Projekt Management. Dipl.-Kfm. Marc-A. Weißel. Thema Qualität. Einführung. Nr. 1

Transkript

1 Thema Qualität Nr. 1 1

2 Thema Qualität Zweck des Themas Qualität ist die Definition und anschließende Umsetzung der Mittel, mit denen das Produkte für einen bestimmten Zweck erstellt und ihre Eignung für diesen Zweck überprüft. Nr. 2 Qualität = lat. qualitas = Beschaffenheit, Merkmal, Eigenschaft, Zustand Definition Qualität: Qualität wird generell definiert als die Gesamtheit der Leistungsmerkmale und der zugehörigen bzw. zugewiesenen Eigenschaften eines Produkts, einer Person, eines Prozesses, einer Dienstleistung und/oder eines Systems, die bestimmen, ob das Produkt in der Lage ist, Erwartungen oder festgelegte Erfordernisse bzw. Spezifikationen zu erfüllen. 2

3 Qualitätsmanagement in PRINCE2 Nr. 3 Kundenqualitätserwartungen (inkl. Vorgaben von Standards und Verfahren) Qualitätsplanung Qualitätsmanagementsystem endproduktbeschreibung und alle weiteren Produktbeschreibungen (inkl. Qualitätskriterien und Prüfmethoden) Entwickelte Produkte (Outputs) Qualitätssteuerung Qualitätsmanagementstrategie Qualitätssicherung 3

4 Begriffe im Qualitätsmanagement Qualitätsmanagementsystem: Das komplette Set von Qualitätsstandards, Verfahren und Verantwortlichkeiten für einen Standort oder eine Organisation. Qualitätsplanung: Nr. 4 Schaffung einer sicheren Ausgangsbasis für Einigung des Lenkungsausschusses über die generellen (Kunden-) Qualitätserwartungen, die benötigten Produkte und die von diesen zu erfüllenden Qualitätskriterien, die Mittel für die Erreichung und Beurteilung der Qualität sowie letztendlich die abnahmekriterien, nach denen das endprodukt beurteilt wird. Kommunikation dieser Vereinbarungen an alle Stakeholder, damit diese sich über die mit dem angestrebten Ziele im Klaren sind. Steuerung, d. h. Schaffung der Grundlage für die Qualitätssteuerung im einschließlich Qualitätstoleranzen und Gewährleistung, dass die hergestellten Produkte für den beabsichtigten Zweck geeignet sind. 4

5 Beispiel einer Produktbeschreibung Kennzeichnung: Titel: Lenk/0815 Lenkrad Golf VI Zweck: Zusammensetzung: Standardlenkrad für alle Golf VI-Modelle mit Multifunktionstasten Airbag, Handlauf, Multifunktionstasten, Elektrik Herkunft / Ableitung: Cockpit Golf VI, Airbagstandard 0718 Format / Form: Rund, 3 Speichen, Tasten zu Steuerung Notwendige Kenntnisse: Qualitätsverantwortlichkeiten: Fachleute für Automobilentwicklung Ersteller: Continental Prüfer: wie unter Notwendige Kenntnisse Abnahmeberechtigter: VW Golf VI-Abteilung Nr. 5 Qualitätskriterien Qualitätstoleranz Qualitätsprüfmethode Notwendige Kenntnisse Beachtung Corporate Design Laut Standards Sichtung Marketing Ausführliche Dokumentation Laut Standards Korrekturlesen Redakteur Funktionierender Airbag Keine Einzeltest Automobilentwicklung Durchmesser 360 mm mm Messung Automobilentwicklung

6 Qualitätsmanagement in PRINCE2 Nr. 6 Kundenqualitätserwartungen (inkl. Vorgaben von Standards und Verfahren) Qualitätsplanung Qualitätsmanagementsystem endproduktbeschreibung und alle weiteren Produktbeschreibungen (inkl. Qualitätskriterien und Prüfmethode) Entwickelte Produkte (Outputs) Qualitätssteuerung Qualitätsmanagementstrategie Qualitätssicherung 6

7 Begriffe im Qualitätsmanagement Qualitätssteuerung: Schwerpunkt der Qualitätssteuerung sind die Techniken und Aktivitäten derjenigen, die bei Abwicklung des s die Umsetzung der Qualitätsanforderungen, beispielsweise durch Qualitätsinspektionen oder Tests, möglich machen. Nach Möglichkeiten suchen, die Ursachen unzureichender Leistung zu beseitigen, indem sie beispielsweise aus Erfahrungen lernen und Prozessverbesserungen einführen. Nr. 7 Qualitätsmanagementstrategie: Eine Strategie, die die zu verwendenden Qualitätstechniken und - standards definiert und die Zuständigkeiten für die Erreichung des geforderten Qualitätsniveaus bei der Durchführung des s festlegt. 7

8 Qualitätsmanagement in PRINCE2 Nr. 8 Kundenqualitätserwartungen (inkl. Vorgaben von Standards und Verfahren) Qualitätsplanung Qualitätsmanagementsystem endproduktbeschreibung und alle weiteren Produktbeschreibungen (inkl. Qualitätskriterien und Prüfmethode) Entwickelte Produkte (Outputs) Qualitätssteuerung Qualitätsmanagementstrategie Qualitätssicherung 8

9 Qualitätssicherung Nr. 9 Unabhängig vom managementteam!!! Prüft, ob Lenkung und des s dem betreffenden angemessen sind und ob die Standards und Richtlinien des Unternehmens oder Programms eingehalten werden. Die Aktivitäten gehören nicht zum Umfang von PRINCE2, sondern fallen in die Zuständigkeit der Unternehmens- oder Programmorganisation. Unabhängige Stelle, die kontrolliert, ob die für eine ordnungsgemäße Planung und Steuerung notwendigen Organisationen und Prozesse vorhanden sind. Qualitätssicherung sicherung: Die sicherung konzentriert sich innerhalb des s auf die Erreichung der ziele,während die Qualitätssicherung als externe Instanz die Einhaltung unternehmensweiter Vorgaben sichert. 9

10 Qualitätsregister In einem Qualitätsregister werden alle geplanten/ durchgeführten Qualitätsmanagementaktivitäten zusammengefasst und Informationen für die Phasenabschlussberichte und den abschlussbericht bereitgestellt. Es dient folgendem Zweck: Nr. 10 Eindeutige Erfassung jeder geplanten Qualitätsaktivität Verweis auf die Qualitätsaufzeichnungen für ein Produkt Übersicht über Anzahl und Art der durchgeführten Qualitätsaktivitäten 10

11 Ziele der Qualitätsprüfungstechnik Überprüfung eines Produkts auf Einhaltung vordefinierter Qualitätskriterien Einbeziehung wichtiger interessierter Parteien in die Kontrolle der Produktqualität um eine breite Akzeptanz zu erzielen Nr. 11 Bestätigung, dass das Produkt fertig gestellt und abnahmebereit ist 11

12 1. Die Qualitätsprüfungstechnik Vorbereiten der Prüfung Administrative Vorbereitung Verteilung Produktkopie Überprüfung des Produkts anhand Qualitätskriterien Zusammenstellung Fragenliste Anmerkung geringer Fehler in Produktkopie Nr Qualitätsprüfungssitzung Produktvorstellung Produktbesprechung, Klärung Fragen anhand Fragenliste Beschluss Ergebnis (fertiggestellt, bedingt fertiggestellt, unvollständig) Information beteiligter Parteien über Ergebnis 3. Nachbereiten der Prüfung 12 Koordination Maßnahmen Abzeichnung Maßnahmen (nach Fertigstellung) Ablage der Dokumentation Kommunikation der Ergebnisse

13 Nr. 13 Rollen in der Qualitätsprüfungstechnik Vorsitzender: Verantwortlich für den Ablauf der Qualitätsprüfung. Produktpräsentator: Stellt das Produkt für die Prüfung vor und vertritt den (die) Produktersteller. Übernimmt die Koordination und Verfolgung der im Anschluss an die Prüfung notwendigen Arbeiten. Prüfer: Überprüft das Produkt, reicht Fragen ein und bestätigt, dass Korrekturen und/oder Verbesserungen richtig umgesetzt wurden. Prüfungsadministrator: Administrative Unterstützung des Vorsitzenden. Er protokolliert die Ergebnisse und vereinbarten Nachbesserungsmaßnahmen. 13

14 Thema Pläne Nr

15 Thema Pläne Zweck des Themas Pläne ist es, zur Unterstützung der Kommunikation und Steuerung zu definieren, wie die Produkte geliefert werden, was, wo, von wem und voraussichtlich wann und mit welchen Kosten erreicht werden soll. Nr. 15 Pläne beantworten folgende Fragen: Was wird benötigt? Wie und vom wem wird es geliefert? Mithilfe welcher Ressourcen? Wann geschieht was? Ob Ziele (Termine, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen) erreichbar sind. 15

16 PRINCE2-Planungsebenen Unternehmens- oder Programmplan plan Nr. 16 Initiierung (Phasenplan) Durchführung (Phasenpläne) Ausnahmepläne bei Bedarf Teampläne optional 16

17 PRINCE2-Planungsphilosophie Zuerst wird festgestellt, welche Produkte man benötigt. Dann werden die Aktivitäten, Abhängigkeiten und Ressourcen für die Lieferung dieser Produkte festgelegt. Produktbasierte Planung Nr. 17 Die produktbasierte Planung wird bei Erstellung aller PRINCE2-Pläne verwendet (z.b. Mindmapping als Technik wird empfohlen). Die notwendigen Aktivitäten und Zeitpläne sowie die Aufbereitung werden in einzelnen Planungsschritten daraus abgeleitet. 17

18 Risiken analysieren Schritte zur Erstellung eines Plans Nr Plan entwerfen Produkte definieren u. analysieren Aktivitäten u. Abhängigkeiten identifizieren Schätzungen durchführen Zeitplan aufstellen Plan dokumentieren 18

19 Die Produktbasierte Planung 1. Produktbeschreibung des endprodukts erstellen 2. Produktstrukturplan erstellen Nr Produktbeschreibungen erstellen 4. Produktflussdiagramm erstellen 19

20 Der Produktstrukturplan Konferenz Konferenzort Anforderungen Teilnehmer Teilnehmerliste Erfahrungen aus externen en Nr. 20 Geeignete Orte Buchungsunterlagen Bewertung der Orte Einladungen 20

21 Das Produktflussdiagramm Konferenz -thema Geeignete Redner Redner- Einladung Gebuchte Redner Teilnehmerhandouts Nr. 21 Vereinbartes Programm Pressemitteilung Konferenz Werbebriefe 21

22 Prozess Managen eines Phasenübergangs Nr. 22

23 Prozess Managen eines Phasenübergangs Managen eines Phasenübergangs soll jedes Mal folgende Frage beantworten: Lohnt sich eine Fortführung des s auf Basis der aktuellen Ergebnisse? Nr. 23 Managen eines Phasenübergangs hat den Zweck, dem Lenkungsausschuss aktuelle Informationen über die Ergebnisse einer Phase und einen neuen Phasenplan für eine Genehmigung zur Verfügung zu stellen. 23

24 Ziele Managen eines Phasenübergangs Das Ziel von Managen eines Phasenübergangs ist es: Ggü. dem Lenkungsausschuss bestätigen, dass geforderte Produkte fertiggestellt u. abgenommen worden sind. Den Phasenplan für die nächste Phase zu erstellen und eine Freigabe zu beantragen. Nr. 24 Die leitdokumentation zu überprüfen und gegebenenfalls bestimmte Inhalte zu aktualisieren (z.b. Business Case, plan, ). Dem Lenkungsausschuss Informationen einschließlich Risiken zur Beurteilung der weiteren Wirtschaftlichkeit des s verfügbar zu machen. Gesammelte Informationen und Erfahrungen für weitere 24 Phasen zu erfassen.

25 Übersicht Prozess Managen eines Phasenübergangs Erreichen des Phasenübergangs Ggf. Anforderung eines Ausnahmeplans Nächste Phase planen Ausnahmeplan erstellen plan aktualisieren Nr. 25 Business Case aktualisieren Über Phasenabschluss berichten Antrag auf Genehmigung eines Ausnahmeplans/ des nächsten Phasenplans 25

26 Zentrale produkte Phasenplan Grundlage für das des Tagesgeschäfts in einer Phase durch den manager. Ausnahmeplan Ein Plan, der häufig auf einen Ausnahmebericht folgt. Ist die Ausnahme auf eine Phase beschränkt, deckt der Plan den Zeitraum vom aktuellen Zeitpunkt bis zum Ende der betreffenden Phase ab. Betrifft die Ausnahme das gesamte, wird der plan ausgetauscht. Nr. 26 Phasenabschlussbericht Erfahrungsbericht Ein Bericht, den der manager am Ende jeder Phase des s an den Lenkungsausschuss übergibt. Er enthält Informationen darüber, wie gut die Ziele der Phase erreicht wurden und den Status des s am Ende der Phase. Ein Bericht, in dem alle Erfahrungswerte dokumentiert werden, die auch für andere e nützlich sind. Dieser Bericht soll Handlungsanstöße geben, d. h. positive Erfahrungen eines s sollen fester Bestandteil der Arbeitsprozesse des Unternehmens sein und negative Erfahrungen in zukünftigen en vermieden werden. 26

27 Thema Risiken Nr

28 Thema Risiken Zweck des Themas Risiken ist es, Unsicherheiten zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern, um dadurch die Erfolgschancen des s zu erhöhen. Risiko Nr. 28 Ereignis, dessen Eintritt ungewiss ist Bedrohung Chance 28

29 Definition Risiko Risikoursache löst ein Risikoereignis aus und Nr. 29 hat Auswirkung auf ein ziel. 29

30 Prozesse im Risikomanagement Kontext identifizieren Risiken identifizieren Nr

31 Prozesse im Risikomanagement Kontext identifizieren Risiken identifizieren Nr. 31 Einschätzen 31

32 Risikobewertung - Risikoprofil Crown copyright. Reproduced under licence from OGC. Nr. 32 Risiko-Eintrittsnähe: Neben der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkung spielt die Risikonähe eine wichtige Rolle bei der Bewertung von Risiken: Sie beschreibt den zeitlichen Horizont des wahrscheinlichen Eintritts eines Risikos. 32

33 Prozesse im Risikomanagement Kontext identifizieren Risiken identifizieren Nr. 33 Einschätzen Beurteilen 33

34 Prozesse im Risikomanagement Kontext identifizieren Risiken identifizieren Nr. 34 Planen Einschätzen Beurteilen 34

35 Risikobehandlung - Kategorien - + Nr. 35 Vermeiden Reduzieren Eventualplan Übertragen Akzeptieren Teilen Ergreifen Steigern Ablehnen Teilen 35

36 Prozesse im Risikomanagement Implementieren Kontext identifizieren Risiken identifizieren Nr. 36 Planen Einschätzen Beurteilen 36

37 Rollen im Risikomanagement Risikoeigentümer: Eine namentlich benannte Person, die für das, die Überwachung und die Kontrolle aller Aspekte eines bestimmten Risikos verantwortlich ist, unter anderem für die Ergreifung von Maßnahmen zur Eindämmung von Gefahren oder zur Maximierung von Chancen. Risikobearbeiter: Nr. 37 Die Person, die für eine Risikomaßnahme verantwortlich ist. Es kann sein, dass der Risikoeigentümer Maßnahmen zur Risikobehandlung nicht direkt steuern kann. In solchen Situationen sollte eine Person als Verantwortliche/r für die jeweilige Maßnahme zur Risikobehandlung ernannt werden. Sie hält den Risikoeigentümer über die Situation auf dem Laufenden und erhält Anweisungen von ihm. 37

38 Risikomanagementstrategie Prozesse im Risikomanagement Implementieren Kontext identifizieren Risiken identifizieren Kommunizieren Nr. 38 Planen Einschätzen Beurteilen 38

39 Begriffe im Risikomanagement I Risikobereitschaft: Die Bereitschaft einer Organisation, Risiken einzugehen. Diese Einstellung wiederum bestimmt, welches Ausmaß an Risiken als akzeptabel betrachtet wird. Risikotoleranz: Nr. 39 Die Grenzwerte der Risikobelastung, die bei Überschreitung die Erstellung eines Ausnahmeberichts auslösen, damit der Lenkungsausschuss informiert wird. Grenzwerte können beispielsweise für die Gesamtheit der Risiken eines Plans (z. B. die Gesamtkosten aller Gefährdungen dürfen nicht mehr als 10 % des geplanten Budgets ausmachen) oder auch für eine bestimmte Bedrohung (z. B. jegliche Risiken, die sich auf den praktischen Gebrauch beziehen) definiert werden. Die Risikotoleranz wird in der Risikomanagementstrategie dokumentiert. 39

40 Begriffe im Risikomanagement II Risikotoleranzgrenze: Anhand des Risikoprofils kann eine Risikotoleranzgrenze abgeleitet werden: Eine Linie im Gesamtrisikoprofil. Oberhalb dieser Linie liegende Risiken können nicht einfach akzeptiert werden, ohne dass eine höhere stufe informiert wird. In einem würde der manager diese Risiken an den Lenkungsausschuss melden. Risikobudget: Nr. 40 Das Risikobudget ist ein vorab beschlossener Betrag im Rahmen des budgets, aufgrund dessen notwendige Risikobehandlungen finanziert werden können (z.b. Abdeckung von Kosten im Rahmen eines Eventualfalls). Um ein Risikobudget effektiv planen zu können, ist es notwendig, im Rahmen des Risikomanagements alle finanziellen Aspekte zu betrachten (z.b. finanzielle Auswirkungen identifizieren). Das Risikobudget 40 ist optional.