PDFCold für windream. windream-partnerlösung windream-partnerlösung windream-partnerlösung

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1 windream-partnerlösung windream-partnerlösung windream-partnerlösung PDFCold für windream Automatische Verarbeitung von PDF-Dokumenten und Archivierung im windream-ecm-system

2 2 Automatische Verarbeitung von PDF-Dokumenten und Archivierung im windream ECM-System Im Rahmen des Enterprise Content Managements kurz ECM kommt der automatischen Archivierung von Dokumenten aus ERP-Systemen, aber auch aus anderen Anwendungen ein sehr hoher Stellenwert zu. Denn Dokumente dieser Art machen häufig einen großen Teil der Archivdaten aus. Ein bedeutender Vorteil der elektronischen Dokument-Archivierung liegt darin, dass ein hoher Grad an Automatisierung beim Archivieren erzielt werden kann. Da sich das PDF-Format zu einem weit verbreiteten Standard entwickelt hat, können die meisten Systeme ihre Dokumente als PDF- bzw. PDF/A-Datei zur Verfügung stellen. Sollte dies nicht möglich sein, kann ein PDF zum Beispiel auch über die Windows-Druckfunktion erzeugt werden. Mit PDFCold für windream können PDF-Dokumente automatisch in windream indiziert und archiviert werden. Durch die windream-rechercheanwendung über Indizes oder Volltext stehen die Dokumente an jedem Arbeitsplatz rasch zur Verfügung. Mittels automatischer Indexverknüpfung können nun beispielsweise alle Dokumente zu einem Kunden, Auftrag oder zu einem Projekt auf Knopfdruck eingesehen werden. PDFCold-Schema

3 3 PDFCold Admin Im Modul PDFCold Admin werden frei konfigurierbare Profile für die einzelnen PDF- Dokumenttypen (Angebot, Auftrag, Rechnung etc.) angelegt. Die Profile bein halten Informationen über die zugeordneten windream-objekttypen wie Indexfelder, Zielver zeichnisse und Berechtigungsschemata. Besonders wichtig ist hierbei auch die flexible Definition der Verarbeitungsart der Dokumente. Hier kommt es zu sehr unterschiedlichen Anforderungen, die das System erkennt und auf die es entsprechend reagiert: Wird eine Ausgangsrechnung nochmals zur Archivierung übergeben, so soll diese nicht nochmals archiviert werden. Wird ein Angebot nochmals übergeben, kann es sich bei gleichbleibender Angebotsnummer inhaltlich geändert haben; das heißt, es soll automatisch eine neue Version im Archiv erstellt werden. Somit kann ein Anwender später auch den kompletten Angebotsverlauf einsehen. Da Ausgangsbelege oftmals direkt auf Firmenbriefpapier gedruckt werden, bestehen die zu archivierenden PDF-Dokumente in diesen Fällen aus reinem Text auf weißem Hintergrund. Pro Dokumenttyp und mit einer zusätzlichen Unterscheidung nach der ersten Seite und den folgenden Seiten kann nun ein Hintergrundbild definiert werden, zum Beispiel ein Briefbogen. Zusammen mit dem assoziierten Text wird der Originalbeleg später direkt aus windream per oder Fax verschickt. Diese und weitere Informationen werden in Profilkonfigurationen gespeichert, die anschließend die Grundlage für die Arbeitsweise des Moduls PDFCold Analyzer bilden. PDFCold Designer Der PDFCold Designer ist integrativer Bestandteil der PDFCold-Administration. Hier werden im grafischen, intuitiv bedienbaren Editor die Lesezonen für die Indexwerte markiert (zum Beispiel Kundenname, Belegnummer, etc.). Diese werden im zentralen Verarbeitungsprozess Leistungsmerkmale: Automatische Archivierung aller PDF-Dokumente Einfache Administration durch grafische Indexzonendefinition im PDF-Dokument Flexible Ablage durch freie Zuordnung zu windream-objekttypen und Indexfeldern Berechtigungsvergabe auf Basis der Feldinhalte Integration der Suche in Fremdapplikationen Optional: PDF-Ausgabe über Windows-Drucker mit AutoPrint-Funktion

4 4 des PDFCold Analyzers ausgelesen und für die Indizierung der Dokumente beziehungsweise zur Steuerung der Archivierungsoptionen eingesetzt. Neben den einzelnen Indexwerten kann auch der Dokumenttyp aus dem PDF-Dokument ausgelesen werden (zum Beispiel Rechnung). Er dient später der Zuordnung von Archiv- Verzeichnissen, Zugriffsberechtigungen etc. PDFCold Designer Für eine flexible Berechtigungsvergabe können auch Feldinhalte aus dem PDF-Dokument wie zum Beispiel Verkäufernummer herangezogen werden. Über die Zuordnung im PDFCold Admin werden für die einzelnen Verkäufer automatisch die entsprechenden Zugriffsberechtigungen in windream gesetzt. Für Feldinhalte, die nicht an einer fixen Position im Dokument zu finden sind (zum Beispiel Gesamtbetrag), ist eine zusätzliche Definition im optionalen Plus-Modul des PDFCold Admin vorgesehen. Somit können auch diese Feldinhalte für die Indizierung verwendet werden. PDFCold Analyzer PPDFCold für windream verfügt über einen weitgehend frei konfigurierbaren Parsing- und Importservice, der die PDF- Dateien analysiert, klassifiziert und archiviert. Die Prozesse können zeitgesteuert ausgeführt werden, sodass ein für Unternehmen und Mitarbeiter optimaler Zeitpunkt für die Datenübernahme in das Archiv gewählt werden kann.

5 5 Der PDFCold Analyzer bietet eine Reihe von Funktionen für die automatische Verarbeitung von Fremddaten: Unterscheidung verschiedener Dokumentarten anhand von Verzeichniszuordnungen oder anhand eines Indexfelds im PDF-Dokument Analyse der PDF-Dokumente mit Auswertung der Indexfelder Eine praktisch unbeschränkte Anzahl an Indexfeldern (Kundennummer, Belegnummer, Ausgangsdatum etc.) Einfügen eines Hintergrundbilds, separat für die erste Seite und für die Folgeseiten Ablage der einzelnen Dokumente in einem wählbaren Archiv-Verzeichnis Dokumenttypabhängige Zuordnung von Zugriffsberechtigungen auf Basis der windream-verzeichnisse Journalisierung aller Analysen Optionale Funktionen: Feldabhängige Zuordnung von Zugriffsberechtigungen Auslesen von Indexfeldern über relative Positionierung Trennung von Mehrfachdokumenten Einfügen zusätzlicher Indexkriterien aus einer ODBC-kompatiblen Datenbank Automatische Übergabe extrahierter Daten an andere Applikationen (zum Beispiel Datenbanken) PDFCold-Archivierung Im PDFCold Analyzer werden alle Informationen für den Import in windream mit der entsprechenden Indizierung vorbereitet. Als zentraler Archivierungsservice dient das Modul Job Extender für windream. Mit diesem Modul werden die Daten nochmals ausgewertet und die PDF-Dateien in windream archiviert. Bei der Ausführung dieses Prozesses nutzt das System die extrahierten Indexdaten, um die Dokumente ordnungsgemäß in den windream- Verzeichnisstrukturen abzulegen.

6 6 Die automatische Archivierung in windream kann zeitgesteuert erfolgen. Alle Vorgänge werden in einer entsprechenden Logdatei zur späteren Kontrolle beziehungsweise optional in einer Kontrolldatenbank gespeichert. PDFCold Printer Im Zusammenhang mit Anwendungen, die selbst kein PDF erstellen können, kommt der PDFCold Printer zum Einsatz. Er bietet die Möglichkeit, den PDF-Ausdruck vollautomatisch an einen Standarddrucker für die Ausgabe auf Papier weiterzuleiten. PDFCold Search Als nahtlose Integration der Belegsuche in die ERP-Applikation kann die windream-suche direkt aus der Anwendung oder über ein mitgeliefertes VB-Skript angesprochen werden. An dieses Skript werden die gesuchten Indexkriterien (zum Beispiel Dokumenttyp, Belegnummer etc.) übergeben. Danach wird die Suche ohne weitere Eingaben vollautomatisch ausgeführt und die Ergebnisliste angezeigt. Das gewünschte Dokument lässt sich nun direkt aus der Liste heraus auswählen. Wird nur ein Dokument gefunden, kann es direkt und ohne weitere Eingaben geöffnet und angezeigt werden.

7 7 Weitere windream-lösungen der Pronobis GmbH: JobExtender für windream Der JobExtender für windream arbeitet als Serverdienst und ermöglicht den Import von Massendaten beziehungsweise eine prozessgesteuerte Ergänzung oder Veränderung von Dokument-Indizes, die nachträgliche und automatische Vergabe oder Veränderung von Rechten oder zum Beispiel auch gesteuerte Versionierungen. Der JobExtender für windream kann auch zur Übernahme von Altdaten genutzt werden. windreamlink für Microsoft Dynamics AX/NAV windreamlink für windream erweitert Microsofts Dynamics AX/NAV-Anwendungen um professionelle windream ECM-Funktionen. Durch den Einsatz von windreamlink für windream ist es möglich, jeden in Dynamics AX/NAV druckbaren Beleg in windream abzulegen. Darüber hinaus werden Eingangsbelege und externe Dokumente integriert. Alle archivierten Dokumente können komfortabel und direkt in Dynamics AX/NAV und auch unabhängig von einer Dynamics AX/NAV-Installation in windream recherchiert und sofort angezeigt werden. iseries i5 Connectivity für windream iseries i5 Connectivity für windream integriert sich in Terminal-Emulationen mit Makrofähigkeit (IBM Personal Communications) und ermöglicht dem Anwender das automatische Indizieren von Belegen mit Werten aus der Bildschirmmaske. Die Suche nach Belegen beziehungsweise Dokumenten erfolgt ebenfalls direkt aus der Bildschirmmaske mittels Hotkey. Der Anwender muss in diesem Kontext seine gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen, um mit dem windream ECM-System arbeiten zu können. PhotoExtender für windream Mit PhotoExtender für windream können Bilder, zum Beispiel aus einer Digitalkamera, einfach geladen, nachbearbeitet und in Gruppen mit gleicher Indizierung beziehungsweise gleicher Zuordnung zu einem Objekt oder Projekt in windream gespeichert werden. Zur Indizierung liest das System die Kameradaten wie Aufnahmedatum, Belichtung etc. aus.

8 Pronobis: Erfahrung und Kompetenz ECM-Systeme stehen oft einem komplexen Anforderungsprofil gegenüber und finden ein sehr breites Anwendungsspektrum in den verschiedensten Unternehmen. Unsere genaue Kenntnis der unterschiedlichsten Systeme und Anforderungen sowie die langjährigen Erfahrungen mit Systemintegrationen geben unseren Kunden die Sicherheit, eine ihren Erwartungen entsprechende Lösung zu erhalten. Unsere Lösungen sind bei einer Vielzahl an Kunden im Einsatz, von Kleinunternehmen bis zu Großkunden, von regional ausgerichteten bis zu international agierenden Firmen in den Bereichen Industrie, Handel, Finanzen und Non-Profit. Das Installationsspektrum reicht von wenigen Anwendern eines Unternehmens bis hin zu elftausend Benutzern, die in einer verteilten Umgebung mit über 450 Servern arbeiten. Managing Documents Pronobis GmbH Traungasse Wien Österreich Telefon: Telefax: info@pronobis.at Artikel: wdb ^ windream-partnerlösung - PDFCold für windream (MMX-II) Alle Warenzeichen gehören den jeweiligen Eigentümern Technische Änderungen und Irrtum vorbehalten.