SEPA für Microsoft Dynamics NAV

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1 SEPA für Microsoft Dynamics NAV 24. September 2013

2 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick SEPA Technischer Standard IBAN BIC Gläubiger-Identifikationsnummer SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) Die Änderung des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG) und der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) 8 2 Anpassungen in Ihrer ERP-Software Microsoft Dynamics NAV _ 9 Firmeninformationen 10 SEPA Überblick

3 1 Überblick Ab dem 1. Februar 2014 wird der bestehende Zahlungsverkehr für Überweisungen und Lastschriften gemäß der neuen SEPA-Verordnung nur noch nach den neuen europäischen Regeln erfolgen. Mit SEPA wird nicht mehr wie derzeit zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Neben den Banken müssen auch Unternehmen und Behörden auf das neue SEPA- Verfahren umgestellt werden. Das funktioniert jedoch nicht automatisch. Wir unterstützen Sie bei der SEPA-Umstellung Ihres Microsoft Dynamics NAV ERP Systems (ab Version 3.70). Nach der Umstellung können Sie SEPA-Zahlungen bzw. SEPA- Lastschriften automatisch aus Microsoft Dynamics NAV erzeugen. 1.1 SEPA Technischer Standard SEPA wurde als XML-Nachrichtenformat auf Basis des weltweiten Standards ISO entwickelt. Dieser einheitliche technische Standard bildet somit künftig die Grundlage für die Abwicklung von Zahlungen im SEPA-Raum. Ein bedeutender Unterschied zu den bisherigen nationalen Verfahren besteht darin, dass der Überweisende und der Begünstigte (sowie deren Kreditinstitute) anhand von IBAN und BIC anstelle der nationalen Bankleitzahl und Kontonummer identifiziert werden IBAN IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine standardisierte, internationale Bank-/Kontonummer für nationale und grenzüberschreitende Zahlungen. Sie besteht aus maximal 34 Stellen, die je nach Land unterschiedlich genutzt werden können. Lediglich die ersten vier Stellen sind fest definiert. In Deutschland wird die IBAN mit 22 Stellen dargestellt: Die ersten zwei Stellen enthalten das Länderkennzeichen (DE für Deutschland). Eine zweistellige Prüfziffer dient zur Kontrolle der Kontonummer und Bankverbindung vor Ausführung der Zahlung. Anschließend folgt die achtstellige Bankleitzahl des Kontoinhabers (hier ) sowie rechtsbündig und nach vorn mit 0 aufgefüllt die Kontonummer, welche je nach Kreditinstitut bis zu zehn Stellen umfasst. Für die Umstellung der Kontodaten der heute im deutschen Zahlungsverkehr gebräuchlichen Kontonummern und Bankleitzahlen auf die international verwendeten IBAN und BIC stellt Ihnen NAV einige Hilfsmittel zur Verfügung. Bei der Zusammensetzung der IBAN gibt es neben den Standardregeln noch 42 Sonderregeln. Diese Sonderregeln finden Sie auf der Internetseite der Bundesbank. Für eine SEPA Überblick

4 zertifizierte Umstellung Ihrer Kontodaten auf IBAN und BIC können Sie u. a. das IBAN- Serviceportal des Banken-Verlags nutzen, welches bei der Berechnung von IBAN alle Sonderregeln für deutsche Bankverbindungen berücksichtigt. Eine Schnittstelle für das Auslesen von Bankverbindungen und den Rückimport der Dateien des IBAN Serviceportals wird für Sie während der SEPA-Umstellung implementiert BIC BIC steht für Bank Identifier Code und ist die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstituts. Der BIC besteht aus maximal elf Stellen und wird auch als SWIFT-Code bezeichnet. Die ersten vier Stellen enthalten die Bankbezeichnung, sind alphanumerisch und können frei gewählt werden (z. B. MARK für die Deutsche Bundesbank). Darauf folgt die Länderkennung, welche dem ISO-Code des jeweiligen Landes entspricht. Sie besteht aus zwei Stellen (z. B. DE für Deutschland). Anschließend folgt eine zweistellige Orts-/Regionenangabe (z. B. FF für Frankfurt am Main). Die letzten drei Stellen können für Filialbezeichnungen genutzt werden (hier XXX als Platzhalter) und sind frei wählbar. Sie können jedoch auch frei bleiben. Die Angabe des BIC zur Identifizierung der Kontoverbindung wird nach dem 1. Februar 2014 für Inlandszahlungen und nach dem 1. Februar 2016 für grenzüberschreitende Zahlungen nicht mehr benötigt Gläubiger-Identifikationsnummer Um als Zahlungsempfänger (z. B. Unternehmen) Lastschriften auf Basis der SEPA- Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. In Deutschland ist die Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen: SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) Die SEPA-Überweisung wird seit dem 28. Januar 2008 von fast allen Banken angeboten. Durch die Umsetzung der Richtlinie für Zahlungsdienste im Binnenmarkt in nationales Recht darf die Abwicklungszeit im nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in Europa ab November 2009 nicht mehr als drei Bankgeschäftstage (ab 2012 nur noch ein Bankgeschäftstag) betragen. Dies ist unabhängig davon, in welchem Land des SEPA-Raumes der Zahlungsempfänger sein Konto unterhält. SEPA Überblick

5 1.1.5 SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) Aufgrund unterschiedlicher rechtlicher Rahmenbedingungen und verschiedener nationaler Lastschriftverfahren hatte man sich für die Entwicklung eines völlig neuen SEPA-Lastschriftverfahrens entschieden. Ab November 2009 können Kreditinstitute die SEPA- Lastschrift anbieten. Zwei Lastschriftverfahren sind zu unterscheiden: SEPA Core Direct Debit (Basisvariante - siehe Punkt 1.1.6) SEPA Business to Business Direct Debit (Firmenlastschrift für den Verkehr mit Geschäftskunden - siehe Punkt 1.1.7) Die Basisversion der SEPA-Lastschrift enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Die Firmenlastschrift berücksichtigt die Bedürfnisse von Geschäftskunden und ist dem heutigen Abbuchungsverfahren ähnlich. Beim SEPA-Lastschriftverfahren benötigen Sie als Zahlungsempfänger ein Mandat, das Ihnen vom Zahler erteilt wird. Das Mandat ist eine rechtliche Legimitation für den Einzug von SEPA-Lastschriften und umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Das Regelwerk des European Payments Council (EPC) sieht drei Typen des Mandats vor: das papiergebundene Mandat mit der eigenhändigen Unterschrift, das e-mandat des EPC, (Diese Form des Mandats ist ein freiwilliger Service der Banken und wird von der Deutschen Kreditwirtschaft nicht angeboten.) und das elektronische Mandat mit einer sicheren Unterschrift. (Die Deutsche Kreditwirtschaft ist durch das Regelwerk des EPC verpflichtet, diesen Mandatstyp zu unterstützen. Dies ist aber zurzeit noch nicht der Fall.) Das Mandat muss die Gläubiger-ID des begünstigten Unternehmens (bzw. der Person) enthalten, welches im Datensatz als Lastschriftgläubiger erscheint und auf dessen Namen das Konto zum Lastschrifteinzug lautet. Bereits erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate genutzt werden. Dies ist aufgrund der im Juli 2012 erfolgten Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute in Deutschland möglich. Zu beachten ist dabei, dass der Lastschrifteinreicher den Zahler vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform unterrichtet hat. Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen und wird beim Anlegen eines Mandates manuell oder von Microsoft Dynamics NAV automatisch erstellt. Sie darf bis zu 35 alphanumerische Zeichen lang sein. SEPA Überblick

6 In Microsoft Dynamics NAV können Sie SEPA-Mandate für verschiedene Debitorenbanken anlegen und diese je nach Geschäftsvorfall für SEPA-Lastschriften nutzen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, mit dem Modul Zahlungsverkehr Schreiben in verschiedenen Varianten für die Mandatserteilung zu gestalten. Beispielschreiben zur Umstellung auf das SEPA-Basislastschriftverfahren stellt die Deutsche Kreditwirtschaft zusammen mit Beispielen für das SEPA-Lastschriftmandat und das Kombimandat zur Verfügung. Das SEPA-Mandat erlischt nach 36 Monaten der Nichtnutzung SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) Abbildung 1: Ablauf einer SEPA-Basislastschrift Wenn Unternehmen, Vereine oder Selbständige Lastschriften von Privatkunden einziehen, fallen diese Zahlungen unter die Regelung der SEPA-Basislastschrift, SEPA Direct Debit Core. Die SEPA-Basislastschrift ist ein Lastschrifteinzug in Euro eines Nicht Verbrauchers von einem Verbraucher innerhalb der SEPA-Länder. Um eine SEPA-Basislastschrift durchzuführen, benötigen Sie eine Gläubiger-ID. Die Gläubiger-ID wird kostenfrei von der Deutschen Bundesbank vergeben. Eine SEPA-Lastschrift wird durch ein sogenanntes Mandat autorisiert. Als Zahlungsempfänger legen Sie dem Zahlungspflichtigen ein Mandat zur Unterschrift vor. Die Mandate können Sie nach der SEPA-Umstellung automatisch aus Microsoft Dynamics NAV erstellen lassen. Der Zahlungspflichtige erteilt Ihnen das Mandat und ermächtigt Sie damit zum Einzug der Forderungen. Sie geben das Mandat in Microsoft Dynamics NAV frei. Sie senden dem Zahlungspflichtigen eine Vorabinformation (Pre-Notification), z. B. in Form einer Rechnung, einer Police oder eines Vertrages. Sofern nicht anders vereinbart, ist die Vorabinformation 14 Tage vor Fälligkeit zu senden. SEPA Überblick

7 Sie erstellen in Microsoft Dynamics NAV eine SEPA-Basislastschriftdatei, welche rechtzeitig online an Ihre Bank zu übermitteln ist. Ihre Bank leitet den Auftrag an die Bank des Zahlungspflichtigen weiter. Bei einmaligen Lastschriften und der ersten Folge-Lastschrift muss die Übermittlung spätestens fünf Bankarbeitstage vor Fälligkeit erfolgen, bei weiteren Folge- Lastschriften bis spätestens zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Die Bank des Zahlungspflichtigen belastet das Konto des Zahlungspflichtigen am Fälligkeitstag. Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben, d. h., die entsprechende Kontobelastung rückgängig gemacht werden. Bei Vorliegen einer unautorisierten Lastschrift, alos einer Kontobelastung ohne SEPA-Mandat, kann die Zahlung innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) Lastschriften, die Vereine, Selbständige oder Unternehmen von anderen "Nicht- Verbrauchern" einziehen, fallen unter die Regelungen der SEPA-Firmenlastschrift, SEPA Direct Debit B2B. Abweichend von der SEPA-Basislastschrift sind bei der SEPA- Firmenlastschrift folgende Merkmale zu beachten: Einzüge erfolgen nur zwischen "Nicht-Verbrauchern". Es ist ein B2B-Mandat erforderlich. Der Zahlungspflichtige muss seiner Bank das Mandat vorlegen (ähnlich dem heutigen Abbuchungsauftrag). Die Lastschrift muss spätestens einen Tag vor Fälligkeit der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen. Es gibt keine Rückgabemöglichkeit durch den Zahlungspflichtigen durch Widerspruch. Bei der SEPA-Firmenlastschrift benötigen Sie, wie auch bei der Basislastschrift, eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Als Zahlungsempfänger legen Sie dem Zahlungspflichtigen ein Mandat zur Unterschrift vor. Der Zahlungsempfänger muss dieses mindestens 14 Monate nach Erlöschen verwahren. Der Zahlungspflichtige erteilt das Mandat schriftlich oder elektronisch. Der Zahlungspflichtige weist seine Bank an, zu diesem Mandat eingehende Lastschriften einzulösen, indem er eine Kopie des Mandats bei der Bank einreicht. Sie senden eine Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen, sofern nicht anders vereinbart 14 Tage vor Fälligkeit, z. B. via Rechnung unter Nennung der Fälligkeiten und Beträge. SEPA Überblick

8 Sie erstellen in Microsoft Dynamics NAV eine SEPA-Firmenlastschriftdatei, welche Sie rechtzeitig online an Ihre Bank übermitteln. Ihre Bank übermittelt die Daten bis spätestens 1 (ein) Bankarbeitstag vor Fälligkeit an die Bank des Zahlungspflichtigen. Die Bank des Zahlungspflichtigen prüft die eingereichten Daten gegen das vorliegende Mandat. Die Bank des Zahlungspflichtigen führt am Fälligkeitstag die Belastungsbuchung durch. Bei grenzüberschreitenden Lastschriften ist das Mandat in der Landessprache des Zahlungspflichtigen oder in Englisch zu verfassen. Abbildung 2: Ablauf einer SEPA-Firmenlastschrift Die Änderung des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG) und der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) Mit Inkrafttreten der AWV-Änderungen zum 1. September 2013 sind grundsätzlich alle außenwirtschaftlichen Meldungen von Unternehmen, Banken, öffentlichen Stellen und Privatpersonen elektronisch direkt bei der Deutschen Bundesbank einzureichen. Meldungen auf Papier werden daher grundsätzlich nicht mehr akzeptiert. Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass ab dem 4. November 2013 der statistische Meldeteil des Formulars Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr (Anlage Z 1 zur AWV) nicht mehr eingereicht werden kann und somit auch dessen Weiterleitung von Geldinstituten an die Deutsche Bundesbank entfällt. Ab Ende September wird es möglich, für die Versionen 3.70 bis NAV 2013 die Umstellung der Z4 Meldung gem. AWV für SEPA und den Auslandszahlungsverkehr für Sie umzusetzen. SEPA Überblick

9 2 Anpassungen in Ihrer ERP-Software Microsoft Dynamics NAV Um SEPA-Zahlungen oder SEPA-Lastschriften auszuführen, sind einige Anpassungen in Ihrer ERP-Software Microsoft Dynamics NAV (Navision) im Bereich des Zahlungsverkehrs notwendig. Diese Anpassungen sind für Navision-Versionen (ab Version 3.70) möglich. Im Ergebnis haben Sie bei der Dateiausgabe die Wahl zwischen dem herkömmlichen DTA-Format und dem aktuellen SEPA-Format als XML-Datei. Gerne nehmen wir Ihre Anfrage zur Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs auch telefonisch unter oder per entgegen. SEPA Überblick

10 FIRMENINFORMATIONEN BEDAV GmbH Bornaer Straße Leipzig Tel.: Fax: BEDAV Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein. SEPA Überblick