SLP-Handbuch. Schritt für Schritt durch das Online-Portal des medi Sorglospaketes. medi. ich fühl mich besser.

Transkript

1 SLP-Handbuch Schritt für Schritt durch das Online-Portal des medi Sorglospaketes medi. ich fühl mich besser.

2 medi Sorglospaket-Portal Einleitung

3 4 Anmeldung 5 Navigation 6 Orthesen- und Patienten-Übersicht 8 Symbole 9 Orthesen-Verwaltung Wie gebe ich eine Orthese an den Patienten ab? Liebe Fachhandelspartner, das medi Sorglospaket bietet seit 004 den perfekten Rundum-Service für die Versorgung Ihrer Kunden mit Knieorthesen. Wir garantieren, dass Sie immer neue, auf Keimarmut geprüfte Orthesen in der bewährten medi Qualität erhalten. medi übernimmt den gesamten Rückholungsprozess und trägt die Produkthaftung. Wir nehmen jede Orthese zurück, egal in welchem Zustand. Für Sie bedeutet das weniger Arbeit und mehr Zeit für die persönliche Betreuung Ihrer Kunden. Mit dem neuen Sorglospaket-Portal wird die Orthesen-Verwaltung jetzt noch einfacher und transparenter. Mit wenigen Klicks können Sie jederzeit die neuesten Informationen zu Ihren Orthesen abrufen oder ändern. Dieses Handbuch führt Sie dabei Schritt für Schritt durch die einzelnen Funktionen des Portals. Wie kann ich einen Rückholauftrag an medi erfassen? Wie kann ich Patientendaten erfassen? Wie kann ich die Mietdauer verlängern? Wie kann ich eine Dauerversorgung eintragen? 8 FAQ Viel Spaß mit dem neuen medi Sorglospaket wünscht Ihnen Ihr Hans-Peter Lehner Leiter Department Orthopädie Einleitung medi Sorglospaket-Portal 3

4 Anmeldung auf der SLP Infoseite Auf der Startseite finden Sie auf einem Blick alle wichtigen Informationen zum Ablauf des medi Sorglospaketes, ein Kontaktformular für alle Fragen rund um das SLP und die Zugangsdaten um das Portal zu testen. Das SLP-Portal funktioniert am besten mit den Webbrowsern Mozilla Firefox, Google Chrome und Internet Explorer 9. Ältere Internet Explorer-Versionen werden nicht mehr unterstützt. Die neuesten Webbrowser finden Sie zum Beispiel auf der Startseite des SLP-Portals zum kostenlosen Herunterladen. Rufen Sie die Internetseite auf. Geben Sie Benutzername und Passwort ein und achten Sie dabei auf Groß- und Kleinschreibung. 4 medi Sorglospaket-Portal Anmeldung

5 Navigation Navigationsmenü Das Navigationsmenü befindet sich am linken Seitenrand. Dort können Sie zwischen den Rubriken Orthesen, Patienten, Unterlagen und FAQ wählen. Filialauswahl Oben links finden Sie die Option, in eine andere Filiale des Sanitätshauses zu wechseln, oder sich in der Gesamtübersicht alle Orthesen aller Filialen auf einem Blick anzeigen zu lassen. Letzte Vorgänge Die Funktion Letzte Aktion erleichtert Ihnen die Verwaltung. Hier sehen Sie Ihre letzten Aktionen im Portal. So wissen alle Mitarbeiter Ihres Hauses über die verschiedenen Vorgänge bescheid. Diese Option ermöglicht Ihnen transparentes und effizientes Arbeiten. 4 Direktzugriffe auf Abgabe, Dauerversorgung und Mietdauer Sie können über diese Funktionen eine Dauerversorgung eintragen, die Mietdauer verlängern oder eine Orthese an den Patienten abgeben, ohne zuerst auf die Orthesen- Übersicht zu klicken. Navigation medi Sorglospaket-Portal 5

6 Orthesen- und Patienten-Übersicht 3 3 Orthesen-Übersicht Hier finden Sie eine Übersicht Ihrer gemieteten Orthesen. Sie erkennen auf einen Blick, ob die Orthese bei Ihnen auf Lager ist, an einen Patienten abgegeben wurde und alle abgeschlossenen Vorgänge. 3 Orthese suchen Das Suchfeld hilft Ihnen beim Finden. Sie können nach allen Informationen in der Tabelle suchen. Geben Sie einfach die gesuchte Seriennummern, den Patientennamen oder andere Suchkriterien ein. Orthesen verwalten Im Feld Bearbeiten können Sie eine oder mehrere Orthesen bearbeiten, zum Beispiel um bei mehreren Orthesen eine Dauerversorgung zu hinterlgen. Hilfestellung Die Sprechblasen auf der linken Seite und die Mouseover- Texte mit Informationen zum aktuellen Arbeitsschritt geben Ihnen eine kleine Hilfestellung. 6 medi Sorglospaket-Portal Orthesen- und Patienten-Übersicht

7 Patienten-Übersicht Hier finden Sie alle von Ihnen angelegten Patienten. Informationen wie zum Beispiel den Namen, die Adresse oder die Telefonnummer können hier bearbeitet werden. Patienten suchen Das Suchfeld hilft Ihnen beim Finden der gewünschten Patienten. Hilfestellung Die Sprechblasen auf der linken Seite und die Mouseover- Texte mit Informationen zum aktuellen Arbeitsschritt geben Ihnen eine kleine Hilfestellung. Orthesen- und Patienten-Übersicht medi Sorglospaket-Portal 7

8 Symbole im Portal Abgabe an den Patienten Hier können Sie medi die Abgabe einer Orthese an Ihren Patienten mitteilen. Orthese an medi zurücksenden Wählen Sie gemietete oder lagernde Orthesen aus und lösen Sie einen kostenfreien Rückholauftrag aus. Ein Paketdienst holt die Orthese an Ihrem Wunschtermin bei Ihnen im Geschäft ab. Suche Geben Sie hier Ihre Suchanfrage ein. Rückholung der Orthese durch medi ist in Arbeit medi schickt dem Patienten einen Brief inklusive DHL-Paketaufkleber zu. Der Patient bringt die Orthese zur nächsten Filiale der Deutschen Post. Rücksendung der Orthese durch den Fachhandel ist in Arbeit Die Orthese wird vom Fachhandel an medi zurückgeschickt. Die Rücksendung fällt in den Aufgabenbereich des Händlers. Rückholung der Orthese durch medi ist abgeschlossen Die Orthese wurde vom Patienten an medi zurückgeschickt. Rücksendung der Orthese durch den Fachhandel ist abgeschlossen Die Orthese wurde vom Fachhandel an medi zurückgeschickt und ist dort bereits eingetroffen. Datensatz bearbeiten Hier können Sie Daten eintragen oder ändern. Mietdauer verlängern Hier können Sie die Mietdauer der Orthese verlängern. Dauerversorgung eintragen Hier können Sie eine Dauerversorgung eintragen. So bleibt die Orthese dauerhaft beim Patienten. 8 medi Sorglospaket-Portal Symbole im Portal

9 Orthesen-Verwaltung Wie gebe ich eine Orthese an den Patienten ab? Bitte melden Sie uns das Abgabedatum der Orthese im SLP-Portal. Nur so lassen sich abgegebene Orthesen von Ihren Orthesen auf Lager unterscheiden. Das erleichtert die Sorglospaket-Verwaltung und erspart unnötige Nachberechnungen.. Möglichkeit Über Direkteinstieg auf der Startseite. Möglichkeit In der Orthesen-Übersicht Orthesen-Verwaltung medi Sorglospaket-Portal 9

10 Schritt Seriennnummer eintragen Bitte geben Sie die Seriennummer der Orthese ein. Sie finden diese auf der Verpackung und auf der Tüte der Orthese, auf dem Aufkleber, der sich unter dem Polster im oberen Bereich der Orthese befindet und auf dem Lieferschein. Schritt Rückholung der Orthese Ist Ihr Patient damit einverstanden, dass sich medi um die Rückholung der Orthese kümmert? Dann klicken Sie auf Weiter. Bitte achten Sie darauf, dass bei Rückholung durch medi der Patient mit der Weitergabe seiner persönlichen Daten einverstanden sein muss. Wird keine Rückholung der Knieorthese durch medi gewünscht, muss ein Haken bei Rückholung durch das Sanitätshaus gesetzt werden. In diesem Fall fällt die Rückholung in den Aufgabenbereich des Händlers. Erfolgt kein Wareneingang bei medi, so wird dem Händler der Restbetrag gemäß Preisliste 4 Wochen nach Abgabe in Rechnung gestellt. 0 medi Sorglospaket-Portal Orthesen-Verwaltung

11 3 Schritt 3 Patientendaten hinterlegen Wählen Sie den Patienten aus, an den die Orthese abgegeben wird. Haben Sie den Patienten schon im System angelegt? Dann finden Sie seine Daten über die Suchfunktion. Falls der Patient noch nicht erfasst wurde, können Sie ihn neu anlegen. Orthesen-Verwaltung medi Sorglospaket-Portal

12 4 4 Schritt 4 Möglichkeit die Mietdauer zu verlängern bzw. Dauerversorgungen gleich zu hinterlegen Das Rückgabedatum errechnet sich automatisch, ausgehend von dem Abgabe-Datum der Orthese plus 6 Wochen. Sie können die Mietdauer der Orthese verlängern oder eine Dauerversorgung einrichten. Wenn die bestehenden Angaben korrekt sind, klicken Sie einfach auf Weiter. Um eine Verlängerung einzutragen, wählen Sie bitte mit dem Pfeil das gewünschte Verlängerungsdatum und speichern Sie dieses ab. Mit der Eintragung einer Verlängerung wird die Rückholung automatisch durch medi entsprechend verschoben. Eine Verlängerung kann dann eingetragen werden, wenn der Arzt eine Mietdauer von mehr als 6 Wochen verordnet hat. Darüber hinaus ist das Eintragen einer Verlängerung sinnvoll, wenn das ausgestellte Rezept zur Dauerversorgung der Orthese von der zuständigen Krankenkasse noch nicht genehmigt ist. Nach Erhalt der Kassengenehmigung kann der Haken bei der Dauerversorgung gesetzt werden. Dies erspart uns und Ihnen Rückfragen oder Nachberechnungen. Wenn Sie unter Dauerversorgung einen Haken setzen und dies speichern, verbleibt die Orthese beim Patienten. medi geht davon aus, dass der Kostenvoranschlag für die Differenz zwischen Miet- und Kaufpreis von der Kasse genehmigt wurde. Sie erhalten von medi innerhalb einer Woche, nach Meldung der Dauerversorgung, die Nachberechnung des Restbetrages gemäß Preisliste. Somit geht die Orthese erst in Ihr Eigentum über und anschließend in das des Kostenträgers beziehungsweise des Patienten. medi Sorglospaket-Portal Orthesen-Verwaltung

13 5 5 Schritt 5 Nachbestellung anfordern Sie können die abgegebene Mietorthese per Internet nachbestellen, indem Sie einen Haken bei, Ja, ich möchte eine Orthese nachbestellen setzen. Sie haben die Möglichkeit, eine Interne Bestellreferenz anzugeben, die Filiale, zu der wir die Orthese senden sollen und die Adresse, zu der wir die Bestellbestätigung schicken dürfen. Bei Nachbestellung einer M.4s comfort Orthese ist zunächst die gleiche Farbe wie bei der vorherigen Orthese ausgewählt. Wenn Sie eine andere Farbe bestellen möchten, versetzen Sie bitte den Button. 6 Schritt 6 Prüfen & Bestätigen Hier sind die Bestelldaten zusammengefasst. Sie können noch Änderungen vornehmen. Sie haben Fragen? Unser SLP-Service-Center ist gerne für Sie da! Orthesen-Verwaltung medi Sorglospaket-Portal 3

14 Wie kann ich einen Rückholauftrag zu medi erfassen? 3 Markieren Sie in der Orthesen-Übersicht, welche Orthesen an medi zurückgesendet werden sollen (Mehrfachauswahl möglich). () Sie können gleichzeitig mehrere Orthesen (mit dem Button oben rechts) () oder nur eine Orthese (mit dem Symbol in der Liste) (3) an medi schicken. Schritt : Geben Sie Ihr Wunschdatum ein, an dem medi die Orthesen abholen soll. Optional können Sie noch einen Zusatztext hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass Rückholaufträge für den nächsten Werktag bis 4.00 Uhr erfasst sein müssen. Schritt : Wählen Sie den Ort aus, an dem die Orthese abgeholt werden soll. Schritt 3: Prüfen und bestätigen Sie Ihre Angaben. Die Orthesen werden bei Ihnen vom Paketdienst abgeholt. 3 4 medi Sorglospaket-Portal Orthesen-Verwaltung

15 Wie kann ich Patientendaten erfassen? Klicken Sie in der Patienten-Übersicht rechts auf den Button Neuen Patienten anlegen. Hier können Sie alle Informatioen Ihres Patienten eintragen und speichern. Orthesen-Verwaltung medi Sorglospaket-Portal 5

16 Wie kann ich die Mietdauer verlängern? Möglichkeit : Auf der Startseite Über die Funktion Mietdauer gelangen Sie direkt zur Übersicht über die Orthesen die beim Patienten sind. Wählen Sie eine oder mehrere Orthesen bzw. Patienten aus und tragen Sie die Verlängerung der Mietdauer ein. Möglichkeit : Auf der Orthesen-Übersicht beim Patienten Sie wählen die gewünschte Orthese aus. Über das Symbol Mietdauer verlängern können Sie eine neue Mietdauer vermerken. Bestätigen Sie mit einem Klick die Verlängerung der Mietdauer. 3 6 medi Sorglospaket-Portal Orthesen-Verwaltung

17 Wie kann ich eine Dauerversorgung eintragen? Möglichkeit : Auf der Startseite Sie gelangen über die Funktion Dauerversorgung direkt zu der Übersicht über die Orthesen die beim Patienten sind. Wählen Sie eine oder mehrere Orthesen bzw. Patienten aus und vermerken Sie die Dauerversorgung. Möglicheit : In der Orthesen-Übersicht Wählen Sie in der Übersicht die gewünschte Orthese aus. Indem Sie auf das Symbol Dauerversorgung einrichten klicken und dies bestätigen. Mit nur einem Klick bestätigen Sie die Dauerversorgung des ausgewählten Patienten. 3 Orthesen-Verwaltung medi Sorglospaket-Portal 7

18 FAQ Häufig gestellte Fragen Was ist das Besondere am medi Sorglospaket? Das Wiederaufbereiten von Orthesen ist mit einem erheblichen Arbeits- und Kostenaufwand verbunden. Deshalb liefert medi nur einwandfreie, neue Produkte. Mit dem medi Sorglospaket trägt medi die Produkthaftung. Sollten Sie hingegen Orthesen wiederaufbereiten und in Umlauf bringen, müssen Sie strenge Auflagen erfüllen. Nach MPG 3 Abs. ist die Abgabe von neu aufbereiteten Medizinprodukten an andere im europäischen Wirtschaftsraum als erstmaliges Inverkehrbringen beschrieben. Die Wiederaufbereitung von Knieorthesen und die Abgabe an Patienten ist somit als ein Inverkehrbringen von als neu aufbereiteten Medizinprodukten zu werten. Es haftet also derjenige, der die Orthesen wieder aufbereitet und abgibt. Mit dem medi Sorglospaket brauchen Sie sich darüber keine Gedanken zu machen. medi liefert Ihnen immer neue, auf Keimarmut geprüfte Orthesen. Wer trägt das Beschädigungs- und Ausfallrisiko? Es kann passieren, dass eine Orthese vom Patienten nicht oder nur beschädigt zurückgegeben wird. Das bedeutet einen Verlust. Mit dem medi Sorglospaket trägt medi das volle Ausfallrisiko und nimmt jede Mietorthese zurück, egal in welchem Zustand. 8 medi Sorglospaket-Portal FAQ

19 Wer kümmert sich darum, dass die Orthese vom Patienten zurückgeholt wird? Das medi Sorglospaket bietet Ihnen hierfür eine bequeme Lösung. Wenn der Patient damit einverstanden ist, kümmert sich medi um die Rückholung der Orthese. medi sendet dem Patienten circa zwei Wochen vor Ende der Mietdauer einen Brief mit einem DHL-Paketaufkleber zu. Der Patient verpackt die Orthese in einen festen Karton und gibt sie mit dem DHL-Paketaufkleber in jeder Filiale der Deutschen Post ab. Für Händler und Patienten entstehen dabei keinerlei Kosten. Sollte der Patient die Orthese im Fachhandel abgeben, holt medi diese auf Wunsch auch gerne direkt bei Ihnen ab. Rufen Sie uns einfach kurz an wir kümmern uns um den Rest! Mein Patient ist damit einverstanden, dass medi die Abholung der Orthese gemeinsam mit ihm abwickelt. Wie läuft die Rückholung ab? Kommunikations-Plattform Schritt Schritt Lieferung der keimarmen und Versorgung des Patienten mit medi neuen Orthese Händler einer Orthese Patient Schritt 3 medi informiert den Patienten über den weiteren Verlauf Schritt 4 medi sendet dem Patienten zwei Wochen vor Ablauf der Leihdauer einen DHL-Paketaufkleber zur Rücksendung der Orthese Schritt 5 Kostenlose Rücksendung der Orthese FAQ medi Sorglospaket-Portal 9

20 Mein Patient ist nicht damit einverstanden, dass medi die Abholung der Orthese gemeinsam mit ihm abwickelt. Wie läuft die Rückholung ab? Kommunikations-Plattform Schritt Schritt Lieferung der keimarmen und Versorgung des Patienten mit medi neuen Orthese Händler einer Orthese Patient Schritt 3 Händler sendet die Orthese kostenlos an medi zurück Patient gibt die Orthese beim Händler zurück 0 medi Sorglospaket-Portal FAQ

21 Erhalte ich eine neue oder eine wiederaufbereitete Knieorthese im Sorglospaket? Im medi Sorglospaket erhalten Sie immer produktionsneue Artikel. Alle mit unserem Gütesiegel gekennzeichneten Knieorthesen erfüllen höchste Qualitätsstandards. Wie viele verschiedene Lager muss ich als Sorglospaket-Kunde zukünftig führen? Miet- und Kauforthesen sind qualitativ gleichwertig. Somit ist im medi Sorglospaket nur ein Lager für Orthesen erforderlich. Aus diesem Lager können auch privat versicherte Patienten auf Dauer versorgt werden. Tritt eine Dauerversorgung ein, wird die Orthese nicht von medi zurückgeholt. 4 Wochen nach Abgabe erfolgt eine Nachberechnung durch medi. Das Eigentum geht an den Händler über, der alles mit der Krankenkasse des Patienten verrechnet. Die Orthese bleibt dauerhaft beim Patienten. Wie wird die Lagerung bis zur Abgabe an den Patienten im Sorglospaket berücksichtigt? Zur schnellen Patientenversorgung ist ein kleiner Vorrat an Mietorthesen sinnvoll. Eine Übersicht über ihre Orthesen finden Sie im Tabellen-Reiter auf Lager. Wenn die Orthese an den Patienten abgegeben wird, startet die 6-wöchige Grundmietdauer. FAQ medi Sorglospaket-Portal

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