Druckeinstellungen: Seite einrichten

Transkript

1 Druckeinstellungen: Seite einrichten Um deine Tabellenblätter nach Wunsch auszudrucken, gibt es unter <Menü> <Datei> <Seite einrichten...> die Möglichkeit, die gewünschten Einstellungen vorzunehmen. Dieses Dialogfenster verfügt über vier Registerblätter, deren Einstellmöglichkeiten hier vorgestellt werden: Papierformat Seitenränder Kopfzeile/Fußzeile Tabelle Die festgesetzten Einstellungen gelten immer nur für das jeweilige Tabellenblatt. So können die Blätter in einer Datei ganz verschiedene Seiteneinrichtungen haben, was ja vorteilhaft ist, da der Tabellenaufbau ja auch sehr unterschiedlich sein kann. Hat man dort die nötigen Einstellungen getroffen, reicht ein Klick auf das Druckersymbol in der Symbolleiste Standard; ohne weitere Rückfragen druckt Excel dann aus. Folgende Schaltflächen wiederholen sich auf jedem Registerblatt, deshalb diese vorab: Schaltflächen auf allen Registerblättern identisch: Den Drucker kannst du über Dropdown auswählen. Drucker Drucken Angeboten werden alle auf dem Rechner installierten auswählen Drucker. Ausgabe in Datei umleiten sinnvoll, wenn du später von einem anderen Computer aus ausdrucken möchtest, auf dem die Datei nicht ist. Seite 1/8 Dafür musst du aber den Drucker eines anderen Computers auf deinem System installiert haben und

2 Seitenansicht Optionen OK Abbrechen Druck-bereich Exemplare Drucken Schaltfläche Vorschau Schaltfläche OK Schaltfläche Abbrechen ihn vorher auch auswählen. als Druckbereich kannst du Alles oder bestimmte Seiten wählen als Standard wird hier 1 vorgegeben. Diese Zahl kannst du nach Wunsch erhöhen, um den Druckauftrag nicht mehrfach erteilen zu müssen. Ebenfalls kannst du hier anhaken, ob sortiert gedruckt werden soll (bei mehreren Seiten) hier hast du die Auswahl zwischen: Markierung gesamte Arbeitsmappe ausgewählte Blätter ; Standardmäßig geht Excel von ausgewählte Blätter aus, was sich, insofern du Blätter nicht gruppiert hast, auf das aktive Blatt bezieht zeigt dir die Seitenansicht an und du kannst vor Ausdruck noch mal korrigierend die Seiteneinrichtung ändern, wenn dir das Ergebnis nicht zusagt. Nutze dies, um Papier zu sparen! startet den Ausdruck mit den gewählten Einstellungen und schließt gleichzeitig den Dialog bricht den Ausdruck ab und schließt gleichzeitig den Dialog zeigt dir die Seitenansicht an und du kannst vor Ausdruck noch mal korrigierend die Seiteneinrichtung ändern, wenn dir das Ergebnis nicht zusagt. Nutze dies, um Papier zu sparen! hierüber gelangst du zu den Einstellungen des ausgewählten Druckers. An dieser Stelle kannst du auch Papierformate benutzerdefiniert festlegen damit hältst du die gemachten Einstellungen fest und verlässt den Dialog. Endgültig wirkt sich das natürlich erst durch Speichern der Datei aus dadurch bleiben bisherige Einstellungen erhalten - getätigte Änderungen wirken sich nicht aus - das Dialogfenster wird geschlossen Auch aus der Seitenansicht heraus kannst du das Dialogfenster <Seite einrichten> erreichen, indem du auf die Schaltfläche Layout klickst. Aber: Aus diesem Umfeld heraus sind im Register Tabelle nicht alle Einstellungen ansprechbar. Seite 2/8

3 Register: Papierformat Einstellungen Papierformat Hoch- Orientierung /Querformat Verkleinern/ Vergrößern Skalierung Anpassen Papierformat Druckqualität wähle durch Klick auf das Optionsfeld aus, ob die Tabelle im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll wenn du dieses Optionsfeld anklickst, kannst du einen Prozentwert eingeben, der vorgibt, ob der Ausdruck proportional anders ausfallen soll als die Bildschirmansicht durch Anklicken dieses Optionsfeldes kannst du erzwingen, auf wie viel Seiten breit bzw. hoch gedruckt werden soll. Bleibe hier in realistischen Bereichen, sonst wird der Ausdruck unleserlich. Da jeder Drucker eigene Seitenrandeinstellungen mitbringt, ist das aber z.b. eine günstige Stelle um kleinere Toleranzen auszugleichen, wenn die Tabelle auf verschiedenen Druckern ausgegeben werden soll dies ist über den Dropdownpfeil auszuwählen. Du kannst auch benutzerdefinierte Druckformate auswählen. Anlegen musst du diese aber nicht hier, sondern unter den Druckeinstellungen deines Druckers auch diese kannst du über Dropdown auswählen. Zur Verfügung stehen: Hoch Mittel Niedrig Entwurf. Es ist eine Frage der Druckkosten, dass du jeweils das Nötige auswählst Seite 3/8

4 Erste Seitenzahl standardmäßig gibt Excel hier Automatisch vor. Somit beginnt es mit Seite 1. Indem du hier eine andere Zahl eingibst, erhält die Seite 1 diese Seitenzahl und die Folgeseiten werden entsprechend hochgezählt. Wichtig: Excel druckt Seitenzahlen nur dann aus, wenn du Seitenzahlen in der Kopf- oder Fußzeile integrierst. Register: Seitenränder Einstellungen Seitenränder Oben, Unten, Links, Rechts Kopfzeile, Fußzeile gib hier die gewünschten Seitenränder für deine Tabelle jeweils in cm an. Beachte, dass jeder Drucker bestimmte (aber verschiedene) Minimalränder mitbringt. Hier 0 vorzugeben, ist also wirkungslos. Siehe nachstehenden Tipp zur Ermittlung der Minimalränder hier gib den gewünschten Abstand in cm zu den Blattober- und Unterkanten ein. Dieser Wert muss kleiner sein als die Tabellenränder, weil ansonsten bei vollem Blatt die Kopf- und Fußzeilen in den Tabellenbereich gedruckt würden. Die linken und rechten Seitenränder der Kopf- und Fußzeilen sind fest in Excel verankert und nicht änderbar. Seite 4/8

5 Auf der Seite zentrieren Horizontal/ Vertikal standardmäßig ist hier nichts angehakt und der Ausdruck erfolgt ausgerichtet an der Oberkante und linken Seitenkante. Durch anhaken der Kontrollkästchen legst du fest, ob die Tabelle horizontal und/oder vertikal zentriert ausgedruckt werden soll Tipp: Wie findet du die minimalen Seitenränder des Drucker heraus? Öffne ein neues Word-Dokument und schreibe etwas hinein. Gehe dann dort über <Menü> <Datei> <Seite einrichten...> und setze im Registerblatt Seitenränder alle 4 Ränder auf 0. Klicke nun auf die Schaltfläche <OK>. Nun erscheint eine Meldung, dass die Maße außerhalb des bedruckbaren Seitenbereichs gesetzt sind. Klicke nun auf die Schaltfläche Korrigieren. Nun siehst du in den 4 Textfeldern die minimalen Kantenbereiche des Druckers. Breche den Dialog ab und schließe die Word-Datei ohne zu speichern. Register: Kopfzeile/Fußzeile Die Kopf- und Fußzeile kann jeweils nur bis zu 255 Zeichen aufnehmen. Standardmäßig sind sie leer. Die Schaltflächen benutzerdefinierte Kopfzeile... und benutzerdefinierte Fußzeile... bieten uns jeweils die gleichen Möglichkeiten für Blattanfang und -ende. Was hier vorgegeben wird, erscheint automatisch auf jedem Ausdruck, nicht nur auf Seite 1. Klickst du beispielsweise auf die Schaltfläche benutzerdefinierte Kopfzeile..., springt ein weiteres Dialogfenster auf, welches die Kopfzeile zum einen in drei Bereiche einteilt Seite 5/8

6 (linker, mittlerer und rechter Abschnitt), die du nach Wunsch ausfüllen oder (teilweise) ungenutzt lassen kannst. Im neuen Dialogfenster findet sich auch eine Symbolleiste. Klicke mit dem Cursor in einen der Abschnitte, und du kannst dort Text eintippen oder dynamische Angaben über die Symbole festlegen bzw. mit deinem Text kombinieren. Hier eine Abbildung der angebotenen Symbole; durch Anklicken derselben werden wie unten beschrieben dynamische Platzhalter in die Abschnitte eingefügt: Die Symbole (von links nach rechts) hierüber kannst du die Schrift wie gewohnt bezüglich Größe, Schriftart, Farbe usw. einstellen. Du kannst dieses Symbol auch im Nachhinein, auf Schrift markierten Text, in den jeweiligen Abschnitten anwenden. So kann auch innerhalb eines Abschnitts die Formatierung wechseln nach einem Klick auf dieses Symbol erscheint im markierten Abschnitt Seite &[Seite]. Damit wird die Seitenzahl des jeweiligen Blattes ausgegeben. nach Klick auf dieses Symbol erscheint im markierten Abschnitt &[Seiten]. Seiten Damit wird die Gesamtseitenzahl der Tabelle ausgegeben. Sinnvoll ist eine Nutzung in der Form: Seite &[Seite] von &[Seiten] Seiten nach Klick auf dieses Symbol erscheint im markierten Abschnitt &[Datum]. Datum Damit wird das Datum des Ausdrucks ausgegeben nach Klick auf dieses Symbol erscheint im markierten Abschnitt &[Zeit]. Zeit Damit wird die Uhrzeit des Ausdrucks ausgegeben nach Klick auf dieses Symbol erscheint im markierten Abschnitt Pfad und &[Pfad]&[Datei]. Auch bei Verschiebung oder Umbenennung der Datei Datei passt sich die Ausgabe dynamisch an nach Klick auf dieses Symbol erscheint im markierten Abschnitt &[Datei]. Datei Auch bei Umbenennung der Datei passt sich die Ausgabe dynamisch an nach Klick auf dieses Symbol erscheint im markierten Abschnitt Register &[Register]. Auch bei Umbenennung des Tabellenblatts passt sich die Ausgabe dynamisch an diese Option steht erst ab Excel 2002 (Excel XP) zur Verfügung. Nach Grafik einem Klick auf dem Symbol kannst du die gewünschte Grafik auf deiner einfügen Festplatte auswählen und im Abschnitt erscheint anschließend &[Grafik]. Grafik diese Option steht erst ab Excel 2002 zur Verfügung. Wenn du die Größe Seite 6/8

7 formatieren der Grafik anpassen möchtest oder sonstige Bildformatierungen vornehmen möchtest, markiere den Platzhalter &[Grafik] und klicke dann auf das Symbol Grafik formatieren Tipps am Rande: willst du das &-Zeichen in der Kopf- oder Fußzeile ausgeben, dann musst du es dort beim Eintippen verdoppeln; Beispiel: Firma Athesia & Co. - dafür musst du tippen: Firma Athesia && Co. um Grafiken in Versionen unter Excel einzufügen (z.b. Abteilungslogo, das auf jeder Seite erscheinen soll), musst du diese im Kopfbereich der Tabelle einfügen. Diese Zeilen müssen dann aber als Wiederholungszeilen im Register Tabelle festgelegt werden. Register: Tabelle Einstellungen Tabelle Druckbereich dieses Feld ist standardmäßig leer und Excel geht vom gesamten genutzten Bereich des Tabellenblatts aus. Diesen kannst du einschränken, wie in der Abbildung gezeigt, auf den gewünschten Bereich. Du kannst auch mehrere Bereiche definieren, dann jeweils durch Semikolon getrennt; Excel druckt dann aber jeweils jeden Bereich auf ein separates Blatt; Eingabe dann z.b. A1:D30;R5:V45 Seite 7/8

8 Wiederholungszeilen oben: Wiederholungsspalten links: Gitternetzlinien Schwarzweißdruck Entwurfsqualität Zeilen- und Spaltenüberschriften Kommentare Fehlerwerte als: Seiten nach unten, dann nach rechts Seiten nach rechts, dann nach unten Drucktitel Drucken Seitenreihenfolge standardmäßig leer. Möchtest du erreichen, dass jeweils bestimmte Zeilen auf jedem Blatt ausgedruckt werden, dann kannst du diese wie im Beispiel vorgeben standardmäßig leer. Möchtest du erreichen, dass jeweils bestimmte Spalten auf jedem Blatt ausgedruckt werden, dann kannst du diese wie im Beispiel vorgeben dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn du Gitternetzlinien ausdrucken möchtest dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn du einen Schwarzweißdruck wünschst dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn du sparen möchtest dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn du Zeilenund Spaltenüberschriften mit ausgedruckt haben möchtest hier wähle über Dropdown aus, ob keine Kommentare, ob sie am Ende des Blatts oder wie auf dem Blatt angezeigt ausgedruckt werden sollen hier wähle über Dropdown aus, ob Fehlerwerte wie in der Tabelle dargestellt ausgedruckt werden sollen, diese Zellen im Ausdruck leer erscheinen sollen, oder ob unabhängig von der Art des Fehlers als -- oder #NV in den Zellen erscheint. Diese Einstellung wirkt sich nicht auf die Ansicht am Bildschirm aus, nur auf den Ausdruck abgesehen von der Druckreihenfolge ist diese Einstellung wichtig, wenn du Seitenzahlen in den Kopf- oder Fußzeilen ausgibst. Es hängt von deinem Tabelleninhalt ab, welche Einstellung sinnvoll ist; die Auswahl erfolgt über die Optionsfelder Seite 8/8