Merkblatt zum Erstellen und dem Umgang mit Rechnungen

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1 Merkblatt zum Erstellen und dem Umgang mit Rechnungen Seit dem 1. Juli 2004 müssen alle Rechnungen gemäß 14 Abs. 4 i.v.m. 14a Abs. 5 UStG vorgeschriebene Angaben enthalten. Ist dies nicht der Fall, kann die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug versagen. Dies gilt für Geschäfte zwischen Unternehmern sowie zwischen Unternehmen und juristischen Personen als Leistungsempfänger. Lediglich Unternehmer mit Kleinunternehmereigenschaft dürfen keine MwSt. in den Rechnungen ausweisen und im Gegenzug auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Bitte beachten Sie, dass auch über steuerbefreite Umsätze eine Rechnung ausgestellt werden muss. Sind z.b. innergemeinschaftliche Lieferungen von der Steuer befreit, ist der Grund auf der Rechnung anzugeben. Es genügt der Hinweis: steuerbefreite EG-Lieferung. Bei Dienstleistungen gelten besondere Vorschriften hinsichtlich der Steuerschuldumkehr. Bitte informieren Sie sich darüber. Trifft die Steuerschuldumkehr zu, muss die Rechnung die Angabe Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten. Bisher musste nur auf die Steuerschuldumkehr hingewiesen werden. Gutschrift: Als Rechnung gilt ebenfalls eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger für Gegenstände oder sonstige Leistungen wie z.b. Dienstleistungen ausgestellt wird. Neue Vorgaben gelten nach 14 und 14a UStG für die umsatzsteuerliche Behandlung von Gutschriften. Die Abrechnung durch den Leistungsempfänger mit einer Gutschrift berechtigt auch zum Vorsteuerabzug. Allerdings muss die Abrechnung per Gutschrift formlos vorab vereinbart worden sein. Bei einem Widerspruch des Leistenden entfällt der Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger. Seit dem müssen Rechnungen vom Leistungsempfänger oder einem beauftragten Dritten den Vermerk Gutschrift tragen. In den Fällen, in denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, muss die Rechnung künftig die Angabe Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten. Kaufmännische Gutschriften z.b. zur Korrektur einer Rechnung, werden nicht automatisch als eine umsatzsteuerliche Gutschrift behandelt. Sie sollten aber nicht den Vermerk Gutschrift und keine Leistungsbeschreibungen enthalten, die auf eine Rechnung schließen lassen. Die Angabe von Minusbeträge ist möglich. Für die Richtigkeit der Rechnung ist neben dem Aussteller auch der Rechnungsempfänger zuständig. Die Empfänger sämtlicher Rechnungsarten sind verpflichtet, die Angaben zu prüfen, soweit es ihnen möglich ist. Dies gilt z.b. nicht für die Steuernummer oder fortlaufende Rechnungsnummer. Auch hier gelten für Exportgeschäfte besondere Regelungen. Bei einer Anzahlung kann man den Zeitpunkt der Lieferung i.d.r. nicht angeben. Daher muss die Rechnung als Anzahlung kenntlich gemacht werden. Vorgeschrieben sind: Sicherstellung von Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungsdokumente der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Hier muss eine eindeutige Identifikation möglich sein, beim

2 Leistungsempfänger genügt aber auch die Angabe des Postfachs oder einer Großkundenadresse. die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer das Ausstellungsdatum der Rechnung eine fortlaufende und einmalige (für die Dauer des Geschäftsbetriebs) Rechnungsnummer. die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung der Zeitpunkt der Lieferung das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Netto- und Bruttobetrag sowie den Steuerbetrag und den Steuersatz (7 %/19%) im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts wie z.b. Boni und Skonti Hinweis auf eine Befreiung ggf. der Hinweis auf besondere Aufbewahrungspflichten in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, muss die Rechnung künftig die Angabe Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten. bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift die Angabe Gutschrift Regelungen für Kleinstbetragsrechnungen: Für Rechnungen, deren Betrag 150,00 Euro einschließlich Umsatzsteuer (100,00 bis zum ) nicht übersteigt genügen: der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers das Ausstellungsdatum die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe der Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Dies gilt nicht für Rechnungen im Rahmen der Versandhandelsregelung ( 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ( 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach 13b UStG ( 33 UStDV). Wird die Differenzbesteuerung genutzt, muss die Rechnung ja nach Sachverhalt eine der folgenden Angaben enthalten: Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung oder Kunstgegenstände/Sonderregelung oder Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung Werden Reiseleistungen abgerechnet, hat die Rechnung die Angabe Sonderregelung für Reisebüros zu tragen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeuges müssen z.b. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs erfolgen. Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die

3 entsprechende Vereinbarung hinzuweisen ( 31 Abs. 1 UStDV). Es genügt bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen ein allgemeiner Hinweis wie z.b. "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen" oder "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen". Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Sofern sich lediglich aus einem Lieferschein das Lieferdatum ergibt und dies mit dem Datum des Lieferscheins übereinstimmt, kann auf der (eigentlichen) Rechnung darauf verwiesen werden. Auch aus der Empfangsbestätigung auf dem Lieferschein kann sich das Leistungsdatum ergeben. Bei Barzahlung einer Rechnung genügt nicht der Hinweis auf die Barzahlung. Hier ist zumindest der Satz: Soweit nichts anderes angegeben ist, gilt der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung als Zeitpunkt der Leistung aufzuführen. Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die entsprechenden Angaben enthält. Soweit darin der Zeitraum, über den sich die Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben ist, reicht es aus, wenn sich dieser aus den Überweisungen oder Kontoauszügen ergibt. Bei Dauerleistungen oder wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses (die Funktion der Rechnung wird durch einen Vertrag etc. übernommen) kann sich der Leistungszeitpunkt aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode in der sie geleistet wurde ergeben. Im Vertrag sind die Steuernummer oder USt-IdNr., sowie eine einmalige Nummer und der Leistungszeitraum anzugeben. Zusätzliche Angaben auf Zahlungsbelegen entfallen. Achtung: Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen auf Ihren Geschäftsbriefen - und daher auch auf Rechnungen - zusätzlich ihre nach dem ElektroG erforderliche Registrierungsnummer aufführen. Wird eine Rechnung mit Fälligkeitsdatum versehen, kommt der Kunde nach 30 Tagen ohne Zahlung automatisch in Verzug. Enthält eine Rechnung nicht die erforderlichen Pflichtangaben und wird daher vom Finanzamt der Vorsteuerabzug versagt, kann vom leistenden Unternehmer innerhalb von sechs Monaten eine ordnungsgemäße Rechnung verlangt werden. Durch das Mehrwertsteuerpaket 2010 gelten für internationale Dienstleistungen Sonderregelungen für Rechnungen über bestimmte sonstige Leistungen Katalogleistungen, Arbeiten an beweglichen Gegenständen oder Vermittlungsleistungen. Genaue Informationen enthält ein SIHK Merkblatt unter Leistungen, die zwingend unter das Reverse Charge Verfahren fallen, müssen den Hinweis (Steuerschuld verlagert, VAT reversed, reverse charge system oder TVA due par le client) enthalten. Die Rechnungen werden ohne deutsche Umsatzsteuer abgerechnet.

4 Rechnungen in elektronischer Form sind jetzt unkomplizierter Bund und Länder haben sich im September 2011 geeinigt. Für die Unternehmen bedeutet das Steuervereinfachungsgesetz deutlich weniger Bürokratie. Elektronische Rechnungen können rückwirkend zum 1. Juli 2011 als mit und ohne PDF- oder Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download übermittelt werden. Über den elektronischen Rechnungsversand muss Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und empfänger bestehen, wobei der Empfänger ihn auch stillschweigend billigen kann. Die elektronische Signatur ist nicht mehr notwendig, um die Unversehrtheit einer Rechnung nachzuweisen. Allerdings müssen Unternehmen nach wie vor die sichere Verbindung zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen. Auf dem Übermittlungsweg darf sich der Inhalt der Rechnung nicht verändern. Umsatzsteuerlich ist ab der Neuregelung eine Unterscheidung in elektronische und Papierrechnungen nicht mehr erforderlich. Beide Arten von Rechnungen werden umsatzsteuerlich gleich behandelt. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen gewährleistet werden. Jegliches innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt, ist zulässig. Die Kontrolle sollte vom Eingang der Leistung, über den Vergleich von Lieferschein und Rechnung bis zur Prüfung der Kontoverbindungen und der Bezahlung der Rechnung vorhanden sein. Die qualifizierte elektronische Signatur und der elektronische Datenaustausch (EDI) sind nur noch Beispiele, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleisten. Für Fax-Übermittlungen ist das Empfänger-Fax entscheidend. Sofern es sich um ein Standard-Telefax handelt, gilt die Rechnung immer als Papierrechnung, auch wenn sie von einem Computer-Fax übermittelt wurde. Das ist wichtig, weil der Rechnungsempfänger auch weiterhin einer elektronischen Rechnung bzw. dem vorgesehenen Übermittlungsverfahren zustimmen muss. Erhält er trotz Anforderung unter Fristsetzung keine Papierrechnung, hat er dass Recht, nur den Nettobetrag zu überweisen. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. Unter innerbetrieblichen Kontrollverfahren sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer ist in der Wahl des Verfahrens frei. Die Anforderungen sind erfüllt, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad gibt, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens erfolgen, aber z. B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg). Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen.

5 Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Steuerpflichtige nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen, also auch eine nach 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung. Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach 14b UStG, 147 AO einschließlich GoBS und GDPdU erfüllt, ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag. Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden. Die elektronischen Unterlagen müssen dabei für Prüfzwecke lesbar bleiben, auch wenn zwischenzeitlich eine andere Software im Unternehmen verwendet wird. Der Rechnungsempfänger hat den Empfang der elektronisch übermittelten Rechnung zu dokumentieren. Die Dokumentation muss die Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) erfüllen. Bei der Überprüfung elektronisch übermittelter Rechnungen sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Ein Ausdruck einer Rechnung dient nur als vorläufiger Nachweis. Bis zum mussten elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw. wenn vereinbart, nach EDI-Standard (in Abständen muss eine Papiersammelrechnung oder eine Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur erfolgen) übermittelt werden. Im Rahmen des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) wurde ZUGFeRD entwickelt. Es gilt als neuer nationaler Standard eines Dokumenten- und Datenformates für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Insbesondere die kleinen und mittleren Unternehmen sollen davon profitieren, dass es nun möglich ist, die bildhafte Darstellung einer Rechnung im Format PDF/A-3 mit einem inhaltlich identischen Rechnungsdatensatz im XML-Format zu verknüpfen. Die Daten werden dabei in das PDF-Dokument eingebettet. Der Rechnungsempfänger kann den strukturierten XML-Datensatz unmittelbar maschinell mit seiner Software weiterverarbeiten. Nähere Informationen stehen unter zur Verfügung. Hinweise zum Umgang mit elektronischen Rechnungen: Richten Sie eine spezielle Anschrift für Rechnungen ein. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnungen, bestehen Sie auf dem PDF Format. Prüfen Sie die Herkunft und die Richtigkeit der Angaben in der Rechnung (Sache, Menge, Preis, Angaben nach UStG. Legen Sie einen Ablauf für fehlerhafte Rechnungen fest. Legen Sie geprüfte Rechnungen in einen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen zeitnah und regelmäßig an die Buchhaltung/den Steuerberater. Stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht. Legen Sie die Rechnungen nach einem einheitlichen und durchgängigen Schema ab.

6 Archivieren Sie auch die Mail, wenn sie rechnungsrelevante Angaben enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem Medium, dass Veränderungen protokolliert oder nicht zulässt. Das Medium muss auch in 10 Jahren noch lesbar sein. Speichern Sie auch den Beleg über die Zahlung bzw. den Zahlungsvorgang. Der Zusammenhang zur Rechnung muss nachvollziehbar sein. (Rechnungsnummer auf Überweisung) Barzahlung nur gegen Quittung. Legen Sie einen Ordner für bezahlte Rechnungen an. Sonderregelungen Auch Rechnungen für Online-Fahrausweise, die auf elektronischem Weg übermittelt wurden, sind Rechnungen gemäß 14 Abs. 3 UStG. Wurde der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen und ist sichergestellt, dass die Abbuchung des Rechnungsbetrags von einem Konto erfolgt, wird die Rechnung anerkannt. Ein Ausdruck der Rechnung in Papierform ist nicht notwendig. Erläuterungen hat das BMBF auf seiner Homepage hinterlegt: Bei weiteren Fragen: Iris Fellerhoff, Tel.: 02331/ oder

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