Materialien zur Qualitätssicherung in der Kinderund Jugendhilfe

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1 BUNDESMINISTERIUM fü Familie, Senioen, Fauen und Jugend 18 Qualitätsmanagement in de Caitas-Jugendhilfe GmbH Köln QS ISSN Mateialien zu Qualitätssicheung in de Kindeund Jugendhilfe

2 Impessum Mit de Boschüeneihe Qs veöffentlicht das Bundesministeium fü Familie, Senioen, Fauen und Jugend Fachinfomationen fü die Jugendhilfe. Sie wid im Rahmen de Anegungskompetenz des Bundes gemäß 83 KJHG als Teil de Bundesinitiative Qualitätssicheung in de Kinde- und Jugendhilfe kostenlos heausgegeben und ist nicht fü den Vekauf bestimmt. Die inhaltliche Veantwotung fü namentlich gekennzeichnete Atikel liegt bei den Autoinnen/Autoen. Heausgebe: Bundesministeium fü Familie, Senioen, Fauen und Jugend Rochusstaße Bonn Schiftleitung: Wennema Schee Am Kämpken Münste-Albachten Satz/Design: 4D Design-Agentu GmbH Begisch Gladbach Duck: IDEM Unkel am Rhein August 1998 Die Caitas-Jugendhilfe GmbH Köln hat auf de Gundlage de DIN EN ISO 9000 ff. fü sich ein Qualitätsmanagement-System entwickelt. Pozeß und Egebnisse weden hiemit vogestellt. Wegen weitee Infomationen wenden Sie sich bitte an: Caitas-Jugendhilfe GmbH Hen Thomas Pawelleck Klostestaße Köln Tel / Fax / Alle Rechte vobehalten. Auch die fotomechanische Vevielfältigung des Wekes (Fotokopie/Mikofilm) ode von Teilen daaus bedaf de voheigen Zustimmung des Heausgebes. ISSN Geduckt auf chlofei wiedeaufbeeitetem 100 % Recycling-Papie.

3 Qualitätsmanagement in de Caitas-Jugendhilfe GmbH Köln QS Mateialien zu Qualitätssicheung in de Kindeund Jugendhilfe 3

4 Inhalt Seite Vowot Staatsseketä D. Willi Hausmann, Bundesministeium fü Familie, Senioen, Fauen und Jugend Qualitätsmanagement und Botschaft Chisti Egon F. J. Hilleband Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen de Einichtungen nutzen Thomas Pawelleck Bilanz de Mitabeite/-innen Silke Benig, Makus Biewagen, Stefan Illgen, Hans-Josef Steinstäße Bündelung de Enegien duch zieloientiete Fühung Claudia Dabne, Thomas Pawelleck Efahungen mit den intenen Audits Iene Hennes, Malies Malmen, Kal-Heinz Küten, Uwe Sonnebon Veifizieung de Pozesse Dastellung des Evaluationsvohabens Claudia Dabne Zufiedenheit de Kinde und Jugendlichen Claudia Dabne, Thomas Pawelleck Woauf die Jugendämte Wet legen Paul-Heinz Kauß, Ulich Weiß Ewatungen de Mitabeite/-innen Alois Kampa, Josef Ubic Contolling und EDV als Steueungshilfen Elisabeth Böckmann, Klaus-Diete Puss Die ISO-Nom in de Jugendhilfe nutzen Thomas Pawelleck Hinweis auf zwei Veöffentlichungen zum Thema Hinweis auf Tagungen zum Thema Bief de Schiftleitung an die Lese/-innen 4

5 Vowot QS 18 Liebe Lesein, liebe Lese, in de Diskussion daübe, wie Jugendhilfeeinichtungen besse und effiziente abeiten können, wid häufig von Qualitätsmanagement gespochen. Was bedeutet dieses aus dem pivatwitschaftlichen Dienstleistungsbeeich stammende Schlagwot? Gemeint ist damit die Entwicklung eine Stategie, mit de duch Analyse-, Pozeß- und Steueungsmethoden ein Höchstmaß an Qualität de Abeitsegebnisse gesichet wid. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind dabei im einzelnen duchaus umstitten. Fest steht alledings, daß Qualitätssicheung nicht von oben veodnet weden kann, sonden gemeinsam mit denen eabeitet weden muß, die die Abeit leisten. Die in diesem Heft von de Caitas-Jugendhilfe GmbH vogestellten Gedanken und Pojektegebnisse zum Qualitätsmanagement in ihen Einichtungen habe ich dahe mit besondeem Inteesse gelesen. Das von de Caitas-Jugendhilfe GmbH entwickelte Qualitätsmanagementsystem zieht als Hilfsmittel auch die Euopanomen ISO 9000 ff. hean. Diesen Nomen entspechend weden die eigenen Qualitätsmaßstäbe duch ein extenes Auditing gepüft und schließen mit eine Zetifizieung ab. Meine beeits in QS 2 zum Ausduck gebachte Skepsis gegenübe de Zetifizieung von Jugendhilfeeinichtungen auf de Gundlage eines extenen Auditing nach ISO 9000 ff. möchte ich auch an diese Stelle nicht veschweigen. Es escheint mi in de Tat zweifelhaft, das aus dem Beeich de kommeziellen Dienstleistungsangebote entlehnte Auditing auf gemeinnützige Dienstleistungen in de Jugendhilfe übetagen zu wollen. Hie sind aus meine Sicht vielmeh diffeenzietee Lösungen efodelich. Nach wie vo speche ich mich dagegen aus, daß das Auditing den Zuwendungsgeben die eigene Vepflichtung zu Püfung de Jugendhilfe-Qualität eines Zuwendungsempfänges abnehmen könnte. Die Bestätigung de Qualität eines Managements duch das Auditing gaantiet nicht unbedingt zugleich eine gute, eine wikungsoientiete und eine nachhaltige Abeit mit den und fü die jungen Menschen. Gleichwohl bin ich davon übezeugt, daß beeits die Auseinandesetzung mit dem Thema das Qualitätsbewußtsein steiget und damit de Sache dient, um die es uns allen geht. In diesem Sinne danke ich de Caitas-Jugendhilfe GmbH fü die wetvollen Anstöße und Beitäge zum Thema Qualitätsmanagement. Sie weden das Fachgespäch übe die Diskussion de Qualitässicheung in de Jugendhilfe beeichen und die Entwicklung auf diesem Gebiet beföden. D. Willi Hausmann Staatsseketä im Bundesministeium fü Familie, Senioen, Fauen und Jugend 5

6 Qualitätsmanagement und Botschaft Chisti Qualitätsmanagement und Botschaft Chisti Egon F. J. Hilleband Alfed Delp: Laßt uns dem Leben tauen, weil wi es nicht allein zu leben haben, sonden Gott es mit uns lebt. Die Jugendhilfe beschäftigt sich seit Mitte de 90e Jahe mit de Qualität von Beteuungsleistungen. De Gesetzgebe fühte den Begiff in das Sozialecht ein, ohne ihn inhaltlich zu bestimmen. Eine Konketisieung sollte im Anschluß an die Ändeung des 93 BSHG 1 de öffentliche Diskus bis 1999 hevobingen. Mit dem Pojekt CJG-ISI 2 wollten die Leitungskäfte einen wesentlichen, fachlich begündeten Beitag entwickeln. Von de Leistungsfähigkeit ihe Einichtungen übezeugt, haben sie nach geeigneten Ansätzen gesucht, um die Qualität besse nach außen vemitteln zu können. In de Reflexion hieübe blieb dann jedoch ungewiß, inwieweit ih Veständnis von Qualität, Leitbild und Leistungsanfodeungen dem tatsächlichen Bedaf entspicht und mit den Vostellungen de Leistungsempfänge und de Mitabeite/-innen übeeinstimmt. So ekannten sie, die Entwicklung düfe nicht von oben nach unten, sonden müsse genau umgekeht efolgen. Die entscheidende Vobeeitungsphase begann. Gesellschafte und Vewaltungsat eteilten die Feigabe fü dieses ehgeizige Pojekt und stellten die efodelichen Eigenmittel beeit. Aufgund des Modellchaaktes födete das Ministeium fü Abeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nodhein- Westfalen das Pojekt zu Hälfte mit kofinanzieten Mitteln de Euopäischen Union 3. In den Instuktionsveanstaltungen betachteten Fühungskäfte und Mitabeite/-innen die alltäglichen Abeitsanfodeungen und beschieben ihe Ewatungen mit eigenen Woten. Es ließen sich Befüchtungen ausäumen, weil die Qualitätssicheung wede in de Entwicklung eines Kontollvefahens ode de Reglementieung des individuellen Kontaktes zu den jungen Menschen, noch ga in eine gesteueten Pesönlichkeitsentwicklung besteht, sonden im Nachweis eine fachlich qualifizieten Leistungsebingung. Das Pojekt hat die Abeit aus de den Einichtungsvebund pägenden chistlichen Motivation gestäkt, die den Menschen als einmaliges Geschöpf Gottes in den Mittelpunkt stellt. Füh deutete sich an, wie wetvoll die Beteiligung de Mitabeite/-innen sein wüde. Sie haben ihe Fähigkeiten und Fetigkeiten eingebacht und übe ih Engagement das Pojekt maßgeblich voangetieben. Als die Sehnsucht nach dem Mee geweckt wa, ewachte de Wunsch, das Boot zu bauen. Übe die Egebnisse und den Nutzen des Pojektes, das nach einheitliche Auffassung die Mühen geechtfetigt hat, estatten die Beteiligten im Rahmen diese Pojektdastellung Beicht. Neben 1 Bundessozialhilfegesetz 2 Die Pojektbezeichnunng wude in Anlehnung an den englischen Ausduck easy gewählt und sollte die Intention ausdücken: Die Caitas-Jugendhilfe GmbH (CJG) leicht machen. 3 Infomationen zu dem Födepogamm QUATRO ehalten Sie übe die G.I.B. Landesbeatungsgesellschaft, Im Blankenfeld 4, Bottop. 6

7 Qualitätsmanagement und Botschaft Chisti QS 18 de Veöffentlichung wichtige Pojektegebnisse bemüht sich die Caitas-Jugendhilfe GmbH mit Päsentationen und Fachtagungen um einen Tansfe in die Fachöffentlichkeit. Beispielhaft sei auf das Veanstaltungspogamm de Initiative TOP 1 des Bundeswitschaftsministeiums hingewiesen, in dem die Caitas-Jugendhilfe GmbH als bishe einziges Non-Pofit-Untenehmen escheint. Mit Inteesse nehmen wi zu Kenntnis, daß die Qualitätsdiskussion in de Jugendhilfe hohe Bedeutung ehalten hat und infolge de aktuellen Ändeung de 77 und 78 SGB VIII noch ausgeweitet weden düfte. Wi sind davon übezeugt, daß sich die Diskussion um das von de Caitas-Jugendhilfe GmbH auf die Beteuungspozesse übetagene Modell de DIN EN ISO vesachlichen wid und daß es in beitem Umfang Anwendung finden wid. Im Sinne de Sicheung von Mindeststandads, die Leistungen im Beeich de Jugendhilfe gaantieen und Maßstäbe zu Bewetung de Qualität schaffen, liegt diese Entwicklung insbesondee im Inteesse de jungen Menschen und ihe Familien. Leistungstanspaenz und -vegleichbakeit tagen jedoch auch dazu bei, die knappe wedenden Ressoucen de Jugendhilfe effizient einzusetzen. Sie bieten den Kostentägen eine fundiete Entscheidungsgundlage. Mit de Einfühung von Qualitätsmanagement ist est eine, wenn auch bedeutsame, Voaussetzung zu Sicheung umfassende Qualität efüllt. Wi haben uns gegenseitig vepflichtet, diesen Weg fotzusetzen. Als Anwalt fü Kinde und Jugendliche weden wi das Eeichte anwenden und weitehin alles daan setzen, de Jugendhilfe in de Öffentlichkeit das notwendige Ansehen zu veschaffen, damit sie ihe Aufgaben effizient und zielgeichtet ausfühen kann. Kaitative Einichtungen sollten die Veändeungspozesse aufgeifen und mitbestimmen, um den Weten chistliche Ethik auch zukünftig einen angemessenen Platz im Umgang de Gesellschaft mit den benachteiligten jungen Menschen zu ehalten. Hiezu gehöt, die Qualität de eigenen Abeit zu bescheiben, bevo dies andee vogeben, die Egebnisse selbstbewußt nach außen zu veteten und im Inteesse de Kinde und Jugendlichen auf Mindeststandads hinzuwiken. Die Caitas-Jugendhilfe GmbH fühlt sich in ihen Anstengungen duch die Übeeinstimmung mit Papst Johannes Paul II bestäkt, de in seine Enzyklika Centesimus Annus ausfüht: Fü die angemessene Gestaltung de Kultu des Miteinandes baucht es die Einbeziehung des ganzen Menschen, de so seine Keativität, seine Intelligenz, sein Wissen von de Welt und den Menschen in de Oganisation entfalten kann. Jede einzelne bingt seine Fähigkeiten ein zu Selbstbeheschung, zum pesönlichen Opfe, zu Solidaität und zu Beeitschaft, das Gemeinwohl zu föden. Daum wid die este und wichtigste Abeit im Hezen des Menschen vollbacht. 3 He Diakon Dipl.-Betiebsw. Egon F. J. Hilleband ist Geschäftsfühe de Caitas-Jugendhilfe GmbH. Zum Auto 1 TOP, Eine Initiative des Bundesministeiums fü Witschaft, Postfach , Fankfut am Main. Siehe Tagungshinweis Seite 66 2 Deutsches Institut fü Nomung, Beuth-Velag (1995): Qualitätsmanagement und Statistik. Anleitung zu Auswahl aus de Nomeneihe DIN EN ISO 9000 und den untestützenden Nomen. Nomensammlung Klaus Gaebig, Belin/Wien/Züich 3 Papst Joh. Paul II in de Enzyklika Centesimus Annus, 51 (1991) 7

8 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen de Einichtung nutzen Thomas Pawelleck Neue Anfodeungen an Jugendhilfeeinichtungen Die Jugendhilfeeinichtungen sehen sich mit vielfältigen neuen Anfodeungen konfontiet. Als Egebnis de seithe gefühten Fachdiskussion hat de Gesetzgebe in den neu gefaßten 77 und 78 SGB VIII die Inanspuchnahme von Beteuungsleistungen an den Abschluß von Qualitätsentwicklungsveeinbaungen geknüpft. Auf de Bundestagung de Abeitsgemeinschaft Heim- und Heilpädagogik vom 16. bis in Wüzbug fodete de Vetete des Bayeischen Ministeiums fü Abeit und Gesundheit von den Jugendhilfeeinichtungen: Kostenbewußtsein; Zieloientieung und Zielkontolle; Beeitschaft, bestehende Instumente und Methoden eine Revision zu unteziehen; Beeitschaft zu Selbstevaluation. Angesichts eine gegensätzlichen Entwicklung de Aufwendungen fü stationäe Jugendhilfe eineseits und den vefügbaen Mitteln bei Bund, Länden und Gemeinden andeeseits stellte He D. Reinhad Wabnitz vom Bundesministeium fü Familie, Senioen, Fauen und Jugend fest:... daß vestäkt daübe nachgedacht weden muß, wie auch bei sinkenden öffentlichen Mitteln die Qualität de Kinde- und Jugendhilfe ehalten weden kann. Wi sind gezwungen, übe Effizienzsteigeungen in allen Felden de Kinde- und Jugendhilfe nachzudenken. Die Steigeung de Beteuungskosten beuht in de langfistigen Sicht auf eine Veteueung des Poduktionsfaktos Abeit, denn die Eziehungshilfe ist wie andee soziale Leistungen seh pesonalintensiv und läßt sich nu bedingt automatisieen. Beispielhaft sei genannt, daß sich in den vegangenen zehn Jahen die Poduktionszeit fü Kaftfahzeuge in etwa halbiet hat; ein Rationalisieungspotential, das de Jugendhilfe nicht in vegleichbaem Umfang zu Vefügung steht. Die vestäkte Inanspuchnahme teilstationäe und ambulante Beteuungsfomen ist Ausduck des Bemühens, mit diese Entwicklung Schitt zu halten. Sie entspicht jedoch vielfach nicht den Bedüfnissen de jungen Menschen und ihe Familien. Wenn sich auch mit de Entwicklung pozeßoientieten Qualitätsmanagements Vebesseungen de Witschaftlichkeit ezielen lassen, diente das Pojekt CJG-ISI zunächst de Pofessionalisieung. Pädagogische Hilfen sind eine komplexe Dienstleistung, deen Entstehen im Sinne des Auftages koodiniet und gestaltet weden muß. 8 1 R. Wabnitz: Feie Jugendhilfe aus de Sicht des Bundesjugendministeiums, in: Deutsche Caitasveband e.v. (Hsg.) (1998): Jugendwohl Zeitschift fü Kinde- und Jugendhilfe, 79. Jah, Heft 1, S. 11 f., Feibug im Beisgau

9 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Unte Wettbewebsbedingungen benötigt die Einichtungsleitung Infomationen übe Umfang und Inhalt de Leistungen und Kosten fü den Vegleich mit andeen Angeboten. Diese Tanspaenz emöglicht es den Mitabeite/- innen, ihe Einbindung in die Leistungspozesse de Einichtung päzise zu efassen. So ehöht sich das Bewußtsein fü die Abeitsinhalte sowie fü die Notwendigkeit, gemeinsame Wethaltungen zu fomulieen, Ziele abzuleiten und systematisch zu vefolgen. Die Anfodeungen an das Management soziale Oganisationen untescheiden sich in diese Hinsicht kaum von denjenigen de Ewebswitschaft. Hie wie dot haben sich Menschen, wenn auch mit veschiedenen Wetvostellungen, zusammengeschlossen, um gemeinsam Ziele zu eeichen. Dahe kann es nicht übeaschen, wenn in de kontoves gefühten öffentlichen Diskussion die Übenahme von Oganisationskonzepten und Standads, die im ewebswitschaftlichen Poduktionsund Dienstleistungssekto entwickelt wuden, imme stäke in den Vodegund ückt. Jugendhilfe baucht Management Das den Oganisationsnomen DIN EN ISO 9000 ff. zugundeliegende Modell fand dabei Eingang übe eine sozial-ewebswitschaftliche Schnittstelle. Einichtungen de Behindetenhilfe untehalten vielfach Poduktionswekstätten und beliefen goße Industieuntenehmen. Diese velangen eine Zetifizieung nach den DIN EN ISO 9000 ff. als Bedingung fü langfistige Liefekontakte. So sind die Poduktionsstätten gezwungen, ihe Abläufe zu dokumentieen und mit den Anfodeungen dieses intenational anekannten Nomensystems abzugleichen 1. Die Übetagung de DIN EN ISO 9000 ff. stößt jedoch in de Fachöffentlichkeit auf Vobehalte, von denen als wichtigste zu nennen sind: Im Mittelpunkt stehe nu scheinba die Diskussion um Leistungsvebesseungen, vielmeh seien Kosteneinspaungen und Stellenabbau beabsichtigt. De Einsatz ewebswitschaftliche Instumente negiee den Wetgehalt soziale Abeit. Die Übetagung des Modells scheitee nicht nu an Begifflichkeiten, sonden auch an den Bedingungen soziale Abeit: wede sei diese eine Dienstleistung, noch könnten die Nutze Kunden gleichgesetzt weden. Die Anwendung de Nomen fühe nicht zu eine Vebesseung de pädagogischen Abeit. Die Übetagung diene dem Wettbeweb, ohne daß die Jugendhilfe ein funktionieende Makt sein könne. Vobehalte gegen ISO 1 Einducksvoll sind die Egebnisse bei einem Besuch in den WZB Wekstätten fü Behindete de Lebenshilfe, Spiesen-Elvesbeg, aufgezeigt woden. 9

10 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Im Pojektvelauf konnten sich die Beteiligten davon übezeugen, daß die pozeßoientiete Anwendung de Nom auf Beteuungsleistungen die individuellen Bedingungen de Einichtungen beücksichtigt und die Ausschöpfung des keativen Potentials födet. Übe die Egebnisse des Pojektes CJG- ISI de Caitas-Jugendhilfe GmbH beichten die Beteiligten in den nachfolgenden Beitägen. Im Anschluß an die einleitende Dastellung des Pojektvelaufs esümieen die Mitabeite/-innen ihe Efahungen. Funktion und Aufgaben des Managements eläutet de Beitag zu zieloientieten Fühung. Im Anschluß an die Stellungnahme de intenen Auditoen bescheiben Leitungskäfte die Intensivieung de Qualitätsbestebungen mit Hilfe von Evaluationsvefahen. De Beitag Contolling und EDV als Steueungshilfen zeigt die witschaftlichen Bezüge auf, bevo die Schlußbetachtung den Komplex de Zetifizieung und die Einodnung des gewählten Modells in die Qualitätsdiskussion aufgeift. De Einichtungsvebund Caitas-Jugendhilfe GmbH Die Caitas-Jugendhilfe GmbH beteut in ihen sechs Einichtungen 646 junge Menschen in stationäen, teilstationäen und ambulanten Beteuungsfomen. Daübe hinaus beteibt sie vie Sondeschulen fü Eziehungshilfe mit insgesamt 280 Plätzen fü intene und extene Schüle und bietet Möglichkeiten zu beuflichen Bildung an. Die Gündung de Caitas-Jugendhilfe GmbH efolgte 1983 duch die Gesellschafte, Ezbistum Köln und Diözesan- Caitasveband fü das Ezbistum Köln e.v. Sie beschäftigt 430 Mitabeite/- innen 1. Hauptamtliche Geschäftsfühe ist He Diakon Egon F. J. Hilleband, dem die Leitungskäfte de Einichtungen, jeweils pädagogische und kaufmännische Leite, untestellt sind. De pädagogische Leite wid duch Beeichsleite untestützt, denen die Fühung de pädagogischen Mitabeite/- innen obliegt. Die Beeichsleite waen zuvo in de Funktion von Eziehungsleiten und Heimpsychologen tätig. In ihe pädagogischen Abeit vemitteln die Fachkäfte chistliche Wete als Ausduck des sozialkaitativen Sendungsauftages de katholischen Kiche. Ih Handeln ist Ausduck eines gemeinsamen Selbstveständnisses, das an Wüde und Wethaftigkeit des Menschen ausgeichtet und von Nächstenliebe gepägt ist. Zu Sicheung dieses Anspuchs in de täglichen Beteuungsabeit hat de Einichtungsvebund die Gundsätze, Ziele und Stuktu seines Managementsystems nach den Qualitätsmaßstäben de Leitungskäfte und Mitabeite/-innen weiteentwickelt und mit den Anfodeungen de Oganisationsnom DIN EN ISO in Übeeinstimmung gebacht. 1 Wete pe ; Mitabeite/-innen nach Vollstellen 10 2 Deutsches Institut fü Nomung (1994): DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme; Modell zu Qualitätssicheung/QM-Dalegung in Design, Entwicklung, Poduktion, Montage und Watung, Belin

11 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Tafel 1 De Einichtungsvebund de Caitas-Jugendhilfe GmbH 11

12 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Motivation/Zielsetzung Nach ihe Gündung konzentieten sich die Aktivitäten de Caitas-Jugendhilfe GmbH bis 1992 auf die Sanieung de Einichtungen. In de anschließenden Konsolidieungsphase entstand de Wunsch, die Abeit angemessen zu päsentieen und ihe Qualität heauszustellen. Zugleich stellte sich die Fage nach dem Anspuch und Selbstveständnis im Einichtungsvebund als Bezugsahmen fü die gemeinsame Tätigkeit. Die Diskussion thematisiete auch das Leitungs- und Fühungsveständnis. Den Anlaß bot eine Analyse de Mitabeitefluktuation fü den Zeitaum 1990 bis Die Egebnisse waen insgesamt unbefiedigend, sowohl nach fachlichen Bewetungsmaßstäben, die de Pesonalkontinuität in de Beziehungsabeit hohes Gewicht beimessen, als auch unte Kostenaspekten. Hiein bestand ein wesentliches Motiv, die Stuktuen de Aufbau- und Ablaufoganisation besse den Bedüfnissen de dain abeitenden Menschen anzupassen. Als wesentliche Voaussetzungen ekannten die Leitungskäfte angemessene Fühungsstuktuen mit übeschaubaen Leitungsspannen 1 sowie die Tanspaenz de Einichtungsleistungen als Gundlage fü sichee Infomation, effiziente Kommunikation und stäkee Identifikation. Qualitätsveständnis Die Sensibilisieung de Mitabeite/-innen in de Anfangsphase beeinflußt eheblich Wikung und Dynamik des Pojektvelaufs. Besondes födelich wiken sich eindeutige Pojektziele aus, wenn sie in de gebäuchlichen Ausducksweise fomuliet und auf allen Ebenen kommuniziet weden. Die Qualitätsdiskussion ist häufig duch die Suche nach vemeintlich vedeckten Absichten und die Nutzung fachfemde Begiffe belastet, deen Inhalte nu unzueichend bekannt sind. Hieduch können Ängste und Vobehalte ausgelöst weden. Die Leitungskäfte de Caitas-Jugendhilfe GmbH haben diesen Aspekten stets hohe Aufmeksamkeit geschenkt. Daübe hinaus ist das Qualitätsveständnis oft eingeengt, weil es mit pesönliche Fachlichkeit identifiziet und absolut gesetzt wid. Eine Diskussion um Qualität bedeutet dann zwangsläufig die Infagestellung de Fachlichkeit. Dagegen basiet Qualitätsmanagement nach den DIN EN ISO 9000 ff. auf einem elativen Qualitätsveständnis. 2 Nach diesem Modell ist Qualität die Gesamtheit von Mekmalen (und Mekmalsweten) eine Einheit bezüglich ihe Eignung, festgelegte und voausgesetzte Efodenisse zu efüllen. Tafel 2 Definition von Qualität Ewatungen efüllen Die Definition beinhaltet zum einen die Efüllung von festgelegten Anfodeungen, die duch eine Veknüpfung von Kundenewatungen, eigenen Standads und Zielsetzungen sowie gesetzlichen Vogaben entstehen; zum andeen muß Qualität duch eine Gesamtheit von Mekmalen (Eigenschaften) eine Dienstleistung eindeutig beschieben weden. 1 De Begiff Leitungsspanne bezeichnet die Anzahl von Mitabeite/-innen je Vogesetzten Deutsches Institut fü Nomung (1995): DIN EN ISO 8402 Qualitätsmanagement, Begiffe, Belin

13 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Die Inteessenpatne de Jugendhilfeeinichtung Inteessenpatne de Jugendhilfe Mitabeite/- innen Pesonensogebeechtigte junge Menschen Jugendämte Oganisation Absichten Ziele extene Helfe Täge Gesellschaft Tafel 3 Inteessenpatne Qualitätsmanagement bedeutet in diesem Veständnis den systematischen Abgleich de Absichten und Ziele eine Oganisation mit den Ewatungen und Fodeungen ihe Inteessenpatne. 1 Die Nom födet diesen Pozeß und odnet die Duchfühungsveantwotung de Leitung zu. Wede hinsichtlich de Koopeationsinhalte und Ziele noch in bezug auf die Auswahl und Bezeichnung von Inteessenpatnen tifft die Nom Festlegungen. Sie vepflichtet auch nicht, die jungen Menschen, Sogebeechtigten und Jugendämte als Kunden zu bezeichnen. Gleichwohl hat sich diese Begiff im Zuge de Pojektabeit in de Caitas-Jugendhilfe GmbH ebenso duchgesetzt wie die Auffassung de Beteuung als eine Dienstleistung. Anfängliche Vobehalte gegen die Begiffswahl veloen nach de Analyse intene Kunden-Liefeanten-Beziehungen, die die Kolleg(inn)en unteeinande gestalten, an Gewicht. 1 Claudia Dabne/Thomas Pawelleck (1997): Qualitätsmanagement in Sozialen Einichtungen am Beispiel de Jugendhilfe. Ein Leitfaden fü die Paxis, Feibug im Beisgau, S

14 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Pojektoganisation Die Einfühung von Qualitätsmanagement ist ein Oganisationsentwicklungspozeß, in dem die Beteiligten ihe bishe meh ode wenige fixieten Wetvostellungen, die Ziele und Abläufe analysieen, aufeinande abstimmen und dokumentieen. Die Caitas-Jugendhilfe GmbH hat das Vohaben aufgund seine hevoagenden Bedeutung und de umfassenden Aktivitäten als Pojekt konzipiet, das duch folgende Pinzipien gekennzeichnet ist. 1 Kundenoientieung Mitabeite/-innen als Innovationstäge Vebindlichkeit duch Dokumentation Pozeßoientieung Tafel 4 Gestaltungspinzipien des Qualitätsmanagements Mitabeite/-innen gewinnen Mit de Abeit in den Pojektteams hat die Leitung qualifiziete Mitabeite/- innen beauftagt, die sie in Einzelgespächen zu Teilnahme motiviete. Doch bestand auch die Möglichkeit, sich zu beweben. Mitabeite/-innen, die im Pojekt Infomationsaufgaben übenahmen und die Pojektegebnisse vemitteln sollten, konnten duch egänzende Schulungsmaßnahmen ih Oganisationsvemögen und ihe Kommunikationsfähigkeit ausbilden. Die nachfolgende Tafel veanschaulicht den Aufbau de Pojektoganisation. De Lenkungsausschuß bestimmte die Leitlinien des Pojektes und beauftagte den Pojektleite mit de Umsetzung seine Beschlüsse. De Pojektleite wude in seine Abeit von Pomotoen untestützt, die die Mitabeite/- innen in den Einichtungen infomieten und jeweils ein Pojektteam leiteten. Qualitätsmanagement entsteht auf allen Ebenen An den Sitzungen des Lenkungsausschusses nahmen neben dem hauptamtlichen Geschäftsfühe und den pädagogischen und kaufmännischen Leiten de Oganisationsbeate sowie einige Gäste teil. De Lenkungsausschuß taf seine Beschlüsse einstimmig. Die Beteiligten haben das Konsenspinzip im Hinblick auf die Bedeutung de dem Gemium obliegenden Aufgaben als zwingend efodelich angesehen: Fomulieung von Selbstveständnis und Qualitätspolitik, Ableitung de stategischen Ziele, Entscheidung übe die Egebnisse de Pojektteams, Schaffung de Gundlagen fü die Umsetzung de Egebnisse in den Einichtungen. 1 Dabne/Pawelleck (1997), S

15 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS Pojektteams Pojektoganisation Haus Miiam Haus St. Geeon St.-Josef-Stift Jugendhilfezentum St. Ansga St. Josefshaus Hemann-Josef-Haus Pomoto 1 Pomoto 2 Pomoto 3 Pomoto 4 Pomoto 5 Pomoto 6 Pomoto 7 Pomoto 8 Pomoto 9 Pomoto 10 Pomoto 11 Pomoto 12 (intene Auditoen) Pojektleite (Q-Leite) Coach (TQM-Beate) Lenkungsausschuß (CJG-Lenkungskonfeenz) Tafel 5 Pojektoganisation 15

16 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen De Pojektleite efüllte insbesondee folgende Aufgaben: Umsetzung de Beschlüsse des Lenkungsausschusses, Oganisation de Pojektaktivitäten, Aufbeeitung de Egebnisse, Infomation de Mitabeite/-innen. Um die notwendige Akzeptanz fü die Pojektegebnisse zu gewähleisten, besetzte de Lenkungsausschuß die Pojektteams paitätisch, so daß alle Einichtungen in den einzelnen Teams veteten waen. Zwei Pomotoen aus jede Einichtung übenahmen die Leitung de zwölf Pojektteams. An de Eabeitung des Qualitätsmanagement-Systems wikten insgesamt 90 Mitabeite/-innen mit. Vohandenes Wissen nutzen Die Abeit in einichtungs- und funktionsübegeifenden Pojektteams empfinden die Beteiligten als Beeicheung. Sie ehalten Gelegenheit, sich abeitsplatzbezogen zu qualifizieen und den Nutzen patneschaftlichen Lenens zu ekennen. Geade die Aktivieung des in de Oganisation vohandenen Wissens wid unte sich dynamisch veändenden Umweltbedingungen imme wichtige. Bei eine Umfage unte 90 deutschspachigen Fimen veschiedene Gößen und Banchen im Fühjah 1996 gaben meh als die Hälfte de Befagten an, ih Potential nu zu 20 bis 40 % zu nutzen 1. We dies veänden will, muß die Mitabeite/-innen an de Weiteentwicklung des Untenehmens beteiligen. Aufwand fü das Pojekt Ein extene Oganisationsbeate hat den Einichtungsvebund untestützt 2. Sein Einsatz fü das gesamte Pojekt umfaßte und 35 Tage. Die Beatung veusachte mithin nu einen Buchteil de gesamten Pojektkosten, die 2 % de im Pojektzeitaum angefallenen Pesonalkosten ausmachten. De Anteil je Mitabeite/-in entspicht dem Aufwand, de fü eine qualifiziete 2- bis 3-tägige extene Fotbildung bei geweblichen Anbieten angefallen wäe. Fü die Abeit in den Pojektteams hatte de Lenkungsausschuß 70 Abeitsstunden zuzüglich Fahzeiten einkalkuliet ein Zeitkontingent, das die Pojektteams übewiegend einhielten. 1 Süddeutsche Zeitung N. 2, 3./ Dipl.-Ing. Klaus Dolch, Dolch-Consulting, Im Fitzle 25, Nütingen 16

17 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Pozeßanalyse Die Pojektteams analysieen die Einichtungsaktivitäten pozeßbezogen. Das Ziel de Pojektteamabeit besteht dain, die in den Einichtungen angewandten Abeitshilfen, wie Checklisten, Fomulae und sonstige Regelungen, auf de Gundlage de Pozeßziele und des Kundennutzens zu optimieen. Hiefü weden die Einichtungspozesse in eine Übesicht zusammengestellt, die nach Hauptwetschöpfungspozessen, Leitungspozessen und untestützenden Pozessen gegliedet ist. Hauptwetschöpfungspozesse Konzeptentwicklung Bedafsemittlung Aufnahmevefahen Hilfeplanung Eziehungsplanung Tagesgestaltung Pädagogisch-theapeutische Sondemaßnahmen Kisenintevention Familienabeit Wechsel de Beteuungsfom Beendigung Beufliche Födeung Schulische Födeung Leitungspozesse Zielbildung QM-Pojekte Audits Fühungsichtlinien Untestützende Pozesse Fühen eines Guppenbuches Notfallegelung Pesonaleinstellung Pesonalvewaltung Finanzieung Instandhaltung Ökologische Leitfaden Küchenvesogung Lenkung de Dokumente Oganisation Kommunikation Tafel 6 Pozeßübesicht Die gewählte Vogehensweise gündet auf dem fü das Qualitätsmanagement wesentlichen Veständnis, wonach Podukte und Dienstleistungen duch Pozesse geschaffen weden. Im Pozeß setzt die Einichtung pesonelle und mateielle Ressoucen ein, um im Sinne ihes Auftages fü den Leistungsempfänge einen Nutzen zu ebingen ode eine Wetschöpfung zu ezielen. Bei de Analyse unteteilen die Pojektteams die Pozesse in Einzelschitte und dokumentieen diese gafisch wie vebal. Sie bestimmen die einzelnen Pozeßelemente, Beteiligte, Hilfsmittel und Egebnisse, und definieen die entscheidenden Kundenkontaktpunkte sowie die Vebindungsstellen zwischen den Oganisationseinheiten. In de nachfolgenden Tafel sind die Pozeßelemente dagestellt. 17

18 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Elemente des Pozesses Liefeant (inten/exten) Eigentüme (Veabeite/Owne) Kunde (inten/exten) Anstoß wann, we, wie Input, Gundlagen Stöung, Ändeung Pozeß womit, was, we, wie, mit wem Output, Egebnisse, Aufzeichnungen Koektu Visualisieung Bewetung, Kennzahlen Ziele 18 Tafel 7 Elemente des Pozesses; Quelle: Dolch Consulting

19 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 In de Pozeßanalyse abeiten die Pojektteams die Elemente duch Beantwotung de folgenden Fagen heaus. Ausgangspunkt: Übesicht de Pozesse We ist de Eigentüme de Pozesse? Was ist de sichee Anstoß des Pozesses? Was sind die Gundlagen (Input) des Pozesses? Wie wid de Pozeß abgewickelt? Mit wem? Was sind die Egebnisse (Output) des Pozesses? Wie ist das Vogehen bei Stöungen ode Ändeungen? Welche (Pozeß-)Ziele sind festgelegt? Wann und wie wid de Pozeß gemessen und bewetet? Wie weden Koektumaßnahmen festgelegt und übewacht? Tafel 8 Fagen zu Pozeßanalyse Das Qualitätsmanagement begeift den Pozeß als Regelkeis de Vebesseung. Die Pozeßgestaltung sieht den beständigen Abgleich de Egebnisse mit den Absichten und Zielen vo, ohne ausdücklichen Anstoß. Ein weitees wesentliches Kennzeichen ist die Fehlevemeidung. Potentielle Risiken und Stöfaktoen weden in die Analyse einbezogen und efodeliche Vokehungen beschieben. Das Management von Beschweden und Vebesseungspotentialen geift beide Aspekte auf und pägt mit de Zieloientieung, de egelmäßigen Oganisationsbewetung und de Pesonalentwicklung das Modell de DIN EN ISO Duch die Dokumentation de Abeitsabläufe anhand de Pozeßbescheibungen und Abeitshinweise ehält das Qualitätsmanagement-System schließlich die zu seine Aufechtehaltung notwendige Vebindlichkeit. Die Analyse und Stuktuieung de Einichtungspozesse nach dem identischen Muste vemag die komplexen Zusammenhänge aufzulösen. Daduch entsteht eine wesentlich bessee Tanspaenz. 1 Regelkeise sichen Dynamik 1 Dabne/Pawelleck (1997), S. 36 ff. 19

20 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Qualitätsmangement-Dokumentation In de Dokumentation spiegeln sich zwa die Fodeungen de DIN EN ISO 9001 wide, doch folgt ihe Gestaltung den Efodenissen de Einichtungen. Unte Nutzung de vohandenen Spieläume haben die Beteiligten Fom und Inhalt nach de Zweckmäßigkeit festgelegt. Die Qualitätsmanagement-Dokumentation de Caitas-Jugendhilfe GmbH ist in vie Ebenen untegliedet. Wähend das Qualitätsmanagement-Handbuch den Einichtungsvebund gegenübe Ditten epäsentiet, dienen Pozeßbescheibungen und Abeitshinweise zu Oientieung de Mitabeite/- innen und zu Sicheung de Alltagsoutinen. Mit Hilfe von Qualitätsnachweisen wid de Eziehungsvelauf beschieben. exten Jugendämte und sonstige Patne Qualitäts- management- Handbuch Aufbau de Qualitätsmanagement-Dokumentation inten alle Beeiche Pozeßbescheibungen alle Beeiche Handbuch de Pozesse Abeitshinweise Fomulae, Checklisten, Volagen etc. abeitsplatzbezogen Qualitätsnachweise Tafel 9 Aufbau de Qualitätsmanagement-Dokumentation Qualitäts- management- Handbuch In ihem Qualitätsmanagement-Handbuch dokumentiet die Caitas-Jugendhilfe GmbH ihe Qualitätspolitischen Gundsätze und stategischen Ziele, die Qualitätsvepflichtung de Leitung sowie die Leistungsmekmale ihe Abeit. Es soll den Innovationsgehalt und den Qualitätsanspuch des Einichtungsvebundes untesteichen und Extenen einen Einblick in die vielfältigen Beteuungsleistungen gewähen. 20

21 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Beispielhaft sind nachfolgend die Ausfühungen zu Eziehungsplanung wiedegegeben. Individualität bestimmt die Eziehungsplanung Auf de Gundlage de pädagogischen Wethaltung leitet das Beteueteam individuelle pädagogische Ziele im Rahmen de Eziehungsplanung fü unsee Kinde und Jugendlichen ab. Das Beteueteam bezieht die in den Hilfeplangespächen getoffenen Veeinbaungen und die vefügbaen familiäen Ressoucen in die Eziehung ein. Mit den jungen Menschen eöten die Beteue fü die Gestaltung de Alltagspozesse Teilziele und legen konkete Maßnahmen fest. Auf diese Weise ist die Vewiklichung de Konzepte gesichet. Intene Entwicklungsbeichte, die von den Beteuen egelmäßig estellt weden und aufeinande aufbauen, gewähleisten mit weiteen Dokumenten, wie Potokolle de Hilfeplangespäche, Eintagungen im Guppenbuch, Aufzeichnungen bei kisenhaften Entwicklungen und psychologische Stellungnahmen, eine kontinuieliche Fotscheibung des Eziehungsplanes. Im Eziehungsplanungsgespäch weden hiezu Ziele und Maßnahmen eflektiet, dokumentiet und auf ihe Wiksamkeit übepüft. Wi koodinieen die Handlungsansätze de am Pozeß beteiligten Beteuungseinheiten und planen den notwendigen Infomationsaustausch. So ist gesichet, daß mit de Eziehungsplanung, de schulischen Födeplanung, de beuflichen Ausbildungsplanung ode de Födeung im Kindegaten einheitliche Ziele vefolgt weden. Fü die Einbeziehung extene Helfesysteme weden Qualitätskiteien benannt. Die Auswahl efolgt gemeinsam mit den Beteiligten auf de Gundlage de beweteten Leistungspofile. Tafel 10 Auszug aus dem Qualitätsmanagement-Handbuch 1 Das Qualitätsmanagement-Handbuch de Caitas-Jugendhilfe GmbH ist banchenübegeifend auf goße Resonanz gestoßen und seit de Ducklegung im Juni 1997 meh als 300mal nachgefagt woden. 2 Pozeßbescheibungen und Abeitshinweise sind im Handbuch de Pozesse zusammengefaßt, das in jedem Abeitsbeeich des Einichtungsvebundes in de aktuellen Vesion vefügba ist. Pozeßbescheibungen stellen die Tätigkeiten übegeifend gafisch und vebal da. Dies ist nachfolgend anhand des Aufnahmevefahens illustiet. Handbuch de Pozesse 1 Qualitätsmanagement-Handbuch de Caitas-Jugendhilfe GmbH (1997), S Das Qualitätsmanagement-Handbuch kann gegen eine Schutzgebüh von 20, DM bei de Caitas-Jugendhilfe GmbH, Klostestaße 79, Köln, bezogen weden. 21

22 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Handbuch de Pozesse: Beispiel eines Pozeßablaufes Kontaktaufnahme 1 Aufnahmeanfage 2 Ist Aufnahme denkba? 3 Begündete Ablehnung und Beatung übe Altenativen 4 Anfodeung und Auswetung von Untelagen Ende Konzeptentwicklung Ende 8 Einholung weitee Infomationen ode Duchfühung und Auswetung des Pobewohnens 5 Ist Aufnahmeindikation gegeben? 6 Vostellungsgespäch 9 Ist Aufnahme möglich? 10 Bespechung de Aufnahmekonditionen mit dem JA 12 Nachfage nach Entscheidungsgünden 11 Ist Zustimmung de Familie efolgt? Ende 13Fallvostellung im Team und este Inteventionsplanung 14 Aufnahme und Aufnahmefomalitäten 7 Ist Kläung auseichend? Tagesgestaltung/Eziehungsplanung 22 Tafel 11 Aufnahmevefahen Flow-chat

23 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Pozeßschitte 1 Aufnahmeanfage E D BL M FD I Hilfsmittel Telefonat, Fax, Bief Egebnis Fomula Aufnahmeanfage, Datenehebung Handbuch de Pozesse: Beispiel eine Pozeßbescheibung 2 Ist Aufnahme denkba? BL FD Ausschlußkiteien, Belegungsliste, Anfagestand, Guppensituation, Ausbalancieung de Guppensituation, Mitabeitestand, konzeptionelle Planungen 3 Begündete Ablehnung und Beatung übe Altenativen BL HL FD Heimvezeichnis, Konzeptionsodne Fomula Aufnahmeanfage, ggf. Wateliste, Rücksendung ode Venichtung de Untelagen, ggf. schiftliche Absage 4 Anfodeung und Auswetung de Untelagen BL HL FD Untelagen, Rundlauffomula Einschätzung de Poblematik und de Ressoucen, Hypothesenbildung, Fomulieung offene Fagen 5 Ist Aufnahmeindikation gegeben? BL HL FD Stellungnahme de Fachdienste Empfehlung, Festlegung de Zuständigkeit Abküzungen: E D M I Entscheidung Duchfühung Mitwikung Infomation BL Beeichsleite/-in FD Fachdienst HL Pädagogische Leite MA Mitabeite/-in PSY Psycholog(e)/-in Tafel 12 Pozeßbescheibung Aufnahmevefahen 23

24 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen Leitfaden fü die pädagogische Tagesgestaltung Fomulae und Checklisten untestützen die Mitabeite/-innen in ihen abeitsplatzbezogenen Aufgaben. Neben stäke administativ gepägten Abeitshinweisen ehöhen einige Egebnisse de Pojektteams die Handlungssicheheit in de pädagogischen Alltagsabeit. Als ein zentales Instument hat die Caitas-Jugendhilfe Gesellschaft den Leitfaden fü die pädagogische Tagesgestaltung entwickelt. Dain sind fü die Teilpozesse im Tagesablauf mögliche pädagogische Zielsetzungen fomuliet, Handlungsansätze konketisiet und auf die gemeinsame pädagogische Wethaltung und chistliche Motivation zuückgefüht. De Leitfaden bietet den Mitabeiteinnen und Mitabeiten wichtige Oientieung zu Entwicklung und Umsetzung de Beteuungskonzepte. Meh Vebindlichkeit im methodischen Vogehen bedeutet, das eigene Handeln deutlich an dem pädagogischen Leitbild de Einichtung zu oientieen und die Kontakte zu den Beteuten inhaltlich fundiet und kontinuielich zu gestalten. Fü den Teilpozeß Mahlzeiten konketisiet de Leitfaden diese Aspekte wie folgt: Was? Pädagogische Zielsetzungen Wie? Pädagogische Handlungsansätze Waum? Pädagogische Wethaltungen Chistliche Hintegund Nahungsaufnahme Sättigung Atmosphäe Gemeinschaftsgefühl Zubeeitung Vo- und Nachbeeitung Sinnesschulung Kommunikation Beatung Anleitung Kontolle Helfen Beeitstellen de Mittel Konfontation Genzsetzungen Ritualisieung Anfangs- und Endsetzung Füsoge Ausduck fü Kultu/Ritual Achtung/Respekt vo Lebensmitteln Gesundheitsfüsoge Genußfähigkeit entwickeln Dank fü die Schöpfung Geechtes Teilen Gemeinschaft und Gastfeundschaft pflegen Festtage und Fastenzeiten bewußt machen Tafel 13 Leitfaden pädagogische Tagesgestaltung am Beispiel Mahlzeiten Qualitätsnachweise Vebindlichkeit bedeutet fü die Mitabeite/-innen auch, den Abeitsvelauf und die Egebnisse meh als zuvo in Qualitätsnachweisen zu dokumentieen. Um die Belastungen vetetba zu halten, muß die Leitung fü eine stetige Übepüfung de Dokumente und ihe Anpassung an die Abeitsefodenisse sogen. Hiefü bedient sich de Einichtungsvebund eines entspechenden Vebesseungsvefahens. 24

25 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Maßgeblich fü den Umfang de zu estellenden Qualitätsnachweise ist die Rückvefolgbakeit des Eziehungspozesses. Im Sinne eine kontinuielichen Beteuung muß sichegestellt sein, daß die aktuellen Eziehungsziele und de bisheige Beteuungsvelauf jedezeit de pädagogischen Akte zu entnehmen sind. So selbstveständlich eine sogsame Dokumentation und Aktenfühung auch im Inteesse de Beteuten liegt, so vielfältig sind die duch fehlendes Bewußtsein und die Last des Tagesgeschäfts begünstigten Schwächen. De folgende Dokumentations-Check veweist auf typische Schwachstellen. E dient den Mitabeiteinnen und Mitabeiten zu Selbstkontolle im eigenen Veantwotungsbeeich: Quick-Check zu Selbstkontolle im Umgang mit Qualitätsnachweisen Dokumentations- Check 1 Fü die von Ihnen beteuten Kinde und Jugendlichen kann ein sachveständige Ditte bei Einsicht in die pädagogische Guppenakte folgendes ekennen: den aktuell gültigen Eziehungsauftag die aktuell gültigen Zielsetzungen de Eziehungsplanung 2 Die efodelichen, ausgefüllten Fomulae (Qualitätsnachweise), wie Eziehungspläne, intene Hilfeplanpotokolle, sind vollständig ausgefüllt mit Datum vesehen duch den Vefasse untezeichnet 3 Die Qualitätsnachweise sind estellt unte Vewendung gültige Fomulae auf gelbem Papie im Oiginal (vohanden) nicht mit Tipp-Ex beabeitet 25

26 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen 4 Ih Abeitsbeeich vefügt übe ein aktuelles Handbuch de Pozesse, in dem de Revisionsstand vezeichnet ist die fü Ihe Einichtung gültige Anweisung fü den Umgang mit den Fomulaen keine vealteten Dokumente, weil diese venichtet sind 5 Die pädagogischen Akten sind so aufbewaht, daß ein Zugiff Ditte ausgeschlossen ist 6 Die Beteuungskonzepte und die Fotscheibungen sind sepaat dokumentiet jedezeit giffbeeit 7 Die Teampunkte aus den Guppenbüchen finden sich in den Teampotokollen wiede Tafel 14 Dokumentations-Check Einfühung des Qualitätsmanagement-Systems Mit de Inkaftsetzung duch die Einichtungsleitung weden sämtliche Mitabeite/-innen in das Qualitätsmanagement-System einbezogen, auch diejenigen, die an de Eabeitung de Gundlagen nicht mitgewikt haben. Im Hinblick daauf fanden intensive Schulungen statt, die mit eine zweitägigen Instuktionsveanstaltung fü jeweils zwölf Mitabeite/-innen aus den Einichtungen eöffnet wuden. Sie fungieten in ihen Einichtungen als Taine und haben die Pojektegebnisse gemeinsam mit den Leitungskäften vo Ot vemittelt. Zusätzlich haben intene Auditoen die Einfühung de Dokumentation in Qualitätsgespächen begleitet. Dies bot den bisheigen Pomotoen die esten Einsatzmöglichkeiten in de neuen Funktion. Nach fünf Monaten übepüften dann unabhängige Gutachte die Umsetzung des Qualitätsmanagement-Systems und seine Zweckmäßigkeit. 1 Die Ausstellung des Zetifikats makiete den Endpunkt des Pojektes. 1 DQS, Deutsche Gesellschaft zu Zetifizieung von Managementsystemen, August-Schanz-Staße 21, Fankfut am Main 26

27 Mit Qualitätsmanagement die Ressoucen... nutzen QS 18 Vom Qualitätsmanagement-Pojekt zum Qualitätsmanagement-System Die in Tafel 5 Pojektoganisation aufgefühten zusätzlichen Bezeichnungen veweisen auf die Oganisation des Qualitätsmanagements nach Abschluß des Pojektes CJG-ISI. Die Lenkungskonfeenz mit dem hauptamtlichen Geschäftsfühe und den pädagogischen und kaufmännischen Leiten de Einichtungen tagt quatalsweise auf de Gundlage eine stuktuieten Tagesodnung und sogfältig vobeeitete Beschlußvolagen. Nachdem anfänglich die Effizienz de Abeit duch fomale Aspekte eingeschänkt wa, findet das Gemium imme deutliche seine Funktion in de stategischen und zieloientieten Ausichtung de Caitas-Jugendhilfe GmbH. 1 Wie fü die übigen Ogane besteht eine Funktionsbescheibung. Damit die Abeit fü die Mitabeite/-innen tanspaent ist, weden die Beschlüsse des Gemiums in den Einichtungen veöffentlicht. Die Umsetzung de Pojektegebnisse und Aufechtehaltung des Systems ist in die Veantwotlichkeit des Geschäftsfühes und de Einichtungsleitungen gelegt. Die beiden Einichtungsleite sichen vo Ot die Umsetzung des Qualitätsmanagement-Systems, wobei eine als Qualitätsbeauftagte 2 de Einichtung die Hauptaufgabe übenimmt. Fü den Einichtungsvebund obliegt diese Funktion dem Geschäftsfühe. E wid hiebei duch den Qualitätsleite untestützt, de sich fü die Pflege und Weiteentwicklung des Qualitätsmanagement-Systems einsetzt. Ein Teil de Pomotoen hat mit de Einfühung des Qualitätsmanagements die Aufgabe de intenen Auditoen 3 übenommen. In egelmäßig stattfindenden Qualitätsgespächen übepüfen sie die Anwendung und den Nutzen de bestehenden Regelungen und aktivieen Vebesseungspotentiale. Qualitätsmanagement ist Leitungsaufgabe He Dipl.-Kfm. Thomas Pawelleck ist Qualitätsleite de Caitas-Jugendhilfe GmbH und kaufmännische Leite des Haus Miiam. Zum Auto 1 Jeweils zu Jahesbeginn findet egänzend eine 2- bis 3tägige Klausutagung statt, die von de Dipl.-Psychol. Regina von Dieme, Altenhainest. 12 a, Königstein/Taunus, modeiet wid. 2 Ein Mitglied de Leitung hat als Qualitätsbeauftagte die Aufgabe, ein Qualitätsmanagement-System in Übeeinstimmung mit de DIN EN ISO 9001 festzulegen, zu vewiklichen und aufechtzuehalten und einen Übeblick übe die Leistung des Systems als Gundlage fü dessen Vebesseung zu geben. 3 Siehe hiezu Kapitel Efahungen mit den intenen Audits. 27

28 Bilanz de Mitabeite/-innen Bilanz de Mitabeite/-innen Silke Benig, Makus Biewagen, Stefan Illgen, Hans-Josef Steinstäße Als wi bei Pojektbeginn den Begiff CJG-ISI höten, wußte kaum jemand etwas damit anzufangen. Recht schnell vebeitete sich in den esten Infomationsgespächen: Es hat etwas mit eine DIN-Nom zu tun und mit Qualität. Abeitsguppen wuden gebildet, Funktionen und Rollen zugewiesen. Zwölf Pojektteams eabeiteten Aufgabenbeeiche, wie Konzeptentwicklung, pädagogische Tagesgestaltung ode Oganisation. Die mit de Teamleitung beauftagten Pomotoen nutzten die ewobenen Kenntnisse und suchten nach einem Einstieg in die jeweilige Thematik. Wähend eineseits de Abeitsauftag zwa bestimmt abe fü die Mitgliede de Pojektteams imme noch unübesichtlich wa, so empfanden sie andeeseits übe die Veantwotlichkeit und die Möglichkeit de Mitwikung eine positive Veändeung. Abe auch Unsicheheiten waen spüba. Imme wenn man aus de feien Witschaft etwas von Veändeungen de Oganisation, von Nomen und Standads gehöt hatte, ging dies gleich mit Stellenabbau, Kontolle und Veeinheitlichung einhe. Einige befüchteten, zum gläsenen Mitabeite zu weden. Pojektteamabeit eweitet Pespektiven Auf die Fage, welche Vebesseungen das Qualitätsmanagement den Kolleginnen und Kollegen gebacht hat, nannten viele zuest die als Gewinn elebte Abeit in den Pojektteams. Die Zusammenabeit vemittelte Einblicke in die Oganisation und Abeitsweise andee Häuse. Sie sensibilisiete die Teilnehme und beeichete ihe Wahnehmung de eigenen Aufgaben und de Institution. Duch die Abeit in den Pojektteams efuhen sie, daß ih Fachwissen zu Entwicklung des Qualitätsmanagement-Systems wichtig ist. Neben eine Weitequalifizieung duch die Auseinandesetzung mit dem Thema selbst hoben die Kolleg(inn)en hevo, daß sie sich in ihe Fachlichkeit enstgenommen fühlten. Die an den Teams Unbeteiligten hatten einen goßen Teil de Aufgaben von Pojektteilnehmen fü einen längeen Zeitaum mitgeleistet. Alle standen vo de Umsetzung de teilweise echt mühsam eabeiteten Egebnisse. Um die Kluft zwischen den Kolleg(inn)en, die bishe noch unefahen waen, und den Mitglieden de Pojektteams zu veingen, ichteten einige Einichtungen sogenannte ISI-Cafés ein. Dot hatten alle die Möglichkeit, den gleichen Infomationsstand zu ezielen. Endlich wuden die neuen Fomulae feigegeben. De Umgang mit ihnen wa zunächst femd und ungewohnt. Sowohl de zeitliche Umfang als auch de Abeitsaufwand fü das Ausfüllen de Fomulae scheckte est ab. 28

29 Bilanz de Mitabeite/-innen QS 18 Spontan entwickelten sich Bedenken und Fagen: Habe ich die Zeit, mi den Inhalt de Handbüche zu veinnelichen? Ist die Vielzahl von Fomulaen notwendig? Lohnt sich de höhee administative Aufwand? Welchen Stellenwet hat meine Abeit mit den Kinden und Jugendlichen vo Ot? Vieles mußte noch fü die stete Umsetzung de Egebnisse oganisiet weden. Als dann abe die beiden extenen Gutachte im Anschluß an die esten intenen Audits das Qualitätsmanagement-System bestätigten, wa dies ein wüdige Anlaß fü eine goße vebundweite Feie. Die Einfühung von Qualitätsmanagement in den Einichtungen de Caitas-Jugendhilfe GmbH efüllt wesentliche Fodeungen zu Vebesseung de pädagogischen Abeit und de Abeitszufiedenheit, die von unsee Seite zuvo imme wiede in Gespächen und Konfeenzen thematisiet woden sind: Fodeungen de Mitabeite/-innen bessee Systematik de pädagogischen Handlungsabläufe, meh Tanspaenz de Einichtungsstuktuen und de intenen Entscheidungsabläufe, bessee Nutzung de Mitabeiteessoucen in den Einichtungen. In de Umsetzungs- und Anwendungsphase betonen die Kolleg(inn)en, daß das Qualitätsmanagement dazu befähigt, den Wet de eigenen Abeit besse zu ekennen und die pädagogische Abeit qualifiziet dazustellen. Als Abeitseleichteung wid die Festscheibung von Mindeststandads ekannt. Die Auswikungen zeigen sich in vielen Beeichen. Das eicht von stuktuiete und effiziente Teamabeit übe eine Neugliedeung des Guppenbuchs, woduch de Infomationsfluß gesichet und die Daten leichte abufba sind. Viele Teams haben in den vegangenen Monaten die Qualität ihe pädagogischen Beteuung hintefagt, analysiet und eine neuen Bewetung untezogen. Die Beteue eflektieen Alltagssituationen und nutzen hiefü den Leitfaden pädagogische Tagesgestaltung. Ausgehend von den gemeinsamen Wethaltungen teffen die Teams Festlegungen fü die Handlungsansätze im Tagesablauf, in de Eziehungsplanung ode de Hilfeplanung. Diese Standads veeinfachen insbesondee auch neuen Kolleg(inn)en den Einstieg in die Abeit. Als goße Voteil gelten auch eindeutige Zuständigkeiten und Kompetenzen sowie die klae pesönliche Veantwotung fü die eigene Abeit mit den Kinden und Jugendlichen. 29 Lösungen fü bekannte Pobleme Pädagogische Abeit vebesset

30 Bilanz de Mitabeite/-innen Paxisgeechte Dokumentation Die umfangeiche Dokumentation im Qualitätsmanagement-System beuteilen wi abwatend. Eineseits steiget sie die Vebindlichkeit pädagogische Planungspozesse und gewähleistet ein zielgeichtetees Vogehen sowie das Nachvollziehen de pädagogischen Abeit. Andeeseits hat die Veschiftlichung sowie die Zuodnung de zahleichen Dokumente besondes in de Einfühungsphase zum Teil deutliche Mehbelastungen in den Abeitsbeeichen veusacht. Es wid eine wichtige Aufgabe bleiben, die Dokumentation eine ständigen Kontolle zu unteziehen und den Nutzen de Abeitshinweise im Alltag zu übepüfen. Die Mitabeite/-innen nutzen hiefü ege das Instument de Vebesseungsvoschläge. Auf Daue sollten sich eine Reduzieung auf das Wesentliche und eine Annäheung an die pädagogischen Kenpozesse egeben. Zusammenfassend ist festzustellen, daß die Kolleg(inn)en das Qualitätsmanagement als Abeitshilfe umsetzen und selbstbewußt nutzen. Ebenso selbstbewußt und kitisch vefolgen sie die weitee Entwicklung de Thematik. Duch ihe Vetautheit und ihe Efahungen im Abeitsbeeich Heimeziehung wissen sie: Qualitätsmanagement alleine sichet die Belegung de Einichtung nicht, und ein Qualitätsanspuch an die pädagogische Abeit bestand auch zuvo. Die zunehmend positive Resonanz auf das Besteben, in de Heimeziehung mit neuen Methoden den veändeten Anfodeungen zu begegnen, bestäkt jedoch in de Fotfühung des bisheigen Weges. Qualitätsmanagement lebt von de Weiteentwicklung. Dazu baucht es Mitabeite/-innen, die beeit sind, beständig ih fachliches Handeln zu eflektieen und an den Bedüfnissen de Kunden auszuichten. Die Motivation fü den Pozeß aufechtzuehalten, ist gleichemaßen bedeutsam, wie neue Kolleg(inn)en fü die weitee Gestaltung des bestehenden Qualitätsmanagements zu gewinnen. Zu Autoin Zu den Autoen Fau Silke Benig ist Guppeneziehein in eine Lebensguppe fü Jugendliche im Haus Miiam, Köln. He Dipl.-Sozialpädagoge Makus Biewagen ist Beeichsleite im St. Josefshaus, Eckenhagen. He Stefan Illgen ist Guppenleite eine Außenwohnguppe fü Jugendliche in de Veselbständigung im Haus St. Geeon, Begheim. 30 He Hans-Josef-Steinstäße ist zuständig fü die Ambulante Sozialpädagogische Einzelfallhilfe im Jugendhilfezentum St. Ansga, Hennef.

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