Organisation. Kompendium der praktischen Betriebswirtschaft. von. Prof. Dipl.-Kfm. Klaus Olfert. Herausgeber Prof. Dipl.-Kfm.

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1 Kompendium der praktischen Betriebswirtschaft Herausgeber Prof. Dipl.-Kfm. Klaus Olfert Organisation von Prof. Dipl.-Kfm. Klaus Olfert 15.., verbesserte und aktualisierte Auflage

2 INHALTSVERZEICHNIS Zur Reihe: Kompendium der praktischen Betriebswirtschaft 5 Vorwort 7 Inhaltsverzeichnis 9 Abkürzungsverzeichnis 24 A. GRUNDLAGEN Organisation Wesen Aufgaben Gestaltungsbezogene Aufgaben Verhaltensbezogene Aufgaben Prozessbezogene Aufgaben Ziele Organisationsziele Kundenziele Mitarbeiterziele Einflussgrößen Interne Situationsfaktoren Externe Situationsfaktoren." System.' Systemarten Systemmerkmale Systemdeterminanten Systemziele Systemelemente Systembeziehungen Systemverhalten...' Prinzipien Wirtschaftlichkeit Zweckmäßigkeit Gleichgewichtigkeit Effizienz Ökonomische Effizienz Soziale Effizienz Organisationsarten Entstehungsbezogene Arten Formelle Organisation Informelle Organisation Anlassbezogene Arten Neuorganisation Reorganisation Gegenstandsbezogene Arten Aufbauorganisation Prozessorganisation 47

3 10 INHALTSVERZEICHNIS Projektorgänisation Organisationsabteilung Aufgaben Organisationsanalyse Organisationsplanung Organisationsgestaltung Organisationseinführung Strukturierung Abteilungsaufbau Organisatibnspersonal Organisationseinordnung Abteilungsprozess Organisationsauftrag Organisationsinstrumente ; Organisationsgegenstand Organisationserfolg Entscheidungen Organisationscontrolling Controllinginstanzen Controllingaufgaben Planungsaufgaben Kontrollaufgaben Steuerungsaufgaben Informationsversorgung 60 Kontrollfragen 61 B. ORGANISATIONSINSTRUMENTE Organisationsmittel Sachmittel Traditionelle Mittel Datenverarbeitungsmittel Kommunikationsmittel Hilfsmittel Vorgaben Modelle Tools Maßnahmen Organisationstechniken Aufnahmetechniken Interview 68 ^ Vorbereitung Durchführung Auswertung 71. * AWendung Fragebogen Beobachtung 73 i

4 INHALTSVERZEICHNIS Multimomentaufnahme Selbstaufschreibung Dokumentationsauswertung Experiment Konferenz Analysetechniken, Gesamtanalyse-Techniken Grundlagenanalyse Checklistentechnik ; Benchmarking Schwachstellenanalyse Teilanalyse-Techniken Wirtschaftlichkeitsanalyse ABC-Analyse Technizitätsanalyse Datenmatrixanalyse Entscheidungstabellenanalyse Kommunikationsanalyse Kreativitätstechniken Brainstorming Methode Synektik Morphologie Organisationsmethoden Zehnstufen-Aufbaumethode Dreistufen-Prozessmethode Vierstufen-Projektmethode 98 Kontrollfragen 99 C. AUFBAUORGANISATION Aufbauanalyse Ist-Aufnahme Ist-Kritik Aufbauplanung Zielplanung Konzeptplanung Aufbaugestaltung Stellenbildung Aufgabenanalyse Verrichtungsanalyse 108 ^ Objektanalyse Ranganalyse Phasenanalyse 109." Zweckanalyse Praktische Hinweise Aufgabensynthese 111

5 12, INHALTSVERZEICHNIS 3.2 Aufbaufestlegungen Organisationseinheiten Instanzen Ausführungsstellen Stäbe Assistenzsstellen Leitungsgruppen ' Projektgruppen Kollegien 'Ausschüsse Zentralisation/Dezentralisation Zentralisation \ Dezentralisation Tätigkeiten Zeitbezogene Tätigkeiten Aufgabenbezogene Tätigkeiten Aufgabenträger : Bezeichnung Qualifikation Aufgabe/Kompetenz/Verantwortung Aufgabe Kompetenz Verantwortung Informationswege Längsinformationswege Querinformationswege : Diagonalinformationswege Richtlinieninformationswege Außeninformationswege Zusammenfassung Gruppenbildung Gruppenarten Gruppenbeispiel Bereichsbildung Materialbereich Fertigungsbereich Marketingbereich Personalbereich Finanz- und Rechnungswesen Informationsbereich Leitungsbildung Rechtsform-Modelle , Prinzipien-Modelle Kollegialprinzip Direktorialprinzip Ressort-Modelle Funktionalmodell Divisionsmodell Regionenmodell :. 138

6 INHALTSVERZEICHNIS 1 3 3:5.3.4 Kundenmodell :139 3' Mischformen-Modell 139 4, Aufbaustrukturen Orgariisationsstruktur Horizontale Organisationsstruktur : Vertikale Organisationsstruktur Leitungsspanne Hierarchieebenen Organisationssysteme Liniensystem Funktionss'ystem Stabliniensystem Organisationsformen 146 4:3.1 Grundformen Sektoralorganisation Funktionalorganisation Spartenorganisation : Produktorganisation Regionalorganisation Kundenorganisation Matrixorganisation Tensororganisation Abgeleitete Organisationsformen Center-Organisation Holding-Organisation SGE-Management Produktmanagement Prozessmanagement Kundenmanagement Projektmanagement Aufbaueinführung Aufbauvorbereitung Aufbauprästentation Aufbaurealisation Aufbaukontrolle Aufbaudokumentation Organsationshandbuch Organisationsplan Stellenbeschreibung Stellenbesetzungsplan Funktionendiagramm Aufbaucontrolling Instanzen Aufgaben 173 -Kontrollfragen f. 174

7 1 4 INHALTSVERZEICHNIS D. PROZESSORGANISATION Prozessanalyse Ist-Aufnahme Aufnahmequellen, Aufnahmeinhalte Prozess Mengen Zeiten Sachmittel Personal» , Kosten Anforderungen Aufnahmeprobleme Ist-Kritik.' Anforderungen r Techniken Aufgaben Prozessplanung Zielplanung Konzeptplanung Prozessgestaltung Groborganisation Alternativenermittlung Analyseauswertung Entwicklungsmethoden Arbeitsanalyse Arbeitssynthese Quellenauswertung Kreativitätstechniken Alternativenauswahl Konzeptentwicklung Aufgaben Entwurf Konzeptentscheidung Grundlegende Detailorganisation Arbeitsstrukturierung Arbeitsanalyse Arbeitssynthese Arbeitsgangorganisation Arbeitsgangdefinition Arbeitsganggestaltung Arbeitsverfahrensfestlegung Arbeitsplatzorganisation Kapazitätsbedarfsermittlung 210 / ^Arbeitsplatzbedarfsermittlung Arbeitsplatzgestaltung Arbeitsprozessorganisation 213

8 INHALTSVERZEICHNIS 11) Prozesssymbole Prozessabwicklung Arbeitsprozessterminierung Bearbeitung Durchlaufzeit Arbeitsprozessdokumentation Strukturablaufdiagramm Programmablaufplan Ablaufplan Struktogramm Ergänzende Detailorganisation Entscheidungslogik!.' Entscheidungstabelle Entscheidungsdiagramm Entscheidungsbaum Entscheidungsmatrix Formulare Formularanalyse Formulargestaltung ' Formularverwaltung ' Nummerung Identnummer Klassifikationsnummer Verbundnummer Parallelnummer Sachmittel ; Einsatz: Schritte Systemsicherung Prüfziffern Kontrollsummen Folgekontrollen Doppik Plausibilitätsprüfungen Organisationsvorgabe Organisationsrichtlinie Organisationshandbuch Programmierung Programmvorgabe Programmausarbeitung Prozessstruktur Einzelprozessorganisation i\i Einzelprozessstrukturierung Einzelarbeitsprozess Gruppenprozessorganisation 250..* Gruppehprozesse Fertigungsinseln Bereichsprozessorganisation 251

9 16 INHALTSVERZEICHNIS Marketingbereichsprozess Fertigungsbereichsprozess Materialbereichsprozess Personalbereichsprozess Finanzbereichsprozess Rechnungswesenprozess Informationsbereichsprozess Unternehmensprozessorganisation Prozesseinführung Prozessvorbereitung Einführungsmethoden Einführungsplanung Prozesspräsentation Prozessrealisation Mittelbereitstellung Schulung ' ; Information Einführüngssicherung Prozessanlauf ' Prozesskontrolle Prozessdokumentation Entscheidungstabelle Liste Prozessdiagramm Blockschaltbild Datenflussplan Kommunikationsdokumente Prozesscontrolling Controllinginstanzen Controllingaufgaben 279 Kontrollfragen 280 E. PROJEKTORGANISATION Projekt Arten Ausrichtungsbezogene Projekte Ausstattungsbezogene Projekte Trägerbezogene Projekte Funktionsbezogene Projekte Ziele \1 Messbarkeit Formulierung Mittel Einflüsse a Prozess ' Projektvorbereitung 291

10 INHALTSVERZEICHNIS Problemermittlung Ursachenermittlung Fehlerermittlung Zukunftsermittlung Problemanalyse Problemdefinition Problemabgrenzung Problemdarlegung Problemlösung Alternativenehtwicklung Quellenauswertung Problembezogene Aktivitäten Erfolgseinschätzung Machbarkeitsanalyse Risikoanalyse Projektierungsentscheidungen Projektleiter : Aufgaben ' Ziele Befugnisse Verantwortung Anforderungen Projektgruppe Gruppenstruktur Gruppenarbeit Gruppenarten, Gruppenqualifikation Projektinstitutionen Lenkungsausschuss Lenkungskollegium Fachausschuss Projektexperten Interne Experten Externe Experten Projekteinbindung Reine Projektorganisation Stabs-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Linien-Projektorganisation Projektanalyse Projektplanung Aufgabenplanung ^ Lösungskonzepte Phasenkonzepte Vorgehensmodelle 317 <> Rrototyping Projektstrukturplanung Tailpring 318

11 1 O INHALTSVERZEICHNIS Projektprozessplanung Personalplanung Quantitative Bedarfsplanung Umrechnungsverfahren Multiplikatorverfahren Hochrechnungsverfahren Qualitative Bedarfsplanung Planung der Mitarbeiter Terminplanung Aufgaben Verfahren Listungstechnik Balkendiagrammtechnik Netzplantechnik Ergänzende Planungen Sachmittelplanung Kostenplanung Dokumehtationsplanung Qualitätsplanung Berichtsplanung.' Planungsergebnisse Projektplan : Projektplanungsbericht Projektantrag Projektauftrag Projektvergabe Projektförderungsantrag Projektgestaltung Projektauslösung Projektentscheidung Investitionsrechnungen Kosten-Nutzen-Analyse Entscheidungsbilanz Entscheidungsbaumverfahren Portfolioanaiyse Projektauftrag Auftragsinhalt Auftragsanlass Auftragsmittel Auftragsbedingungen Projektbegründung Projektnotwendigkeit 345 y Unternehmensvision Projektwirkungen Projektstart Bereitstellung der Unterlagen Bereitstellung der Sachmittel Kick-Off-Meeting 347

12 INHALTSVERZEICHNIS Arbeitsaufnahme :< Projektärbeiten Recherchieren Lösen Kommunizieren Protokollieren Berichten Dokumentieren Projektsteuerung Vorsteuerung Projektkontrolle Nachsteüerung Projekteinführung Lösungseinführung Einführungsentscheidung Einführungsmethode : Einführungssteuerung Startvorbereitungen Change Management.<.' Mitarbeiterschulung Einführungskontrolle Abschlussarbeiten Projektnachweise Projektauflösung Projektcontrolling Controllinginstanzen Controllingaufgaben 362 kontrollfrägen 364 F. ORGANISATIONSENTWICKLUNG Merkmale Ursachen Interne Ursachen Externe Ursachen Ziele Effizienzsteigerung Humanisierung Erfolgsfaktoren Unternehmerische Visionen Unternehmensleitbild Problemlösungspotenzial Führungskräftepartizipation Mitarbeitereiribindung Zeitrahmen Experten Unternehmensberater 379

13 20 INHALTSVERZEICHNIS Organisationsberater ; Entwicklungsteams Probleme Widerstände Schwierigkeiten Kritik Ergebnisse Wandel von Organisationsformen Wandel sonstiger Organisationselemente : Vorgehensweisen Prozessbezogene Vorgehensweisen Drei-Phasen-Prozess Aufbauphase Veränderungsphase Konsolidierungsphase Vier-Phasen-Prozess Vorphase Diägnosephase Entwicklungsphase Stabilisierungsphase Sechs-Phasen-Prozess Pionierphase Markterschließungsphase Diversifikationsphase Akquisitionsphase Kooperationsphase ' Restrukturierungsphase Richtungsbezogene Vorgehensweisen Abwärtsstrategie Aufwärtsstrategie Keilstrategie Fleckenstrategie Interventionen Individuenbezogene Interventionen Transaktionsanalyse Lebens- und Karriereplanung Coaching Gruppenbezogene Interventionen Prozessberatung Sensitivitätstraining Teamentwicklung Neuere Gruppeninterventionen Organsationsbezogene Interventionen Konfrontationstreifen Datene/hebungsverfahren Grid-Organisationsentwicklung NPI-Modell 413 I

14 INHALTSVERZEICHNIS Konzepte Wertschöpfende Konzepte '...' Outsourcing Insourcing Lean-Konzepte Lean-Aufbaukonzept TQM-Konzept Just-in-Time-Konzept Team-Konzept Teamarbeit Teilautonome Arbeitsteams Qualitätszirkel ' Kooperative Konzepte Strategische Allianzen Jointventures 426 'Kontrollfragen 428 Gesamtliteraturverzeichnis 433 Übungsteil (Aufgaben/Fälle) 447 Stichwortverzeichnis 543