AU FBEWAH RU NGSFRISTEN

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1 mehr ;rls gut ber*ten Sonderi nformation 7958 Unte rne hme nsfü h ru ng Stand: Januar 2009 Sie sind gesetzlich verpflichtet, den größten Teilhrer Geschäftsunterlagen für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Das kostet viel Lagerkapazität. lhren Aktenkeller sollten Sie daher von Ze it zuzeit aufräumen. Je nach Bedeutung des Dokumentes liegen die Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Damit lhnen keine Nachteilentstehen, sollten Sie sich mit den unterschiedlichen Fristen befassen. Wenn Sie aufbewahrungspflichtige Geschäftspapiere versehentlich vernichten, drohen neben steuerlichen Nachteilen auch beträchtl iche Bußgeldza h I ungen. Geschäftliche Unterlagen sind so lange aufzuheben, wie sie für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Für Zölle und Steuern beträgt die Festsetzungsfrist ein Jahr, für andere Steuern vier Jahre. Der Fristlauf beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem eine Steuererklärung abgegeben wurde, spätestens mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist. Beispiel: Steueranspruch entstanden in 2004, es wurde keine Steuererklärung abgegeben, Fristbeginn Die aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen benötigen Sie: a) zur Begründung lhre r Anträge beim Finanzamt; b) für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Einspruchsverfahren; c) für eine bereits begonnene Außenprüfung; d) für ein anhängiges steuer-, straf- oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren; e) für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach Abgabenordnung. Das alphabetisch geordnete Verzeichnis gibt lhnen eine umfassende Übersicht zu den steuerlich vorgeschriebene n Aufbewahrungsfristen aller im Geschäftsbereich lhres Unternehmens bedeutsamen Unterlagen. In dennoch verbleibenden Zweifelsfällen sollten Sie sich an lhr Finanzamt wenden und um eine schriftliche verbindliche Auskunft bitten (noch ist diese kostenlos!). Besonderheiten 1. Seit Dezember 1998 ist die Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftspapiere, die Grundlage von Buchungsvorgängen sind, von sechs auf zehn Jahre verlängert worden. Betroffen von dieser Anderung sind bereits alle Unterlagen aus dem Jahr lm Einzelfall kann es aufgrunder konkreten Situation im Unternehmen zu einer Erweiterung des Kreises buchungsrelevanter Geschäftspapiere kommen. lm Zweifel empfiehlt es sich auf jeden Fall, die längere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zu unterstellen. O 2009 Copyright IBF - Institut für Betriebsführung AG, Basel Diese Publikation ist für Sie persönlich bestimmt. Das Urheberrecht steht dem IBF - Institut für Betriebsführung zu. Nachdruck und Vervielfältigung sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Herausgebers und mit 0uellenverweis zu ässig. 117

2 meitr al: gut bereterr 2. Die Lohnkonten lhrer Mitarbeiter können Sie be re its nach sechs Jahrenentrümpeln. In 541 Absatz 1 Satz 10 ESIG ist für Lohnkonten vorgeschrieben, dassie bis zum Ablauf des6. Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren sind. 3. Sie können alle Unterlagen - mit Ausnahme von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen - auch auf Mikrofilm oder sonstigen Datenträgern speichern. Beachten Sie noch: lhre Buchführung müssen Sie dem Außenprüfer in elektronisch gespeicherter Form zur Verfügung stellen, Empfehlung: Bitten Sie lhren Steuerberater um eine DATEV-Archiv-CD für jedes Jahr. Diese unterlagen können Sie ab l. Januar 2009 vernichten aus dem Jahr... I Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbelege) -sonst I Absch lussbuchu ngsbelege I Abschreibu ngsu nterlagen I Abtretu n gserkläru ngen lakkreditive I Aktenvermerke (allgemein) Aktenvermerke (Bilanzu nterlagen) Anderungsnachweis EDV-Buchführung Anfragen (eigene und fremde) mit und ohne Auftragsfolge Angebote (eigene und fremde) - mit Auftragsfolge - ohne Auftragsfolge Angestel ltenversicheru n g (Belege) Anlagevermögensbücher und -karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisu ngen fü r EDV-Buchfü h ru ng Arbe itsgerich tsvorgä n ge Arbeits- u nd Betriebsschutzvorgänge Arbeitszeitordnung (wenn nicht Lohnunterlagen) Auftrags- u nd Bestell u nterlagen (einsch r. vorausgegangenem An gebot) Ausfü h rnachweise, USt-Erstattu n g an Drittla ndku nden Ausgangsrechnungen Ausgangsschecks (nach der Belastung von Kreditinstituten zurückgereicht) Au ßen d ienstab rech n u ngen, t_tt 2009 Copyright IBF - Institut für Betriebsführung AG, Basel Diese Publikation ist für Sie pe rsönlich bestimmt. Das Urhebe rrecht steht dem IBF - Institut für Betriebsfü hrung zu. Nachdruck und Ve rvielfältigung sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Herausgebers und mit 0uellenverweis zulässio

3 r*tilr alg g*t h*rarterr Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2009 vernichten aus dem Jahr... Ban kauszüge Ban kbelege Bankbürgschaften (nach Vertragsende) Baupläne für Gebäude Bauvorsch riften (behördl iche) Behördl iche Anweisu ngen Betriebsabrech n u ngen der Sozialversicheru n gsträger Belege, Beleglisten usw., wenn Buchungsunterlagen - bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführunq - mit Buchfunktion Bestandsu nterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Beteilig u ngsu nterlagen Betriebsabrech n u ngsbögen Betriebskosten rech n u ngen Betriebsprüfu n gsberichte Bewertu ngsu nterlagen Bewirtu ngsu nterlagen Bilanzen (Jah resbilanzen) Bilanzu nterlagen (a usgenom en Bü cher, Inventa re) Buchungsanweisungen Buchungsbelege, kontenblattlose und ähnliche Buchführung - (2. B. bei Offener-Posten-Buchhaltung, wenn die Belege Buchfunktion übernehmen, bei Buchführung mit Kurz-, Teil- oder Symboltext) - bei Buchführung mit Kurz-, Teil- oder Symboltext nach Vereinbarung mit zuständiger Finanzdirektion Bü rgschaftsu nterla gen (nach Vertragsende) Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) Dateien (soweit Verfa h rensdoku mentation) Dau erauft ragsu nterlagen Debitorensalden I isten Depota uszüge Du biosenbu ch Dubiosen u nterlagen Einfuhrunterlagen (Anträge, Zollunterlagen etc.) Eingangsrechnungen Ei n h eitswe rtu nte rla gen Ergebnisrechnungen (GuV) Eröffn u n gsanträge fü r Kontokorrentkonten Eröffn u n gsb ila nzen Essen marken-abrech nu noen Exportu nterlagen Aufbewah rungsfrist 1 l 2009 Copyright IBF - Institut für Betriebsführung AG, Basel Diese Publikation ist für Sie persönlich bestimmt. Das Urhe be rrecht steht de m IBF - Institut für Betriebsführung zu. Nachdruck und Vervielfältigung sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Herausgebers und mit 0uellenverweis zulässig. sl

4 yüehr i*13 g{"{t firr$leil Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2009 vernichten aus dem Jahr... Fa h rtkoste nerstattu n g su nte rla gen Fa h rten nach weisb ü ch er - im Werkfernverkehr - im Güterfernverkehr Fernsprechunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Finanzberichte Finanzpläne u nd -statistiken Frachtunterlagen (keine Rechnung) Freistem p lerab rech n u n gen Gebäude- und Grundstücksunterlagen, wenn Inventare Geha I tskonten ka rten Geha ltslisten Gehaltsqu ittu ngen Genehmigungen, behördliche und private Geschäftsbriefe Geschäftsberichte (eigene und von Beteiligungsgesellschaften) Geschenknachweise Gese I lschafterversa m m I u n gsu n terla gen (Proto kol I e) Gewinn- u nd Verl ustrech nu ngen Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare Gutachten (versicheru n gsmathematische) Gutsch riftenanzeigen (extern) Handelsbriefe (empfangene und Kopien abgesandter) Ha ndelsbü cher Ha ndelsreg isterauszü ge Hau ptabsch lußberichte (an Bilanzstelle) Hau ptbücher u nd -karteiu nterlagen Herstel I u ngskosten I isten lnkassobücher, -karteien und -quittungen I nventare I nventuren [Reinsch riften) I nvestitionszu lage-u nterlagen Jahresabschlüsse Ja h resabsch I usserläuteru ngen Ja h resl oh n nach we ise fü r Be ru fsg e n ossenschaften Journale für Hauotbuch und Kontokorrent 2003 Aufbewahrungsfrist 10 iahre 6 Jah re l O 2009 Copyright IBF - Institut für Betriebsführung AG, Basel Diese Publikation ist für Sie persönlich bestimmt. Das Urheberrecht steht dem IBF - Institut für Betrie bsführung zu. Nachdruck und Vervielfältigung sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des He rausgebers und mit 0uellenverweis zulässis. Sl

5 $retlr al5 q$l tlrrirtefl Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2009 vernichten aus dem Jahr... Kalkulationsunterlagen, wenn steuerlich bedeutsam Kassen belege Kassenberichte, wenn Buchungsunterlagen Kassenbücher und -blätter Kassen kontrol lstreifen, Kassenzettel, Bons - wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden Kilometergeldabrech n u n gen Klageakten Körperschaftsteu (Erkläru n gen u nd Bescheide) Kom m issionslisten Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kon te n reg ister Kontoauszüge (extern) Kontokorrentbü cher Kran ken kassen-beitragsberech n u ngen Kred itoren -Sa lden listen Kreditu nterlagen - wenn Buchungsunterlagen Ku rzfristi ge Erfolgsrech n u n g Lageberichte Lagerbuchführung Lastsch ri fte n a nz e i g e n Lieferscheine, wenn Buchu ngsunterlagen Lochkarten, Lochstreifen und andere Datenträger - mit Belegfunktion - m it Kontenfu n ktion Loh nbelege Lohnkontenkarten Loh n listen Loh nsteu er-ja h resa u sg leich su nterlagen (An g este I lte / Arbeiter) Magnetbänder m it Buchfu n ktion Mahnbescheide Mahnvorgänge Masch inen karteikarten (lnventu d Mietunterlagen, wenn Buchungsunterlagen M iewerträge (nach Vertragsende) Nachnahmebelege Nebenbücher Nettosa ldenabrech n u n gen 0ffen ba ru n gse ida nträg e 0ffen e- Poste n- Listen 0rderpapiere 0 rgan isationsanweisu ngen 0rgan isationsu nterlagen EDV-Buchfü h ru ng Aufbewahrungsfrist 1 6 Jah 2009 Copyright IBF - Institut für Betriebsführung AG, Basel Diese Publikation ist für Sie pe rsönlich bestimmt. Das Urheberrecht steht dem IBF - Institut für Betrie bsführung zu. Nachdruck und Vervielfältigung sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des He rausgebe rs und mit 0uellenve rwe is zulässig. sl79s sl7

6 nlehr al5 g{.rt tlrri*lefl Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2009 vernichten aus dem )ahr... Pachtunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Pachtverträ ge (nach Vertragsende) Patentunterlagen (nach Ablauf) Pensionszah lu ngen (U nterlagen) Persona lu nterlagen Pfändu ngsu nterlagen Portokassenbü cher Postqu ittu ngsbü cher Postscheck-Kontoa uszü ge, - mit Grundbuchfunktion Prä m ien u nterla ge n fü r Verbesseru n gsvo rsch ä g e Prämienunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Preisnachweise über das Zustandekommen bei Bauleistunqen für die öffentliche Hand Preislisten - wenn Buchungsunterlagen Protokolle Provisionsabrechnungen und -unterlagen Prozessakten Ouartalsabsch lüsse Ouittungen, wenn Buchungsunterlagen 1998 Rabattsparbüch er, ei n gelöste Rechnungen und Rechnu ngsunterlagen Rechn ungen (0ffene-Posten-Buchhaltu ng) Rechtsstreitfälle und -unterlagen (nach Abschluss) Reg istrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons, - wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden Reisekostenabrech n u ngen Reparatu ru nterlagen Repräsentationsaufwendu n gen (U nterla gen) Sach ko nten Sach b ila nzen Saldenlisten Schadensu nterlagen Scheckbelege, wenn Buchungsunterlagen Schecks (nach Einlösung) Schriftwechsel (auch in nerbetrieblich) Schuldscheine (nach Entwertung) Schu ldwechsel (eingelöste) Skontolisten Sondergratifi kationen (Belege) Sonstige Forderu ngen Sparbücher Speicherbelegu ngspläne der EDV-Buchfü h ru ng Spendenbeschein igu ngen Statistiken und Ubersichten Steu eru nterlagen Su m menbilanzen Aufbewah rungsfrist l 10 iahre O 2009 Copyright lbf - Institut für Betriebsführung AG, Basel Diese Publikation ist für Sie pe rsönlich bestimmt. Das Urhe berrecht steht dem IBF - Institut für Betrie bsführung zu. Nachdruck und Ve rvielfältigung sind nur mit ausdrückliche r Zustimmung des Herausgebers und mit 0uellenverweis zu ässig. sl

7 rrreirr al: g*t i:eruten Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2009 vernichten aus dem Jahr.. Tagesendsummenbons Teilza h lu n gsu nterlagen Te lefon geb ü h ren nachweise Ü berstu nden listen U msatzsteueru nterlagen U rlau bsl isten (fü r Rückstel I u n gserm ittlu n gen) Verbindlichkeiten (Zusamenstellungen) Verkaufsbücher Verm ögensverzeich n isse Vermögenswirksame Leistu ngen (Unterlagen) Versandunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Versicheru ngspolicen Versorg u n gsu nterla gen Verträge Vertreterverze i ch n isse Warenaus- u nd -eingangsbücher Wartungsabkom men u nd -u nterlagen Wechsel Werbeunterlagen, wenn nicht Buchungsunterlagen Zah lu ngsanweisungen Zinsabrechnungen Zollbelege Zwischen bi lanzen (bei U mstel I u n g des Wi rtschaftsjah res oder Gesel lschafterwechsel) Aufbewah ru ngsfrist 6 Jah re O 2009 Copyright IBF - Institut für Betriebsführung AG, Basel Diese Publikation ist für Sie persönlich bestimmt. Das Urheberrecht steht de m IBF - Institut für Betriebsführung zu. Nachdruck und Vervielfältigung sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des He rausgebers und mit 0ue llenve rwe is zu läss ig. sl7e