Prozesseinheit 1. Prozesseinheit 1. Bestellungsablauf. Einkauf Betriebsmaterial Genossenschaft Migros Basel. Gianluca Mandica 1

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1 Prozesseinheit 1 Bestellungsablauf Einkauf Betriebsmaterial Gianluca Mandica Genossenschaft Migros Basel Gianluca Mandica 1

2 Gianluca Mandica 2

3 INHALTSVERZEICHNIS Zeitplan 2 Flussdiagramm 3-5 Einführung in die Prozesseinheit 6 Prozessbeschreibung 6-7 Schlusswort 8 Musterdokumentation 9-12 Auswertung der Lernjournale 13 Gianluca Mandica 3

4 ZEITPLAN Arbeitsschritte Zeitaufwand 51 Dez 06 Jan 07 Feb Besprechung Prozesseinheit 1 Zeitplan erstellen Bestellungsablauf tätigen Verschiedene Notizen schreiben Flussdiagramm erstellen Einführung / Beschreibung verfassen Schlusswort verfassen Musterdokumente suchen Titelblatt gestalten Auswertungsbogen der Lernjournale Überarbeitung der PE Letzte Kontrolle und Ausdruck der PE 20 Min 30 Min 45 Min 1 Stunde 2 Stunden 1 Std. 30 Min 30 Min 30 Min 20 Min 20 Min 1 Std. 30 Min 1 Stunde Gianluca Mandica 4

5 FLUSSDIAGRAMM BESTELLUNGSABLAUF Start Bewirtschaftungssystem (BPS) öffnen Neue Disposition starten Voreinstellungen: Bestellvorschlag Gewünschter Liefertermin Aus Voreinstellungen wird Materialdisposition generiert Wo Bestellvorschlag vorhanden ist Artikel bearbeiten Lieferanten auswählen und alle Artikel auf Bestand prüfen, kontrollieren A Gianluca Mandica 5

6 A Genügend Bestand? Ja Zum nächsten Artikel gehen Nein Gewünschte Menge eingeben (bis ganze Artikelliste durchgearbeitet ist) Nachkontrollieren Verarbeitung der Bestellung Bestellung und Wareneingangschein (WES) werden gedruckt Bestellungen werden per Fax, Tel, oder im Internet gesendet Warenannahme und Wareneingangskontrolle mit WES und Lieferschein B Gianluca Mandica 6

7 B Korrekt geliefert? Nein Lieferant anrufen Neue Abmachung treffen Ja Ware mit WES am PC in den Bestand einbuchen Ware wird an den jeweiligen Lagerplatz gestellt Lieferschein, Rechnung und Wareneingangsjournal vergleichen Stimmen Papiere überein? Nein Fehler suchen und korrigieren Ja Rechnung mit Visum von Sachbearbeiter zur Zahlung freigeben an die Abt. Buchhaltung Ende Gianluca Mandica 7

8 EINFÜHRUNG IN DIE PROZESSEINHEIT Meine erste Prozesseinheit absolvierte ich in der Abteilung Einkauf Betriebsmaterial der Genossenschaft Migros Basel. In dieser Abteilung wird das ganze Material für den Eigenverbrauch bestellt. Darunter fällt das Verpackungsmaterial, Büromaterial und das Sanitätsmaterial. Die ganze Beschaffung und Bestellung der Berufsbekleidung erfolgt hier ebenfalls. Der Bestellungsablauf ist ein Prozess, welcher in der Abteilung häufig durchgeführt wird. Je öfter man diesen Prozess ausführt, desto routinierter werden die Abläufe erledigt. Die Abteilung Einkauf Betriebsmaterial bezieht ihre Waren bei verschiedenen Lieferanten. Auch können sämtliche Migros-Filialen hier Ihre Bestellungen via Fax, Mail oder Telefon aufgeben. Per März 2007 wird ein neues Bestellsystem eingeführt, mit welchem alle Migros-Filialen ihre Bestellungen elektronisch aufgeben können. PROZESSBESCHREIBUNG Damit ich die wöchentlichen Bestellungen tätigen kann, verwende ich das Bewirtschaftungssystem BPS. Dieses System ermöglicht es mir alle Bestellungen elektronisch einzugeben. Hierfür starte ich eine Neue Disposition im BPS. Bevor ich mit den eigentlichen Bestellungen anfangen kann, muss ich gewisse Voreinstellungen machen. Das System soll mir von allen Artikeln, welche den Mindestbestand unterschritten haben, einen Bestellvorschlag anzeigen. Zusätzlich sollen mir auch diejenigen Artikel angezeigt werden, welche den Meldebestand nicht unterschritten haben, da wir immer das ganze Sortiment eines Lieferanten nachkontrollieren. Den gewünschten Liefertermin für die Disposition kann auch bereits bestimmt werden. Gianluca Mandica 8

9 Somit sind alle Voreinstellungen getätigt und das System generiert die Bestellvorschläge. Dies ist ein völlig automatisierter Vorgang (Systemunterstützung). Sobald die ganze Liste angezeigt wird, wähle ich den ersten Artikel mit einem Bestellvorschlag aus. Alle Artikel sind mit einem oder mehreren Lieferanten hinterlegt. Diese sind mit verschiedenen Prioritätsstufen gekennzeichnet. Diejenigen Lieferanten mit Prioritätsstufe 1 erhalten den Zuschlag, da diese die besten Preis- und Leistungsbedingungen aufweisen. Ganz nach diesem Muster überprüfe ich jeweils jeden Artikel des ausgewählten Lieferanten und entscheide ob eine Bestellung nötig ist oder nicht. Wenn ich bei einem Artikel eine Menge eingebe, achte ich auf eventuelle Mindestbezugsmengen oder sonstige Bemerkungen die diesen Artikel betreffen. Wenn ich alle Artikel durchgearbeitet habe, wird die Bestellung verarbeitet. Gleichzeitig wird die Bestellung und der Wareneingangsschein(WES) gedruckt. Mit dem Wareneingangsschein (WES) hat das Lagerpersonal die Kontrolle über offene Bestellungen. Eingehende Lieferungen können nun anhand des WES überprüft werden (Wareneingangskontrolle). Die Bestellungen an die jeweiligen Lieferanten werden telefonisch, per Fax, oder im Internet aufgeben. Sobald die Ware eingetroffen ist, wird die Wareneingangskontrolle vollzogen. Die Ware wird mit dem Wareneingangsschein und Lieferschein verglichen. Stimmt alles überein, wird die Ware am PC in den Bestand eingebucht und an den jeweiligen Lagerplatz gestellt. Stimmt die Warenlieferung nicht überein, wird Kontakt mit dem Lieferanten aufgenommen und eine neue Abmachung vereinbart. Diese sind sehr unterschiedlich z.b. Nachlieferung, Expresslieferung oder Ersatz. Der Lieferschein, das Wareneingangsjournal und die Rechnung werden zum Schluss noch verglichen. Eventuelle Fehler werden sofort korrigiert. Stimmen diese drei Papiere überein, wird vom Sachbearbeiter die Rechnung visiert und an die Abteilung Buchhaltung zur Freigabe der Zahlung weitergeleitet. Gianluca Mandica 9

10 SCHLUSSWORT Als ich meine Prozesseinheit abgeschlossen hatte und mein Dossier in der Hand hielt, war ich zufrieden mit meiner Arbeit. Der Einstieg in die Prozesseinheit war nicht einfach, da ich noch keine Erfahrung hatte und nicht so recht wusste, wie ich mich organisieren sollte. Es gab auch mühsame Momente, in denen ich nicht vorankam wie ich mir das vorgestellt hatte. Aber zum Glück waren die lehrreichen und vor allem die einfacheren Momente überwiegend und genau diese halfen mir bis zum Schluss durchzuhalten! Da sich meine Prozesseinheit um den Bestellungsablauf handelte und ich diesen wöchentlich durchführte, macht mir diese Arbeit jetzt richtig Spass. Für meine nächste Prozesseinheit werde ich mir vornehmen, zunächst einen gründlichen Überblick über den Arbeitsablauf zu verschaffen und diesen dann entsprechend zu notieren. Alle diese Erfahrungen werden sicherlich hilfreich sein für die nächste Prozesseinheit. Gianluca Mandica 10

11 MUSTERDOKUMENT 1 (Voreinstellungen für eine Neue Materialdisposition) (Automatischer Systemvorgang zur Berechnung der Bestellvorschläge schläge) Gianluca Mandica 11

12 MUSTERDOKUMENT 2 (Auszug aus der Materialdispositionsliste dispositionsliste) (Maske eines einzelnen Artikels. Bestellmenge kann hier eingegeben werden den) Gianluca Mandica 12

13 MUSTERDOKUMENTE 3 Gianluca Mandica 13

14 MUSTERDOKUMENTE 4 Gianluca Mandica 14

15 AUSWERTUNGSBOGEN DER LERNJOURNALE (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Während der Prozess einheit war meine Moti vation insge samt tief I hoch An Motivation hat es nicht gefehlt. Ein kleiner Dämpfer war, dass es die erste Prozesseinheit war und ich nicht genau wusste wie ich mich richtig organisieren sollte. Doch zum Schluss hat alles geklappt. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig I einfach Da ich diesen Prozess wöchentlich durchführte, gelang mir dieser immer besser. Mit der Zeit wusste ich ganz genau auf was ich besonders Achten musste. Auch der Zeitaufwand verkleinerte sich im laufe der Zeit. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden I sehr zufrieden Ich bin zufrieden mit der ganzen Arbeit die ich geleistet habe. Mein Dossier gefällt mir sehr gut. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen rungen nichts I alles Das ich umgehend mir einen Zeitplan mache und anfangs schon Gedanken mache, wie und wo ich meine Informationen einhole. Das ich mir selber eine Zeitfrist setze, in der ich die ganze Prozesseinheit fertig haben möchte. Somit bleibt mir dann noch genügend Zeit um allfällige Korrekturen vorzunehmen. Genossenschaft Migros Basel Gianluca Mandica 15