METHODE UND TECHNIKEN DER ORGANISATION

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1 2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Schriftenreihe DER ORGANISATOR" Band 1 Dr. Götz Schmidt METHODE UND TECHNIKEN DER ORGANISATION 6. Auflage Verlag Dr. Götz Schmidt, Gießen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen Ziel der Abhandlung Begriffliche Grundlagen Organisation, Disposition und Improvisation Organisation Disposition Improvisation Systeme, Elemente und Systembeziehungen System Elemente Systembeziehungen Prinzipien der Systemgestaltung Stabilität Elastizität Organisationsmethode und Organisationstheorie Organisationstechnik Organisationsanlässe und Organisationswiderstände Organisationsanlässe Widerstände Ursachen für Widerstände Maßnahmen gegen Widerstände Beteiligung der Betroffenen Organisatorische Maßnahmen Psychologische Maßnahmen Organisationsmethode 35.^Notwendigkeit methodischen Vorgehens 35 " 31.1 Falsche Prioritäten Versinken im Detail Insellösungen Unzweckmäßige Vorgehensweise Unzureichende Steuerung durch den Auftraggeber Mangelnde Standardisierung der Projektarbeit Systemdenken als Grundlage methodischer Organisationsarbeit Setzen von Prioritäten Aufstellen von Kriterien Verwendung der Kriterien Projekt-Management Definitionen Funktionelles Projekt-Management Projektplanung Projektsteuerung Projektkontrolle Institutionelles Projekt-Management Bestandteile des institutionellen Projekt- Managements 47

3 Träger der Projektarbeit Spezialisten als Projektbeauftragte Projektgruppen Entscheidungskollegium Beratungskollegium Vorgehensmodell Organisationsprozeß Zusammenhang zwischen Organisationsprozeß und Organisationszyklus Stufen des Organisationsprozesses Anstoß zur Vorstudie Vorstudie Hauptstudie Teilstudien Systembau Einführung Erhaltung Entscheidungen im Organisationsprozeß Organisationszyklus Auftrag und Vorgehensplan Organisationsauftrag Vorgehensweise Erhebung und Analyse Kritische Würdigung Synthese Bewertung und Auswahl Elemente des Zyklus im Organisationsprozeß Zusammenhang zwischen Techniken und der Organisationsmethode Erhebung Allgemeine Erhebungsinhalte Spezielle Inhalte Mengen Zeiten Raum Erhebungstechniken Interview (mündliche Befragung) Beziehungen im Interview Technische Hinweise Interviewort Interviewpartner Dokumentation im Interview Interviewzeit Interviewformen Interviewintensitäten Interviewphasen Technik der Frage Fragebogen (schriftliche Befragung) Besonderheiten des Fragebogens 90

4 Anwendungsbedingungen Durchführung einer Fragebogenaktion Technische Hinweise Fragebogen und Interview Gegenüberstellung Kombinierte Anwendung Beobachtung Typisierung der Beobachtung Offene und verdeckte Beobachtung Strukturierte und unstrukturierte Beobachtung Beurteilung der Beobachtung Multimomentstudie Grundlagen Vorgehensweise Zielfestlegen Beobachtungsmerkmale festlegen Zahl der Notierungen festlegen Zahl der Rundgänge festlegen Startzeitpunkte der Rundgänge festlegen Rundgangswege und Beobachtungsstandpunkte festlegen Beobachtungsbogen entwerfen Informieren Erheben Auswerten Beurteilung der Multimomentstudie Multimomentstudien mit Selbstnotierung Das Verfahren Bewertung Zeitaufnahme Dokumentenstudium Selbstaufschreibung Aufgaben und Zeiterhebung Tagesberichte Aufgabenkatalog Verdichtete Tagesberichte Aufbereitung der Tagesberichte Auswertung Mängel-oder Wunschlisten Verläßlichkeit der Aufschreibung Systeme vorbestimmter Zeiten Laufzettelverfahren Schätzungen Einsatzmöglichkeiten der Techniken Technik der Aufgabenanalyse Sinn der Aufgabenanalyse Ziele der Technik der Aufgabenanalyse 132

5 Aufgabenmerkmale und Aufgabenerfüllungsmerkmale Analyse der Aufgabenmerkmale Verrichtungsanalyse Objektanalyse Kombination der Merkmale Die Technik der Darstellung Die Ordnung von Aufgaben Dokumentation in der Erhebung Transparente Darstellung im Aufgabenstrukturbild Grenzen der Aufgabenanalyse Darstellungstechniken des Aufbaus Inhalt der Aufbauorganisation Zusammenhang zwischen Aufgabenanalyse und Aufbauorganisation Verbale Darstellungstechniken Stellenbeschreibungen Verzeichnisse, Organisationsanweisungen und Geschäftsordnungen Grafische und tabellarische Darstellungstechniken Leitungsbeziehungen (Organigramme) Symbole Erscheinungsformen Aufgabenbeziehungen (Funktionendiagramme) Kommunikationsbeziehungen Erhebung der Daten Darstellungstechniken Kommunikationstabellen Kommunikationsdiagramme Kommunikationsmatrizen Kommunikationsnetzwerke Soziale Beziehungen Beschaffung der Daten Darstellungstechniken Soziogramm Soziomatrix Bedeutung der Soziometrie für die Organisation Darstellungstechniken des Ablaufs Inhalt der Ablauforganisation Zusammenhang zwischen Aufgabenanalyse und Ablauforganisation Ausgewählte Darstellungstechniken Verbale Darstellungstechniken Geblockte Texte Verbale Rasterdarstellung Grafische und tabellarische Darstellungstechniken Ablaufkarten Konventionelle Ablaufkarten Moderne Ablaufkarten Balkendiagramme (Gantt-Diagramme) Blockdiagramme (DIN 66001) 212

6 Vordruckstammbaum und Vordruckdurchlaufplan Technik Jordt/Gscheidle Zielsetzung Die Stufen der Technik Zusammenfassung Netzplantechnik Inhalt Elemente Struktur eines Netzplanes Parameter des Netzplanes Zeitplanung Arbeitskräfte- und Betriebsmittelplanung (Kapazitätsausgleich) Kostenplanung Blockschaltbildtechnik Inhalt Symbolik der Blockschaltbildtechnik Entscheidungstabellen Aufgaben Aufbau Redundanz- und Widerspruchstest Verdichtung von Entscheidungstabellen Gliedern von Entscheidungstabellen Verknüpfung von Entscheidungstabellen Beurteilung Organisationshandbücher Techniken der kritischen Würdigung Anlässe und Inhalt Systematische Problemanalyse Situationsanalyse Analyse von Problemen Prüfmatrix Prozeßorientierte Funktionsanalyse Arbeitsfeldbetrachtung Mängelsystematik Mängelursachen Mängelursachen im Arbeitsfeld Mängelursachen im Eingang Prüffragenkatalog Techniken der Synthese Konzeptarten Techniken des Konzeptentwurfs Traditionelle Technik Kreativitätstechniken Brainstorming Methode

7 CNB-Methode Morphologische Analyse Konzeptanalyse Bewertungstechniken Grundprobleme der Bewertung Bewertungsinstrumente Verbale Bewertung Kostenvergleiche Gewinn-und Rentabilitätsvergleiche Punktwertungen Ermittlung der Ziele Gewichtung der Ziele Vergabe von Punkten Multiplikation und Ermittlung der gewichteten Punkttotale Sensibilitätsanalyse Vor-und Nachteile der Punktwertung Kosten-Nutzen-Analyse Sammlung negativer Auswirkungen und Absicherung der Lösung Präsentationstechnik Präsentationen im Rahmen des Organisationsprozesses Präsentationen zur Entscheidungsfindung Präsentationen zur Information Präsentationen zur Meinungsbildung Präsentationen zur Überzeugung Vorbereitung der Präsentation Information Raum Beteiligte Inhalt Visualisierung Unterlagen Durchführung der Präsentation Vortragsphase Diskussionsphase Auswertung der Präsentation 304 Anhang 307 Literaturverzeichnis 319 Stichwortverzeichnis 323