Gebrauchsanweisung für die Monatsabrechnung im Kindergarten

Transkript

1 Gebrauchsanweisung für die Monatsabrechnung im Kindergarten I. Bei erstmaliger Verwendung der Datei: 1) PC starten 2) -Anhang bzw. Datei von CD oder Diskette in ein Verzeichnis speichern 3) Explorer öffnen 4) Datei Vorlage Abrechnung (z.b. C:\Eigene Dateien\Vorlage Abrechnung.xls) öffnen 5) Tabellenblatt Gruppe 1 öffnen 6) Namen der Kinder in der Gruppe 1 eintragen (bei mehrgruppigen Einrichtungen: mit den übrigen Gruppen genauso verfahren) 7) Datei Speichern II. Verwendung der Abrechnungs-Datei: 1) Datei Vorlage Abrechnung öffnen (z.b. C:\Eigene Dateien\Vorlage Abrechnung.xls) 2) Monat auf allen Tabellenblättern (Abrechnung, Kassenbuch, Gruppe 1,...) aktualisieren: Tabellenblatt Abrechnung anklicken Feld Dezember anklicken nun erscheinende graue Taste anklicken richtigen Monat (z.b. Januar) anklicken der Monat wird aktualisiert auf den übrigen Tabellenblättern genauso verfahren. Bei Jahreswechsel mit dem Jahr ebenso verfahren 3) Datei Speichern unter... z.b. Abr. Januar 2008.xls 4) In das Tabellenblatt Abrechnung die Anzahl der in diesem Monat angemeldeten Kinder (in die hier rot markierten Felder) eintragen Gruppe tatsächlich gemeldete Kinder davon in diesem Monat Beitrag tatsächlich gezahlt für Regelgruppe Verlängerte ÖZ Erst- Zweit- Dritt- Erst- Zweit- Dritt- kind kind kind kind kind kind Elternbeitrag in : ,

2 5) Grundsatz: Alle Zahlungsvorgänge auf dem und in der Barkasse müssen entweder in der Beitragsliste oder im Kassenbuch dokumentiert sein! Beträge immer mit Komma 00 (Null Null), nicht Komma --" und auch nicht Komma OO schreiben, da das Programm sonst nicht rechnen kann! Vermeiden Sie es, mit den Funktionen Kopieren/Ausschneiden und Einfügen zu arbeiten, da diese Befehle auch bei geschützen Tabellenblättern die Formeln zerstören können. Benutzen Sie zum Löschen von einträgen die Entfernen -Taste. 6) Anfangsbestände von Barkasse und mit Datum ins Kassenbuch eintragen Barkasse Datum Buchungstext Bel.Nr. Ein Aus Ein Aus Anfangsbestand: 100,00 100,00 Elternbeiträge lfd. Monat lfd. Elternbeiträge bar 0,00 0,00 lfd. Elternbeiträge Giro 0,00 0,00 Elternbeiträge Vormonate Nachz. Elternbeitr. bar 0,00 0,00 Nachz. Elternbeitr. Giro 0,00 0,00 Allgemeine Telefonkosten Spenden 7) Kontoauszüge: alle Buchungen der Reihe nach durchgehen a) Elternbeiträge: entsprechendes Gruppenblatt öffnen (z.b. Philipp Maier besucht die dritte Gruppe Beitragsliste der dritten Gruppe öffnen) Name suchen Beitrag eintragen (falls Philipp Maier ein Regelgruppe Erstkind ist, dann: Feld unter neben Philipp Maier anklicken erscheinende Taste drücken Beitrag erscheint Beitrag anklicken Beitrag erscheint im richtigen Feld als EUR-Betrag) da Zahlung über : Kontoauszugsnummer mit Seite (z.b. 23,2 = Auszug Nummer 23 Seite 2) in die Spalte Auszug Nr. eintragen; Betrag auf dem Auszug als erl. kennzeichnen; die Aufsummierung und der Übertrag in Kassenbuch und Abrechnung erfolgt automatisch Name Kind 1 Philipp Maier 77,00 23,2 b) Nachzahlung Elternbeiträge: nachgezahlten Betrag ins Feld Nachzahlung neben dem Namen des betroffenen Kindes eintragen; unter Bemerkung eintragen, welchen Monat die Nachzahlung betrifft; Auszugsnummer nicht vergessen! Betrag auf dem Auszug als erledigt kennzeichnen; die Aufsummierung und der Übertrag in Kassenbuch und Abrechnung erfolgt automatisch - 2 -

3 Name Kind 1 Benjamin Müller 154,00 23,3 Beitrag 11+12/2007 8) Barkasse: a) Elternbeiträge: genauso verfahren wie unter 6a beschrieben; allerdings wird hier anstatt der Auszugsnummer die Belegnummer des Bar-Belegs in der Spalte Beleg Nr. eingetragen; die Aufsummierung und der Übertrag in Kassenbuch und Abrechnung erfolgt automatisch Name Kind 1 Philipp Maier 77,00 12 b) Nachzahlung Elternbeiträge: siehe 6b; auch hier die Nummer des Bar- Belegs eintragen Name Kind 1 Benjamin Müller 154,00 13 Beitrag 11+12/2007 c) Bar-Ausgaben: ins Kassenbuch eintragen mit Datum, Belegnummer, als Ausgabe im Bereich Barkasse, einer bestimmten Ausgabeart zugeordnet (z.b. Büromaterial); d.h. bei jedem Eintrag ins Kassenbuch muss ein mal eine Kassenspalte (z.b. Barkasse Ausgabe) angesprochen werden und mindestens eine Zuordnung getroffen werden (z.b. Ausgabe für Büromaterial). Kann eine Ausgabe nicht zugeordnet werden, ist sie als Andere Ausgabe ins Kassenbuch einzutragen Ausgaben Barkasse Porto und Frachten Büromaterial Fachliteratur Lebensmittel Werkmaterial Veranstaltungen und Maßnahmen Putzmittel Andere Ausgaben Datum Buchungstext Bel.Nr. Ein Aus Ein Aus Anfangsbestand: lfd. Elternbeiträge bar 0,00 lfd. Elternbeiträge Giro 0,00 Nachz. Elternbeitr. bar 0,00 Nachz. Elternbeitr. Giro 0, Fingerfarben 25 7,80 7, Druckerpatrone 26 12,78 12, Toilettenpapier 27 4,98 4,98-3 -

4 d) Bar-Einnahmen: selbe Verfahrensweise wie bei 7c Einnahmen Barkasse Elternbeiträge lfd. Monat Elternbeiträge Vormonate Allgemeine Telefonkosten Spenden Erlöse aus Veranstaltungen Sonstige Einnahmen Datum Buchungstext Bel.Nr. Ein Aus Ein Aus Anfangsbestand: lfd. Elternbeiträge bar 0,00 0,00 lfd. Elternbeiträge Giro 0,00 0,00 Nachz. Elternbeitr. bar 0,00 0,00 Nachz. Elternbeitr. Giro 0,00 0, Fotogeld 22 5,00 5, Telefonersatz 23 2,50 2,50 9) Zwischendurch immer sicherheitshalber zwischenspeichern ( z.b. unter C:\Eigene Dateien\Abr. Januar 2008.xls 10) Einzahlung der Barkasse auf das : nehmen Sie beispielsweise 253,00 EUR aus der Barkasse und zahlen diese auf das ein, dann verringert sich der Wert Ihrer Barkasse und das nimmt zu; diesen Vorgang tragen Sie bitte folgendermaßen in die dafür vorgesehene Zeile in der Abrechnung ein: Einzahlung Barkasse auf ,2 253,00 253,00 Summe / Übertrag: 0,00 0,00 0,00 0,00 11) Auffüllen der Barkasse über das : Reicht Ihr Barkassenbestand nicht mehr aus, um erwartete Ausgaben leisten zu können, heben Sie Geld vom ab, um Ihren Barkassenbestand aufzufüllen; diesen Vorgang tragen Sie bitte folgendermaßen in die dafür vorgesehene Zeile in der Abrechnung ein: Abhebung für Barkasse 28,5 100,00 100,00 Summen 0,00 0,00 0,00 0,00 Schlussbestand 0,00 0,00-4 -

5 12) Überweisung an Verrechnungsstelle: Die Überweisung an die Verrechnungsstelle wird in dem dafür vorgesehenen Feld verbucht. Es wird immer der Betrag der letzten Abrechnung eingetragen. Überweisung an VSt ,54 Einzahlung von der Barkasse auf das Summe / Übertrag: 0,00 0,00 0,00 0,00 13) Wenn alle Kontoauszüge und alle Bar-Belege gebucht sind, können die Schlussbestände von Barkasse und mit Hilfe des Kassenbuches überprüft werden Abhebung für Barkasse Summen 0,00 0,00 0,00 0,00 Schlussbestand 0,00 0,00 Stimmen Barkassen- und stand mit den Schlussbeständen laut Kassenbuch überein? Falls nicht, überprüfen Sie, ob auch wirklich alle Zahlungsvorgänge ihren Niederschlag in Beitragsliste oder Kassenbuch gefunden haben 14) Kinder, für die in diesem Monat Beiträge gezahlt wurden, aufgeteilt nach Gruppen und Beiträgen in die Tabelle auf der Abrechnung eintragen (Im Beispiel hat in der Gruppe 2 ein Kind keinen Beitrag gezahlt) Gruppe tatsächlich gemeldete Kinder davon in diesem Monat Beitrag tatsächlich gezahlt für Regelgruppe Gruppe Erst- Zweit- Dritt- Erst- Zweit- Dritt- kind kind kind kind kind kind Elternbeitrag in : ) Überschuss (= Restbetrag auf der Abrechnung) an die Verrechnungsstelle überweisen; - 5 -

6 16) Die komplette Abrechnung mit Kassenbuch und Beitragslisten wird ausgedruckt; eine Ausfertigung der Abrechnung kommt mit einer Ausfertigung des Kassenbuchs nach Anweisung durch den Pfarrer bzw. Kindergartenbeauftragten an die Verrechnungsstelle 17) Zur besseren Übersicht empfehlen wir zusätzlich eine gesonderte Liste über ausstehende Elternbeiträge zu führen; geleistete Nachzahlungen werden hier eingetragen und reduzieren die Außenstände III. Eröffnung der nächsten Abrechnung: 1) Datei Abrechnung (C:\Eigene Dateien\Vorlage Abrechnung.xls) öffnen 2) Name der Kinder auf den Beitragslisten aktualisieren, d.h. neu hinzugekommene Kinder werden nachgetragen und ausgeschiedene Kinder gelöscht 3) Datei Speichern 4) Monat auf den Tabellenblättern aktualisieren wie unter II.2 beschrieben 5) Datei Speichern unter... z.b. Abr. Februar ) weiter mit II. 4 Viel Erfolg - 6 -