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1 ELBA electronic banking Leitfaden ELBA-Migration Update auf Version Eine unserer Unternehmen. Stärken. 150 x in 5 Ländern Europas. Oberbank. Ein bisschen mehr als eine Bank.

2 Inhaltsverzeichnis 3 Leitfaden für die ELBA-Migration mit Update auf Version Einleitung 4 Bitte prüfen Sie vor Einspielung des Updates! 5 Vorbereitung für Update-Installation Prüfung der technischen Voraussetzungen Start Update-Installation Einzelplatz/Netzwerk 6 14 Migration Ihrer Auftragsdaten 15 Hilfe und Unterstützung 2

3 Leitfaden für die ELBA-Migration mit Update auf Version Ab Februar 2014 werden die nationalen Zahlungsverfahren für Euro-Transaktionen durch den SEPA-Standard abgelöst. Es ist daher erforderlich, das von Ihnen verwendete ELBA-System an die europäischen SEPA-Kriterien anzupassen. Die neue ELBA-Version steht ab sofort für den kostenlosen Download über die Webseite zur Verfügung. Das Update kann sowohl von der ELBA-Version als auch direkt auf die neue Version erfolgen. Bitte beachten Sie: Die neue ELBA-Version lässt bei Transaktionen in der Währung EUR keine Anlieferung von Daten mit Kontonummer und Bankleitzahl im SEPA-Raum mehr zu. Mit dieser Version können Abbuchungsaufträge und Einzugsermächtigungen nicht mehr durchgeführt werden. Eine ELBA-Installation von parallel zur bestehenden Version ist vorübergehend aber möglich. Beachten Sie dabei, dass ein Zusammenführen dieser getrennten Datenbanken zu einem späteren Zeitpunkt allerdings nicht mehr möglich ist. Vor dem Update ist zu prüfen, ob alle Ihre in ELBA eingebundenen Banken bereits den neuen MBS-Standard 6.0 unterstützen: Bitte führen Sie das Update erst durch, wenn alle in Ihrem ELBA eingebundenen Banken den MBS-Standard 6.0 unterstützen! Sofern Sie das Treuhandmodul (= THM) der Wiener Rechtsanwaltskammer (= RAK) verwenden, ist das Update erst nach Erhalt des neuen, den MBS-Standard 6.0 unterstützenden, THM von der RAK Wien durchzuführen! Beim Import von Datenträgern über das von ELBA angebotene Importprofil (für die Übernahme von CSV-Formaten) sind allenfalls vor dem Update die Bankleitzahlen und Kontonummern Ihrer GeschäftspartnerInnen auf IBAN und BIC umzustellen. Das Oberbank IBAN Service unterstützt Sie dabei. Bitte treten Sie dazu mit unseren ELBA-SpezialistInnen in Verbindung. ACHTUNG: Mit werden die nationalen Auftragsarten für Überweisungen und Lastschriften deaktiviert! Ab kommt es zur Abschaltung der nationalen Auftragsarten für Überweisungen und Lastschriften. Sofern die Migration zu den neuen SEPA-Auftragsarten nicht durchgeführt wird, kann dies dazu führen, dass ab diesem Zeitpunkt kein elektronischer Zahlungsverkehr mehr über ELBA möglich ist! 3

4 1. Bitte prüfen Sie vor Einspielung des Updates! Löschung ausständiger Antwortdokumente im ELBA: Melden Sie sich in Ihrem ELBA mit dem ELBA-Systemadministrator an (in der Regel ist dies der Bediener SYSADMIN). Navigieren Sie im ELBA in der Menüleiste in den Punkt DFÜ Ausständige. In diesem Menü werden Ihnen ausständige Antwortdokumente angezeigt. Sofern hier Einträge vorhanden sind, sind diese bitte zu löschen! Abholung aktueller Kontoauszüge: Um Datenverluste zu vermeiden, führen Sie vor dem Update eine Datenfernübertragung durch und holen Sie sich alle aktuellen Kontoinformationen ab. Ergänzung IBAN und BIC bei Auftraggeberkonten: Vor dem Update müssen für alle Auftraggeberkonten IBAN und BIC aufgegeben sein. Die IBAN und den BIC Ihrer Konten finden Sie auf den Kontoauszügen und auf Ihren Bankkarten. ELBA Stammdaten AuftraggeberInnen ELBA Grundeinstellungen Zugangsdaten Eigene Konten Änderung der Bankleitzahl bei Finanzamt-Vorlagen: Die Bankleitzahl für das Finanzamt wurde von auf 1000 geändert. Sollten Sie Vorlagen für Finanzamtszahlungen mit Kontonummer und Bankleitzahl erfasst haben, sind diese bitte vor dem Update zu aktualisieren. Ist das Finanzamt auch in Ihrer Geschäftspartnerdatenbank hinterlegt, ist die BLZ auch an dieser Stelle entsprechend zu aktualisieren: ELBA Stammdaten GeschäftspartnerInnen im Reiter Konto/IBAN ELBA Zahlungsverkehr Hilfsdaten GeschäftspartnerInnen im Reiter Konto/IBAN Die aktuellen Kontoverbindungen der Finanzämter mit IBAN und BIC können unter im Reiter Ämter und Behörden abgefragt werden. Noch nicht gesendete Aufträge: Sollten Sie erfasste Aufträge (mit Erstunterschrift oder auch dislozierte Aufträge) in Ihrer Auftragsübersicht angezeigt bekommen, führen Sie diese bitte vor dem Update durch. Nachdem ein Auftrag erstunterschrieben wurde, ist eine Zweitunterschrift mit der neuen ELBA-Version nicht mehr möglich. Lastschriften: Auf Grund der neuen rechtlichen und organisatorischen SEPA-Rahmenbedingungen ist es nicht möglich, auch Ihre Lastschriften automatisch auf SEPA umzustellen. Vor dem Update und der damit verbundenen Konvertierung Ihrer Auftragsdaten in Richtung SEPA sind bitte die notwendigen Voraussetzungen aus dem beigefügten Dokument SEPA-Lastschrift (Basis- bzw. Firmenlastschrift) aus Sicht der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers zu prüfen. Erst nachdem die notwendigen Voraussetzungen für die Abwicklung von SEPA-Lastschriften erfüllt werden, kann das Update technische Umstellung erfolgen! Im Wesentlichen geht es um die Beantwortung folgender Fragen: Liegt Ihnen eine Creditor-ID vor? Wurde mit der Oberbank eine SEPA-Lastschriftvereinbarung geschlossen? Gibt es eine Systematik für die Vergabe der Mandatsreferenz? Wurden Ihre Zahlungspflichtigen über den Einzug von Forderungen informiert? Haben Sie neue SEPA-Mandate für Ihre Zahlungspflichtigen erstellt? Sind Ihnen die neuen Einreichfristen für Erst-/Folgelastschriften bei den SEPA-Verfahren CORE, CORE1 und B2B bekannt? Unterstützen Sie das neue SEPA-Normformat (XML)? Dies ist nur dann notwendig, wenn Sie Daten aus externen Programmen in ELBA übernehmen! 4

5 2. Vorbereitung für Update-Installation Prüfung der technischen Voraussetzungen Bitte beachten Sie die technischen Voraussetzungen für ELBA Diese können Sie auf der Seite im gleichnamigen Dokument einsehen. Hierbei sind die Mindestanforderungen an die Hardware für Einzelplatz und Netzwerk beschrieben und des Weiteren sind kompatible Windows-Betriebssysteme und Server-Betriebssysteme deklariert. Bitte beachten Sie: Kommunikation: Eine Anwahl ist nur mehr über eine bestehende Internetverbindung (LAN- Verbindung) möglich, eine direkte Modem-Verbindung steht mit nicht mehr zur Verfügung. Firewall-Einstellung: Durch eine programmtechnische Änderung ist es auch erforderlich, die Datei elba5.exe an der Desktop-Firewall freizugeben. In den Vorversionen war dies stets die javaw.exe. Die Kommunikation erfolgt weiterhin über den Port Die Verwendung eines Proxyservers für die Kommunikation ist nicht möglich. 3. Start Update-Installation Einzelplatz/Netzwerk Sollten Sie Hilfe beim Start des Updates benötigen, steht Ihnen auf der Seite at/elba570 eine Anleitung für die Einzelplatz-Updateinstallation bzw. eine Anleitung für die Netzwerk-Updateinstallation zur Verfügung. Wichtig! Führen Sie bitte vor dem Update eine Datensicherung durch und sichern Sie die Datei ebn.ebk (USB, Desktop, Laufwerksverzeichnis ). Sie können jedoch auch die ELBA-Datenbank elba5.db bei geschlossenem ELBA (bei Netzwerkversion Datenbankdienst stoppen) sichern. Wo ist die Datenbank- bzw. Sicherungsdatei zu finden? Drücken Sie bei gestartetem ELBA die Funktionstaste F4 und Sie erhalten folgenden Info-Dialog. Im linken unteren Eck finden Sie die Ablageverzeichnisse der Daten. 5

6 4. Migration Ihrer Auftragsdaten Mit dem Update auf die neue ELBA-Version werden unten angeführte Auftragsarten wie folgt migriert: Bisher im Einsatz IZV-Überweisung IZV-Eilüberweisung Einzug (Lastschrift) Einzugsermächtigung Finanzamtszahlung Baranweisung AZV-Überweisung SEPA-Aufträge SEPA-Überweisung SEPA-Überweisung (Eil) SEPA-Basislastschrift (COR1) SEPA-Basislastschrift (COR1) SEPA-Finanzamtszahlung SEPA-Baranweisung NON-SEPA AZV-Überweisung Bestehende Aufträge und Vorlagen werden auf die korrespondierenden SEPA-Aufträge migriert. Sollte die Migration eines Auftrages nicht möglich sein, so wird dieser in eine Vorlage umgewandelt. Sie finden diese Vorlagen in der Auftragsübersicht bzw. in der Vorlagenübersicht jeweils in der Auftragsgruppe Update Version

7 Sobald eine Vorlage aufgerufen wird, erhalten Sie folgende Hinweismeldung: Die angeführten Regeln geben Auskunft darüber, welche Systematik für die Migration der Textinformationen (Zahlungsreferenz, Verwendungszweck) angewandt wurde. Achtung: Im Zuge der Migration werden Verwendungszwecke auf die lt. SEPA-Norm festgelegten 140 Zeichen (je Zahlungsauftrag/Vorlage) gekürzt! Es kann daher zu Abweichungen gegenüber den von Ihnen erfassten Verwendungszwecken kommen! Überprüfung Ihrer Stammdaten nach Migration BLZ/Kontonummer auf IBAN/BIC Im Rahmen des Updates wurden IBAN und BIC Ihrer inländischen GeschäftspartnerInnen nach einem definierten Algorithmus errechnet. Achtung: In Österreich ist eine 100%ig korrekte Migration Ihres Datenbestandes nicht gewährleistet, da die exakten Konvertierungsregeln einzelner Banken nicht bekannt sind. Bitte überprüfen Sie daher nach Migration IBAN und BIC Ihres Datenbestandes. Speziell bei Konten der UniCredit / Bank Austria kann es zu einer falschen Berechnung kommen! Sofern Sie die konvertierten Daten nach dem Update nicht prüfen, kann es zu fehlerhaft ausgeführten Aufträgen kommen. Die Oberbank übernimmt hierfür keine Haftung. Die Richtigkeit der migrierten Daten können Sie sich entweder durch Ihre/n GeschäftspartnerIn bestätigen lassen oder Sie nutzen den kostenlosen IBAN-Service der Oberbank. Kontaktieren Sie dazu gegebenenfalls Ihre Oberbank ELBA-Spezialistin bzw. Ihren Oberbank ELBA-Spezialisten. In beiden Fällen kann die Kontrolle lediglich manuell vorgenommen werden. Ein automatischer Abgleich ist in ELBA leider nicht möglich! 7

8 Migration der Überweisung Wie bereits angeführt wurden im Zuge der Migration der Inlandsüberweisung auf SEPA die Verwendungszwecke auf die lt. Norm definierten 140 Zeichen (je Zahlungsauftrag/Vorlage) gekürzt! Es kann daher zu Abweichungen gegenüber den von Ihnen erfassten Verwendungszwecken kommen! Aufbau der neuen SEPA-Überweisungsmaske Über die Radio-Buttons Zahlungsreferenz bzw. Verwendungszweck wird ausgewählt, welche der beiden Informationen an die/den ZahlungsempfängerIn übermittelt wird. Eine gleichzeitige Befüllung von Zahlungsreferenz/Kundendaten und Verwendungszweck ist nicht möglich! Im Feld Zahlungsreferenz können maximal 35 Zeichen, im Feld Verwendungszweck maximal 140 Zeichen eingegeben werden. Die neue Zeile Auftraggeberinformation dient ausschließlich als zusätzliches Informationsfeld der Auftraggeberin bzw. des Auftraggebers und dient der/dem EmpfängerIn als Referenz im Falle einer Reklamation. Die/der EmpfängerIn erhält diese Daten in der Regel nur dann, wenn ihr/ihm von ihrer/seiner Bank bereits die neuen elektronischen Kontoauszugsformate CAMT zur Verfügung gestellt werden. Die Information wird der/dem AuftraggeberIn ebenfalls über das neue Auszugsformat (CAMT.053) bereitgestellt. Der Button Textzeilen (vormals bei den Aufträgen vorhanden) entfällt. Die IBAN ist anstelle der Kontonummer zu erfassen. Der BIC ist bei österreichischen GeschäftspartnerInnen ab optional und muss nicht zwingend angegeben werden. Textinformationen, welche im Zuge der Migration nicht übernommen werden können, werden unter Notizen ausgewiesen. Achtung: Notizen dienen nur der internen Anzeige und werden daher nicht an die/den EmpfängerIn weitergeleitet! Allfällig im Auftrag hinterlegte Vorfallcodes werden mit Ausnahme von SAL in SALA im Zuge der Migration nicht übernommen! 8

9 SEPA-Überweisung mit Skonto Auf Grund des neuen SEPA-Formats und der eingeschränkten Möglichkeit, Textinformationen weiterzuleiten, können nur noch 2 Skonti-Zeilen an die/den EmpfängerIn weitergeleitet werden. Da bisher bis zu 5 Skonti aufgegeben werden konnten, kommt es mit Einsatz von SEPA zu einer Begrenzung der Aufgabemöglichkeiten und gegebenenfalls zu Textverlusten! ALT 5 Skonti NEU 2 Skonti Sollten Sie Vorlagen/Aufträge mit Nutzung der Skonti-Funktion verwenden, bitten wir Sie, die mitgegebenen Informationen und Inhalte gegebenenfalls auf Textverlust zu prüfen. Textinformationen, welche im Zuge der Migration nicht übernommen werden können, werden unter Notizen hinterlegt. Achtung: Die Notizen dienen nur der internen Anzeige und werden daher nicht an die/den EmpfängerIn weitergeleitet! Migration von Lastschriften Mit dem Update werden Einzüge und Einzugsermächtigungen generell auf SEPA-Basislastschriften (COR1) konvertiert. COR1 ist neben der SEPA-Basislastschrift (CORE) ein weiteres Verfahren zum Einzug, jedoch mit verkürzten Vorlaufzeiten. Nähere Informationen und Beschreibungen zu den SEPA-Verfahren entnehmen Sie bitte dem beigefügten Dokument SEPA-Lastschrift (Basisbzw. Firmenlastschrift) aus Sicht der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers. Vom klassischen Einzug zur SEPA-Basislastschrift (COR1) 9

10 Generell werden die bereits erwähnten Konvertierungsregeln angewandt. Allfällig vorhandene Kundendaten werden in das Feld Zahlungsreferenz übernommen und daher auch der Radio-Button bei Zahlungsreferenz gesetzt. Der Verwendungszweck wird, wenn vorhanden, in die Auftraggeberinformation übernommen. Sobald eine SEPA-Lastschrift erstellt wird, - aktiviert ELBA automatisch beim Punkt erstmalige Verwendung ein Häkchen. - wird bei Angabe einer österreichischen Bankverbindung (IBAN) der/des Zahlungspflichtigen das Häkchen COR1 gesetzt. Es gilt zu beachten: Ein SEPA-Mandat ist je Zahlungspflichtiger bzw. Zahlungspflichtigem neu zu hinterlegen. Neben dem Durchführungsdatum ist bei SEPA-Aufträgen auch ein Fälligkeitsdatum anzugeben. Beide Punkte werden in der Folge konkret beschrieben. Das SEPA-Lastschrift-Mandat Bei SEPA-Lastschriften ist auch die Erfassung des mit der/dem Zahlungspflichtigen vereinbarten Mandats notwendig. Im ELBA wird im Zuge der Migration deshalb ein vorläufiges Mandat unter Zahlungsverkehr Hilfsdaten Mandat angelegt. Dieses Mandat muss in der Folge mit korrekten Daten befüllt/nachbearbeitet werden! Bezeichnung: Umwandlung + laufende Nr. Creditor-ID: Ersetzen Sie die eingetragene Dummy-Creditor-ID durch die von der Nationalbank für Ihr Unternehmen ausgestellte Creditor-ID. Name und Anschrift der/des Zahlungspflichtigen werden übernommen. IBAN und BIC werden hinterlegt. Der BIC ist österreichweit nur optional anzugeben. Mandatsreferenz: wird aus dem Feld Kundendaten übernommen. Sofern keine Kundendaten vorhanden sind, wird die/der EmpfängerIn inkl. einer laufenden Nr. eingetragen. Hinweis! Durch Markieren der Creditor-ID (rechte Maustaste) können auch mehrere Mandate gleichzeitig geändert werden. 10

11 Durchführungsdatum/Fälligkeitsdatum Mit der Anlage eines SEPA-Lastschriftauftrages in ELBA ist das Fälligkeitsdatum vorzugeben. Mit diesem Datum erfolgt sowohl die Belastung am Konto der/des Zahlungspflichtigen als auch die Gutschrift am Empfängerkonto. Bitte beachten Sie: Mit Eingabe des Fälligkeitsdatums wird auch das Durchführungsdatum automatisch von ELBA vergeben. Spätestens zu diesem Datum muss die Lastschrift unterschrieben und an Ihr Kreditinstitut übermittelt werden. Erfolgt die Übermittlung zu einem späteren Zeitpunkt, verschiebt sich auch automatisch das Fälligkeitsdatum. Abhängig vom gewählten SEPA-Verfahren sind unterschiedliche Termine für die Durchführung von erstmaligen und wiederkehrenden Lastschriften wirksam. Nähere Informationen und Beschreibungen zu den konkreten Terminen entnehmen Sie bitte dem beigefügten Dokument SEPA-Lastschrift (Basis- bzw. Firmenlastschrift) aus Sicht der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers. Beispiel: SEPA-Basislastschrift CORE Fälligkeitstag (Buchungstag) = Durchführung erstmalig = Durchführung wiederkehrend = Beispiel: SEPA-Basislastschrift COR1 Fälligkeitstag (Buchungstag) = Durchführung erstmalig = Durchführung wiederkehrend =

12 SEPA-Kontoinformationen Für die Anzeige im ELBA wird der neue SEPA-XML-Kontoauszug im Format CAMT.052 und CAMT.053 bereitgestellt. Die bisher verwendeten SWIFT-Formate MT940/942 stehen aber auch weiterhin für den Datenexport (und damit ggf. für eine Weiterverarbeitung in externen Systemen als Datei) zur Verfügung. Kontoinformationen Status abhängig je Bank Format bisher SEPA-Format elektronischer Kontoauszug gebucht und abgeschlossen SWIFT MT940 CAMT.053 untertägige Umsätze gebucht und nicht abgeschlossen nicht gebucht und vorgemerkt gswift MT942 CAMT.052 Retourdatenträger gebucht und abgeschlossen CREMUL/DEBMUL CAMT.054 Darstellung der Umsätze Durch die Verwendung der SEPA-Kontoauszüge ändert sich auch die Darstellung der Umsätze in sämtlichen Ansichten der Kontoinformation. Speziell der Status der Buchung wird sowohl über Symbole als auch in einer neuen Spalte Buchungsart visualisiert. Je nach eingebundener Bank und der damit verbundenen Buchungslogik der Bank kann der Buchungsstatus je Bank differieren. 3 Status zu den Buchungen sind möglich: gebucht, abgeschlossen = CAMT.053: beinhaltet gebuchte Umsätze; der Kontoauszug ist abgeschlossen. gebucht, nicht abgeschlossen = CAMT.052: beinhaltet untertägige Umsätze; der Kontoauszug ist nicht abgeschlossen. nicht gebucht, vorgemerkt = CAMT.052: beinhaltet untertägige Umsätze; der Kontoauszug ist nicht abgeschlossen. 12

13 In der Umsatzübersicht kann der jeweilige Status an- und abgewählt werden. Export Kontoauszug: Sofern Sie den Kontoauszug aus ELBA exportieren wollen, ist dies weiterhin sowohl im Format SWIFT MT940 als auch im Format SEPA XML CAMT.053 möglich. Achtung: Mit dem Update ändert sich der Dateiname auf IBAN + Währung. Der Exportname kann folgendermaßen abgeändert werden: Grundeinstellung Systemparameter Persönliche Einstellungen Standarddaten. Für die automatische Weiterverarbeitung ist es wichtig, die Ordnerberechtigung für die neuen Ordner anzupassen. Weiters ist es nötig, in den verarbeitenden Systemen Dateinamensanpassungen sowie auch eine Anpassung der Exportpfade durchzuführen. Retourdatenträger (CREMUL/DEBMUL): Sofern Sie den Retourdatenträger aus ELBA exportieren wollen, ist dies weiterhin sowohl im Edifact-Format CREMUL/DEBMUL als auch im Format SEPA XML CAMT.054 möglich. Achtung: Analog dem Export von Kontoauszügen ändert sich der Ordnername/Exportname von Retourdatenträgern. Hierbei sind wiederum die Ordnerberechtigung und die Namensänderung für die Weiterverarbeitung zu beachten. Im neuen SEPA-Format CAMT.054 kann es auf Grund der Zeichenbeschränkung von XML-Datenträgern zu einem Informationsverlust im Vergleich zu den derzeitigen Retourdatenträgern kommen! 13

14 Datenträgerimport Mit Einsatz der neuen ELBA-Version ist die SEPA-XML-Norm für den Import von Datenträgern zu verwenden. Die dabei unterstützten Rulebook-Versionen sind 2.3, 3.2 und 6.0. Sofern ein Datenträger mit Rulebook 2.3 und 3.2 eingelesen wird, erfolgt eine automatische Konvertierung auf Rulebook 6.0! Hierbei kann es wieder auf Grund der unterschiedlichen Normen zu Textverlusten kommen! Import von Edifact-Datenträgern Bis können weiterhin Inlandszahlungsverkehrsdateien im Edifact-Format eingelesen und als Datenträger an die Oberbank versendet werden. Ab ist der Import von Edifact-Datenträgern nur noch als Auftrag oder Vorlage möglich. Im Rahmen des Imports werden die Aufträge in das SEPA-XML-Format konvertiert. Die Konvertierung der Daten ist nach dem Import von der / vom angemeldeten ELBA-BedienerIn zu bestätigen. Dazu wird eine Liste der ursprünglichen sowie der automatisch errechneten Daten sowohl zum Druck als auch zur einfacheren Kontrolle angeboten. Import von V2-Datenträgern Die Datenträger im Format V2 werden programmseitig nicht mehr unterstützt und können daher mit nicht mehr importiert werden! Import über ein Importprofil (Freiformat) Für den Import von Freiformaten (CSV-Dateien) muss nach erfolgter Installation das Importprofil angepasst werden. Im Speziellen sind hierbei Kontoverbindungen von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC zu ändern. Außerdem ist darauf zu achten, entweder Zahlungsreferenz oder Verwendungszweck anzugeben, da in den SEPA-Auftragsarten nur die Weiterleitung einer der beiden Inhalte möglich ist. Wird beides angegeben, liegt der Vorzug bei der Zahlungsreferenz. Ausführliche Informationen zum Importprofil und Freiformat sind in der ELBA-Hilfe zu finden. 14

15 5. Hilfe und Unterstützung Unsere ELBA- und SEPA-SpezialistInnen unterstützen Sie jederzeit gerne bei der Umstellung. Telefonische Anfragen beantworten wir gerne in der Zeit von Mo. Fr., 8:00 17:00 Uhr, unter der Tel.-Nr. +43 (0) 732 / , oder kontaktieren Sie uns per an 15

16 Oberbank AG Untere Donaulände 28, 4020 Linz Österreich Internet: Rechtsform: Aktiengesellschaft, Sitz: Linz, Firmenbuch-Nr. FN w, Landesgericht Linz 12/13 CIF DVR:

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