>Revisionssichere -Archivierung Alles was Recht ist!

Transkript

1 >Revisionssichere -Archivierung Alles was Recht ist! >Die Umstellung auf elektronische Kommunikationsformen darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die umfangreichen gesetziichen Archivierungspflichten aus dem Handels- und Steuerrecht auch für die elektronische Buchung und den -Verkehr gelten. In Unternehmen und Behörden müssen deshalb auf breiter Front Daten und elektronische Dokumente aufbewahrt werden, um den gesetziichen Anforderunen zu genügen. Dabei verursachen Archivierungssysteme auch erhebliche Kosten. Die Orientierung an den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zeigt den gemeinsamen Nenner auf und trägt damit zur Kostenvermeidung bei.

2 >Inhalt I. Handelsrechtliche Pflichten >2 II. Steuerrechtliche Pflichten >2 III. Ordnungsgemässe Buchführung nach GeBüV >2 1. Übereinstimmung >3 2. Unveränderlichkeit >3 3. Verfügbarkeit >4 4. Organisation, geordnete und gesicherte Verzeichnisstruktur >5 5. Dokumentation, Arbeitsanweisungen >6 IV. Aufbewahrungsfristen >6 V. Beweissicherheit >6 VI. Datensicherheit >6 VII. Archivierung im Eigeninteresse/ aufgrund sonstiger Gesetze >7

3 >Autor Rechtsanwalt, Kanzlei esb in Stuttgart, spezialisiert auf IT-Recht Seminarleiter Internetrecht, IT-Sicherheit, Datenschutz Ausbilder für Datenschutzbeauftragte Fachbuchautor IT-Recht in der Praxis, Vieweg, 2. Auflage Lehrbeauftragter der Universität Stuttgart für Informationsrecht Internet: 1

4 I. Handelsrechtliche Pflichten jeder Kaufmann hat die Pflicht zur geordneten Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen hierzu gehören nach 212 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, sowie die erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene und versandte Handelsbriefe, Buchungsbelege Dabei ist der Begriff des Handelsgeschäft nach der Rechtsprechung weit definiert. Es genügt ein entfernter, lockerer Zusammenhang mit betrieblichen Interessen z. B. Angebot, Annahme, Auftragsbestätigung, Mängelrüge, Arbeitsverträge usw. Nicht umfasst sind lediglich reine Privatgeschäfte des Kaufmannes. Zur Vereinfachung kann die gesamte Geschäftskorrespondenz als aufbewahrungspflichtig eingestuft werden. II. Steuerrechtliche Pflichten Daneben gelten steuerliche Aufbewahrungspflichten bzgl. sämtlicher kaufmännische Unterlagen, siehe oben und sonstiger Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung bedeutsam sind Bei Verletzung der Archivierungspflichten liegt keine ordnungsgemäße Buchführung vor und es erfolgt u.u. eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. III. Ordnungsgemässe Buchführung Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können gemäß 131 Abs. 3, 132 Abs. 2 BAO (Bundesabgabenordnung) auch elektronische Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige, urschriftgetreue und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Wer Aufzeichnungen und Eintragungen in elektronischer Form führt, muß auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen oder ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen Das handelsrechtliche Gegenstück zur steuerrechtlichen Regelung in 131, 132 BAO mit identischen Regelungsinhalten ergibt sich aus dem HGB. Nach 189 Abs. 2 HGB hat der Kaufmann die Pflicht zur geordneten Aufbewahrung der Handelsbriefe (z.b. s) in geeigneter Form und zur Lesbarmachung, 216 HGB. Die Speicherung der Geschäftsunterlagen in digitaler Form auf Datenträgern ist zulässig, 189 Abs. 3 HGB. Gefordert wird ebenfalls eine inhaltsgleiche, vollständige, geordnete und urschriftgetreue Wiedergabe, 189 Abs. 3 HGB. 2

5 Fazit: Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Damit ist die Möglichkeit und Notwendigkeit der elektronischen Archivierung gesetzlich geregelt. Die an die Archivierung zu stellenden Anforderungen sind inhaltlich weitgehend mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) des deutschen Bundesfinanzministeriums vom vergleichbar. Es ist keine bestimmte Technologie gesetzlich vorgeschrieben, vielmehr sind elektronische Informationsträger generell zulässig: Bildträger (Mikrofilm, Fotokopie), COM maschinenlesbare Datenträger (Disketten, Magnetbänder, elektrooptische Speichermedien) Dokumenten-Managementsysteme digitale Datenträger (CD-Rom, DVD) Für die elektronische Archivierung ist qualitativ sicherzustellen: 1. Inhaltsgleichheit, Übereinstimmung der elektronischen Dokumente mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorgängen 2. Unveränderlichkeit, urschriftgetreu (Revisionssicherheit) der elektronischen Dokumente Die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Unmittelbar nach Eingang der auf dem Mailserver kopiert das Produkt von MessageLabs die in einen Unterordner (Journaling), so dass bereits ab Eingang jede Änderung oder Löschung der für den Nutzer unmöglich wird. Im weiteren Verlauf sorgt die Archivierungs-Appliance für eine Einzelverschlüsselung und Weiterleitung jeder ins Archiv. Der Nutzer hat insbesondere keine Möglichkeit, durch Löschung von s in seinem Postfach auf den Archivbestand einzuwirken. Dadurch wird ein höchstmögliches Maß an Revisionssicherheit erreicht. Das Produkt von MessageLabs nutzt die Funktion des Journaling auf dem MS Exchange Server, also einen Kopiervorgang aller ein- und ausgehenden s. Nach Eingang auf dem Mail-Server wird jede in einen speziellen Unterordner kopiert, das sogenannte Journal. Dieser Kopiervorgang verhindert, dass ein Nutzer (Mitarbeiter) eine unbemerkt verändern oder löschen kann. Zwar kann der Nutzer die im Outlook und somit aus dem pst-file löschen, im Journal bleibt sie trotzdem in unveränderlicher Gestalt erhalten. Im Zweifel ist also nachprüfbar, ob eine Änderung, Verfälschung oder Löschung stattgefunden hat. Nachfolgend eine visuelle Darstellung des Archivierungsprozesses, welche die Einhaltung der Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Unveränderbarkeit der archivierten s dokumentiert. 3

6 Das Produkt von MessageLabs sieht Funktionalitäten vor, um Plattenplatz effektiv zu sparen. Wird derselbe Anhang im System mehrfach versendet, so wird er gleichwohl nur einmal in einem gesonderten Speicherbereich vorgehalten. Die Archivierungs-Appliance ersetzt -Anhänge durch einen.htm-stub. Dieser Stub ist verlinkt auf eine Kopie des Anhangs im Archiv. Die ablaufenden Stubbing-Prozesse werden vom Administrator definiert. Trotz der optimierten Lagerhaltung bleibt der -Anhang im Archiv unverändert erhalten und verfügbar, so dass die Effizienzsteigerung durch das Stubbing die Vollständigkeit der Archivierung unberührt lässt. 3. Verfügbarkeit, Lesbarkeit der elektronischen Dokumente innerhalb einer angemessenen Frist. 4

7 4. geordnete und gesicherte Verzeichnisstruktur Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist zu regeln und zu dokumentieren. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren. Das Produkt von MessageLabs ermöglicht Funktionalitäten zur schnellen Suche und Abrufbarkeit der archivierten s. Durch eine automatisierte Verschlagwortung wird die Metadatenstruktur und die Auffindbarkeit verbessert. Der Nutzer des -Postfaches erhält so die Möglichkeit, die von ihm gesuchten s aufzufinden. Es können aber ebenso auch Zugriffsrechte für dritte Personen eingerichtet werden, um die Nachvollziehbarkeit z.b. für externe Wirtschafts- oder Betriebsprüfer herzustellen. Das Produkt von MessageLabs integriert die Archivierung der s in das Mailsystem, so dass der Nutzer oder ein externer Prüfer die aufbewahrten Geschäftsunterlagen in der gewohnten Umgebung auffinden und nachvollziehen kann. 5

8 5. Dokumentation, Arbeitsanweisungen Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Hardware und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz verstanden und nachvollzogen werden können. IV. Aufbewahrungsfristen Gemäß 132 Abs. 1 BAO besteht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Der Fristenlauf beginnt erst mit dem Ende des Jahres. Beispiel: Für Unterlagen des Kalenderjahres 2009 endet die Frist am 31. Dezember Beachte: bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluß des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Aufzeichnungen und Unterlagen, welche Grundstücke betreffen, müssen gemäß 18 Abs. 10 UStG (Umsatzsteuergesetz) für 12 Jahre aufbewahrt werden. Grundsätzlich gilt auch, dass alle Unterlagen dann länger aufzubewahren sind, wenn sie bei anhängigen Abgabenverfahren ( 132 Abs. 1 BAO) oder bei einem anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren, von Bedeutung sind ( 212 HGB). V. Beweissicherheit Bei Erfüllung der oben dargestellten Anforderungen erlangen die elektronischen Dokumente eine gesteigerte Beweisqualität. Revisionssicher aufbewahrte, elektronische Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz haben eine höhere Beweiskraft als Dokumente, die in veränderlicher Weise, etwa im -Client, vorgehalten werden. Die Einhaltung der dargestellten Anforderungen sichert demnach den Beweiswert der archivierten elektronischen Dokumente. Dies gilt umso mehr, wenn die benannten Qualitätsanforderungen sorgfältig dokumentiert und damit im Zweifel nachgewiesen werden können. VI. Datensicherheit Aufgrund der starken Abhängigkeit des Unternehmens von den gespeicherten Daten und Unterlagen ist ein ausgeprägtes Datensicherheitskonzept für das Erfüllen der steuerrechtlichen Vorgaben unabdingbar. Hierzu gehört insbesondere ein effektiver Virenschutz und ausreichende Datensicherung. Das Produkt von MessageLabs hält bezüglich der geforderten Datensicherungsmaßnahmen verschiedene Funktionalitäten bereit. 6

9 VII. Archivierung im Eigeninteresse/ aufgrund sonstiger Gesetze Neben Handels- und Steuerrecht existieren eine ganze Reihe weiterer gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungspflichten: alle gesetzlichen Bestimmungen, die Ansprüche auf Auskunft und Rechnungslegung gewähren; bei Verletzung drohen zivilrechtliche Nachteile und Konsequenzen, bis hin zu Schadensersatz Vorlegungspflichten und Beweislast im Prozess; bei Verletzung wird ohne Beweisverfahren der vom Gegner behauptete Vortrag als bewiesen angesehen bei Fristsetzung des Gerichts muss rechtzeitiger Zugriff auf Archivdaten gewährleistet sein, ansonsten Präklusion bezüglich der Darlegungs- und Beweismöglichkeiten, so dass in der Folge auch Prozessverlust droht Ordentliche Geschäftsführung erfordert grundsätzlich eine angemessene Aufbewahrung und Archivierung großer Teile der geschäftlichen -Korrespondenz, Protokolle von Meetings, Entwürfe und Notizen aller Art etc. Die elektronischen Dokumente werden im Streitfall etwa mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu Beweisund Dokumentationszwecken gebraucht, z.b. bei der Klärung von Gewährleistungfragen, arbeitsrechtlichen Sanktionen etc. das Reporting und Monitoring von vertraglich vereinbarten SLA erfordert regelmässig den Nachweis durch elektronische Dokumente Daneben existieren eine Vielzahl spezialgesetzlicher Aufbewahrungspflichten, etwa bezüglich Patentverfahren, medizinischer Patientendaten, Bauplänen, um nur einige Beispiele zu nennen. >Hinweis Das vorliegende Dokument stellt einen allgemeinen Leitfaden dar, der ausschließlich einer ersten Information dient und eine individuelle Rechtsberatung sowie eine verbindliche Rechtsauskunft durch einen spezialisierten Anwalt nicht ersetzen kann und will. Bitte haben Sie Verständnis, dass trotz sorgfältiger Recherche keine Garantie oder Gewährleistung für die Inhalte übernommen werden kann. Grundsätzlich raten wir Unternehmen, sich vor jeglicher Implementierung individuell rechtlich beraten zu lassen. 7

10 > >EUROPE >HEADQUARTERS 1270 Lansdowne Court Gloucester Business Park Gloucester, GL3 4AB United Kingdom Tel +44 (0) Fax +44 (0) Freephone Support: +44 (0) >LONDON 3rd Floor 40 Whitfield Street London, W1T 2RH United Kingdom Tel +44 (0) Fax +44 (0) Support +44 (0) >NETHERLANDS WTC Amsterdam Zuidplein 36/H-Tower NL-1077 XV Amsterdam Netherlands Tel +31 (0) Fax +31 (0) Support +44 (0) >BELGIUM/LUXEMBOURG Symantec Belgium Astrid Business Center Is. Meyskensstraat Wemmel, Belgium Tel: Fax: >DACH Humboldtstrasse 6 Gewerbegebiet Dornach Munich, Aschheim Germany Tel +49 (0) Support :+44 (0) >AMERICAS >HEADQUARTERS 512 Seventh Avenue 6th Floor New York, NY USA Tel Fax Toll-free Support >CENTRAL REGION 7760 France Avenue South Suite 1100 Bloomington, MN USA Tel Fax Toll-free Support >Canada 170 University Avenue Toronto, ON M5H 3B3 Canada Tel : >ASIA PACIFIC >HONG KONG Room 3006, Central Plaza 18 Harbour Road Tower II Wanchai Hong Kong Main: Fax: Support: >AUSTRALIA Level Kent Street, Sydney NSW 2000 Main: Fax: Support: >SINGAPORE 6 Temasek Boulevard #11-01 Suntec Tower 4 Singapore Main: Fax: Support: >Japan Akasaka Intercity Akasaka Minato-ku, Tokyo Main: Fax: Support: MessageLabs 2009 All rights reserved Confidence in a connected world. 8