Optimierung und Steuerung der automatisierten Prozesse mittels Business Intelligence und Business Process Management

Transkript

1 Optimierung und Steuerung der automatisierten Prozesse mittels Business Intelligence und Business Process Management Kostensenkungspotenziale durch integrierte Lösung von: Business Process Management > Planung und Budgetierung > Prozesskostenrechnung > Ressourcensteuerung (neartime) Business Intelligence > Ergebnistransparenz (1:1 abstimmbar mit der Finanzbuchhaltung) Management der Operational Risks (Incidents, Risk Indicators, Self Assessment) Workshop 2. Jahrestagung Industrialisierung in Banken, Mainz 23. November 2004 Consulting AG Kantonsstrasse 102, CH-8807 Freienbach Telefon +41(0) , Telefax +41(0) , Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 1

2 -Steuerungsmodell - Gesamtbanksteuerung als Regelkreis - Externe Faktoren Strategische Zielvorgaben Stakeholder Steuerungsimpulse (periodisch) Controlling: Betriebsergebnis Deckungsbeitragsergebnisse, Simulationen ROE, RORAC, CIR, Asset under Management,... Key Process Indicators Soll-Kapazität, Risk Indicators,... Profit-Center-/Ressourcensteuerung Ressourcenbedarf, Ressourcenangebot Steuerungsimpulse (neartime) Organisation: Betriebssteuerung Kunden-, Produkt-, Betreuer-, Cross-Selling- und Shadow-Ergebnisse Einzelumsätze Istmengen pro Produkt, Istanwesenheitszeiten und Bearbeitungsstatus Schnittstelle operative(s) System(e) Business Intelligence (Bezug zu Ertrags-, Aufwandskonten,...) Business-Process-Management (Transparenz hinsichtlich Workflows, Mengengerüsten,...) Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 2

3 Übersicht: Integrierte Lösung PLAN (einmalig p.a.) IST (laufend unterjährig) Organisation: Betriebssteuerung Transparenz über Mengen und Kapazitäten Abschätzung der Geschäftsentwicklung Planmengen Prozesskostenrechnung Produkt-/ Prozessstrukturen Vorgänger-/ Nachfolgerbeziehungen Zeitstandards Massnahmen Optimierung/ Reengineering Geschäftsprozesse Simulation / Abschätzen der Geschäftsenwicklung Ressourcenbedarf p.a. Planung Abgleich Ressourcenangebot mit -bedarf Ressourcenplanung für Projekte Ist- Aufschreibung Istmengen Operative(s) Bankensystem(e) Ressourcensteuerung (neartime) Ressourcenangebot (neartime) Ressourcenbedarf (neartime) Abgleich Istmengen zu Planmengen Key Process Indicators Soll-Kapazität Risk Indicators Sollprozesse (günstige Kostenverläufe) Controlling: Betriebsergebnis Standardstückkosten Profitabilitätsrechnung Erlöse Kosten Investitionen ROE/RORAC Cost Income Ratio... Überprüfung der strategischen Positionierung Transparenz über Einkommensund Kostenströme Kostenstellenrechnung Interne Leistungsrechnung Abgrenzungsrechnung Kostensätze Ergebnisrechnung Profit-Center- Ergebnis Deckungsbeitragsrechnung Produktivitätsergebnis Risikoergebnis... Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 3

4 PLAN: Prozesskostenrechnung Die Prozesskostenrechnung ist das entscheidende Instrument für den Aufbau einer Betriebssteuerung. Elemente der Prozesskostenrechnung: Quantifizierung Outputmengen Ressourcenverbräuche Strukturierung Produktstrukturen Prozessstrukturen Organisationsstrukturen Bewertungsansätze Kostenstellenrechnung BAB, Kostensätze Standardstückkosten Produktkalkulation Analyse Kostenstrukturen Für eine Ressourcensteuerung sind nur folgende Elemente notwendig: Erst wenn im Controlling ein Betriebsergebnis (z.b. Profit-Centeroder Deckungsbeitragsergebnis) ausgewiesen werden soll, sind zusätzliche Elemente erforderlich: > Quantifizierung > Strukturierung > Bewertungsansätze > Standardstückkosten Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 4

5 PLAN: Prozesskostenrechnung - Fortsetzung - Strukturierung: Verknüpfung der Leistungserbringung mit der Ablauf- und Aufbauorganisation Produkt-/ Prozessstruktur: Kunden Kunde 1 Kunde 2 Zuordnung zu Verbünden, Unterteilung in Portfolien, Fonds, etc. Erbrachte Leistung, die maschinell zählbar sein Wertpapiergeschäfte Lombardkredite Effekten- Produkte muss (aufgrund von Merkmalen aus operativen Systemen) Prozesse Ordererfassung Wertpapierabwicklung Kreditabwicklung Kundenbetreuung Depotmanagement Abteilungsübergreifende Wertkette (Baukastenprinzip) Teilprozesse Tätigkeiten der Mitarbeiter müssen kontierbar sein (Optimierungsebene) Organisationsstruktur: Kostenstellen Leistungserbringende Kostenstelle (Bewertungsebene) Abteilungen Front Office Back Office Risk- Management Beratung Research Portfoliomanagement Unternehmensorganisation Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 5

6 PLAN: Prozesskostenrechnung - Fortsetzung - Strukturierung/Quantifizierung Beispiel: Wertpapierkauf/-verkauf Handel Sofern die Prozessstruktur und die Zeitverbräuche für einzelne Teilprozesse bereits vorliegen, können diese Daten maschinell in das -Tool übernommen werden. Wertpapierkauf/ -verkauf Handel Risk Indicators Messung der Fehlerhäufigkeit Ursachen abstellen Wertpapierabwicklung Wertpapierhandel Einsatzverhältnis bestimmen Order handeln Ausführung erfassen DV-System Handel Fehlerbearbeitung, Schlussnotenabstimmung Wertpapier- Abrechnung versenden Disposition, Lieferfreigabe Fehlerbearbeitung aus Regulierung DV-System Abwicklung Wenn im Handel die Ausführungen korrekt erfasst werden, ist die Fehlerbearbeitung annähernd Null. Die Zuordnung der Portokosten muss separat ermittelt werden. Wenn Regulierungen zu Schlussnoten nicht zugeordnet werden können, muss eine Systemanalyse durchgeführt werden. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 6

7 PLAN: Prozesskostenrechnung - Fortsetzung - Quantifizierung: Bestimmung des Ressourcenverbrauchs pro Nutzungseinheit 1. Erhebung mittels Zeitaufschreibung und Mengenstatistik Beispiele: 1. Ordererfassung: Steuerung mittels Produktivitätsergebnis Minuten aus Zeitaufschreibung Order aus maschineller Mengenzählung Ø 2 Minuten Zeitverbrauch pro Order leistungsmengeninduziert (lmi), mehr oder weniger Zeitverbrauch erscheint im Produktivitätsergebnis. 2. Fehlerbearbeitung, Schlussnotenabstimmung: Order aus maschineller Mengenzählung Ø 0,2 Minuten Zeitverbrauch pro Order leistungsmengenneutral (lmn) in Bezug auf Anzahl Order p.a., mehr oder weniger Aufwand von Fehlern erscheint im Produktivitätsergebnis Minuten aus Zeitaufschreibung 100 fehlerhafte Schlussnoten Steuerung mittels Risk Indicators (Basel II) 2. Vorgabe der Zeitstandards durch Organisation, in Abstimmung mit den Kostenstellenverantwortlichen. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 7

8 PLAN: Mengenplanung - Basis für die Abstimmung der Ressourcen Abschätzen der Geschäftsentwicklung Istmengen pro Produkt aus Geschäftstätigkeit pro Zeiteinheit (Monat, Jahr,...) Planmengen pro Produkt z.b. 1 Mio. Wertpapierabrechnungen Prozesskostenrechnung Produkt-/Prozessstruktur Zeitstandards (z.b. Kauf/Verkauf Wertpapier) Ressourcenbedarf pro Kostenstelle nur für die Abwicklung der Geschäfte (ohne Projekte) Produkt Produkt... Planung pro Geschäftsjahr *) z.b. Kostenstelle Abrechnung (Clearing) Hauptprozess Handelsabwicklung Geschäftsabwicklung [MAK] Planleistung über alle Produkte Kauf/Verkauf Wertpapier 1,0... (übrige Produkte) 4,0 **) Teilprozess Order handeln Ausführung erfassen Disposition Lieferfreigabe Schlussnotenabstimmung Fehlerbearbeitung Planleistung für Projekte 1,0 Zeitaufwand Kostenstelle 0,01 Min. 0,01 Min. 0,1 Min. 0,5 Min. 0,2 Min. Handel Abrechnung (Clearing) Belieferung (Settlement) Planleistung (Ressourcenbedarf) 6,0 Ressourcenangebot 8,0 Ressourcenbedarf p.a. 0,2 [MAK] 1,0 [MAK] 0,7 [MAK] *) Bei monatlicher Planung können saisonale Einflussgrössen berücksichtigt werden (z.b. Hauptversammlung) **) 1 MAK (Mitarbeiterkapazität) = Min. (Minuten) p.a. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 8

9 PLAN: Mengenplanung - Basis für die Bestimmung der Produktionskosten Simulation der Produktionsstückkosten bei Annahme unterschiedlicher Planmengen: Beispiel: Bei einer Planmenge von 12 Mio. Stück betragen die Produktionsstückkosten EUR 3,40 Bei einer Planmenge von 15 Mio. Stück betragen 3,40 die Produktionsstückkosten 2,90 EUR 2,90 2,70 Bei einer Planmenge von 18 Mio. Stück betragen die Produktionsstückkosten EUR 2,70 Planannahmen 12 Mio. 15 Mio. 18 Mio. [Produktionsstückkosten] [Planmenge] Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 9

10 PLAN: Mengenplanung - Simulation des Planergebnisses mittels Iteration Planannahmen sind änderbar. Preisliste Preisstaffel in Abhängigkeit von der Menge... Sicht Insourcer Parameter (änderbar) Simulation des Ergebnisses Kunde Planmenge Preis Rabatt Planerlöse Plankosten Planergebnis Planmengen der Kunden Summe Sicht Outsourcer Planmenge Preis Rabatt Plankosten Backoffice Abgleich mit den Zielvorgaben Preisverhandlung mit den Kunden Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 10

11 IST: Ressourcensteuerung Zeitnahe (neartime) Ermittlung des Ressourcenangebots: Fachbereich Zeiterfassung: Kommt-Zeit Geregelte Pausen Absenzen (z.b. Projektmitarbeit) Geht-Zeit Laufende, zeitnahe Errechnung des Ressourcenangebots, aggregiert auf Team-, Gruppen- bzw. Kostenstellenebene Zeitnahe (neartime) Ermittlung des Ressourcenbedarfs: Schnittstelle operative Systeme Einzelgeschäfte mit Geschäftsstatus (im Zeittakt, z.b. alle 5 Minuten) Entscheidungsbaum: Produkterkennung Status Struktur der Produkte und Prozesse (Vorgänger-Nachfolger-Beziehung) Prozesskostenrechnung Erkennung des Prozessschritts, in dem sich das Geschäft befindet. Ressourcenbedarfe für die nächsten anstehenden Prozessschritte (z.b. Freigabe von Broker-Bestätigungen) über alle Geschäfte aggregiert. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 11

12 IST: Ressourcensteuerung - Fortsetzung - Zeitnahe (neartime) Gegenüberstellung Ressourcenbedarf und Ressourcenangebot Die Steuerung erfolgt auf der Ebene der Aktivitäten (z.b. Prozessschritt einer Kostenstelle). Die Ebene des Personals kann ausgeblendet werden (keine Ressourcensteuerung auf Mitarbeiterebene). Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 12

13 IST: Ressourcensteuerung - Fortsetzung - Nachgelagerte Produktivitätsauswertung (z.b. pro Woche, Monat) Zusätzlich zu der Produktivitätsbetrachtung ist eine Mengenabweichung (Planmenge im Vergleich zur tatsächlich abgewickelten Istmenge) möglich. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 13

14 IST: Ergebnistransparenz Transparenz der Einkommens- und Kostenströme Operative(s) System(e) / Rechnungswesen Ergebnisrechnung Ertragskonten GuV Gebühren Provisionen Zinsertrag... Einzelgeschäfte Entscheidungsbaum Produkterkennung Strategische Geschäftseinheiten Deckungsbeitragsstufen DB I Erlöse - direkte Kosten - Standardstückkosten -... Marktergebnis Private Banking Corporate Banking... Aufwandskonten GuV Prozesskostenrechnung - Vertriebskosten -... Courtagen, Lieferspesen,... Personal Raum/Miete Büro-/Geschäftsausstattung Informationstechnologie Sachkosten... Strukturierung der Kontoumsätze Standardstückkosten der Produkte Kalkulatorische Betreuungskosten Kostenstellenrechnung Vertrieb Produktion Interner Service Overhead Produktivitätsergebnis Abstimmbarkeit 1:1 mit der Finanzbuchhaltung DB II Ergebnis der strategischen Geschäftseinheit - Interner Service -... DB III - Overhead -... DB IV Produktivitätsergebnis Operatives Ergebnis Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 14

15 IST: Key Process Indicators Aufzeigen des Handlungsbedarfs mittels Ampel- und Trendfunktion: Kennziffern Istsituation Cost Income Ratio Ziel: CIR < 50% 82% Eigenkapitalrendite Ziel: 15-20% ROE RORAC (Risikolimit) 6% 2% RORAC (Ist-)Risikokapitalbasis Kapazität Ziel: 500 MAK in der Wertpapierabwicklung... Ist-Kapazität Anzahl Transaktionen (15,0 Mio.) 11% 480 MAK 12,0 Mio. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 15

16 IST: Management Operational Risks Mustererkennung, Generierung von handlungsorientiertem Wissen aus Erfahrung Entscheidungsbaum: Klassifikationsmerkmale zu Mustern ergänzen Bildschirmanzeige Operative Schnittstelle Einzelumsätze mit Bearbeitungsstatus Erkennen von Incidents Risk Indicators Operational Risk Manager Potenzielle Schäden Entgegennahme und Erfassung von Reklamationen, Kundenabgängen, Mitarbeiterabgängen,... Fachbereich Erhebungen (intern/extern) z.b. Kundenoder Mitarbeiterbefragungen Schadensdatenbank Korrelationen berechnen Reporting (grafische Darstellung) Potenzielle Schäden berechnen (alternativ) Statistische Zeitreihen berechnen Reporting (Statistik) Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 16

17 IST: Management Operational Risks - Fortsetzung - Beispiel: Risk Indicator Zu den angelegten Risk Indicators werden Risikomuster zugeordnet. Zu den Risikomustern wird die Berechnung des potenziellen Schadens festgelegt. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 17

18 IST: Management Operational Risks - Fortsetzung - Beispiel: Risk Indicator Zuordnung eines Risikomusters zu einer offenen Lieferposition und Berechnung des potenziellen Schadens. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 18

19 PLAN/IST: Produktivitätsauswertung Planmenge im Vergleich zur tatsächlich abgewickelten Istmenge: Beispiel: Bei einer Planmenge von 15 Mio. Stück betragen die Produktionsstückkosten EUR 2,90 Bei einer Istmenge von 12 Mio. Stück betragen die Produktionsstückkosten EUR 3,40 Für nicht genutzte Kapazitäten fallen Kosten an: 3 Mio. Stück x EUR 0,50 = EUR 1,5 Mio. 3,40 2,90 [Stückkosten] 12 Mio. Istmenge Abweichung PLAN zu IST in der Kalkulation der Stückkosten (nicht genutzte Kapazitäten) Plan-Ist-Abweichung 15 Mio. Planmenge [Menge] Abweichung PLAN zu IST bei der Menge Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 19

20 Zusammenfassung / Kritische Diskussion Business Prozess Management Planung und Budgetierung = Ressourcenbedarf bestimmt Kostenvolumen für die Geschäftstätigkeit Ressourcensteuerung (neartime) = Kostensenkungspotenziale durch flexiblen Einsatz von Mitarbeitern ( Springer ) Prozesskostenrechnung / Prozessoptimierung = Verminderung von Durchlaufzeiten, Reduzierung von Fehlern, Steigerung der Produktivität,... Business Intelligence 1:1-Abstimmbarkeit mit der Finanzbuchhaltung (Bankbilanz) = absolute Voraussetzung, um Vertrauen in die Zahlen zu erreichen Interpretation der Einzelumsätze und Bestände mittels Entscheidungsbaum = Basis aller weiteren Auswertungen Management von Operational Risks Incidents, Risk Indicators, Self Assessment = Erfüllung der Voraussetzungen im Rahmen von Basel II Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 20