Vortrag mit eingestreuten Demonstrationen. Ausprobieren anhand von Arbeitsblättern mit anschließender Besprechung

Transkript

1 Kompakte Einführung im Rahmen des IHK-Programms (MHH) Frank Papendorf, Hannover / November 2010 Ablauf des Seminars Mischung aus Theorie und Praxis Vortrag mit eingestreuten Demonstrationen Ausprobieren anhand von Arbeitsblättern mit anschließender Besprechung Dazwischenfragen erwünscht!!! Handout der eingesetzten Präsentationsfolien November 2010 Seite: 2

2 Themenübersicht Grundlagen Entwurfsvorlagen / Folienlayouts Ansichtsmodi einer Präsentation Einfache Bildschirmpräsentationen (Text-)Platzhalter WordArt / Cliparts / Grafiken Schematische Darstellungen Folienmaster / Titelmaster Folienübergänge / Animationen November 2010 Seite: 3 PowerPoint starten über Startmenü / Programme durch Doppelklick auf PowerPoint-Datei auf dem Windows-Desktop oder im Explorer *.ppt = PowerPoint-Präsentation *.pps = PowerPoint-Bildschirmpräsentation abschaltbarer Startdialog (Assistent) nach Erstinstallation November 2010 Seite: 4

3 Das Anwendungsfenster Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Statusleiste Aufgabenbereich Office-Assistent November 2010 Seite: 5 Anpassung von Symbolleisten Symbolleisten stellen häufig benutzte Funktionen zur Verfügung Standardmäßig angezeigte Symbolleisten: Standard, Format, Zeichnen (am unteren Rand) Quickinfo durch Mauszeigernavigation Symbolleisten können innerhalb des Anwendungsfensters verschoben werden (z.b. an den linken oder rechten Rand) Zusammensetzung der Symbolleisten ist variabel Menüpunkt Ansicht / Symbolleisten / Anpassen hier zusätzlich Anzeige kompletter Menüs einstellbar November 2010 Seite: 6

4 AutoInhalt - Assistent Schnellster Weg zu einer Präsentation Auswahl aus verschiedenen Inhaltsvorlagen z.b. Geschäftsplan, Zwischenbericht, Urkunde Spätere Nachbearbeitung notwendig Folieninhalte bearbeiten Einzelne Folien löschen bzw. hinzufügen Aufruf über Menüpunkt Datei / Neu Aufgabenbereich Neue Präsentation Autoinhalt-Assistent November 2010 Seite: 7 Normalansicht einer Präsentation Folienausschnitt Gliederungsansicht bzw. Folienminiaturen Notizenfeld Zoom-Faktor November 2010 Seite: 8

5 Vorhandene Folien bearbeiten Erfassung von Inhalten in der Normalansicht zwischen Folien wechseln mit Bild hoch / Bild runter - Tasten über Fensterlaufleiste über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt Reihenfolge von Folien ändern über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt: Mit linker Maustaste an neue Position ziehen (über Ansichtsmodus Foliensortierung ) Folie löschen über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt und ENTF-Taste über Menüpunkt Bearbeiten / Folie löschen (aktuelle Folie) November 2010 Seite: 9 Präsentationen speichern Beim erstmaligem Speichern wird der Speicherort (Ordnerhierachie) und der Dateiname abgefragt später mittels Menüpunkt "Datei / Speichern unter Sonderfall: Speichern als Bildschirmpräsentation (.pps) Automatischer Startansicht Bildschirmpräsentation Richtlinien für die Benennung von Dateien Maximale Länge von 255 Zeichen Darf nicht die folgenden Zeichen enthalten: / *? : ; \ < > Empfehlung: Sollte keine Umlaute oder Sonderzeichen außer dem Bindestrich und dem Unterstrich enthalten Automatische Zwischenspeicherung über Menüpunkt "Extras / Optionen / Speichern" einstellbar November 2010 Seite: 10

6 Vorhandene Präsentationen öffnen Menüpunkt: Datei / Öffnen PowerPoint-Dokumente tragen die Dateinamenserweiterung.ppt bzw..pps Mehrere Präsentationen können gleichzeitig geöffnet werden Jeweils Schaltfläche in der Windows Task-Leiste Umschalten auch über den Menüpunkt Fenster Vergleichsdarstellung über Menüpunkt Fenster / Alle anordnen November 2010 Seite: 11 Ansichtsmodi einer Präsentation Normalansicht Foliensortierung Notizenseite Bildschirmpräsentation Umschaltung zwischen den Ansichtsmodi über den Menüpunkt Ansicht oder die entsprechenden Schaltflächen am unteren Rand des Anwendungsfensters November 2010 Seite: 12

7 Foliensortierung Menüpunkt Ansicht / Foliensortierung Verschieben von Folien per Drag & Drop Auswahl mehrerer Folien über SHIFT- bzw. STRG-Taste Kopieren von Folien über Menüpunkt Bearbeiten / Kopieren bzw. Einfügen Alternative: STRG+C/STRG+V bzw. STRG+D Wechsel zur Normalansicht per Doppelklick auf Folie November 2010 Seite: 13 Notizenseiten Menüpunkt Ansicht / Notizenseiten Notizen können auch in der Normalansicht bearbeitet werden Achtung: Notizen-Layout nur in Notizenansicht sichtbar Notizen sind ein Hilfsmittel für den Ersteller der Präsentation Vorbereitung eines Vortrags Stichworte für eine Überarbeitung der Präsentation Notizenseiten können ausgedruckt oder im Rahmen einer speziellen Bildschirmpräsentation angezeigt werden November 2010 Seite: 14

8 Bildschirmpräsentation Menüpunkt Ansicht / Bildschirmpräsentation Foliennavigation Nächste Folie: Taste Return oder Bild ab oder Pfeil unten Vorherige Folie: Taste Bild hoch oder Pfeil hoch Beliebige Folie: Kontextmenüpunkt Gehe zu Folie Bildschirmpräsentation abbrechen / beenden Taste Escape Anzeige möglicher Tastaturbefehle über F1 - Taste bei laufender Bildschirmpräsentation November 2010 Seite: 15 Präsentationen ausdrucken Menüpunkt Datei / Drucken Druckerauswahl Folienauswahl (Alle, Bereich, Aktuelle Folie) Drucklayout Folien Handzettel (2,4 oder 6 Folien pro Seite) Notizenseiten Gliederungsansicht November 2010 Seite: 16

9 Neue Präsentationen erzeugen Menüpunkt Datei / Neu Aufgabenbereich Neue Präsentation Auswahlmöglichkeiten: Leere Präsentation Von einer Entwurfsvorlage Vom AutoInhalt-Assistenten Aus bestehenden Präsentationen November 2010 Seite: 17 Foliendesign - Entwurfsvorlagen (1) Folien Entwurfsvorlage Eine Entwurfsvorlage enthält grundlegende Vorgaben, die für alle Folien einer Präsentation gelten Titelfolien können über ein abweichendes Design verfügen Jede Präsentation basiert auf einer Entwurfsvorlage November 2010 Seite: 18

10 Foliendesign - Entwurfsvorlagen (2) Erstellung einer neuen Präsentation auf Basis einer vordefinierten Entwurfsvorlage Aufgabenbereich Neue Präsentation : Entwurfsvorlagen Nachträgliche Anpassung des Foliendesign Folienmaster / Titelmaster Späterer Wechsel zu anderer Entwurfsvorlage Aufgabenbereich Foliendesign Anschließend sollten alle Folien kurz überprüft werden (auf überlappende Elemente, zu lange Texte etc.) November 2010 Seite: 19 Folienlayouts (1) Layout Folien Entwurfsvorlage Das Folienlayout bestimmt den Grundaufbau einer individuellen Folie Ein Folienlayout besteht aus Platzhaltern für Text und andere Inhaltselemente November 2010 Seite: 20

11 Folienlayouts (2) Beispiele für häufig genutzte Folienlayouts Titelfolie (Titel und Untertitel) Titel und Text (Aufzählung) Titel und Grafik Eine neue Präsentation beginnt standardmäßig mit einer Titelfolie d.h. die Startfolie erhält das Layout Titelfolie Auswahl bzw. Änderung eines Folienlayouts Aufgabenbereich Folienlayout November 2010 Seite: 21 Ablauf: Präsentationen erstellen 1. Neue Präsentation öffnen -> Aufgabenbereich Neue Präsentation 2. Geeignete Entwurfsvorlage auswählen -> Aufgabenbereich Foliendesign-Entwurfsvorlagen 3. Folienlayout Titelfolie für erste Folie behalten bzw. ändern -> Aufgabenbereich Folienlayout 4. Neue Folien anlegen und dabei immer zuerst das jeweilige Folienlayout festlegen -> Menüpunkt Einfügen / Neue Folie bzw. <STRG+M> -> Aufgabenbereich Folienlayout November 2010 Seite: 22

12 Mit Platzhaltern arbeiten Platzhalter in der Größe ändern Einmal in Platzhalter klicken und Größe über Ziehpunkte ändern Platzhalter verschieben Auf Platzhalterrahmen klicken und mit Pfeiltasten verschieben Einblenden von Hilfsmitteln über die Menüpunkte Ansicht / Lineal bzw. Ansicht / Raster und Führungslinien Platzhalter löschen Auf Platzhalterrahmen klicken und ENTF-Taste bzw. Menüpunkt Bearbeiten / Markierung löschen Änderungen rückgängig machen Menüpunkt Bearbeiten / Rückgängig November 2010 Seite: 23 Textgestaltung in Textplatzhaltern Einfache Zeichenformatierung Schaltflächen: Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung, Schattiert Listenfeld: Schriftart, Schriftgröße Weitere Möglichkeiten über Menüpunkt: Format / Zeichen Absatzformatierung Schaltflächen: Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig Menüpunkte: Format / Ausrichtung bzw. / Zeilenabstand Einzüge einstellbar über Lineal Menüpunkt: Ansicht / Lineal Mächtige Helferlein Menüpunkt: Format / Schriftarten ersetzen Funktion: Format übertragen November 2010 Seite: 24

13 Aufzählungen in Textplatzhaltern Aufzählung / Nummerierung einfügen Schaltflächen: Nummerierung, Aufzählungszeichen Menüpunkt Format / Nummerierung und Aufzählungszeichen Aufzählung / Nummerierung bearbeiten neuer Aufzählungspunkt = neuer Absatz (RETURN-Taste) neue Zeile innerhalb eines Absatzes (SHIFT+RETURN) Gliederungsebene wechseln TAB-Taste (herunter) bzw. SHIFT+TAB-Taste (herauf) Gliederungspunkt verschieben Gliederungspunkt anklicken, Maustaste gedrückt halten und dabei nach vorne/hinten verschieben November 2010 Seite: 25 Tipps für die Textformatierung Texte möglichst kurz halten grafische Darstellungsvariante vorziehen einspaltiges Layout bevorzugen serifenlose Schriften wählen z.b. Arial, Verdana, Schriftgrad >= 20pt November 2010 Seite: 26

14 WordArt Mit WordArt lassen sich Texte als Grafikobjekte gestalten Einfügen einer WordArt-Grafik Menüpunkt Einfügen / Grafik / WordArt Auswahl von Schriftart und -grad Die spezielle WordArt-Symbolleiste wird dabei automatisch eingeblendet Spätere Änderung der WordArt-Form bzw. der enthaltenen Texte sind jederzeit möglich November 2010 Seite: 27 Cliparts und andere Grafiken Einfügen einer Grafik Menüpunkt Einfügen / Grafik / Clipart bzw. Einfügen / Grafik / aus Datei Unterstützung verschiedenster Grafikformate (z.b. JPG, GIF, PNG ) Formatierung einer Grafik Menüpunkt Format / Grafik Größenänderung führt unter Umständen zu einer Änderung der Original-Seitenverhältnisse November 2010 Seite: 28

15 Schematische Darstellungen Enthaltene Assistenten (Menüpunkt: Einfügen / Schematische Darstellung ) Organigramm Zyklusdiagramm Radialdiagramm Pyramidendiagramm Venndiagramm Zieldiagramm November 2010 Seite: 29 Folienmaster / Titelmaster Der Folienmaster ist eine Vorlage, dessen Layout- Vorgaben für alle Folien einer Präsentation gelten Menüpunkt Ansicht / Master / Folienmaster Der Titelmaster ist eine spezielle Vorlage, welche ausschließlich für Titelfolien herangezogen wird Menüpunkt Einfügen / Neuer Titelmaster Mögliche Einstellungen: Hintergrundfarbe, -bilder, Logos Fuß-/Kopfzeile, Firmenadresse, Erstellungsdatum etc. Position und Größe von Platzhaltern Formatierung in Textplatzhaltern, Aufzählungszeichen etc. November 2010 Seite: 30

16 Grundlegende Seiteneinstellungen Menüpunkt: Datei / Seite einrichten November 2010 Seite: 31 Folienhintergrund Menüpunkt Format / Hintergrund Definition einer einheitlichen Füllfarbe Definition eines Fülleffekts Eigene oder vorgegebene Farbverläufe Strukturierte Hintergründe Zweifarbige Füllmuster Hintergrundgrafik aus externer Datei TIPP: Möglichst helle und wenig strukturierte Hintergründe verwenden November 2010 Seite: 32

17 Kopf- und Fußzeilen Einblendung / Definition entsprechender Felder über Menüpunkt Ansicht / Kopf- und Fußzeile Automatisch aktualisierter bzw. statischer Zeitstempel Seitenzählung Freitexte Anordnung / Formatierung über Folienmaster Änderbar über Menüpunkt Format / Masterlayout Es können auch andere Elemente verwendet werden Einstellungen sollten ausschließlich im Folienmaster vorgenommen werden Mögliche Seiteneffekte!!! November 2010 Seite: 33 Folienübergänge Aufgabenbereich Folienübergang Verschiedene Übergänge verfügbar Ausführungsgeschwindigkeit wählbar Automatische Überblendung möglich (Vorsicht!) Neuen Folien wird kein Übergang zugeordnet (Lösung: Definition im Folienmaster) November 2010 Seite: 34

18 Benutzerdefinierte Animationen Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation Verschiedene Effekte sind verfügbar und können den einzelnen Folienelementen zugeordnet werden Für jeden Animationseffekt ist festzulegen: Art des Effekts (z.b. Einblenden) Geschwindigkeit der Animation Bewegungsrichtung Startzeitpunkt (automatisch bzw. nach Mausklick) Reihenfolgenposition im Rahmen der Folienanimation November 2010 Seite: 35 Benutzerdefinierte Entwurfsvorlagen Eine Entwurfsvorlage ist eine Musterdatei, die verschiedene Designvorgaben und -grundeinstellungen enthält Jede Präsentation basiert auf einer Entwurfsvorlage (mindestens auf Standarddesign bzw. Leere Präsentation ) Eigene Entwurfsvorlagen erleichtern die Arbeit, wenn mehrere Präsentationen mit einheitlichem Layout erstellt werden sollen Entwurfsvorlagen können für die Umsetzung einer Corporate Identity benutzt werden November 2010 Seite: 36

19 Inhalte einer Entwurfsvorlage Seitenformat Folienmaster / Titelmaster Handzettelmaster / Notizenmaster Vorgaben für Zeichen- und Grafikobjekte Spezielles Farbschema November 2010 Seite: 37 Eigene Entwurfsvorlage erzeugen 1. Neue Präsentation auf Basis einer geeigneten Entwurfsvorlage erstellen 2. Durchführung der gewünschten Einstellungen (Seiteneinrichtung, Zeichen- und Grafikobjekte) 3. Einrichtung von Folien- und Titelmaster etc., aber keine Folien anlegen 4. Abspeichern der Präsentation über den Menüpunkt Datei / Speichern unter Dateityp Entwurfsvorlage (.pot) Pfad: C:\ DokumenteUndEinstellungen\ Benutzername\ Anwendungsdaten\ Microsoft\ Vorlagen\ (automatisch) November 2010 Seite: 38

20 Eigene Entwurfsvorlage verwenden 1. Menüpunkt Datei / Neu wählen 2. Im Aufgabenbereich Neue Präsentation entsprechende Vorlage auswählen Office 2002: unter Allgemeine Vorlagen - Registerkarte Allgemein Office 2003: unter Vorlagen / Auf meinem Computer 3. Präsentation auf Basis der gewählten Vorlage erstellen Speicherung (automatisch) als Präsentation (.ppt) November 2010 Seite: 39 Vorbereitung der MHH-Entwurfsvorlage 1. MHH-Vorlage aus dem Intranet herunterladen (Dateinamenserweiterung =.pot) 2. MHH-Vorlage öffnen und Änderungen im Folienmaster durchführen (Menüpunkt Ansicht / Folienmaster ) Anpassung an Abteilung / Mitarbeiter 3. Alle eventuell enthaltenen Folien löschen 4. Veränderte MHH-Vorlage abspeichern über Datei / Speichern unter als Vorlage (.pot) (automatische Auswahl des korrekten Ordners) November 2010 Seite: 40

21 Nutzung der MHH-Entwurfsvorlage 1. Menüpunkt Datei / Neu wählen 2. Im Aufgabenbereich Neue Präsentation entsprechende Vorlage auswählen Office 2002: unter Allgemeine Vorlagen - Registerkarte Allgemein Office 2003: unter Vorlagen / Auf meinem Computer 3. Präsentation auf Basis der gewählten Vorlage erstellen Speicherung (automatisch) als Präsentation (.ppt) November 2010 Seite: 41