DATEV-DMS Dokumenten-Management-System

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1 DATEV-DMS Dokumenten-Management-System Leistungsbeschreibung zur Software Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 1 von 16

2 Inhaltsverzeichnis 0. Inhalt 2 1. Überblick 1.1 Dokumenten-Management-System 1.2 Unser Angebot 1.3 Die Software / Leistungsumfang 1.4 DATEV-DMS Zusatzkomponenten 2. Leistungsumfang 2.1 Allgemeine Funktionalitäten Zentrale Ablage- und Suchmaske Revisionssicherheit Übernahme der Stammdaten Outlook- und Office-Integration Integration der DATEV-Anwendungen 2.2 Ablage eines Dokumentes in DATEV-DMS 2.3 Arbeitsplatz Posteingangs 2.4 Arbeitsplatz 2.5 Arbeitsplatz Postausgang 2.6 Datensicherheit 3. Preise und Einrichtungsaufwand 3.1 Ablage Postausgang 4. Systemvoraussetzungen 4.1 Systemsoftware-Anforderungen Server Client 4.2 Hardware-Voraussetzungen Server Client Speicher Scanner Unterstützung und Ansprechpartner 16 Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 2 von 16

3 1. Überblick 1.1 Dokumenten-Management-System Kanzleien verwalten durchschnittlich 80% ihrer Informationen in Akten und Papierdokumenten. Selbst die vorbildlichste Organisation kann angesichts dieser Papierberge kaum eine zeitraubende Suche in verschiedenen Ordnern, Schreibtischen und Räumen verhindern. Doch die digitale Mandantenakte muss kein unerfüllter Wunsch bleiben: Per Knopfdruck alle Dokumente eines Mandanten auf einen Blick zu sehen, ist heute komfortabel über ein Dokumenten-Management-System(DMS) realisierbar. Mit einem DMS können alle Arten von Informationen in einem einzigen System digital verwaltet und archiviert werden, unabhängig davon ob sie per Brief, Fax oder eingegangen oder in der Kanzlei elektronisch erstellt wurden. Sobald ein Dokument im System erfasst und verschlagwortet ist, wird es für jeden berechtigten Mitarbeiter permanent verfügbar und kann von allen Arbeitsplätzen aus gleichzeitig angesehen werden. Bearbeitungsschritte sind stets nachvollziehbar, unabhängig davon, an welcher Stelle sie getätigt werden. Die Auskunftsbereitschaft gegenüber den Mandanten steigt, da alle relevanten Dokumente nach einem kurzen Suchvorgang am Bildschirm angezeigt werden können. Das fördert eine positive Imagewirkung, sowohl bei den Mandanten als auch bei den Mitarbeitern. Neben der Steigerung der Produktivität durch Reduzierung von Routinetätigkeiten wird auch eine Reduzierung des Papieraufkommens und der archivierung erreicht. 1.2 Unser Angebot Die Firma bietet Ihnen kompetente Unterstützung bei der Konzeption und Einführung eines Archiv- und Dokumenten-Management-Systems. Zur Nutzung der Rationalisierungsvorteile, die DATEV-DMS bietet, ist ein Eingriff in die bestehende Arbeitsweise erforderlich. Um Reibungsverluste zu vermeiden bzw. zu minimieren, werden zunächst Ihre Ziele und Anforderungen mit den Einsatzmöglichkeiten von DATEV-DMS abgeglichen. Je nach Komplexität der Anforderungen wird das weitere Vorgehen im Detail festgelegt. Sie erhalten daher ein individuelles Angebot über die Beratungsleistungen zur inhaltlichen Konzeption und zur Einführung der Software. Der Zeitbedarf ist abhängig von der Größe Ihrer Kanzlei und den vorhandenen Strukturen im Bereich Eigenorganisation. 1.3 Die Software / Leistungsbeschreibung Durch DATEV-DMS können in der Kanzlei sämtliche Dokumente der Kanzlei in einer elektronischen Akte zusammengeführt werden. Vom Posteingang über den gesamten Postausgang bis zur revisionssicheren Langzeitarchivierung von Dokumenten stehen zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das Dokumenten-Management-System der DATEV unterstützt Kanzleien aller Größenordnungen bei der Organisation, Ablage und Recherche aller Dokumente. Auf Basis vorkonfigurierter Referenzmodelle können die Anforderungen und spezifischen Gegebenheiten der Kanzlei individuell abgebildet werden. Das Referenzmodell ist sehr flexibel gestaltet, so dass nicht nur alle Größenordnungen, sondern auch unterschiedliche Organisationsformen abgebildet werden können von der kleinen Kanzlei bis hin zum großen Konzern. Auch interprofessionelle Kanzleien können mit DATEV-DMS die Weichen für die papierarme Kanzlei stellen und von den individuellen Gestaltungsmöglichkeiten profitieren. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 3 von 16

4 Folgende Funktionen bietet DATEV-DMS: Reduzierung des Papieraufkommens Übernahmemöglichkeit auch von Papierdokumenten mittels Scanner Ergänzbarkeit der eingescannten Dokumente um elektronische Notizzettel, Stempel, Schwärzungen, Markierungen Aufgabenorientierte Gestaltung der Benutzungsoberflächen Zugriffs-Management, bzw. Zugriffsschutz für Dokumente Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung nach GoBS und GDPdU Digitales Belegarchiv für die Anbindung an das digitale Belegbuchen (in Verbindung mit DATEV- Rechnungswesen) Schnittstellen zu DATEV- und Microsoft Office Produkten 1.4 Zusatzkomponenten Die Zusatzkomponenten zu DATEV-DMS erleichtern Kanzleien und Ihre Mandanten die tägliche Recherche und Ablage: DATEV DMS Desktop-Manager, DATEV DMS OCR, DATEV DMS OCR Buchungsassistent und DMS Mobile Client DATEV-DMS Desktop Manager (beinhaltet folgende Komponenten) Vorgangsmappe Die Vorgangsmappe ist ein virtueller Schnellhefter (Dokumentenbinder) für die Dokumente aus DATEV-DMS und gestattetes, diese unter einem beliebigen Aspekt für einen bestimmten Zweck zusammenzufassen oder zu strukturieren. Interessant ist dies beispielsweise dann, wenn Dokumente (vielleicht nur vorübergehend) einem Projekt oder Thema zugeordnet werden, diese Dokumente darum jedoch nicht in einen anderen Ordner verlagert werden sollen. Den Verzeichnisbaum in dieser Vorgangsmappe können Sie wie im Windows-Explorer, selbst definieren. Di Einbindung der DMS-Dokumente in die DMS Vorgangsmappe erfolgt lediglich als Verlinkung, so dass die Revisionssicherheit unverändert gewährleistet bleibt. Expertensuche Beschreibung: Ein gewünschter Begriff kann im Feld Betreff nach beliebiger Reihenfolge, nach exakt einem Wort oder mit Ausschlusskriterien selektiert werden. Technische Details: Die DATEV DMS Expertensuche ermöglicht eine variable Suche nach mehreren Suchbegriffen im Feld Betreff. Die Expertensuche ist in der Lage, nach den gewünschten Begriffen einzeln in beliebiger Reihenfolge, aber auch nach exakt diesen Wörtern zu suchen. Auch Ausschlusskriterien können verwendet werden, wenn ein bestimmtes Schlagwort im Betreff auf keinen Fall gefunden werden soll. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 4 von 16

5 Desktopbenachrichtigung Beschreibung: Über ein Benachrichtigungsfenster wird der Benutzer auf das Eintreffen von neuen, zu bearbeitenden Dokumenten hingewiesen. Technische Details: Die DATE-DMS Desktopbenachrichtigung bietet eine aktive Benachrichtigung, analog zur Desktopbenachrichtigung von MS Outlook, die den angemeldeten Benutzer auf das Eintreffen neuer Dokumente hinweist, die bearbeitet werden müssen. Dabei wird ein Icon im Benachrichtigungsbereich der Windows Taskbar entsprechend verändert und ein Benachrichtigungsfenster mit weiteren Details für wenige Sekunden oberhalb des Benachrichtigungsbereichs eingeblendet. Volltextrecherche mit DMS OCR Die Zusatzkomponente DMS OCR dient der Volltextrecherche über Ihren gesamten archivierten Dokumentenbestand in DMS. Im Standard-Auslieferungsumfang von DMS classic ist bereits die Möglichkeit einer Volltextrecherche über die selbst erstellten Dokumente aus Microsoft Office enthalten. Um Bilddokumente, wie sie z. B. beim Einscannen erzeugt werden, in die Volltextrecherche einzubeziehen ist die Zusatzkomponente DMS OCR erforderlich. Gerade bei eingescannter Fachliteratur benötigen Sie durch die praktische Suche nach den Textinhalten deutlich weniger Zeit. Bei der Volltextrecherche mit DMS OCR können Sie auch mit den sogenannten Booleschen Operatoren (AND, OR, NOT) sowie mit dem * als Platzhalter in Texten suchen. Eine Volltextsuche wie (Steuer* AND Einkommen) AND NOT 2005 findet alle Dokumente, in denen mit Steuer beginnende Wörter und das Wort Einkommen enthalten sind, nicht aber DATEV-DMS sowie alle zugehörigen Zusatzmodule sind auch für den Einsatz bei Ihren Mandanten geeignet. DATEV-DMS OCR Buchungsassistent Dieses Zusatzmodul erkennt die Werte der in DATEV DMS archivierten Belege und belegt diese beim digitalen Buchen mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen vor. Über eine Plausibilitätsprüfung wird die Richtigkeit der erkannten Werte sichergestellt. Im DATEV DMS OCR Buchungsassistent ist das Zusatzmodul DATEV DMS OCR bereits enthalten. DATEV-DMS Mobile Client Mit der Zusatzkomponente DATEV-DMS Mobile Client können mobile Arbeitsplätze mit allen notwendigen Funktionalitäten realisiert werden und schaffen so den notwendigen Raum für flexibles Arbeiten unterwegs. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 5 von 16

6 2. Leistungsumfang 2.1 Allgemeine Funktionalitäten Zentrale Ablage- und Suchmaske Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 6 von 16

7 2.1.2 Revisionssicherheit DATEV-DMS bietet Revisionssicherheit gemäß AO und GDPDU. Jede Änderung am Dokument oder am Index wird protokolliert und automatisch eine neue Revision des Dokumentes erzeugt Übernahme der Stammdaten Stammdaten, die für die Ablage von Dokumenten im DATEV-DMS notwendig sind, können bequem aus den DATEV-Programmen ZMSD und DATEV-Stammdatenverwaltung (SDV) exportiert und in das Dokumenten- Management-System importiert werden. Eine fehleranfällige Doppelerfassung der Stammdaten ist somit nicht notwendig und es stehen zur Ablage der Dokumente immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung Outlook- und Office-Integration Outlook-Integration Analog zur Office-Integration können ein- und ausgehende s mit oder ohne Anhänge komfortabel im DATEV-DMS archiviert bzw. gestartet werden. Besonders hilfreich ist, dass jede sofort beim Lesen ins DATEV-DMS, einen persönlichen Mail-Ordner oder in den Papierkorb verschoben werden kann. Auch die Attaches (Dateianhänge) der s können im DATEV-DMS abgelegt werden. DATEV-DMS kann automatisch aus den Parametern der über eine Schnittstelle Daten für die Verschlagwortung übernehmen. Durch die Schnittstelle zu MS Outlook ist auch ein Versenden von Dokumenten mit aus DATEV-DMS heraus möglich. Dabei gibt es die Auswahl, ob nur eine Referenz des Dokuments für den internen Versand in der Kanzlei oder das Dokument selbst als Attachment versendet wird. Office-Integration Die Office-Programme Word, Excel und PowerPoint sind komfortabel und umfassend in DATEV-DMS integriert. Dabei können Vorlagen oder Musterdokumente si gestaltet werden, dass eine automatische Archivierung der Office-Dateien ermöglicht wird. Bereits gespeicherte Dateien können wahlweise aus DATEV-DMS oder aus der betroffenen Office-Anwendung gestartet werden Integration der DATEV-Anwendungen Stammdaten Stammdaten aus der ZMSD und aus der SDV können exportiert und in das Dokumenten-Management-System importiert werden. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 7 von 16

8 Fristen und Bescheide Nachdem ein Posteingangsdokument gescannt und im DATEV-DMS verschlagwortet wurde, können die bereits erfassten Daten an Fristen und Bescheide übergeben werden. Dort können die Eingaben dann vervollständigt werden. Ist das Posteingangs-Dokument fristbehaftet, wird in Fristen und Bescheide die Fristberechnung vorgenommen und von Fristen und Bescheide alle Daten incl. Frist und Wiedervorlage ans DATEV-DMS zurück gegeben. Nach Klicken des Buttons Posteingang neu anlegen (Ablagemaske) werden die vorhandenen Werte an Fristen & Bescheide übergeben Durch Klicken des Buttons OK wird der temporäre PE-Satz gespeichert und die Daten ans DMS (inkl. Frist) zurückgegeben. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 8 von 16

9 Postausgangs-Datensätze für Fristen und Bescheide können aus dem DATEV-DMS über die Registerkarte Postbearbeitung erzeugt werden. Integration weiterer DATEV-Anwendungen Folgende DATEV-Anwendungen können Ihre Auswertungen an das DATEV-DMS abgeben: DATEV-Schnittstellen Antrag auf Eigenheimzulage Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung Einkommensteuer Gesonderte und einheitl. Feststellung Erbschaftsteuer Schenkungsteuer Gewerbesteuer Körperschaftsteuer Umsatzsteuer LODAS-Auswertungen und Druck Lohn und Gehalt Bescheinigungen Kanzlei-Rechnungswesen Abschlussprüfung Phantasy Aktenverwaltung Informations-Datenbank LEXinform-Basis DATEV-Briefkasten Post, Fristen und Bescheide Dokumentenorganisation Personal-Management Eigenorganisation classic/compact Eigenorganisation comfort Rechnungswesen Archiv-CD Postausgang ZMSD / SDV Stammdatenverwaltung Posteingang Office-Integration Word Excel PowerPoint Outlook Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 9 von 16

10 2.2 Ablage eines Dokumentes in DATEV-DMS Beim Erstellen von Scan-Dateien oder beim Import von Anwendungsdateien wir direkt auf DATEV-DMS zugegriffen. Jedes Dokument wird mit eindeutigen Kriterien, wie z. B. der Mandantennummer und einem Betreff, verschlagwortet. Auf der Maske werden Pflichtfelder definiert, wie z. B. Erlediger, die zwingend ausgefüllt sein müssen. Solange nicht alle Pflichtfelder gefüllt sind, kann ein Dokument nicht abgelegt werden. Es kann differenziert werden zwischen Dokumenten, die einem Mandanten zugeordnet werden können und Dokumenten, die die Kanzlei betreffen. Wird ein mandantenbezogenes Dokument gescannt oder importiert, wird folgende Ablagemaske vorgeschlagen. Ist IDVS nicht im Einsatz, so entfällt das Feld Auftrag. Ist Fristen und Bescheide nicht im Einsatz, so können die Felder Dokumentenart und Eingangsart entfallen. Über die Ablagemaske Registerkarte Eingang wird der gesamte Posteingang der Kanzlei ins DATEV-DMS abgelegt. Über die Buttons Neu können fehlende Mandanten/Aufträge eingelesen werden. Werden in der Kanzlei Dokumente in MS-Office durch einen Sachbearbeiter erzeugt und an DATEV-DMS übergeben, wird ebenfalls die o. g. Ablagemaske vorgeschlagen. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 10 von 16

11 2.3 Arbeitsplatz Posteingang Die Maske Universal Registerkarte Posteingänge dient zum schnellen Bearbeiten des Posteingangs. Alle wichtigen Infos zu Posteingang sind durch Abfragen und Aktionen leicht bedienbar. Über die freie Suche kann direkt nach der Mandanten-Nr. oder Mandanten-Bezeichnung gesucht werden. Auch Zeiträume des PE/PA können über die Registerkarte Fristen selektiert werden. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 11 von 16

12 2.4 Arbeitsplatz Am rechten oberen Rand befinden sich die wesentlichen Registerkarten für die Suchabfragen Erledigung, Kenntnis etc. Dokumente können zu Postausgang, Abholung gesetzt oder weitergeleitet werden. Der Status des Dokumentes kann auf erledigt oder zurück auf offen gesetzt werden. Man kann eine Wiedervorlage einoder austragen sowie ein Dokument zur Kenntnis nehmen oder jemandem zur Kenntnis zuordnen. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 12 von 16

13 2.5 Arbeitsplatz Postausgang Über die Suchmaske wird der Postausgang im System verarbeitet. Über die feste Suche zu Postausgang werden alle Dokumente gefunden, die von den Sachbearbeitern bereitgestellt wurden. Über die Aktions-Buttons Versand Post, Versand Fax oder Versand Mail werden die Dokumente mit dem aktuellen Tagesdatum im DMS verbucht. Über den Aktions-Button Postausgang neu anlegen werden die Postausgangssätze in Postausgang EO bereitgestellt. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 13 von 16

14 2.6 Datensicherheit Anmeldung in DATEV DMS classic DATEV DMS bietet spezielle Zugriffsrechte (sog. ACL) z. B. über Zugrifflisten, Benutzerprofile und -gruppen, die über den Leistungsumfang der DATEV Nutzungskontrolle hinausgehen. Daher erfolgt die Anmeldung in DATEV DMS über eine eigene Anmeldeoberfläche und unabhängig von der DATEV Nutzungskontrolle oder anderer Identifizierungsvorgänge am Rechner/Client. Zugrifflisten (ACLs) Grundsätzlich haben alle Benutzer von DMS Zugriff auf den kompletten Dateien/Dokumentenbestand. Mit Hilfe von Zugrifflisten kann auf im DMS enthaltene Dateien/Dokumente ein Zugriffsschutz gesetzt werden. Über die Zugriffsliste wird definiert, welche Benutzer(-gruppen) einen Zugriff erhalten. Die Zugriffliste kann manuell im Anschluss an den Archivierungsvorgang oder automatisch anhand vordefinierter Kriterien vergeben werden. Die automatische Vergabe eines Zugriffsschutzes beim Ablegen von Dateien/Dokumenten in DATEV DMS erfolgt je nach Standardreferenzmodell über das Kriterium Akte, Mandant, Mandantengruppe, Bereich oder Ordner. Maximal ist dabei die Vergabe von einer Zugriffsliste pro DMS-Dokument möglich. 3. Preise und Einrichtungsaufwand Informationen über Preise erhalten Sie bei Ihrem zuständigen DATEV Außendienstmitarbeiter und natürlich bei uns. 3.1 Beratung, Einrichtung und Schulung Die Firma Klöschinski übernimmt die komplette Konzeption und Einrichtung von DATEV-DMS sowie die damit verbundenen Schulungsmaßnahmen. Der Umfang der Einrichtung und Schulung wird in einem individuellen Angebot über die Beratungsleistungen zur inhaltlichen Konzeption und zur Einführung der Software festgelegt. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 14 von 16

15 4. Systemvoraussetzungen 4.1 Systemsoftware-Anforderungen Server Betriebssystem MS Windows Server ab Version 2003 Datenbank Sybase SQL Server System im Lieferumfang enthalten Client Betriebssystem MS Windows ab Version Hardware-Voraussetzungen Server Für die verwendeten Rechner wird eine ausreichende Dimensionierung von Prozessor, Arbeitsspeicher, Grafikleistung und Festplattenplatz vorausgesetzt. Aus technischer Sicht ergeben sich beim Einsatz von DATEV-DMS bestimmte Rahmenbedingungen, die die Entscheidung beeinflussen, auf welcher Maschine welcher Serverdienst gestartet wird. Die Dimensionierung der Hardware muss im Einzelfall geklärt werden, da sie von der Anzahl der Benutzer, der Anzahl der Betriebsstätten, den weiteren genutzten Anwendungen, der Anzahl der Dokumente etc. abhängig ist Client Wenn ein Client gemäß DATEV-Empfehlungen ausgestattet ist, so ist er für den Einsatz von DATEV-DMS ausreichend dimensioniert Speicher Erfahrungsgemäß beträgt der Festplattenbedarf bei einer Unternehmensgröße von 10 Mitarbeitern für die Dokumentenarchivierung ca. 4 GB pro Jahr (individuelle Abweichungen sind möglich z. B. wenn das Einscannen farbig erfolgt) Scanner Eine Liste der von DATEV-DMS unterstützten Scanner wird auf Anfrage gerne zur Verfügung gestellt. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite von 16

16 5. Unterstützung und Ansprechpartner Sie möchten ein elektronisches Dokumenten-Management-System in Ihrer Kanzlei aufbauen? Als DATEV-Lösungs-Partner kennen wir die speziellen Anforderungen und unterstützen Sie gerne bei Planung, Programmeinsatz sowie bei allen Fragen rund um das Dokumenten-Management-System DATEV-DMS. Wir beraten Sie gerne! GmbH & Co. KG Herr Ralph Roll In der Pützgewann Mülheim-Kärlich Tel: / Fax: / rroll@kloeschinski.de Internet: Leistungsbeschreibung DATEV DMS Seite 16 von 16