Berufliche Schulen Kaufmännische Schulen

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1 Berufliche Schulen Kaufmännische Schulen Berufsbezogene Fächer Materialwirtschaftliche und absatzwirtschaftliche Prozesse eines Handelbetriebs Software: Microsoft Navision Dynamics Stuttgart 2007 H 07/35

2 Redaktionelle Bearbeitung Redaktion: Autoren: LS Stuttgart Tilman Horlacher, Esslingen Judith Kornagel, Freiburg Rainer Streb, Böblingen Stand: Mai 2007 Impressum Herausgeber: Druck und Vertrieb: Urheberrecht: Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Rotebühlstraße 131, Stuttgart Fon: Internet: Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Rotebühlstraße 131, Stuttgart Fax Fon: oder Inhalte dieses Heftes dürfen für unterrichtliche Zwecke in den Schulen und Hochschulen des Landes Baden-Württemberg vervielfältigt werden. Jede darüber hinausgehende fotomechanische oder anderweitig technisch mögliche Reproduktion ist nur mit Genehmigung des Herausgebers möglich. Soweit die vorliegende Publikation Nachdrucke enthält, wurden dafür nach bestem Wissen und Gewissen Lizenzen eingeholt. Die Urheberrechte der Copyrightinhaber werden ausdrücklich anerkannt. Sollten dennoch in einzelnen Fällen Urheberrechte nicht berücksichtigt worden sein, wenden Sie sich bitte an den Herausgeber. Bei weiteren Vervielfältigungen müssen die Rechte der Urheber beachtet bzw. deren Genehmigung eingeholt werden. Landesinstitut für Schulentwicklung, Stuttgart 2007

3 LANDESINSTITUT FÜR SCHULENTWICKLUNG STUTTGART Inhalt Seite I Materialwirtschaftliche Prozesse A Basisgeschäftsprozess Handel (Mandant: Handel_Basis.fbk) 1 0 Vorbemerkung 1 1 Basis-Geschäftsprozess Handel 3 2 Lösungshinweise für Basisgeschäftsprozess Handel 17 3 Umsetzung der Prozessschritte in Navision (Mandant: Handel_Basis.fbk) 20 B Fallstudie Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl (Mandant: Handel-Lieferantenauswahl.fbk) 28 0 Vorbemerkung 28 1 Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Alternative Bezugsquellen Quantitative Entscheidungsfindung 30 (Bezugskostenkalkulation) 1.3 Qualitative Entscheidungsfindung 31 (Entscheidungsbewertungstabelle) 2 Lösungshinweise 33 C Fallstudie Probleme bei HARO (Mandanten: Handel-Problem-10.fbk, 35 Handel-Problem-20.fbk) 0 Vorbemerkung 35 1 Fallstudie Probleme bei HARO 36 2 Lösungshinweise 40 D Fallstudie Optimierung der Bestelldisposition 46 0 Vorbemerkung 46 1 Fallstudie Optimierung der Bestelldisposition Berechnung der Sicherheits- und Meldebestände 47 (Mandant: HARO-Bestelldisposition.fbk) 1.2 Berechnung der optimalen Bestellmenge ABC-Analyse 50 2 Lösungshinweise 51 3 Umsetzung der Ergebnisse in der Beschaffungspolitik (Mandant: 54 HARO- Beschaffungspolitik.fbk) 4 Lösungshinweise 56

4 II Absatzwirtschaftliche Prozesse A Einführende Problemstellung Absatz (Mandant: Handel Absatz 57 Basis) 0 Vorbemerkung 57 1 Einführende Problemstellung Absatz 58 2 Lösungshinweise B Sortimentserweiterung im Rahmen der Produktpolitik (Mandant: HA- RO-Absatz-10) 0 Vorbemerkung 64 1 Sortimentserweiterung im Rahmen der Produktpolitik 65 2 Lösungshinweise 67 C Absatz-Controlling 68 0 Vorbemerkung 68 1 Absatz-Controlling 69 2 Lösungshinweise 71 D Vertriebscontrolling mit Hilfe der Prozesskostenrechnung 72 0 Vorbemerkung 72 1 Vertriebscontrolling mit Hilfe der Prozesskostenrechnung 73 2 Lösungshinweise 78

5 I Materialwirtschaftliche Prozesse A Basisgeschäftsprozess Handel (Mandant: Handel_Basis.fbk) 0 Vorbemerkung Ein zentraler Aspekt der Geschäftsprozessorientierung ist es, betriebliche Abläufe zu strukturieren und Zusammenhänge aufzuzeigen. Das traditionelle Organisationsprinzip einer vertikalen Spezialisierung nach Funktionen wird abgelöst durch eine horizontale Optimierung von Geschäftsprozessen. Moderne betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware unterstützt dieses Vorgehen, indem sämtliche Unternehmensbereiche und ihre Abläufe vom Einkauf über Produktion und Verkauf bis hin zu Personal und Finanz- und Rechnungswesen - abgebildet werden. Die vorliegende Handreichung basiert auf der integrierten Unternehmenssoftware Navision, welche diesem Organisationsprinzip folgt. Ausschlaggebend für einen durchgreifenden Reorganisationserfolg in Unternehmen ist aber letztlich die Akzeptanz und Qualifikation der Mitarbeiter. Dabei kommt vor allem der Prozesswahrnehmung entscheidende Bedeutung zu: Ganzheitliches Denken in übergreifenden Zusammenhängen wird in der betrieblichen Praxis mittlerweile von allen Mitarbeitern gefordert. Funktions- und abteilungsspezifische Tätigkeiten nehmen zugunsten bereichsübergreifender Aufgaben ab. Es erfolgt eine stärkere Vernetzung betrieblicher Teilbereiche mit der Konsequenz, dass von den Mitarbeitern verlangt wird, sich in komplexen Informationssystemen zurechtzufinden, die betrieblichen Prozesse zu kennen und die komplexen Datenstände ökonomisch sinnvoll zu nutzen. Die neuen Anforderungen der beruflichen Praxis stellen auch neue Ansprüche an schulische Inhalte und Methoden. Insbesondere im Bereich des Rechnungswesens und speziell der Buchführung kann ein prozessorientiertes und mit integrierter Unternehmenssoftware gestütztes Vorgehen zu einer wesentlichen Bereicherung des Unterrichts führen. Für den Schüler stellt sich Buchführung oftmals als ein aus dem Handlungszusammenhang des kaufmännischen Sachbearbeiters herausgelöster und isolierter Handlungsbereich dar. Es wird oft nur eine Eingangsrechnung verbucht ohne die vorausgehenden betrieblichen Abläufe zu thematisieren. Ein prozessorientierter Ansatz geht dagegen von einem durch externer (z.b. Kunde) bzw. interner Stelle (z.b. Personalwesen) oder Termin (z.b. 10. des Monats) ausgelösten Geschäftsprozess aus. Sämtliche betrieblichen Vorgänge, die beispielsweise von einer Kundenbestellung ausgehen und einen Beschaffungsvorgang auslösen, können in einer integrierten Unternehmenssoftware abgebildet werden (vgl. Abbildung). Anfrage Angebot Auftrag Beschaffung Lieferung Zahlung Bestellung Lieferung Zahlung INTEGRIERTE UNTERNEHMENSSOFTWARE Navision Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

6 Geschäftsprozesse ermöglichen dem Schüler eine ganzheitliche und vernetzte Strukturierung der betrieblichen Abläufe und Zusammenhänge. Das Rechnungswesen gelangt damit in den Kontext seines betrieblichen Sinnzusammenhangs als Kern des Informationssystems einer Unternehmung. Methodische Hinweise Beim Einsatz einer integrierten Unternehmenssoftware empfiehlt es sich, die Schüler zunächst eingehend mit dem Geschäftsprozess vertraut zu machen, der später im System abgebildet und verbucht werden soll. Dazu sollen die Schüler die Belege und Dokumente aus dem Belegsatz so ordnen, dass der Zusammenhang ersichtlich wird. In einem nächsten Schritt ist im strukturierten Arbeitsblatt kurz zu beschreiben, welche Vorgänge zu welchem Datum durchgeführt wurden. Darauf aufbauend sind die Vorgänge des Geschäftsprozesses als Prozesskette grafisch darzustellen. Ergebnis ist der oben abgebildete Basisprozess eines Handelsbetriebes. Auf den Belegen sind Buchungsstempel zur Vorkontierung angebracht. Die buchhalterische Betrachtung der Geschäftsvorfälle im Vorfeld des Software-Einsatzes soll helfen, die Buchungsautomatik der unsichtbaren Systembuchungen für die Schüler transparenter zu gestalten. Abschließend erfolgt die Umsetzung der erarbeiteten Prozessschritte in Navision. Die Arbeitsaufträge sind in Form von Leittexten als schriftliche Arbeitsanweisungen formuliert, mit deren Hilfe die Schüler die Vorgänge des Prozesses in Navision weit gehend selbstständig abbilden sollen. Schritt für Schritt werden die durchzuführenden Eingaben und die auszuwählenden Parameter in einem Ablaufschema dargestellt. Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

7 1 Basis-Geschäftsprozess Handel Erarbeitung des Geschäftsprozesses Nach drei Wochen Urlaub finden Sie auf Ihrem Schreibtisch einen Stapel ungeordneter Belege und Dokumente, die Ihre Urlaubsvertretung bei der HARO GmbH bereits bearbeitet hat. Sie möchten sich nun ein klares Bild über die Abläufe machen, die in Ihrer Abwesenheit erfolgt sind. a) Ordnen Sie dazu die Belege und Dokumente so, dass der Zusammenhang ersichtlich wird. Beschreiben Sie, welche Vorgänge zu welchem Datum durchgeführt wurden. Datum Beschreibung des Vorgangs Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

8 Die von Ihnen erarbeiteten sachlogisch zusammenhängenden und inhaltlich abgeschlossenen Aktivitäten werden als Geschäftsprozess bezeichnet. Sie dienen der Realisierung der übergeordneten Ziele des Unternehmens und erbringen eine Wertschöpfung (Wertzuwachs). b) Stellen Sie den Geschäftsprozesses mithilfe der folgenden Symbole dar: Hauptprozess Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang mit Vorgang 3 Unterprozess Unterprozess Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 c) Erstellen Sie eine ereignisgesteuerte Prozesskette Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

9 Belege und Dokumente des Basisgeschäftsprozesses Handel Baumarkt Müller e. K. Postfach Neubiberg Baumarkt Müller e.k. Haldenstr Neubiberg Haro GmbH Werkzeuge und Teile Im Industriegebiet Balingen Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vom: Unser Zeichen: AZ-1012 Name: Fink Telefon: (09335) Telefax: (09335) Datum: JJ Anfrage Eingegangen JJ Haro GmbH Sehr geehrte Damen und Herren, Wir beabsichtigen unser Sortiment zu erweitern und interessieren uns daher besonders für Mehrzweckzange, normale handelsübliche Ausführung. Aufgrund der zu erwartenden Nachfrage unserer Kunden benötigen wir 2000 Stück. Wir brauchen die Mehrzweckzangen bis spätestens JJ; wenn Sie früher liefern können, nennen Sie uns bitte einen verbindlichen Termin. Bitte senden Sie uns Ihr Angebot bis zum JJ zu. Vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen Baumarkt Müller e. K. i.a.: Fink Sparkasse Neubiberg (BlZ ) Kontonummer Sitz der Niederlassung: Neubiberg Volksbank Neubiberg (BLZ ) Kontonummer Registergericht: Amtsgericht Neubiberg HRB Nr Ust-ID-Nr.: DE Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

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12 Baumarkt Müller e. K. Postfach Neubiberg Baumarkt Müller e. K. Haldenstr Neubiberg Haro GmbH Werkzeuge und Teile Im Industriegebiet Balingen Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vom: JJ Unser Zeichen: AZ-1003 Name: Fink Telefon: (09335) Telefax: (09335) Datum: JJ Bestellung Eingegangen JJ Haro GmbH Sehr geehrte Damen und Herren, Wir danken Ihnen für Ihr Angebot. Liefern Sie uns bitte folgenden Artikel: Nr. Artikel Menge Einheit Preis/Stück Betrag Mehrzweckzange 2000 Stück 37, ,00 Wir erwarten Ihre Lieferung bis JJ frei Haus. Bitte gewähren Sie uns 3% Skonto. Mit freundlichen Grüßen Baumarkt Müller i.a: Fink Sparkasse Neubiberg (BlZ ) Kontonummer Sitz der Niederlassung: Neubiberg Volksbank Neubiberg (BLZ ) Kontonummer Registergericht: Amtsgericht Neubiberg HRB Nr Ust-ID-Nr.: DE Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

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15 Friedrich Walter e. K. Werkzeuge Friedrich Walter e. K. Mühlstr Tübingen Haro GmbH Im Industriegebiet Balingen Kunden Nr.: Rechnung - Nr.: Datum: JJ Bestelldatum: JJ Rechnung Eingegangen JJ Haro GmbH Pos. Artikelbezeichnung Menge (Stück) Einzelpreis (EUR) Gesamtpreis (EUR) 1 Mehrzweckzange , , % Umsatzsteuer 4.833,13 Rechnungsbetrag ,63 30 Tage Ziel Lieferung erfolgt frei Haus Konto Soll Haben Gebucht: Landesbank Baden-Württemberg (BLZ ) Kontonummer Sitz der Niederlassung: Tübingen Volksbank Tübingen (BLZ ) Kontonummer Registergericht: Info@walter.de Ust-ID-Nr.: DE Amtsgericht Tübingen HRB 2256 Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

16 Lagerzugangsschein Handelswaren Artikelnummer Bezeichnung Menge Einheit Preis je Mehrzweckzange normal Datum: Lieferant Nr. Lieferant JJ Friederich Walter Einheit Gesamt 1375 Stück 18, ,50 Eingelagert von: Schober LG07 Lagerort: HR XP003 Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

17 Materialentnahmeschein - Handelswaren Artikelnummer Bezeichnung Menge Einheit Preis je Mehrzweckzange normal Einheit Gesamt 2000 Stück 18, ,00 Datum: Ausgegeben von: Ausgegeben an: JJ Schober LG07 Landtaler VTJJ Konto Soll Haben Gebucht: Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

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19 Girokonto Auszug Sparkasse Zollernalb Kontonummer Text Buch.-Tag Wert Soll Haben ÜBERWEISUNG Friederich Walter, Tübingen, ER vom JJ JJ JJ ,63 Firma letzter Auszug vom- Kontostand alt Haro GmbH JJ ,87 Im Industriegebiet 11 Auszug Nr. Datum Kontostand neu Balingen JJ ,24 Konto Soll Haben Gebucht: Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

20 Girokonto Auszug Sparkasse Zollernalb Kontonummer Text Buch.-Tag Wert Soll Haben ÜBERWEISUNG Baumarkt Müller R.-Nr: JJ JJ ,00 Firma letzter Auszug vom- Kontostand alt Haro GmbH JJ ,24 Im Industriegebiet 11 Auszug Nr. Datum Kontostand neu Balingen JJ ,24 Konto Soll Haben Gebucht: Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

21 2 Lösungshinweise für Basisgeschäftsprozess Handel a) Prozessablauf bei der HARO GmbH Datum JJ JJ JJ JJ JJ JJ JJ Beschreibung des Vorgangs Eine Anfrage von Baumarkt Müller e. K. geht ein Wir überprüfen den Lagerbestand von Artikel Nr Mehrzweckzange. Wir erstellen ein Angebot über 2000 Stück Mehrzweckzangen Nr Eine Bestellung von Baumarkt Müller e. K. über 2000 Stück Mehrzweckzangen Nr geht ein Wir wandeln das Angebot in einen Auftrag um Unter Beachtung der Vorgabe, dass immer 500 Stück Mehrzweckzangen Nr am Lager sein sollen, wird eine Bestellung über 1375 Stück bei Friederich Walter e. K. in Tübingen veranlasst Bei uns trifft die bestellte Ware ein Wir erhalten die Rechnung Nr von Friederich Walter e. K. Die Eingangsrechnung Nr muss verbucht werden Wir entnehmen 2000 Stück Nr aus dem Lager für die Lieferung an Baumarkt Müller e. K. am nächsten Tag Wir erstellen die Ausgangsrechnung Nr an Baumarkt Müller e. K. Warenentnahme und Ausgangsrechnung müssen verbucht werden Wir liefern 2000 Stück Nr an Baumarkt Müller e. K. aus Wir bezahlen die ER Nr per Banküberweisung Überweisung muss verbucht werden Baumarkt Müller e. K. begleicht R.Nr durch Banküberweisung Überweisung muss verbucht werden b) Prozesskette Hauptprozess Anfrage Angebot Auftrag Beschaffung Lieferung Zahlung Unterprozess Bestellung Lieferung Zahlung Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

22 c) Darstellung des Geschäftsprozess als EPK Einkauf/Disposition Kundenauftrag ist eingetroffen und erfasst Bestandsprüfung Lager XOR Bestellungen Bestand reicht aus Bestand reicht nicht aus Bestellung beim Lieferanten Anfrage Bestellung Lieferung des Lieferanten Buchen Wareneingang Lager Wareneingang ist gebucht XOR Zahlung der ER buchen FiBu Lieferung an Kunden Zahlung ist gebucht Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

23 Fortsetzung: Verkauf Lieferung an Kunden Waren sind vorhanden Lieferung an Kunden Lager Waren sind geliefert Faktura Zahlung der AR buchen FiBu Zahlung ist gebucht Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

24 3 Umsetzung der Prozessschritte in Navision (Mandant: Handel_Basis.fbk) Datum: JJ Die HARO GmbH erhält am JJ vom Baumarkt Müller eine Anfrage über 2000 Stück Mehrzweckzangen Artikel Nr Der späteste Liefertermin ist der JJ. Der Transport zum Kunden dauert einen Tag. Eine Fehlmenge kann kurzfristig beschafft werden. Stellen Sie den vorhandenen Lagerbestand fest. 1 Extras/Arbeitsdatum aktuelles Arbeitsdatum eintragen 2 Lager/Artikel/Allgemein im Register Allgemein den vorhandenen Lagerbestand feststellen 3 und Hinweis: im Feld Beschreibung kann mit Hilfe der Suchfunktion die Mehrzweckzange gesucht werden Erstellen Sie ein Angebot. 1 Verkauf/Autragsabwicklung/Angebote 2 oder F3 und Im Feld durch Enter neue Angebotsnummer erstellen lassen 3 Debitor Nr im Register Allgemein Kundennummer eingeben oder über Auswahl des Kunden 4 Voraussichtl.Lieferdatum Lieferdatum eintragen 5 Belegdatum Belegdatum (Angebotsdatum) eintragen 6 auswäh- in der Verkaufszeile Artikelnummer eingeben oder über len 7 in der Verkaufszeile Menge eingeben 8 und Angebot wird erstellt Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

25 Datum: JJ Bei der HARO GmbH geht eine Bestellung des Kunden Baumarkt Müller über 2000 Stück Mehrzweckzangen Artikel Nr ein. Wandeln Sie das Angebot, das Sie dem Kunden Baumarkt Müller unterbreitet haben, in einen Auftrag um. Berücksichtigen Sie dabei die Kundenwünsche hinsichtlich Zahlungsund Lieferungsbedingungen. Die Fehlmenge kann kurzfristig beschafft werden. Erstellen Sie eine Auftragsbestätigung. 1 Extras/Arbeitsdatum aktuelles Arbeitsdatum eintragen 2 Verkauf/Autragsabwicklung/Angebote 3 im Register Fakturierung den Zahlungsbedingungscode entsprechend den Kundenwünschen ändern (3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen, 30 Tage Zahlungsziel) 4 Angebot wird in einen Auftrag umgewandelt 5 da die Fehlmenge kurzfristig beschafft werden kann, mit Ja beantworten 6 Mit Schaltfläche zum neu erzeugten Auftrag 7 im Register Allgemein Belegdatum für Auftragsbestätigung ändern 8 und Auftragsbestätigung wird erstellt Überprüfen Sie in der Artikelkarte des Artikels, welche Veränderung sich aufgrund des Verkaufsauftrags ergeben hat. 1 Lager/Artikel 2 im Register Allgemein die Veränderung feststellen Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

26 1 Einkauf/Bestellabwicklung/Bestellungen 2 oder F3 und im Feld durch Enter neue Bestellnummer erstellen lassen 3 Kreditor Nr Im Register Allgemein Lieferantennummer eingeben oder über Auswahl des Lieferanten 4 auswäh- in der Einkaufszeile Artikelnummer eingeben oder über len Eine eventuell notwendige Bestellung dieses Artikels ist im System zu erfassen. Der Artikel soll von der Firma Friedrich Walter e.kfm. bezogen werden. Die Bestellmenge soll so bemessen sein, dass nach der Belieferung unseres Kunden noch 500 Stück am Lager sind. Unser Lieferant soll am JJ liefern. Erstellen Sie eine entsprechende Bestellung. 5 in der Einkaufszeile die Menge eingeben 6 Liefertermin Im Textfeld Liefertermin das gewünschte Lieferdatum eintragen 7 und Einkaufsbestellung wird erstellt Überprüfen Sie in der Artikelkarte des Artikels, welche Veränderung sich aufgrund der Einkaufsbestellung ergeben hat. 1 Lager/Artikel 2 im Register Allgemein die Veränderung feststellen Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

27 Datum: JJ Die beim Lieferer Friedrich Walter bestellte Menge an Mehrzweckzangen trifft gleichzeitig mit der Rechnung ein. Die Rechnung des Kreditors hat die Nummer Extras/Arbeitsdatum aktuelles Arbeitsdatum eintragen 2 Einkauf/Bestellabwicklung/Bestellungen 3 Im Register Allgemein Buchungsdatum und Belegdatum aktualisieren 4 die Rechnungsnummer eintragen 5 und 6 und die bestellte Ware trifft gleichzeitig mit der Rechnung bei uns ein Überprüfen Sie in der Artikelkarte des bestellten Artikels, welche Veränderung sich aufgrund der Lieferung ergeben hat. 1 Lager/Artikel 2 im Register Allgemein die Veränderung feststellen Welche Auswirkungen ergeben sich in der Finanzbuchhaltung durch die Buchung der mit der Lieferung erhaltenen Eingangsrechnung? Welche Konten sind betroffen? 1 Finanzmanagement/Finanzbuchhaltung 2 3 und Navision wechselt in Soll/Haben-Darstellung des Kontenplans 4 und Datumsfilter auf aktuelles Buchungsdatum setzen; es werden die Kontobewegungen angezeigt, die an einem Tag (Buchungsdatum) vorliegen Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

28 Datum: JJ Die 2000 Mehrzweckzangen werden aus dem Lager entnommen und die Begleitpapiere (Lieferschein und Rechnung) werden erstellt. Der Auftrag ist in eine Lieferung mit Rechnung umzuwandeln. Erstellen Sie die Ausgangsrechnung 1 Extras/Arbeitsdatum aktuelles Arbeitsdatum eintragen 2 Verkauf/Autragsabwicklung/Aufräge 4 Im Register Allgemein Buchungsdatum und Belegdatum aktualisieren 5 und 6 und Die Ware wird gleichzeitig mit der Rechnung ausgeliefert Überprüfen Sie in der Artikelkarte den neuen Lagerbestand. 1 Lager/Artikel 2 im Register Allgemein die Veränderung feststellen Welche Auswirkungen ergeben sich in der Finanzbuchhaltung durch die Buchung der Lieferung und Ausgangsrechnung? Welche Konten sind betroffen? Wie hoch ist der Rohgewinn? 1 Finanzmanagement/Finanzbuchhaltung 2 3 und Navision wechselt in Soll/Haben-Darstellung des Kontenplans 4 und Datumsfilter auf aktuelles Buchungsdatum setzen, es werden die Kontobewegungen angezeigt, die an einem Tag (Buchungsdatum) vorliegen Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

29 Datum: JJ Wir begleichen die Eingangsrechnung Nr von Friedrich Walter laut Tageskontoauszug Nr. 189 durch Überweisung. 1 Extras/Arbeitsdatum aktuelles Arbeitsdatum eintragen 2 Finanzmanagement/Finanzbuchhaltung 3 Allgemein 4 Entsprechendes Buchungsdatum eintragen 5 Belegart über auswählen: Zahlung Zahlung von einem Debitor bzw. an einen Kreditor 6 Belegnummer des Kontoauszugs eingeben 7 Kontoart über auswählen: Kreditor 8 Kontonummer über auswählen 9 Gegenkontoart über auswählen: Bankkonto 10 Gegenkontonummer über auswählen 11 Ausgleich-Belegnr. auswählen 12 Offenen Posten auswählen: 13 und Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

30 Welche Auswirkungen ergeben sich in der Finanzbuchhaltung durch die Buchung der Zahlung an Friedrich Walter? Welche Konten sind betroffen? 1 Finanzmanagement/Finanzbuchhaltung 2 3 und Navision wechselt in Soll/Haben-Darstellung des Kontenplans 4 und Datumsfilter auf aktuelles Buchungsdatum setzen, es werden die Kontobewegungen angezeigt, die an einem Tag (Buchungsdatum) vorliegen Datum: JJ Zahlungseingang in Höhe von ,00. EUR vom Kunden Baumarkt Müller durch Ü- berweisung laut Tageskontoauszug Nr. 190 für die Rechnung Nr über 2000 Mehrzweckzangen. 1 Extras/Arbeitsdatum aktuelles Arbeitsdatum eintragen 2 Finanzmanagement/Finanzbuchhaltung 3 Allgemein 4 Entsprechendes Buchungsdatum eintragen 5 Belegart über auswählen: Zahlung Zahlung von einem Debitor bzw. an einen Kreditor 6 Belegnummer des Kontoauszugs eingeben 7 Kontoart über auswählen 8 Kontonummer über auswählen 9 Gegenkontoart über auswählen: Bankkonto 10 Gegenkontonummer über auswählen 11 Ausgleich-Belegnr. auswählen 12 Offenen Posten auswählen: 13 und und Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

31 Welche Auswirkungen ergeben sich in der Finanzbuchhaltung durch die Buchung der Zahlung von Baumarkt Müller? Welche Konten sind betroffen? 1 Finanzmanagement/Finanzbuchhaltung 2 3 und Navision wechselt in Soll/Haben-Darstellung des Kontenplans 4 und Datumsfilter auf aktuelles Buchungsdatum setzen, es werden die Kontobewegungen angezeigt, die an einem Tag (Buchungsdatum) vorliegen Basis-Geschäftsprozess Handel Horlacher / Streb / Kornagel

32 B Fallstudie Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl (Mandant: Handel-Lieferantenauswahl.fbk) 0 Vorbemerkung Ein zentraler Aspekt der Fallstudie ist es, die Bedeutung einer integrierten Unternehmenssoftware als komplexes Informationssystem für betriebswirtschaftliche Entscheidungen hervorzuheben. Ausgehend von einem Kundenauftrag sollen die Schüler Navision als Informationsbasis nutzen und die umfassenden Datenstände für einen Angebotsvergleich mit Lieferantenauswahl ökonomisch sinnvoll einsetzen. Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Horlacher / Streb / Kornagel i

33 1 Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Die HARO GmbH erhält vom Baumarkt Müller KG einen Auftrag über 230 Hocker. Bei der Prüfung des Auftrages stellen wir fest, dass wir die Ware nicht in ausreichender Menge vorrätig haben. Da wir die Fehlmenge jedoch kurzfristig beziehen können, erstellen wir eine Auftragsbestätigung. Mit unserem bisherigen Lieferanten, der Jonas Brauer AG aus Reutlingen, sind wir nicht mehr zufrieden. Daher soll der Hocker von anderen Lieferanten bezogen werden. Hocker 52 *52 Artikel Nr Alternative Bezugsquellen Wiederholt kam es zu Problemen mit dem bisherigen Lieferanten, der Jonas Brauer AG. Die HARO GmbH hat sämtliche Vorkommnisse in Navision dokumentiert. Erläutern Sie auf der Grundlage dieser Informationen stichwortartig die Gründe für den anstehenden Lieferantenwechsel. 1 2 im Feld Kreditorname 1 kann mit Hilfe der Suchfunktion der Lieferant gesucht werden 3 Liste der Bemerkungen wird angezeigt und Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Horlacher / Streb / Kornagel i

34 Stellen Sie fest, von welchen anderen Lieferanten der Hocker bezogen werden kann. 1 2 / Lieferanten Artikel/Lieferanten Katalog wird angezeigt 1.2 Quantitative Entscheidungsfindung (Bezugskostenkalkulation) Auf der Basis einer Bezugskostenkalkulation möchte der Leiter der Einkaufsabteilung der Geschäftsführung einen Vorschlag machen, bei welchem Lieferer der Hocker künftig bezogen werden soll. Für welches Angebot sollte sich die HARO GmbH entscheiden, wenn ausschließlich nach rechnerischen (quantitativen) Kriterien entschieden wird? Ermitteln Sie mithilfe von Excel (Angebotsvergleich_Aufgabe.xls) aus den drei vorliegenden Angeboten den gesamten Einstandspreis und den Einstandspreis je Stück. Es ist davon auszugehen, dass Skontoabzug genutzt wird. Berücksichtigen Sie zur Ermittlung der Bezugsmenge den Lagerbestand. Bezugsmenge in Stück: Lieferant Listenpreis - Liefererrabatt = Zieleinkaufspreis - Liefererskonto = Bareinkaufspreis = Einstandspreis gesamt = Einstandspreis pro Stk Abweichung in % Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Horlacher / Streb / Kornagel i

35 Die zur Berechnung notwendigen Informationen sind in Navision erfasst: / Lieferanten / EKPreise / EK-Zeilenrabatte Tabelle Artikel/Lieferanten Katalog wird angezeigt: EK-Preis und Lieferzeit Hier sind für den Hocker die Preise und mengenabhängigen Rabatte der einzelnen Lieferanten hinterlegt 1.3 Qualitative Entscheidungsfindung (Entscheidungsbewertungstabelle) Um zu einer endgültigen Entscheidung zu gelangen, sollen bei der Wahl des Lieferanten neben den quantitativen auch die qualitativen Entscheidungskriterien berücksichtigt werden. Erstellen Sie in Excel eine Entscheidungsbewertungstabelle. 1. Tragen Sie in die Tabelle alle Entscheidungskriterien ein, die sie im vorliegenden Fall für wichtig halten. 2. Gewichten Sie die ausgewählten Entscheidungskriterien nach der von Ihnen geschätzten Bedeutung mit einem Wert zwischen 1 und 10. (1= kaum wichtig, 10 = sehr wichtig). 3. Bewerten Sie anschließend anhand der Informationen aus den Berichten die drei Lieferanten hinsichtlich der gewählten Kriterien. (Bewertung 0 10; 0 = sehr schlecht; 10 hervorragend). Begründen Sie kurz Ihre Entscheidung in der Tabelle. 1 Bearbeitungshinweis: 2 im Feld Kreditorname 1 kann mit Hilfe der Suchfunktion der Lieferant gesucht werden 3 Liste der Bemerkungen wird angezeigt und Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Horlacher / Streb / Kornagel i

36 Entscheidungsbewertungstabelle Kugler und Grauer KG Friederich Walter Kaiser & Franz OHG Gewichtung Entscheidungskriterium verbale Begründung (1-10) = G x B gründung (1-10) = G x B gründung Bewertung Gesamt verbale Be- Bewertung Gesamt verbale Be- Bewertung (1-10) (1-10) Gesamt = G x B Einstandspreis Summe Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Horlacher / Streb / Kornagel i

37 2 Lösungshinweise a) vgl. Bearbeitungshinweise b) Bezugskalkulation Bezugsmenge in Stück: 215 Kugler und Grauer KG Kaiser & Franz OHG Friederich Walter Listenpreis Stk/gesamt 27, ,50 28, ,50 29, ,50 - Liefererrabatt 3% 177,38 2% 122,55 3% 190,28 = Zieleinkaufspreis 5.735, , ,23 - Liefererskonto 2% 114,70 3% 180,15 3% 184,57 = Bareinkaufspreis 5.620, , ,66 = Einstandspreis gesamt 5.620, , ,66 = Einstandspreis/Stück 26,14 27,09 27,76 Abweichung 0,00% 3,64% 6,18% Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Horlacher / Streb / Kornagel

38 Entscheidungskriterium 4 Entscheidungsbewertungstabelle Kugler und Grauer KG Kaiser & Franz OHG Friedrich Walter Gewichtung (1-10) verbale Begründung Bewertung (1-10) Gesamt (GxB) verbale Begründung Bewertung (1-10) Gesamt (GxB) verbale Begründung Bewertung (1-10) Gesamt (GxB) Einstandspreis 8 26, , , Qualität 7 Abmessungen nicht gegeben, aber neue Anlagen ab leichte Farbabweichungen 6 42 Beste Qualität Liefertreue 7 keine Beanstandungen geringfügig 8 56 mehrfach Terminüberschreitung 5 35 Lieferfrist 5 7 Tage Tage Tage 5 25 Service 4 angemessen und kurzfristig 8 32 äußerst kulant und schnell schleppend 6 24 Lieferbedingungen 3 ab Werk 0 0 frachtfrei 8 24 frei Haus Summe ,00 Bewertung gesamt (1-10) 7,3529 7,5294 6, Die hier dargestellte Lösung kann von den Schülerlösungen abweichen und stellt nur einen möglichen Lösungsvorschlag dar. Das weitere Vorgehen basiert auf der Entscheidung für das Angebot der Kaiser & Franz OHG. Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl Horlacher / Streb / Kornagel

39 C Fallstudie Probleme bei HARO (Mandanten: Handel-Problem- 10.fbk, Handel-Problem-20.fbk) 0 Vorbemerkung Die vorliegende Fallstudie hat das Ziel, Probleme der Materialwirtschaft zu thematisieren. Insbesondere geht es darum, eine Beschaffungsstrategie zu entwickeln, die für eine ausreichende Lieferbereitschaft des Unternehmens sorgt. Die Schüler sollen zunächst in der Rolle eines Einkaufssachbearbeiter des Unternehmens die bislang praktizierte Strategie der Bestelldisposition in Navision durchführen und so die unbefriedigende Ausgangslage erfahren. Aufgrund der dabei erkannten Probleme sollen sie Ideen zur Verbesserung dieses Geschäftsprozesses entwickeln und in Navision umsetzen. Dabei erkennen die Schüler, dass eine integrierte Unternehmenssoftware per se keineswegs optimale Ergebnisse liefert, sondern dass es einer der Unternehmenssituation angemessenen Anpassung der Steuerungsparameter des Programms bedarf. Die Fallstudie eignet sich für den unterrichtlichen Einsatz von Navision in einem zeitlich begrenzten Rahmen von ca. 4 Unterrichtsstunden, je nach Schulform. Inhalte der Finanzbuchhaltung wurden bewusst ausgeklammert und spielen nur eine marginale Rolle. Probleme bei HARO Horlacher / Streb / Kornagel

40 1 Fallstudie Probleme bei HARO Klaus Becker ist Sachbearbeiter im Einkauf und zuständig für die Warengruppe Handelswaren. Angesichts einer Vielzahl von Aufträgen für Artikel (Kerzenschlüssel normal) und aufgrund der in letzter Zeit verstärkten Nachfrage nach diesem Artikel gelingt es ihm nicht immer, die zur Erfüllung der Kundenaufträge notwendigen Bestellungen in der entsprechenden Menge und zum richtigen Zeitpunkt zu veranlassen. Deshalb kam es öfters zu Verzögerungen im Hinblick auf die eigenen Lieferverpflichtungen. Dies führte bei einigen Kunden zu gravierenden Engpässen in deren Produktionsplanung. Die Geschäftsleitung erhielt im letzten Monat von mehreren Kunden Beschwerden mit der Androhung, bei einer erneuten Lieferverzögerung die Lieferbeziehung zu beenden. Diese Probleme müssen dringend abgestellt werden. Seine Vorgehensweise im Hinblick auf das Durchführen eigener Bestellungen sieht bislang wie folgt aus: Für alle an einem Tag in Navision erfassten Kundenaufträge kontrolliert er im Lager- Modul von Navision, ob der gewünschte Artikel in ausreichender Menge vorhanden ist. Liegt eine Unterdeckung vor, erzeugt er eine entsprechende Bestellung, um den Gesamtbedarf zu decken. Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Lieferung der von uns bestellten Waren durch unsere Lieferanten am Morgen des Vortags des Liefertermins an die Kunden erfolgen muss, weil die Transportzeit für unsere Lieferungen an die Kunden einen Tag beträgt. Wichtige Vorbemerkung: Nach Öffnen des Mandanten muss zuerst das Arbeitsdatum eingestellt werden. Extras/Arbeitsdatum Arbeitsaufträge 1 (Datenstand Haro_Problem_10) Am des aktuellen Jahres ist im Hinblick auf die Auftrags- und Lagerbestände des Artikels (Kerzenschlüssel normal) eine bestimmte Situation gegeben. 1. Ermitteln Sie am heutigen Tag (08.12.), a) wie hoch der aktuelle Lagerbestand für Artikel (Kerzenschlüssel normal) ist b) wie hoch der Auftragsbestand für Artikel (Kerzenschlüssel normal) ist c) wie hoch der heutige Lagerabfluss dieses Artikels ist d) wie hoch der Lagerbestand dieses Artikels am Ende des Tages sein wird 2. Buchen Sie die heutigen Lagerabgänge für Kundenlieferungen des Artikels (Kerzenschlüssel normal), die aufgrund der Auftragstermine fällig sind! Probleme bei HARO Horlacher / Streb / Kornagel

41 Arbeitsaufträge 2 1. Ermitteln Sie, ob wir die Lieferverpflichtungen am für Artikel (Kerzenschlüssel normal) mit dem vorhandenen Lagerbestand erfüllen können! 2. Die beiden Aufträge, deren Liefertermin am liegt, können nicht fristgerecht beliefert werden, da der aktuelle Lagerbestand am nur 15 Stück beträgt, während sich das Auftragsvolumen auf 350 Stück beläuft. Nach telefonischer Rücksprache können die Kunden dazu gebracht werden, den als Alternativtermin zu akzeptieren. Ändern Sie die Liefertermine bei beiden Aufträgen entsprechend ab. 3. Am erhalten wir folgende Aufträge für Artikel : Kunden-Nr gewünschtes Liefer-Datum Menge Erfassen Sie die Aufträge in Navision! Arbeitsaufträge 3 (Datenstand Haro_Problem_20) 1. Bestimmen Sie die Bestellmenge und den Liefertermin, um den gesamten Bedarf rechtzeitig zu decken? 2. Erzeugen Sie in Navision im Modul Einkauf/Planung/Bestellvorschläge/Funktion/Planung berechnen den entsprechenden Bestellvorschlag! Analysieren Sie die erzeugten Bestellvorschläge. Welches Problem erkennen Sie? 3. Klaus Becker wird von seinem Abteilungsleiter aufgefordert, sein bisheriges Vorgehen im Fall des Artikels kritisch zu hinterfragen: Bisher wurde für jeden einzelnen Kundenauftrag der Bestand geprüft und entsprechend dem täglichen Bedarf bestellt. Diese Strategie führte in der Vergangenheit zu einer Vielzahl von Bestellungen, bei denen Becker oftmals den Überblick verlor (siehe oben). Stattdessen soll er zusammen mit seinen Kollegen ein geeignetes Verfahren entwickeln, um mit Hilfe von Navision so zu bestellen, dass jeder Kundenauftrag rechtzeitig beliefert werden kann, ohne dass eine Vielzahl von Bestellungen ausgelöst werden muss. Erarbeiten Sie in Gruppen geeignete Vorschläge! Probleme bei HARO Horlacher / Streb / Kornagel

42 4. Im Profi-Handbuch der Beschaffungsdisposition im Handelsgewerbe findet Klaus Becker die Empfehlung, bei Artikeln mit dauerhaft hoher, jedoch schwankender Nachfrage das Bestellpunktverfahren anzuwenden. Klären Sie die Grundzüge des Bestellpunktverfahrens! 5. Aus dem letzten Quartal liegen folgende Zahlen vor: durchschnittlicher Absatz pro Tag von ca. 500 Stück (wir gehen von 300 Arbeitstagen pro Jahr aus) als Sicherheitsbestand wird das doppelte des Tagesverbrauchs vorgeschlagen die Lieferzeit für den Artikel beträgt 2 Tage unser Lager erlaubt eine maximale Lagermenge bis zu Stück. (Meldebe- Errechnen Sie mit Hilfe der o.a. Informationen die Höhe des Bestellpunkts stands)! 6. Im Profi-Handbuch der Beschaffungsdisposition im Handelsgewerbe findet Becker an anderer Stelle einen Hinweis auf die Andler-Formel zur Berechnung der optimalen Bestellmenge. a) Welche Informationen werden zur Berechnung der optimalen Bestellmenge benötigt? b) Welche Voraussetzungen liegen der Verwendung der Andler-Formel zugrunde? c) Aus der Kostenrechnung erhält Becker folgende Informationen: Durchschnittlicher Lagerkostensatz für gelagerte Handelswaren: 10% Durchschnittliche feste Kosten je Beschaffungsvorgang: 20 Euro Errechnen Sie die optimale Bestellmenge! 7. Auf der Grundlage des festgelegten Meldebestandes (2.000 Stück) soll mit Hilfe von Navision frühzeitig erkannt werden, wann der durch Kundenaufträge verursachte aktuelle und zukünftige Bedarf dazu führt, dass der Meldebestand unterschritten wird. In diesem Fall soll eine bestimmte Bestellmenge, die auf der Grundlage der Andler-Formel und nach Rücksprache mit unserem Lieferanten auf Stück festgelegt wurde, zum entsprechenden Zeitpunkt, d.h. drei Tage (=1 Tag Auslagerung und 2 Tage Lieferzeit des Artikels ) vor Eintreten der eigenen Lieferverpflichtung bestellt werden. Unser Lieferant ist in der Lage, diese Menge innerhalb von zwei Tagen zu liefern. Nehmen Sie in Navision die entsprechenden Einstellungen des Bestellzyklus des Sicherheitsbestands des Meldebestands der optimale Bestellmenge des Wiederbeschaffungsverfahrens vor! Probleme bei HARO Horlacher / Streb / Kornagel

43 Arbeitsaufträge 4 1. Navision soll täglich für die Artikel Bestellvorschläge erzeugen, deren Meldebestand aktuell oder durch künftige Lagerabgänge aufgrund von Kundenaufträgen unterschritten wird. Die Bestellvorschläge sollen die Menge und den Bedarfstermin enthalten (vorerst nur für Artikel ). Führen Sie am diesen täglichen Routinelauf des Programms durch und erzeugen Sie Bestellvorschläge! 2. Wandeln Sie die Bestellvorschläge in eine Bestellung beim Lieferanten Georg Liebherr und Söhne um! 3. Kontrollieren Sie auf der Artikelkarte die aus der Bestellung resultierende Veränderung! Probleme bei HARO Horlacher / Streb / Kornagel

44 2 Lösungshinweise Arbeitsaufträge 1 1. Lagerbestand am Anfang = 715 Stück Auftragsbestand = Stück Lagerabfluss = 700 Stück Lagerbestand am Ende = 15 Stück 2. Verkauf/Auftragsabwicklung/Aufträge Buchen/Buchen (Buchungsdatum auf anpassen) Arbeitsaufträge 2 1. Wir können die Lieferverpflichtungen am nicht erfüllen, da zur Deckung des Bedarfs von 350 Stück nur ein Lagerbestand von 15 Stück zur Verfügung steht. Bei einer Lieferzeit von zwei Tagen würde eine sofortige Bestellung am zu einer Lieferung am führen, so dass die Artikel erst am dem Kunden zur Verfügung stehen. 2. Verkauf/Auftragsabwicklung/Aufträge 3. Verkauf/Auftragsabwicklung/Aufträge Arbeitsaufträge 3 1. Eine Bestellung über Stück am ( Tage Lieferzeit) 2. Einkauf/Planung/Bestellvorschläge/Funktion/Planung berechnen Im Register Optionen folgende Einträge vornehmen (hier am Beispiel des Jahres 2007): Probleme bei Haro Horlacher / Streb / Kornagel

45 Es ergibt sich folgender Bestellvorschlag: Der erzeugte Vorschlag sorgt zwar dafür, dass der Netto-Bedarf rechtzeitig exakt gedeckt wird, aber im Falle weiterer zwischenzeitlicher Aufträge wäre die Lieferbereitschaft nicht gewährleistet, da wieder neue Bestellungen erzeugt werden müssten. Deshalb erscheint es sinnvoll, eine Bestelldisposition zu realisieren, die mengenmäßig über den aktuellen Nettobedarf hinausgeht. 3. Alle Vorschläge der Schüler sammeln und besprechen 4. siehe BWL-Lehrbuch 5. Bestellpunktmenge= Sicherheitsbestand+Lieferzeit*durchsch. Tagesverbrauch Bestellpunktmenge= * 500 Bestellpunktmenge= Stück 6. ( 200 * Jahresverb rauch * fixe Beschaffungskosten) /( Einst. preis * Lagerkostensatz) ( 200 * *20) /(10 *7,5) = Stück 7. Lager/Planung & Ausführung/Artikel/Planung Damit der festgelegte Meldebestand von Stück bei dessen Unterschreiten eine Bestellung von Stück auslöst, muss die Menge von Stück im Feld Meldebestand und die Menge von Stück im Feld Optimale Bestellmenge eingetragen werden. Der Eintrag im Feld Sicherheitsbestand erfolgt aufgrund der Überlegungen im Punkt 5. Im Feld Wiederbeschaffungsverfahren muss folgende Einstellung vorgenommen werden: Bestellpunkt Probleme bei Haro Horlacher / Streb / Kornagel

46 Damit diese geänderten Einstellungen für die Bestelldisposition wirksam werden, müssen sie in die Lagerhaltungsdaten übernommen werden: Lager/Artikel/Funktion/Lagerhaltungsdaten erstellen Im Register Optionen folgende Einstellungen vornehmen: Arbeitsaufträge 4 1. Einkauf/Planung/Bestellvorschläge/Funktion/Planung berechnen Der erste von Navision erzeugte Bestellvorschlag enthält das heutige Datum (08.12.) als Fälligkeitstermin, da aktuell eine Unterdeckung des festgelegten Meldebestandes von Stück ( = ) festgestellt wird. Wir ändern das Fälligkeitsdatum wegen der Lieferzeit von zwei Tagen auf den und das Bestelldatum auf Der zweite Bestellvorschlag ergibt sich daraus, dass am die verfügbare Lagermenge von Stück durch die Entnahme aus dem Lager (bedingt durch die Auslieferung der beiden Aufträge über 350 Stück bzw. 750 Stück zum ) auf Stück sinkt und damit den Meldebestand von Stück unterschreitet. Deshalb wird eine entsprechende Bestellung erzeugt, die am geliefert wird, wodurch am gleichen Tag. die Lagerverfügbarkeit erhöht wird. 2. Einkauf/Planung/Bestellvorschläge/Funktion/Ereignismeldung durchführen Es ergeben sich die folgenden zwei Bestellungen: Einkauf/Bestellungsabwicklung/Bestellungen Probleme bei Haro Horlacher / Streb / Kornagel

47 3. Lager/Planung & Ausführung/Artikel/Allgemein Die erzeugten Bestellungen wirken sich auf die Materialverfügbarkeit aus, was in Navision auch auf der Artikelkarte erkennbar ist. Lager/Planung & Ausführung/Artikel/Artikel/Artikelverfügbarkeit nach/periode Probleme bei Haro Horlacher / Streb / Kornagel

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49 Entwicklung des Lagerbestandes Meldebestand Probleme bei HARO Horlacher / Streb / Kornagel

50 D Fallstudie Optimierung der Bestelldisposition 0 Vorbemerkung Diese Fallstudie behandelt folgende drei Teilbereiche der Bestelldisposition: Bestellverfahren, optimale Bestellmenge und ABC-Analyse. Die inhaltliche Vorgehensweise besteht darin, dass zunächst Grundzüge des Bestellpunktverfahrens betrachtet werden. Im nächsten Schritt erarbeiten die Schüler das Grundprinzip der optimalen Bestellmenge. Anschließend nutzen die Schüler die ABC-Analyse als Instrument zur Entscheidung über den Einsatz der geeigneten Beschaffungsstrategie. Im letzten Teil der Fallstudie werden die Erkenntnisse aus den vorangegangenen Teilgebieten mit Hilfe von Navision in einen ganzheitlichen Zusammenhang gebracht und vertieft. Dabei analysieren die Schüler einen konkreten Bestellvorschlag und erläutern die errechneten Mengen und Termine auf der Basis der zugrunde liegenden Beschaffungsstrategie. Optimierung der Bestelldisposition Horlacher / Streb / Kornagel

51 1 Fallstudie Optimierung der Bestelldisposition 1.1 Berechnung der Sicherheits- und Meldebestände (Mandant: HARO- Bestelldisposition.fbk) Problemstellung Die HARO GmbH handelt nicht nur mit Werkzeugen und Heimwerkerbedarf, sondern erweitert ihr Sortiment um einen Bausatz für einen Bürotisch, der von Kunden selbst zusammengebaut wird. Der Vertrieb erfolgt über Baumärkte. Die zugesagten Liefertermine für den Bürotisch konnten in der jüngsten Vergangenheit nicht immer eingehalten werden, weil die Komponenten von den Herstellern verspätet bei uns eintrafen. Der Leiter der Materialwirtschaft beauftragt eine Arbeitsgruppe, geeignete Vorschläge zur Verbesserung der Materialversorgung zu entwickeln. Das Team einigt sich auf folgende Veränderungen im Bereich der Materialdisposition: Für alle Fremdbezugsteile werden Sicherheitsbestände in Höhe von 1% des voraussichtlichen Jahresbedarfs definiert, die zu keinem Zeitpunkt unterschritten werden sollen. Die Verkaufsabteilung rechnet mit einem voraussichtlichen Jahresabsatz von Bausätzen der Bürotische. Wenn ein bestimmter Lagerbestand (Meldebestand) erreicht wird, soll automatisch eine Bestellung ausgelöst werden. Der Meldebestand soll so bestimmt werden, dass während der Wiederbeschaffungszeit (Lieferzeit) der Sicherheitsbestand nicht unterschritten wird. Beispiel: Sicherheitsbestand: 200 Stück Lieferzeit: 5 Tage Durchschnittlicher Verbrauch pro Tag: 50 Stück Meldebestand = Sicherheitsbestand + Lieferzeit x Durchschnittlicher Verbrauch pro Tag Meldebestand = 200 Stück + 5 x 50 Stück = 450 Stück Arbeitsauftrag: Bestimmen Sie mithilfe einer Excel-Tabelle (vgl. BESTAND_Aufgabe.xls) für alle Fremdbezugsteile der HARO GmbH die Sicherheits- und Meldebestände. Bei der HARO GmbH wird an 300 Tagen im Jahr gearbeitet. Die Lieferzeiten sind auf den jeweiligen Artikelkarten hinterlegt. Artikelnummer Bezeichnung Tischplatte Fußstöpsel Holzschraube Tischbein Verpackungskarton Strukturbaum Bürotisch St 1 St 4 St 16 St 1 St Tischbein Tischplatte Fußstöpsel Holzschraube Versandkarton Optimierung der Bestelldisposition Horlacher / Streb / Kornagel

52 1.2 Berechnung der optimalen Bestellmenge Problemstellung Für den Artikel Fußstöpsel wurde ein Jahresbedarf von Stück bestimmt. Bei einer Besprechung der Unternehmungsleitung mit den Abteilungsleitern Einkauf und Lagerhaltung wird heftig darüber diskutiert, ob der voraussichtliche Jahresbedarf an Fußstöpseln auf einmal beschafft werden soll oder ob mehrmals im Jahr kleinere Mengen bestellt werden sollen. Abteilungsleiter Einkauf: Ich bin der Meinung, wir sollten auf jeden Fall so viele Fußstöpsel wie möglich auf einmal bestellen. Am besten wäre es natürlich, gleich den ganzen Jahresbedarf auf einmal zu beschaffen. Dann hätte ich am wenigsten Arbeit damit. Unsere Abteilung müsste dann nur einmal den Bedarf ermitteln, eine Bestellung schreiben und übermitteln. Und haben Sie denn nicht daran gedacht, welche zusätzlichen Personalkosten in meiner Abteilung entstehen, wenn wir andauernd kleine Lieferungen kontrollieren müssen. Wer soll denn jedes Mal die Ware, den Lieferschein und die Rechnung prüfen? Wissen Sie, was das kosten würde? Abteilungsleiter Lagerhaltung: Da bin aber ganz anderer Meinung. Sie sehen wieder nur Ihre Abteilung und denken nicht daran, was eine einmalige Lieferung von Fußstöpseln für meine Lagerhaltung bedeuten würde: Ich habe sowieso nicht genügend Platz in unserem Lager für so viele Fußstöpsel und müsste irgendwo ein Fremdlager anmieten. Daneben erhöhen sich meine Personalkosten, um eine so große Menge einlagern, pflegen und verwalten zu können. Sie dürfen auch nicht die hohen Zinskosten vergessen. Die entstehen uns dadurch, dass wir bei einer einmaligen Bestellung von Fußstöpseln viel Geld auf einmal ausgeben müssen und dieses Geld dann lange Zeit nutzlos im Lager gebunden ist. Außerdem ist es bei einer so großen Menge viel wahrscheinlicher, dass Fußstöpsel verloren gehen oder gestohlen werden. Geschäftsführerin: Aber meine Herren, so kommen wir doch nicht weiter. Also ich bin der Meinung, wir sollten Informationen Beschaffungskosten: Die Beschaffungskosten (bestellfixe Kosten) setzen sich vor allem aus Verwaltungskosten (Personalkosten), Büromaterial- und Übermittlungskosten zusammen. Für jede Bestellung fallen Kosten in Höhe von 20,00 an. Lagerkosten: Die Lagerkosten betragen 10% des Werts der eingelagerten Ware. Der Einstandspreis des Artikels Fußstöpsel beträgt unabhängig von der Bestellmenge 0,04 je Stück. Das Fertigungsverfahren der HARO GmbH ermöglicht einen gleichbleibenden Lagerabgang. Als durchschnittlicher Lagerbestand wird daher jeweils die halbe Beschaffungsmenge angenommen. Optimierung der Bestelldisposition Horlacher / Streb / Kornagel

53 Arbeitsaufträge 1. Erläutern Sie den Zielkonflikt zwischen den Zielen der Einkaufsabteilung und den Zielen der Lagerhaltung? 2. Auf welche Weise lässt sich der Zielkonflikt lösen? 3. Bei welcher Bestellmenge ist die Summe aus Beschaffungskosten und Lagerhaltungskosten am niedrigsten? Bestimmen Sie für den Artikel Fußstöpsel tabellarisch die optimale Bestellmenge. Die Tabelle soll folgende Struktur aufweisen: Variieren Sie die Anzahl der Bestellungen je Periode von Optimale Bestellmenge Artikelnr Gesamtbedarf (Stück) Feste Kosten je Best. 20,00 Lagerkostensatz in % 10,00 Einstandspreis je Stück 0,04 Anzahl Bestellungen je Peride Bestellmenge (St) Bestellkosten Durchschn. LB (St) Durchschn. LW Lagerkosten Gesamtkosten (Vgl. OPTBEST_Aufgabe.xls) 4. Stellen Sie den Verlauf der Bestellkosten, der Lagerkosten und der Gesamtkosten grafisch dar. 5. Bestimmen Sie für den Artikel Fußstöpsel die optimale Bestellmenge mithilfe der Andler-Formel Optimale Bestellmenge = 200 bestellfixekosten Jahresbedarf Eins tan dspreis / Einheit Lagerkostensatz 6. In der betrieblichen Praxis wird die optimale Bestellmenge oftmals nicht realisiert. Erläutern Sie die Gründe. Optimierung der Bestelldisposition Horlacher / Streb / Kornagel

54 1.3 ABC-Analyse Problemstellung Der Teamleiter schlägt vor, für jedes Fremdbezugsteil die Vorratsbeschaffung mit der optimalen Bestellmenge als Losgröße zu realisieren. Der Leiter der Abteilung Materialwirtschaft gibt dagegen zu bedenken, dass die Vorratsbeschaffung bei einigen Fremdbezugsteilen zu hoher Kapitalbindung führt. Arbeitsauftrag 1. Berechnen Sie mithilfe einer Excel-Tabelle die Lagerkosten für alle Fremdbezugsteile. Geschätzter Jahresbedarf an Tischen (St): Lagerkostensatz in % Artikelnummer Stücklistenmenge ME Geschätzter Verbrauch/Jahr Einstandspreis durchschn. Lagerwert Lagerkosten (Vgl. ABC_Aufgabe.xls) Erläutern Sie anhand Ihres Ergebnisses den Einwand des Leiters der Abteilung Materialwirtschaft. 2. In vielen Industriebetrieben stellt ein relativer kleiner Teil der Fertigungsmaterialien und Handelswaren einen großen Anteil am gesamten Wert der eingekauften Materialien dar. Dementsprechend erfolgt eine Klassifizierung der Materialarten nach ihrem Anteil am Wert des Gesamtbestandes in A-, B- und C-Güter. Wichtig ist hierbei die Erkenntnis, dass nicht alle Materialklassen in der Lagerhaltung in gleicher Weise zu behandeln sind, da sie höchst unterschiedlich zur Lagerkostenentwicklung beitragen (vgl. Arbeitsauftrag 1). Die ABC- Analyse ist ein Hilfsmittel, um festzustellen, bei welchen eingekauften Materialien eine intensive Beschaffungsmarktforschung, eine genaue Zeit- und Mengenplanung sowie eine sorgfältige Überwachung der Lagerbestände wirtschaftlich sinnvoll ist. Erstellen Sie eine ABC-Analyse. ABC-Analyse Schwellen: A-Gut: < = 75 % B-Gut: > 75% C-Gut: > 95% Artikelnr. Einstandspreis Jahresbedarf Lagerwert %-Anteil kum. %-Anteil ABC-Kategorie (Vgl. ABC_Aufgabe.xls) 3. Analysieren Sie die Ergebnisse der ABC- Analyse. Unterbreiten Sie Vorschläge, welche Artikel bevorratet werden sollen und welche auftragsbezogen im Bedarfsfall beschafft werden sollen. Optimierung der Bestelldisposition Horlacher / Streb / Kornagel