Entgeltabrechnung - Alle wichtigen Fälle für die Praxis

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1 Haufe Fachbuch Entgeltabrechnung - Alle wichtigen Fälle für die Praxis Alle wichtigen Fälle für die Praxis von Carola Hausen, Marcus Spahn, Peter Schmitz, Sven Wiesrecker, Stephan Wilcken 3. Auflage 2015 Haufe-Lexware Freiburg 2015 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Leseprobe schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 Vorwort 19 Teil 1: Mindestlohn Informationen und Berechnungsbeispiele 21 1 Mindestlohn: Höhe des Mindestlohns und Anrechnung besonderer Vergütungsbestandteile Mindestlohn ohne zusätzliche Vergütungsbestandteile Mindestlohn mit zusätzlichen Vergütungsbestandteilen 23 2 Mindestlohn: Unter Berücksichtigung verschiedener Lohnbestandteile Akkordlohn Aufwandsentschädigungen Dienstkleidung Dienstwagen Direktversicherung/Entgeltumwandlung Erschwerniszulage, sonstige zweckgebundene Zulagen Fahrtkostenzuschuss Freiwillige (einmalige) Leistungen (ohne Rechtsanspruch) Kost und Logis Mankogeld Ortszulage Provision, erfolgsabhängige Vergütung mit Vorschusszusage Provision, erfolgsabhängige Vergütung ohne Vorschusszusage Rufbereitschaft Sachbezüge Schichtzulagen Schmutzzulagen Sonn- und Feiertagszulagen Stücklohn Überstunden/Überstundenzuschläge Urlaubsgeld, Einmalzahlung (keine freiwillige Leistung) Urlaubsgeld, ratierliche Auszahlung Variable Vergütungsbestandteile Vermögenswirksame Leistungen 41 5

3 2.25 Weihnachtsgeld (13. Gehalt), Einmalzahlung Weihnachtsgeld (13. Gehalt), ratierliche Zahlung Werkzeuggeld Zielvereinbarungen 43 3 Mindestlohn: Minijob und Gleitzonenbeschäftigung Anpassung der Arbeitsverträge zum Mindestlohnunterschreitung: Mögliche Folgen EUR-Grenze einhalten durch Entgeltumwandlung Umwandlung von 450-EUR-Minijobs in sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen Steuerrechtliche Aspekte bei der Umwandlung von Minijobs in Midijobs 54 Teil 2: Entgeltabrechnung in Beispielen 63 4 Abfindungen Fünftelregelung Berechnung mit sonstigem Bezug Zahlung im Folgejahr Zahlung nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses 67 5 Abwälzung, pauschale Lohnsteuer Minijob und Hauptbeschäftigung Minijobber mit Steuerklasse V Direktversicherung Kurzfristige Beschäftigung Dienstwagen (Privatnutzung) 75 6 Arbeitgeberdarlehen Zinsloses Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberdarlehen mit 1,9 % Zinsen Finanzinstitut gewährt Arbeitgeberdarlehen EUR-Freigrenze Zinsloses Arbeitgeberdarlehen über EUR 82 7 Arbeitsverhinderung Arbeitsverhinderung, Zeugenaussage Arbeitsverhinderung, erkrankte Kinder (unter 12 Jahre) 83 6

4 7.3 Arbeitsverhinderung, erkrankte Kinder (ab 12 Jahre) Arbeitsverhinderung, Betreuung gesunder Kinder Arbeitsverhinderung, Meldepflicht des Arbeitnehmers Arbeitsverhinderung, Krankheit Arbeitsverhinderung, Arztbesuch Arbeitsverhinderung, Arztbesuch (Schichtarbeitnehmer) Arbeitsverhinderung, witterungsbedingt Arbeitsverhinderung, verspätete Urlaubsrückkehr 93 8 Annehmlichkeiten Arbeitsessen (außergewöhnlicher Einsatz) Verzehr im Betrieb (Kaffee, Tee, Gebäck) Tankgutschein Warengutschein Sachgeschenk (Wert unter 60 EUR) Sachgeschenk (Wert über 60 EUR) Geld- und Sachgeschenk Geldgeschenk Aushilfslöhne Mehrere Minijobs Ein Minijob, gesetzlich krankenversichert Ein Minijob, privat krankenversichert Abrechnung nach den ELStAM Rentnerbeschäftigung, Minijob Kurzfristige Beschäftigung Kurzfristige Beschäftigung, Arbeitgeber trägt Lohnsteuer Kurzfristige Beschäftigung, Arbeitnehmer trägt Lohnsteuer Auslagenersatz Einkäufe durch Mitarbeiter Garagenmiete Telefonkosten mit Gesprächsnachweis Telefonkosten ohne Gesprächsnachweis Fortbildungskosten Knöllchenersatz Arbeitnehmer verauslagt Kosten 123 7

5 10.8 Pauschaler Auslagenersatz Werbungskostenersatz Werkzeuggeld Berufskraftfahrer Spesenberechnung (Ladetätigkeit) Spesenberechnung (Fernfahrer) Nahverkehr Mindestens einmal wöchentlich im Betriebshof Betriebliche Altersversorgung Nebeneinander verschiedener Formen Pensionsfonds Entgeltumwandlung von Einmalzahlungen (Pensionszusage) Betriebliche Altersversorgung, steuerfreie (keine Vererblichkeit) Kapitalwahlrecht (kurzfristige Ausübung) Kapitalwahlrecht (frühzeitige Ausübung) Betriebsveranstaltung Betriebsausflug einzelner Abteilungen Motivationsveranstaltung Konzertbesuch Betriebsausflug mit Werksbesichtigung beim Kunden Mehr als 2 Veranstaltungen/Jahr Ausflug mit Übernachtung Angehörige feiern mit Umsatzsteuer Bewirtungskosten Arbeitnehmerbewirtung Geschäftsfreunde Arbeitsbesprechung (regelmäßige) Belohnungsessen Bruttolohn Lohnzahlung von Dritten Zulage für Samstagsarbeit 162 8

6 16 Dienstwagen, 1 % Regelung Kfz mit Sonderausstattung Kfz mit nachträglich eingebauter Sonderausstattung Pauschalierung (15 Fahrten pro Monat) Pauschalierung (weniger als 15 Fahrten pro Monat) Dienstwagen, Fahrtenbuch Außendienstmitarbeiter (keine Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte) Mitarbeiter beantragt Fahrtenbuchregelung bei seiner Einkommensteuererklärung Doppelte Haushaltsführung Beginn der doppelten Haushaltsführung Versetzung Ledige mit Fahrten am Ort Pauschaler Übernachtungskostenersatz Auswärtstätigkeit Arbeitnehmer ohne eigenen Hausstand Wegzug Umgekehrte Familienheimfahrten Einmalzahlungen Entgeltarten Zeitliche Zuordnung Zeitliche Zuordnung mit Märzklausel Märzklausel Urlaubsgeld Arbeitgeberwechsel und Krankengeldbezug Unterjähriger Beginn/Wegfall der Versicherungspflicht Unterjährige Beitragsgruppenveränderung (durchgängige Versicherungspflicht in allen SV-Zweigen) Beitragspflichtiger Anteil (Ermittlung) Beitragsberechnung Rückwirkende Korrektur Rückwirkende Korrektur (Nachzahlung als neue Einmalzahlung) Fälligkeit der Beiträge Rückzahlung des Weihnachtsgelds an Arbeitgeber (auflösende Bedingung) Verzicht des Arbeitnehmers auf Weihnachtsgeld 204 9

7 20 Einsatzwechseltätigkeit Täglicher Betriebsbesuch Wöchentlicher Betriebsbesuch Tägliche Rückkehr zur Wohnung Unbefristeter Kundeneinsatz Täglich mehrere Einsatzstellen Auswärtige Übernachtung unter 3 Monaten Auswärtige Übernachtung über 3 Monate Sammelbeförderung Essengeldzuschuss Kantinenessen (Zuzahlung unter Sachbezugswert) Kantinenessen (verpachtete Kantine) Essenmarken Barlohnumwandlung für Essenmarken Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte Kilometergeld Pauschaler Fahrtkostenzuschuss Bahnfahrkarte (Fahrtkostenerstattung) Job-Ticket Bahnfahrkarte (Arbeitgeber stellt Fahrkarte) Dienstwagen (ohne Pauschalierung) Dienstwagen (mit Pauschalierung) Familienheimfahrten Maßgebliche Straßenverbindung für Entfernungspauschale Freibetrag ELStAM-Datenbank Fehlender Kinderfreibetrag Nachträgliche Eintragung Übungsleiter (neben Hauptbeschäftigung) Übungsleiterpauschale Übungsleiter (Minijobber) Übungsleiter (arbeitsuchend)

8 24 Freiwillige soziale Aufwendungen Kantinenmahlzeiten (über 3,00 EUR) Kantinenmahlzeiten (zu 3,00 EUR) Kantinenmahlzeiten (unter 3,00 EUR) Kosten für Kindergarten Kinderbetreuung (Mutter/Haushaltshilfe) Geringfügig entlohnte Beschäftigung Trainertätigkeit Unvorhersehbarer Einsatz Pauschalbeiträge Beamte Mindestbeitragsbemessungsgrundlage bei Option zur vollen Rentenversicherungspflicht Gesetzlich krankenversichert Privat krankenversichert Zahlung von Weihnachtsgeld Jahresarbeitsentgeltgrenze Erstmalige Arbeitsaufnahme nach dem Erstmalige Arbeitsaufnahme und Übergrenzer vor/am Stichtag Erstmalige Arbeitsaufnahme aber kein Übergrenzer vor/am Stichtag Jahreswagen Feste Bezüge und laufende und einmalige Einnahmen Feste Bezüge und unregelmäßige Einnahmen und Bezüge Schwankende Bezüge (Stundenlohn) Schwankende Bezüge (vorausschauende Betrachtung) Zeitpunkt der Ermittlung Beschäftigungsaufnahme (Prüfungszeitpunkt) Bevorstehende Gehaltserhöhung (Prüfungszeitpunkt) Rückwirkende Gehaltserhöhung Vorübergehende Entgeltminderung (Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld) Kurzarbeit Arbeitszeitreduzierung (Befreiung von der Krankenversicherungspflicht) Jahresarbeitsentgeltgrenze holt Arbeitsentgelt ein

9 27 Krankengeldzuschuss Auswirkungen eines Krankengeldzuschusses Grenze der Beitragsfreiheit Einmalzahlung während Krankengeldbezugs Kurzfristige Beschäftigung Jahreswechsel: Beginn 2014, Ende Beendete kurzfristige Beschäftigung im Jahr 2014 und erneute Aufnahme in Zeitraum von 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen Arbeitsuchende Jahreswechsel: Beginn 2015, Ende Nachträgliche Verlängerung Zeitgrenze überschritten Vorbeschäftigungszeiten verschwiegen Pauschalbesteuerung Lohnabrechnungszeitraum Neueinstellung im laufenden Monat Unterbrechung Lohnsteuer Anmeldung Monatliche Anmeldung Pauschale Lohnsteuer Korrektur Lohnsteuer Ermäßigungsverfahren Freibetrag (Eintragung unterjährig) Freibetrag (Kirchensteuer) Freibetrag (Fahrtkosten bei Ehepaar) Hinzurechnungsbetrag (Auszubildende) Lohnsteuer Jahresausgleich Keine Steuernachforderung Ausschluss durch Freibetrag Faktorverfahren

10 33 Lohnsteuerklassen Heirat, beide Steuerklasse I Zusammenzug, dann Heirat Hauptbeschäftigung mit Nebenbeschäftigung Mehrarbeitsvergütung Gehaltsempfänger (4,33 Wochen/Monat) Gehaltsempfänger (4,35 Wochen/Monat) Mutterschutz Geburt zum errechneten Termin Geburt 3 Tage nach errechnetem Termin Geburt 9 Tage vor errechnetem Termin Mehrlingsgeburt Frühgeburt Nebenbeschäftigung Minijob Minijob (einmalig über 450 EUR) Nebenjobs Hinzuverdienst bei ALG I Hinzuverdienst bei ALG I (vorheriger Minijob) Pauschalierte Lohnsteuer Sachzuwendungen Kurzfristige Beschäftigung Dienstwagen (Privatnutzung) Weihnachtsfeier Personalrabatte Bonuspunkte Sachgeschenke (44-EUR-Freigrenze) Produkte des Arbeitgebers Zeitpunkt der Bewertung Pfändung Pfändung, pfändbare und pfändungsfreie Beträge bei Nettovergütung

11 39.2 Nettomethode: Pfändung, pfändbare und pfändungsfreie Beträge bei Bruttovergütung (Rechtsänderung seit ) Pfändung, Weihnachtsgeld bzw. 13. Monatsgehalt Pfändung, mehrere gleichzeitig Pfändung, Vorausabtretung Pfändung, Bearbeitungskosten Arbeitgeber Pflegezeit Pflegezeit, Antragsfrist Pflegezeit, Verlängerung Pflegezeit, 2. Freistellung Praktikant Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum (über 450 EUR monatlich) Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum (unter 450 EUR monatlich) Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum (ohne Arbeitsentgelt) Nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum (25 Wochenstunden während Semesterferien) Nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum (20 Wochenstunden, 400 EUR monatlich) Nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum (30 Wochenstunden, 500 EUR monatlich) Vorgeschriebenes Vorpraktikum (über 20 Wochenstunden, über 450 EUR monatlich) Vorgeschriebenes Vorpraktikum (über 20 Wochenstunden, unter 450 EUR monatlich) Vorgeschriebenes Nachpraktikum (über 20 Wochenstunden, kein Arbeitsentgelt) Nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum (über 20 Wochenstunden, über 450 EUR monatlich) Nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum (über 20 Wochenstunden, unter 400 EUR monatlich) Private Krankenversicherung Beitragszuschuss, Anspruchsvoraussetzungen Beitragszuschuss, Höhe und Anspruchsdauer Beitragszuschuss, Berücksichtigung Beiträge Angehöriger

12 43 Rabattfreibetrag Rabattfreibetrag, eigene Waren oder Dienstleistungen Rabattfreibetrag, Belegschaftsrabatt Rabattfreibetrag, Mahlzeiten (Vergleich Rabattfreibetrag/Sachbezugswert) Rabattfreibetrag, Reiseleistung/Vermittlungsprovision Rabattfreibetrag, Produkt des Arbeitgebers Rabattfreibetrag, Personalrabatte (Konzern) Reisekostenabrechnung Auswärtstätigkeit unter 3 Monaten Auswärtstätigkeit (3-Monatsfrist) Übernachtungs- und Nebenkosten Übernachtung vom Arbeitgeber veranlasst Abweichende Reisekostenregelungen Auswärtstätigkeit mit Anschlussaufenthalt Gemischt veranlasste Gruppenreise Auswärtstätigkeit mit vorgeschaltetem Urlaub Urlaub zwischen dienstlichen Terminen Mitnahme der Ehefrau Mahlzeitengestellung Verrechnung Sachbezugswert Mehrere Aufträge beim gleichen Kunden Sachbezug Benzingutschein (steuerliche Voraussetzungen) Benzingutschein (96-%-Regelung) Freie Kost und Unterkunft Personalrabatte Essenmarke Sonn und Feiertagsarbeit Sonntagszuschlag (100 %) Sonntagszuschlag (50 %) Nachtzuschlag Sonntagszuschlag Sonntags- und Nachtzuschlag Gewöhnlicher Feiertag

13 46.7 Besonderer Feiertag Bemessungsgrundlage für steuerfreie Zuschläge Sonstige Bezüge Einmalzahlung (Märzklausel) Urlaubsgeld Teilzeitbeschäftigung Gleitzone Überstunden Urlaubs- und Gehaltsanspruch Tod des Arbeitnehmers Tod des Arbeitnehmers, laufendes Arbeitsverhältnis Tod des Arbeitnehmers, Altersteilzeit (Blockmodell) Tod des Arbeitnehmers, Zeitguthaben Tod des Arbeitnehmers, Urlaubsanspruch, Urlaubsabgeltung, Urlaubsentgelt, Urlaubsgeld Tod des Arbeitnehmers, innerhalb der Kündigungsfrist (Abfindungsanspruch aus Sozialplan) Tod des Arbeitnehmers, nach Abschluss eines Aufhebungsvertrags Unbezahlter Urlaub Unbezahlter Urlaub, Urlaubsanspruch während Auszeit Unbezahlter Urlaub, Arbeitsunfähigkeit Unbezahlter Urlaub, Feiertagsvergütung Unbezahlter Urlaub, Ausschluss von Doppelansprüchen Urlaub Urlaub, Urlaubsanspruch (gesetzlicher Mindesturlaub) Urlaub, Vorgriff auf entstehende Urlaubsansprüche Urlaub, Freistellung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter Fortzahlung der Vergütung und Anrechnung auf Urlaubsansprüche Urlaub, Urlaubsanspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Urlaub, Urlaubsanspruch bei Arbeitsunfähigkeit

14 51.6 Urlaub, Übertragung des Anspruchs auf das Folgejahr nach Langzeiterkrankung Urlaub, Langzeiterkrankung, Verfall Urlaub, Urlaubsanspruch bei doppelter Elternzeit Urlaub, Urlaubsanspruch bei vorzeitiger Beendigung der Elternzeit zur Inanspruchnahme der Schutzfristen und anschließender erneuter Elternzeit wegen eines weiteren Kindes Urlaub, Urlaubsanspruch Teilzeitbeschäftigte Urlaub, Urlaubsanspruch bei Wechsel von Vollzeit in Teilzeit während des Urlaubsjahrs (vor dem Wechsel wurde noch kein Urlaub genommen) Urlaub, Urlaubsanspruch bei Wechsel von Vollzeit in Teilzeit während des Urlaubsjahres mit weniger Arbeitstagen als zuvor (vor dem Wechsel wurde teilweise Urlaub genommen) Urlaub, Urlaubsentgelt bei Wechsel von Vollzeit in Teilzeit mit gleich vielen Arbeitstagen wie zuvor, aber reduzierter Stundenzeit (während des Urlaubsjahres) Urlaub, Anspruch auf bezahlten Urlaub für die Zeit unbezahlten Sonderurlaubs (Sabbatical)? Urlaub, Fälligkeit des Urlaubsanspruchs Urlaub, Fälligkeit des Urlaubsanspruchs bei Kündigung in der Wartezeit Urlaub, Rückforderung durch Arbeitgeber (bei zu viel gewährtem Urlaub) Urlaub, Urlaubsentgelt (Berücksichtigung von Überstunden) Urlaub, Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats Urlaubsabgeltung, Verzicht Urlaubsabgeltung nach Tod Vermögenswirksame Leistungen Zuschuss des Arbeitgebers Überweisung durch den Arbeitgeber ohne Zuschuss Förderarten/Anlageformen Zuschuss bei mehreren Verträgen Arbeitgeberwechsel

15 Teil 3: Über 500 Entgeltarten richtig bewerten Entgeltarten von A bis C Entgeltarten von D bis F Entgeltarten von G bis K Entgeltarten von L bis P Entgeltarten von R bis T Entgeltarten von U bis Z