Beispiel: Excel-Arbeitsblätter in der gleichen Arbeitsmappe wie die PowerPivot-Tabelle werden miteinander verknüpft. Seite 38

39 Tabellen Tabellen haben keine Verbindung zu der Quelltabelle. Tabellen einer externen Datenquelle werden immer als Kopie in PowerPivot abgelegt. Änderungen an der Tabelle in PowerPivot führen zu keinen Änderungen in der Quelltabelle und umgekehrt. Zum Beispiel: Tabellen werden aus Microsoft Access in PowerPivot importiert. Die Tabelle in PowerPivot hat keine Verbindung zu der Quelltabelle in Microsoft Access. Seite 39

40 Diagrammsicht Die Verknüpfungen zwischen den Tabellen in PowerPivot werden angezeigt. Anlegen von neuen Verknüpfungen. Seite 40

41 anzeigen Aktivierung des Menübandes Home im PowerPivot-Fenster. Klick auf den Menüeintrag Diagrammsicht in der Gruppe [Ansicht]. Die aktive Ansicht ist farbig unterlegt. Seite 41

42 Tabellen Die Tabellen werden als Feldliste dargestellt. In der Titelleiste wird der Name der Tabelle angezeigt. Darunter werden die Spalten der Tabelle angezeigt. Seite 42

43 aktivieren Klick auf die Titelleiste einer Feldliste. Die Feldliste wird mit einem blauen Rahmen versehen. Seite 43

44 verschieben Klick auf die Titelleiste einer Feldliste. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird die Feldliste verschoben. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Feldliste an der neuen Position eingefügt. Seite 44

45 vergrößern und verkleinern Klick auf die Titelleiste einer Feldliste. Der Mauszeiger liegt über den Rahmen der Feldliste. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird die Feldliste entsprechend der angegebenen Richtung vergrößert oder verkleinert. Seite 45

46 Auswahl von Spaltennamen Mausklick auf einen Spaltennamen. Der Spaltennamen ist ausgewählt. Der nächste Spaltenname wird bei gleichzeitig gedrückt gehaltener Hochstelltaste ausgewählt. Alle dazwischen liegenden Spaltennamen werden automatisiert ausgewählt. Die nachfolgenden Spaltennamen werden bei gleichzeitig gedrückt gehaltener <STRG>-Taste markiert. Eine nicht zusammenhängende Gruppe wird ausgewählt. Seite 46

47 Verknüpfung Die Verknüpfungen werden als schwarze Linie dargestellt. Die Pfeilspitze zeigt zur Suchtabelle. Seite 47

48 erstellen In der Tabelle auf den Fremdschlüssel mit der linken Maustaste klicken. Die Maustaste gedrückt halten und die Maus zu den dazugehörigen Primärschlüssel ziehen. Sobald die Maus losgelassen wird, wird die Verbindung angelegt. Seite 48

49 aktivieren Durch einen Mausklick auf eine Linie wird diese aktiviert. Seite 49

50 bearbeiten Doppelklick auf die Verknüpfungslinie. Im Dialog [Beziehung bearbeiten] wird die Suchtabelle und die Tabelle angezeigt. Die Suchspalte und die Spalte können verändert werden. Die Beziehung kann inaktiv gesetzt werden. Seite 50

51 entfernen Klick auf die Verknüpfungslinie. <ENTF>-Taste löscht die Beziehung zwischen zwei Tabellen. Seite 51

52 Pivot-Tabelle erstellen Aktivierung des Menübandes Home im PowerPivot-Fenster. Klick auf den Eintrag PivotTable. Im Dialog [PivotTable erstellen] ist standardmäßig die Option [Neues Arbeitsblatt] aktiv. Durch einen Klick auf die Schaltfläche OK wird die Pivot-Tabelle erstellt. Seite 52

53 Arbeitsfläche in Excel Seite 53

54 Menüband PivotTable-Tools. Optionen. Änderung an der Datenquelle. Daten sortieren, filtern und gruppieren. PivotTable-Tools. Entwurf. Gestaltung der Tabelle. Seite 54

55 PowerPivot-Feldliste Im oberen Bereich werden die, in PowerPivot vorhandenen verknüpften Tabellen und deren Spalten angezeigt. Als Datenlabels werden die Spaltenüberschriften angezeigt. Im unteren Bereich werden die verschiedenen Bereiche der PivotTabelle als Listenfelder angezeigt. Seite 55

56 anzeigen Klick auf das Menüband PowerPivot. Klick auf den Menübefehl Feldliste. Der Menübefehl wird farbig hinterlegt. Die Feldliste ist eingeblendet. Hinweis: Bei der Neuanlage einer Pivot-Tabelle aus PowerPivot heraus wird die PowerPivot-Feldliste automatisch angezeigt. Seite 56

57 schließen Mit Hilfe des Kreuzes in der rechten oberen Ecke der Titelleiste der PowerPivot-Feldliste kann diese geschlossen werden. Seite 57

58 Aufbau der PowerPivot-Feldliste Spaltenüberschriften in dem ausgewählten Quelldatenbereich? Welche Gruppen / Kategorien von Daten können genutzt werden? Filterung von Daten mit Hilfe von Datenschnitten. In welchen Bereich der Pivot-Tabelle werden die benötigten Daten angezeigt? Festlegung des Layouts. Seite 58

59 Datenquellbereich Die Tabellen werden als Ordner dargestellt. Der Ordnername spiegelt den Namen der verknüpften Tabelle wieder. In den Ordner werden die Datenlabels angezeigt. Die Datenlabels stellen die Spaltenüberschriften in einer verknüpften Tabelle dar. Mit Hilfe des Suchtextfeldes kann nach Datenlabels gesucht werden. Seite 59

60 Ordner öffnen und schließen Mit einem Mausklick auf das Pluszeichen rechts von einem Ordnernamen wird der Ordner geöffnet. Die Datenlabels in dem Ordner werden angezeigt. Mit einem Mausklick auf das Minuszeichen rechts von dem Ordnernamen wird der Ordner geschlossen. Seite 60

61 Bereiche in einer Pivot-Tabelle Werden die Daten gefiltert? Nach welcher Kategorie werden die Daten gruppiert? Welche Daten werden untersucht und gruppiert? Funktionen fassen die ausgewählten Werte zusammen. Seite 61

62 in Bezug zu einem Diagramm Datenreihe. Legende in einem Diagramm. Datenpunkte in einer Datenreihe. Seite 62

63 Datenlabels automatisiert hinzufügen Der Ordner ist geöffnet, in dem das gewünschte Datenlabel abgelegt ist. Durch einen Klick auf ein Kontrollkästchen links vom Namen in der Liste aller Datenlabels in einem Ordner wird ein Label automatisiert einem Bereich der Pivot-Tabelle in Abhängigkeit des Formates zugeordnet. Spalten mit Zahlenwerten werden automatisiert dem Bereich [Werte] zugeordnet. Textspalten werden automatisiert dem Bereich [Zeilenbeschriftungen] zugeordnet. Seite 63

64 Datenlabels manuell hinzufügen Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein Datenlabel aus den oberen Listenfeld in eines der unteren Bereiche gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird das Datenlabel in dem darunter liegenden Bereich eingefügt. Seite 64

65 Ausgewählte Datenlabels Die ausgewählten Datenlabels werden durch ein Häkchen im Kontrollkästchen rechts vom Namen gekennzeichnet. Der Name wird in Fettschrift dargestellt. Entsprechend der Zuordnung werden die ausgewählten Datenlabels in den unteren vier Bereichen angezeigt. Seite 65

66 Hinweise Jedes Datenlabel kann entweder als Spaltenbeschriftung oder als Zeilenbeschriftung oder als Berichtsfilter genutzt werden. Ein Feld, welches als Zeilenbeschriftung oder Spaltenbeschriftung genutzt wurde, kann auch in dem Bereich [Werte] genutzt werden. Seite 66

67 Pivot-Tabelle Seite 67

68 Hinweise Standardmäßig wird zeilen- und spaltenweise das Gesamtergebnis angezeigt. Sobald der Mauszeiger den Bereich der Pivot-Tabelle verlässt, wird die Feldliste ausgeblendet. Durch einen Klick in den Bereich der Pivot-Tabelle wird die Feldliste wieder eingeblendet. Seite 68

69 Datenlabels über die Liste entfernen Durch einen Klick auf ein Kontrollkästchen links vom Namen in der Liste aller Datenlabels wird das gewählte Label aus der Pivot-Tabelle entfernt. Seite 69

70 Datenlabels mit Hilfe der Maus entfernen Der Mauszeiger liegt über einen Datenlabel in einem der unteren Bereiche. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird das Label aus den Bereich in die Liste aller Datenlabels gezogen. Der Mauszeiger verwandelt sich in Icon Löschen. Sobald der Mauszeiger losgelassen wird, wird das gewählte Label aus dem Bereich entfernt. Seite 70

71 Nutzung des Kontextmenü Der Mauszeiger liegt über den Namen eines Datenlabels in einem der unteren vier Bereiche. Klick auf den schwarzen Pfeil nach unten am rechten Rand eines Datenlabels. Der Menübefehl Feld entfernen in dem Kontextmenü löscht das Label aus den Layout-Bereich. Seite 71

72 Datenlabels zwischen Bereichen verschieben Der Mauszeiger liegt über den Namen eines Datenlabels in einem der unteren vier Bereiche. Klick auf den schwarzen Pfeil nach unten am rechten Rand eines Datenlabels. Mit Hilfe der Menübefehle In verschieben kann ein Label verschoben werden. Seite 72

73 Andere Möglichkeit Der Mauszeiger liegt über einen Datenlabel in einem der unteren Bereiche. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird das Label aus den aktuellen Bereich in einen anderen Bereich gezogen. Das Icon des Mauszeigers wird entsprechend verändert. Sobald der Mauszeiger losgelassen wird, wird das gewählte Label in dem neu gewählten Bereich eingefügt. Seite 73

74 Datenlabels in einem Bereich verschieben Die Reihenfolge der Datenlabels in einem Bereich spiegelt die Reihenfolge in der Pivot-Tabelle wieder. Der Mauszeiger schwebt über ein Datenlabel in einem Bereich. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird das Label an die gewünschte Position gezogen. Die neue Position wird durch einen grauen Strich gekennzeichnet. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird das Label an der neuen Position eingefügt. Seite 74

75 Einstellungen für Textfelder Der Mauszeiger liegt über den Namen eines Datenlabels in dem Bereich [Zeilenbeschriftungen], [Spaltenbeschriftungen] oder [Berichtsfilter]. Klick auf den schwarzen Pfeil nach unten am rechten Rand eines Datenlabels. Klick auf den Befehl Feldeinstellungen. Seite 75

76 Menü Feldeinstellungen Der [Tabellenname] und der [Quellname] legen die Quellspalte des Datenlabes fest. In dem Textfeld [Benutzerdefinierter Name] wird die Bezeichnung des Datenlabels mit Hilfe der Tastatur verändert. Seite 76

77 Berechnung von Werten Der Mauszeiger liegt über den Namen eines Datenlabels in in dem Bereich [Werte]. Klick auf den schwarzen Pfeil nach unten am rechten Rand eines Datenlabels. Klick auf den Menübefehl Zusammenfassen nach. In dem Kontextmenü werden die verschiedenen AggregatFunktionen zur Zusammenfassung angeboten. Seite 77

78 Zusammenfassung von Werten Bezeichnung Erläuterung Summe Summe aller Werte. Anzahl Anzahl aller Zellen, die nicht leer sind. DistinctCount Anzahl der Werte in den gewählten Zellen. Mittelwert Mittelwert aller Werte des Feldes. Min Kleinster Wert. Max Größter Wert. Seite 78

79 Andere Möglichkeit Der Mauszeiger liegt über den Namen eines Datenlabels in in dem Bereich [Werte]. Klick auf den schwarzen Pfeil nach unten am rechten Rand eines Datenlabels. Klick auf den Menübefehl Measuare bearbeiten. In dem Kontextmenü werden die verschiedenen AggregatFunktionen zur Zusammenfassung angeboten. Seite 79

80 Auswahl von einer Zelle Mausklick in eine Zelle. Die Zelle wird mit einem schwarzen Rahmen versehen. Seite 80

81 Auswahl von einer Spalte Der Mauszeiger liegt über den oberen Rand der Spaltenbeschriftung. Mit einem Mausklick wird die Spalte vollständig markiert. Die Spalte wird mit einem schwarzen Rahmen versehen. Seite 81

82 Auswahl von einer Zeile Der Mauszeiger liegt über den Zeilenmarkierer am linken Rand des Arbeitsblattes. Mit einem Mausklick wird die Zeile vollständig markiert. Der Mauszeiger liegt über eine Zeilenbeschriftung. Mit einem Mausklick werden die genutzten Zellen der Pivot-Tabelle in der gewählten Zeile markiert. Seite 82

83 Formatieren von ausgewählten Zellen Mit Hilfe der rechten Maustaste wird das dazugehörige Kontextmenü geöffnet. Mit Hilfe des Befehls Zellen formatieren kann die Ausrichtung, der Rahmen und die Schrift des Inhaltes festgelegt werden. Mit Hilfe des Befehls Zahlenformat kann der Inhalt in Abhängigkeit seiner Nutzung formatiert werden. Seite 83

84 Änderung des Zahlenformats im Wertebereich Der Menübefehl Zahlenformat zeigt die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten für Währungen, Datums- und Zeitformate etc. an. In dem Listenfeld [Kategorie] wird das gewünschte Format ausgewählt. In Abhängigkeit der gewählten Kategorie werden rechtes davon weitere Einstellungsmöglichkeiten und ein Beispiel angezeigt, Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird die Formatierung für die gewählten Zellen übernommen. Seite 84

85 Anzeige von Werten in Abhängigkeit von... Klick auf ein Wertfeld in der PivotTabelle. Mit Hilfe der rechten Maustaste wird das dazugehörige Kontextmenü geöffnet. Der Menübefehl Werte anzeigen als zeigt die verschiedenen Möglichkeiten der Anzeige an. Standardmäßig ist der Menüeintrag Keine Berechnung aktiv. Der Wert wird absolut angezeigt. Seite 85

86 Prozentuale Anteile... Anzeigen als... in Bezug auf % der Gesamtsumme die Gesamtsumme % des Spaltengesamtergebnisses...das Gesamtergebnis der Spalte. % des Zeilengesamtergebnisses das Gesamtergebnis der Zeile. % von ein bestimmtes Element in der Tabelle. % des VorgängerzeilenGesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Zeile. Alle Produktgruppen bilden 100 % ab. Produktgruppe A ist mit 30 % am Gesamtergebnis beteiligt. Von den Produkten wird der prozentuale Anteil an der Produktgruppe angezeigt. % des VorgängerspaltenGesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Spalte. % des Vorgängergesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Gruppe. Jede einzelnen Produktgruppe bildet 100 % ab. In Abhängigkeit der Produktgruppe wird der prozentuale Anteil der Produkte in der Produktgruppe angezeigt. Seite 86

87 Differenz und Ergebnis Anzeigen als... Erläuterung Differenz von Differenz in Abhängigkeit eines bestimmten Elements. % Differenz von Prozentuale Darstellung der Differenz. Ergebnis in Kumulation aller Einzelwerte % Ergebnis in Prozentuale Darstellung und Kumulation der Einzelwerte. Seite 87

88 Rangfolge und Index Anzeigen als... Erläuterung Rangfolge nach Größe (aufsteigend) Der niedrigste Wert bekommt den Wert 1. Die Anzeige bezieht sich auf alle Zeilen und Spalten. Nullwerte werden ignoriert. Rangfolge nach Größe (absteigend) Kumulation aller Einzelwerte. Index Berechnung eines Index mit Hilfe von (Zellwert) * (Gesamtergebnis) / (Zeilengesamtergebnis) * (Spaltengesamtergebnis). Seite 88

89 Layout der Tabelle Der Mauszeiger schwebt über der, zu formatierenden PivotTabelle. Aktivierung des Menübands PivotTable-Tools Entwurf. In der Gruppe [PivotTable-Formate] kann das gewünschte Design ausgewählt werden. Seite 89

90 Änderung der Spaltenüberschriften Markieren Sie die zu ändernde Zelle. Der Text wird in der Bearbeitungszeile angezeigt. Der zu ändernde Text wird in der Bearbeitungszeile markiert. Der markierte Text wird mit Hilfe der Tastatur durch einen neuen Text ersetzt. Hinweis: Die Überschrift einer Spalte sollte immer die dargestellten Daten; die Berechnung widerspiegeln. Seite 90

91 Gesamtergebnisse ein- und ausblenden Der Mauszeiger schwebt über der, zu formatierenden PivotTabelle. Aktivierung des Menübands PivotTable-Tools Entwurf. Gesamtergebnisse im Bereich [Layout]. Gesamtergebnisse können für Spalten und/oder Zeilen angezeigt werden. Hinweis: Falls das Datenlabel [ Werte] als Überschrift genutzt wird, wird kein Gesamtergebnis angezeigt. Seite 91

92 Optionen für leere Zellen Klick mit der rechten Maustaste auf den Kopf der Pivot-Tabelle. Im Kontextmenü wird der Menüeintrag PivotTable-Optionen ausgewählt. Die Registerkarte [Layout & Format] ist aktiv. In dem Bereich [Format] ist die Option [Für leere Zellen anzeigen] ist aktiv. Das dazugehörige Textfeld und die Zelle ist standardmäßig leer. In das Textfeld kann jedes beliebige Zeichen auf der Tastatur eingetragen werden. Seite 92

93 Optionen für die Anzeige von Fehlern Klick mit der rechten Maustaste auf den Kopf der Pivot-Tabelle. Im Kontextmenü wird der Menüeintrag PivotTable-Optionen ausgewählt. Die Registerkarte [Layout & Format] ist aktiv. In dem Bereich [Format] ist die Option [Für Fehlerwerte anzeigen] ist aktiv. Das dazugehörige Textfeld ist standardmäßig leer. In der Zelle wird die entsprechende Fehlermeldung angezeigt. In das Textfeld kann zum Beispiel bei einem Fehler Division durch Null 0 angezeigt werden. Seite 93

94 Aktualisierung der Pivot-Tabelle Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. PivotTable-Tools Optionen. Aktualisieren in der Gruppe [Daten]. Die Pivot-Tabellen in der Arbeitsmappe werden aktualisiert. Alle Aktualisieren in der Gruppe [Daten]. Alle Daten, die auf der gleichen Datenquelle basieren, werden aktualisiert. Seite 94

95 Sortierung der Daten direkt in der Pivot-Tabelle. Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. über das Menüband PivotTable-Tools Optionen; Sortieren und Filtern im Bereich [Bearbeiten]. Die Sortierung bezieht sich immer auf die gesamte PivotTabelle. Seite 95

96 Möglichkeiten Absteigende Sortierung von A bis Z. Aufsteigende Sortierung von Z bis A. Benutzerdefiniertes Sortieren. Weitere Sortiermöglichkeiten wie zum Beispiel ein manuelles Sortieren durch zum Beispiel Ziehen der Spalten in die richtige Reihenfolge. Auswahl des Datenlabels, nach dem die Tabelle sortiert werden soll. Seite 96

97 Manuelle Sortierung Rechter Mausklick auf eine der Werte in der Spalte. Im Kontextmenü wird der Menüeintrag Sortieren Weitere Sortieroptionen ausgewählt. Die Option [Manuell] ist aktiv. Der Mauszeiger liegt über den linken oder rechten Rand des schwarzen Rahmens der Zelle. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird die Spalte verschoben. Die neue Position wird durch einen grauen Strich gekennzeichnet. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Spalte an der Position eingefügt. Seite 97

98 Filterung der Daten Filterung manuell über die Zeilen- oder Spaltenbeschriftung. Filterung manuell über den gesamten Bericht. Visuelle Darstellung der Filtern mit Hilfe von Datenschnitten. Seite 98

99 Manuelle Filterung der Daten direkt in der Pivot-Tabelle. Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. Seite 99

100 Auswahl von einzelnen Werten In dem unteren Listenfeld werden alle Werte angezeigt. Falls das Kontrollkästchen [(Alle anzeigen)] aktiv ist, werden alle Werte angezeigt. Durch einen Klick auf das Kontrollkästchen zu den Werten können einzelne Werte ein- oder ausgeblendet werden. Seite 100

101 Beschriftungsfilter In Abhängigkeit einer Bedingung werden Texte in Spalten und/oder Zeilen gefiltert. Seite 101

102 Beispiel Auswahl des Menüeintrages Beginnt mit. Im Kombinationsfeld wird die gewählte Bedingung angezeigt. Der Text beginnt mit den Zeichen. Die Zeichen werden in das Textfeld eingetragen. Hier beginnt der Text mit den Buchstaben NWTC. Der Platzhalter * steht für eine beliebige Buchstabenkombination. Den ersten vier Buchstaben können beliebig viele Buchstaben folgen. Seite 102

103 Wertefilter oder Datumsfilter In Abhängigkeit einer Bedingung werden Zahlen- oder Datumswerte gefiltert. Seite 103

104 Beispiel Auswahl des Menüeintrages Zwischen. Im Kombinationsfeld wird die gewählte Bedingung angezeigt. In diesem Beispiel wird ein minimaler Wert und ein maximaler Wert in Bezug auf die Gesamtsumme aller Zeilen eingegeben. Seite 104

105 Filter entfernen PivotTable-Tools Optionen. Löschen Filter löschen in der Gruppe [Aktionen]. Seite 105

106 Berichtsfelder Filterung nach Kategorien in Bezug auf die gesamte PivotTabelle. Spalten- und Zeilenbeschriftungen können nicht als Filterkriterium genutzt werden. Werte können als Filterkriterium genutzt werden. Seite 106

107 Hinzufügung eines Datenlabels Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein Datenlabel aus den oberen Listenfeld in den Bereich [Berichtsfilter] gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird das Datenlabel in dem Bereich eingefügt. Seite 107

108 Möglichkeiten Der Berichtsfilter wird oberhalb der Tabelle angezeigt. Standardmäßig werden alle Daten angezeigt. Mit Hilfe des Pfeils nach unten am rechten Rand wird eine Liste aller Möglichkeiten angezeigt. Um die verschiedenen Elemente auswählen zu können, muss das Kontrollkästchen [Mehrere Elemente auswählen] aktiv sein. Seite 108

109 Auswahl eines Filterkriteriums Aus dem Listenfeld wird ein Feld durch ein Klick auf das Kontrollkästchen links vom Namen aktiviert oder deaktiviert. Ein Häkchen im Kontrollkästchen kennzeichnet ein aktives Filterkriterium. Durch einen Klick auf die Schaltfläche OK wird das Kriterium auf die Tabelle angewandt. Seite 109

110 Entfernen einen Datenlabels aus Berichtsfilter Die Filterung wird aufgehoben. Es werden alle Elemente in der Pivot-Tabelle angezeigt. Das Datenlabel wird aus dem Bereich [Berichtsfilter] entfernt. Seite 110

111 Datenschnitte (Slicer) Visuelle Darstellung eines Filters in Abhängigkeit eines Feldes. In der Titelleiste wird das Filterkriterium angezeigt. Die Filtermöglichkeiten werden als Schaltfläche dargestellt. Seite 111

112 in Pivot-Tabellen Seite 112

113 hinzufügen Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein Datenlabel aus den oberen Listenfeld in eines Bereiche [Slicer vertikal] oder [Slicer horizontal] gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird das Datenlabel in dem darunter liegenden Bereich eingefügt. Der Datenschnitt wird angezeigt. Seite 113

114 auswählen Mausklick in den vertikalen oder horizonalen Datenschnitt. Die Größe und Position des Datenschnittes kann nicht verändert werden. Der Mauszeiger schwebt über den Rahmen des Datenschnittes. Durch einen Klick auf den Rahmen wird der Auswahlrahmen eingeblendet. Seite 114

115 positionieren Der Auswahlrahmen ist aktiv. Der Mauszeiger liegt über den Auswahlrahmen. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste kann der Datenschnitt an eine beliebige Stelle innerhalb der Arbeitsfläche gezogen werden. Seite 115

116 Größe des Datenschnittes Klick mit der Maus auf die Titelzeile des Datenschnittes Das Menüband Datenschnitttools - Optionen ist aktiv. Mit Hilfe Menüeinträge Höhe und Breite in der Gruppe [Größe] legt die Größe des Datenschnittes fest. Seite 116

117 vergrößern oder verkleinern Der Auswahlrahmen ist aktiv. Der Mauszeiger liegt über einen der Rechtecke in den Ecken oder mittig auf den Kanten. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Datenschnitt in die entsprechende Richtung vergrößert oder verkleinert. Seite 117

118 formatieren Klick mit der Maus auf die Titelzeile des Datenschnittes Das Menüband Datenschnitttools - Optionen ist aktiv. Datenschnitt-Formatvorlagen legen die Farbe des Datenschnittes fest. Seite 118

119 Einstellungen des Datenschnittes Klick mit der Maus auf die Titelzeile des Datenschnittes Das Menüband Datenschnitttools - Optionen ist aktiv. Mit Hilfe Menüeinträge Datenschnitteinstellungen in der Gruppe [Datenschnitt] kann die Sortierung der angezeigten Werte etc verändert werden. Seite 119

120 Kopfzeile ein- oder ausblenden Mit Hilfe des Kontrollkästchens [Kopfzeile anzeigen] kann die Titelleiste des Datenschnittes ein- oder ausgeblendet werden. Die Beschriftung der Kopfzeile kann verändert werden. Seite 120

121 sortieren Klick mit der Maus auf die Titelzeile des Datenschnittes Das Menüband Datenschnitttools - Optionen ist aktiv. Klick auf den Menüeinträge Datenschnitteinstellungen in der Gruppe [Datenschnitt]. Mit Hilfe der Optionen [Aufsteigen (A bis Z)] und [Absteigend (Z bis A)] können die Schaltflächen sortiert werden. Seite 121

122 Gelöschte oder leere Schaltfläche kennzeichnen Klick mit der Maus auf die Titelzeile des Datenschnittes Das Menüband Datenschnitttools - Optionen ist aktiv. Klick auf den Menüeinträge Datenschnitteinstellungen in der Gruppe [Datenschnitt]. Mit Hilfe der passenden Kontrollkästchen können gelöschte oder leere Schaltflächen farbig gekennzeichnet werden. Seite 122

123 Größe der Schaltflächen Klick mit der Maus auf die Titelzeile des Datenschnittes Das Menüband Datenschnitttools - Optionen ist aktiv. Mit Hilfe Menüeinträge Höhe und Breite in der Gruppe [Schaltfläche] kann die Größe der Schaltflächen festgelegt werden. Standardmäßig werden die Schaltfläche einspaltig angeordnet. Die Schaltflächen können aber auch mit Hilfe des Eintrages Spalten in der Gruppe [Schaltfläche] mehrspaltig angeordnet werden. Seite 123

124 Filterung Mit Hilfe der Schaltflächen wird die Pivot-Tabelle gefiltert. Datenschnitte, die einen Bezug zu dem gewählten Filter haben, werden automatisiert entsprechend angepasst. Alle Schaltflächen, die nicht in die gewählte Filterkategorie passen, werden abgeblendet. Seite 124

125 Filterung mit Hilfe eines Wertes Klick mit der Maus auf die Titelzeile eines Datenschnittes. Der Datenschnitt ist aktiv. Klick auf eine der Schaltflächen. Seite 125

126 Gruppe von Filterkriterien Klick mit der Maus auf die Titelzeile des gewünschten Datenschnittes. Der Datenschnitt ist aktiv. Klick auf eine der Schaltflächen. Bei gleichzeitig gedrückter Hochstelltaste wird das letzte Element in der zusammenhängenden Gruppe durch die Maus ausgewählt. Alle dazwischen liegenden Schaltflächen werden automatisch markiert. Seite 126

127 Mehrere Schaltflächen auswählen Klick mit der Maus auf die Titelzeile des gewünschten Datenschnittes. Der Datenschnitt ist aktiv. Mausklick auf das erste gewünschte Filterkriterium. Mit einem Mausklick bei gleichzeitig gedrückt gehaltener <STRG>-Taste werden die nächsten Schaltflächen markiert. Es wird eine nicht zusammenhängende Gruppe von Schaltflächen markiert. Seite 127

128 Filterung aufheben Der Datenschnitt ist aktiv. Klick auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke. Seite 128

129 Datenschnitte für mehrere Tabellen verwenden Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Menüband Datenschnitttools ist aktiv. Klick auf Pivottabelle-Verbindung in der Gruppe [Datenschnitt]. Die, in dem Dialog angezeigten, Pivot-Tabellen nutzen die gleiche Quelle. Durch ein Klick in das Kontrollkästchen kann eine Verbindung zu einem Datenschnitt aktiviert oder deaktiviert werden. Seite 129

130 Gruppierung von Daten Seite 130

131 durch vorhandene Datenlabels In dem Bereich [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung] befinden sich mehrere Datenlabels. In Abhängigkeit der Reihenfolge der Labels werden die Daten automatisiert in der Pivot-Tabelle gruppiert. Seite 131

132 Teilergebnisse einblenden PivotTable-Tools Entwurf. Teilergebnisse in der Gruppe [Layout]. Teilergebnisse für eine Gruppe können am Anfang, am Ende oder nicht eingeblendet werden. Seite 132

133 Layout anpassen PivotTable-Tools Entwurf. Berichtslayout im Bereich [Layout]. Wie wird die Gruppe gegliedert? Wie werden die verschiedenen Gruppen dargestellt? Seite 133

134 In Kurzform anzeigen Seite 134

135 In Gliederungsformat anzeigen Seite 135

136 In Tabellenformat anzeigen Seite 136

137 Alle Elementnamen Seite 137

138 Leere Zeilen einfügen PivotTable-Tools Entwurf. Leere Zeile im Bereich [Layout]. Eine leere Zeile kann vor Beginn oder am Ende einer Gruppe eingefügt werden. Seite 138