Collaborative Project Management

Transkript

1 Project Management Meets Collaboration Collaborative Project eine Produktfamilie der LINTRA, beinhaltet webbasierte Funktionen auf Basis der Microsoft SharePoint -Technologie, die über die klassischen Anwendungen eines Projektmanagements hinaus auch die Zusammenarbeit des Projektteams sowie die gemeinsame Ergebnis- und Risikodokumentation in Projekten existiert in unterschiedlichen Funktionsumfängen, die sowohl kleinen und mittelständischen Unternehmen gerecht werden, als auch ein komplexes Multiprojektmanagement über verteilte Strukturen und mit ausgefeiltem Ressourcenmanagement ermöglichen. Die drei -Editionen, basic, professional und enterprise, wurden für Sie in der einfachen und vertrauten Microsoft Umgebung entwickelt und unterstützen die umfangreichen Belange eines Projektmanagements in nur einem Werkzeug. Erfahren Sie mehr zu den vielfältigen Funktionsbausteinen* auf den folgenden Seiten.

2 Projektportfolio Einstieg und Orientierung leicht gemacht Über die Portalseite erfolgt die Navigation zu den einzelnen Projekten sowie die Steuerung des Lebenszyklus der Projekte. Eine Portfolio-Übersicht ermöglicht durch leicht erfassbare Indikatoren die schnelle Orientierung über die im System vorhanden Projekte. Zentrale Zielparameter werden konsolidiert dargestellt und eine Übersicht informiert darüber, welcher Mitarbeiter wann und zu wie viel Prozent in welchen Projekten involviert ist. Projektübersicht Gantt-Diagramm Silverlight Gantt-Diagramm Zeitliche Abfolge auf einen Blick planen Sie die zeitliche Abfolge der Teilprojekte und Arbeitspakete mit bewährten Gantt-Funktionen. Unter anderem können Sie Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen, Verantwortung, Aufwand und Budget der Arbeitspakete festlegen, Teilprojekte zusammenfassen und strukturieren sowie Meilensteine und Puffer definieren. Hilfreiche Informationen zu den einzelnen Arbeitspaketen werden direkt im Gantt-Diagramm ersichtlich. Ressourcenplanung Mitarbeiter einfach planen können Projektteilnehmer entsprechend ihrer Verfügbarkeit für die Bearbeitung einzelner Projektaktivitäten gebucht werden. Über eine grafische Kalenderansicht erhalten Sie einen Überblick, welche Mitarbeiter wann verplant oder noch verfügbar sind. Sie können ablesen, für welche Projekte und Projektaufgaben die jeweiligen Mitarbeiter eingeteilt sind und so Ihr eigenes Projekt sinnvoll disponieren. Problem- und Änderungsverfolgung Probleme effizient beherrschen und Änderungen übersichtlich managen Mit verfolgen Sie auftretende Probleme und beantragte Änderungen. Während des Projektablaufes kann es zu unvorhergesehenen Problemen und Änderungen kommen, die hier einfach und nachvollziehbar dokumentiert und gesteuert werden können. Problemmeldungen und Änderungsanträge werden automatisch vom System per an verantwortliche Personen kommuniziert und sind an den zugeordneten Arbeitspaketen ersichtlich. Ressourcenplanung Referenzprojekte Projektvorlagen sparen Zeit können Sie Referenzprojekte anlegen. Bereits strukturierte Projekte werden damit wiederverwendbar. Sie speichern wiederkehrende Projekte oder Teile daraus mit Ihren Abhängigkeiten und Zusammenhängen als Referenz ab und nehmen diese als Vorlage für zukünftige Projekte. Das aufwendige Anlegen von umfangreichen Teilprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben hat damit ein Ende. Mitarbeiterauslastung Projektdokumentation Dokumente zentral verwalten und dezentral bearbeiten bearbeiten Sie gemeinsam Ihre Projektdokumente. Sie verknüpfen die Ergebnisse direkt mit den Arbeitspaketen und strukturieren deren Dokumentation individuell oder nach einer bewährten Systematik (z.b. Prince2-Standard). Die Projektdokumente stehen dem Team zentral zur Verfügung. Über Benutzerund Rollendefinitionen werden die Rechte für die Bearbeitung definiert; Ein- und Auscheckroutinen ermöglichen eine systematische Zusammenarbeit an ist die Projektmanagement-Antwort des SharePoint - intelligent entwickelt, individuell konfigurierbar, professionell anwendbar, webbasiert und dennoch out-of-the-box!

3 @SharePoint individuell, webbasiert und out-of-the-box Silverlight Projektstrukturplan Grafische Strukturierung schafft Übersicht visualisiert die Struktur der Teilprojekte und Arbeitspakete automatisch in einer grafischen Projektübersicht ohne zeitlichen Bezug. Der Projektstrukturplan erlaubt das zielgerichtete Navigieren durch die Projektstruktur und unterstützt die Projektkontrolle durch geeignete Visualisierungsfunktionen. Hier erfahren Sie sofort, wenn Arbeitspakete oder Teilprojekte nicht nach Plan verlaufen. Meetingmanagement Projektmeetings einfach nachhalten Mit organisieren und dokumentieren Sie Ihre Projektmeetings. Termine können schnell erstellt, kommuniziert und z. B. über Outlook bestätigt werden. Aufgaben, Probleme und Änderungen, die im Meeting besprochen werden, können direkt erfasst und durch zusätzliche Dokumente ergänzt werden. Diese Informationen stehen Ihnen im Nachhinein sowohl im Terminelement als auch in entsprechenden Listen zur Verfügung und sind somit einfach nachvollziehbar. Projektstrukturplan Meine Seite Verantwortlichkeiten auf einen Blick finden Sie all Ihre Verantwortlichkeiten auf Ihrer persönlichen Seite aufgelistet. Sowohl die Aufgaben, Arbeitspakete, Probleme, Risiken und Dokumente, für die Sie verantwortlich sind, werden aufgelistet, als auch die von Ihnen zu genehmigenden Änderungsanträge. In der Kalenderansicht erscheinen außerdem die für Sie relevanten Termine. Risikomanagement Risiken frühzeitig erkennen und beherrschen unterstützt Sie bei der Verwaltung und Steuerung von Projektrisiken. Sie erfassen die erkannten Risiken, legen Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit fest, formulieren standardisierte Reaktionen und verknüpfen diese mit den Projektaufgaben. Die Steuerung und Überwachung der Risiken erfolgt durch grafische Übersichten, Listen und Diagramme. Projektdokumentation ToDo-Liste Effektives Management von Projektaufgaben verknüpfen Sie die Projektaufgaben mit den Arbeitspaketen Ihres Projektes und weisen entsprechend Mitarbeiter zu. Die Mitarbeiter werden automatisch vom System per über neue Aufgaben informiert und behalten diese auf ihrer personalisierten Startseite im Überblick. Eine Statusampel zeigt an, ob die zugewiesenen Aufgaben in der definierten Zeit abgearbeitet werden oder festgelegte Toleranzen überschritten sind. Projektteam Kontaktdaten, Funktionen und Berechtigungen auf einen Blick informiert eine übersichtliche Kontaktliste über die Projektmitarbeiter sowie deren Kontaktdaten und Rollen im Projekt. Die Steuerung der Rechte einzelner Projektteilnehmer ist dank eines rollenbasierten Berechtigungskonzeptes möglich. Die Integration in die Microsoft-Office-Produkte Outlook und Exchange erleichtert die direkte Kommunikation. Meine Seite

4 SharePoint-Anwendungen out-of-the-box Microsoft SharePoint unterstützt als Intranet- und Kollaborationsplattform eine Vielzahl nützlicher Anwendungsgebiete. Als Baukasten mit vielen Möglichkeiten kann SharePoint mit bestehenden Lösungen der LINTRA kombiniert werden. BPM meets Collaboration: Mit QUAM 2.0 können Sie im SharePoint auf einfache Weise Prozesse und Strukturen von Unternehmen modellieren und das komplette Governance-System mehrsprachig publizieren. Die drei Editionen der beinhalten webbasierte Werkzeuge, die Planung, Austausch und Zusammenarbeit in verschiedenen Projekten erleichtern. Ob Risiko-, Audit- oder Ideenmanagement, eine Urlaubsverwaltung oder ein Ticketsystem, bei der LINTRA erhalten Sie diese und viele weitere Lösungen für Ihre SharePoint-Plattform. Das und viele andere SharePoint-Anwendungen und Webparts gibt es jetzt auch online im One-Stop-Store für SharePoint, zu finden auf Wir unterstützen Sie technologisch und methodisch mit Hilfe modernster Werkzeuge und Konzepte. LINTRA Solutions GmbH LINTRA Schweiz AG Otto-von-Guericke-Str. 87a Magdeburg Deutschland Tel Alte Stationsstrasse Oberglatt/Zürich Schweiz Tel LINTRA America, LLC Monterrey Ave. Valencia, CA USA Tel LINTRA Bulgaria OOD Bul. Evlogie Georgiev Sofia Bulgarien Tel * Eine genaue Aufl istung der Funktionen je Edition entnehmen Sie bitte Funktionsübersicht.

5 .. FunktionsUbersicht * Funktion Beschreibung basic Projektportalseite mit Liste aller aktiven und abgeschlossenen Projekte Das Projektmanagementportal ist der Zugangspunkt für die Projekte des Unternehmens und die Zentrale für die Steuerung des Lebenszyklus: Anlage, Aktivierung, Abschluss, Löschung von Projekten. professional enterprise Rollenbasiertes Berechtigungskonzept Grafischer Projektstrukturplan Die Rechte auf dem Portfolio bzw. in einzelnen Projekten werden durch ein System von Rollen gesteuert: Genehmiger, Portfoliomanager, Projektleiter, Projektoffi ce, Projektteam, Projektteilnehmer. Ein automatisch aus der Projektzeitplanung abgeleiteter Projektstrukturplan ermöglicht den einfachen Überblick und die Navigation in den Teilprojekten und Arbeitspaketen eines Projektes. Personalisierte Einstiegsseite Die personalisierte Projekt-Einstiegsseite zeigt für jedes Projektteammitglied individuell dessen Projektkalender und die anstehenden ToDos. Projektdaten-Übersicht Arbeitspakete-Übersicht Die Seite Projektdaten zeigt die zentralen Parameter eines Einzelprojektes, seinen Gesamtstatus sowie den Status aller Teilprojekte und Arbeitspakete bzgl. der wesentlichen Steuerungsparameter. Eine zentrale Liste aller Teilprojekte und Arbeitspakete ermöglicht durch individuelle Sortierung, Gruppierung und Filterung sowie ihres Exports nach Excel die Darstellung und Auswertung der Projektinhalte nach verschiedensten Kriterien. Daneben können auf dieser Liste auch individuelle Benachrichtigungsfunktionen konfi guriert werden, um sich über Änderungen per informieren zu lassen. Zu jedem Arbeitspaket können dessen individuelle Verknüpfungen zu Verantwortlichen, hinterlegten Dokumenten, ToDos, Änderungsmeldungen, Problemmeldungen etc. angezeigt werden. Projektplanung Gantt-Diagramm zur Erfassung, Detaillierung und Einordnung von Arbeitspaketen und Teilprojekten. Projektdokumentation Meetingmanagement Zentrale Dokumentenbibliothek zur versionskontrollierten und berechtigungsgeschützten Ablage der Ergebnisdokumentation. Jedes Dokument kann mit individuellen Verantwortlichkeiten versehen und mit Arbeitspaketen bzw. Teilprojekten verknüpft und beim Upload in die Bibliothek gleichzeitig an externe Empfänger per versandt werden. Das Meetingmanagement erlaubt die zentrale und kalenderunterstützte Handhabung der für die Organisation und Dokumentation von Meetings relevanten Aktivitäten (Einladung, Upload von Dokumenten, Erzeugung von ToDos, Problemmeldungen, Änderungsmeldungen und Entscheidungen). Problemverfolgung Eine zentrale Problemverfolgung unterstützt die Untersuchung und Handhabung unbekannter Ursachen für Störungen innerhalb der Projekte. Änderungsverfolgung ToDo-Liste Meine Seite Eine zentrale Änderungsverfolgung unterstützt den Prozess der Meldung, Beantragung und Genehmigung von erforderlich werdenden Anpassungen einmal aufgestellter Planungen aufgrund neuer Anforderungen, entdeckter Fehler oder neu gewonnener Erkenntnisse. Die ToDo-Liste dient dem Aufgabenmanagement bzw. der Aufgabenplanung einzelner Personen im Projekt. In der ToDo-Liste wird festgehalten, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein müssen. Diese Liste ist Teil der Selbstorganisation im Projekt. ToDos erscheinen im Kalender des Teammitglieds, nicht jedoch im Projektplan. Die Seite "Meine Seite" stellt jedem Projektteam-Mitglied eine individuelle Sicht auf seinen Projektkalender, die ihm zugeordneten Arbeitspakete, ToDos, Probleme und Änderungen zur Verfügung. Projektteam Die Seite Projektteam listet die Teammitglieder und deren logistische Informationen auf und dient damit als Telefonbuch des Projektes. Projekt-Wiki Das Projekt-Wiki dient dem gemeinschaftliche Arbeiten an Texten, ggf. ergänzt durch Fotos oder andere Medien. Das Ziel ist, die Erfahrung und den Wissensschatz der Teammitglieder kollaborativ zu erfassen und dem Projekt zur Verfügung zu stellen bzw. Ergebnisse des Projektes in dieser Form kollektiv zu dokumentieren. Die Änderbarkeit der Seiten durch jedes Teammitglied folgt dem üblichen Wiki-Bedienkonzept. Seite 1 von 2

6 Funktion Beschreibung basic professional enterprise Diskussionsforum Benachrichtigungen Das Diskussionsforum ist ein virtueller Platz zum Austausch und zur Archivierung von Gedanken, Meinungen und Erfahrungen bzgl. des Projektes. Die Kommunikation fi ndet dabei asynchron, das heißt nicht in Echtzeit, statt. Im System können verschiedene Benachrichtungen konfi guriert werden. Benachrichtigungen können z.b. auf Arbeitspaketen defi niert werden, um vor dem Fälligkeitstermin eine zur Erinnerung zu erhalten. Nachrichten können auch auf den Listen der Arbeitspakete, der Probleme, Änderungen und ToDos konfi guriert werden, um Teammitglieder automatisch sofort oder als Zusammenfassung täglich oder wöchentlich über Änderungen zu informieren. Derartige Benachrichtungen sind auch in der Dokumentenbibliothek individuell durch die Teammitglieder konfi gurierbar. Workflow zur Genehmigung beantragter Projekte Projektcockpit mit grafischem Report zur Projektübersicht Projektportalseite mit zentralem Verzeichnis aller Projektmitarbeiter Neu erstellte Projekte durchlaufen einen Genehmigungsworkfl ow, bevor der Projektraum erstellt wird. Das Projektcockpit enthält einen zentralen und grafi sch aufbereiteten Report zur Anzeige und Auswertung zentraler Parameter der Einzelprojekte sowie ein konsolidiertes Gantt-Diagramm über alle im System befi ndlichen aktiven Projekte. Im zentralen Mitarbeiterverzeichnis sind die Projektmitarbeiter aller Einzelprojekte in einer Liste verzeichnet. Meine Projekte Der Bereich "Meine Projekte" stellt jedem Projektteam-Mitglied eine projektübergreifende, individuelle Sicht auf alle ihm zugeordneten Vorgänge, wie z. B. Arbeitspakete, ToDos, Probleme, Änderungen und Risiken zur Verfügung. Risikomanagment Ein projektspezifi sches Risikomanagement unterstützt die Erfassung, Kategorisierung und Bewertung von Risiken. Die Risikoanalyse sowie die Formulierung präventiver Maßnahmen und Notfallkonzepte wird unterstützt durch die Möglichkeit der Bewertung von Eintrittwahrscheinlichkeit und möglichem Schadensausmaß. Die Bewertungen werden zu konsolidierten Risiko-Indikatoren verdichtet. Projektportalseite mit konsolidiertem Report zur Mitarbeiterauslastung Das Projektportal verfügt über einen zentralen und grafi sch aufbereiteten Report zur Auswertung von Einsatz und Auslastung aller im System gebuchten Projektmitarbeiter. Ressourcenplanung Die Ressourcenplanung erlaubt in Erweiterung der Zeitplanung die Buchung von Mitarbeitern auf Arbeitspakete. Im Rahmen der Ressourcenplanung können Mitarbeiter zu Arbeitspaketen in konkreten Zeitfenstern zugeordnet werden, unter Berücksichtigung ihrer projektübergreifenden Verfügbarkeit gegenüber anderen Projekten und Arbeitspaketen im selben Zeitfenster. Teamauslastung Die Teamauslastung ist eine grafi sche Auswertung über den Einsatz und die Auslastung aller am Einzelprojekt beteiligten Mitarbeiter. Referenzprojekte Die Anlage neuer Projekte kann auf Grundlage von Referenzprojekten erfolgen. Dabei werden Arbeitspakete und deren Abhängigkeiten untereinander sowie die Ordnerstrukturen und -inhalte der Projektdokumentation im neuerstellten Projekt auf Grundlage der Referenz bei der Erstellung bereits angelegt. Visuelle Anpassungen Kundenindividuelle Theme-Anpassungen Zusätzliche Apps und Webparts Funktionserweiterungen mit vorhandenen LINTRA Webparts und Applications möglich. Zusatzentwicklungen Funktionsanpassungen durch Individualentwicklung Standardfunktionsumfang optional erweiterbar *Alle Angaben vorbehaltlich Änderungen und Fehler LINTRA Solutions GmbH LINTRA Schweiz AG Otto-von-Guericke-Str. 87a Magdeburg Deutschland Tel Alte Stationsstrasse Oberglatt/Zürich Schweiz Tel LINTRA America, LLC Monterrey Ave. Valencia, CA USA Tel LINTRA Bulgaria OOD Bul. Evlogie Georgiev Sofia Bulgarien Tel Seite 2 von 2