Anleitung + Beispiele Edi Bauer

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1 Word effektiv Vorwort e-book Microsoft Word 2003 Anleitung + Beispiele Edi Bauer Edi Bauer, D-Weidhütte

2 Inhaltsverzeichnis Word 2003 effektiv-e-book Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen Word Einführung Cursorbewegung Text markieren Kopieren, Ausschneiden und Einfügen Symbole einfügen Kopieren mit der Office Zwischenablage Absätze Manueller Umbruch Rechtschreibprüfung Autokorrektur Datum einfügen Excel einfügen Format Seitenformat Absatzausrichtung Absatzabstände Absatzeinzüge Rahmen Nummerierung und Aufzählung Zeichenformat Tabellen Tabulator Tabellen Tabellen Spaltenbreite und Zeilenhöhe Tabelleneinstellungen Spaltentext Gestaltung Fotos Clip Art Grafiken bearbeiten Grafik Symbolleiste Textfluss Zeichnungen und Autoformen Mehrseitige Dokumente Kopf- und Fußzeilen Formatvorlagen Gliederung von Überschriften Verzeichnisse Zusammenarbeit Seriendruck Grundlagen evektiv-e-book

3 Word 2003 effektiv-e-book Inhaltsverzeichnis 6.2. Serienbrief Datenquellen Etiketten Wichtiges Seitenansicht Drucken Datei öffnen Datei speichern Datei löschen und umbenennen Dokumentvorlagen Suchen und Ersetzen Silbentrennung Aufgabenbereich Symbolleisten Beispiele Übungstext Privatbrief Bewerbung Plakat Wiederholung und Neues Lebenslauf Lebenslauf mit Tabelle Ordnerrücken Quittung Briefkopf Anmeldeformular Geschäftsbrief Rechnung Faxformular Tagesordnung Schriftzug Anzeigen Kaufvertrag QM-Handbuch Einladung Datenquelle Teilnehmerliste Namensschilder Briefumschläge Edi Bauer, D-Weidhütte

4 Tabellen Word 2003 effektiv-e-book 3 TABELLEN 3.1. Tabulator Tabstopps sind Positionen, die innerhalb einer Zeile durch Betätigen der T-Taste angesprungen werden. Die Tabulatorzeichen sind sichtbar, wenn Sie mit der Schaltfläche einblenden / ausblenden das Anzeigen der Sonderzeichen aktiviert haben. Standardtabstopps Ein neues Dokument enthält automatisch Standardtabstopps im Abstand von 1,25 cm. Diese Voreinstellung ist am unteren Rand des horizontalen Lineals durch kleine Striche gekennzeichnet. Im Menü Format / Tabstopp... können Sie diese Voreinstellung ändern. Diese Einstellung ist dann für das ganze Dokument gültig. Wenn Sie Listen mit Hilfe von Leerzeichen einrücken, können Sie die Textanfänge nicht exakt untereinander ausrichten. Beim Verwenden von Tabstopps hingegen stehen die Textanfänge in einer Linie untereinander. Individuelle Tabstopps Tabstopps mit der Maus setzen Individuelle Tabstopps können Sie vor oder nach der Texteingabe setzen. Dazu muss der Cursor im Absatz stehen oder mehre Absätze müssen markiert sein. Diese Tabstopps lassen sich einzeln definieren, ausrichten, verschieben und löschen. Tabstopp setzen: Wählen Sie am linken Rand vom Zeilenlineal durch mehrmaliges Anklicken die Ausrichtung des Tabstopps aus und klicken Sie dann im Absatzlineal an die gewünschte Position. Die Standard-Tabstopps links davon werden dabei entfernt Tabstopp verschieben: Klicken Sie das Tabstoppsymbol im Lineal an Übungen: und ziehen Sie es mit der Maus an die gewünschte Position. Tagesordnung. 70 Anzeigen Tabstopp löschen: Klicken Sie das Tabstoppsymbol an und ziehen Sie es Lebenslauf mit der Maus aus dem Bereich des Lineals nach unten heraus. 22 evektiv-e-book

5 Word 2003 effektiv-e-book Tabellen Tabulatorarten Symbole Bezeichnung Beschreibung Tabstopp links Eingabe linksbündig Tabstopp zentriert Tabstopp rechts Tabstopp dezimal Leiste-Tabstopp * Erstzeileneinzug * * erst ab Word 2000 Hängender Einzug * Tabulator-Besonderheiten Mit der Maus können Sie die Tabstopps lediglich auf dem Rasterabstand von 0,25 cm ausrichten. Im Fenster Tabstopps, das Sie mit dem Befehl im Menü Format öffnen, können Sie die Tabstopps sehr genau platzieren. Tippen Sie ein Maß bei Tabstoppposition ein und entscheiden Sie sich für eine Ausrichtung. Betätigen Sie jede Eingabe mit der Schaltfläche Festlegen und schließen Sie das Fenster mit OK. Wenn Sie eine Position in der Liste markieren, können Sie Ausrichtung oder Füllzeichen wieder ändern. Eingabe wird zentriert Eingabe rechtsbündig Dezimalstellen hinter dem Komma sind rechts vom Tabstopp an dieser Stelle wird eine senkrechte Linie gezeichnet. die erste Zeile beginnt an der Position, an der dieses Zeichen gesetzt wird. ab der zweiten Zeile beginnen alle Zeilen an der Position, an der dieses Zeichen gesetzt wird. Füllzeichen Im Fenster Tabstopps können Sie Füllzeichen einstellen. Sie haben die Wahl zwischen 3 verschiedenen Füllzeichen. Diese können Sie für jeden Tabstopp einzeln einstellen. Wenn Sie ein Füllzeichen zwischen dem Tabulator 2,5 cm und 14 cm setzen wollen, müssen Sie zum Einstellen den Tabstopp 14 cm markieren. Spalten markieren Durch Ziehen der Maus mit gedrückter A-Taste können Sie einen Text spaltenweise markieren. Dabei ist wie immer das Ziehen von rechts nach links vorzuziehen! Tabulator ist ein Absatzformat Tabulatoreinstellungen sind ein Absatzformat und werden beim Erzeugen eines neuen Absatzes mit der Ü-Taste in den nächsten Absatz übernommen. Die Einstellungen können Sie auch mit der Schaltfläche Format übertragen auf andere Absätze übertragen. Edi Bauer, D-Weidhütte

6 Tabellen Word 2003 effektiv-e-book 3.2. Tabellen Um in Dokumenten Auflistungen zu erzeugen oder eine geordnete Aufteilung von Texten und / oder Grafiken zu erstellen, verwenden Sie am besten Tabellen. Tabellen erzeugen Eine Tabelle können Sie mit verschiedenen Methoden erzeugen. Word fügt dann die Tabelle an der Stelle ein, an der sich der Cursor befindet. Tabelle mit dem Schaltflächensymbol erzeugen Klicken Sie auf das Symbol Tabelle einfügen und halten Sie die Maustaste gedrückt. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit mehreren Feldern. Ziehen Sie mit der Maus über die gewünschte Anzahl der Zeilen und Spalten. Beim Loslassen der Maustaste wird die Tabelle eingefügt. Übungen: Briefkopf Faxformular Quittung Ordner Lebenslauf Tabelle mit dem Menü erzeugen Rufen Sie das Menü Tabelle / Einfügen / Tabelle auf. Im geöffneten Dialogfenster können Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten wählen sowie die Spaltenbreite einstellen. Tabellen zeichnen Als dritte Variante bietet Ihnen Word die Möglichkeit, eine Tabelle zu zeichnen. Rufen Sie das Menü Tabelle / Tabelle zeichnen auf, oder klicken Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste. Es öffnet sich die Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Der Cursor verwandelt sich in einen Zeichenstift. Damit können Sie jetzt eine individuell gestaltete Tabelle zeichnen, indem Sie einen Rahmen in der gewünschten Größe ziehen und darin waagrechte und senkrechte Linien zeichnen. Mit der Radiergummi- Schaltfläche können Sie gezeichnete Linien wieder entfernen. Zellen, Zeilen und Spalten löschen Markieren Sie zunächst die entsprechenden Zellen, Zeilen oder Spalten und wählen Sie eine der beschriebenen Methoden. Taste Am schnellsten löschen Sie den markierten Bereich mit der Taste R. Menü Im Menü Tabelle / Löschen stehen die hier gezeigten Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können auch mit dem Kontextmenü Zellen löschen. Zellen, Zeilen und Spalten einfügen Symbolschaltflächewandelt sich die Schaltfläche Tabelle einfügen in der Symbolleiste und Je nachdem, was Sie markiert haben -ob Zelle, Spalte oder Zeile- ver- bietet Ihnen ein Symbol zum Einfügen an. Menü Im Menü Tabelle / Einfügen stehen die hier gezeigten Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können auch mit dem Kontextmenü Zellen einfügen. 24 evektiv-e-book

7 Word 2003 effektiv-e-book Tabellen 3.3. Tabellen Spaltenbreite und Zeilenhöhe Einstellung im Lineal Sie können die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern, indem Sie die Spalten- bzw. Zeilenmarke im Lineal mit der Maus verschieben. Der Cursor muss sich in der Tabelle befinden, damit diese Marken sichtbar sind. Wenn Sie gleichzeitig die A-Taste gedrückt halten, werden im Lineal die genauen Spaltenbreiten bzw. Zeilenhöhen in Zentimeter angezeigt. Tabellenbreite Wenn Sie die Spaltenbreite im Lineal ändern, verändert sich die Breite der gesamten Tabelle. Wenn Sie die Breite innerhalb der Tabelle ändern, verschieben Sie nur diese Linie, die Gesamtbreite der Tabelle bleibt unverändert. Einstellung in der Tabelle Um die Spaltenbreite zu ändern, zeigen Sie mit der Maus auf eine senkrechte Gitternetzlinie der Tabelle. Der Mauszeiger verändert sich in einen Doppelpfeil. Damit ziehen Sie die Linie an die neue Position. Um die Zeilenhöhe zu ändern, gehen Sie genauso vor, zeigen jedoch mit der Maus auf eine waagrechte Linie. Hinweis: Wollen Sie die Spaltenbreite nur einer Zelle verändern, muss diese Zelle markiert sein. Die Zeilenhöhe kann nur für die gesamte Zeile verändert werden. In der Normalansicht kann die Zeilenhöhe nicht mit der Maus verändert werden. Individuelles Maß mit dem Menü Mit dem Menü Tabelle / Tabelleneigenschaften können Sie für jede Zeile oder Spalte ein individuelles Maß in cm eingeben. In früheren Word-Versionen finden Sie nebenstehendes Fenster im Menü Tabelle / Zeilenhöhe und -breite: Übungen: Quittung Ordner Anmeldeformular Gleichmäßige Abstände Mit dem Menü Tabelle / AutoAnpassen können Sie die markierten Zeilen bzw. Spalten auf ein gleiches Maß einstellen. Die Symbole finden Sie auch in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. In früheren Word-Versionen sind die Befehle im Menü Tabelle / Zeilen gleichmäßig verteilen bzw. Spalten gleichmäßig verteilen. Zellen teilen / verbinden Mit dem Menü Tabelle / Zellen verbinden bzw. Zellen teilen, können Sie die markierten Zeilen oder Spalten unterteilen bzw. verbinden. Die Symbole finden Sie auch in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Edi Bauer, D-Weidhütte

8 Tabellen Word 2003 effektiv-e-book 3.4. Tabelleneinstellungen Linien & Schattierungsfarben Übungen: Faxformular Quittung Ordner Anmeldeformular Anzeigen Für die markierten Zellen können Sie die Linien in Art, Breite und Farbe ändern sowie die Hintergrundfarbe der Zellen einstellen. Dazu steht Ihnen das Fenster Rahmen und Schattierungen zur Verfügung, das Sie mit dem Menü Format / Rahmen und Schattierungen öffnen. Siehe Seite 18. Schneller geht es oft mit den Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Mit dem Stift zeichnen Sie Linien in der rechts dargestellten Art. Wenn Kein Rand eingestellt ist, können Sie damit die Linien unsichtbar machen. Mit dem Radiergummi werden Linien ganz gelöscht. Linienart: durchgezogen, gestrichelt, doppelt usw. Liste zum Einstellen der Linienstärke in Punkt. Liste zum Auswählen der Linienfarbe. Schaltfläche zum Anzeigen bzw. Ausblenden von mehreren Linien. Palette zur Farbauswahl. Zellausrichtung Mit der Auswahlliste können Sie mit den neun Schaltflächen einstellen, welche Ausrichtung die Texte innerhalb eines Feldes haben sollen. Die Möglichkeiten reichen von Oben links über Mitte bis Unten rechts. Textausrichtung Mit dieser Schaltfläche stellen Sie die Ausrichtung des Textes um von Senkrecht nach Unten über senkrecht nach Oben wieder zu Waagrecht. Sortieren Sie können Texte und Zahlen der markierten Spalte aufsteigend und absteigend sortieren. Dazu stehen Ihnen die Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen zur Verfügung Mit dem Menü Tabelle / Sortieren öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Einstellungen möglich sind. Überschriftzeilen Sie können veranlassen, dass bei Tabellen, die sich über mehrere Seiten erstrecken, Überschriften auf jeder Seite wiederholt werden. Dazu markieren Sie diese Zeilen und wählen den Menübefehl Tabelle / Überschriftenzeilen wiederholen. Als Überschrift kann, eine oder mehrere Zeilen, am oberen Rand der Tabelle markiert werden. Tabelle teilen Manchmal ist es notwendig, dass eine vorhandene Tabelle unterbrochen wird, um z. B. normalen Text einzufügen. Dazu können Sie Tabellen teilen: Sie markieren die Tabellenzeile, bei der die Tabelle geteilt werden soll. Mit dem Menübefehl Tabelle / Tabelle teilen wird oberhalb der Markierung eine normale Leerzeile eingefügt. 26 evektiv-e-book

9 Word 2003 effektiv-e-book Tabellen 3.5. Spaltentext Sie können Word so einstellen, dass Texte auf einer Seite mehrspaltig aufgeteilt werden. Die Spalten erzeugen Sie mit der Schaltfläche Spalten in der Standardsymbolleiste. In der aufklappenden Liste können Sie die gewünschte Anzahl der Spalten auswählen. Eine leere Seite wird in die angegebene Spaltenzahl aufgeteilt. Enthält das Dokument bereits Text (den Sie nicht markiert haben) so wird dieser mehrspaltig dargestellt. Übung: Um einzelne Absätze in Spaltentext umzuwandeln, müssen Sie vorher diese Einladung Absätze markieren und danach auf die Schaltfläche Spalten klicken. Die nicht markierten Textteile davor und danach behalten die einspaltige Formatierung bei. Das kann gewünscht sein, wenn z. B. Überschriften über die ganze Seitenbreite reichen sollen. Mit dem Menübefehl Format / Spalten öffnen Sie das gleichnamige Fenster, in dem Sie weiter Einstellungen vornehmen können. So können Sie hier unterschiedliche Spaltenbreiten einstellen, den Abstand zwischen den Spalten verändern und eine Linie zwischen Spalten einund ausschalten. Edi Bauer, D-Weidhütte

10 Index A Absatzabstände 16 Absatzausrichtung Absätze erzeugen... 10, 54 löschen... 10, 54 Absatzeinzüge Absatzmarken... 5 Abstand Nach Vor Adressen ÄND Änderungen nachverfolgen Anmeldeformular Ansichten... 5 Anzeigen Aufgabenbereich Aufzählung Auschneiden... 8 Ausgeblendet Ausschneiden... 8 Autofomen Autoformen... 32, 65 Autokorrektur Automatisch aktuallisieren. 38 B Betriebsausflug Bewerbung Bildlaufleisten... 5 Blockpfeile Blocksatz Brief Briefkopf Briefumschläge C ClipArt... 29, 57, 66 D Datei löschen öffnen speichern speichern unter umbennenen Datenquelle... 44, 79 Datum einfügen Diagramme Dokumentvorlage...49, 66 Dokumentvorlagen Drag & Drop... 8 Drucken...46, 47 E Effekte Eigennamen Einfügemodus... 6 Einfügen... 8 Excel Grafik Inhalte Spalten Verknüpfung Zeilen Zellen Einladung Einstellungen Einzeilig Einzug links rechts Ersetzen Erstzeileneinzug Etiketten Excel Tabelle F Faxformular Fließtext... 5 Format Absatz...10, 58 Zeichen...20, 58 Formatvorlagen... 35, 58, 76 Formular...69, 74 Foto Fußzeile... 34, 66, 76 G Ganzer Bildschirm Geschäftsbrief Gleichmäßige Abstände Gliederung Grafik bearbeiten hinter den Text vor den Text Grafik einfügen... 13, 72, 78 Gramatikprüfung Großbuchstaben Word 2003 effektiv-e-book H Hängender Einzug Hauptdokument Helligkeit I Indexverzeichnis Inhalte einfügen... 13, 68 Inhaltsverzeichnis... 38, 40 Internet K Kapitälchen Kaufvertrag Kommentare Kopfzeile... 34, 64, 66, 76 Kopieren... 8 Kreis Kürzel L Laufweite Lebenslauf Lineal... 25, 46 Liniale... 4 Linie Linker Einzug Linksbündig Logo Löschen Spalten Zeilen Zellen M Manueller Umbruch... 10, 14 Markieren Mit der Maus... 7 Mit der Tastatur... 7 Menüleiste... 4 N Nachverfolgen Namensschilder Neues Blatt... 5 Neues Dokument... 5 Normal.dot Nummerierung... 19, evektiv-e-book

11 Word 2003 effektiv-e-book O Office Zwischenablage... 9 Ordnerrücken Organiegramm P Papierformat Pfeil Plakat Position Q QM-Handbuch Querverweis Quittung R Rahmen... 18, 66, 71 Rechnung Rechteck Rechter Einzug Rechtsbündig Rechtschreibkorrektur Rechtschreibprüfung Referenz S Scanner Schattiert Schriftzug Seiten Seitenansicht Seitenformat Seitenrahmen Seitenränder Seitenumbruch Seitenzahlen Sereiendruck Etiketten Hauptdokument Serienbrief Seriendruck... 42, 79 Umschläge Silbentrennung Skalieren Spalten Spalten markieren Spaltenbreite Spaltentext... 27, 78 Standardtabstopps Statusleiste... 5 Statuszeile Suchen Symbole einfügen... 8, 65 Symbolleiste... 4 anpassen Format Formular Grafik Rahmen Seriendruck Tabellen Überarbeiten Zeichnen T Tabelle... 25, 60, 62, 65, 72 Eigenschaften... 62, 63 Spaltenbreite Zeilenhöhe Tabellen Tabstopp Füllzeichen individuell Tabulator... 60, 70 Tagesordnung Tastenkürzel Alt Bild ab... 6 Bild auf... 6 Einfg... 6 Ende... 6 Entf... 6 Pos Strg Strg Strg Strg + B Strg + C... 8 Strg + E Strg + L Strg + R Strg + V... 8 Strg + X... 8 Umschalt + F Teilnehmerliste Text einfügen... 6 löschen... 6 Überschreiben... 6 Text markieren... 7 Textbaustein...12 Textbegrenzung... 5 Texteffekte...21 Textfeld...33 Textfenster... 5 Textfluß...31 Textrichtung...62 Titelleiste... 4 U Überscheibmodus... 6 Überschrift ÜE... 6 Umriss...20 Unterschneidung...21 Urheberrecht...28 V Verknüpfung einfügen...13 Verzeichnis...80 Verzeichnisse...40 W WordArt...33 Z Zeichenabstand...21 Zeichenformat...20 Zeichenformatvorlage...36 Zeichnungen...32 Zeilen...24 Zeilenabstände...16 Zeilenhöhe...25 Zellen...24 teilen...25 verbinden...25 Zentriert...15 Zoom...46 Zusammenarbeit...41 Zuschneiden...30 Zweizeilig...16 Zwischenablage... 8 Index Edi Bauer, D-Weidhütte