Arbeitskreise 3./4. März Februar Mai Anlagenbuchhaltung

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1 Neues Kommunales Haushalts- und Rechnungswesen Mecklenburg-Vorpommern Arbeitskreise 3./4. März Februar Mai 2010 Anlagenbuchhaltung Referent Dipl.-Kfm. Heinz Deisenroth Wirtschaftsprüfer / Steuerberater

2 Inhalt Wesen der Anlagenbuchhaltung Aufbau der Anlagenbuchhaltung Allgemeine Anforderungen an eine Anlagenbuchhaltung Organisatorische Eingliederung der Anlagenbuchhaltung Personelle Besetzung 1

3 ist eine Nebenbuchhaltung Prüfung durch die Anwender Freigabe durch den Bürgermeister gleichen Anforderungen wie an die Hauptbuchhaltung Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Führung der Anlagenbuchhaltung beachten Wesen 26 Abs. 4 GemHVO-Doppik (Buchführung) Buchung nach zeitlicher Ordnung im Journal Buchung nach sachlicher Ordnung auf Sachkonten Monatliche Übernahme der Ergebnisse in die Finanzbuchhaltung Bürgermeister bestimmt, welche Nebenbuchhaltungen geführt werden 2

4 Allgemeine Anforderungen 26 Abs. 6 GemHVO-Doppik Zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorfälle, die eine Veränderung des Anlagevermögens bedingen, damit die tatsächliche Vermögenslage unter Beachtung der GoB in einer angemessenen Zeit erkennbar ist. 26 Abs. 1 GemHVO-Doppik Sachverständige Dritte (Mitarbeiter des Rechnungshofes, von Rechnungsprüfungsämtern, Bilanzbuchhalter, Wirtschaftsprüfer, Steuerprüfer) müssen sich in Anlagenbuchhaltung zurechtfinden können. Überblick muss anhand der Anlagenbuchhaltung und der Belege überwiegend ohne weitere Auskünfte zügig gewonnen werden können. 3

5 Allgemeine Anforderungen 26 Abs. 3 GemHVO-Doppik Die Anlagenbuchhaltung muss Auswertungen zulassen nach der Haushaltsgliederung und nach dem Produktrahmenplan (Zuordnung von Kontennummernkreisen bzw. durch Erfassung von Kostenträgern und Kostenstellen) der sachlichen Ordnung (Zuordnung der Vermögensgegenstände zu einzelnen Sachkonten) der zeitlichen Ordnung (zeitnahe und vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle nach der zeitlichen Entstehung und Nachweis im Grundbuch). 4

6 Allgemeine Anforderungen 26 Abs. 6 GemHVO-Doppik Lückenlose Führung der Aufzeichnungen in der Anlagenbuchhaltung (Nachweis des gesamten Anlagevermögens). Eintragungen in der Anlagenbuchhaltung müssen nicht täglich erfolgen (jedoch mindestens monatlich). Sofern Abkürzungen, Schlüssel u. ä. verwendet werden, müssen Schlüsselverzeichnisse u. ä. über deren eindeutige Bedeutung vorliegen. 26 Abs. 7 GemHVO-Doppik Eintragungen dürfen nicht mehr in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. 26 Abs. 8 GemHVO-Doppik Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen. 5

7 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Nachweis und Fortschreibung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens dem Grunde nach (mengenmäßiger Bestandsnachweis) der Höhe nach (wertmäßiger Bestandsnachweis) Nachweis der immateriellen Vermögensgegenstände Sachanlagen Finanzanlagen ggf. der aktivierten Kosten für die Ingangsetzung und Erweiterung der Verwaltung Erstellung der Anlagenübersicht (Muster) Nachweis der Investitionen je Teilhaushalt / Produkt Bereitstellung der Abschreibungen und Zuschreibungen je Teilergebnisrechnung (je Produkt) Bereitstellung von Daten für die Planung Bereitstellung von Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung 6

8 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Differenzierte Darstellung der Anlagenzugänge Differenzierte Fortschreibung der Anschaffungs- / Herstellungskosten in den Perioden nach der erstmaligen Erfassung Nachaktivierungen Zuschreibungen aufgrund einer steuerlichen Außenprüfung Anschaffungs- oder Herstellungskostenminderungen Teilabgänge / Totalabgänge Nachweis der kumulierten Anschaffungs- oder Herstellungskosten zum Ende des Haushaltsjahres Erfassung der Abschreibungsdauer je Vermögensgegenstand Verteilung der Anschaffungs- / Herstellungskosten über die Abschreibungsdauer eines Vermögensgegenstandes 7

9 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Differenzierte Darstellung der planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen des Haushaltsjahres je Vermögensgegenstand Differenzierte Fortschreibung der planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen in den Perioden während der Nutzungsdauer eines Vermögensgegenstandes Zuschreibungen aufgrund einer steuerlichen Außenprüfung Zuschreibungen als Wertaufholung nach dem Wegfall der Gründe für eine außerplanmäßige Abschreibung Abgang von kumulierten Abschreibungen aufgrund von Teilabgängen / Totalabgängen Nachweis der kumulierten planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen (in der Summe und getrennt) zum Ende des Haushaltsjahres 8

10 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Zusätzliche Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Nachweis der Buchverluste und Buchgewinne bei Anlageabgängen Bereitstellung von Daten für ein Anlagenmanagement (Immobilien-, Straßenmanagement) Bereitstellung von Daten für den Abschluss von Versicherungen (u. a. Sach- und Haftpflichtversicherung) Nachweis des Versicherungsschutzes und der Versicherungswerte Bereitstellung von Daten für die Planung Bereitstellung von Daten für die Kosten und Leistungsrechnung auf der Grundlage historischer Anschaffungs- oder Herstellungskosten 9

11 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Zusätzliche Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Ermittlung von Wiederbeschaffungswerten und von Abschreibungen auf der Grundlage von Wiederbeschaffungswerten für die Entgeltskalkulation Nachweis von Grundstücksverträgen (Miet- und Pachtverträge, Belastungen auf eigenen Grundstücken und Rechte an fremden Grundstücken) Bereitstellung von Daten für die Beitragsveranlagung und für die Anforderung von Kostenerstattungen Bereitstellung von Daten für die Erstellung von Verwendungsnachweisen Bereitstellung von Daten für die steuerliche Gewinnermittlung der Betriebe gewerblicher Art 10

12 Organisatorische Eingliederung Keine Vorgaben durch den Landesgesetzgeber Der Bürgermeister bestimmt, welche Nebenbuchhaltungen geführt werden ( 26 Abs. 4 GemHVO-Doppik) In einer Dienstanweisung hat der Bürgermeister die Aufbau- und Ablauforganisation zu regeln ( 28 Abs. 2 GemHVO-Doppik) 11

13 Mögliche Organisationsformen Organisatorische Eingliederung Dezentrale Anlagenbuchhaltung in den einzelnen Organisationseinheiten, die die Investitionen durchführen - Nachteile: Hohe Schulungskosten aufgrund der Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter Hohe Fehlerquote, da Mitarbeiter nur nebenher mit der Anlagenbuchhaltung betraut sind Hohe Aufwendungen zur Sicherung einheitlicher Verfahrensweisen und einer einheitlichen Qualität Gefahr der nicht exakten Zuordnung der Auszahlungen zu den einzelnen Investitionen - Vorteile: Kurze Wege bei der Abstimmung der Investitionsauszahlungen 12

14 Organisatorische Eingliederung Mögliche Organisationsformen Zentrale Anlagenbuchhaltung - Nachteile: Höherer Aufwand bei der Abstimmung der Investitionsauszahlungen - Vorteile: Geringere Schulungskosten aufgrund der Spezialisierung einzelner Mitarbeiter Minimierung der Fehlerquote durch die Spezialisierung der Mitarbeiter Sicherung einheitlicher Verfahrensweisen und einer einheitlichen Qualität Vier-Augen-Prinzip durch Kontrolle der auf eine Investition gebuchten Auszahlungen 13

15 Personelle Besetzung Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter bei zentraler Anlagenbuchhaltung Abhängig von den Aufgaben, die der Anlagenbuchhaltung übertragen werden Grundvoraussetzung: - Teamfähigkeit, da zentrale Abteilung - Fundierte Kenntnisse in der doppischen Bilanzierung und Bewertung von Vermögensgegenständen - Fundierte Kenntnisse in der Haushaltsbewirtschaftung - Fundierte Kenntnisse in der Erstellung eines doppischen Jahresabschlusses 14

16 Personelle Besetzung Zusatzkenntnisse: Nachweis der Verwendung von Fördermitteln Grundkenntnisse in der Beitragsveranlagung Grundkenntnisse im Vergaberecht Technische Grundkenntnisse Grundkenntnisse GIS Grundkenntnisse im Steuerrecht Erfahrungen Immobilienmanagement Erfahrungen Straßenmanagement 15