Bühner & Franz Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft. Digitale Buchführung. Nur wer den kurs Kennt. zukunft aufnehmen

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1 Bühner & Franz Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft Digitale Buchführung Nur wer den kurs Kennt KANN FAHRT gen zukunft aufnehmen

2 Digitale Buchführung ALLES IM LOT: PROZESSOPTIMIERUNG DURCH DIGITALISIERUNG DER BELEGBUCHUNG Die digitale Datenverarbeitung ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie spart Zeit, Geld und schafft Sicherheit. Selbstverständlich auch in Ihrer Finanzbuchhaltung. Haben Sie schon klar Schiff gemacht? Wir helfen Ihnen gern. Zu gleichbleibenden Konditionen. Werfen wir einen Blick in die Vergangenheit: Jahrzehntelang wurden an der Supermarktkasse Preise per Hand eingegeben. Aus heutiger Sicht undenkbar nicht nur aufgrund unvermeidbarer Tippfehler und Zeitverluste. Längst prägen effiziente Kassenscanner das Bild in den Supermärkten. Warum also sollten Sie die händische Aufzeichnung von Informationen ausgerechnet in Ihrem Unternehmen aufrechterhalten und somit wirtschaftliches Potenzial verschenken? Aktualität macht den Unterschied In der Regel ist der gegenwärtige Ablauf der herkömmlichen Buchführung zeitkritisch. Denn Belege werden im Unternehmen benötigt und deshalb allzu gern erst kurz vor dem Abgabetermin der Umsatzsteuer-Voranmeldung in die Kanzlei gebracht werden. Mit dem guten alten Pendelordner. Die Belege werden nach kurzer Zeit wieder abgeholt und anschließend nach den Erfordernissen im Unternehmen neu geordnet und archiviert. Diese Form der Belegverbuchung ist nicht nur zeitaufwendig und damit kostspielig. Sie ist häufig auch Ursache qualitativ schlechter Auswertungen. Aktualität macht hier den Unterschied: Um Ihre Auswertungen effizient zur Unternehmenssteu-

3 Wir scannen unsere Belege einfach ein den Rest erledigt Bühner & Franz. Die Belege stehen uns in dem kanzleiinternen Archivierungssystem jederzeit in digitaler Form zur Verfügung. Die lästige Belegsuche hat damit ein Ende. Das nenne ich Effizienz! Felix Seeliger, Unternehmer erung einsetzen zu können, sollten Sie auf diese kurzfristig zurückgreifen können. Ganz gleich, ob es um die Ausnutzung von Skonti oder die zeitnahe Prüfung von Monatsergebnissen geht. Nur wer schnell im Bilde ist, kann Handlungsbedarf rechtzeitig identifizieren. Dank digitaler Buchführung. Mehr Freiräume für Ihre Kernprozesse Gewiss sind Ihre Kernprozesse optimal geführt. Doch trifft das auch auf Ihr Zusammenspiel von Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung zu? Generieren Sie aus Ihrer Buchhaltung bereits Zahlungsaufträge, die nach erteilter Freigabe direkt an Ihr Bankrechenzentrum versandt werden? Just in time und ohne den lästigen Erfassungsaufwand in Ihrem Online-Banking? Bringen Sie jetzt Ihre Buchführung auf Kurs und steuern Sie Ihr Unternehmen effektiver durch zeitnahe Auswertungen. Das geht schneller als Sie denken: Die Einführung der digitalen Belegverwaltung ist innerhalb von 14 Tagen erledigt von der Projektierung über die Einrichtung der Scanner, der Definition der Prozesse bis hin zur Schulung für Ihre Mitarbeiter/innen. Wir schaffen Ihnen gern Freiräume für Ihre Kernaufgaben, z. B. für Überwachung und Ausbau der Auftragslage.

4 Im Trüben fischen: Klassische Finanzbuchhaltung Die klassische Buchführung hat sich über sehr lange Zeit eingespielt doch stößt sie heute an ihre Grenzen hinsichtlich Aktualität und Effizienz. PENDELORDNER Auf Reisen Steuerberater Zwischenstopp und Bearbeitung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen Bank- und Kassenbelege Bescheide Verträge etc. Archivierung Pendelordner und zusätzliche Dokumente auf dem Weg zurück intensive Belegsuche Betriebsprüfer Beleganfrage Finanzamt Zeitintensiv Ineffizient ZEITLIche verfügbarkeit begrenzt Fehleranfällig Dokumente im Haus sofort verfügbar Dokumente Ausser Haus Nicht verfügbar

5 AUF KURS GEN ZUKUNFT: DIGITALE FINANZBUCHHALTUNG Die Möglichkeiten der digitalen Abwicklung revolutionieren die Buchführung in Ihrem Unternehmen sowie die Zusammenarbeit mit Bühner & Franz. Mehr EffizienZ ohne MEhrkosten! Kassenbuch Scanner Kassenbuch-Datei Online Plattform Auslesen via Kassensystem Eingangsrechnung mit OCR-Erkennung Ausgangsrechnung (oder via Exportdatei) Unternehmen Einloggen mit Sicherheitscode Archiv (DMS) Automatische Archivierung in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Dokumentencenter Bankkontenumsätze (systemseitiger Informationsabgleich) Ihre Bank Schnell Sicher Effizient Fehlerfrei Bühner + Franz Vorbereitung von: Buchungsvorschlägen Mahnvorschlägen Zahlungsvorschlägen Auswertungen Digitaler Datenaustausch Exoten z. B. Factoring- Gesellschaften Dokumente jederzeit verfügbar

6 VIEL TIEFGANG, HÖCHSTE EFFIZIENZ: DIGITALE BUCHFÜHRUNG IN DER PRAXIS Wir steigern die Effektivität Ihres Berichtswesen und Zahlungsverkehrs durch Neuorganisation des Belegflusses. Dabei kann die neue Route der Zusammenarbeit in Abhängigkeit Ihrer Bedürfnisse wie folgt aussehen: eingangsrechnungen Eingangsrechnungen werden in Ihrem Unternehmen künftig gescannt und abgelegt. Nach Ihrem sichereren Einloggen ins Dokumentencenter werden uns Ihre digitalisierten Belege per Knopfdruck zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich erfolgt die Kommunikation mit unserem Dokumentencenter ausschließlich verschlüsselt auf Basis neuester Sicherheitstechnologien. Vom Rechnungsdatum und -betrag bis zur Belegnummer: Eine automatische Rechnungserkennung (OCR-Erkennung) liest die relevanten Informationen bereits während des Scanprozesses weitestgehend vom digitalen Beleg ab und stellt diese der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Informationen wie Lieferant und Sachkonten werden durch unsere Finanzbuchhalter ergänzt. Durch die Erzeugung sogenannter Lerneinträge werden notwendige Informationen beim Einscannen zukünftiger Belege des gleichen Lieferanten weitergegeben und mit automatischen Buchungstexten versehen. Eine intelligente Programmierung macht s möglich. AusgangSrechnungen Bei Einsatz eines Faktura- bzw. Warenwirtschaftssystems werden Daten mittels einer Exportdatei zur Verfügung gestellt, welche wir in unsere Systeme importieren. Sollte die Rechnungserstellung durch Verwendung eines Textverarbeitungsprogramms erfolgen, werden diese im

7 PDF-Format eingelesen. Auch besteht die Möglichkeit, Ausgangsrechnungen durch Scannen in digitalisierter Form dem Dokumentencenter zur Verfügung zu stellen. Kassenbuch Das Kassenbuch wird mittels einer für Sie bereitgestellten Erfassungsmaske im Dokumentencenter elektronisch und selbstverständlich revisionssicher geführt. Sie stellen es uns per Knopfdruck digital zur Verfügung. Auch hier verbleiben die Belege in Ihrem Unternehmen. Optional möglich ist auch die Erstellung einer Kassenbuch-Datei mit Ihrerseits festgelegten Kontierungsbegriffen. Eine solche Datei stellen wir Ihnen zur Verfügung als Grundlage zur Erfassung Ihrer Ein- und Ausnahmen über eine komfortable Bildschirmmaske. Eine Einspielung der von Ihnen geführten Datei in unsere Software erfolgt letztendlich automatisch. Auch hier werden vorbereitete Buchungsvorschläge automatisch unterbreitet, die einfach durch unsere Finanzbuchhaltung vervollständigt werden können. Noch einfacher: Ermöglicht Ihr Kassensystem gar das elektronische Auslesen der Kassenbewegung, könnten diese Daten direkt in unsere Systeme eingespielt werden. Nutzen Sie im Bereich der Kassenbewegung die Möglichkeit wochenaktueller Einspielungen und beschleunigen Sie so den Erstellungsprozess Ihrer Finanzbuchführung. Bankkontenumsätze Ihre Bankkontenumsätze werden automatisch vom Rechenzentrum Ihrer Bank in unsere Systeme zur Verbuchung eingelesen. Durch einen systemseitigen Informationsabgleich (bzgl. Belegnummern, Kreditor bzw. Debitor etc.) werden automatische Buchungsvorschläge erzeugt und nach Freigabe durch uns verbucht.

8 Die Digitalisierung ist unausweichlich. Es stellt sich nicht die Frage nach dem >>Wann<<, sondern: >>Warum nicht schon heute?<< Denn Digitalisierung spart Zeit und damit Kosten. Andreas Franz, Steuerberater Bankkontenauszüge müssen damit nicht mehr zur Verfügung gestellt werden, so dass auch diese in Ihrem Unternehmen verbleiben. Eine zeitnahe Erfassung ist stets gewahrt. Für Sie fällt dadurch zukünftig kein Zeitaufwand mehr an. Exoten Ob Umsätze mit Factoring-Gesellschaften oder anderen Institutionen. Wir nehmen direkten Kontakt zu diesen Dienstleistern auf und klären die Herausgabe der Daten in digitaler Form. Zahlungsverkehr Zahlungsvorschlag an die Bank übermittelt. Die entsprechenden Buchungen werden automatisch generiert und mit den offenen Posten ausgeglichen. Sie vermeiden doppelten Aufwand und Fehleingaben, da eine manuelle Erfassung im Online-Banking-Tool entfällt. Bereits bezahlte Rechnungen sind gekennzeichnet, so dass Sie auf einen Blick sehen, welche Rechnungen noch zur Zahlung ausstehen. Mahnwesen Ein optimiertes Mahnwesen verschafft notwendige Liquidität und mindert Forderungsausfälle. Durch die (tages-) aktuelle Buchführung erarbeiten wir für Sie Mahn- und Zahlungsvorschläge. Alle erforderlichen Informationen werden im Rahmen der digitalisierten Verbuchung aus den Belegen in die Zahlungsvorschlagsliste übernommen, welche wir Ihnen zukommen lassen. Nach Prüfung und Freigabe Ihrerseits wird der Schnell und einfach wird der Mahnvorschlag direkt aus der Offene Posten-Verwaltung generiert. Dieser kann bearbeitet werden, bevor Mahnungen mit Kontoauszügen und wahlweise standardmäßigem oder individuellem Aufbau und Text erstellt werden.

9 Archivierung mit Volltextsuche Betriebsprüfungen Das Dokumentencenter ist mit unserem kanzleiinternen Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbunden. Nach der scanbasierten Übermittlung Ihrer Belege erfolgt hier eine automatische Archivierung als PDF-Datei. Ihr Vorteil: Sämtliche Belege sind rund um die Uhr in Sekundenschnelle über Suchwörter bzw. -zahlen auffindbar, da beim Scanvorgang die Texte der Beleg-PDFs erkannt werden. Komfortable Verschlagwortung inklusive. Bereits bei Verbuchung der digitalisierten Belege werden diese an den Buchungssatz angeheftet. Dadurch reduziert sich der zeitliche Aufwand bei Betriebsprüfungen, da eine aufwendige Belegsuche entfällt. Durch Einräumung von Leserechten erhält der Betriebsprüfer die Möglichkeit der Belegeinsicht im System. Aufgrund der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bleiben dem Betriebsprüfer diese Daten ohnehin nicht vorenthalten. Das spart nicht nur eine Menge Rechercheaufwand und somit Kosten, sondern sorgt auch für eine deutlich effizientere Weiterverarbeitung z. B. wenn Sie einen Beleg per weiterleiten möchten. Hinzu kommt: Die Revisionssicherheit unserer Archivierung ist testiert. Ihre Datenbestände werden zusätzlich über eine Backup- Lösung in einem externen Rechenzentrum gesichert.

10 Digitale Buchführung Wegfall Belegtransport: Ihre Belege müssen nicht mehr im Pendelordner zum Steuerberater/Buchhalter gebracht und abgeholt werden. Mehrfaches Sortieren entfällt. Erhöhte Qualität: Automatisierte Lerneinträge minimieren Fehlbuchungen und erhöhen die Verlässlichkeit Ihrer Finanzbuchhaltung deutlich. Ohne Zusatzkosten. Minimierter Aufwand: Kein lästiger Sortieraufwand und weniger Verwaltungsaufwand, da die Belege bei Ihnen im Unternehmen bleiben. Sofortiger Belegzugriff: Durch Nutzung der Volltextsuche im Dokumentencenter werden die Kosten für die zeitaufwendige Belegsuche drastisch reduziert. Für beide Seiten. Topaktuelle Daten: Dank digitalem Belegaustausch kann täglich gebucht werden, ergänzt durch das digitale Einspielen von Kassen- und Bankkontenbewegungen. Beschleunigtes Mahnwesen: Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden zeitnaher erfasst, Mahnwesen und Buchführung miteinander verbunden. Das optimiert Ihre Liquidität.

11 ÜBERZEUGENDE VORTEILE: NAVIGIEREN SIE IHRE BUCHUNGEN NOCH ERFOLGREICHER Mit Hilfe der digitalen Buchführung haben Sie Ihre gesamten Geschäftsprozesse zentral mit einem Klick unter Kontrolle. Sie stellt die durchgängige und beschleunigte Verfügbarkeit von Informationen für Mandant und Steuerberater sicher. Ohne Mehrkosten für Sie. Leinen Los: Was brauchen Sie? 24/7 verfügbar: Das Dokumentencenter stellt rund um die Uhr eine Informations- und Kommunikationsplattform zwischen Unternehmen und Kanzlei dar. Flexibel & sicher: Ortsunabhängiger und verschlüsselter Zugriff auf Belege und Auswertungen von jedem Internet-Zugang aus. internetzugang Am besten DSL mit Flatrate scanner Wir beraten Sie gern hinsichtlich des richtigen Gerätes für Ihre Anforderungen, so z. B. erleichtern Duplexerfassung und Stapelverarbeitung die Arbeit Effizientere Betriebsprüfung: Eine aufwendige Suche der vom Betriebsprüfer angefragten Belege entfällt. USB-Stick inklusive Sicherheitstoken Erhältlich bei Ihrer Kanzlei Bühner & Franz Komfortable Umsetzung: Keine Wartung und Pflege lokaler Software. Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an!

12 Oehleckerring Hamburg Tel.: +49 (0) 40 / Fax: +49 (0) 40 / info@bf-stb.de