REISEKOSTEN PROZESSOPTIMIERUNG

Transkript

1 REISEKOSTEN PROZESSOPTIMIERUNG MobileXpense Halten Sie Ihre Reisekosten unter Kontrolle

2 Über MobileXpense Gegründet im Jahr 2000 in Brüssel - Belgien Internationale Ausrichtung Unabhängig Kunden > 550 Kunden In 40 Ländern Olaf Michael Lehmann Kanoffsky Praxistag Geschäftsreisen, , Düsseldorf Seite 2

3 Warum macht das keiner gerne? Kompliziert Ca. 750 Verpflegungspauschalen Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze z.b. Taxi bis und über 50 km Frühstückskürzung 1,57 4,80 Frühstücksbetrag Sachbezugswertkürzungen 20/40/40 Regel Olaf Michael Lehmann Kanoffsky Praxistag Geschäftsreisen, , Düsseldorf Seite 3

4 Wie ist der manuelle Prozess? Prozess Erfassung umständlich Formulare kompliziert Genehmigungswege lang / nicht klar Zeitraum bis zu Rückzahlung lang Olaf Michael Lehmann Kanoffsky Praxistag Geschäftsreisen, , Düsseldorf Seite 4

5 Was können wir wie und wo ändern? Am Beispiel der Fa. Grünenthal Olaf Lehmann, Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG Olaf Michael Lehmann Kanoffsky Praxistag Geschäftsreisen, , Düsseldorf Seite 5

6 REISEKOSTEN PROZESSOPTIMIERUNG MobileXpense Halten Sie Ihre Reisekosten unter Kontrolle

7 Über MobileXpense Gegründet im Jahr 2000 in Brüssel - Belgien Internationale Ausrichtung Unabhängig Kunden > 550 Kunden In 40 Ländern Seite 7

8 Warum macht das keiner gerne? Kompliziert Ca. 750 Verpflegungspauschalen Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze z.b. Taxi bis und über 50 km Frühstückskürzung 1,57 4,80 Frühstücksbetrag Sachbezugswertkürzungen 20/40/40 Regel Seite 8

9 Wie ist der manuelle Prozess? Prozess Erfassung umständlich Formulare kompliziert Genehmigungswege lang / nicht klar Zeitraum bis zu Rückzahlung lang Seite 9

10 Was können wir wie und wo ändern? Am Beispiel der Fa. Grünenthal Olaf Lehmann, Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG Seite 10

11 VON DER REISEBEANTRAGUNG BIS ZUR ABRECHNUNG PRAXISBEISPIEL EINES ELEKTRONISCHEN ANSATZES OLAF LEHMANN GRÜNENTHAL PHARMA GMBH & CO. KG Mit freundlicher Unterstützung von

12 Fakten Ein mittelgroßes, innovationsgetriebenes pharmazeutisches Familienunternehmen Gesellschafter Konzernzentrale Therapiegebiete Strategische Geschäftseinheiten Mitarbeiter (2011) Umsatz (2011e) Liquidität (2011e) 100% Familie Wirtz (19 Gesellschafter) Aachen, Deutschland Verschreibungspflichtige Medikamente mittlerer Schmerz starker Schmerz Grünenthal Europa & Australien Grünenthal Lateinamerika Grünenthal Innovation ~4.500 weltweit EUR 947 Mio. EUR ~300 Mio.

13 Globale Präsenz Marktführend im Bereich Schmerz Ziele Bedminster (NJ), USA Mexico City, MX Quito, EC Aachen, DE Mitlödi, CH Milan, IT Führend im europäischen Schmerzmarkt Ausweitung des Lateinamerika Geschäfts Nutzung des Marktpotenzials in den USA gemeinsam mit starken Partnern Fakten Gesellschaften in 26 Ländern Produktionsstandorte in 5 Ländern Internationales Geschäft: 84% Konzernzentrale Produktion Entwicklungseinheit Grünenthal Länder Partner Länder

14 Führend in Schmerztherapie-Innovation Grünenthal s globale Marken Europäische Marktführer 1 Wirkstoffe Indikation Markteinführung Umsatz (2011e, Mio. EUR Tramadol hydrochlorid Mittlere bis starke Schmerzen Buprenorphin Mittlerer bis starker Krebsschmerz & starker Schmerz Länder, in denen unsere Produkte verfügbar sind Paracetamol + Tramadol Mittlere bis starke Schmerzen Lidocain Postherpet. Neuralgie Länder mit Gesellschaften Buprenorphin Moderate, chronische Schmerzen 2007 Tapentadol Starke Schmerzen ,5% Umsatzwachstum gegenüber Vorjahr 1 im definierten Schmerzmarkt mittlere bis starke Schmerztherapie

15 Einsatz von RK-Softwaresystemen in 2009 (VDR Geschäftsreiseanalyse 2009) über 1500 Mitarbeiter Mitarbeiter ja nein Mitarbeiter Mitarbeiter 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Seite 15

16 Vision / Ziel allgemein Build and operate a lean and efficient administration with less bureaucracy!

17 So war es bei uns lange Zeit 1. Unterschrift per Hauspost plus diverse andere Medien Reisender: Reiseantrag in Word 2. Unterschrift per Hauspost Reiseantrag per Hauspost in die interne Reisestelle Durchführung der Reise 1. Unterschrift per Hauspost Erfassung der Daten in SAP (doppelt) RK-Abrechnung per Hauspost in Buchhaltung 2. Unterschrift per Hauspost Erfassung der Daten in Excel Verbuchung, Kontierung Kopie der RKA per Hauspost an Reisenden Versand an Weiterbildung zur Genehmigung

18 So haben wir es umgesetzt automatische Infolinie an Vorgesetzte Reisemittelbeantragung im elektronischen System Reiseantrag elektronisch in die Reisestelle Durchführung der Reise Erstattung der Auslagen durch GRT an MA RK-Abrechnung per Mail an Mitarbeiter Erstellung der RKA durch den Dienslteister Versand der RK-Unterlagen an Dienstleister Erfassung der variablen RK- Daten durch Mitarbeiter automatische Infolinie an Vorgesetzten Automatisierter Import der AirPlus-Kreditkartenausgaben in MobileXpense / InServ

19 Von der Idee bis zur Umsetzung 1 Ideen / Machbarkeit

20 Von der Idee bis zur Umsetzung 1 Ideen / Machbarkeit Projektauftrag / Projektziel

21 Von der Idee bis zur Umsetzung 1 Ideen / Machbarkeit Projektauftrag / Projektziel Analyse / Partner

22 Von der Idee bis zur Umsetzung 1 Ideen / Machbarkeit Projektauftrag / Projektziel Analyse / Partner Inhouse- Präsentation / ROI

23 Von der Idee bis zur Umsetzung 1 Ideen / Machbarkeit Projektauftrag / Projektziel Analyse / Partner Projektplan / Tool Inhouse- Präsentation / ROI

24 Von der Idee bis zur Umsetzung 1 Ideen / Machbarkeit Projektauftrag / Projektziel Go-Live Philosophie des Unternehmens Analyse / Partner Projektplan / Tool Inhouse- Präsentation / ROI

25 Projektziel und IST-Situation Projektziel Durchgängiger Workflow für Reiseplanung Genehmigung Bestellung Abrechnung Wesentliche Kriterien Kürzere Durchlaufzeiten für alle Beteiligten Wirtschaftliche Aspekte Höhere Transparenz / Gesamtkosten pro Geschäftsreise IST-Situation Kein durchgehender einheitlicher Workflow im aktuellen Prozess Medienbrüche vermindern Transparenz und erhöhen Verwaltungsaufwand Papierformulare zeitintensiv (Hauspost) und stellen Fehlerquellen dar (durch manuelle Übertragungen) Hoher administrativer Aufwand im Genehmigungsverfahren Durch genannte Aspekte wirken sich Wiederholungen (z.b. Doppelerfassung bei der Reisekostenabrechnung) zeitund kostenintensiv aus Wenig Transparenz über Gesamtkosten einer Dienstreise

26 Vorgehensweise Projektphase 1 Analyse und Bewertung des angestrebten Soll-Prozesses Untersuchung und Beschreibung des Einsatzes von verschiedenen Workflow-Systemen (SAP, HR Works, Skygate, ADP, MobileXpense) Verifizierung der Informationen Projektphase 2 Analyse und Bewertung der Ergebnisse Kostenberechnungen und Bewertung der Systeme Auswahl des präferierten Systems

27 Benchmark Reiseprozesse Best Ø Max. Reiseplanung * 4,75 13,74 32,56 Den heutigen Prozess sehen wir im Durchschnitt; durch die strukturierte und automatisierte Bestellform wird die beste Performance erreicht. Reisegenehmigung * 0,00 5,24 15,18 Der heutige Prozess liegt im maximalen Aufwandsbereich. Durch die IT-gestützte Genehmigungsform bzw. vereinfachte Genehmigungsregelung wird der Durchschnitt erreicht. Das Optimum wäre der Verzicht auf die Genehmigung. * Die Berechnung wurde von TQ3 Travel Solutions auf Grundlage der The American Express and A.T. Kearney European Expense Management Study durchgeführt.

28 Benchmark Reiseprozesse Reisebuchung * Best Ø Max. Die Kommunikation zwischen Reisender Sekretariat Reisestelle zur eigentlichen Buchung ist heute schon sehr effektiv und kann durch einen Workflow nicht wesentlich optimiert werden. RK-Abrechnung * 11,73 21,23 65,09 Eine Reisekostenabrechnungssoftware ist heute schon im Einsatz. Durch die Verlagerung der Eingabe hin zum Sekretariat werden Doppelerfassungen vermieden. Daher auch hier eine Verbesserung vom Durchschnitt zur besten Performance. * Die Berechnung wurde von TQ3 Travel Solutions auf Grundlage der The American Express and A.T. Kearney European Expense Management Study durchgeführt.

29 Was muss beim Projektes beachtet werden (Auswahl) Betriebsrat Anbieter (Größe, Referenzen) Internationalität ASP- oder Inhouse? Referenzbesuche Zusammensetzung Projektgruppe

30 Was muss beim Projektes beachtet werden (Auswahl) Kreditkartenimport Schnittstellen (z.b. FiBu) Genehmigungsprozess Organisationsstruktur Sprachen Koordination der Reisen(den)

31 Was muss beim Projektes beachtet werden (Auswahl) Log-In Kompatibilität mit interner IT Stammdatenimport (HR) Berechtigungskonzept (Admins) Testsysteme Bewegungsdaten (MA, Kst.)

32 Was muss beim Projektes beachtet werden (Auszug) Präsenz- vs. Online-Schulungen Veränderungen im lfd. Betrieb Belegarchivierung Schulungsunterlagen Support u.v.a

33 Marktübersicht - Quellen Messen (z.b. Personalmessen, ITB, IT-Messen) Fachzeitschriften (z.b. Lohn + Gehalt) Berater / Beratungsunternehmen Kolleginnen/-en aus anderen Unternehmen VDR Internet Seite 33

34 Zusammenfassung wichtigste Schnittstellen von/zu Lohnbuchhaltung Banken / RK-Auszahlung Finanzbuchhaltung Personalwesen (Stammdaten Mitarbeiter) Währungen (Umrechnungskurse) Kreditkarten Online Booking Engines (OBE) Zeiterfassung Seite 34

35 Zusammenfassung Systeme und Begriffe Standard (oder auch Regal) -Software (z.b. Lexware) ASP Application Service Providing SaaS Software as a Service Web-basierte Lösungen (z.b. Apps) ERP Enterprise Resources Planning Customized oder Standard Buy or lease? Seite 35

36 Was haben wir erreicht? schlanken und kostengünstige(re)n Prozess (E-Flow) Abbau von Bürokratismus (Wegfall von Genehmigungen) Zeitersparnis (RK-Abrechnungen im Outsourcing) Einhaltung der Richtlinien durch Travel Management Kontrollen durch Vorgesetzten, Revision und CCO Build and operate a lean and efficient Erstmals Information über Gesamtkosten einer Reise administration with less bureaucracy!