METHODE UND TECHNIKEN DER ORGANISATION

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1 2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Schriftenreihe DER ORGANISATOR" Bandl Prof. Dr. Götz Schmidt METHODE UND TECHNIKEN DER ORGANISATION 10. überarbeitete und erweiterte Auflage Verlag Dr. Götz Schmidt, Gießen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen Ausgangssituation Ziel der Abhandlung Begriffliche Grundlagen Formen der Gestaltung Organisation Disposition Improvisation Gestaltungsinhalte Organisatorische Elemente Organisatorische Beziehungen Organisatorische Dimensionen Der Organisationswürfel (Gestaltungsinhalte) Gesamtmodell der Organisation Methode Projektmanagement Techniken Verhalten Der Mensch im Organisationsprojekt Ursachen für Widerstände Maßnahmen gegen Widerstände Methode Begriff Ziele methodischer Arbeit Zielorientierte Projektarbeit Projektbegleitende Steuerung Vorgehensleitfaden Problemgrenzen erkennen Beherrschen komplexer Probleme Rationalisierungspotentiale nutzen Projektablauf Überblick Projektphasen Anstoß zur Vorstudie Vorstudie Hauptstudie Teilstudien Systembau (Realisierung) Einführung Was fördert die Einführung? Vorbereitung der Einführung Durchführung der Einführung Übergabe in den Tagesbetrieb Erhaltung Entscheidungen im Projektablauf Steuerung im Sinne der Auftraggeber Sicherung der Qualität der Ergebnisse Übersicht zu den Projektphasen 63

3 Inhaltsverzeichnis Varianten zum Standardablauf von Projekten Überlappende Projektphasen (Simultaneous Engineering) Zusammenlegen von Phasen Späterer Einstieg in die Projektphasen Haubentaucher-Modell Versionenkonzept Prototyping Planungszyklus Auftrag Erhebung Würdigung Lösungsentwurf Bewertung und Auswahl Vorgehensweise Zusammenhang zwischen Projektphasen und Techniken Systemdenken Einordnung und Ziele Begriffe Bestandteile des Systemdenkens Klärung des Gestaltungsbereiches - Systemgrenzen bestimmen Ermitteln von Einflußgrößen Isolieren überschaubarer Lösungsbereiche Integrationsfahigkeit von Teillösungen sichern Elemente, Beziehungen und Dimensionen analysieren Gemeinsamkeiten ermitteln Zusammenfassung Der Zusammenhang zwischen Systemdenken und Projektablauf Projektmanagement Projektaufbau Projektantragsverfahren Projekt-Beteiligte Projekt-Organisation Funktionen im Projekt Projektplanung Projektdiagnose und -Steuerung Projektrealisation Projektinformation Projekt-Berichterstattung Projekt-Dokumentation Projekt-Qualitätssicherung Projekt-Marketing Techniken der Erhebung Einordnung des Themas Inhalte der Erhebung Erhebungstechniken Interview (mündliche Befragung) Beziehungen im Interview Technische Hinweise Interviewort Interviewpartner Dokumentation im Interview 157

4 Inhaltsverzeichnis Interviewzeit Interviewformen Interviewintensitäten Interviewphasen Technik der Frage Fragebogen (schriftliche Befragung) Besonderheiten des Fragebogens Anwendungsbedingungen Durchführung einer Fragebogenaktion Technische Hinweise Fragebogen und Interview Gegenüberstellung Kombinierte Anwendung Beobachtung Typisierung der Beobachtung Offene und verdeckte Beobachtung Strukturierte und unstrukturierte Beobachtung Beurteilung der Beobachtung Multimomentstudie Grundlagen Vorgehensweise Beurteilung der Multimomentstudie Multimomentstudien mit Selbstnotierung Das Verfahren Bewertung Zeitaufnahmen Dokumentenstudium Selbstaufschreibung Aufgaben und Zeiterhebung Tagesberichte Aufgabenkatalog Verdichtete Tagesberichte Aufbereitung der Tagesberichte Auswertung Mängel- oder Wunschlisten Verläßlichkeit der Aufschreibung Systeme vorbestimmter Zeiten Laufzettelverfahren Schätzungen Erhebungs-Mix Notwendigkeit Auswahlproblematik Einsatzmöglichkeiten der Techniken Techniken der Analyse Technik der Aufgabenanalyse Sinn der Aufgabenanalyse Ziele der Aufgabenanalysetechnik Aufgabenmerkmale und Aufgabenerfüllungsmerkmale Analyse der Aufgabenmerkmale Verrichtungsanalyse 211

5 10 Inhaltsverzeichnis Objektanalyse Kombination der Merkmale Die Technik der Darstellung Die Ordnung von Aufgaben Dokumentation in der Erhebung Transparente Darstellung im Aufgabenstrukturbild Grenzen der Aufgabenanalyse Informationsanalyse Begriffe Erhebung des Informationsbedarfs Techniken der Informations-Analyse HIPO-Verfahren Stellenorientierte Informationsanalyse Matrizen zur Informationsanalyse Analyse der Dimensionen Mengenanalyse (ABC-Analyse) Zeitanalyse (Zeitreihen) Vernetztes Denken Techniken der Würdigung Grundlagen Einordnung der Würdigung Techniken der Problemanalyse Übersicht Prüffragenkataloge Benchmarking Systematische Problemanalyse Problemerkennung Problemuntersuchung (Ursachenermittlung) Problemdokumentation Prüfmatrix Techniken des Lösungsentwurfs Einordnung Techniken Traditionelle Technik Techniken der Aufbau- und Ablauforganisation Kreativitätstechniken Brainstorming Methode CNB-Methode Morphologische Analyse Techniken der Zielfindung und Bewertung Grundlagen Begriffe Einordnung in den Projektablauf Zielfindung Übersicht Zielideen suchen Ziele analysieren und Zielstruktur aufbauen 287

6 Inhaltsverzeichnis Ziele operationalisieren Zielgewichtung Stufenweise Vergabe von Gewichtspunkten Präferenzmatrix Zielentscheidung, Zieldokumentation und Zielanpassung Bewertung Probleme der Bewertung Vorprüfung Wirtschaftlichkeitsrechnungen Kostenvergleiche Gewinn- und Rentabilitätsvergleiche Verbale Bewertung Nutzwertanalyse Kosten-Wirksamkeits-Analyse (= Kosten-Nutzen-Analyse) Visuelle Bewertung Sammlung negativer Auswirkungen und Absicherung der Lösung Techniken der Aufbauorganisation Inhalte der Aufbauorganisation Von der Aufgabenanalyse zur Aufbauorganisation Verbale Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation Stellenbeschreibungen Verzeichnisse, Organisationsanweisungen und Geschäftsordnungen Grafische und tabellarische Techniken der Aufbauorganisation Leitungsbeziehungen (Organigramme) Symbole Erscheinungsformen Funktionendiagramme Anforderungsprofile Kommunikationsbeziehungen Techniken der Ablauforganisation Inhalte der Ablauforganisation Ziele der Ablauforganisation Maximierung der Kapazitätsauslastung Minimierung der Durchlaufzeit Das Dilemma der Ablauforganisation Von der Aufgabenanalyse zur Ablauforganisation Gestaltung der Ablauforganisation Objekt-und Verrichtungsfolgen Objektfolgen Verrichtungsfolgen Grundformen von Ablaufstrukturen Techniken der Ablauforganisation Verbale Beschreibung Grafisch-verbale Techniken Matrix Verbale Rasterdarstellung Geblockte Texte Grafisch-strukturelle Techniken Folgepläne 363

7 12 Inhaltsverzeichnis Aufgabenfolgepläne Aufgabenträger-Folgeplan Folgestrukturen Blockdiagramme Datenflußdiagramm Programmablaufplan Vordruckstammbaum und Vordruckdurchlaufplan Entscheidungstabellen Grundlagen Grundaufbau Erstellen von Entscheidungstabellen Analyse von Entscheidungstabellen Redundanz- und Widerspruchstest Verdichtung von Entscheidungstabellen Beurteilung der Entscheidungstabellentechnik Organisationshandbücher Managementtechniken Einordnung Projektprioritäten Kriterien für Projektprioritäten Rangziffernverfahren zur Vergabe von Prioritäten Aufgabenplanung / Projektstrukturplan Ressourcenplanung (-Schätzung) Zeitschätzung Kostenschätzung/Budgetierung Ablaufplanung von Projekten Balkendiagramm Netzplantechnik Grundlagen Ablaufstrukturplanung Zeitplanung Kapazitätsplanung Kostenplanung Präsentationstechnik Präsentation im Rahmen des Projektablaufs Vorbereitung der Präsentation Information Raum Beteiligte Inhalt Visualisierung Unterlagen Durchführung der Präsentation Vortragsphase Diskussionsphase Auswertung der Präsentation 420 Literaturverzeichnis 423 Stichwortverzeichnis 427