21. Rodenkirchener Gespräch zum Thema: Digitaler Wandel Mit Highspeed in die (Steuer-)Zukunft

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1 21. Rodenkirchener Gespräch zum Thema: Digitaler Wandel Mit Highspeed in die (Steuer-)Zukunft

2 Digitaler Wandel mit Highspeed in die (Steuer-)Zukunft 1. Digitalisierung und Datenübermittlung an die Finanzverwaltung durch wen? Wie? 2. Digitale Finanzbuchhaltung einschl. vorgelagerter Systeme 3. Digitale Betriebsprüfung

3 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.1 Notare: Alles, was beurkundet wird Grunderwerbsteuer, Beurkundungen, Zeugnisse und Anordnungen, die für die Festsetzung einer Erbschaftsteuer von Bedeutung sein können, Gründung, Kapitalerhöhung oder herabsetzung Umwandlung oder Auflösung von Kapitalgesellschaften oder Verfügung über Anteile an Kapitalgesellschaften für Zwecke der Einkommen- und Körperschaftsteuer. 1.2 Standesämter sind verpflichtet, jeden Sterbefall dem Finanzamt zu melden. 3

4 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.3 Banken und Sparkassen Vorbemerkung: Was bedeutet Bankgeheimnis? = Verpflichtung, Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Informationen zu wahren, die dem Kreditinstitut im Rahmen der Geschäftsbeziehung bekannt werden. ABER: KEINE GESETZLICHE REGELUNG d.h. die Verletzung des Bankgeheimnisses ist nicht unter Strafe gestellt! (im Ausland ist das bislang anders!) 4

5 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.3 Banken und Sparkassen Geregelt in den allgemeinen Geschäftsbedingungen der Banken. Auskunftsersuchen der Finanzämter an Kreditinstitute sind ausdrücklich zugelassen, 30 a Abs. 5 AO. (Voraussetzung: Ermittlung beim Steuerpflichtigen hat nicht zum Ziel geführt oder verspricht keinen Erfolg). BZSt sammelt Bestandsdaten zu den Konten- und Depotverbindungen (Kontonummer, Datum der Konto-/Depoteröffnung bzw. Auflösung, Name und Geburtsdatum des Inhabers bzw. abweichend des wirtschaftlichen Berechtigten), keine Abfrage von Kontenbewegungen oder Kontenständen. Der Kontenabruf steht im Ermessen der Finanzbehörde. 5

6 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.3 Banken und Sparkassen Meldepflicht: Sind verpflichtet, dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Kenntnis des Sterbefalls anzuzeigen, welche Vermögenswerte für den Erblasser verwahrt werden und welche Forderungen der Erblasser gegen das Kreditinstitut hatte, Kontenabrufverfahren, Meldung der tatsächlichen in Anspruch genommenen Freistellungsaufträge betreffend Kapitalerträgen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), 6

7 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.3 Banken und Sparkassen Meldepflicht: Anmeldung und Abführung der Kapitalertragsteuer, seit % mit Abgeltungswirkung, ab automatischer Einbehalt der Kirchensteuer und Weiterleitung an die steuererhebende Religionsgemeinschaft (vorher: Abruf der Religionszugehörigkeit des Kunden beim Bundeszentralamt für Steuern). 7

8 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.3 Banken und Sparkassen / Internationaler Zugriff auf Bankkonten durch den Fiskus Seit melden Banken in EU-Mitgliedsstaaten Identität und Wohnsitz des wirtschaftlichen Eigentümers der Guthaben, Name und Anschrift der Bank, Kontonummer, Auskunft über die Höhe der Zinszahlungen. Belgien nimmt seit an diesem Informationsaustausch teil. Luxemburg nimmt ab am automatischen Informationsaustausch teil. 8

9 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.3 Banken und Sparkassen / Internationaler Zugriff auf Bankkonten durch den Fiskus Österreich nimmt ebenfalls ab am Meldeverfahren der Zinserträge an die Steuerbehörden in der Heimat teil (EU-Gipfel vom ). EU-Kommission hat durchgesetzt, bis Ende 2015 mit Schweiz, Liechtenstein, Monaco, San Marino und Andorra zu verhandeln, mit dem Ziel: diese Staaten sollen ebenfalls am Informationsaustausch teilnehmen. 9

10 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.4 Versicherungen Haben, bevor sie eine Versicherungssumme einem anderen als dem Versicherungsnehmer auszahlen, dem Finanzamt Anzeige zu erstatten, Mitteilung der Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen, Mitteilung der Beiträge zu Riester und Rürup-Rentenversicherungen, Rentenbezugsmitteilungen an BZSt (gilt auch für Träger der gesetzlichen Rentenversicherung, berufsständische Versorgungseinrichtungen usw.). 10

11 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.5 Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten 1.6 Gemeinde Gibt Informationen über Gewerbeanmeldung an das Finanzamt weiter. 1.7 Der Steuerpflichtige selbst e-steuererklärung e-bilanz 11

12 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.8 Vorausgefüllte Steuererklärung und Vollmachtsdatenbank Über das ElsterOnline-Portal werden dem Steuerpflichtigen folgende Steuerdaten zur Verfügung gestellt Die vom Arbeitgeber bescheinigten Lohnsteuerdaten, die Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen, die Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen die Beiträge zu Riester und Rürup, Name, Adresse und weitere Stammdaten, wie beispielsweise die Bankverbindung. 12

13 1. Digitalisierung und Datenübermittlung 1.8 Vorausgefüllte Steuererklärung und Vollmachtsdatenbank Steuerberater erfassen die Mandatsverhältnisse und die dazugehörenden Vollmachten in einer kostenpflichtigen Datenbank. Zugriff des Steuerberaters am 37. Tag nach Übermittlung der Vollmachtsdaten an die Steuerverwaltung (vorher erhält der Mandant eine Mitteilung mit 14-tägiger Widerspruchsfrist). 13

14 2. Digitale Buchführung GOBD Früher GoB: Amerikanisches Journal 14

15 2. Digitale Buchführung GOBD Heute GoBD: Datentransfer über Schnittstellen Datentransfer über Banking Datenerkennung und Analyse durch Scannen Datentransfer durch Eingabehilfen Fazit: Datenerfassung erfolgt digital Kontrollmechanismen müssen ausgeweitet werden 15

16 2. Digitale Buchführung GOBD HEUTE: Scannen, Buchen, Einlesen, Archivieren, Die notwendigen technischen Voraussetzungen sind mit dem Soft- und Hardwarepartner zu klären. Abstimmung der durchzuführenden Maßnahmen mit Steuerberater und EDV-Partner. Frage: Wann ist die FiBu beim Einsatz von IT ordnungsgemäß? -> vgl. GoBD (BMF-Schreiben vom ) 16

17 2. Digitale Buchführung GOBD Zeitgerechte Erfassung Bargeschäfte sind täglich zu erfassen! 8-Tage-Regel für Kontokorrentverhältnisse unbare Geschäfte sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen Achtung: werden Verbindlichkeiten nicht innerhalb von 8 Tagen beglichen, sollten a. händische Listen geführt werden bzw. a. revisionssichere Programme eingesetzt werden 17

18 2. Digitale Buchführung Kommunikation zwischen Mandant und Berater Mandantenportal / Startseite 18

19 2. Digitale Buchführung Kommunikation zwischen Mandant und Berater Auswertungen online 19

20 2. Digitale Buchführung GDPdU / GOBD digitale BP Kommunikation zwischen Mandant und Berater Kasse 20

21 2. Digitale Buchführung GOBD Ordnungsgemäße IT gestützte FiBu: Alle Steuerlich relevanten Daten aus Vorsystemen müssen maschinell auswertbar sein. 21

22 2. Digitale Buchführung GOBD Was sind steuerlich relevante Daten? Keine Definition im Gesetz! = alle Daten, die für die Besteuerung bedeutsam sein können! Mindestens: Lohn-, Finanz- und Anlagenbuchhaltung Daneben: im Einzelfall zu bestimmen! Zum Beispiel: Office-Anwendungen Zeiterfassungen Warenwirtschaftssysteme -Programm Dokumenten-Management-Systeme Sonstige kaufmännische Software 22

23 2. Digitale Buchführung GOBD WAS sind steuerrelevante Daten? Beispiele (Einzelfallprüfung): Finanzbuchhaltung: Buchungsjournale, Kontenlisten und Kontenschreibungen, Offene-Posten-Listen Anlagebuchhaltung: Anlagestammdaten, AfA-Tabellen/Listen, Inventarverzeichnisse Personalbuchhaltung, Personalzeiterfassung: Stammdaten Mitarbeiter inkl. Bankverbindung, Lohn- & Gehaltsabrechnungen Fakturierung, Materialwirtschaft: Stammdaten, Debitoren, Ausgangsrechnungen inkl. Artikelpreise & -mengen, Lagerzu- & Abgangsprotokolle, Inventurlisten, Fahrtenschreiberscheiben, Speisekarten u. ä. 23

24 2. Digitale Buchführung GOBD WAS sind steuerrelevante Daten? Beispiele (Einzelfallprüfung): Kosten- & Leistungsrechnung Dokumenten-Management-System Auftrags- und Bestellunterlagen Aus- und Einfuhrunterlagen Preisverzeichnisse, Speise- und Getränkekarten Mahnvorgänge betriebliche Konto- und Depotauszüge Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons, Kassenlochstreifen Betriebsanleitungen von eingesetzten Geräten 24

25 2. Digitale Buchführung GOBD WAS sind steuerrelevante Daten? Folgende IT Systeme und Porzesse als Vorsysteme sind betroffen: Lohnbuchhaltungssysteme Anlagenbuchhaltungssysteme PC und Registrierkassensysteme Warenwirtschaftssysteme Zahlungsverkehrssysteme Taxameter MS-Office (mail, word, excel) Zeiterfassung Archivsysteme z.b. DMS 25

26 2. Digitale Buchführung GOBD Vertrauliches oder Privates auf Praxiscomputern? -Verkehr mit dem Steuerberater? Korrespondenz mit der Bank? Speziell bei Unternehmen mit Sensiblen Daten: Rechnungen von Ärzten an Privatpatienten? Patienten-/Kundenkartei? 26

27 2. Digitale Buchführung GOBD WAS heißt maschinell auswertbar? Maschinell auswertbar sind Daten, wenn sie im DV-System oder mittels zusätzlicher Software gefiltert, sortiert, miteinander verglichen oder verknüpft werden können, z. B.: Daten der Finanz-, Anlagen-, Bestandsoder Lohnbuchführung Daten der elektronischen Registrierkassen Daten aus elektronisch erfolgten Inventuren Daten aus dem Warenwirtschaftssystem 27

28 2. Digitale Buchführung GDPdU / GOBD digitale BP Neues Schreiben der Finanzverwaltung (GoBD) vom 14. November 2014 Alter Wein aus neuen Schläuchen? Zusammenfassung aller bereits seit Jahren bestehenden Grundsätze: Zeitgerechte Erfassung Belegprinzip Datensicherheit, Unveränderbarkeit bzw. Protokollierung Datenzugriff Dient als Leitfaden für die Prüfer. 28

29 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Neue Prüfungsmethoden: bisher: Belegprüfung neu: seit 1. Januar 2002 digitaler Zugriff auf (elektronische) Buchführung durch den Betriebsprüfer; dabei Bereitstellung von Daten Auswertung von Daten Bereitstellung von Hardware durch den Steuerpflichtigen Bereitstellung von Personal durch den Steuerpflichtigen 29

30 3. Digitale Betriebsprüfung 200 AO Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen (1) Der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken. Er hat insbesondere Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach 147 Abs. 6 zu unterstützen. Sind der Steuerpflichtige oder die von ihm benannten Personen nicht in der Lage, Auskünfte zu erteilen, oder sind die Auskünfte zur Klärung des Sachverhalts unzureichend oder versprechen Auskünfte des Steuerpflichtigen keinen Erfolg, so kann der Außenprüfer auch andere Betriebsangehörige um Auskunft ersuchen. 93 Absatz 2 Satz 2 gilt nicht. (2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen hat der Steuerpflichtige in seinen Geschäftsräumen oder, soweit ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Geschäftsraum nicht vorhanden ist, in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen. Ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel sind unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. (3) Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt. Die Prüfer sind berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen. Bei der Betriebsbesichtigung soll der Betriebsinhaber oder sein Beauftragter hinzugezogen werden. 30

31 3. Digitale Betriebsprüfung 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. 31

32 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Zugriffsmöglichkeiten unmittelbarer Zugriff mittelbarer Zugriff Datenträgerüberlassung 32

33 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Steuerlich relevante Daten elektronisch erhalten oder selbst erzeugt maschinell auswertbar 6 bzw. 10 Jahre aufbewahren (auch) elektronisch aufbewahren Auswertung durch Prüfer 33

34 Unternehmen Steuerberater steuerlich prüfungsrelevante Daten im EDV-System Archivierung der Buchhaltung nach GoBD Aufbereitung weiterer prüfungsrelevanter Daten zur Archivierung CD Rechenzentrum spezieller Zugang digitale Prüfung durch FA Softwarelieferant oder sonstige Anbieter CD spezieller Zugang 34

35 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Veränderungen Herkömmliche BP regelmäßig Stichprobenprüfung individuelle Auswahl von Prüfgebiet und Prüfschritten durch den Prüfer verfügbare Zeit begrenzt die Anzahl und die Durchführung einzelner Prüfschritte; nur Stichproben Hoher Anteil manueller Prüfungstätigkeiten Begrenzter Einblick in die Buchhaltung Digitale BP Vollumfängliche Prüfung möglich Prüfgebiete und Prüfschritte sind (teil-)standardisiert und (teil-) automatisiert (Teil-)Automation ermöglicht nahezu lückenlose Prüfung Geringerer Anteil manueller Prüfungstätigkeiten Tieferer Einblick in die Buchhaltung 35

36 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Analysen durch BP Prüfsoftware IDEA Mittels spezieller Software werden die digitalen Daten maschinell ausgewertet = analysiert! Beispiele für Analysen Abgleich der Datenübernahme mit den der Besteuerung zugrunde gelegten Daten Filterung und Selektion großer Datenbestände Sortieren, Bildung neuer Datenzuordnungen Altersstrukturanalysen Lückensuche Feststellung der Vollständigkeit der Einnahmen Ermittlung von Lagerbeständen und Abschreibungen 36

37 Grundsätze zur Durchführung der Prüfung digitaler Unterlagen 37

38 2. Digitale Betriebsprüfung Kennen Sie diese Formel? T = k ( h e ) i i 2 i= 1 e i Chi-Quadrat-Test Lieblingszahlen-Test 38

39 2. Digitale Betriebsprüfung Prüfungsmethode Chi²-Test m a n u e l l 587,39 628,27 125,69 365,48 128,57 123,67 865,40 323,00 254,65 289,14 546, ,36 257,58 953,21 762,71 632,51 687,42 358,92 451, ,91 586,45 287,43 697,40 243,25 653,27 987,42 824,53 427,59 397,00 158,92 586,33 754,28 Z u f a l l 405,00 588,71 927,03 620,43 472, ,88 460,20 812,71 588,71 835,30 683, ,35 540, ,40 509,15 301,46 927,03 848,35 898,26 996, ,20 977,40 461,97 235,69 620,43 933,83 401, ,79 576,86 739, , ,07 39

40 3. Digitale Betriebsprüfung Prüfungsmethode Chi²-Test Eigene Zahlen Zufallszahlen

41 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Grenzen der Prüfsoftware IDEA Weder Chi-Quadrat-Test noch Newcomb-Benford-Law sind von der Rechtsprechung anerkannte Beweis-Methoden Lediglich Indiz-Funktion Zahlreiche Möglichkeiten die statistische Wahrscheinlichkeit durch die tatsächlichen Gegebenheiten zu widerlegen 41

42 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Sanktionsmöglichkeiten bei Nichteinräumung des Datenzugriffs wegen unzureichender Speicherung nicht (nicht mehr) hinreichend verarbeitungsfähig nicht (nicht mehr) vorhandener Daten Speicherung auf anderem (unzureichendem) Medium (Ausdruck, Mikroverfilmung) Verweigerung des Datenzugriffs Verletzung von Mitwirkungspflichten Zwangsgeld bis EUR Schätzungsbefugnis durch Finanzamt 42

43 3. Digitale Betriebsprüfung GDPdU / GOBD digitale BP Auftrags-Buchführung durch StB-Kanzlei: = Erfüllung gesetzlicher Anforderungen notwendige Daten auf Daten-CD Abdeckung der Standardfälle bisherige Prüfungsfälle ohne Probleme bei zusätzlich eingesetzten Systemen im Mandanten-Betrieb müssen ggf. weitere steuer-relevante Daten bestimmt werden Mandantenlösung! Eigene Buchführung: Notwendige Maßnahmen sind zu ergreifen, um die gesetzlichen Forderungen zu erfüllen 43

44 Kontakt WP/ StB Gert Nacken Nacken Hillebrand Partner Oststr , Köln Telefon: 0221 / Telefax: 0221 / gert.nacken@nhp.de WP/ StB Christoph Hillebrand Nacken Hillebrand Partner Oststr , Köln Telefon: 0221 / Telefax: 0221 / christoph.hillebrand@nhp.de 44

45 Kontakt StB / vbp Matthias Lamprecht Nacken Hillebrand Partner Oststr , Köln Telefon: 0221 / Telefax: 0221 / matthias.lamprecht@nhp.de 45