SoPart BtB. Software für die Betreuungsbehörde Produktinformation. Technologiepark Paderborn

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1 SoPart BtB Software für die Betreuungsbehörde Produktinformation, Technologiepark Paderborn

2 Ihre Betreuungsbehörde beschäftigt sich mit Betreuungen, berät Betreuer, unterstützt das Vormundschaftsgericht, übernimmt Steuerfunktionen im Tätigkeitsbereich der Berufsbetreuer und vieles mehr. Mit SoPart BtB haben Sie alle benötigten Informationen und Zusammenhänge jederzeit nachvollziehbar im Griff - für die eigene tägliche Arbeit, für die Statistik und die Darstellung nach außen. In dieser Produktinformation erhalten Sie erste Einblicke über Konzepte und Funktionen in SoPart, die für Ihren Fachbereich entwickelt wurden. Inhalt SoPart BtB Überblick 3 Führen der Fallakte Betreuungsfälle 3 Suche nach geeigneten Betreuern 3 Korrespondenz und Formulare 3 Leistungserfassung und Abrechnung 3 Statistik 4 Das SoPart - Partnermodell 4 Die Verwaltung von unterschiedlichen Daten 5 Weitere Personendaten 6 Betreuerdaten 7 Unterstützung bei der Betreuerauswahl 8 Mitarbeiterdaten 8 Schnelle Partnerauswahl 9 Die verschiedenen Aufgabenbereiche der Betreuungsbehörde 10 Betreuungsspezifische Klientendaten 11 Finanzielle Situation 11 Betreuung durch Behördenbetreuer 12 Korrespondenz 12 Aufgaben und Termine verwalten: In SoPart ganz einfach! 14 Statistiken und Auswertungen 15 Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche 16 Controlling-Auswertungen 18 Anpassungsmöglichkeiten: SoPart wächst mit 19 Seite 2 von 19

3 SoPart BtB Überblick Die Firma GAUSS-LVS mbh, beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit der Erstellung von Software für den kommunalen und sozialen Bereich. Seit 1992 bieten wir unseren Kunden als einer der ersten Anbieter auch professionelle Lösungen im Betreuungsbereich an. Im Bereich Betreuungsbehörde unterstützt Sie SoPart sowohl bei der Verwaltung von Betreuern als auch Betreuten. Die Tätigkeiten in diesem Umfeld sind vielfältig. Einige Beispiele: Führen der Fallakte Betreuungsfälle Erfassen Sie in SoPart Stammdaten wie Name, Adresse, Beziehungen zentral in einer Datenbank, und damit nur einmal für alle Bereiche Erfassen Sie darüber hinaus betreuungsrelevante Daten wie Aufgabenkreise, Merkmale, Sozialdaten oder bezüglich der finanziellen Situation. Suche nach geeigneten Betreuern SoPart unterstützt Sie bei der Suche nach Berufsbetreuern und ehrenamtlichen Betreuern; gemäß ihren Qualifikationen, Aufgabenkreisen und Schwerpunkten Korrespondenz und Formulare SoPart stellt bereits standardmäßig einige Muster für Ihre Korrespondenz zur Verfügung. Nutzen Sie die Standardschreiben wie Vorsorgevollmacht, Berichte und Anträge ans Amtsgericht; oder Rechnungsformulare. Diese Vorlagen sind individuell erweiterbar und anpassbar. In SoPart können aber darüber hinaus eigene Briefvorlagen implementiert und auf diese Weise allen Anwendern komfortabel zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren sind in SoPart die Formulare zum Vermögensverzeichnis, Jahresbericht Vormundschaften und Betreuerbericht integriert. Leistungserfassung und Abrechnung Erfassen und ggf. Abrechnen der Leistungen, die von Behördenbetreuern als Betreuer erbracht werden: mit SoPart kein Problem! Das können Einzelaufstellungen bei Vormundschaftsgerichtshilfen sein, aber auch die Abrechnung der Betreuungspauschalen laut Betreuungsgesetz. Die aktuelle Vermögenssituation wird ebenso wie Betreuungsübernahmen berücksichtigt. Seite 3 von 19

4 Statistik Erstellen Sie Spontan-Statistiken mit der SoPart -Recherche; exportieren Sie den Datensatz oder erstellen Sie Grafiken, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen. Die Antwort auf Ihre jeweiligen vielfältigen statistischen Anforderungen ist nur wenige Klicks entfernt. Neben Aussagen zu Ihren Betreuten liefert SoPart bei Bedarf auch Auswertungen und Berichte, die dem Controlling der Betreuungsarbeit dienen. Das SoPart - Partnermodell Ein Software-System für den Einsatz in der Betreuungsbehörde muss vielfältige Informationen von Personen und Institutionen verwalten, um die täglichen Arbeiten effizient gestalten zu können. Neben leichter, strukturierter Handhabung wird auch die Offenheit des Systems, z. B. bei zukünftigen Änderungen der gesetzlichen Grundlagen, gefordert - ein nicht zu unterschätzender Aspekt der Investitionssicherung! SoPart verwendet ein sogenanntes Partnermodell zur Darstellung aller an der Betreuung beteiligten Personen und Institutionen. Personen und Institutionen sind Partner in einem System und werden auf dieselbe Weise bearbeitet. Die Bedeutung eines einzelnen Partners wird durch sogenannte Partnerrollen bestimmt. So gibt es z. B. die Partnerrolle Klient, Mitarbeiter oder Bank. Zwischen Personen und Institutionen existieren in der Wirklichkeit vielschichtige Beziehungen. Auch dieses soziale Beziehungsgeflecht kann im SoPart Partnermodell abgebildet werden. Seite 4 von 19

5 Die Verknüpfungsarten innerhalb des sozialen Beziehungsgeflechts wie zuständiges Amtsgericht, Angehörige, Ärzte, Betreuungsbehörde, Verfahrenspfleger usw. sind beliebig erweiterbar. Sie als Anwender ergänzen bei Bedarf den SoPart Kerndatenbereich um eigene Informationsstrukturen - klar gegliedert, nach einem übersichtlichen Konzept, aber dennoch frei. Zusätzliche Datenfelder, weitere Kostenträger, ob gesetzlich oder nur organisatorisch notwendig, lassen sich so nahtlos in das System integrieren. SoPart - das macht Sie unabhängig und konzeptionell zukunftssicher. Die Verwaltung von unterschiedlichen Daten Natürlich stehen die Klientendaten im Mittelpunkt aller SoPart Daten. Auch Klienten sind Partner im Software-System. Ihre Stammdaten wie Namen, Adressen, Telefonnummern usw. werden genauso wie bei allen anderen Personen und Institutionen verwaltet. Die wichtigsten Angaben zur Person befinden sich auf dem zentralen Partnerformular. Adressen, auch Adressen bei Einrichtungen, und Telefonnummern können in größerer Anzahl hinterlegt werden und stehen Ihnen als Partnerinfo in jedem Formular per Knopfdruck zur Verfügung: Seite 5 von 19

6 Daneben existieren weitere spezielle Datenbereiche für Klienten, die betreut werden. Das soziale und formelle Umfeld eines Klienten wird in SoPart mit Hilfe von Beziehungen abgebildet. Neben dem zuständigen Betreuer, dem Amtsgericht und der Betreuungsbehörde werden hier auch Angehörige, Bankverbindungen und weitere Beziehungen zu Partnern abgelegt. Im Beziehungsbaum haben Sie alle Beziehungen auf einen Blick und können innerhalb dieses Beziehungsgeflechts auf verschiedenen Ebenen navigieren, indem Sie die entsprechenden Knoten [+] auf bzw. [-] zuklappen. Weitere Personendaten Unter dem Knoten "Personendaten (weitere)" können individuell zusätzliche Informationen abgelegt werden. Die an dieser Stelle hinterlegten Merkmale entstammen verschiedenen Katalogen, die auf Ihre individuellen Anforderungen anpassbar sind. Da sich Ihre Anforderungen möglicherweise mit der Zeit verändern, können diese Kataloge jederzeit verändert und angepasst werden. Ihre Datenstruktur bleibt angepasst und passt Ihnen somit auch nach Jahren noch. In den einzelnen Reitern sind Masken mit verschiedenen Merkmalen angebracht. Jedem Merkmal können Sie dabei ein Textfeld hinterlegen, um Ihre Eingaben entsprechend zu detaillieren. Seite 6 von 19

7 Betreuerdaten In gleicher Weise wie die Betreuten werden auch die Betreuerinnen und Betreuer im System mit Ihren Stammdaten und Beziehungen erfasst. Die Zuordnung einer Partnerrolle ermöglicht eine genauere Klassifizierung der Betreuer. Der Katalog dieser Partnerrollen ist wie alle anderen Kataloge flexibel gestaltbar. Auf weiteren Seiten in der Informationssammlung können Sie wichtige Daten zu den Betreuern, wie z. B. zu den einzelnen Qualifikationen und Aufgabenkreisen erfassen: Seite 7 von 19

8 Unterstützung bei der Betreuerauswahl Auswertungen des Datenbestandes nach verschiedenen Gesichtspunkten helfen Ihnen verfügbare und geeignete Betreuer für die Betreuungsfälle zu finden. Ihr Datenbestand, gleich wie groß, bleibt auf diese Weise übersichtlich und handlich. Mitarbeiterdaten Auch Mitarbeiter sind Partner in SoPart. Somit werden Namen, Adressen, Telefonnummern usw. ganz analog zu den Klientendaten gespeichert. Die Beziehungen der Mitarbeiter zeigen automatisch die jeweiligen Klienten der Betreuerin oder des Betreuers. SoPart kann für jeden Mitarbeiter oder für bestimmte Mitarbeitergruppen ganz differenzierte Berechtigungsprofile zur Verfügung stellen. Sie ordnen einen Mitarbeiter einfach in eine Gruppe ein und diese Gruppe bestimmt, 1. welche Funktionen in SoPart ausführbar sind 2. welche Klienten bearbeitet werden dürfen 3. welche Informationen überhaupt per Leserecht sichtbar; und welche per Schreibrecht veränderbar sind Seite 8 von 19

9 Das SoPart -Rechtekonzept ist dabei in beliebigen Stufen einstellbar und hilft Ihnen somit, dabei die jeweiligen örtlich geltenden Datenschutzbestimmungen problemlos umzusetzen. Auch Vertretungsregelungen können Sie mit diesem Rechtekonzept umsetzen. Schnelle Partnerauswahl Mit der Partnerauswahl, die an allen Stellen in SoPart für den Zugriff auf bereits gespeicherte Klienten- und andere Partnerdaten verwendet wird, erhalten Sie jederzeit einen schnellen Zugang zu den gewünschten Informationen auch bei mehreren tausend Partnerdaten. Suchen Sie anhand verschiedener Kriterien wie Namen, Adresse oder Aktenzeichen oder beschränken Sie die angezeigte Liste auf einzelne Partnerrollen oder bestimmte Gruppen. SoPart verarbeitet Ihre Suchkriterien, ob vollständig oder fragmentarisch eingegeben, in Form einer Volltextsuche; hierbei spielt Groß- und Kleinschreibung sowie die Reihenfolge verschiedener Suchkriterien keine Rolle: passende Partner werden Ihnen sofort angezeigt. Der gewünschte Klient oder die gesuchte Institution ist immer nur wenige Klicks entfernt. Seite 9 von 19

10 Die verschiedenen Aufgabenbereiche der Betreuungsbehörde Die in der Betreuungsbehörde anfallenden Tätigkeiten können im Programm zusammen mit den relevanten Daten dokumentiert werden. Hierbei können alle benötigten Dokumente (z. B. Vorsorgevollmacht im Rahmen der Beratung oder Sozialbericht im Rahmen der Sachverhaltsermittlung) gedruckt und archiviert werden. Im Rahmen der Betreuungsverwaltung können alle anfallenden Vorgänge ausführlich mit der Dokumentation von Ergebnissen, beteiligten Personen, Anmerkungen und evtl. zugehörigen Dokumenten gespeichert werden. Das Eintragen von Anmerkungen und weiteren Daten zu den Vorgängen kann durch die Definition von Textbausteinen und Eingabemasken individuell unterstützt werden. Seite 10 von 19

11 Betreuungsspezifische Klientendaten Außer den allgemeinen Daten können auch die für die Betreuung wichtigen Daten des Klienten erfasst werden. So kann außer der Historie der Betreuer auch die Art der Betreuung (beruflich oder ehrenamtlich) angegeben werden. Die Aufgabenkreise können mit den zuständigen Betreuern gespeichert werden. Auch der Status der Betreuung (z. B. vorläufig) und der Vermögensstand des Klienten können mit Historie hinterlegt werden. Finanzielle Situation SoPart verfügt über ein Kontenmodul, das die Verwaltung von Bank- und Taschengeldkonten Ihrer Klienten ermöglicht. Schnittstellen zum Im- und Export von Buchungen sind vorhanden. Auch der Vermögensbestand (Sachvermögen, Beteiligungen, Schulden) kann über Konten abgebildet werden. Seite 11 von 19

12 Weitere detaillierte Angaben über das monatliche Einkommen und die monatlichen Ausgaben können im Programm erfasst und z.b. als BS10 / FS10 ausgedruckt werden: Auch der Betreuerbericht VS25 kann aus dem Programm heraus mit Daten gefüllt und gedruckt werden. Betreuung durch Behördenbetreuer Wenn Ihre Mitarbeiter selbst als Betreuer aktiv sind, können auch die nach BtG erbrachten Leistungen und Aufwendungen selbstverständlich im Programm erfasst und bei Bedarf auch mit dem Kostenträger (i. d. R. Amtsgericht oder der Klient selbst) abgerechnet werden. Sollte die pauschalierte Abrechnung auch für die Betreuungsbehörden Gesetz werden, so ist auch diese Abrechnungsvariante von uns schon realisiert. Korrespondenz Briefe können an einzelne Adressaten oder an mehrere (Serienbriefe) aus dem Programm heraus geschrieben werden. Briefe an einzelne Adressaten schreiben Sie in einem bestimmten Kontext. Hierfür steht Ihnen die SoPart -Falldokumentation zur Verfügung. Hier finden Sie neben Ihren Schreiben auch die Dokumentation anderer kontextbezogener Tätigkeiten; darunter Notizen, Berichte und Aufgaben. In Bezug auf die Korrespondenz bringt SoPart dabei schon einen Fundus an Standardbriefen mit. Diese Standardbriefe können aber durch Ihre Vorlagen ergänzt und erweitert werden. Die Auswertung von Briefen starten Sie dabei komfortabel mit einem Doppelklick; das erstelle Dokument kann im Anschluss noch verändert werden und steht Ihnen in SoPart archiviert zur Verfügung. Seite 12 von 19

13 Im Folgenden Beispiel wurde der BS25 Betreuungsbericht ausgewertet und gedruckt: Seite 13 von 19

14 Aufgaben und Termine verwalten: In SoPart ganz einfach! SoPart bietet Ihnen verschiedene Organisations-Werkzeuge an, die Ihnen im Alltag helfen. Zu diesen Werkzeugen zählen die Aufgabenverwaltung und der Kalender. Für beide Werkzeuge gibt es verschiedene Einsatzgebiete: Kalendertermine betreffen meist ein klar umschriebenes Zeitfenster, das an einem bestimmten Datum stattfindet (normaler Termineintrag), oder regelmäßig nach einem bestimmten Rhythmus stattfindet (Serientermine). Die Termine tragen Sie ganz komfortabel im Terminkalender ein, der Ihnen mit der Größe der Terminblöcke und den von Ihnen bestimmten Farben sofort Hinweise gibt, um welchen Termin bzw. um welchen Umfang es sich handelt: Auch bei Aufgaben handelt es sich, ähnlich wie bei Terminen, um Tätigkeiten, die Sie bezüglich Ihrer Klienten erbringen. Sie unterscheiden sich von Terminen insofern, als dass diese zeitlich weniger bestimmbar sind. Es geht bei Aufgaben nicht darum, dass Sie an Tag X zu einer genau bestimmten Uhrzeit erledigt werden, sondern darum, dass man daran erinnert wird, noch dieses oder jenes zu tun. Aufgaben erhalten damit eine Fälligkeit; bleiben Ihnen jedoch zur Prüfung solange erhalten, bis Sie die Aufgabe als erledigt markieren. Ganz ähnlich einem Notizzettel, den Sie sich schreiben und auf dem Sie die erledigten Punkte durchstreichen. Eine Aufgabe erzeugen Sie ganz einfach mit einem Knopf, der Ihnen die schnelle Erstellung der Aufgabe ermöglicht. Seite 14 von 19

15 Termine und Aufgaben werden Ihnen in der Heute-Ansicht dargestellt, die Sie sich als Startfenster von SoPart einrichten können. So haben Sie sofort nach Ihrem SoPart -Start genau im Blick, was zu tun ist und vergessen Ihre wichtigen Termine nicht. Statistiken und Auswertungen Alle in SoPart eingegebenen Daten können ausgewertet werden. Der Wunsch nach statistischer Auswertung bezieht sich zum einen auf die Notwendigkeit der Kontrolle der Datenhygiene und Pflege, zum anderen auf das Erfordernis, jederzeit und unter gewissen Gesichtspunkten einen Überblick über den Datenbestand gewinnen zu können. SoPart bietet dabei einige Bordmittel an, um diese Daten zu liefern. Hier unterscheiden wir zwischen der Recherche, als spontaner Sofort-Statistik, und fest eingestellten Controlling-Auswertungen. Seite 15 von 19

16 Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche Die Recherche ermöglicht Ihnen, die Suchkriterien an der Oberfläche zu bestimmen und miteinander zu kombinieren. Das Recherche-Formular beinhaltet drei Bereiche (siehe Abbildung unten): - Navigationsbereich (links) - Filterbereich (rechts) - Ergebnisbereich (unten) Im Navigationsbereich finden Sie die Datenstruktur wieder, die Sie bereits aus der SoPart -Akte kennen. Hier können Sie auf die entsprechenden Formulare wechseln und finden alle Felder vor. Sie können jedes Feld in Ihre Suche mit einbeziehen. Alle Filterbedingungen, die in einer Suche wirksam sind, werden Ihnen in der Ergebnisliste als einzelne Spalten angezeigt. So haben Sie stets im Blick, wie sich Ihre Suche entwickelt und verfeinert. Mit jedem Klick auf die Schaltfläche Suche ausführen (in der Abbildung unten gelb markiert) wird die Ergebnisliste aktualisiert. Seite 16 von 19

17 In dem Recherche-Beispiel der obigen Abbildung wurde folgende Such-Anforderung formuliert: Suche mir alle Partner im Datenbestand - Mit Beziehung zu einem Amtsgericht - Innerhalb des Jahres 2012 (nicht nach beginnend; nicht vor endend) Das Ergebnis der Suche in der hier verwendeten Beispiel-Datenbank liefert eine Ergebnismenge von 15 Partnern. Diese Ergebnisliste können Sie wie folgt weiter verarbeiten. Sie können die Suchanfrage speichern und dann jederzeit wieder ausführen. Sie können das Ergebnis als Tabelle in die Zwischenablage kopieren und dann in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel) einfügen und weiterverarbeiten. Sie können sich die Ergebnisliste auch sofort grafisch darstellen lassen. Eine Darstellung nach Amtsgerichten ergibt dabei die folgende Grafik, die auch nach der Erstellung noch verändert werden kann; so z. B. in Bezug auf die Zuordnung der Achsen. Die Schaltfläche Berechnen ermöglicht Ihnen dabei immer sofort, das grafische Ergebnis zu erzeugen. Seite 17 von 19

18 Controlling-Auswertungen SoPart umfasst eine Vielzahl von mitgelieferten Berichten, die es Ihnen ermöglichen, den Datenbestand nach unterschiedlichen Kriterien zu durchsuchen und auszuwerten. Beispielsweise eine Übersicht über Ihre aktuellen Betreuungsfälle, Zugänge und Abgänge in einem konkreten Zeitraum. Oder eine Unterbringungsstatistik, wie sie im Land NRW eingesetzt wird und die in Auszügen folgende Informationen ermittelt: Seite 18 von 19

19 Anpassungsmöglichkeiten: SoPart wächst mit In SoPart ist es möglich neue Eingabemasken zu konfigurieren, anstelle diese aufwendig programmieren zu müssen. Der Vorteil liegt darin, dass notwendige Datenmasken schneller erstellt und zur Verfügung gestellt werden können. Jedes neu geschaffene Datenfeld steht übrigens sofort in der Recherche zur Verfügung (vgl. hierzu das Kapitel: Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche, siehe Seite 16). Zudem bleibt auch das Rechtekonzept in SoPart nicht starr. Sofern sich in Ihrem Jugendamt die Zuständigkeiten verschieben, Neuaufteilungen von Sachgebieten notwendig, neue Vertretungsregelungen geschaffen oder Ausnahmen eingerichtet werden, können wir darauf reagieren und mit den Bordmitteln von SoPart die Änderungswünsche einstellen: die Teams vergrößern, neue Mitarbeitergruppen schaffen, etc. Seite 19 von 19