zum Erhalt des Zertifikats zum audit berufundfamilie

Transkript

1 zum Erhalt des Zertifikats zum audit berufundfamilie Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft auditierter Bereich: Ministerialbereich Auditor/Auditorin: Frau Regine Steinhauer Datum:

2 Dokumentation der Umsetzungsfortschritte Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in der Umsetzungsstruktur? Mit der Senatsneubildung aufgrund der Wahlen zum Abgeordnetenhaus von Berlin wurde die bisherige Abteilung IV (Wissenschaft) der Senatskanzlei zugeordnet. Die neue Behördenbezeichnung lautet nun: Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie. Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in Ihrer Organisation, die für die Umsetzung der vereinbarten Ziele und Maßnahmen relevant waren? Es gab keine relevanten Veränderungen. Welche Meilensteine bzw. Highlights wurden Ihrer Einschätzung nach im Berichtszeitraum erreicht? keine Angaben 01

3 1. HF1: Arbeitszeit 1.1 Ziel: Gestaltungsräume erweitern - Verlässliche und flexible Arbeitszeitgestaltung zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung Messkriterium: Ziel erreicht In der 2015 durchgeführten Mitarbeiter*innen-Befragung zeigte sich die Mehrheit der Befragten mit den Möglichkeiten der Flexibilisierung der Arbeitszeit zufrieden. Wünsche nach mehr Flexibilität wurden nicht geäußert Maßnahme: Abschluss der Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit. Alle an der DV teilnehmenden Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 1 Die neue Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit wurde zum unterzeichnet. Neu aufgenommen in die Dienstvereinbarung wurde die Regelung, dass dienstliche Besprechungen und Termine in Zeiten gesicherter Kinderbetreuung stattfinden sollen und die Anrechnung von einer Stunde wöchentlicher Arbeitszeit für die Teilnahme an Gesundheitskursen im Dienstgebäude. Die Maßnahme wurde bereits im ersten Berichtsjahr umgesetzt. Die Maßnahme wurde bereits im ersten Berichtjahr umgesetzt Maßnahme: Piloten zur Samstagsarbeit als freiwillige Option zur Arbeitszeitflexibilisierung ermöglichen/durchführen. Auswertung der Gleitzeitbögen der Beschäftigten, die Samstagsarbeit nutzen, zur Verhinderung von Mehrarbeit. Alle an der DV Arbeitszeit teilnehmenden Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 1 Auf Wunsch der Interessenvertretungen soll zunächst ein von der Projektgruppe audit erarbeiteter Fragebogen bei allen Beschäftigten den Bedarf und das Interesse an Samstagsarbeit erfragen und die Gründe belegen. Nach der Auswertung des Fragebogens wird die Dienststelle entscheiden, ob der Bedarf eine grundsätzliche Öffnung des Dienstgebäudes rechtfertigt und freiwillige Samstagsarbeit vorbehaltlich der Zustimmung der Interessenvertretungen als Möglichkeit der Arbeitszeitflexibilisierung eingeführt werden soll. Insgesamt haben sich 370 Beschäftigte an verschiedenen Standorten an der Umfrage beteiligt. Davon gaben 74 an, bereits in der Vergangenheit am Samstag gearbeitet zu haben, die Mehrheit von ihnen 1-4mal im Jahr. Die überwiegende Mehrzahl der Beschäftigten, die bereits Samstag 02

4 gearbeitet hat, hat das Arbeitszeitguthaben mittel- bis langfristig über das Gleitzeitguthaben ausgeglichen. Von den 370 Teilnehmenden hat eine knappe Mehrheit (189) für sich einen Bedarf an freiwilliger Samstagsarbeit gesehen. Dabei gibt es Unterschiede an den einzelnen Standorten. Als Gründe für eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung wurden neben Betreuungsaufgaben (Kinder, pflegebedürftige Angehörige) auch andere familiäre Gründe genannt. Der Ausgleich sollte frei im Rahmen des Gleitzeitguthabens erfolgen. Die Befragung wurde in der Projektgruppe audit ausgewertet. Im Ergebnis wurde kein Bedarf an einer förmlichen Regelung der Samstagsarbeit gesehen. Wie bisher sollen im Einzelfall entsprechende Absprachen zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten getroffen werden. Die Maßnahme wurde bereits umgesetzt. Bei Bedarf und entsprechender Nachfrage kann die freiwillige Samstagsarbeit erneut thematisiert werden. Aktuell ist kein Handlungsbedarf Maßnahme: In die Mitarbeiterbefragung 2015 Fragen zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung aufnehmen. Alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 2 Die Fragen zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung werden in den Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung aufgenommen. Die Befragung findet im September 2015 statt und kann zum 2. Bericht ausgewertet werden. In die Mitarbeiter_innenbefragung 2015 wurde die Fragestellung aufgenommen, ob die Angebote der flexiblen Arbeitszeitgestaltung (wie Teilzeit, Gleitzeit, Tele- und Heimarbeit etc.) in der Senatsverwaltung den Beschäftigten genügend Spielraum für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ermöglichen. Von den Befragten bewerteten 36% diese Aussage als überwiegend und 18,8% als völlig zutreffend. Als nicht zutreffend sahen 9,2% der Befragungsteilnehmenden diese Aussage. Aus den Freitextaussagen ergaben sich keine Hinweise für weitere Flexibilisierungswünsche. Die Projektgruppe audit hat aktuell keinen diesbezüglichen Handlungsbedarf gesehen, wird das Thema aber weiter im Fokus behalten und Wünsche der Beschäftigten aufnehmen. Die Befragung wurde erfolgreich durchgeführt und ausgewertet. 03

5 1.2 Ziel: Innovative Arbeitszeitkonzepte zur Bewältigung des demografischen Wandels Messkriterium: Konzepte sind entwickelt und auf Realisierung überprüft. Zukunft / Potenzial: Ziel teilweise erreicht Es ist im Berichtszeitraum gelungen, die Sensibilität für neue Arbeitszeitkonzepte zu entwickeln. Es gibt in der Behörde die Bereitschaft, solche Konzepte zu erproben und zu unterstützen. Gegenwärtig ist allerdings die Bereitschaft von Führungkräften oder Mitarbeiter*innen noch gering, tatsächlich praktisch neue Arbeitszeitkonzepte umzusetzen. Bei der Besetzung neuer Stellen auch mit Mitarbeitenden mit Familienaufgaben sollte offensiv auch für die Möglichkeiten von Job-Sharing u.a. geworben werden Maßnahme: Einstieg in die Entwicklung von Jobsharing-Modellen auch zur Unterstützung der demografischen Herausforderung, z.b. Unterstützung des Wissenstransfers durch Tandems alt/jung (Doppelbesetzungen), geteilte Leitungspositionen mit entsprechenden Rahmenbedingungen. Alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 3 Es wurden vier Dialogbegleiter/innen qualifiziert, um einen strukturierten Wissenstransfer in den Fachabteilungen zu unterstützen. Ferner gab es 2015 befristete Stellen-Doppelbesetzungen (vorrangig in Führungspositionen oder in Arbeitsgruppen, die spezielles Fachwissen erfordern). Geplant ist auch der Einsatz von Seniorexperten/innen auf Honorarbasis. Im 1. Halbjahr 2016 sollen in allen Abteilungen Informationsveranstaltungen mit Führungskräften zum Thema Wissensmanagement durchgeführt werden, um die Führungskräfte für die rechtzeitige Einleitung von Maßnahmen zum Wissenstransfer zu sensibilisieren. Es wurde eine Checkliste für Führungskräfte erarbeitet, die es ihnen ermöglichen soll, gemeinsam mit der Wissensmanagerin des Hauses geeignete Maßnahmen zu planen. Im Berichtszeitraum sind bereits drei Seniorexperten/innen zum Einsatz gekommen. die Entwicklung von Job-Sharing -Maßnahmen ist auch in den aktuellen Frauenförderplan aufgenommen worden. In fast allen Abteilungen wurden durch die Wissensmanagerin der SenBildJugWiss Informationsveranstaltungen zu den Möglichkeiten des Wissenstransfers durchgeführt. Insbesondere das Instrument der Stellendoppelbesetzung wird häufig genutzt. In der Projektgruppe audit hat im Berichtszeitraum eine Kollegin in einem Vortrag über die Möglichkeiten und Grenzen von Jobsharing-Modellen berichtet, die sie im Rahmen ihrer Masterarbeit untersucht hat. Im Ergebnis haben sich die Mitglieder der Projektgruppe audit dafür ausgesprochen, in den Abteilungen dafür zu werben, solche Modelle insbesondere bei der Besetzung von Führungsfunktionen zu erproben. Es bestand Einigkeit, dass sich potenzielle Jobsharing-Partner*innen bereits im Vorfeld einer Stellenbesetzung finden sollten, um abzuklären, ob die Rahmenbedingungen für eine Aufgabenteilung stimmen und beide Partner*innen ähnliche Auffassungen zur Aufgabenwahrnehmung haben. Interessenten*innen sollen unterstützt werden (auch durch die Abteilungsleitungen) aber solche Modelle können nicht "verordnet" werden. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt 04

6 2. HF2: Arbeitsorganisation 2.1 Ziel: Die arbeitsorganisatorischen Rahmenbedingungen sichern die flexiblen Arbeitsmöglichkeiten Messkriterium: Instrumente und Verfahren sind entwickelt. Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Auch wenn die in der Zielvereinbarung genannten Maßnahmen aus unterschiedlichen Gründen nur teilweise umgesetzt wurden, ist das Ziel, die flexiblen Arbeitsmöglichkeiten durchdie Arbeitsorganisation zu sichern, insgesamt errreicht worden. Die organisatorischen Rahmenbedingungen in der Behörde gewährleisten, dass nahezu jede Form von Arbeitszeit- und Arbeitsort-Flexibilisierung durch die Beschäftigten in Anspruch genommen werden kann. Vielfältige Teilzeit- und Beurlaubungsmodelle lassen sich auf fast jede Lebenssituation anwenden. Nachteilig ist, dass die hohe Flexibilität Einzelner oft zu Lasten der in Regelarbeitsverhältnissen Vollzeitbeschäftigten geht. Zukünftig sollten Führungskräfte verstärkt darauf achten, Transparenz bei der Gewährung von Arbeitszeitflexibilisierung gegenüber den Teammitgliedern herzustellen und auf eine gerechte und gleichmäßige Verteilung von Mehrbelastung zu achten bzw. positive Anreize für stärker belastete Kollegen*innen zu finden Maßnahme: Unterstützung der Führungskräfte bei mehreren Teilzeit- und Telearbeitsanträgen in ihrer Arbeitseinheit durch Erfahrungsaustausch der Führungskräfte bei der Verwirklichung fairer Arbeitszeitlösungen für alle Teammitglieder; Sammlung von praxiserprobten Lösungen in Vereinbarkeitsanliegen, die als Einzelfalllösung entwickelt wurden. Auswertung hinsichtlich Identifikation von Regelungsbedarfen und Transferfähigkeit. Erstellung einer Checkliste zur Unterstützung kooperativer Lösungen von möglichen Zielkonflikten zwischen Vereinbarkeit und Arbeitsfähigkeit. Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzung der Maßnahme erfolgt nach Unterzeichnung der neuen Dienstvereinbarung zur Teleund Heimarbeit im zweiten Berichtsjahr. Im Rahmen der Auswertung der Mitarbeiter/innen-Befragung soll in den Fokusgruppen u.a. auch das Thema fairer Arbeitszeitlösungen bei mehreren Anträgen auf Tele- und Heimarbeit oder Teilzeit in einer Arbeitsgruppe bei Bedarf erörtert und mit externer Unterstützung nach Lösungen gesucht werden. Die vereinbarten Modelle können im dritten Berichtsjahr erprobt werden. In den Diskussionen der Fokusgruppen hat sich gezeigt, dass aufgrund der sehr unterschiedlichen Rahmenbedingungen eine Vereinheitlichung kaum möglich ist. Oft werden von den Führungkräften sehr individuelle zeitlich befristete Lösungen im Interesse der Mitarbeiter*innen gefunden, die aber kaum verallgemeinert werden können. Stand: Maßnahme gestrichen 05

7 2.1.2 Maßnahme: Anpassung der Arbeitsgebiete von Teilzeitbeschäftigten bei der Reduzierung von Arbeitszeit (Verfahrensbeschreibung). Teilzeitbeschäftigte Umsetzung bis: Bericht 3 Umsetzung der Maßnahme erfolgt erst zum dritten Berichtsjahr. Aktuell erfolgt in den Bereichen mit einer konkreten Aktenanzahl pro Bearbeiter/in bereits eine Reduzierung der Anzahl der zu bearbeitenden Akten bei Teilzeit. Für andere Bereiche, in denen eine konkrete Reduzierung einzelner Arbeitsaufgaben nicht ohne weiteres möglich ist, wird die Projektgruppe audit über Vorschläge zu einer sinnvollen Entlastung der Teilzeitbeschäftigten diskutieren und Vorschläge unterbreiten. Auch in den Fokusgruppen zur Auswertung der Mitarbeiter*innen-Befragung wurden verschiedene Vorschläge zum Thema Anpassung von Arbeitsaufgaben bei Reduzierung der Arbeitszeit diskutiert. Neben der zahlenmäßigen Reduzierung von Akten (wo möglich) wurde angeregt, Arbeitsabläufe und -organisation kritisch zu hinterfragen, um Doppelarbeiten oder unnötige Arbeiten zu vermeiden und so insgesamt die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Die Anpassung der betroffenen Arbeitsgebiete ist sehr schwer, da Stellenreste meist nicht nachbesetzt werden können. Dadurch würde die Arbeitsreduzierung einer Dienstkraft zu Lasten einer oder mehrerer anderer Dienstkräfte gehen, da die Arbeit dann umverteilt werden muss. Bei halben Stellen ist eine Nachbesetzung in wenigen Fällen möglich, aber auch da hat man durch die zumeist (nur kurzzeitig) befristeten Arbeitszeitreduzierungen keine Planungssicherheit. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt Maßnahme: Für die bedarfsgerechte Nutzung von Stellenresten, die bei Arbeitszeitreduzierungen anfallen, Modelle für einen Ausgleich entwickeln, auch über die Arbeitseinheit hinaus. Transparenz zur Verwendung der Stellenreste herstellen. In diesem Kontext auch Modelle zur Einrichtung eines Finanzierungspools prüfen (Ausgleich von Spitzenbelastungen, Integration von Rückkehrer/innen etc.). dezentral in den Abteilungen und abteilungsübergreifend Umsetzung bis: Bericht 2 Umsetzung der Maßnahme im zweiten Berichtsjahr. Die bedarfsgerechte und abteilungsübergreifende Nutzung von Stellenresten wird zum Teil bereits praktiziert. Das Thema wird in einer der nächsten Sitzungen der AG Personalentwicklung aufgegriffen und zum Ende des dritten Berichtsjahrs ausgewertet. In der AG Personalentwicklung wurde diskutiert, ob es die Möglichkeit gibt, eine abteilungsübergreifende Nutzung von Stellenresten für die gesamte Behörde festzulegen. Die Fachbereiche sind sich jedoch einig, dass sie sich nicht darauf einlassen möchten. Der 06

8 abteilungsinterne Austausch funktioniert sehr gut. Abteilungsübergreifend wurde auch bereits in Einzelfällen Hilfe geleistet. Eine generelle Verpflichtung erscheint jedoch nicht realisierbar. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt 3. HF3: Arbeitsort 3.1 Ziel: Weiterentwicklung der Telearbeit Messkriterium: Möglichkeiten sind eingeführt Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die Möglichkeiten zur Nutzung der Telearbeit wurden im Berichtzeitraum stark verbessert und weiterentwickelt. Für alle Beschäftigten, die dies wünschen, kann die Telearbeit mit dem Zugriff auf den Standard-IT-Arbeitsplatz gewährleistet werden. Das kurzfristige mobile Arbeiten ist bei entsprechender dienstlicher Notwendigkeit ebenfalls möglich, der Nutzerkreis ist jedoch eingeschränkt. Mit der Umsetzung des egovernment-gesetzes im Land Berlin werden sich auch die technischen Möglichkeiten zur Flexibilisierung des Arbeitsortes mit einem einheitlichen Standard verbessern Maßnahme: Fortschreibung bzw. Neuverhandlung der DV Tele- und Heimarbeit. Kommunikation über Erreichbarkeit außerhalb der in der DV geregelten Anwesenheitszeiten bzw. Reaktionszeiten. Alle Beschäftigten mit entsprechenden Voraussetzungen Umsetzung bis: Bericht 1 Die neue Dienstvereinbarung zur alternierenden Tele- und Heimarbeit wird nach Erörterung und Zustimmung der Beschäftigtenvertretungen in Kürze unterzeichnet. Neuregelungen betreffen vor allem die technischen Voraussetzungen für Telearbeit. So werden ab alle Beschäftigten, die dies wünschen, während des Zeitraums der Telearbeit mit der entsprechenden Hardware ausgestattet und haben damit auch am häuslichen Arbeitsplatz den Zugriff auf den Standard-IT-Arbeitsplatz. Nach zwei Jahren soll die DV einer Wirkungskontrolle unterzogen werden. Die DV zur Tele- und Heimarbeit wurde am von der Senatorin und dem Personalrat unterzeichnet. Alle Dienstkräfte, die Telearbeit nutzen wollen, werden mit einem Dienstlaptop ausgestattet und haben auch am heimischen Arbeitsplatz Zugriff auf den Standard-IT-Arbeitsplatz. Die Dienstvereinbarung hat sich in der Praxis weitestgehend bewährt. Das aktuelle Verfahren der Nutzung einer Docking-Station und damit die Notwendigkeit des Transportes des Dienstlaptops ist nicht für alle Beschäftigten zufriedenstellend. Gegenwärtig gibt es aber aus Kostengründen keine Alternative. 07

9 3.1.2 Maßnahme: Erweiterung der telearbeitstauglichen Arbeitsgebiete. Alle Beschäftigten mit entsprechenden Voraussetzungen Umsetzung bis: Bericht 2 Die Erweiterung der telearbeitstauglichen Arbeitsgebiete soll nach Erprobung der neuen DV Teleund Heimarbeit im zweiten Berichtsjahr erfolgen. Die Ausnahmen für die Nutzung der Telearbeit sind in der Dienstvereinbarung zur Tele- und Heimarbeit geregelt. Alle anderen Arbeitsgebiete gelten als grundsätzlich telearbeitstauglich. Ob dienstliche Erfordernisse der Nutzung von Telearbeit entgegenstehen, prüfen die jeweiligen Fachvorgesetzten. Eine Ablehnung muss in jedem Fall begründet werden. Die Maßnahme wurde bereits umgesetzt Maßnahme: Mobiles Arbeiten als eine kurzfristige, situative Variante der Telearbeit ermöglichen. Dazu Entwicklung eines spezifischen Konzepts für Mobiles Arbeiten. Evaluation der Erfahrungen nach einer Pilotphase mit dem mobilen Arbeiten; Nachjustierung bei erforderlichem Regelungsbedarf. Alle Beschäftigten mit entsprechenden Voraussetzungen Umsetzung bis: Bericht 3 In diesem Jahr soll ebenfalls eine Überarbeitung der bestehenden Dienstvereinbarung zum Umgang mit mobilen Endgeräten erfolgen, die dann auch Regelungen zum kurzfristigen mobilen Arbeiten enthalten wird. Für das kurzfristige mobile Arbeiten gibt es (auch aufgrund datenschutzrechtlicher und IT-sicherheitstechnischer Bedenken) noch keine Regelungen, die über die Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten hinausgehen (siehe Bericht zu 3.1.4). Das kurzfristige mobile Arbeiten ist aktuell nur bei besonderem Bedarf (Begründung durch den Fachvorgesetzten) und in speziellen Führungsfunktionen möglich. In diesen Fällen werden die Beschäftigten mit entsprechenden dienstlichen mobilen Endgeräten ausgestattet. Für alle Nutzer gilt weiterhin die Dienstvereinbarung für mobile Endgeräte. Mit der Umsetzung der EGovernment-Gesetzes im Land Berlin wird es zukünftig auch in diesem Bereich zahlreiche Veränderungen und eine Standardisierung der Ausstattung geben. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt 08

10 3.1.4 Maßnahme: Anpassung der technischen Voraussetzungen / Ausstattung zur vollwertigen alternierenden Telearbeit und für die Variante mobiles Arbeiten. Server-Zugriffe ermöglichen. Alle Beschäftigten in Telearbeit und mobilem Arbeiten Umsetzung bis: Bericht 3 Mit dem Abschluss einer Pilotphase zur technischen Erprobung sind zum die technischen Voraussetzungen zur vollwertigen alternierenden Telearbeit geschaffen und die Server-Zugriffe eingerichtet. Die technischen Voraussetzungen für Telearbeit mit dem Standard-IT-Arbeitsplatz sind geschaffen. In Einzelfällen gab es bei der Umsetzung Schwierigkeiten, die sukzessive behoben werden. Für mobiles Arbeiten findet die Dienstvereinbarung zum mobilsen Arbeiten Anwendung, die die Nutzung mobiler Endgeräte auf ausgewählte Organisationseinheiten und eine personen- oder funktionsbezogene Nutzung beschränkt. Die Ausgabe mobiler Endgeräte zur dienstlichen Nutzung erfolgt nach Absprache mit den Vorgesetzten und nach Maßgabe der dienstlichen Notwendigkeit. Die Maßnahme wurde bereits umgesetzt. 4. HF4: Information und Kommunikation 4.1 Ziel: Systematische Information und hoher Informationsstand in allen Abteilungen und Hierarchieebenen Messkriterium: Informationsangebote stehen zur Verfügung Beteiligung am Informations- und Erfahrungsaustausch Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die Informationen zu den Themen des audit berufundfamilie stehen zwar allen Beschäftigten zu Verfügung und werden auch von den Projektgruppenmitgliedern in die Abteilungen getragen, trotzdem ist das Wissen um die Maßnahmen und Möglichkeiten unter den Beschäftigten und Führungskräften ausbaufähig. Es zeigt sich, dass das Interesse an den Themen vor allem unter den persönlich Betroffenen groß ist. In Zukunft sollten verstärkt auch Willkommensveranstaltungen für neue Beschäftigte, Personal- und Frauenversammlungen aber auch regelmäßige Arbeitsbesprechungen oder jährliche Klausurtagungen in den Fachabteilungen genutzt werden, um Probleme/Erfolge der Vereinbarkeit zu diskutieren. Die Pressearbeit sollte intensiviert und mit positiven Beispielen guter Vereinbarkeit unterlegt werden. 09

11 4.1.1 Maßnahme: Sichtbarmachen der Projektgruppe und der audit-themen im Intranet. Aktualisierung und Erweiterung der Liste der Ansprechpartner/innen. Alle Beschäftigten Umsetzung bis: fortlaufend Die Liste der hausinternen Ansprechpartner/innen für die Themen des Audit berufundfamilie wird fortlaufend aktualisiert und um neue Themen erweitert. Mit dem neuen Intranet-Auftritt wird die Audit-Projektgruppe zukünftig sowohl die Protokolle ihrer Sitzungen als auch besondere Vorhaben einstellen. Mitglieder der Projektgruppe nutzen darüber hinaus die Möglichkeit, bei Personal- und Frauenversammlungen die Vorhaben des Audit berufundfamilie zu präsentieren. Die Projektgruppenmitglieder nutzen Dienstbesprechungen um die Themen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in die Abteilungen und Referate zu kommunizieren. Außerdem werden die Protokolle der Projektgruppensitzungen in den Abteilungen veröffentlicht. Die audit-themen sind sowohl im Intranet als auch im Internet präsent. In den Projektgruppensitzungen berichten die Mitglieder regelmäßig zu Schwerpunkten und Problemen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in den Abteilungen Maßnahme: Regelmäßiger Informationsaustausch zwischen Abteilungsleitungen und Referatsleitungen mit den Abteilungsvertretern/vertreterinnen in der Projektgruppe auf Abteilungsebene. Führungskräfte dezentral in den Abteilungen Umsetzung bis: fortlaufend In jeder Projektgruppensitzung der Projektgruppe Audit berichten die Vertreter/innen der Abteilungen über die Umsetzung der Maßnahmen der Zielvereinbarung in den Abteilungen. Zuletzt gab es eine rege Diskussion über die Auswertung der Ergebnisse des Führungskräfte-Feedbacks in den einzelnen Referaten. Die Abteilungsvertreter/innen nutzen nach eigener Aussage die regelmäßigen Arbeitsbesprechungen, um die Führungskräfte über die Arbeit der Projektgruppe zu informieren und Anregungen aufzunehmen. Die Mitarbeiter_innen-Befragung 2015 beinhaltete u.a. Zusatzfragen zum Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Auswertung der Befragungsergebnisse in den Fokusgruppen soll auch dazu genutzt werden, hier ggfls. weitere Maßnahmen abzuleiten und Vorschläge der Beschäftigten aufzunehmen. Aus der Diskussion in den Fokusgruppen zur Auswertung der Mitarbeiter*innen-Befragung ergab sich, dass es wichtig ist, hinsichtlich der Vereinbarkeit auf der Höhe der Anforderungen zu bleiben und sich nicht entspannt auf den Erfolgen "auszuruhen". 10

12 4.1.3 Maßnahme: Aktive Einbindung aller Führungskräfte in den audit-prozess: - Jährliche Berichterstattung der Abteilungsleitungen in der Leitungskonferenz zu vorgegebenen Themen aus dem Komplex audit-umsetzung/vereinbarkeit von Beruf und Familie. - Mindestens einmal jährlich Austausch der Hausleitung mit den Referatsleitungen zum Komplex audit-umsetzung/vereinbarkeit von Beruf und Familie. Umsetzung bis: Abteilungs- und Referatsleitungen fortlaufend Die jährliche Berichterstattung der Abteilungsleitungen in der Leitungskonferenz steht noch aus, wird aber von den Projektgruppenmitgliedern vorbereitet. Am wurde durch die einzelnen Abteilungsleitungen in der Leitungskonferenz zum Thema der Umsetzung der Zielvereinbarung audit buf berichtet. Schwerpunkte waren die Maßnahmen und Instrumente, die in den jeweiligen Abteilungen bereits eingesetzt werden (verschiedene Arbeitszeitmodelle, Tele- und Heimarbeit, Führungsfunktionen in Teilzeit). Gleichzeitig wurde problematisiert, dass bei sehr hoher und steigender Arbeitsbelastung die Vereinbarkeit von Beruf und Familie oft schwierig zu gestalten ist. Die Hausleitung bekräftigte noch einmal den hohen Stellenwert familienfreundlicher Arbeitsbedingungen und rief die Führungskräfte auf, mit den Beschäftigten gemeinsam konstruktive Lösungen zu finden. Die nächste Berichterstattung der Abteilungsleitungen zu audit-themen soll vor der Re-Auditierung Konsolidierung im Frühjahr 2017 stattfinden Maßnahme: Themenbezogene Inhouse-Veranstaltungen zum Komplex Vereinbarkeit von Beruf und Familie anbieten. Führungskräfte, Beschäftigte Umsetzung bis: Bericht 3 Die Planungen für Inhouse-Veranstaltungen zu Vereinbarkeits-Themen haben begonnen und werden bis zum Ende des Berichtszeitraums umgesetzt. In 2016 wird eine Fortbildungsreihe speziell für Frauen in der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft durchgeführt (75% der Beschäftigten sind weiblich), die auf große Nachfrage gestoßen ist. Zu den dort angebotenen Themen gehören auch "Work-Life-Balance" oder "Führungsstrategien für Frauen" u.a. Die themenbezogenen Fortbildungen wurden erfolgreich mit guter Beteiligung durchgeführt. 11

13 4.2 Ziel: Präsentation als familienbewusste Arbeitgeberin nach außen Messkriterium: Angebote stehen zur Verfügung Ziel erreicht Die verschiedenen Kanäle (Internet, Veröffentlichungen, Facebook etc.) werden genutzt, um auf die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie als familienfreundliche Arbeitgeberin aufmerksam zu machen. Zukunft / Potenzial: Zukünftig sollten verstärkt positive individuelle Beispiele aus den Fachbereichen publiziert werden, bei denen die familiäre und berufliche Pflichten bereits sehr gut miteinander vereinbart werden können (Best Practice). Bei den regelmäßig geplanten "Willkommenstreffen" für neue Beschäftigte sollen auch die Angebote des audit vorgestellt und damit bekannt gemacht werden Maßnahme: Ausgewählte Themen und Aktivitäten im Internet dokumentieren. Interne und externe Öffentlichkeit Umsetzung bis: fortlaufend Sowohl die Re-Auditierung als auch ausgewählte Themen und Aktivitäten wurden und werden im Internet einer breiteren Öffentlichkeit vorgestellt, um die SenBildJugWiss für interessierte Bewerber/innen als familienfreundliche Arbeitgeberin zu präsentieren. Die Berichterstattung zum audit wird ebenso im Internet veröffentlicht wie die Angebote der Senatsverwaltung als familienfreundliche Arbeitgeberin (z.b. Kita-Belegplätze, Eltern-Kind-Arbeitszimmer,Tele- und Heimarbeit u.a.) um attraktiv für potenziell neue Mitarbeiter/innen zu sein. Mit einer Abfrage unter neu eingestellten Beschäftigten soll ermittelt werden, ob die Angebote als familienfreundliche Arbeitgeberin die Entscheidung für die SenBildJugFam mit beeinflusst haben und ob die öffentlich zugänglichen Informationen ausreichend sind oder überarbeitet werden müssten. 12

14 4.2.2 Maßnahme: Aktualisierung und Verstetigung der externen Kommunikation, z.b. Pressearbeit zur Bestätigung des Zertifikats, Personalmarketing etc. externe Öffentlichkeit Umsetzung bis: fortlaufend Die Pressearbeit erfolgt vor allem anlassbezogen im Zusammenhang mit Terminen der Senatorin und der Staatssekretäre/in. Die Senatorin nutzt öffentliche Auftritte um für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu werben und verweist dabei auch auf das Erreichte in der eigenen Senatsverwaltung. Die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sollte Hinweise der Umfrage (siehe 4.2.1) aufnehmen. 5. HF5: Führung 5.1 Ziel: Vertiefung des Dialogs zur Verankerung einer familienbewussten Arbeits- und Organisationskultur Messkriterium: Umfassende Beteiligung der Führungskräfte an dem Dialogprozess, Ergebnisse Führungskräfte-Feedback Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Mit dem ersten durchgeführten Führungskräftefeedback wurde im Berichtszeitraum der Dialog zwischen Beschäftigten und Führungskräften auch zum Thema der Vereinbarkeit von berufundfamilie begonnen. Die Auswertung der Führungskräftefeedbacks hat gezeigt, dass die Mehrheit der Beschäftigen eine verpflichtende Auswertung des Feedbacks (gern auch mit externer Moderation) wünscht. Viele Führungskräfte haben das Feedback durchaus als positiv und wertschätzend empfunden. Das voraussichtlich nächste in 2017/18 durchzuführende Führungskräftefeedback soll alle Führungsebenen umfassen (bisher nur Referatsleitungen) und dieverpflichtung für alle Führungskräfte beinhalten, die Ergebnisse mit den Beschäftigten zu besprechen. Die soll die Akzeptanz einer Feedback-Kultur in der Behörde erhöhen. 13

15 5.1.1 Maßnahme: Kommunikation und Diskussion der Führungsleitlinien (die abgestimmten Führungsleitlinien dienen nach Einführung als ergänzende Kriterien für Führungskräfte-Feedbacks, Auswahlverfahren und Beurteilungen von Führungskräften). Führungskräfte, Beschäftigte Umsetzung bis: Bericht 1 Im Jahr 2014 haben in Vorbereitung des Führungskräfte-Feedbacks verschiedene Führungskräftezirkel stattgefunden, in denen mit externer Moderation die Führungsleitlinien diskutiert wurden. Die Kenntnis der Führungsleitlinien wurde als Kompetenz in die Master-Anforderungsprofile für Führungskräfte aufgenommen und bildet damit auch die Grundlage für dienstliche Beurteilungen und Auswahlverfahren. kein Eintrag Um die Kenntnis (und damit auch die Umsetzung) der Führungsleitlinien zu verbessern, erhalten seit kurzem alle Dienstkräfte, die für eine Führungsposition ausgewählt worden sind, mit dem Aufgabenübertragungsschreiben auch die Führungsleitlinien zugeschickt Maßnahme: Fragen der Vereinbarkeit in das Führungskräfte-Feedback aufnehmen; Umsetzung des Führungskräfte-Feedbacks auf Ebene der RefL und Auswertung. Führungskräfte, Beschäftigte Umsetzung bis: Bericht 1 In das Führungskräfte-Feedback wurden Fragen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie aufgenommen. Das Feedback wurde auf der Ebene der Referatsleitungen im September 2014 durchgeführt. Die Auswertungsgespräche mit externer Begleitung fanden bis März 2015 statt. Insgesamt waren 1332 Beschäftigte zum Feedback eingeladen, von denen 660 teilgenommen haben (49,5%). In den Auswertungsgesprächen wurden Maßnahmen zur Verbesserung der Führungstätigkeit vereinbart. kein Eintrag Maßnahme wurde bereits umgesetzt. 14

16 6. HF6: Personalentwicklung 6.1 Ziel: Kontakthalte- und Wiedereingliederungsmanagement (KOWI) etablieren Messkriterium: Auswertungsergebnisse Zukunft / Potenzial: Ziel teilweise erreicht Das KOWI ist eingeführt, alle Beteiligten sind über die Abläufe informiert. Die Erwartungen, dass alle individuellen Wünsche der Rückkehrer*innen hinsichtlich des Einsatzes sofort erfüllt werden können, müssen leider aufgrund der dienstlichen Erfordernisse mitunter enttäuscht werden. Hier ist noch Aufklärung vonnöten, was das KOWI leisten kann und was nicht. Alle beteiligten Beschäftigten finden allerdings eine zentrale Ansprechperson hilfreich. Zukünftig muss das Augenmerk noch auf einer breiteren Information und rechtzeitigen Gesprächen im Vorfeld von längeren Beurlaubungen liegen Maßnahme: Informationen über Beurlaubungen / Elternzeit an die KOWI-Partner/innen. Alle an KOWI Beteiligten Umsetzung bis: Bericht 1 In alle Bescheide der Personalstelle zu längerfristigen Beurlaubungen ist die Benachrichtigung der KOWI-Beauftragten aufgenommen, so dass diese den Beschäftigten die Angebote des KOWI unterbreiten kann. Die Beschäftigten, denen schriftlich ein Angebot zum KOWI unterbreitet wurde, nutzen dieses in der Regel und sind an Informationen interessiert. Für Rückkehrerinnen wurden bereits Termine für entsprechende Gespräche zu der beruflichen Perspektive nach dem Wiedereinstieg vereinbart. Die Weitergabe von Informationen über KOWI-Beteiligte ist sichergestellt Maßnahme: Auswertung der Erfahrungen mit dem Kontakthalte- und Wiedereingliederungsmanagement (KOWI) nach zwei Jahren Umsetzungserfahrungen. Alle an KOWI Beteiligten Umsetzung bis: Bericht 3 Die Auswertung der Erfahrungen zum KOWI wird erst zum dritten Berichtsjahr erfolgen. Die Auswertung der KOWI-Erfahrungen erfolgt im dritten Berichtsjahr. Bislang gibt es nur wenige auswertbare Beispiele für die Umsetzung des KOWI. Insbesondere an einem Fall hat sich allerdings gezeigt, dass die Erwartungen an das KOWI als zentraler 15

17 Koordinierungsstelle überzogen waren, weil eine wunsch- und passgenaue Wiedereingliederung nicht immer mit den dienstlichen Erfordernissen korrespondiert. Alle bisher angeschriebenen beurlaubten Beschäftigten haben allerdings ihre Bereitschaft erklärt, am KOWI teilzunehmen und empfinden eine*n festen Ansprechpartner*in als Erleichterung bei der Wiedereingliederung. Insbesondere die Ansprechpartner*innen in den Abteilungen (Projektgruppenmitglieder, dezentrale Büroleitungen) sollen das Instrument unter den Beschäftigten stärker publik machen. 6.2 Ziel: Stärkung der Jahresgespräche Messkriterium: Anzahl und Qualität der durchgeführten Jahresgespräche Zukunft / Potenzial: Ziel teilweise erreicht Die Qualität und Anzahl der geführten Jahresgespräche ist abteilungsübergreifend nach wie vor unzureichend. Die Mitarbeiterbefragung hat ergeben, dass nicht alle Beschäftigten, die dies wünschen, auch tatsächlich ein Jahresgespräch angeboten bekommen. Hier müssen die Führungskräfte ihre Verantwortung stärker wahrnehmen. Auch eine stärkere Steuerung durch die Hausleitung wäre hier wünschenswert Maßnahme: Die Bedeutung und Chancen der Jahresgespräche für eine gezielte Personalentwicklung weiterhin gegenüber Führungskräften unterstreichen und dafür werben, Jahresgespräche durchzuführen, Führen von Jahresgesprächen verbindlich in Master-Anforderungsprofile für Führungskräfte aufnehmen. Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Alle Führungskräfte wurden durch das zentrale Personalmanagement und die Abteilungsleitungen aufgefordert, ihren Beschäftigten Jahresgespräche anzubieten. Die Auswertung der Anzahl der durchgeführten Jahresgespräche erfolgt im Rahmen des Landesweiten Benchmarking zum Personalmanagement. Das regelmäßige Führen von Jahresgesprächen wurde als Kompetenz in alle Master-Anforderungsprofile von Führungskräften aufgenommen und ist damit der Überprüfung in Auswahlverfahren und dienstlichen Beurteilungsverfahren unterworfen. Leider kommen noch nicht alle Führungskräfte ihrer Verpflichtung nach, ein Jahresgespräch anzubieten. In den Auswertungen der Mitarbeiter_innen-Befragung in den Fokusgruppen spielte auch das Thema Jahresgespräche eine Rolle. Einige Gruppen haben bereits Maßnahmen vereinbart, um den Nutzen und die Akzeptanz der Jahresgespräche bei Mitarbeiter/innen und Führungskräften weiter zu erhöhen. Die Anzahl und Qualität der durchgeführten Jahresgespräche ist auch nach Auswertung der Mitarbeiterbefragung noch nicht zufriedenstellend. Insbesondere die Situation, dass Beschäftigte gern ein Jahresgespräch führen würden, aber kein Angebot erhalten, muss dringend verbessert werden. Hier besteht Handlungsbedarf im weiteren Auditierungsprozess. Insbesondere sollten in dienstliche Beurteilungen von Führungskräften Aussagen zur Durchführung von Jahresgesprächen 16

18 einfließen. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt Maßnahme: Fortbildungen und Qualifizierungsmöglichkeiten zu einem verpflichtenden Teil der Jahresgespräche machen. Führungskräfte und Beschäftigte Umsetzung bis: Bericht 1 Alle Führungskräfte wurden darauf hingewiesen, Qualifizierungsmöglichkeiten und Fortbildungen zum Bestandteil von Jahresgesprächen zu machen. Der Leitfaden für Jahresgespräche wurde entsprechend angepasst. Insbesondere vor der Teilnahme an längerfristigen Fortbildungsreihen, Aufstiegsqualifizierungen oder Mentoringprogrammen sollte das Jahresgespräch von der jeweiligen Führungskraft auch dazu genutzt werden, die Fortbildungen in eine längerfristige Personalentwicklungsplanung einzubinden. siehe Stellungnahme zu Nur wenn überhaupt Jahresgespräche geführt werden, können auch inhaltliche Schwerpunkte gesetzt werden. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt Maßnahme: Grad der Durchführung und Zufriedenheit mit Jahresgesprächen als Fragestellung in die Mitarbeiter/innen-Befragung 2015 aufnehmen und auswerten. Führungskräfte und Beschäftigte Umsetzung bis: Bericht 2 Die nächste Mitarbeiterbefragung wird im September 2015 stattfinden. Der Grad der Durchführung und die Zufriedenheit mit den Jahresgesprächen wurden in den Standard-Fragebogen mit aufgenommen und werden entsprechend ausgewertet. In die Mitarbeiter_innen-Befragung 2015 wurden zusätzlich Fragen zur Durchführung und Qualität der Jahresgespräche aufgenommen. Knapp 50% der Befragten gaben an, dass ihnen die jeweilige Führungskraft regelmäßig ein Jahresgespräch anbietet und ebenso viele erklärten auf die entsprechende Frage, dass sie mit der Qualität der geführten Jahresgespräche zufrieden seien. Hier sind Steigerungsmöglichkeiten vorhanden. In den Fokusgruppen, die in den einzelnen Befragungsgruppen zur Auswertung der Mitarbeiter_innen-Befragung eingerichtet wurden, wird auch das Thema Jahresgespräche eine Rolle spielen. Welche konkreten Maßnahmen abgeleitet werden, bleibt abzuwarten. Die Maßnahme wurde bereits im 2. Berichtjahr umgesetzt. 17

19 6.3 Ziel: Einführung einer lebensphasenorientierten Personalentwicklung Messkriterium: Instrumente berücksichtigen die verschiedenen Lebensphasen in der Erwerbsbiographie der Beschäftigten Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die Umsetzung einer lebensphasenorientierten Personalpolitik ist in verschiedenen Maßnahmen bereits vollzogen. So ist es gelungen Angebote für verschiedene Zielgruppen (u.a. speziell für Frauen und neue Beschäftigte) und unterschiedliche Altersgruppen der Beschäftigten zu unterbreiten. Die Angebote u.a. im Gesundheitsmanagement sollen zukünftig zielgruppenspezifisch (u.a. speziell für Führungskräfte und Beschäftigte in der letzten Arbeitsphase, aber auch zunehmend wieder für jüngere Beschäftigte) ausgeweitet werden. Durch Kooperation mit anderen Verwaltungen soll eine größere Angebotsvielfalt ermöglicht werden Maßnahme: Umsetzung und Fortschreibung des Entwurfs eines lebensphasenorientierten Personalentwicklungskonzepts mit Sicherung der Berücksichtigung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in den verschiedenen Instrumenten der Personalentwicklung. Alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 2 Das Personalentwicklungskonzept wurde zu Beginn des Jahres 2015 in Kraft gesetzt und wird jährlich fortgeschrieben. Mit der Fortschreibung im zweiten Berichtsjahr soll die Personalentwicklung noch stärker an den Lebensphasen ausgerichtet werden und ein Schwerpunkt auf die Etablierung des Wissenstransfers gelegt werden. Eine Wissensmanagerin hat ihre Arbeit bereits aufgenommen. Mehrere Informationsveranstaltungen zum Wissensmanagement für Führungskräfte sind im ersten Halbjahr 2016 geplant. Eine Checkliste für Führungskräfte wurde erstellt. In einigen Abteilungen wurden bereits Maßnahmen des Wissenstransfers wie Stellendoppelbesetzungen oder der Einsatz von Seniorexperten umgesetzt. Das strukturierte Verfahren zum Wissenstransfer wird Aufnahme in das PE-Konzept der Behörde finden. Im dritten Berichtsjahr fand u.a. ein zweitägiger Workshop zum Thema "Die letzten Berufsjahre aktiv gestalten" mit reger Beteiligung statt. Aufgrund des zustimmenden Feedbacks soll eine solche Veranstaltung künftig regelmäßig stattfinden. Das Wissensmanagement wird in den kommenden Jahren ausgebaut und soll sich als Regelprozess verfestigen. 18

20 6.3.2 Maßnahme: Informationen für neue Mitarbeiter/innen als Teil einer Willkommenskultur im Intranet bereitstellen und aktualisieren. Neue Mitarbeiter/innen Umsetzung bis: Bericht 2 Der neue Intranetauftritt ist online und wird sukzessive gestaltet. In diesem Zusammenhang wird es auch eine Aufbereitung von Informationen für neue Beschäftigte geben. Auf der Startseite des neuen Intranet-Auftritts wurde eine Rubrik u.a. für neue Mitarbeiter_innen eingerichtet, die von A-Z wichtige Informationen und Ansprechpartner/innen bereitstellt und nach Bedarf aktualisiert und angepasst wird. Die Wissensmanagerin bietet auf entsprechende Nachfrage der jeweiligen Führungskraft Unterstützung beim Onboarding neuer Beschäftigter an. Die Informationen für neue Mitarbeitende stehen im Intranet bereit und werden ständig aktualisiert. Darüberhinaus wurde durch das zentrale Personalmanagement eine Broschüre mit den wichtigsten Dienstvereinbarungen und Handlungsleitfäden erstellt und in den Fachbereichen verteilt. Im Februar 2017 wird es eine erste Willkommensveranstaltung für neue Beschäftigte geben, die zukünftig regelmäßig zwei bis dreimal pro Jahr stattfinden soll. Gedacht ist hierbei an einen Erfahrungsaustausch (Was lief gut und was nicht bei der Einarbeitung?) und an eine Vorstellung der Angebote des Hauses Maßnahme: Vereinbarkeit von Karriere und Beruf für Führungs(nachwuchs)kräfte bewusst gestalten. Konzeption von kreativen / neuen Führungsmodellen Führung wie z.b. - Vollzeitnahe Führung - Führung in Teilzeit, - Tandem-Führungsmodelle / Co-Leitungen / Job-Sharing für Führungskräfte - Ermöglichung von alternierender Telearbeit Führungs(nachwuchs)kräfte mit familiärer Verantwortung Umsetzung bis: Bericht 3 Die Etablierung neuer Führungs- bzw. Job-Sharing-Modelle wird erst zum dritten Berichtsjahr angestrebt. Alternierende Telearbeit ist bereits jetzt für Führungskräfte ohne Einschränkungen möglich. Im Zusammenhang mit der Einführung neuer Maßnahmen und Instrumente des Wissensmanagements sollen (bei Interesse der Beschäftigten) auch Arbeitsformen wie Job-Sharing oder Führung in Teilzeit erprobt werden. Eine Mitarbeiterin, die sich in ihrer Masterarbeit mit dem Thema Jobsharing beschäftigt hat, hat den Mitgliedern der Projektgruppe audit die verschiedenen Möglichkeiten, Vor- und Nachteile in einer Präsentation vorgestellt. Der Vortrag stieß auf großes Interesse. Übereinstimmend wurde 19

21 festgestellt, dass die Möglichkeit solche Modelle zu nutzen, bereits in Stellenausschreibungen angekündigt werden sollte, damit sich ggfls. entsprechende Tandems finden können. Gleichzeitig wurde auch die Freiwilligkeit solcher Arbeitsformen betont. Die Senatsverwaltung steht der Erprobung solcher Modelle offen gegenüber und wird Beschäftigte, die dies wünschen, dazu ermuntern. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt Maßnahme: Statistische Auswertung der Beförderungen von teilzeitbeschäftigten Mitarbeitern/innen, ggfls. Instrumente zum Abbau von Benachteiligungen entwickeln. Teilzeitbeschäftigte Mitarbeiter/innen Umsetzung bis: Bericht 2 Berichterstattung erst im zweiten Berichtsjahr Eine Auswertung der Beförderungen /Höhergruppierungen im Berichtszeitraum ergab, dass von 178 Beschäftigten, die von einer solchen Maßnahme profitiert haben, 17 teilzeitbeschäftigt waren (9,55%). Es fanden sich keine Hinweise darauf, dass Teilzeitbeschäftigte bei Beförderungen/Höhergruppierungen benachteiligt worden sind. Die Maßnahme wurde bereits im zweiten Berichtjahr umgesetzt. 6.4 Ziel: Sicherung der Gesundheit und der Beschäftigungsfähigkeit unter demografischen Aspekten Messkriterium: Verbesserung der Gesundheitsquote der Beschäftigten Zukunft / Potenzial: Ziel teilweise erreicht Ob durch die umgesetzten und eingeleiteten Maßnahmen eine Verbesserung der Gesundheitsquote der Beschäftigten eingetreten ist, wird sich erst in ein bis zwei Jahren zeigen, wenn die entsprechenden Statistiken vorliegen. Nicht alle krankheitsbedingten Ausfälle sind überdies auf Ursachen am Arbeitsplatz zurückzuführen. Zukünftig wird das Gesundheitsmanagement noch stärker zielgruppenorientiert arbeiten und versuchen, den spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden. Wichtig ist, die Sensibilität der Führungkräfte für gesundheitsbewusstes Führen zu erhöhen und deren Blick für krankmachende Belastungen zu schärfen. 20

22 6.4.1 Maßnahme: Bestandsaufnahme zum Komplex Altersgerechtes Arbeiten. Erhebung von spezifischen Bedarfen zur Unterstützung altersgerechten Arbeitens. (Welche Bedürfnisse gibt es hinsichtlich: - der Ausstattung der Arbeitsplätze - des Wissenstransfers - der gesundheitlichen Prävention - der Fortbildung - der Arbeitszeitmodelle Alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 3 Die Bestandsaufnahme zum Thema "Alternsgerechtes Arbeiten" wird erst zum dritten Berichtsjahr vollständig erfolgen. Aktuell wird bereits die Ausgestaltung der Arbeitsplätze im Zusammenhang mit Neubeschaffungen unter diesem Aspekt begutachtet. Die Auswertung der Mitarbeiter_innen-Befragung 2015 dauert noch an und soll auch Erkenntnisse zu den Arbeitsbedingungen liefern, unter denen Beschäftigte gesund und leistungsfähig bis zum Erreichen der Altersgrenze bleiben. Was kann die Dienststelle tun, um solche Bedingungen zu schaffen? Welche Wünsche haben die Beschäftigten? Die Bestandsaufnahme zum Thema Alternsgerechtes Arbeiten ist nur zum Teil erfolgt, da die bisher vorliegenden Informationen durch Mitarbeiterbefragungen etc. noch nicht ausreichen, um ein Gesamtbild zu erzeugen. Die Auswertung der Mitarbeiterbefragung hat diesbezüglich keine besonderen Erkenntnisse geliefert. Die Nachfrage nach entsprechend ausgestatteten Arbeitsplätzen ist jedoch in den letzten Jahren gestiegen. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt Maßnahme: Stärkung der Eigenverantwortung für gesundheitliche Prävention mit Angeboten im Gesundheitsmanagement. Alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 3 Berichterstattung erst im dritten Berichtsjahr Der diesjährige Gesundheitstag wird unter dem Thema "Bewegung" Angebote unterbreiten, wie Beschäftigte Bewegung in die täglichen Arbeitsabläufe einbinden und aktive Pausen zur Mobilisierung nutzen können. Neben Vorträgen und Workshops soll es auch eine Reihe von sportlichen Angeboten als Anreiz, selbst mobil zu werden, geben. Als Konsequenz aus dem letzten Gesundheitstag wurde eine Reihe neuer Angebote im betrieblichen Gesundheitsmanagement etabliert (u.a. aufgrund großer Nachfrage Faszientraining und eine ca. 30-minütige aktive Pause) Die Teilnahme der Beschäftigten wird über die Weiterführung der 21

23 Angebote entscheiden Maßnahme: Angebot von Führungskräfte-Workshops zu Themen wie Gesund führen oder Umgang mit Arbeitsverdichtung. Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Thematische Workshops für Führungskräfte zu Führen und Gesundheit sind in Vorbereitung und werden im zweiten Berichtsjahr stattfinden. Im Rahmen von Inhouse-Veranstaltungen wurden und werden (als Folgeveranstaltung der Mitarbeiter_innen-Befragung) sowohl extern moderierte Führungskräfte-Zirkel in einzelnen Organisationseinheiten durchgeführt als auch Workshops zu Problemen bei Umstrukturierungen oder Neuorganisation. Außerdem nutzen einzelne Führungskräfte die Möglichkeit für ein individuelles Coaching oder die Teilnahme an einem Mentoring-Programm. Neben Angeboten speziell für weibliche Führungskräfte in der Fortbildungsreihe für Frauen gibt es aktuell Planungen zu speziellen Workshops zu gesundem Führen und zur Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). 7. HF7: Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen 7.1 Ziel: Unterstützung der Beschäftigten durch Sozialberatung Messkriterium: Angebote werden in Anspruch genommen Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die bestehenden Angebote der arbeitspsychologischen Beratung werden in Anspruch genommen ebenso die Beratung im Falle von Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen. Weitergehende Bedarfe wurden bisher nicht geäußert, könnten aber bei ensprechender Nachfrage geprüft werden. 22

24 7.1.1 Maßnahme: Bestehende Angebote der Sozialberatungen aktiv kommunizieren. Bedarfe der Beschäftigten und weitergehende Angebote professioneller Sozialberatung prüfen. Je nach Prüfergebnis Umsetzung der Maßnahme. Alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 3 Ab September 2015 haben die Beschäftigten an zwei Standorten die Möglichkeit, einmal monatlich feste Sprechzeiten zur arbeitspsychologischen Beratung durch den betriebsmedizinischen Dienst in Anspruch zu nehmen. Für weitergehende Beratungsangebote konnte aktuell noch kein Bedarf festgestellt werden. Unterstützung bei der Kinderbetreuung bzw. bei der Pflege von Angehörigen wird bereits realisiert. Der neu geschlossene Vertrag mit einem Anbieter für die betriebsmedizinische Betreuung der Beschäftigten sieht ebenfalls ein regelmäßiges Angebote an arbeitspsychologischer Beratung an zwei Standorten vor. Das Angebot ist inzwischen etabliert und wird gut angenommen. Die Mitarbeiter/innen schätzen insbesondere die Möglichkeit zu einer anonymen Beratung. Die bestehenden Angebote sind etabliert und werden nachgefragt. Zusätzliche Angebote professioneller Sozialberatungen wurden geprüft und sind in der Regel mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Es ist schwer abschätzbar, ob diese durch eine ensprechende Nachfrage gerechtfertigt werden könnten. Eine Reihe von Angeboten professioneller Anbieter beziehen sich u.a. auf Kinderbetreuung etc. für die es im Rahmen des audit bereits ein eigenes Angebot der Senatsverwaltung gibt. 23

25 8. HF8: Service für Familien 8.1 Ziel: Fortsetzung der Unterstützung bei der Kinderbetreuung Messkriterium: Angebote sind vorhanden und werden genutzt Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die Kinderbetreuungsangebote werden durch die Beschäftigten genutzt und sind Teil der offensiven Werbung um neue Beschäftigte. Aufgrund der hohen Ausscheidenszahlen in den kommenden Jahren werden vor allem jüngere Beschäftigte mit familiären Verpflichtungen eine Tätigkeit in der Senatsverwaltung aufnehmen, für die diese Angebote von Bedeutung sind Maßnahme: Sicherung der Unterstützung bei der Kinderbetreuung durch weitere Teilnahme an der Kita-Initiative der Senatskanzlei (Belegplätze). Beschäftigte mit Kindern entsprechenden Alters Umsetzung bis: fortlaufend Die SenBildJugWiss beteiligt sich weiterhin an der Kita-Initiative der Senatskanzlei und stellt im Rahmen der vorhandenen Kapazitäten auf Wunsch Beschäftigten entsprechende Belegplätze in zwei Vertragskitas in Arbeitsplatznähe zur Verfügung. Die SenBildJugWiss stellt weiterhin interessierten Beschäftigten Kita-Belegplätze zur Verfügung. Aufgrund der zunehmenden Einstellung auch jüngerer Beschäftiger gewinnt das Thema bei der Personalrekrutierung an Bedeutung. Die Sen BildJugFam beteiligt sich auch weiterhin an der Kita-Initiative des Berliner Senats. Die Beratung der Beschäftigten erfolgt durch das zentrale Personalmanagement. Die Angebote sind im Intranet veröffentlicht und sollen auch im Rahmen des KOWI vorgestellt werden Maßnahme: Bekanntmachung und Evaluation der Nutzung und entsprechende Öffentlichkeitsarbeit zum Eltern-Kind-Arbeitszimmer. Beschäftigte mit Kindern entsprechenden Alters Umsetzung bis: Bericht 1 Die Beschäftigten sind über die Nutzungsbedingungen für das Eltern-Kind-Zimmer informiert. Die Resonanz unter den Nutzern hinsichtlich Ausstattung und Verfügbarkeit ist sehr positiv. Die Einrichtung eines Eltern-Kind-Zimmers ist ebenfalls für einen weiteren Standort geplant. Derzeit werden die räumlichen Bedingungen geprüft. 24