Anwendungsfälle von Microsoft SharePoint Server 2010 vor dem Hintergrund des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit

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1 Anwendungsfälle von Microsoft SharePoint Server 2010 vor dem Hintergrund des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim

2 Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary Einleitung ZIELSETZUNG LESEANLEITUNG UND HINWEISE ZUM AUFBAU HINWEIS ZUR VERWENDUNG VON BEGRIFFEN Grundsätze des neuen Organisationskonzepts E-Verwaltung BEDEUTUNG FÜR DIE IT-ARCHITEKTUR Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Server 2010 im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG DES BAUSTEINS E-AKTE Definition E-Akte und Anforderungen Realisierung des Bausteins auf Basis von SharePoint Einordnung in den behördlichen Ordnungsrahmen der Schriftgutverwaltung und Abbildung der geforderten Objektstruktur Erstellung/Übernahme und Metadatenpflege von Objekten der Schriftgutverwaltung Übernahme von gescannten Objekten Versionierung von Objekten Arbeiten mit s / Outlook-Integration Druckfunktionen Recherche Datenaustausch mit XDOMEA Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte Mobiles Arbeiten Langzeitspeicherung und Aussonderung SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG DES BAUSTEINS E- VORGANGSBEARBEITUNG Definition E-Vorgangsbearbeitung und Anforderungen Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint Strukturierte Workflows Ad-Hoc-Workflows Seite 2 von 56

3 Protokollierung Recherche von Protokollinformationen Aufbauorganisation Zugriffsrechte Exkurs bestehende SharePoint-Lösung zur Abbildung von Ad-Hoc- Workflows SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG DES BAUSTEINS E- ZUSAMMENARBEIT Definition E-Zusammenarbeit und Anforderungen Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint Objekt- und Ablagestrukturen Übernahme von Dokumenten, Versionsverwaltung Integration von s Aufgabenverwaltung, Terminplanung und -überwachung, Benachrichtigungsfunktion Einbindung interner und externer Beteiligter Nutzerverwaltung und Zugriffsmöglichkeiten inkl. Rechte- und Rollenverwaltung Recherche innerhalb des virtuellen Arbeitsraums Recherche außerhalb des virtuellen Arbeitsraumes / Anwendungsübergreifende Recherche SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG VON FACHANWENDUNGEN Definition E-Fachverfahren und Anforderungen Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint Erstellung von dokumentbasierten Fachverfahren mit Hilfe von SharePoint-Funktionalitäten INTEGRATIONSLÖSUNGEN Umsetzung bausteinbasierter Gesamtlösungen (Koexistenzlösungen) E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint E-Akte in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren Seite 3 von 56

4 4.5.2 Integration bestehender Systeme in eine einheitliche SharePoint- oder Office-basierte Benutzerschnittstelle SharePoint als einheitliche Oberfläche Integration mit Hilfe von Office Business Applications Seite 4 von 56

5 1 Management Summary Das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit löst das DOMEA- Konzept als zentralen Ansatz der Bundesverwaltung ab, mit dem die behördliche Vorgangsbearbeitung digitalisiert und automatisiert werden soll. Das Konzept setzt sich im Kern aus vier Bausteinen zusammen: E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren Jeder Baustein umfasst spezifische Funktionalitäten und definiert Anforderungen an die Umsetzung des Bausteins in einer Lösung zur Elektronischen Verwaltungsarbeit. Die Umsetzung einer Gesamtlösung erfolgt ggf. durch Zusammenführung mehrerer Bausteine, je nach Bedarf der Behörde. SharePoint ist als Werkzeug geeignet, jeden der vier Bausteine des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit einzeln umzusetzen. Der Grad der standardmäßig verfügbaren Funktionalitäten schwankt, ist insgesamt aber bereits recht hoch: Zur Umsetzung des Bausteins E-Akte bringt SharePoint in enger Integration mit den Office-Anwendungen die notwendigen Funktionen zur ergonomischen Erstellung und Speicherung der Dokumente mit den notwendigen Möglichkeiten der Verschlagwortung und Versionierung mit. Zudem erfüllen die Recherchefunktionen sowie die Funktionen zur Abbildung der Aufbauorganisation und Zugriffsrechte von SharePoint standardmäßig die Anforderungen an eine E-Akte. Nicht standardmäßig abgebildet sind die behördenspezifischen Funktionen der E-Akte, wie zum Beispiel der Aktenplan, die dreistufige Objektstruktur (diese muss durch Erweiterung aus einer zweistufigen Struktur gebildet werden), ein Generator zur Bildung von Aktenzeichen sowie Funktionen zur Aussonderung. Hier sind am Markt aber bereits entwickelte Lösungen verfügbar. Für den Baustein E-Vorgangsbearbeitung enthält SharePoint die notwendigen Funktionalitäten zur Umsetzung strukturierter Prozesse. So stehen Konstrukte zur Definition von Prozessen (Bedingungen, Parallelität etc.) standardmäßig zur Verfügung. Gleiches gilt für die zu hinterlegende Aufbauorganisation und die im Workflow definierbaren Zugriffsrechte. Die Anforderungen an die Protokollierung werden nicht standardmäßig erfüllt. Das gilt insgesamt auch für die Abbildung teilstrukturierter Workflows, für deren Umsetzung mit Hilfe der strukturierten Prozesse eine individuelle Lösung als Erweiterung des Standards erstellt werden muss. Dafür gibt es aber bereits entwickelte Lösungen. Seite 5 von 56

6 Der Baustein E-Zusammenarbeit lässt sich vollständig standardmäßig durch SharePoint abbilden. Die Funktionalität von SharePoint geht über die Anforderungen des Bausteins hinaus. Der Baustein E-Fachverfahren des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit ist noch nicht fertiggestellt. Folglich sind die Anforderungen nicht bekannt. Unabhängig davon ist SharePoint aber in der Lage, als Basis zur Umsetzung eines Fachverfahrens in seiner Gesamtheit zu dienen. Mit den Funktionen zur Abbildung strukturierter Workflows, umfangreicher Metadaten und den Funktionalitäten zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten in Verbindung mit den Office-Anwendungen stehen standardmäßig alle grundsätzlich notwendigen Funktionen zur Verfügung. Die Einzelbausteine können wie dargestellt durch SharePoint abgebildet werden. Gleiches gilt für Lösungen, die aus mehreren Bausteinen bestehen, die mit Hilfe von SharePoint umgesetzt werden. Die Integration dieser Bausteine ist bei einheitlicher Systembasis besonders leicht realisierbar. Daneben eignet sich SharePoint ideal zur Umsetzung gemischter Lösungen, d. h. Integrationssystemen, die aus Bausteinen bestehen, die mit verschiedenen Technologien/Produkten umgesetzt wurden. Viele Integrationsvarianten sind möglich, die zwei grundsätzlichen Integrationsansätzen zugeordnet werden können: Bausteinbasierte Gesamtlösungen Mindestens ein bestehender Baustein unabhängig von der zur Umsetzung eingesetzten Technologie wird in einer solchen Lösung mit (mindestens) einem SharePoint-basierten Baustein verknüpft. Integration mittels einheitlicher Benutzerschnittstelle Im Fokus steht die Nutzung der SharePoint- und/oder Office-Oberflächen als Ersatz für die ungeliebten Benutzerschnittstellen aus bestehenden DMS/VBS-Lösungen, insbesondere DOMEA-konzeptkonformen Systemen. Im Rahmen der bausteinbasierten Gesamtlösungen werden folgende Integrationsvarianten erläutert: E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in Share- Point E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint E-Akte in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren Seite 6 von 56

7 E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren Zu den Integrationslösungen mittels einheitlicher Benutzerschnittstelle werden drei Varianten skizziert: SharePoint als einheitliche Oberfläche Integration mit Hilfe von Office Business Applications Beide Integrationsansätze sind realistische konzeptionelle Szenarien, die in der Praxis bereits umgesetzt werden. Für viele Institutionen ist es dabei interessant, SharePoint als Ergänzung zu bestehenden Lösungen einzusetzen, insbesondere DOMEA-konzeptkonformen Lösungen. Auf diese Weise können sinnvolle Migrationspfade entwickelt und umgesetzt werden, die es ermöglichen, eine bestehende Lösung um neue Funktionalitäten zu ergänzen (z. B. der E- Zusammenarbeit) bzw. Schwächen bestehender Lösungen auszugleichen (Benutzerakzeptanz), ohne das bestehende System vollständig ablösen und damit die ehemalige Investition in Frage stellen zu müssen. Insgesamt zeigt das Papier, dass SharePoint eine ideale Basis ist, um darauf Lösungen der Elektronischen Verwaltungsarbeit für Behörden zu entwickeln: Die Funktionsdichte von SharePoint ist hoch und in der Regel nur um typische behördenspezifische Funktionen zu erweitern. Gleichzeitig ist das System sehr flexibel und ermöglicht die Umsetzung von Gesamtsystemen auf SharePoint ebenso wie die Konzeption und Realisierung von Integrationslösungen, in denen SharePoint bestehende Lösungen ergänzt bzw. im Sinne der Ergonomie verbessert. Aktuell werden zahlreiche SharePoint-basierte Lösungen zur Elektronischen Verwaltungsarbeit entwickelt, die spezifische Anforderungen erfüllen. Derartige Lösungen werden auf der Webseite dargestellt. Für interessierte Behörden und ihre eigene Lösung bedeutet das: Benötigte Komponenten sind ggf. schon umgesetzt und müssen deshalb nicht neu entwickelt werden. Seite 7 von 56

8 2 Einleitung Das DOMEA-Konzept war bis zuletzt das zentrale Konzept der Bundesverwaltung, um Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme in den Verwaltungen mit dem Ziel einzuführen, elektronische Akten abzubilden und ineffektive Verwaltungsabläufe und - praktiken abzulösen. Das Konzept haben neben der Bundesverwaltung auch Länder und Kommunen eingesetzt. Das Konzept zeigte konkret, wie elektronische Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung in den Behörden eingeführt und umgesetzt werden sollten. Zwar hatte es offiziell nur empfehlenden Charakter, insbesondere die Bundesverwaltung hat es jedoch weitestgehend im Sinne einer Vorgabe angewendet. Mit Hilfe des Zertifizierungsverfahrens wurde durch das DOMEA-Konzept die Entwicklung von DMS/VBS-Produkten im Markt gesteuert, die die Anforderungen des DOMEA-Anforderungskatalogs erfüllen und die notwendigen behördenspezifischen Funktionen bereitstellen. Der von Microsoft entwickelte SharePoint Server wurde in der Vergangenheit aus zwei Gründen nicht DOMEA-zertifiziert: SharePoint wurde für den weltweiten Markt entwickelt und umfasst im Standardprodukt demnach keine deutschen behördenspezifischen Funktionen wie z. B. einen Aktenzeichengenerator oder ein Aussonderungsmodul. SharePoint unterscheidet sich als Kollaborationsplattform von den klassischen spezialisierten DMS/VBS am Markt und umfasst in erster Linie insbesondere in früheren Versionen Funktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit im Team auf der Basis von virtuellen Teamarbeitsräumen. Mit der Veröffentlichung des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit, welches das DOMEA-Konzept ablöst, kommt es nun voraussichtlich zu einer neuen Dynamik sowohl im DMS/VBS-Markt, als auch bei den Behörden. Das neue Organisationskonzept trennt sich von einigen Grundsätzen des DOMEA-Konzepts und setzt neue Impulse, indem es moderne Technologien und Trends berücksichtigt. Durch diese neue Ausrichtung werden Behörden in die Lage versetzt, DMS/VBS-Systeme auch auf Basis von SharePoint Server zu realisieren. 2.1 Zielsetzung Das vorliegende Papier prüft, inwieweit SharePoint vor dem Hintergrund neuer strategischer Ansätze der Behörden im Bereich E-Akte/Vorgangsbearbeitung sowie moderner Technologietrends und Zielsetzungen der elektronischen Verwaltungsarbeit mit der aktuellen Produktversion die Anforderungen Seite 8 von 56

9 behördlicher Akten- und Vorgangsbearbeitung erfüllen und als Plattform zur Umsetzung solcher Lösungen dienen kann. Dabei werden die neuen konzeptionellen Ansätze des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit detailliert betrachtet und es wird abgeglichen, welche zugehörigen Funktionalitäten standardmäßig in SharePoint abgebildet sind welche Anforderungen mit Hilfe von Konfiguration abgebildet werden können welche Anforderungen programmiertechnische Erweiterungen erforderlich machen welche individuellen SharePoint-Lösungen aktuell schon bereitstehen, die notwendige Anforderungen abdecken Das Papier richtet sich in den Behörden an zwei Zielgruppen: Führungskräfte der Behörden, die über DMS/VBS-Projekte entscheiden Personen, die DMS/VBS-Projekte operativ planen und verantworten, die Systemauswahl treffen und die Entscheidung über die Einführung, Ergänzung oder Modernisierung vorbereiten 2.2 Leseanleitung und Hinweise zum Aufbau Kapitel 1 ist als Management Summary eine Zusammenfassung der Inhalte des Strategiepapiers. Kapitel 2 führt die Zielsetzung des Strategiepapiers aus und gibt einleitende Informationen und Hinweise. Kapitel 3 erläutert die Grundsätze des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit. Im Fokus stehen die vier konzeptionellen Grundbausteine der elektronischen Verwaltungsarbeit, nach denen auch die weiteren Ausführungen des Papiers in den Folgekapiteln gegliedert sind. Kapitel 4 erläutert, wie mit Hilfe von SharePoint die Anforderungen des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit umgesetzt werden können, Baustein für Baustein. Die Anforderungen werden zu Beginn des Kapitels als kursiver Text ausgewiesen. 2.3 Hinweis zur Verwendung von Begriffen Der Begriff DOMEA hat zwei offizielle Bedeutungen: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA) ist ein von der KBSt bzw. dem BMI entwickeltes Konzept. Es liefert einen standardisierten Vorgehensansatz zur Einführung der IT- Seite 9 von 56

10 gestützten Vorgangsbearbeitung für Behörden der Bundesverwaltung sowie Landes- und Kommunalverwaltungen. Teil des DOMEA-Konzepts ist die Zertifizierung von DMS/VBS-Produkten nach den Anforderungen des DOMEA-Anforderungskatalogs. Zum anderen bezeichnet der Begriff DOMEA ein spezifisches Produkt, das DOMEA-zertifiziert ist. Das Produkt DOMEA wird in Deutschland von der Firma OpenText vertrieben. Im vorliegenden Papier wird auf das DOMEA-Konzept sowie DOMEA-konzeptkonforme bzw. DOMEA-zertifizierte Produkte verwiesen. Für das gesamte Papier gilt, dass der Begriff DOMEA stets aus Sicht des Konzepts genutzt wird. Nie bezieht sich der Begriff auf das spezifische DOMEA-Produkt der Firma OpenText. Seite 10 von 56

11 3 Grundsätze des neuen Organisationskonzepts E-Verwaltung Das neue Organisationskonzept E-Verwaltung beinhaltet zwar viele Gedanken des DOMEA-Konzepts, basiert aber auf neuen Grundsätzen, die den Leitlinien des DOMEA-Konzepts zum Teil widersprechen. Dies sind: Reines Organisationskonzept: Auf Vorgaben zur technischen Umsetzung von Anforderungen wird verzichtet. Stattdessen steht das Konzept voll im Einklang mit den neuen Vorgaben zur IT-Architektur des Bundes und fokussiert auf die fachlichen Anforderungen der Verwaltung und ihre organisatorischen Aspekte. Bedarfsorientierung: Die optimale Lösung für eine Behörde ist bedarfsspezifisch zu generieren. Das Stufenkonzept der Einführung des aktuellen DOMEA-Konzepts wird vollständig aufgehoben. Das neue Organisationskonzept stellt die Orientierung an den konkreten fachlichen Bedarfen einer Behörde in den Vordergrund und bildet diese anhand von vier Bausteinen (plus mögliche Kombinationen) konzeptionell ab (vgl. Abbildung 1). Abbildung 1 Bausteine des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit Erstmals wurden mit dem Baustein E-Zusammenarbeit Anforderungen zur Unterstützung der Arbeit im Team berücksichtigt, der konzeptionellen Heimat von Seite 11 von 56

12 SharePoint. Ein Abgleich der in SharePoint standardmäßig verfügbaren Funktionalitäten erscheint unter diesem Gesichtspunkt besonders sinnvoll. Der neue konzeptionelle Ansatz zur Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit hat aus Sicht von Microsoft verschiedene Konsequenzen, die für die weitere Entwicklung solcher Lösungen in der öffentlichen Verwaltung von entscheidender Bedeutung sind und die aktuelle Systemlandschaft entscheidend verändern werden. Hierzu zählen: Die Zertifizierung von Produkten gegen behördliche Anforderungen der elektronischen Verwaltungsarbeit, zusammengefasst in einem umfassenden Anforderungskatalog (DOMEA-Anforderungskatalog), wird nicht fortgeführt. Somit konkurrieren künftig DOMEA-zertifizierte Produkte mit nicht zertifizierten Produkten. Die Rolle und Stellung der zertifizierten Produkte wird im freien (ungeregelten) Spiel der Marktkräfte abnehmen. Für Microsoft bedeutet das, dass sein Produkt SharePoint von Behörden zukünftig uneingeschränkt zur Umsetzung von Lösungen der elektronischen Verwaltungsarbeit eingesetzt werden kann. Die Bedarfsorientierung verstärkt den o. g. Trend, da aus Sicht des spezifischen Bedarfs einer Behörde ggf. ein DOMEA-zertifiziertes Produkt gar nicht sinnvoll eingesetzt werden kann. Durch die Betonung des individuellen Bedarfs einer Behörde je nach eigenen Anforderungen werden monolithische Produkte, die eine Vielzahl von Anforderungen abdecken, in den Hintergrund gedrängt werden. Die Bedarfsorientierung wird stattdessen den Druck auf die Umsetzung von offenen Standards zur einfachen Einbindung von Fremdprodukten bei den DMS/VBS-Anbietern erhöhen. Eine stärkere Modularisierung von Systemen ist zu erwarten: Zukünftig werden Lösungen zur elektronischen Verwaltungsarbeit aus mehreren Einzelkomponenten bestehen, die einzelne Anforderungsgruppen im Sinne der jeweiligen Behörde umsetzen. Die Bedarfsorientierung wird am Markt im Hinblick auf das eben Gesagte aber auch einen Gegentrend erzeugen: Eine übertriebene Modularisierung schafft Komplexität und erhebliche Aufwände zur Integration der einzelnen Module zu einer Gesamtlösung. Somit werden Systemplattformen Gewicht bekommen, die einzelne Funktionsgruppen wahlweise zur Verfügung stellen können, jedoch keinen Aufwand bei der Integration erfordern (vgl. auch das nachfolgende Kapitel 3.1 mit Hinweisen zur IT-Architektur). 3.1 Bedeutung für die IT-Architektur Das Konzept gliedert die fachlichen Anforderungen in Module. Dieser Ansatz sollte auch in der IT-Architektur nicht unbeachtet bleiben. Heutige IT- Landschaften sind meist historisch gewachsen, das heißt, sie bestehen aus unterschiedlichen Anwendungen, die auf Basis unterschiedlicher Technologien realisiert wurden. Technologisch bringt dies eine gewisse Komplexität mit sich, Seite 12 von 56

13 die jedoch zum Beispiel durch Verwendung offener Standards beherrscht werden können. Die größere Herausforderung ergibt sich durch die Auswirkung auf die fachlichen Anforderungen und zusätzlich durch die daraus resultierenden Auswirkungen auf den Betrieb einer solchen Anwendungslandschaft. So verwalten Fachanwendungen häufig lediglich die Informationen, welche die Basis für die Dokumente bilden. Dies widerspricht diametral den Anforderungen einer vollumfänglichen elektronischen Akte. Genauso verhält es sich oftmals mit Workflow-Funktionalitäten innerhalb von Anwendungen. Diese Situation legt die Umsetzung der Anforderungen nach der Idee einer serviceorientierten Architektur nahe. Dies würde im vorliegenden Fall bedeuten, dass die durch das Organisationskonzept vorgegebenen Bausteine die Rolle eines Basisdienstes in der IT-Landschaft einnehmen sollten. Egal, wo Dokumente entstehen, die Ablage erfolgt immer in der E-Akte. Unabhängig davon, aus welcher Anwendung heraus Zeichnungs- oder Freigabe-Prozesse notwendig sind, werden sie zentral, je nach Ausprägung über die Bausteine E- Vorgangsbearbeitung oder E-Fachverfahren abgebildet. Durch diese Serviceorientierung wird zum einen das Führen einer vollumfänglichen Akte gefördert, wenn nicht sogar erst ermöglicht, und zum anderen werden die Wartungsaufwände für eine funktionierende IT-Landschaft minimiert. Änderungen an Zeichnungsprozessen oder Ablagestrukturen müssen nur noch an einer zentralen Stelle gepflegt werden. Dieses Vorgehen lässt zudem alle Wege offen, wie die Bausteine der E- Verwaltung realisiert werden: beispielsweise mehrere Bausteine auf Basis einer Plattform oder Anwendung oder jeder Baustein auf unterschiedlichen Plattformen/Anwendungen. Wurde zum Beispiel bereits eine E-Akte-Lösung mit einem klassischen, DOMEA-zertifizierten System eingeführt, so kann diese durch die Bausteine E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit auf Basis von Microsoft SharePoint Server ergänzt werden. Voraussetzung für eine derartige Realisierung ist die Nutzung offener Standards, wie zum Beispiel Content Management Interoperability Services (CMIS) oder auch XDomea. Der CMIS-Standard wird von Microsoft SharePoint Server neben vielen anderen Schnittstellen unterstützt. Analog spielt XML nicht nur bei den OpenXML-Dateiformaten der aktuellen Microsoft Office-Produkte eine entscheidende Rolle, sondern auch bei der Verwaltung der Metadaten im Microsoft SharePoint Server. So werden die Metadaten eines Objekts in den Eigenschaften des entsprechenden Objekttyps im XML-Format vorgehalten. Eine Realisierung des XDomea-Standards zum Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten inkl. Metadaten fällt daher leicht. Weitere Aspekte der Realisierung von Fachverfahren sind in Kapitel 0 aufgeführt. Seite 13 von 56

14 4 Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Server 2010 im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit Im Sinne der in Kapitel 3 dargelegten konzeptionellen Ansätze kann der Microsoft SharePoint Server 2010 grundsätzlich alle Bausteine des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit abbilden und verfügt somit über eine sehr breite Abdeckung möglicher Nutzungsszenarien: SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E-Akte SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E- Vorgangsbearbeitung SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E-Zusammenarbeit SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung von Fachanwendungen Der Abdeckungsgrad der Basisanforderungen jedes Bausteins im Standard von SharePoint ist dabei unterschiedlich hoch, wie in den nachfolgenden Unterkapiteln detailliert aufgezeigt wird. SharePoint stellt eine ideale Plattform dar, die neuen konzeptionellen Ansätze zur elektronischen Verwaltungsarbeit umzusetzen und dabei gleichzeitig grundsätzlich frei von Integrationsproblemen zu sein so lange alle Bausteine direkt in SharePoint abgebildet werden und keine Altsysteme eingebunden werden müssen. Sollte Letzteres doch der Fall sein, kann SharePoint ebenfalls beachtlichen Nutzen erzeugen, wie im Kapitel 0 aufgezeigt wird. Gleichzeitig bietet SharePoint vielen Behörden eine erhebliche Flexibilität im Bereich der IT-Architektur. Diese ist vielerorts durch den Einsatz singulärer proprietärer Systeme stark gelähmt und wenig interoperabel. Durch den Einsatz von SharePoint bestehen vielfältige Möglichkeiten, Altsysteme (insbesondere Fachverfahren) im Sinne einer serviceorientierten Architektur (SOA) einzubinden und auf diese Weise die eigene IT-Architektur entscheidend zu erneuern. Seite 14 von 56

15 4.1 SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E-Akte Definition E-Akte und Anforderungen Innerhalb einer Lösung zur elektronischen Verwaltungsarbeit stellt der Baustein E-Akte die zentrale Basis dar: Sie bildet den virtuellen Aktencontainer ab, in dem alle aktenrelevanten Informationen eines Geschäftsvorfalls im Sinne der Vorgaben der Schriftgutverwaltung elektronisch an einer Stelle zusammengeführt und nachhaltig konserviert werden. Die E-Akte umfasst somit alle Unterlagen in elektronischer Form und erfüllt alle Anforderungen, die aus fachlicher und rechtlicher Hinsicht an diese gestellt werden. Die E-Akte bildet den behördlichen Geschäftsgang dabei nicht ab, sondern nimmt die Ergebnisse dieses Prozesses auf und konserviert diese im Sinne der Vorgaben zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Aus fachlicher und rechtlicher Hinsicht sind folgende Anforderungen zu erfüllen: Einordnung in den behördlichen Ordnungsrahmen der Schriftgutverwaltung und Abbildung der geforderten Objektstruktur Erstellung/Übernahme und Metadatenpflege von Objekten der Schriftgutverwaltung Übernahme von gescannten Objekten Versionierung von Objekten Arbeiten mit s / Outlook -Integration Druckfunktionen Recherche Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte Datenaustausch mit XDOMEA Mobiles Arbeiten Langzeitspeicherung und Aussonderung Realisierung des Bausteins auf Basis von SharePoint In Bezug auf die unter genannten Anforderungen stellt sich die Umsetzung einer E-Akte mittels SharePoint wie folgt dar: Einordnung in den behördlichen Ordnungsrahmen der Schriftgutverwaltung und Abbildung der geforderten Objektstruktur Nach den klassischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfolgt die Ablage des Schriftguts in elektronischen Akten. Innerhalb einer Akte folgt die Seite 15 von 56

16 Ablage von Dokumenten dem Prinzip Akte Vorgang Dokument, zumindest bei Sachakten. Die Gesamtheit der Akten ist thematisch auf Basis des behördeneigenen Aktenplans gegliedert: Jede Akte ist einer Betreffseinheit und damit einem bestimmten Thema im Aktenplan eindeutig zugeordnet. Der Aktenplan stellt eine hierarchische Baumstruktur dar und ist vom Aktenbestand zwecks einfacher Umorganisation vollständig zu trennen. Am Aktenplan sind neben der Betreffseinheit zusätzliche Metadaten (z. B. Kurztext, Langtext, Aufbewahrungsfrist) zu führen, die beim Anlegen einer Akte in deren Metadaten übernommen werden. Aktenpläne sollen in Teilaktenpläne gegliedert werden können, deren Pflege ggf. von unterschiedlichen Organisationseinheiten zu verantworten ist. Aktenzeichen werden aus einer Betreffseinheit unter Vergabe freier und ggf. fester Ableitungen definiert. Zur Eindeutigkeit von Aktenzeichen innerhalb eines Gesamtsystems, das mehrere Registraturbereiche umfasst, ist ggf. das Geschäftszeichen, d. h. das Aktenzeichen in Verbindung mit dem Organisationskennzeichen des federführenden Referats, als Aktenzeichen im System zu führen. Entsprechende Flexibilität bei der Definition behördenspezifischer Regeln zur Generierung von Aktenzeichen (Syntax) ist zu gewährleisten. Um die Anforderungen an die Aktenstruktur innerhalb von SharePoint geeignet abzubilden, sind alternative Architekturen denkbar. In die Design-Entscheidung ist die Abbildung der Organisationsstruktur mit einzubeziehen, um eine leistungsstarke Gesamtlösung zu erzielen. Je nach dem zu erwartenden Dokumentenvolumen kann eine Organisation in SharePoint als Site Collection abgebildet werden. 1 Jede Site Collection verfügt über Dokumentenbibliotheken, die als zentrale Dokumentenablage der Organisationseinheiten dienen. Im Rahmen der Recherche erfolgt die Suche über den gesamten Datenbestand, d. h. alle Dokumentbibliotheken werden gleichzeitig durchsucht natürlich unter Berücksichtigung der persönlichen Zugriffsrechte. Der Aktenplan lässt sich mit Hilfe hierarchisch angeordneter Metadaten als Baumstruktur abbilden. Durch dieses Vorgehen ergibt sich ein großes Maß an Flexibilität. Zudem ist die gewünschte Trennung zwischen Aktenplan und Aktenbestand sichergestellt. Umorganisationen des Aktenbestands, die häufig Konsequenz von Umressortierungen oder behördeninternen Organisationsänderungen sind, können auf diese Weise einfach umgesetzt werden. Ein hierfür benötigtes Werkzeug zur Umprotokollierung liegt nicht standardmäßig vor. Gleichwohl sind im Standard aber Funktionen zur Umbenennung und Verschiebung von Objekten innerhalb von Baumstrukturen 1 Es ist zu beachten, dass diese Architektur im Hinblick auf die Aufnahmefähigkeit einer einzelnen Site Collection begrenzt ist. Eine Site Collection kann, unabhängig von der Anzahl ihr zugeordneter Dokumentbibliotheken, maximal 30 Mio. Objekte in einer Bibliothek verwalten. Seite 16 von 56

17 verfügbar, mit denen eine Umprotokollierungsfunktion als Erweiterung einfach erstellt werden kann. Die Struktur des Aktenplans kann direkt in SharePoint generiert werden oder aus einem externem System bzw. einer externen Datenquelle (z. B. DOMEAzertifiziertes System, Excel -Liste) importiert bzw. ausgelesen werden. Die klassische behördliche Objektstruktur Akte Vorgang Dokument muss in SharePoint indirekt umgesetzt werden. Standardmäßig bildet SharePoint nur zwei Objektebenen ab: Dokumente und Dokumentenmappen. Diese werden zur Umsetzung der Objekte Dokument und Vorgang genutzt. Akten sind als Metadatensatz auf Basis einer Betreffseinheit, d. h. der untersten Stufe des Aktenplans zu generieren. Ein Generator zur Erzeugung von geeigneten Aktenzeichen existiert im SharePoint-Standard nicht. Diese Funktion ist bereits als SharePoint-Lösung verfügbar. Ein Vorgang bündelt eine beliebige Anzahl von Dokumenten zu einem Sachverhalt. Diese fachliche Verknüpfung ergibt sich aus den vorgangsspezifischen Metadaten. Diese Anforderung lässt sich in SharePoint mit der Standardfunktionalität der Dokumentenmappe abbilden. Dadurch können die übergeordneten Metadaten auf die einzelnen Dokumente vererbt oder abgeleitet werden. Zudem ist die Gesamtheit der Dokumente eines Vorgangs als Objekt adressierbar. Es wird empfohlen, nicht mehr als 5000 Objekte in eine Dokumentenmappe aufzunehmen, um die Performance des Systems nicht zu gefährden. Aus fachlicher Sicht sollte dieser Umfang nie erreicht werden, da Vorgänge klassisch über weit weniger Dokumente verfügen, um für den Bearbeiter handhabbar zu sein. Bei Erzeugung eines Vorgangs werden sowohl das Geschäftszeichen generiert als auch Metadaten aus dem Aktenplan übernommen und geeignete Zugriffsrechte gesetzt. Die Ausführung dieser Funktionen in der genannten Abfolge wird in SharePoint mit Hilfe eines technischen Workflows umgesetzt. Das Dokument bildet die letzte Stufe der klassischen dreistufigen Objekthierarchie einer (Sach-)Akte ab. Dokumente werden in SharePoint standardmäßig in so genannten Inhaltsdatenbanken gespeichert. Dabei wird die Datei (beliebiges Dateiformat) zusammen mit den zugehörigen Metadaten abgelegt. Die Metadatenfelder sind abhängig vom vordefinierten Inhalts- bzw. Dokumenttyp (Rechnung, Eingangsschreiben, Antragsformular etc.). Dieser legt fest, welche Metadaten (Pflicht und optionale Metadaten) zusammen mit dem Dokument verwaltet werden (Konfiguration). Die Speicherung der Metadaten erfolgt als XML-Struktur. Somit ist die Verwaltung der Metadaten in SharePoint standardmäßig unabhängig vom Dokumentenformat abgebildet. Das Aktenbestandsverzeichnis lässt sich in SharePoint am besten mit Hilfe einer vorkonfigurierten Suche abbilden. Dabei ist sichergestellt, dass der Nutzer je nach den ihm zugeordneten Zugriffsrechten ggf. nur eine Teilmenge des Aktenbestands einsehen darf. Seite 17 von 56

18 Erstellung/Übernahme und Metadatenpflege von Objekten der Schriftgutverwaltung Aktuelle Trends zeigen, dass sich Behördenmitarbeiter im Rahmen der allgemeinen Bearbeitung vorzugsweise direkt in Office-Applikationen bewegen, statt direkt in der Oberfläche einer E-Akte-Anwendung zu arbeiten. Analog besteht die Anforderung, das Erstellen und Bearbeiten von offiziellen Dokumenten, die Teil der E-Akte sind oder werden müssen, direkt in der gewohnten Office-Umgebung (also ohne E-Akte-Client) zu ermöglichen. Zusätzlich muss (ggf. trotz geringer Nutzungsintensität) die Möglichkeit, Dokumente innerhalb der E-Akte erstellen und bearbeiten zu können, weiterhin gegeben sein. Die tiefe Integration von SharePoint in die Microsoft Office-Anwendungen ermöglicht es, SharePoint im Standard eine höchst ergonomische Anwendung zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in der Office-Oberfläche bereitzustellen. So können die Metadaten der auf SharePoint abgelegten Dokumente bereits in der Office-Applikation gepflegt bzw. verwaltet werden. Dazu werden die Metadaten in einem eigenen Maskenbereich der Word- Oberfläche bei Bedarf eingeblendet. Zusätzlich können die Metadaten über eine Standardfunktion mit Feldern wie etwa einem Aktenzeichen in dem Dokument verknüpft werden. Das hat zur Folge, dass Eingaben in diesen Feldern automatisch als Metadaten ohne zusätzlichen Aufwand beim Anwender übernommen werden. Zum Speichern des Dokuments ist aus der Office-Oberfläche heraus die der Organisationseinheit zugeordnete Dokumentenbibliothek auszuwählen. Diese kann durch einen Favoriten auch vorgegeben werden. In dieser Dokumentenbibliothek ist dann der relevante Vorgang zu wählen und dort das Dokument abzulegen. Das Aktenzeichen kann automatisch vom Vorgang abgeleitet werden. Nicht vom System vergebene Metadaten werden direkt aus dem Dokument übernommen, in das sie wie beschrieben eingepflegt werden. Sind im SharePoint Metadaten als Pflichtfelder vorgegeben, so ist ein Speichern des Dokuments nur nach vorheriger Eingabe dieser Metadaten möglich. Diese Funktionalitäten minimieren den Aufwand zur Verschlagwortung durch den Anwender. Eine Navigation, die bereits auf Ebene des Aktenplans aufsetzt, muss bei Bedarf realisiert werden. Alternativ können Dokumente direkt in der E-Akte in SharePoint angelegt und geöffnet bzw. geändert werden. Durch das Anlegen im Kontext des Vorgangs werden einschlägige Metadaten automatisch vorausgefüllt. Unabhängig von den o. g. Lösungsansätzen ist es möglich, Dokumente beliebigen Typs in SharePoint zu importieren. Der zugehörige Upload-Dialog ermöglicht die Auswahl eines externen Dokuments und die Zuweisung eines in SharePoint vordefinierten Dokumenttyps mit zugehörigen Metadatenfeldern, die bei der Übergabe gepflegt werden können. Seite 18 von 56

19 Übernahme von gescannten Objekten Insbesondere aus Sicht der Posteingangsbearbeitung ist die Übernahme gescannter Objekte in die E-Akte zwingend notwendig. Sowohl Massenverarbeitung als auch das Scannen von Einzeldokumenten ist zu unterstützen. Die Übernahme gescannter Objekte erfolgt in SharePoint standardmäßig analog zum Ablegen von Objekten (vgl. Kapitel ). Mit der Importfunktion kann das Scannen von Einzeldokumenten in Verbindung mit einer beliebigen externen Scan-Software unterstützt werden, welche die Ergebnisobjekte des Scan-Prozesses auf einem Netzlaufwerk oder lokal bereitstellen kann. Zum Zweck des Massenimports ist es möglich, Objekte von einer externen Scan- Anwendung direkt in eine Dokumentbibliothek zu scannen. Hierfür sind entsprechende SharePoint-Lösungen am Markt verfügbar Versionierung von Objekten Die Versionierung eines Dokuments soll es ermöglichen, eine nachweiskonforme Historie der Änderungen am Inhalt des Dokuments zu erzeugen. Versionen sind mit einer Versionsnummer, dem Versionsdatum, dem Autor der Änderung und dem Versionstyp (Haupt- und Unterversion) zu speichern. Neue Versionen werden grundsätzlich nur beim Wechsel des Bearbeiters erzeugt. Überarbeitungen eines Dokuments durch den gleichen Bearbeiter sollen nur auf Wunsch manuell als neue Version gespeichert werden können. Versionsvergleiche sollen einfach zwischen beliebigen Versionen möglich sein. Dabei sind die Änderungen zwischen Versionsständen optisch hervorzuheben. Die Versionierung von Metadaten sollte realisierbar und für bestimmte Objekttypen an- und ausschaltbar sein. Ebenso ist gefordert, dass die Versionierung auch auf Containerobjekte, d. h. Akten, Vorgänge und Umlaufmappen anwendbar ist. Eine Versionierungsfunktion für Dokumente bietet SharePoint im Standard an. Die Versionen werden standardmäßig mit einer Versionsnummer, dem Versionsdatum, ggf. einem Kommentar und dem Autor der Änderung gespeichert. Der Zugriff auf die Versionen kann über SharePoint erfolgen, ist aber auch über andere Client-Anwendung möglich (z. B. Word). Versionen sind als unterschiedliche Objekte in der Datenbank umgesetzt. Die Versionierung kann standardmäßig in der Konfiguration für einzelne Bibliotheken ein- und ausgeschaltet werden. Dort kann auch die Unterscheidung in Haupt- und Unterversionen aktiviert sowie die maximale Zahl der aufbewahrten Versionen vordefiniert werden. Seite 19 von 56

20 Der Versionsvergleich kann mittels einer Standardfunktion von Word einfach vorgenommen werden. Eine Funktion zum Versionsvergleich in SharePoint ist nicht zusätzlich implementiert. Im Standard lässt sich die Versionierungsfunktion nicht nur auf Dokumente, sondern auch auf Dokumentenmappen (z. B. Vorgänge) anwenden. Somit lässt sich mit SharePoint-Standardmitteln z. B. einfach eine Vorgangshistorie abbilden. Der Vorgang kann dabei auf Knopfdruck in einen vorherigen Versionsstand versetzt werden. Der Inhalt des Dokuments bzw. der Dokumente wird dabei automatisch angepasst. Von der Versionierung werden ebenfalls Metadaten erfasst. Werden nur die Metadaten eines Dokuments geändert, so führt dies ebenfalls zu einer neuen Version eines Dokuments und fließt in die Versionshistorie ein. Wird ein Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet, wird mit Hilfe der Funktion Auschecken eine Bearbeitungssperre gesetzt, die dem aktuellen Bearbeiter ein ausschließliches Änderungsrecht einräumt. Nach Speichern und Schließen des Dokuments wird die Sperre mit der Funktion Einchecken wieder aufgehoben. Beide Funktionen sind manuell auszuführen. Der Anwender wird in der Client- Anwendung (z. B. Word) aber durch entsprechende Hinweise unterstützt und kann die Arbeitsschritte direkt in der Client-Anwendungen durch einen Klick ausführen. Bei Schreibzugriff auf ein Dokument kann die Funktion Auschecken konfigurationsseitig auch automatisiert ausgelöst werden. Der Eincheck- Vorgang muss jedoch stets vom Anwender ausgelöst werden. Dadurch kann ein Dokument geschlossen werden, ohne eine neue Version zu erstellen, um die Bearbeitung durch den gleichen Anwender zu einem späteren Zeitpunkt zu ermöglichen. Sollen Dokumente von mehreren Personen zeitgleich bearbeitet werden, so ist dies mit Hilfe von SharePoint und Word 2010 mit Standardfunktionen möglich. Hierbei wird im Dokument der Zugriff auf den Absatz, der gerade bearbeitet wird, für die weiteren Anwender gesperrt. Der jeweilige exklusive Bearbeiter jedes Absatzes ist dabei für die anderen Anwender ersichtlich. Dies gilt nicht für versionierte Dokumente, weil sich diese Änderungen nicht einem eindeutigen Bearbeiter zuordnen lassen Arbeiten mit s / Outlook-Integration Die Integration der E-Akte in das -System ist sehr wichtig, da die meisten Eingänge schon heute elektronisch erfolgen. Der Nutzer muss somit in der Lage sein, aus dem -System sowohl aus dem persönlichen Postfach als auch aus einem Organisationspostfach s komfortabel in die E-Akte übernehmen zu können. Es muss möglich sein, die Anlagen als Einzeldokumente mit eigenem Metadatensatz zu übernehmen und sie als Ganzes (msg-datei) in die E-Akte zu importieren. Bei Übernahme einer werden Metadaten (z. B. Absender, Betreff, Eingangsdatum) automatisch übernommen. Seite 20 von 56

21 Die einfache, komfortable Versendung von s aus einem Vorgang heraus ist die analoge Anforderung für den Ausgang. Der Versand ist zu protokollieren. Die Protokollinformation sollte im Vorgang abgelegt werden, damit dort alle vorgangsrelevanten Informationen vollständig zur Verfügung stehen. In der Praxis ist das Ablegen des Nachweises im Outlook-Postfach, über das die Versendung erfolgt ist, jedoch ebenso relevant. Zur Übernahme von s in SharePoint sind drei alternative Standardfunktionen nutzbar: Ablegen der mittels Speichern unter -Dialog: Beim direkten Übertragen einer mittels Speichern unter -Funktion kann die inkl. Anlagen als MSG-Datei abgelegt oder es können ausgewählte Anlagen in SharePoint überführt werden. Als konkretes Speicherziel in SharePoint ist eine Bibliothek anzugeben. Bibliotheken stellen aus fachlicher Sicht oft Referatsablagen bzw. Ablagen anderer Organisationseinheiten dar (vgl. Kapitel ). Mittels Parametrisierung kann eine bestimmte Bibliothek als Speicherort voreingestellt werden. Aus der Liste der in der Bibliothek gespeicherten Vorgänge ist der Zielvorgang als Ablageort der durch den Nutzer auszuwählen. Beim Speichervorgang werden nach Voreinstellung Metadaten aus dem Vorgang in die Metadaten des -Objekts vererbt (z. B. Vorgangskennzeichen), nicht jedoch Inhalte aus der selbst in die Metadaten übernommen. Metadaten können nicht manuell aus Microsoft Outlook heraus editiert werden, wie dies z. B. bei Microsoft Word möglich ist (vgl. Kapitel ). Die übrigen Metadaten sind in SharePoint manuell zu pflegen. Versenden einer direkt an eine SharePoint-Bibliothek: Es ist möglich, einer SharePoint-Bibliothek, eine -Adresse zuzuweisen. Ein -Eingang kann somit an ein entsprechendes Bibliothekspostfach weitergeleitet werden, in welchem die bei Eingang automatisch verarbeitet und in der Bibliothek abgelegt wird. Die Zuweisung in den konkreten Zielvorgang muss manuell in SharePoint erfolgen. Somit ist diese Übernahmevariante nur im Ausnahmefall sinnvoll anwendbar. Ablegen per Drag&Drop mit Hilfe von in der Outlook-Oberfläche eingebundenen SharePoint-Bibliotheken: SharePoint-Bibliotheken können in Outlook als externer Ordner zusätzlich zu den -Ordnern in den Ressourcenbaum eingebunden werden. Die Einbindung bewirkt, dass die Elemente der Bibliothek in den Outlook-Client kopiert und im Fortgang bei der Synchronisierung aktualisiert werden. Mittels Drag&Drop können -Eingänge in der Outlook-Oberfläche einfach in den Bibliotheksordner überführt und auf diese Weise in die SharePoint-Bibliothek eingestellt werden. Mit der Drag&Drop-Funktion können sowohl vollständige s (MSG-Datei) als auch einzelne Anlagen in SharePoint überführt werden. Zur korrekten Ablage des Objekts kann im Seite 21 von 56

22 Outlook innerhalb des Bibliotheksordners der korrekte Zielvorgang ausgewählt werden. Analog zur Überführung mittels Speichern unter - Dialog werden Metadaten des Zielvorgangs in das gespeicherte Objekt übernommen, nicht jedoch Inhalte aus der selbst in die Metadaten überführt. Die übrigen Metadaten sind in SharePoint manuell zu pflegen. Geht die behördenspezifische Anforderung der Übernahme von s aus Outlook über die o. g. Standardfunktionen hinaus, weil z. B. individuelle Metadaten im Übernahmeprozess definiert oder sowohl die vollständige MSG- Datei als auch ausgewählte oder alle Anlagen in einem Bearbeitungsschritt überführt werden sollen, ist SharePoint um eine entsprechende Funktion zu erweitern bzw. eine geeignete SharePoint-Lösung einzusetzen. Das Versenden von Dokumenten als erfolgt im Standard am einfachsten aus dem Dokument selbst, d. h. aus der zugehörigen Office-Anwendung. Der Nachweis des Versands wird dabei standardmäßig im Outlook-Ordner Gesendete Objekte abgelegt, wie dies in der Praxis häufig gefordert wird. Zum Speichern dieser Information im Vorgang ist der entsprechende Listeneintrag im Ordner Gesendete Objekte mittels Speichern unter -Dialog in den Vorgang zu überführen. Die konkrete Umsetzung ist identisch mit der o. g. Alternative Ablegen der mittels Speichern unter -Dialog. Der Protokolleintrag kann alternativ auch mittels Drag&Drop in den Vorgang gezogen werden, wenn in der Outlook-Oberfläche entsprechende Bibliotheksordner eingerichtet sind (s. o.). In SharePoint ist im Standard eine Funktion verfügbar, mit der direkt aus einem Vorgang lediglich ein Link auf ein Dokument per versendet werden kann. Diese Funktion minimiert das Mailaufkommen innerhalb der Institution, ist aber für den Versand an Externe nicht verwendbar. Soll ein Dokument versendet werden, so muss dies mittels der zugehörigen Client-Anwendung geöffnet und von dort manuell per versendet werden Druckfunktionen An die E-Akte besteht aus fachlicher Sicht die Anforderung, ein oder mehrere Dokumente direkt aus einem Vorgang drucken zu können. Zudem sollen Bearbeitungs- und Protokollinformationen von Vorgängen und Akten zur Medienbruchbehandlung ausgedruckt werden können. Der Druck von Dokumenten erfolgt bestmöglich über die dem Dateiformat zugehörige Anwendung. SharePoint sieht im Standard keine Funktion vor, um Dokumente auf Vorgangs- oder Aktenebene ausdrucken zu können. Der Druck von Akten- bzw. Vorgangsdeckblättern, die die Protokollinformationen zusammenfassen, sind als Erweiterung umsetzbar. Seite 22 von 56

23 Recherche Zum schnellen Auffinden benötigter Informationen ist eine Metadatenrecherche erforderlich. Neben der Suche nach ausgewählten Feldern ist auch eine Recherche im Volltext notwendig. Eine Volltextsuche nach Dokumentinhalten, die zusätzlich mit der Metadatenrecherche verknüpfbar ist, muss Standard sein. Die Suchroutinen sollen zudem unscharfe Suchen unterstützen. Häufig auszuführende Suchen sollen benutzerbezogen als Suchanfrage abgespeichert werden können. Trefferlisten sollen konfigurierbar sein. Die Ergebnislisten sollen zudem einfach in Office-Anwendungen übertragen und dort weiterverarbeitet werden können. SharePoint bietet standardmäßig eine Volltextrecherche über Metadaten, Dateiinhalte, alle Informationen, die in SharePoint-Listen abgelegt wurden und alle Informationen aus angebundenen Systemen an. Die Darstellung von Treffern bezüglich des Dateiinhalts ist konfigurierbar, d. h. der Umfang des dargestellten Textes um den gefundenen Begriff kann eingestellt werden. Filter -Funktionen erleichtern das Auffinden gewünschter Treffer innerhalb der Ergebnisliste. Aus der Recherche-Ergebnisanzeige können die Schriftgutobjekte/Dateien direkt aufgerufen werden. Die Recherchefunktion unterstützt im Standard eine sogenannte Fuzzy-Suche, (unscharfe Suche), d. h. verschiedene Schreibweisen des Suchbegriffs werden erkannt und im Rechercheergebnis berücksichtigt. Das System sorgt dafür, dass einem Nutzer ausschließlich Treffer angezeigt werden, auf die er Zugriff hat. Häufig verwendete Rechercheprofile sind durch den Bearbeiter speicherbar. Eine kombinierte Metadaten-/Volltextrecherche ist standardmäßig über ein einziges Eingabefeld realisiert. Darin können sowohl Suchbegriffe für den Volltext auf Dokumentinhalte als auch für bestimmte Metadatenfelder editiert werden. In einer vorgegebenen Syntax sind dabei die entsprechenden Suchfelder anzugeben. Spezifische Suchanfragen können im Standard benutzerbezogen definiert und als Funktion in der Oberfläche abgelegt werden. Dadurch ist zum Beispiel auch die Eingrenzung der Suche auf den Aktenbestand möglich. Andere Inhalte von SharePoint werden dann nicht berücksichtigt. Seite 23 von 56

24 Datenaustausch mit XDOMEA Zur Kommunikation mit anderen (externen) Behörden sieht das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit vor, dass der Datenaustausch von Dokumenten, Vorgängen und Akten mit Hilfe von XDOMEA erfolgt. Somit ist das entsprechende Objekt beim Export aus dem System zusammen mit seinen Metadaten im XDOMEA-Format zu exportieren und beim Import entsprechend zu interpretieren, um die Speicherung/Ablage in der internen Dokumentstruktur ermöglichen zu können. Zur Umsetzung dieser Anforderung sind die in SharePoint verfügbaren Ex- und Importfunktionen für Dokumente zu erweitern: Beim Export sind zu jedem Dokument die vorhandenen Metadaten des Dokuments als zusätzliche XML-Datei im XDOMEA-Format zu erzeugen und zusammen mit dem Dokumentformat (Datei) zu exportieren. Die Importfunktion muss zu jedem Dokument eine zusätzliche XML-Datei verarbeiten, welche die Metadaten im XDOMEA-Format enthält. Die Importfunktion liest die XML-Datei automatisch aus, interpretiert die Metadaten und überführt diese in die SharePoint-interne Struktur. Ist keine XML-Datei vorhanden, müssen die Metadaten über ein Formular erfasst werden. Diese Ex- und Importfunktionen unterscheiden sich leicht von den Standard- SharePoint-Funktionen zum Download und Upload von Dateien und können z. B. (unter Beachtung der Benutzerrechte) in der Funktionsleiste (SharePoint Ribbon) als Icon integriert werden. In Kontextmenüs und ggf. an weiteren Stellen in der Oberfläche können die Standardfunktionen zum Ex- und Import ausgeblendet werden, so dass es nicht zu Fehlbedienungen der Nutzer kommen kann. Wird die Funktion Hochladen von SharePoint verwendet, werden die Metadaten über die Benutzeroberfläche in einem Formular erfasst. Funktionen zum Ex- und Import von Vorgängen und Akten sind analog zu den o. g. Dokumentimportfunktionen als Erweiterung von SharePoint zu generieren. Da diese Objekttypen als Containerobjekte nur Zusammenfassungen von Dokumenten mit zusätzlichen Metainformationen darstellen, ist die Umsetzung entsprechender Ex- und Importfunktionen leicht, wenn auf die o. g. Funktionen zum Ex- und Import von Dokumenten zurückgegriffen wird Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte Die Nutzerverwaltung des E-Akte-Systems soll in der Lage sein, Nutzerdaten sowie Informationen zur Aufbauorganisation aus Verzeichnisdiensten zu übernehmen. Die Berechtigungen der übernommenen Nutzer und Nutzergruppen sollen im E- Seite 24 von 56

25 Akte-System verwaltet werden. Die Rechteverwaltung muss sowohl Einzel- als auch Gruppenrechte abbilden können. Als atomare Rechte müssen mindestens Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen definierbar sein. Außerdem muss es möglich sein, Objekte als Administrator zu verwalten. Besondere Administrationsfunktionen (Änderung des Aktenplans, Umprotokollieren etc.) sollen einzeln für ausgewählte Nutzer aktiviert werden können. Berechtigungen zur Bearbeitung von Metadaten (atomares Recht Ändern ) sollen bis auf Feldebene individuell definierbar sein, um besondere Schutzanforderungen umsetzen zu können (z. B. Datenschutz). Zur Verwaltung von Nutzerinformationen kann SharePoint persönliche Daten von Nutzern (Name, -Adresse etc.), die Zugehörigkeit zu Gruppen sowie Profile und Zugriffsrechte auslesen. Mit Hilfe der Gruppen lässt sich die gesamte Aufbauorganisation der Behörde nachbilden (inkl. Stabsstellen). Die Informationen werden aus dem Active Directory (AD) 2 importiert und redundant in SharePoint abgelegt. Die Daten können aus dem AD in einem festgelegten Rhythmus mittels Synchronisierung in SharePoint entsprechend der vorgenommenen Planung und Einrichtung aktualisiert werden. Die Authentifizierung von Nutzern erfolgt stets über das AD. Das Berechtigungsmodell orientiert sich an der aus dem AD importierten Organisationsstruktur der Behörde. Jeder Benutzer wird einer (hierarchisch organisierbaren) Organisationseinheit (OE) zugeordnet, die im AD als Gruppe definiert ist. Diesen Gruppen werden in SharePoint Zugriffsrechte auf Grundlage von Rollen bzw. individuell zugeordnet. Zusätzlich können auch einzelnen Personen Rechte auf Dokumentenbibliotheken oder einzelne Dokumente eingeräumt werden. Bei den Zugriffsrechten wird zwischen Funktionsrechten (Aufruf bestimmter Systemfunktionen) und Rechten an Schriftgutobjekten unterschieden. Zur einfachen Trennung von Administrationsaufgaben in Systemadministration und Fachadministration können spezifische Parameter gesetzt werden. Mittels WebParts kann eine eigene Oberfläche definiert werden, die als Client für Fachadministratoren nutzbar ist. Die Trennlinie der einzelnen Admin-Funktionen kann dabei flexibel zwischen den beiden Administrationsebenen gezogen werden, bedarf aber eines klaren behördenspezifischen Konzepts. So können Berechtigungen für technische und fachliche Administration unabhängig voneinander gesetzt und individuell gewählt werden, so dass für jede Administrationsrolle eine Sicht generiert wird, in der nur seinen Rechten entsprechende Objekte angezeigt werden. 2 Alternativ zu Active Directory sind auch andere Authentifizierungsmethoden verwendbar. In diesem Dokument basiert due Darstellung exemplarisch auf Basis des Active Directory. Seite 25 von 56