IMA Solutions: Input Management Automation

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1 IMA Solutions: Input Management Automation

2 IMA Solutions: Input Management Automation Inhalt Einführung 3 Ihre Perspektiven mit Swiss Post Solutions 4 Unser IMA Lösungs-Portfolio 6 Der Erfassungsprozess 7 Komplementäre Lösungen und Services 8 IMA Anwendungsszenarien 10 Ihre Vorteile 11 2 l IMA Solutions: Input Management Automation

3 Für die effiziente Erfassung von Dokumenten bietet Swiss Post Solutions mit Input Management Automation (IMA) eine multimandantenfähige Plattform und anwendungsspezifische Lösungen, die qualitätsgesicherte Dokumenteninhalte schnell und zuverlässig elektronisch bereitstellen. Bevor Ihnen der Papierstapel über den Kopf wächst: Die manuelle Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung papierbasierter Informationen können sich Unternehmen heutzutage aus verschiedenen Gründen kaum mehr leisten. Physische Archive und Ordnerablagen sind teuer und risikobehaftet, weil Papier viel Platz einnimmt, Informationen schwer zugänglich sind und die Gefahr besteht, dass Dokumente verloren gehen oder zerstört werden. Ihre Kunden tolerieren jedoch weder Verzögerungen noch Fehler. Sie erwarten die schnelle Erledigung ihrer Anfragen oder Aufträge und eine konstant hohe Servicequalität natürlich zu minimalen Preisen. So können zeitaufwändige und fehlerbehaftete papierbasierte Vorgänge und die damit verbundenen hohen Prozesskosten für Unternehmen schnell geschäftskritisch werden. Input Management Automation (IMA) von Swiss Post Solutions Durchgängig elektronische Informations- und Dokumentenprozesse sind die zentrale Voraussetzung für effiziente und erfolgreiche Geschäftsabläufe. Die professionellen Erfassungslösungen von Swiss Post Solutions legen hierfür den Grundstein: Mit Input Management Automation (IMA) erfassen Sie beliebige Dokumente ebenso effizient wie kostensparend von klar strukturierten Formularen bis zu Freiformdokumenten. IMA vereint höchste Verarbeitungsgeschwindigkeit und Qualitätssicherung, damit geschäftsrelevante Dokumenteninhalte schnell und zuverlässig elektronisch bereitstehen. Durch die einheitliche Erfassung von Papierunterlagen, s und elektronischen Dokumenten schaffen Sie eine homogene Informationslandschaft. Die Integration mit Fachanwendungen, ERP-, DMS- und Archiv-Systemen sorgt für nahtlose Geschäftsprozesse. Elektronische Dokumente s & Anhänge Digitalisieren B U S I N E S S L O G I K Erkennen Verarbeiten Export & Integration Optimieren Klassifizieren Extrahieren Validieren ERP-System Papierunterlagen Fachanwendungen DMS/Archiv IMA Solutions: Input Management Automation l 3

4 Ihre Perspektiven mit Swiss Post Solutions Lösungen, die zu Ihnen passen Wir stellen Ihnen Anwendungen bereit, die Sie im Spannungsfeld zwischen Verarbeitungsgeschwindigkeit und Datenqualität Ihren Bedürfnissen entsprechend unterstützen. Unsere leistungs- und mandantenfähige IMA Plattform bietet Ihnen dabei in jeder Hinsicht hohe Flexibilität für die Steuerung hoch komplexer Erfassungsprozesse, die Verarbeitung kleiner und grosser Dokumentenmengen mit punktuellen Spitzenlasten und für den effizienten Betrieb massgeschneiderter Anwendungen für unterschiedliche Mandanten und Dokumententypen. Datenqualität Verarbeitungsgeschwindigkeit Flexibilität 4 l IMA Solutions: Input Management Automation

5 Bewährte Technologie Zahlreiche mittelständische Betriebe, Grosskonzerne und Dienstleister im dokumentennahen Umfeld setzen seit vielen Jahren auf unsere Lösungen für die Erfassung und elektronische Verarbeitung von Geschäftsinformationen. Insbesondere Unternehmen, die hohem Zeit- und Kostendruck ausgesetzt sind und die Einhaltung fordernder Service Level Agreements (SLA) sicherstellen müssen, unterstützen wir mit Input Management Automation (IMA). Das IMA Portfolio umfasst schlanke, schlüsselfertige Anwendungen für die Digitalisierung und Indexierung von Dokumenten genauso wie massgeschneiderte Lösungen für komplexe Aufgabenstellungen, die hohe Anforderungen an die Erkennungstechnologie, Business Logik und Qualitätssicherung stellen. Innovationskraft Durch die Nähe zu Hochschulen und die kontinuierliche Interaktion mit Experten für technologische, fach- und branchenspezifische Anforderungen sind wir in der Lage, Trends frühzeitig zu erkennen. Unser erfahrenes Entwicklungsteam veredelt die bewährte Basistechnologie von Swiss Post Solutions mit modernsten Methoden und Verfahren und liefert damit die Antworten auf aktuelle Fragestellungen und Herausforderungen. Nähe zu unseren Kunden Beratung, Integration und flächendeckenden Support erhalten Sie bei Swiss Post Solutions aus einer Hand. So stellen wir sicher, dass jeder Auftrag im Einklang mit Ihren Anforderungen realisiert und über sämtliche Projektphasen hinweg professionell begleitet wird. Nachhaltigkeit Die IMA Lösungen von Swiss Post Solutions basieren auf internationalen Standards und Technologien. Die Entwicklung profitiert sowohl von der nachhaltigen Mitarbeiterführung als auch von den langfristigen und anspruchsvollen Kundenbeziehungen. Die offene Architektur unserer Lösungen vereinfacht die Integration in bestehende IT-Strukturen und Drittsysteme. Dies sichert Ihnen den langfristigen Schutz der getätigten Investition. Das umfassende Know-how des SPS Teams und die Flexibilität der Erfassungslösung waren ausschlaggebend für die Entscheidung für Swiss Post Solutions. Franco Pedraita & Sara Corradin, Projektleiter Banca Popolare di Sondrio (SUISSE) Starke Partner Unsere Lösungen für das Input- und Dokumentenmanagement entwickeln wir in enger Kooperation mit den marktführenden Hardware- und Softwareherstellern. Sie profitieren von einem technisch, kommerziell und organisatorisch perfekt eingespielten Team, das für die reibungslose Bereitstellung unserer Lösungen sorgt. Die geringe Fehlerquote der Gesamtlösung von Swiss Post Solutions für die elektronische Erfassung sorgt bei uns für eine reibungslose, schnelle und somit effiziente Abwicklung. Victor Castro, Geschäftsführer azh GmbH IMA Solutions: Input Management Automation l 5

6 Unser IMA Lösungs-Portfolio Swiss Post Solutions bietet mit Input Management Automation (IMA) eine multimandantenfähige Plattform und anwendungsspezifische Lösungen, welche den gesamten Erfassungsprozess automatisieren von der Digitalisierung der Dokumente über die Erkennung, Extraktion und Prüfung der Inhalte bis zum Export der Dokumentenimages und Eigenschaftswerte. Sie realisieren durchgängig standardisierte Verarbeitungsabläufe, minimieren Ihre Durchlaufzeiten und Prozesskosten und sorgen für eine stabil hohe Datenqualität. Typische Einsatzfelder Die IMA Lösungen von Swiss Post Solutions kommen branchenübergreifend für die Verarbeitung unterschiedlichster Dokumententypen zum Einsatz. Wir bieten Anwendungen für klar strukturierte Formulare wie sie beispielsweise in Versicherungen oder der öffentlichen Verwaltung vorkommen, verarbeiten branchen- und fachspezifische Belegarten wie Arztrezepte und Zahlungsbelege genauso wie individuelle Schreiben mit gänzlich unstrukturierten Inhalten aus der Eingangspost. Unsere vorkonfigurierten Lösungen für bestimmte Anwendungsfälle beinhalten die dafür geeigneten Funktionsmodule, unter anderem für die Imagebearbeitung, die Datenerkennung und Dokumentenklassifikation sowie einen standardisierten Verarbeitungsablauf auf Basis eines Templates. Sie erfüllen die allgemeinen und typischen Anforderungen eines Verarbeitungsprozesses und bieten Ihnen Raum und Werkzeuge für die Anpassung an Ihre konkreten Bedürfnisse. Digitalisierung Erkennung & Klassifizierung Extraktion & Indizierung Qualitätssicherung Export & Integration Eingangspost Akten und Korrespondenz Formulare Rechnungen Beleghafter Zahlungsverkehr Bestandsakten Ihr spezifischer Anwendungsfall... 6 l IMA Solutions: Input Management Automation

7 Die Kernkomponenten im Erfassungsprozess Digitalisierung Über die Scanstation von Swiss Post Solutions lassen sich alle handelsüblichen Industrie-Scanner auf Basis von Twain- oder ISIS-Treibern an die IMA Lösungen anbinden. Oder Sie nutzen unsere SLAM 24 Hochleistungs-Scanner, bei Bedarf mit bis zu 21 Fächern für die Sortierung der Originalbelege. Imagebearbeitung Die automatisierte Anpassung von Dokumentenimages ist Teil der Qualitätssicherung und unterstützt die reibungslose Verarbeitung auch bei suboptimalem Belegmaterial. IMA stellt hierfür zahlreiche Funktionen (Drehen, etc.) und Filtermethoden (Kontraste, Linien, etc.) bereit. Erkennung Input Management Automation (IMA) bietet Erkennungsmethoden für: Maschinen- und Handschrift (OCR/ICR) Felder (Formulare) und Volltext (Freiform-Dokumente) Einfache Textmuster mit oder ohne Führungstext 1D- und 2D-Barcodes Farbmarkierungen und Eingangsstempel Klassifizierung Für die Bestimmung des Belegtyps nutzt IMA die Ergebnisse aus dem angewendeten Erkennungsverfahren oder spezifische Klassifizierungsmethoden: Layoutanalyse und ein Abgleich mit Referenzlayouts, statische Textanalyse und ein Abgleich mit Referenztexten oder regelbasierte Textanalyse, also die Analyse und Zusammensetzung von Textkomponenten "verraten" die Dokumentenklasse, um den richtigen Verarbeitungsprozess anzustossen. Extraktion und Indizierung Die relevanten Inhalte eines Dokuments werden extrahiert und den definierten Indizes wie Betrag, Datum, Referenznummer, Name, Adresse, etc. zugeordnet. Qualitätssicherung Für die Plausibilitätsprüfung der extrahierten Daten nutzt IMA Standardnotationen für Eigenschaftswerte und die Validierung der Ergebnisse anhand aktueller Stammdaten. Benutzerfreundliche Dialog-Modi ermöglichen manuelle Eingriffe für stichprobenartige Prüfungen und/oder die regelbasierte Vorlage zur Korrektur. Export und Integration Daten und Dokumentenimages stehen schliesslich qualitätsgesichert als XML-Datei, TIF, JPG oder PDF zur weiteren Bearbeitung und/oder Ablage in den kundenspezifischen Geschäftsanwendungen wie Archiv-, DMS-, ERP-System und Fachanwendungen bereit. Monitoring Für die Produktionssteuerung, die fortlaufende Kontrolle und Optimierung der Dokumentenverarbeitung bietet IMA umfassende statistische Berichte, die zugleich eine verursachergerechte Abrechnung einzelner Prozesse, beispielsweise nach Belegen pro Kunde, unterstützen. IMA Solutions: Input Management Automation l 7

8 Ihr Bonus mit uns Rund um unsere IMA Plattform und Anwendungen bieten wir Ihnen eine Reihe komplementärer Services bis hin zu ganzheitlichen Lösungen, welche Dokumentenprozesse von der Digitalisierung und elektronischen Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung abbilden. Dabei unterstützt IMA dank offener Schnittstellen sowohl Modelle für den on-site Betrieb als auch die Nutzung von Software Services aus der Cloud. Benutzerfreundliche Konfiguration Die Konfigurationssuite erlaubt Ihnen, IMA Anwendungen anzupassen oder Verarbeitungsprozesse für neue Mandanten einzurichten. Dabei können Sie beispielsweise Erkennungsverfahren, Extraktionsregeln, Indexschemata, Validierungslogik, die Ausprägung der manuellen Bearbeitungsschritte und Dokumentenklassen definieren. Beratung und Projekte In komplexen Erfassungsprozessen steckt in der Regel erhebliches Optimierungspotenzial. Es lohnt sich daher, Geschäftsabläufe genau unter die Lupe zu nehmen und die wesentlichen Aspekte eines Verarbeitungsprozesses exakt abzubilden. In enger Zusammenarbeit mit den Kunden übernimmt Swiss Post Solutions Geschäftsprozessanalyse, Anwendungsdesign, Implementierung und Integration der IMA Lösungen. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Projekterfahrung und dem umfassenden Verständnis für fachspezifische Anforderungen. High-speed Scanning Die optimale Abstimmung von Hard- und Software verursacht noch heute vielerorts grossen Aufwand und behindert damit die Geschäftsprozesse. Mit den SLAM 24 Hochleistungsscannern bietet Swiss Post Solutions Lösungen für die effiziente Digitalisierung von Papierdokumenten, die optimal auf das IMA Portfolio abgestimmt sind. Zudem ist auch die Anbindung an Drittsysteme sehr einfach möglich. Die Scansysteme überzeugen mit einer Verarbeitungsleistung von bis zu 950 Blatt pro Minute und liefern dabei eine hohe Imagequalität. Diverse Formate, von der Visitenkarte bis zu DIN A3, in unterschiedlichen Papierstärken lassen sich stapelweise und mit minimalem manuellem Aufwand verarbeiten. Die Scanjobs werden automatisch gesteuert, überwacht und verwaltet. Für die Sortierung der Originalbelege können die SLAM 24 Scanner mit bis zu 21 Sortierfächern ausgestattet werden. 8 l IMA Solutions: Input Management Automation

9 Document Lifecycle Management: Vom Input bis zur revisionssicheren Archivierung. Arbeitsplatz Scanning Desktop Client Web Client Mobile Client iphone, ipad, Blackberry Digitalisierung -Service Posteingang im DMS IMA Input Management Automation Erfassung von Papierdokumenten, Import von elektronischen Dokumenten ICS Intelligent Content Search Volltextsuche, Indexsuche und formatunabhängige Bündelung DMS Document Management System Bearbeitung, Verwaltung, unternehmensweite Nutzung IAR Intelligent Archiving & Retrieval Langzeitarchivierung, Index- und Volltextsuche, Online-Display Workflow Optional verfügbar Administration und Konfiguration Externe Erfassungs- Services Übernahmeservice für elektronische Dokumente (File-Server, DMS, etc.) Applikationen und Fachverfahren (z.b. ERP, etc.) Mit Intelligent Document Processing (IDP) stellt Swiss Post Solutions Anwendungen für die lebenslange Verwaltung allgemeiner, fach- und branchenspezifischer Dokumente bereit. Dazu haben wir alle erforderlichen Komponenten in eine Lösung verpackt, die Sie on-site installieren oder als gemieteten Cloud Service von uns beziehen können: Input Management Automation (IMA) sorgt hierbei für die effiziente Erfassung und Indizierung papierbasierter Dokumente. Über nahtlos aufeinander abgestimmte Schnittstellen werden die Daten zwischen IMA und dem Document Management System (DMS) ausgetauscht. Das DMS ist mit einem vielseitigen Funktionsspektrum für das effiziente und gesetzeskonforme Handling von Dokumenten ausgestattet. Komfortfunktionen wie die Integration in Microsoft Office und Outlook und intelligente Suchmöglichkeiten werden durch Rechtemanagement, Versionierung und Audit-Funktion optimal ergänzt. Durch das integrierte Archiv können die Dokumente am Ende Ihres Lebenszyklus vorschriftsgemäss archiviert werden. IMA Solutions: Input Management Automation l 9

10 Input Management Automation (IMA) von Swiss Post Solutions ermöglicht eine effiziente Digitalisierung und Erfassung von papierbasierten Informationen und legt damit den Grundstein für die Realisierung digitaler Dokumentenprozesse. Damit Sie Ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich optimieren können, bieten wir Ihnen offene Schnittstellen für die Integration in Folgesysteme. Zuverlässiges Dokumentenmanagement IMA sorgt nicht nur für maximale Effizienz bei der Erfassung, sondern zugleich für eine systematische Ablage von Dokumenten in den entsprechenden Geschäftsanwendungen. Die zuverlässige Extraktion und Bereitstellung von Inhalten und Eigenschaftswerten ist Basis für die automatisierte Weiterleitung von Dokumenten an den vorgesehenen Ablageort und für die (Volltext-)Indizierung. Letztere erlaubt flexible Suchen im DMS und stellt sicher, dass Anwender Informationen schnell und einfach finden. Wir unterstützen Sie bei der Einführung von fachspezifischen und unternehmensweiten Dokumenten Management Systemen - mit DMS- und Archiv- Lösungen von Swiss Post Solutions und durch deren Integration in Drittsysteme. Effiziente Abwicklung von Geschäftsfällen Wenn papierbasierte Informationen Grundlage für die Abwicklung zeitkritischer Geschäftsfälle sind, werden an die Erkennungstechnologie und Business Logik höchste Ansprüche gestellt, beispielsweise bei der Erfassung von Zahlungsbelegen, Eingangsrechnungen oder in Abrechnungszentren. Die Lösungen von Swiss Post Solutions bewähren sich in diesem Umfeld insbesondere dank zuverlässiger Erkennung, automatisierter Qualitätssicherung und komfortabler Benutzerinteraktion für manuelle Prüfungen. Hinzu kommen die flexiblen Möglichkeiten, Anwendungen optimal an Verarbeitungsprozesse anzupassen und in Fachanwendungen oder ERP- Systeme zu integrieren. Managed & Shared Services Swiss Post Solutions unterstützt Managed Services Provider (MSP) und Shared Services Center (SSC) aus unterschiedlichen Branchen und Fachbereichen bei der Bereitstellung innovativer Lösungen und Services rund um das Dokumentenmanagement. Das Angebot von Swiss Post Solutions erfüllt dabei nicht nur die fachlichen Anforderungen an eine Erfassungslösung, sondern zugleich die spezifischen Bedürfnisse von Dienstleistern. Die Mandantenfähigkeit unserer Erfassungsplattform mit strenger technischer und organisatorischer Datentrennung ist die zentrale Grundlage für Managed und Shared Services. Verarbeitungsprozesse lassen sich mit IMA kostenoptimiert steuern und verursachergerecht, beispielsweise nach Belegen pro Kunde, abrechnen. Monitoring und statistische Berichte ermöglichen zudem eine fortlaufende Prozessoptimierung. Die einfache Integration mit Drittsystemen unterstützt moderne hybride Modelle. So sind Hard- und Software für das Scanning und die Dokumentenerfassung oftmals beim Dienstleister installiert; elektronische Dokumente und Daten fliessen anschliessend in eine Anwendung aus der Cloud, in ein DMS-, ERP- oder Archiv-System, auf das der Kunde komfortabel und sicher zugreifen kann. 10 l IMA Solutions: Input Management Automation

11 Input Management Automation: Ihre Vorteile auf einen Blick Zeitgewinn Hohe Standardisierung und Automatisierung verkürzen die Durchlaufzeiten und steigern die Produktivität des gesamten Erfassungsprozesses. So werden einerseits Ressourcen in Form von Personal und finanziellen Mitteln freigestellt. Andererseits können Sie Ihre Geschäftsprozesse gut planen und Termine zur Zufriedenheit und langfristigen Bindung Ihrer Kunden fristgerecht einhalten. Qualitätsvorsprung Während manuelle Prozessen oft zu Falschablagen und Tippfehlern führen, sorgen IMA Lösungen mit intelligenten Erkennungs- und Klassifikationsmethoden für hervorragende Ergebnisse. Dank ausgefeilter Business Logik für die Qualitätssicherung und die komfortablen Möglichkeiten zur Benutzerinteraktion, sind Sie mit Swiss Post Solutions immer auf der sicheren Seite. Flexibilität Skalierbarkeit und Multimandantenfähigkeit der Systemarchitektur ermöglichen Ihnen, auf einer Erfassungsplattform unterschiedliche IMA Anwendungen zu konfigurieren und effizient zu betreiben für beliebige Dokumententypen und -volumina, von einigen Hundert Belegen bis zu mehreren Millionen Seiten pro Tag. Sie verfügen also über eine Infrastruktur, die Ihnen erlaubt, neue Anwendungsszenarien jederzeit schnell zu realisieren. Hohe Zukunftssicherheit Wir arbeiten mit Weitblick und weltweiten Technologiestandards, damit unsere Lösungen die Anforderungen von heute und morgen optimal erfüllen. Papierstapel adé! Ein freier Schreibtisch und der schnelle elektronische Zugriff auf die benötigten Informationen machen im Geschäftsalltag Freude. IMA Solutions: Input Management Automation l 11

12 Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Sägereistrasse 25 CH-8152 Glattbrugg Telefon Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Roggenbachstraße 1 D Villingen-Schwenningen Telefon Mehr erfahren: