Benutzerdokumentation

Transkript

1 Benutzerdokumentation archiv.cloud Kunde Kundenname Strasse / Nr. PLZ / Ort Version Erstellt Datum Geprüft Änderungen 0.1 Sed Dokumentation erstellt 0.2 Sed Validierung

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung und Start... 4 REDDOXX Benutzerkonsole... 4 REDDOXX Outlook Add-In... 4 REDDOXX Webinterface... 4 REDDOXX Smartphone App... 5 Die Anmeldung... 6 Anmelden mit der Benutzerkonsole... 6 Anmelden in MS Outlook... 6 Das Anmeldefenster Die Anmeldedaten... 7 Anmelden mit dem Webinterface... 8 Das Willkommensfenster... 9 Optionen in der Menüleiste Abmelden Ausgangs Warteschlange Spamfinder Spam-Mail Optionen MailDepot Überblick Archiv-Suche Kategorien Ergebnisliste Nachricht anzeigen MailSealer Einstellungen Profil Filter Listen Das REDDOXX Outlook AddIn Menüansicht Seite 2/37

3 Archivieren mit dem REDDOXX OutlookAddIn Sperren einer -Adresse / Domäne im Posteingang Seite 3/37

4 Einleitung und Start Für den Zugriff auf die REDDOXX Appliance stehen dem Benutzer verschiedene Lösungen von REDDOXX zur Verfügung. 1. REDDOXX Benutzerkonsole 2. REDDOXX Outlook Add-In 3. REDDOXX Webinterface 4. REDDOXX Smartphone App All diese Lösungen bieten nahezu den gleichen Funktionsumfang sowie ein übereinstimmendes Look & Feel. REDDOXX Benutzerkonsole Die REDDOXX Benutzerkonsole steht im REDDOXX Support Center zum Download als MSI Datei zur Verfügung. REDDOXX Outlook Add-In Das REDDOXX Outlook-AddIn ist eine Windows-DLL, die ins Microsoft Outlook über die AddIn-Technologie integriert wird. Das AddIn wird beim Start von Outlook mit geladen Bei der ersten Verwendung von REDDOXX-eigenen Funktionen wird eine Anmeldung angefordert. Das AddIn funktioniert ausschließlich nur mit Outlook der Versionen (32 und 64Bit) im Zusammenspiel mit einem MS-Exchange- Server. Die Installation, sowie spezielle Funktionen des Outlook-AddIns werden am Ende des Dokumentes in Kapitel 4 beschrieben. REDDOXX Webinterface Das REDDOXX Webinterface (WI) wird durch die Appliance selbst bereitgestellt. Sie benötigen lediglich einen Web-Browser um Zugang zu Ihren s zu erhalten. Der Aufruf erfolgt über die URL (verschlüsselt) Seite 4/37

5 REDDOXX Smartphone App Für Apples ios sowie für Googles Android Geräte gibt es im App Store die Reddoxx Mobile App. Die REDDOXX Mobile App ist die mobile Ergänzung zur Computer- Anwendung REDDOXX. Der Funktionsumfang sowie die Konfiguration sind beinahe identisch wie das REDDOXX Outlook Add-In. Seite 5/37

6 Die Anmeldung Die REDDOXX Appliance ist aus Sicherheitsgründen ausschließlich über die Anmeldung zugänglich. Daher ist es notwendig, dass man sich wie folgt mit Benutzername und Kennwort authentifizieren. Anmelden mit der Benutzerkonsole Nach erfolgreicher Installation wird die Benutzerkonsole unter Start Alle Programme REDDOXX REDDOXX User GUI gestartet. Weiter bei Kapitel 2.3. Anmelden in MS Outlook Voraussetzung: Das REDDOXX Outlook-AddIn muss installiert sein. 1. Starten von MS Outlook. Es erscheint in der Symbolleiste eine REDDOXX Schaltfläche. 2. Ausführen der REDDOXX Schaltfläche. Das Anmeldefenster öffnet sich. Weiter bei Kapitel 2.3. Seite 6/37

7 Das Anmeldefenster Die Anmeldedaten 1. Appliance URL: Eintragen des Hostnamens oder der IP-Adresse der Appliance. 2. Benutzername: Eingabe des Benutzernamens. 3. Kennwort: Eingabe des Passwortes 4. Realm: Auswahl des Realms. Der Realm ist ein Bereich, ähnlich einer Domäne, an dem man sich authentifiziert. 5. Sprache: Auswahl der Standard Sprache.- Die Auswahl beinhaltet die derzeit installierten Sprachen Deutsch, Englisch. 6. Benutzername und Realm speichern: Der Realm und der Benutzername werden für die nächste Anmeldung gespeichert. 7. Kennwort speichern: Das Kennwort wird für die nächste Anmeldung gespeichert. 8. Automatische Anmeldung: Die Anmeldung erfolgt bei der Auswahl des REDDOXX Buttons mit den gespeicherten Einstellungen automatisch. Seite 7/37

8 Anmelden mit dem Webinterface Geben Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen der REDDOXX Appliance ein. Die Anmeldemaske erscheint nach einer kurzen Ladezeit. 1. Wählen Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen aus und tragen Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein. 2. Wählen Sie bei Realm die Option local, bzw. den Realm an dem Sie sich authentifizieren möchten aus. Der Realm ist ein Bereich, ähnlich einer Domäne, in dem man sich authentifiziert. 3. Wählen Sie die gewünschte Sprache in der Auswahlliste aus, in der Ihr Programm angezeigt werden soll. Die Auswahl beinhaltet die derzeit installierten Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch und Holländisch. Klicken Sie auf die Schaltfläche ANMELDEN. Das Willkommensfenster öffnet sich. 4. Der Benutzername, der Realm, sowie das Kennwort können für die nächste Anmeldung gespeichert werden. Seite 8/37

9 Das Willkommensfenster Das Willkommensfenster nach der erfolgreichen Anmeldung. Seite 9/37

10 Optionen in der Menüleiste Das Hauptmenü besteht aus den Bereichen Ausgehende Mails, Spam Mails, MailDepot, MailSealer, Einstellungen und Abmelden. Abmelden: Sie melden sich aus Ihrer REDDOXX Anwendungssoftware ab. Ausgehende Mails: Hier bekommen Sie alle s aufgelistet, die von Ihrem Benutzer aus ins Internet gesendet werden. (temporär) Spam Mails: Hier werden alle s angezeigt, die an den User gesendet, jedoch als Spam erkannt wurden. MailDepot: Im Archiv finden Sie alle s, die von der Appliance archiviert wurden. MailSealer: Der MailSealer (Light) gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre zu versendenden s mit einem Passwort zu schützen. Einstellungen: In den Benutzereinstellungen können Sie Ihre allgemeinen Profileinstellungen vornehmen und -Adressen administrieren. Seite 10/37

11 Abmelden Mit einem Klick auf Abmelden wird die Verbindung zur REDDOXX Appliance getrennt. Man gelangt zurück zum Anmeldefenster und kann sich, auch unter einem anderen Benutzernamen, wieder anmelden. Seite 11/37

12 Ausgangs Warteschlange Alle s, die von der REDDOXX Appliance aus versendet werden sollen, werden zunächst in die Warteschlange Mail Ausgang gestellt. Der Mail-Ausgang listet alle Ihrer zu versendenden s auf. Konnte die jedoch aufgrund einer Störung beim Empfänger oder des Netzwerkes nicht sofort versendet werden, versucht die Appliance in regelmäßigen Abständen, die erneut zu versenden. Nach ca. 1,5 Stunden Verzögerung erhält der Absender eine erste Benachrichtigung, dass die bisher noch nicht zugestellt werden konnte. Die Spalte Letztes Ergebnis gibt Auskunft über die Fehlerursache. Eine dauerhaft unzustellbare wird nach spätestens 5 Tagen (einstellbar) automatisch aus der Mail-Ausgangswarteschlange gelöscht. Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung. Finde: Sie können im Mail-Ausgang nach Ihren s suchen und diese auch löschen. In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe, den Betreff, sowie das Ergebnis des letzten Sendeversuches. Auch das Sortieren über die Merkmale der s ist hier möglich. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift. In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen. Warteschlange: Zur Auswahl stehen SMTP und POP3. In der SMTP-Queue liegen alle s, die für den Versand per SMTP noch anstehen. In der POP3-Queue liegen die s, die bereits aus den Postfächern abgeholt und von der Boxvalidiert wurden. Die s warten auf die nächste Abholung durch einen Client. Suchen: Die Suchanfrage startet. Seite 12/37

13 Spamfinder s, die in der Spam Mails - Warteschlange gelistet sind, wurden von der REDDOXX Appliance als Spam klassifiziert. Sollten s irrtümlicherweise als Spam erkannt worden sein (sogenannte False Positives ), so können diese dennoch nachträglich zugestellt werden. Finde: Sie können in der Spam-Mails-Warteschlange nach s suchen und diese auch löschen. In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe. Auch das Sortieren über die Merkmale der s ist hier möglich. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift. In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen. Suchen: Die Suchanfrage startet. Seite 13/37

14 3.3.1 Spam-Mail Optionen Verschiedene manuelle Optionen stehen bei der individuellen Verarbeitung dieser Mails zur Verfügung. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste im Anzeigefeld erscheint folgende Anzeige. Anzeigen: Die wird in einem separaten Fenster angezeigt. Zustellen: Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt. Zustellen (Whitelist address): Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt und die Absenderadresse wird der lokalen Whitelist hinzugefügt. Zustellen (Whitelist Domain): Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt und die Absenderdomäne wird der lokalen Whitelist hinzugefügt. Löschen: Spam-Mails werden automatisch nach 60 Tagen aus der Spam- Warteschlange gelöscht. Sie können aber auch manuell einzelne oder mehrere Spam-Mails löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Spam- Mail und wählen sie Löschen aus dem Kontextmenü. Seite 14/37

15 MailDepot Im Archiv werden alle s gespeichert, die durch die Appliance versendet oder empfangen wurden und mit dem vom Administrator festgelegten Archivierungs- Regelwerk (Policies) übereinstimmen. Archivierte s können dabei angezeigt und z.b. erneut zugestellt werden. Ebenfalls kann gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht werden Überblick Seite 15/37

16 3.4.2 Archiv-Suche Die Suche im Archiv basiert grundsätzlich auf einem Volltext-Index. Das heißt, dass bei Maileingang die gesamte , inklusive aller Anhänge, sofort nach einzelnen Textpassagen durchsucht wird und die identifizierten Textstellen in einem Index (Katalog) abgelegt und referenziert werden. Bei einer späteren Suche wird lediglich nur noch der Index durchsucht, was zu einer sehr schnellen Ergebnisanzeige führt. Hinweis: Für die Volltextsuche werden derzeit folgende Dateiformate unterstützt: Alle text- basierenden Dokumente und Dateien. Beachten Sie, dass eingebettete Bilder in PDF-Dateien, wie z.b. bei einem Fax, nicht mit der Volltextsuche gefunden werden können. Suche Die Suche (auch Standard-Suche) ermöglicht Ihnen schnell und einfach im Archiv nach ein- und ausgegangenen s zu suchen. Eingabe von Suchbegriffen Es können ein oder mehrere Teil-Suchbegriffe, die alle im gesuchten Inhalt vorkommen müssen (Und-Verknüpfung), gesucht werden. Für eine Oderverknüpfte Suche muss die erweiterte Suche benutzt werden. Platzhalter Die Angabe von Platzhaltern mitten im Wort oder am Ende des Wortes ist erlaubt, nicht jedoch am Anfang des Wortes. * (Stern) Beliebig viele Zeichen (auch keines)? (Fragezeichen) Genau ein beliebiges Zeichen Zu durchsuchende Felder und Inhalte Es werden sämtliche Inhalte einer , inklusive allen Anhängen durchsucht. Auch die nicht direkt sichtbaren Kopfdaten einer , wie z.b. Erstellungsdatum, Absender, Empfänger, also auch alle (!) Empfänger einer Mail bei Massenmails mit vielen CC-Angaben, werden durchsucht. Wenn die Suche stärker und nach einzelnen Feldern eingegrenzt werden soll, muss die erweiterte Suche verwendet werden. Seite 16/37

17 Suche speichern Über die Option Abfrage speichern erfolgt das Speichern durchgeführter Suchen. Der Name der Suche wird in diesem Zusammenhang vor dem Speichern vergeben. Ein Umschalten zwischen gespeicherten Suchanfragen und den Kategorien erfolgt dabei über die Reiter am unteren linken Bildrand der GUI. Durch einen Doppelklick auf eine gespeicherte Suchabfrage wird die Suche ausgeführt. Suche in Kategorien Kategorien sind Gruppierungen von s, die zentral durch den Administrator bereitgestellt werden. Durch Auswahl einer Kategorie in der angezeigten Archivkategorienstruktur wird die Suche auf diese Kategorie eingeschränkt. Ist keine Kategorie ausgewählt (Standard), wird im gesamten Archiv gesucht. Seite 17/37

18 Gespeicherte Abfragen im Webinterface Gespeicherte Abfragen: Die Abfragen werden in einem PullDown Menü angezeigt. Zum Speichern einer neuen Abfrage öffnet sich ein separates Fenster. Über den Punkt Abfragen verwalten werden alle gespeicherten Suchen angezeigt und können gelöscht werden. Seite 18/37

19 Weitere Einschränkungen der Suche mit Adressen Standardmäßig sind nach der Anmeldung an der Benutzerkonsole diejenigen E- Mailadressen ausgewählt, die einem Benutzerkonto zugeordnet sind (Meine - Adressen). Für diese -Adressen wird dann die Suche ausgeführt. Adressen, für die der Benutzer Stellvertreter ist, müssen während einer Sitzung einmalig ausgewählt werden, damit diese in der Suche mitberücksichtigt werden. Nachricht Optionen Im Bereich MailDepot stehen Auswahlpunkte zur Verfügung, mit denen der weitere Umgang mit einer archivierten gesteuert werden kann. Seite 19/37

20 Nachricht anzeigen Bei einem Klick auf Anzeigen wird die archivierte als Vorschau in einem separaten Fenster angezeigt. Dabei kann die gespeichert, zugestellt o. weitergeleitet werden. Ebenfalls können Anhänge geöffnet werden. Seite 20/37

21 Nachricht zustellen Beim Ausführen der Option Nachricht zustellen wird die an den Empfänger erneut gesendet. Weiterleiten an Die archivierte kann an einen beliebigen Empfänger weitergeleitet werden. Seite 21/37

22 Nachricht speichern Beim Ausführen der Option Nachricht speichern kann die im eml-format unter einem beliebigen Pfad, mit einem beliebigen Namen im Netzwerk oder lokal gespeichert werden. Seite 22/37

23 3.4.3 Kategorien Jedem Benutzer werden die vom Administrator erstellten Kategorien angezeigt. Voraussetzung ist, dass der entsprechende Benutzer auch die notwendigen Rechte hat. Kategorien vereinfachen die Übersichtlichkeit im Archiv. Je nach Konfiguration können s bestimmter Container durch die Kategorie zur Verfügung gestellt werden. Benutzer haben nicht die Möglichkeit selbst Kategorien zu erstellen. Wie der Administrator Kategorien erstellt und verwaltet, wird im Handbuch für Administratoren erläutert. Durch einen Doppelklick auf eine Kategorie werden alle s dieser Kategorie in der Ergebnisliste angezeigt. Um explizit in einer o. mehrerer Kategorien zu suchen, müssen die Checkboxen der Kategorien aktiviert werden. Die Suche in einer Kategorie ist analog zur Suche im kompletten Archiv und wird im Kapitel erläutert. Seite 23/37

24 3.4.4 Ergebnisliste Die Ergebnisliste zeigt s an, welche durch den Anzeigezeitraum, eine Suche o. die Auswahl einer Kategorie gefunden werden. Eingehende s: Bei s, welche mit einem grünen Pfeil im Icon gekennzeichnet sind, handelt es sich um eingehende Nachrichten. Also Nachrichten, welche von einem externen Absender an die interne Domäne versendet wurden. Ausgehende s: Bei s, welche mit einem roten Pfeil im Icon gekennzeichnet sind, handelt es sich um ausgehende Nachrichten. Also Nachrichten, welche von der internen Domäne (vertrauenswürdiges Netzwerk) an einen externen Empfänger versendet wurden. Importierte s: Durch den REDDOXX Importer importierte s werden mit einem Briefumschlag als Icon gekennzeichnet. MS Outlook s: s welche anhand des OutlookAddIn importiert wurden, werden mit dem Microsoft Outlook Icon gekennzeichnet. Seite 24/37

25 Anhand der rechten Maustaste auf eine der Ergebnisliste, werden folgende weitere Optionen angezeigt. Anzeigen: Die wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mit Outlook öffnen: Die wird anhand MS Outlook dargestellt. Speichern: Die kann im eml Format unter einem beliebigen Pfad gespeichert werden. MailSealer Mail speichern: Eine nach S/MIME verschlüsselte kann unter einem beliebigen Pfad gespeichert werden. Die wird dabei in ihrem verschlüsselten Zustand abgelegt. Historie anzeigen: Dieser Punkt wird unter Kapitel erläutert. Zustellen: Die wird dem entsprechenden Empfänger zugestellt. Weiterleiten an: Die wird an einen beliebigen Empfänger weitergeleitet. Zu Kategorie hinzufügen: Soweit der Benutzer die benötigten Rechte hat, kann er eine einer Kategorie hinzufügen. Für Kategorie vorschlagen: Soweit der Benutzer die benötigten Rechte hat, kann er eine für eine Kategorie vorschlagen. Von Kategorie entfernen: Soweit der Benutzer die benötigten Rechte hat, kann er eine aus einer Kategorie entfernen. Seite 25/37

26 3.4.5 Nachricht anzeigen Im Vorschaufenster werden alle relevanten Daten einer angezeigt. Die Anzeige ist dabei ähnlich zu der eines Clients. Neben Headerdaten, Anhängen, sowie Body der gibt es im oberen Bereich die Möglichkeit die erweiterte Option zu wählen o. zur nächsten, bzw. vorhergehenden des Suchergebnisses zu springen. Seite 26/37

27 MailSealer Mit dem MailSealer können Sie schnell und auf einfache Weise Ihre s sicher verschlüsseln. Es wird dabei die sehr hohe Verschlüsselungsstärke von 256 Bit nach AES verwendet. Einen neuen Verschlüsselungssatz hinzufügen Möchten Sie den gesamten verkehr zu einer bestimmten adresse verschlüsseln, so gehen Sie wie folgt vor: Durch Auswahl des MailSealers stehen 3 Optionen zur Verfügung. Wählen Sie im Kontext-Menü Hinzufügen. Geben Sie die entsprechende -Adresse mit Passwort an. Soll die Verschlüsselung sofort angewendet werden, setzen Sie den Haken bei Aktiv. Alle s, die an die angelegte Adresse verschickt werden, werden automatisch verschlüsselt. Seite 27/37

28 Einen Verschlüsselungssatz bearbeiten Wenn wieder unverschlüsselt an eine bestimmte adresse versendet o. das Passwort geändert werden soll, klicken Sie im Kontextmenü auf Bearbeiten. Hier kann das Passwort geändert o. die Richtlinie deaktiviert werden. Einen Verschlüsselungssatz löschen Nach Auswahl des Verschlüsselungssatzes muss die Option löschen im Kontextmenü gewählt werden. Seite 28/37

29 Einstellungen In den Einstellungen können Sie Ihr Benutzerprofil, Ihre -Aliase, die Einstellungen für den täglichen Warteschlangenbericht, sowie das Erscheinungsbild der REDDOXX Software und Ihr Kennwort anpassen. Ebenfalls können die Blackund Whitelisten, soweit administrativ gestattet, gepflegt werden. Seite 29/37

30 3.6.1 Profil Report Sprache: Wählen Sie die Sprache für den täglichen Warteschlangenreport aus. Zur Auswahl stehen Deutsch und Englisch. HTML-Mail verwenden: Setzen Sie einen Haken, wenn der tägliche Warteschlangenreport im HTML-Format an Sie versendet werden soll. Warteschlangenreport aktivieren: Setzen Sie den Haken, wenn Sie regelmäßig den Warteschlangenreport mit den aufgelisteten Spam-Mails empfangen möchten. Seite 30/37

31 Automatische Anmeldung: Sie können sich automatisch, ohne erneute Passworteingabe, an der GUI anmelden. Das Kennwort wird auf Ihrem Computer zwischengespeichert. Start Modul: Hier wird festgelegt welches Modul standardmäßig nach erfolgreichem Log In angezeigt wird. Standard Archivanzeigezeitraum: In der Archivliste werden initial die s des eingestellten Zeitraumes angezeigt. Ein größerer Zeitraum kann über die Suche jederzeit abgefragt werden. Kennwort ändern: Das Kennwort zur Anmeldung kann hier geändert werden. Dabei muss das alte und neue Kennwort angegeben werden. Seite 31/37

32 3.6.2 Filter Listen In den Filterlisten besteht die Möglichkeit bestimmte Adressen zu sperren oder auch freizuschalten. Die Filterlisten gliedern sich in folgende Bereiche: Address Whitelist: -Adresse wird zugelassen. Address Blacklist: -Adresse wird gesperrt. Domänen Whitelist: Die gesamte Domänenadresse wird zugelassen. Domänen Blacklist: Die gesamte Domänenadresse wird gesperrt. Betreff Whitelist: -Adresse mit dem Betreff wird zugelassen. Betreff Blacklist: -Adresse mit dem Betreff wird gesperrt. Es gibt die Möglichkeiten Whitelist- und Blacklisteinträge hinzuzufügen, zu bearbeiten, sowie zu löschen. Ebenfalls kann nach Einträgen gesucht werden. Whitelisteintrag hinzufügen Durch diese Aktion kann eine -Adresse, eine Domäne oder ein Betreff als vertrauenswürdig hinterlegt werden. Seite 32/37

33 Blacklisteintrag hinzufügen Durch diese Aktion kann eine -Adresse, eine Domäne oder ein Betreff als nicht vertrauenswürdig hinterlegt werden. -Adresse: Eine -Adresse des zu sperrenden Absenders hinzufügen. Beschreibung: Eine Beschreibung kann angegeben werden. Aktion: Welche Aktion soll durchgeführt werden. Markieren: Quarantäne: Ablehnen: Die wird im Betreff markiert und zugestellt. Die wird in die Quarantäne verschoben. Der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsnachricht. Nicht empfehlenswert. Gültig bis: Die Gültigkeitsdauer des Eintrages. Hinweis: Die Verwaltung der Domänen- und Betreff-Filterlisten geschieht auf die gleiche Art. Seite 33/37

34 Das REDDOXX Outlook AddIn Anhand des Outlook AddIn s ergibt sich die Möglichkeit die Userkonsole als festen Bestandteil von MS Outlook zu verwenden. Der hauptsächliche Unterschied des AddIn s liegt in der Nacharchivierung und dem Blacklisten von s. Der Großteil der Funktionen des AddIn s ist konform zu den Funktionen der Userkonsole. Hinweis: Die Funktionsweise des AddIn s bezieht sich einzig und allein auf MS Outlook. Mailclients anderer Anbieter, sowie Outlook Express werden nicht unterstützt. Menüansicht Nachdem MS Outlook gestartet wurde, erscheint in der Symbolleiste eine REDDOXX Schaltfläche. Bei einem Klick auf die REDDOXX Schaltfläche in der Symbolleiste erscheint die Anmeldemaske. Hinweis: Die Vorgehensweise beim Anmelden am Outlook AddIn im Client ist gleich zur Userkonsole. Siehe Kapitel 2. Alle weiteren Funktionen des AddIn's sind ebenfalls gleich zur User Konsole, sowie zum Webinterface und werden in den entsprechenden vorherigen Kapiteln erläutert. Seite 34/37

35 Archivieren mit dem REDDOXX OutlookAddIn Anhand des Outlook AddIn's besteht die Möglichkeit s aus Ihren Postfächern zu archivieren. Ordner archivieren: Der komplette Inhalt des ausgewählten Ordners wird archiviert. Mails archivieren: Die ausgewählten / markierten Nachrichten werden archiviert. Sender zur Sperrliste hinzufügen: Der Absender einer markierten wird zur Liste der Blacklist Absender (ABL) aufgenommen. Die Absender -Adresse wird dabei nur für den angemeldeten Benutzer gesperrt. Hinweis: Bei der Auswahl Ordner archivieren werden alle Nachrichten im ausgewählten Ordner archiviert. Alle Nachrichten werden dann im Archivierungsfenster angezeigt. Vor dem Start der Archivierung werden die ausgewählten Nachrichten nochmals aufgelistet. Seite 35/37

36 Aktion nach Archivierung Verschiebe Objekt in Ordner: Nachdem die Nachricht archiviert wurde kann ein Ordner im Nachrichtenverzeichnisbaum zum Ablegen (Verschieben) ausgewählt werden. Mails löschen: Die Nachricht wird nach dem Archivieren aus dem Postfach gelöscht. Keine: Es wird keine Aktion am Ende der Archivierung ausgelöst. Optionen Max. Größe (MB): Die maximale Größe einer Nachricht (inkl. Anhang) welche archiviert werden soll, kann hier festgelegt werden. Ignoriere archived flag : Wurde eine bereits durch eine alternative Archivvariante der REDDOXX archiviert, so wird das dabei gesetzte Flag ignoriert und die wird erneut archiviert. Starten: Der Archivierungsprozess startet. Abbrechen: Das Archivierungsfenster wird geschlossen. Am unteren Fensterrand in der Statusleiste können Sie den Fortschritt des Archivierens mitverfolgen. Seite 36/37

37 Sperren einer -Adresse / Domäne im Posteingang Nachträglich können Absender von s, welche nicht von der REDDOXX als Spam klassifiziert wurden, auf die Address Blackliste gesetzt werden. Die Aktion Sender zur Sperrliste hinzufügen auf die entsprechende(n) (s) öffnet dabei ein separates Fenster, in dem die Absender -Adresse(n) noch einmal angezeigt wird. Durch Checkboxen können die -Adressen noch einmal auf Relevanz geprüft und dabei aktiviert oder deaktiviert werden. Ebenfalls lässt sich auch eine komplette Domäne sperren. Seite 37/37