Landeshauptstadt München Stadtkämmerei Kassen- und Steueramt 01. Oktober 2008

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1 Landeshauptstadt München Stadtkämmerei Kassen- und Steueramt 01. Oktober 2008 Rundschreiben Nr. 17 nach Verteiler St. Schulverteiler I d, II f, h, IV a, b, V a, b, VI a, b, VII, VIII und X Aufbewahrungsfristen für Kassen- und Rechnungsunterlagen des Gemeindehaushalts und der von der Stadt verwalteten Stiftungen 1. Allgemeines Nach 82 Abs. 2 der bis anzuwendenden KommHV-Kameralistik bzw. nach 69 Abs. 2 der ab anzuwendenden KommHV-Doppik sind die Bücher 10 Jahre und die Belege 6 Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 01. Januar des der Aufstellung der Jahresrechnung bzw. des Jahresabschlusses (sie ist innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Haushaltsjahres aufzustellen) folgenden Haushaltsjahres. Die Sondervermögen mit Sonderrechnung (Eigenbetriebe) treffen unter Anpassung an ihre Buchführungsvorschriften eigene Regelungen, wobei nach 83 KommHV-Kameralistik bzw. 94 KommHV-Doppik bzw. 10 Absatz 1 EBV die Aufbewahrungsvorschriften des 82 Abs. 2 KommHV-Kameralistik bzw. des 69 Abs. 2 KommHV-Doppik anzuwenden sind, so dass grundsätzlich die gleichen Aufbewahrungsfristen gelten. Darüber hinaus sind die nachstehenden Sondervorschriften (s. Ziff. 3) zu beachten, nach denen sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben können. Dies gilt insbesondere für die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und die Regelungen bei Förderfällen. Die Entlastung hat für die Aufbewahrungsfristen keine praktische Bedeutung mehr. Entgegen der früheren Praxis ist nach Änderung des Art. 102 GO die Entlastung durch die Vollversammlung des Stadtrats nicht mehr abhängig vom Abschluss der überörtlichen Rechnungsprüfung. Sie erfolgt nun zusammen mit der Feststellung der Jahresrechnung und der Jahresabschlüsse bereits nach Abschluss der örtlichen Rechnungsprüfung. Mittlerweile hat die Vollversammlung des Stadtrats in mehreren Beschlüssen die Entlastung für den gesamten Hoheitsbereich, die Stiftungen und die Eigenbetriebe bis einschl. HJ 2006 erteilt.

2 2. Aufbewahrungsfristen Soweit Sondervorschriften (s. Ziff. 3) nicht entgegenstehen, ergeben sich nunmehr - unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Belege (s. Erläuterung (1) unterhalb der Tabelle ) - für den Bereich des Gemeindehaushalts und der von der Stadt verwalteten rechtsfähigen Stiftungen für Bücher und Belege nach 82 Absatz 2 KommHV- Kameralistik bzw. nach 69 Abs. 2 KommHV-Doppik grundsätzlich folgende Aufbewahrungsfristen: Die Aufbewahrungsfrist endet für Bücher Belege Belege Jahr (10 Jahre) (10 Jahre) (1) (6 Jahre) (1) mit Ablauf des mit Ablauf des mit Ablauf des (1) Bei den Belegen (Kassenanordnungen, Auszahlungsnachweise, sowie begründende Unterlagen) wird in eine 10-jährige und in eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht unterschieden. Belege sind dann solange wie Bücher aufzubewahren, wenn sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern ergeben. Unter Beachtung der Ziff. 3 (Sondervorschriften) und Ziff. 4 können somit derzeit Bücher und Belege des HJ 1996 (und früher) - und wenn sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte aus den Büchern ergeben, auch Belege des HJ 2000 (und früher) - ausgesondert und vernichtet werden. Mit Ablauf des dann die Bücher und Belege des Haushaltsjahres 1997 (ggf. auch Belege des HJ 2001) usw.... Für Belege und begründende Unterlagen, die auf elektronische Speichermedien oder auf Bildträger übernommen werden, gelten besondere Aufbewahrungsfristen ( 71 Abs. 2, 82 Abs. 3 KommHV-Kameralistik bzw. 67 Abs. 2, 69 Abs. 3 KommHV-Doppik), die mit der Stadtkämmerei und dem Revisionsamt abzustimmen sind. 2

3 3. Sondervorschriften Sondervorschriften, nach denen sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben können, bleiben von der getroffenen Fristenregelung gemäß Ziff. 2 unberührt. Vor allem sind hier steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten und Regelungen bei Förderfällen zu nennen. 3.1 Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht Nachfolgende Ausführungen zu den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten insbesondere für die Betriebe gewerblicher Art der Stadt, die rechtlich unselbständigen Stiftungen, die von der Stadt verwalteten rechtlich selbständigen Stiftungen sowie alle anderen Bereiche der Stadt, soweit sich dort steuerrechtlich relevante Daten befinden. Durch den in 69 Abs. 2 KommHV-Doppik eingefügten Satz 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt sind die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nun auch nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften über die Aufbewahrung von Kassen- und Rechnungsunterlagen unmittelbar zu beachten. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sind dabei hinsichtlich der aufzubewahrenden Unterlagen und der Aufbewahrungsfristen zum Teil weiter gefasst als die haushaltsrechtlichen Vorschriften: Art des Schriftgutes Aufbewahrung auf Datenträger möglich Steuerrecht 147 Abs. 3 AO Haushaltsrecht Bilanzen Nein 10 Jahre Dauernd Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (z.b. Programmund Systemdokumentationen Ja 10 Jahre 10 Jahre Buchungsbelege Ja 10 Jahre 6 bzw. 10 Jahre Rechnungen Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe * Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe * Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung * Ja 10 Jahre ( 14 b UStG) 6 bzw. 10 Jahre Ja 6 Jahre 6 bzw. 10 Jahre Ja 6 Jahre 6 bzw. 10 Jahre Ja 6 Jahre 6 bzw. 10 Jahre *) Aufbewahrung nach Haushaltsrecht, soweit es sich um begründende Unterlagen zu Buchungen handelt ( 71 Abs. 1 KommHV-Kameralistik, 67 Abs. 1 KommHV-Doppik). 3

4 Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die aufzubewahrenden Unterlagen sind für die gesamte Aufbewahrungsfrist in Papierform, auf einem Bildträger oder auf einen anderen Datenträger bereitzuhalten. Werden Bücher oder sonst erforderliche Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt, müssen die auf Datenträger aufbewahrten Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht und im Hinblick auf den Datenzugriff maschinell ausgewertet werden können. Originär digitale Unterlagen, z.b. auch elektronische Rechnungen, dürfen nur auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden. Zu weiteren Einzelheiten bezüglich der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen wird auf die diesbezüglichen Informationen der Stadtkämmerei verwiesen. Diese finden Sie auch im Basisangebot des Intranets unter folgender Rubrik: Finanzen / Sonstige Finanzthemen / Steuern / Digitale Archivierung. Steuerrechtlich relevante Daten dürften wohl in fast allen Bereichen der Stadtverwaltung vorhanden sein, es wäre deshalb zu begrüßen, wenn im Rahmen der Buchhaltungssysteme und der Buchungsbelege generell eine einheitliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren eingehalten würde. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Zitzelsberger von der Stadtkämmerei - HA I/4, Tel.-Nr.: jederzeit gerne zur Verfügung. 3.2 Förderfälle Die Aufbewahrungsfristen von allen in Zusammenhang mit Förderanträgen stehenden Unterlagen richten sich nicht nur nach den Vorschriften für die Aufbewahrung von Kassen- und Rechnungsunterlagen, sondern auch nach den jeweiligen Förderrichtlinien bzw. den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften. In der Regel betragen diese 5 Jahre ab dem Datum des Verwendungsnachweises, oder - z.b. in der Krankenhausförderung - 5 Jahre nach Bestandskraft des Schlussbescheids, sofern nicht nach anderen Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen bestimmt sind. Dies erfordert jedoch, dass die erforderlichen Unterlagen bereits ab Beginn der Maßnahme (einschließlich Planungszeitraum) und während der gesamten Dauer des Förderverfahrens grundsätzlich vor Ort zur Verfügung stehen müssen. Daraus kann sich in der Praxis eine wesentlich höhere Verwahrdauer der Unterlagen ergeben. Bei Förderprojekten ist zudem der Stadtratsbeschluss vom 13./ (Finanzausschuss/Vollversammlung) zu beachten, wonach der Oberbürgermeister unter Hinzuziehung des Revisionsamtes sicherzustellen hat, dass in Zukunft bei Förderfällen alle Vorgänge lückenlos und für mindestens 40 Jahre dokumentiert werden. Diese Dokumentationspflicht umfasst investive und nichtinvestive Fördervorhaben. 4

5 Die Originale der Kassenanordnungen (in der Regel mit den Rechnungen) werden vom Kassen- und Steueramt - Kreditorenbuchhaltung entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Bei geförderten Projekten erfolgt die anschließende Aufbewahrung dieser Unterlagen bis zum Ablauf der in Abs. 1 genannten Prüfungsfristen durch die die Förderung beantragende Dienststelle. Die Kassenanordnungen sind rechtzeitig beim Kassen- und Steueramt - Kreditorenbuchhaltung anzufordern. Die weiteren begründenden Unterlagen sind von dem jeweiligen Referat bzw. Eigenbetrieb in eigener Zuständigkeit entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bzw. mindestens gemäß den o.g. Fristen aufzubewahren bzw. zu dokumentieren. Eine Vernichtung der Original-Kassenanordnungen und der weiteren begründenden Unterlagen erfolgt bei geförderten Vorhaben nur nach Rücksprache mit der Stadtkämmerei - HA II/22. Sollten sich durch die Einführung neuer Techniken im Bereich der Belegarchivierung (z.b. digitale Dokumentenerfassung) Auswirkungen auf diese Verfahrensweise ergeben, werden diese Vorgaben den aktuellen Erfordernissen angepasst. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Helmlinger von der Stadtkämmerei - HA II/22, Tel.-Nr , jederzeit gerne zur Verfügung. 3.3 Zahlakten für laufende Personalausgaben Für die Aufbewahrung dieser Zahlakten sind die staatlichen Aufbewahrungsbestimmungen (Ziff. 2.5 der Anlage 2 zu den VV zu Art. 71 BayHO), bei Unterlagen für Kindergeldleistungen die Regelungen der Bundesanstalt für Arbeit sinngemäß anzuwenden. 3.4 Dienstanweisung AktO Zu beachten ist auch die Dienstanweisung für die Verwaltung von Akten und sonstigen Unterlagen der Stadtverwaltung München - Aktenordnung (AktO) vom Sie ersetzt die MüAktO aus dem Jahre Daneben ist seit eine gesonderte Dienstanweisung zur Aktenaussonderung bei der Landeshauptstadt München in Kraft. 4. Vernichtung Die Aussortierung der vernichtungsreifen Unterlagen hat im Einvernehmen mit dem Stadtarchiv zu erfolgen. Bei Förderprojekten sowie in Bereichen, in denen steuerliche Belange zu beachten sind, ist zusätzlich noch die Zustimmung der Stadtkämmerei einzuholen. Bei der Vernichtung muss ein unrechtmäßiger Gebrauch der Unterlagen ausgeschlossen sein. Die Schutzbestimmungen der Abgabenordnung (Steuergeheimnis), des Sozialgesetzbuches (Schutz der Sozialdaten) und der Datenschutzgesetze sind zu beachten. 5

6 5. Gebräuchliche Bücher und Belege Eine Aufstellung über die gebräuchlichsten Bücher und Belege liegt diesem Rundschreiben bei (s. Anlage). Es handelt sich hierbei um keine erschöpfende, sondern lediglich um eine beispielhafte Aufzählung von Kassen- und Rechnungsunterlagen. In Zweifelsfällen ist davon auszugehen, dass alle Nachweise, die Buchungs- bzw. Zahlungsvorgänge belegen und die zum ordnungsgemäßen Nachvollzug hinsichtlich Rechtsgrund, Art und Umfang der Forderungen oder Leistungen notwendig sind, als aufbewahrungspflichtige Belege angesehen werden müssen. Bei Bedarf können Abdrucke des Rundschreibens beim Kassen- und Steueramt - Kassenaufsicht, Tel.-Nr bzw bezogen werden. Es steht Ihnen auch im Intranet unter >>Basisangebote/Publikationen/Finanzen<< zur Verfügung. Ebenso erteilt Ihnen Herr Ostner vom Kassen- und Steueramt - Kassenaufsicht unter der Tel.-Nr jederzeit gerne Auskunft. Das Rundschreiben Nr. 137 vom wird hiermit aufgehoben. In Vertretung Reiter Anlage: beispielhafte Auflistung von Büchern und Belegen und sonstigen Unterlagen 6

7 Anlage zum Rundschreiben Nr. 17 der Stadtkämmerei vom 01. Oktober 2008 über Aufbewahrungsfristen für Kassen- und Rechnungsunterlagen Bücher Zeitbuch Vorbücher zum Zeitbuch einschließlich Maschinenbuchungsstreifen Tagesabschlussbücher Sachbücher für Haushalte Vorbücher zu den Sachbüchern einschließlich Soll-Listen, Sollregister, Sollabsetzungslisten, Buchungskarteien, Kontenkarteien Sachbücher für Vorschüsse und Verwahrgelder Sachbücher für das Vermögen Kontogegenbücher einschließlich Durchschriften zu den Überweisungsaufträgen Schecküberwachungsbuch Bestandsnachweise und -verzeichnisse Stahlkammerbestandsbuch Stückverwahrungsbuch Pfandbuch Quittungsbestandsbuch Werttransportbuch Wertezeitbuch Wertesachbuch Wertzeichenbestandsbuch sonstige Hilfsbücher Dokumentationsunterlagen von ADV-Verfahren im Sinne der 37, 62 KommHV-Kameralistik bzw. der 33, 58 KommHV-Doppik für die, Buchführung oder Rechnungslegung Belege Rechnungsunterlagen Einwilligungen in über- und außerplanmäßige Ausgaben, Ansatzberichtigungen, Freigaben, Verfügungen, usw. Zahlungsanordnungen einschließlich begründender Unterlagen wie - Rechnungen (Originale) - Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen - Bestell- und Bedarfsscheindurchschriften 7

8 - Vertragsunterlagen - Lieferscheine - Ausführungs- und Berechnungsunterlagen - Reisekostenabrechnungen - Abrechnungen für personaleigene Kfz, Fahrtenbücher Unterlagen über Niederschlagungen, Stundungen und Erlässe Unterlagen über Aufrechnungen, Absetzungen, Konkurse, Zwangsvollstreckungen, usw. Nachweise der Erfassung und Sollstellung Zwischen- und Verwendungsnachweise Kassenunterlagen Buchungsanordnungen sonstige Belege zu den unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallenden Bücher, insbesondere - Gutschrift- und Lastschriftbelege - Kontoauszüge - Quittungen, Quittungsblöcke - sonstige Hilfslisten Kontoauszüge des Kassen- und Steueramtes für Kassenkonten und Vorschusskonten Belege über Ein- und Auszahlungen bei städt. Kasseneinrichtungen Vermögensbelege Ein- und Auslieferungsanordnungen Verwahrungsbescheinigungen Auslieferungsnachweise Belege über Sicherheitsleistungen und deren Freigabe Sonstige Unterlagen (wie Belege zu behandeln) Lagereingangsbuch Lagerkartei Lagerbestandskonten Verlang- und Rücklieferungsscheine Absetzungsverfügungen sonstige Zugangsbelege Dokumentationsunterlagen von ADV-Verfahren im Sinne der 37, 62 KommHV-Kameralistik bzw. der 33, 58 KommHV-Doppik für die Berechnung, Festsetzung, Anordnung oder Zahlbarmachung von Zahlungen 8