»Daten aus zwei Quellen miteinander verknüpfen«

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1 EXCEL-TUTORIAL 1»Daten aus zwei Quellen miteinander verknüpfen«aufgabenstellung Pro-Kopf-Werte ermitteln: Es liegen die Studierendenzahlen und die Bevölkerungszahlen nach Ländern in getrennten Tabellen vor. Daraus soll eine Tabelle erstellt werden, die die Anzahl der Studierenden je Einwohner wiedergibt. Dieser Wert wird als Studierendendichte bezeichnet.

2 Schritt 1 Um die Studierendendichte zu ermitteln müssen beide Tabellen aus dem Tabellenblatt Daten miteinander in Beziehung gebracht werden. Dazu werden in dem Tabellenblatt Pro-Kopf- Werte die Studierendenzahl beginnend in Daten!C4 durch die Anzahl der Einwohner (Daten!C14) dividiert. Durch die unterschiedliche Darstellungsweise der Tabellen (die Einwohnertabelle ist in Mio. Einwohner angegeben) müssen die Bevölkerungszahlen mit multipliziert werden, um die gleichen Sachverhalte miteinander in Beziehung zu setzen. Da wir die Studierendendichte aber als Anzahl der Studierenden je Einwohner definiert haben, muss anschließend die Angabe noch durch dividiert werden. So erhält man in der Zelle C14 des Tabellenblatts Pro-Kopf-Werte folgende Formel: =(Daten!C4*1000)/(Daten!C18* ). Sie liefert den Wert 27,0 d.h. auf Einwohner kommen in Baden- Württemberg (BW) 27 Studierende. 2

3 Schritt 2 Um die Studierendendichte für die einzelnen Hochschulen eines Landes zu ermitteln, müssen auch in den Zellen C15:C20 entsprechende Formeln eingetragen werden. Dazu bietet Excel die Möglichkeit, mit Hilfe des Cursors die rechte untere Ecke der Zelle (kleines schwarzes Kreuz) über die Zellen C15:C20 nach unten zu ziehen. Damit werden Formeln in die anderen Zellen übertragen. Schritt 3 Nun wird man schnell feststellen, dass ab der zweiten Zeile die Fehlermeldung #DIV/0! erscheint. Dies ist nachvollziehbar, da Excel durch das Ziehen versucht, in der zweiten Zelle Pro-Kopf-Werte!C15 die Inhalte der Zellen Daten!C5 und Daten!C19 miteinander in Beziehung zu setzen, Daten!C19 aber keinen Wert enthält. 3

4 Hier kann Abhilfe geschaffen werden, indem man einen festen (oder absoluten) Bezug einstellt. Damit kann verhindert werden, dass beim Ziehen einer Formel (was nichts anderes ist als das Kopieren einer Formel) die Zellbezüge der Formel in ihrer Spaltenanzahl und ihrer Zeilenanzahl angepasst werden. Nun muss man aber die bestehende Formel genau analysieren, welche Bestandteile von einem relativen in einen absoluten Bezug umgewandelt werden sollen. =(Daten! C4*1000)/(Daten! C$18* ) =(Daten! C5*1000)/(Daten! C$18* ) =(Daten! C6*1000)/(Daten! C$18* ) =(Daten! C7*1000)/(Daten! C$18* ) =(Daten! C8*1000)/(Daten! C$18* ) =(Daten! C9*1000)/(Daten! C$18* ) =(Daten! C10*1000)/(Daten! C$18* ) In unserem Fall muss nur der Zeilenbezug der Bevölkerungszahl festgesetzt werden. Dies geschieht, indem man ein $ einfügt, sodass aus Daten!C18 der Ausdruck Daten!C$18 wird. Tipp: Die verschiedenen Kombinationen für feste Bezüge können auch mit F4 erzeugt werden, nachdem man im Formelfeld auf den Zellbezug geklickt hat. 4

5 Schritt 4 Nachdem man die Formel bis zur Zelle C20 gezogen hat, wird man feststellen, dass die Formatierung verloren gegangen ist. Diese kann man aber schnell wiederherstellen, indem man in den nun erscheinenden Auto-Ausfülloptionen mit der Maus die Schaltfläche ohne Formatierung ausfüllen anklickt. 5

6 Schritt 5 In einem letzten Schritt markiert man die Zellen C14:C20 und zieht mit Hilfe des Cursors die rechte untere Ecke (kleines schwarzes Kreuz) über die gesamte Tabelle nach rechts bis zur Zelle R20, auch dabei kann wie oben beschrieben die Formatierung erhalten werden. Tipp: Sofern die Ausgangsdaten in unterschiedlichen Quellen vorliegen, während der Bearbeitung sollten beide Tabellen geöffnet sein und wie beschrieben verfahren werden. Wird die Auswertungsdatei zu einem späteren Zeitpunkt ohne die Quelldateien geöffnet, verlängern sich lediglich die Formeln, indem vor dem Tabellenblattnamen noch der Dateinamen vorangestellt wird. Die Formel lautet dann beispielsweise: = [Quelle1.xlsx]Daten!C4*1000)/ ([Quelle2.xlsx]Daten!C$18* ) 6

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