Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen. Stefan Fekete, Dr. Vital Meyer Düsseldorf, April 2007

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1 Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen Stefan Fekete, Dr. Vital Meyer Düsseldorf, April 2007

2 Agenda 1. Swiss Life Gruppe 2. Kurzvorstellung der Programme und des Umfeldes 3. Finanzieller Nutzen eine Abschätzung 4. Qualitätsmanagement (QM) Modell 5. Dokumenten- und Reviewmanagement 6. Change Management 7. Quantitative Qualitätsziele 8. Zusammenfassung Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

3 Swiss Life Holding Die Swiss Life Holding mit Sitz in Zürich geht auf die 1857 gegründete schweizerische Lebensversicherungs- und Rentenanstalt zurück Grösster Lebensversicherungskonzern der Schweiz Ca Mitarbeiter Neuausrichtung 2002: Konzentration auf Kerngeschäft Lebensversicherung Kollektiv / Einzel Strategische IT-Programme: EV Transformation (Einzelversicherung) und Amarta SL (Kollektvversicherung) Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

4 Swiss Life-Märkte GB NL B/Lux Deutschland Frankreich CH Italien Spanien Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

5 Exkurs: Altersvorsorge in Europa - Ländervergleich Zusammensetzung des durchschnittlichen Alterseinkommens in ausgewählten europäischen Märkten 3. Säule: Private Vorsorge 10% 5% 7% 8% 10% 10% 26% 2. Säule: Berufliche Vorsorge 40% 40% 32% 1. Säule: Staatliche Vorsorge 85% 85% 50% 50% 42% DE BE FR NL CH Quellen: Deutsches Institut für Altersvorsorge; CSFB; CEA; AHV Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

6 Agenda 1. Swiss Life Gruppe 2. Kurzvorstellung der Projekte und des Umfeldes 3. Finanzieller Nutzen eine Abschätzung 4. Qualitätsmanagement (QM) Modell 5. Dokumenten- und Reviewmanagement 6. Change Management 7. Quantitative Qualitätsziele 8. Zusammenfassung Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

7 Rahmenbedingung der Projekte Neues Top-Management 2002 Refokussierung der Firma nach ernsthaften Problemen IT-Ziele: Konsolidierung der zentralen Verwaltungssysteme: 1 Verwaltungssystem für die Einzelversicherung: 1 Verwaltungssystem für das Kollektivgeschäft Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

8 Exkurs: Komplexität eines Kollektiv- Verwaltungssystems in der Schweiz Berufsvorsorgegesetzt (BVG) seit 1995 Verwaltung von ca. 460 Mia. Franken in CH Gesetzlicher Rahmen: - Berufsvorsorgegesetz: 98 Artikel - Verordnungen (Beaufsichtigung, AHV, steuerlich, Arbeitslosigkeit, Sicherheitsfonds): 125 Artikel - Freizügigkeitsgesetz / Verordnungen: 52 Artikel - Wohneigentumsförderung: 21 Artikel - Bundesverfassung, Zivilgesetzbuch, Obligationenrecht Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

9 Organisationsstruktur der Projekte Steuerungsausschuss Geschäftsleitung Programm-Management Programmleiter Informatik / Business Programm-Office Programmoffice, Qualitätsmanagement Migration Ausbau VWS Nebenbuch Leistungen Integration IT-Grundlagen Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter Projektleiter EV-Transformation: bis 140 Mitarbeiter Amarta SL: bis 180 Mitarbeiter Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

10 Wichtige Milestones der Programme Migrations-Programme Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q EVT Business Spec EVT Implementation QM EVT Migration Amarta Funktionen QM Amarta Migration Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

12 Finanzieller Nutzen eine Abschätzung Berechnungsgrundlagen (Programm EVT): Anzahl Dokumente pro Zeit: 1166 Dokumente (Fach- und IT-Konzepte) / 2 ½ Jahren reviewt pro Dokument wurden 5 Gutachter eingesetzt pro Dokument haben Gutachter durchschnittlich 12 Fehler, davon 5 Haupt- oder kritische Fehler gefunden der Reviewaufwand pro Dokument und Gutachter beträgt durchschnittlich 1,2 Stunden für die Fehlerbehebung in der Produktion werden pro Fehler 4 Stunden aufgewendet interner Stundensatz 100 CHF Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

13 Finanzieller Nutzen eine Abschätzung Review-Kosten pro Jahr GA h CHF 1166Dok Jahre Dok GA h 280'000 CHF/ Jahr Potentielle Fehlerkoste (nur Hauptfehler) pro Jahr Feh h CHF 1166Dok Jahre 933' 000CHF Dok Feh h Jahr Einsparung pro Jahr: 0.65 Mio. CHF Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

15 Qualitätsmanagement (QM) Modell Ebene Swiss Life CH Swiss Life Projektleitfaden Swiss Life weitere Leitfäden Ebene Programm Regulative Vorgaben Programmhandbuch QM-Plan Fokus der Präsentation Prüfplan Spezifische Qualitätsziele Dokumente- Management Review- Management Change- Management Konfigurationsmanagement Testkonzpet Abwicklungsprozesse Anschlussdokumente - Vorlagen Qualitätsziele Richtlinie Dokumenten Management Richtlinie Review Management Fokus der Präsentation Richtlinie Change Management Richtlinie Konfiguratins Management Testpläne Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

17 Einführung Dokumenten- und Reviewmanagement Dokumentenablage ist klar und eindeutig geregelt Dokumente werden nach Wichtigkeit klassifiziert Zu erstellende Dokumente werden frühzeitig in einem Prüfplan (Dokumentenliste) erfasst Standardisierte Review-Verfahren sind festgelegt Alle beteiligter Personen werden geschult Stakeholder-Management: Einbezug der Stakeholders in die Erarbeitung der relevanten Richtlinien! Korrektheit der Dokumente wird regelmässig überprüft Bei Abweichungen oder Nichteinhaltung der Regelungen werden sofort Verbesserungsmassnahmen eingeleitet Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

18 Nutzen durch das Dokumenten-Management Dokumente sind eindeutig und unverwechselbar kennzeichnet Die Versionierung verhindert die Verwendung von falschen oder überholten Dokumenten Der Suchprozess ist durch geregelte und standardisierte Dokumentablagen kurz und die Trefferquote hoch Ein eindeutiger Dokument-Identifikationsschlüssel ist die Grundlage für das Funktionieren des Change- und Konfigurations-Management Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

19 Nutzen durch das Review-Management Revieweffizienz ist gross, weil die Durchführung standardisiert und im Voraus geplant ist Die Überbelastung der Gutachter wird durch frühzeitige und systematisch durchgeführte Einsatzplanung vermieden Die hohe Qualität der Reviewergebnisse ist durch die Wahl der Gutachter (Mischung aus Fach- und IT-Kompetenzen) sichergestellt Die Gutachter-Kompetenz, Reviewart und Fehlergewichtung tragen dazu bei, dass die Anzahl der Iterationen auf maximal 2 Durchläufe begrenzt ist Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

20 Eingesetzte Hilfsmittel Start mit manuellem Prozess: Excel-Liste und Dateiablage: Review-Formular in Excel / Review-Summary Formular in Excel 2 Richtlinien: Dokumentenmanagement und Reviewmanagement 1 Merkblatt, 2-seitig, laminiert Rollout-Unterstützung! Regelmässiges Reporting von Review-Kennzahlen am Programmsteuerungs-Meeting QMA Access-Applikation zur Verwaltung der Metadaten der Dokumente Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

21 Hilfsmittel Merkblatt Dokumenten / Reviewmanagement Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

22 Hilfsmittel: Access-Applikation zur Verwaltung der Metadaten (QMA) Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

23 Einführung Dokumenten- und Reviewmanagement: Lessons Learned Auf bestehendem aufbauen kein big-bang Approach Synergien zwischen Projekten nutzen Process before Tools Durchdringung braucht Zeit Überzeugungsarbeit extrem wichtig Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

25 Change Management - Nutzen Klare Spielregel für alle beteiligten Rollen bis zur Dokumentfreigabe Wichtige Grundlage für das Konfigurations-Management Änderungen sind nachvollziehbar und ihre Auswirkungen auf das Projekt bekannt Änderungen, welche Projekt-Scope, -Kosten oder Abbaupotential betreffen werden vom Fachboard oder Lenkungsausschuss freigegeben Erfüllung der Forderungen der internen Revision Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

26 Change Management - Toolunterstützung ITG Workflow (aka. Kintana) - Auftragsmanagement Change Requests Entscheid Programmleitung Req. Engineering / Entwicklung / Test Patch- und Release- Management Qualitätsmanagement- Applikation (Access) Dokumentenablage ClearCase Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

28 Qualitätsziele als Führungsinstrument: Ein Beispiel Qualitätsdimension: Programm-Steuerung Qualitätsziel messbar Verantwortlichkeit (Pflege und Wartung) Qualitätsmassnahmen Qualitätslenkung Qualitätsprüfung Regulativ / Vorgabedokument Alle Planungsupdate Dokumente und deren Inhalte wie Projektplan, Ressourcenplan, Terminplan, Prüfplan und Organigramm sind am Arbeitstag nach dem Freeze aktuell, korrekt und werden termingerecht publiziert. Für die inhaltliche Richtigkeit ist der jeweilige Projektleiter und für die operative Aktualisierung ist das Programmoffice verantwortlich. In Stellvertretung des PM führt PO geplante und regelmässige Planungsupdatesitzungen durch. PO definiert und pflegt, die für die Durchführung von Planungsupdatesitzungen notwendige Grundlagen, Regelwerke und Hilfsmittel. PO macht inhaltliche und formale Qualitätssicherung der angelieferten Informationen und Daten. 1 Jahr im Voraus legt PO alle Planungsupdatetermine für alle EVT-Projekte fest und lädt entsprechende PL zu den Planungsupdatesitzungen ein. PO pflegt alle im Planungsupdate eingesetzten Grundlagen, Regelwerke und Hilfsmittel. PO erstellt regelmässig nach den Planungsupdates einen Q-Bericht zu Handen des PM. Aufgrund der Planungsupdate Checkliste verifiziert PO die Richtigkeit der übermittelten Daten und Informationen. EVTP Dachpapier Projektsteuerung EVTP Richtlinie Projektsteuerung Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

29 Nutzen messbarer Qualitätsziele Eindeutig definierter und messbarer Qualitätsniveau Qualität ist durch die Definition der Qualitätsziele real und greifbar geworden Definition projektübergreifender Qualitätsziele verbessert die Ergebniskoordination zwischen den betroffenen Projekten Festlegung von Dimensionen (Organisation, Steuerung, Dokumentation und Technologie) für die Programm- Qualitätsziele ermöglicht eine flächendeckende Qualitätsmessung und -überwachung im Programm und in den Projekten Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April

31 Zusammenfassung der Erfolgselemente Prozesse nicht selber erfinden sondern auf bereits etablierte Modelle wie von ISO, EFQM, ITIL oder SEI (CMMI) zurückgreifen und diese an die spezifische Situation anpassen Unterstützung der Meinungsmacher für die einzuführende Prozesse sichern nur wenige Prozesse einführen (3-7), diese aber hartnäckig begleiten bis sich die Kultur in der Organisation geändert hat Hilfsmittel und Werkzeuge für die Prozessbeteiligten zur Verfügung stellen und mitentwickeln lassen Eine User-Gruppe mit ausgewählten Prozessbeteiligten etablieren. Das Ziel ist alle Verbesserungen, Weiterentwicklungen und Einführungen über diese Gruppe zu steuern. Präventives Qualitäts-Management in zwei grossen IT-Programmen, Vital Meyer, Düsseldorf, April