E-BOX. Benutzerhandbuch

Transkript

1 E-BOX Dank der e-box können öffentliche Behörden wie Medex Ihnen in einfacher Weise Unterlagen übermitteln. Geschwindigkeit, Sicherheit, Zugänglichkeit, Die Vorteile sind Legion! Benutzerhandbuch Datum 19/04/2017

2 Inhaltsverzeichnis 1 Wie können Sie auf die e-box Ihres Unternehmens zugreifen? Funktionalitäten der e-box Ihres Unternehmens Allgemeine Funktionalitäten Spezifische Funktionalitäten Detailansicht des Dokuments Ansichten Benutzerdefinierte Suche Ein Filter erstellen und speichern Eine benutzerdefinierte Suche abändern Labels Labels erstellen Labels anzeigen Ein Label mit einem Dokument verknüpfen Fragen? Brauchen Sie Hilfe?

3 1 Wie können Sie auf die e-box Ihres Unternehmens zugreifen? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf die e-box Ihres Unternehmens zuzugreifen: - Ein direkter Zugriff, indem Sie auf den folgenden Link klicken: - Ein Zugriff über die Website der Sozialen Sicherheit: Melden Sie sich auf an und klicken Sie auf den Zugriff Unternehmen. Klicken Sie dann auf die Registerkarte e-box. Auf dem Bildschirm können Sie wählen, auf den gesicherten elektronischen Briefkasten Ihres Unternehmens oder auf weitere Dienste zuzugreifen, wie etwa ein Benutzerhandbuch, Informationen zu den Zugangsbedingungen, Klicken Sie auf Auf die e-box zugreifen, um sich anzumelden. 2

4 Um sich anzumelden und auf die gesicherten Dienste zuzugreifen, müssen Sie sich mit Ihrem elektronischen Personalausweis (eid), Ihren Zugriffscodes, einer einmaligen Code (per Smartphone- App) oder Ihrem Token einloggen. Sie sind jetzt angemeldet und können auf den Inhalt der e-box Ihres Unternehmens zugreifen! 3

5 2 Funktionalitäten der e-box Ihres Unternehmens 2.1 Allgemeine Funktionalitäten Auf dem Bild wird jetzt die e-box Ihres Unternehmens angezeigt. Nachstehend finden Sie eine Übersicht über diese Seite und die allgemeinen Funktionalitäten. 1 Sprachauswahl (Französisch, Niederländisch und Deutsch). 2 Das e-box-logo erlaubt es Ihnen, zurück zur Standardansicht zu gelangen und die Daten zu aktualisieren. 3 Hier wird das Unternehmen angezeigt, für dessen Rechnung Sie angemeldet sind. Hat Ihr Hauptzugangsverwalter bzw. lokaler Mitverwalter eine Benachrichtigungsadresse für Ihr Unternehmen eingegeben, wird diese Adresse ebenfalls angezeigt (siehe die Anleitung zur Zugangsverwaltung 2.3. Eine Empfangsbestätigung einer Nachricht in der e-box einschalten). 4 Ihr Vorname und Name sind angezeigt. 4

6 5 Klicken Sie hier zum Abmelden. 6 Symbolleiste zur Durchführung der nachstehend beschriebenen Vorgänge : Anzeigen, dass Sie sämtliche verfügbaren Dokumente künftig in digitaler Form in der e-box Ihres Unternehmens erhalten möchten. Sie brauchen nichts zu unternehmen, um die Medex-Dokumente zu erhalten: Dokumente in Bezug auf Arbeitsunfälle, Frühverrentung aus medizinischen Gründen und krankheitsbedingte Abwesenheiten werden automatisch über die e-box zugestellt. Dieses Symbol bezieht sich also nicht auf die Dokumente von Medex. Das Symbol ist nur für Verwalter der e-box verfügbar (siehe Anleitung zur Zugangsverwaltung 2.2. Zugang zu erweiterten Funktionen in Ihrer e-box). Labels verwalten (siehe Labels). Dieses Symbol ist nur für Verwalter der e-box verfügbar (siehe Anleitung zur Zugangsverwaltung 2.2. Zugang zu erweiterten Funktionen in Ihrer e-box). Auf das Kontaktformular der Sozialen Sicherheit für Fragen im Zusammenhang mit der Benutzung der e-box zugreifen. Auf das Benutzerhandbuch zugreifen. 7 Das Datum entspricht dem Tag, an dem die Nachricht in die e-box Ihres Unternehmens einging. 8 Die Einstellung 1 ist das Organ (hier: Medex), das die Nachricht geschickt hat. 9 Bei Nachrichten von Medex ist der Absender die betreffende medizinische Begutachtungsstelle (Arbeitsunfall, krankheitsbedingte Abwesenheit, Frühverrentung aus medizinischen Gründen). 10 Titel: In der Überschrift jeder Nachricht von Medex werden den Namen, Vornamen und die Nummer des Nationalregisters des betreffenden Bediensteten erwähnt. 11 Das Symbol zeigt an, wer der Adressat der Nachricht ist (Unternehmen, Person, ). Bei Nachrichten von Medex handelt es sich um eine informative Angabe, da alle Medex-Nachrichten fürs Unternehmen bestimmt sind. 12 Das Büroklammer-Symbol i weist auf das Vorhandensein einer oder mehrerer Anlage(n) zum Hauptdokument hin. 13 Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie das Dokument bzw. die Dokumente direkt herunterladen. 14 Durch Anklicken der Schaltfläche gelangen Sie zur detaillierten Beschreibung der Nachricht (siehe Detailansicht des Dokuments). 15 Die Ansicht kann nach verschiedenen Kriterien gestaltet werden (siehe Ansichten). 16 Die Filter erlauben es, Nachrichten anhand benutzerdefinierter Kriterien schneller zu finden (siehe Benutzerdefinierte Suche). 17 Wenn Sie auf klicken, werden die Labels unter den Nachrichten in Form eines Symbols angezeigt (siehe Labels). 1 zu lesen ist : Einrichtung 5

7 18 Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten mit dem Symbol als sichtbar bzw. verborgen zu markieren. 19 Das Schlosssymbol in verschlossener Stellung weist darauf hin, dass die Einrichtung, die die Nachricht geschickt hat, eine spezifische Zugriffsberechtigung fürs Herunterladen der Dokumente erfordert. Beispiel: Ein Mitarbeiter, dem keine Leseberechtigung für die Medex-Nachrichten zugeteilt wurde, wird nicht auf diese Dokumente zugreifen können. Ihr Hauptzugangsverwalter bzw. lokaler Mitverwalter ist für die Verwaltung dieser Berechtigungen zuständig. 6

8 2.2 Spezifische Funktionalitäten Detailansicht des Dokuments In der Detailansicht der Nachricht werden sämtliche von Medex gesendeten Informationen angezeigt: 1 Informationen zum herunterzuladenden PDF-Dokument: - Zugeordnete(s) Label(s): erlaubt es Ihnen zu sehen, ob der betreffenden Nachricht Labels zugewiesen wurden (siehe Labels). - Art: Es handelt sich dabei um den Nachrichtentyp. Zunächst senden wir ausschließlich Dokumente. Im Weiteren ist geplant, auch Berichte zu schicken. 7

9 - Absender: betreffende Medex-Aufgabe (Arbeitsunfall, Frühverrentung aus medizinischen Gründen oder krankheitsbedingte Abwesenheit). - Einstellung 2 : Versender der Nachricht, Medex. - Veröffentlichungsdatum 3 : Tag, an dem die Nachricht in Ihre e-box eingegangen ist. - Ablaufdatum: Von Medex gesandte Dokumente sind nur 6 Monate lang verfügbar. Nach Ablauf dieser Frist wird die Nachricht aus der e-box gelöscht. - Ticketnummer: Jeder in der e-box veröffentlichten Nachricht muss ein einmaliges Ticket beigefügt sein, das als funktionale Kennung in dem e-box-system benutzt wird (spielt eine wichtige Rolle bei Überprüfungsanfrage). - Kennung: Jeder in der e-box veröffentlichten Nachricht muss eine Kennung beigefügt sein. Dieses Feld bezieht sich nicht auf Medex, es handelt sich um ein technisches Feld der e-box. 2 Anlage(n): Etwaige Anlagen können hier abgerufen bzw. heruntergeladen werden. 3 Zusätzliche Informationen: - Vorname: Vorname des Bediensteten. - Name: Nachname des Bediensteten. - Arbeitgeberreferenz: Aktenzeichen, das vom Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Meldung oder des Antrags mitgeteilt wurde. - Nationale Registrierungsnummer 4 : Nationalregisternummer des Bediensteten. - Publiato-Nummer: Publiato-Nummer des Arbeitsunfalls. - Niederlassungseinheitsnummer des Arbeitsplatzes: Niederlassungseinheitsnummer der Niederlassung, wo der Bedienstete arbeitet. Diese Information wurde zum Zeitpunkt der Meldung des Arbeitsunfalls in Publiato eingegeben. - Niederlassungseinheitsnummer des zuständigen Dienstes: Niederlassungseinheitsnummer des für die Bearbeitung dieser Nachricht zuständigen Dienstes. 4 Logfile: Daten über den Verlauf der Aktionen. 2 zu lesen ist : Einrichtung 3 zu lesen ist : Eingangsdatum 4 zu lesen ist : Nummer des Nationalregisters 8

10 2.2.2 Ansichten Es ist möglich, Nachrichten zu filtern, sodass nur Nachrichten, die bestimmte Kriterien erfüllen, angezeigt werden. Standardmäßig werden in der e-box die Nachrichten nach Eingangsdatum angezeigt. Möchten Sie ausschließlich bald ablaufende Nachrichten anzeigen, können Sie das Filter Alle Berichte 5, die bald ablaufen einsetzen: Bei Nachrichten von Medex ist das Filter Berichte 6 des Typs Einschreibsendung nicht relevant, da Medex Arbeitgebern nie eingeschriebene Sendungen schickt Benutzerdefinierte Suche Aufgrund von Metadaten können Sie selbst Filter erstellen in der e-box. Sie verfügen hierzu über verschiedene Suchkriterien: 5 zu lesen ist: Nachrichten 6 zu lesen ist: Nachrichten 9

11 Status: Die Auswahlmöglichkeiten Gelesen und Ungelesen können sich bei Suchaufträgen als sehr nützlich erweisen. Einstellung 7 : Einrichtung, die die Dokumente schickt. Absender: Für Medex geht es dabei um die betreffende medizinische Begutachtungsstelle (Arbeitsunfall, krankheitsbedingte Abwesenheit, Frühverrentung aus medizinischen Gründen). Unterkategorie: Je nach ausgewähltem Absender zeigt die e-box verschiedene Filtermöglichkeiten an. Sichtbarkeit: Sie können entweder nur sichtbare Nachrichten oder verborgene Nachrichten, oder sichtbare und verborgene Nachrichten anzeigen. Zu Händen von: Medex sendet nur Dokumente, die fürs Unternehmen bestimmt sind. Datum: Nachrichten können nach Eingangsdatum filtriert werden. Label: Dieses Filter erlaubt es, Nachrichten zu finden, denen ein Benutzer der e-box ein Label zugewiesen hat. Erweiterte Kriterien: Zusätzliche Suchkriterien können bei der Auswahl eines Absenders aufgrund weiterer Dokumentinformationen eingesetzt werden (siehe Detailansicht des Dokuments). 7 zu lesen ist : Einrichtung 10

12 Ein Filter erstellen und speichern Sie können z. B. nur jene Nachrichten anzeigen, die sich auf Arbeitsunfälle beziehen. In diesem Fall müssen Sie folgende Kriterien anwenden: - Einstellung 8 : Medex - Absender: Arbeitsunfalll Klicken Sie danach auf Suchen, um die Suche zu starten. Die Liste der zutreffenden Nachrichten wird angezeigt. Sie können das betreffende Filter speichern, indem Sie auf Kriterien speichern klicken. 8 zu lesen ist : Einrichtung 11

13 Sie müssen Ihrem Suchauftrag einen Namen geben: Das mit einem Namen versehene und gespeicherte Filter wird in die Liste eingefügt und ist weiterhin in der Liste der Ansichten verfügbar: Filter, die Sie erstellen, sind benutzereigene Filter. Mit anderen Worten sind sie für Ihre Kollegen mit Zugriff auf die e-box nicht sichtbar Eine benutzerdefinierte Suche abändern Es ist möglich, die Suchkriterien dieses benutzereigenen Filters zu verfeinern, indem Sie auf die Schaltfläche Filter klicken (siehe oben). Um die Filterkriterien zu verfeinern, müssen Sie das betreffende Filter auswählen und die Suchkriterien anpassen (z. B. Status, Datum, usw.). Danach müssen Sie auf Suchen klicken und, wenn erwünscht, das neue Filter speichern. Schließlich können Sie entweder diesem neuen Filter einen neuen Namen geben (geben Sie dem einen Namen und klicken Sie danach auf Speichern ), oder das bestehende Filter durch das Neue ersetzen (klicken Sie auf Ersetzen ). Wenn Sie diesen neuen Suchauftrag nicht speichern möchten, müssen Sie auf Schließen klicken. 12

14 2.2.4 Labels Labels gehören zu den benutzerdefinierten Suchkriterien. Ein gutes Labelmanagement wird es Ihnen erlauben, Dokumente einfach und schnell zu finden. Der Benutzer kann e-box-dokumente mit Labels versehen oder Labels von e-box-dokumenten entfernen. Nur ein e-box-verwalter kann Labels erstellen. Alle Benutzer der e-box können sie sehen und anwenden. Legen Sie fest, welche Labels für Ihre Einrichtung sinnvoll sind. Legen Sie fest, wer fürs Erstellen und Anpassen von Labels verantwortlich ist. Es muss sich dabei um einen Verwalter der e-box handeln. Es empfiehlt sich, diese Funktion nicht auf alle Aktenverwalter zu übertragen, sonst wird die Anzahl der (benutzerdefinierten) Labels zu groß sein. Nur der Hauptzugangsverwalter bzw. lokale Mitverwalter kann diese Funktion auf eine Person übertragen (siehe Anleitung zur Zugangsverwaltung Zugang zu erweiterten Funktionen in Ihrer e-box). ). 13

15 Labels erstellen Bemerkung: Nur Verwalter der e-box können Labels erstellen. Klicken Sie auf Labels verwalten. Es öffnet sich folgendes Fenster. Sie können dem Label einen Namen geben und eine Farbe zuweisen. Dann sollten Sie auf Speichern klicken. Sie können z. B. Labels nach dem Aktenstatus erstellen ( zu behandelnden 9, laufend, behandelt 10 ). Labels, die Sie erstellt haben, können in demselben Fenster unter Bearbeiten geändert oder gelöscht werden. 9 zu lesen ist: zu bearbeitend 10 zu lesen ist: bearbeitet 14

16 Labels anzeigen Um Labels anzuzeigen, müssen Sie auf Labels anzeigen klicken. Labels werden dann neben dem Dokumententitel mit dem Symbol angezeigt Ein Label mit einem Dokument verknüpfen Wenn Sie auf Labels anzeigen klicken, erscheint das Symbol neben dem Dokumententitel. Klicken Sie auf dieses Symbol, um das nächste Fenster zu öffnen. Wählen Sie die gewünschten Labels aus und klicken Sie auf Speichern. Ihr Verwalter hat beispielsweise die Labels zu behandelnden 11, Laufend und behandelt 12 erstellt. Ändert sich der Aktenstatus auf Behandelt, weil ein Mitarbeitet die Akte bearbeitet hat, kann Letzterer das Label Behandelt 13 mit der Nachricht verknüpfen. Zur Erinnerung: Es ist möglich, eine Suche aufgrund von Labels zu erstellen. 11 zu lesen ist: zu bearbeitend 12 zu lesen ist: bearbeitet 13 zu lesen ist: bearbeitet 15

17 3 Fragen? Brauchen Sie Hilfe? Schauen Sie sich unser Demovideo an. Für Fragen über die e-box im Allgemeinen: - benutzen Sie das Kontaktformular des Portals der Sozialen Sicherheit oder - nehmen Sie Kontakt auf mit dem Contact-Center unter der Nummer Für spezifische Fragen über Medex: - konsultieren Sie unsere Website oder - nehmen Sie Kontakt auf mit unserem Contact-Center unter der Nummer 02/