Projektrisiken vorab erkennen

Transkript

1 Projektrisiken vorab erkennen itec10, Hanau 24. November 2010 Prof. Dr. Achim H. Kaufmann Fachhochschule Gießen-Friedberg - University of Applied Sciences Peter Steffan Project Consulting Group UG

2 Agenda Agenda Was sind Risiken? Warum Risiken frühzeitig erkennen? Wie Risiken frühzeitig erkennen? 2

3 Was sind Risiken? Unsicherheit über Zukunft objektiv oder subjektiv Ohne Risiken keine Chancen Risikobereitschaft als Voraussetzung für Innovation und Wachstum Risikobereitschaft und -bewältigung als zentrale Managementfähigkeit Betrachtung negativer Auswirkungen Beschränkung auf IT-Projekte 3

4 Warum Risiken frühzeitig erkennen? These: Je früher Risiken erkannt, umso geringere Auswirkungen/Schäden Monetäre Schäden bei Projektverzögerung oder -scheitern Unnötiger Projektaufwand (Zeit) = Entgangener Nutzen (Zeit) = Folgeschäden (Zeit) = Dagegen: Risikoerkennungs-Aufwand (Zeit) = maximal Daraus folgt: Ab Zeitpunkt t 1 stimmt These Praktische Erfahrung: Zeitpunkt t 1 sehr früh erreichbar 4

5 Wie Risiken frühzeitig erkennen? Einsatz von Risikomanagement allgemein anerkannt und gefordert IT-Thema seit über 10 Jahren (DeMarco) Risikostrukturplanung von Theorie gefordert; in der Praxis selten vorhanden Risikobewertung in frühen Projektphasen durch Experten 5

6 Von Expertenbefragung zum -System Vorgehensweise durch Experten, ggf. in mehreren Zyklen Experte fragt Ratsuchender antwortet Experte prognostiziert Ergebnis Prognostiziertes Ergebnis oft nicht fundiert begründet stimmt aber sehr häufig PreProjectCheck: Standardisierung des Expertenwissens und automatisierte Verarbeitung 6

7 Expertensystem: Vorgehensweise Expertenmodus (Eingabe durch Experten) Fragen und Antwortmöglichkeiten zu Projektfaktoren Antwortbewertung der Projektfaktoren Strauß von Projektfaktoren (Fragen) zum Abbilden des Gesamtrisikos Bewertung Einzelfaktoren im Verhältnis zum Gesamtrisiko Anwendermodus (Eingabe durch Projektbewerter) Beantworten der Fragen durch Anwender Auswerten der Antworten Visualisieren und beschreiben der Ergebnisse 7

8 Methodik: Risikodefinition DeMarco: Ursache und Wirkung Risiko, ein gewichtetes Muster möglicher Ereignisse und damit verbundene Folgen Ebert: Risiko, ein unsicheres Ereignis mit negativen Auswirkungen Im Sprachgebrauch zwei Aspekte Risiko als Ursache, z.b. unerfahrener Projektleiter Risiko als Ergebnis, z.b. massive Terminüberschreitung 8

9 Methodik: Expertensystem Expertenfragen inklusive Bewertung formalisieren Zusammenhänge modellieren, z.b. ER-Modell, Ontologie Projektfaktor zu Risiko (Top-down-Ansatz) Risiko zu Projektfaktor (Bottom-up-Ansatz) Kombinationsansatz Automatisierte Ablage und Auswertung Komplexitätsreduzierung durch automatische Analysetools 9

10 Expertensystem: Modellbildung 10

11 Beispiel: Frage, Ursache, Frage: Verstehen alle beteiligten Personen Ihre Projektbeschreibung und Ziele gleichermaßen? Ursache: Interne und externe Stakeholder haben unterschiedliche Vorstellungen von den Rahmenbedingungen, den zu erreichenden Zielen, den Anforderungen an das Projekt und den Ergebnissen. Unterschiede ggf. zu Projektbeginn nicht sichtbar Deutlich i.d.r. während Projektdurchführung bzw. nach Projektbeendigung Grundsätzliche Vermutung: Unterschiedliche Auffassungen 11

12 Beispiel:, Wirkung Wirkung Projektbeginn Projektgenehmigung verzögert sich oder wird nicht erteilt. Wirkung Projektdurchführung Anforderungsänderungen führen zu Aufwands- und Zeitüberschreitungen Demotivation des Projektteams (Leistungseinbußen) Erhöhung der Akzeptanzbarriere bei den Fachabteilungen. Wirkung Projektende: Keine oder eingeschränkte Projektnutzung wegen falscher betriebswirtschaftlicher Ziele oder fachlicher Mängel 12

13 Prototyp 13

14 Quo Vadis Expertenmethodik im praktischen Projekteinsatz Methodik-Validierung und -Verbesserung Umsetzung in Expertensystem Ansprechpartner Methodik: Peter Steffan Ansprechpartner Expertensystem: Prof. Dr. Kaufmann 14

15 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Prof. Dr. Achim H. Kaufmann Fachhochschule Gießen-Friedberg - University of Applied Sciences Peter Steffan Project Consulting Group UG