Eine Masterarbeit im Praxistest Effizienzsteigerung und Risikominimierung bei der ABC Distribution & Retail Solutions GmbH

Transkript

1 Eine Masterarbeit im Praxistest Effizienzsteigerung und Risikominimierung bei der ABC Distribution & Retail Solutions GmbH St. Gallen, April

2 Agenda Zu meiner Person Kurzprofil ABC Distribution & Retail Solutions GmbH Ausgangslage Strategische Ziele im Projekt Geschäftsprozess-Management (BPE-Methoden) Risikomanagement im Projekt Fazit St. Gallen, April

3 Zu meiner Person David Gassner Business Process Manager (Business IT, Standort Schweiz) MAS in Business Process Engineering (FHS St.Gallen) Seit fast 19 Jahren bei ABC Distribution & Retail Solutions GmbH (Electronic Arts Ltd). (Logistik -> Business IT) Hauptaufgaben: Business Engineering (u.a. IT-Strategie) Business Process (Re)-Engineering (u.a. Prozessarchitektur) Requirements Engineering Project-Management Change-Management Test-Management St. Gallen, April

4 Kurzprofil - ABC Distribution & Retail Solutions GmbH Auszug aus der Unternehmensgeschichte 1991 Gründung des Unternehmens mit dem Zweck der Distribution von Entertainment Software für Konsolen 1993 Einführung Category Management (Rackjobbing) (u.a. Produktselektion/ Preisauszeichnung/ Produkteplatzierung am POS/Merchandising und Regalbewirtschaftung) 1998 Firmenübernahme durch Electronic Arts Ltd (NASDAQ: EA, weltweit führender Publisher im Bereich Unterhaltungssoftware) Einer der führenden Anbieter von Games, Unterhaltungs-, PC Software, PC-Zubehör und heute Gaming-Zubehör sowie Phone/Tablet- und UE-Zubehör in der Schweiz 2014 Eine neue Ära beginnt: Die ABC Software GmbH wird zur ABC Distribution & Retail Solutions GmbH Der kompetente Partner für Distribution und Retaillösungen St. Gallen, April

5 Kurzprofil Auszug Kundengruppen St. Gallen, April

6 Kurzprofil Auszug Lieferanten/ Hersteller St. Gallen, April

7 Kurzprofil - Überblick Kunden/Lieferanten Beziehungen St. Gallen, April

8 Ausgangslage - Herausforderung Veraltete Software im Einsatz (keine Weiterentwicklungen mehr möglich, da Fachwissen fehlt) Steigende Retourenquote (RJ-Geschäftsmodell, 100%iges Retourenrecht auf das gesamte Sortiment) Verschiedene Datenquellen für Warenbewirtschaftung (schwer überschaubar, hoher manueller Aufwand, langjährige Berufserfahrung notwendig) Handlungsspielraum der Aussendienstmitarbeiter (Starke Verankerung in der Unternehmenskultur) Hochqualitative Daten stehen zur Verfügung (u.a. werden Verkaufszahlen und Filialbestände seit mehreren Jahren gesammelt) St. Gallen, April

9 Strategische Ziele im Projekt Risikominimierung (Fokus auf den Warenbewirtschaftungsprozess) Effizienzsteigerung (Standardisierungen in den Prozessabläufen) Automatisierte Bestell- und Retourenprozesse Einfache schnelle Bereitstellung von Kundeninformationen Schnelle Reaktion auf Kunden-/Lieferanten-/ Marktanforderungen Anzahl tägliche Besuchstermine der AD erhöhen Interne Zielformulierung mit SMART Ansatz (Erfolgskontrolle ermöglichen): Spezifisch: Messbar: Akzeptiert: Realistisch: Terminiert: Lieferumfang und Abgrenzung, klar, strukturiert und genau Festlegung der Methode und der Werte für die Stakeholder muss existieren Ziel Nutzen muss erreichbar sein Lieferung bis wann St. Gallen, April

10 Geschäftsprozess-Management Schwachstellenanalyse Identifikation der betroffenen Prozesse mittels Prozesslandkarte Gliederung in Management-, Kern- und Supportprozesse RJ-Prozess auf Kernprozessebene ist dem Managementprozess Verkaufsmanagement unterstellt Darstellung sämtlicher Supportprozesse des RJ- Kernprozesses Supportprozesse unterstützen den Kernprozess, indem das notwendige Know-how zur Wettbewerbsfähigkeit zur Verfügung gestellt wird Prozesslandkarte Rackjobbing St. Gallen, April

11 Geschäftsprozess-Management Business Process Engineering Methoden Erkenntnisse: Anwendung der Bereiche aus BPE Ideen zur Optimierung des Anwendung der Bereiche aus BPE Ideen zur RJ-Kernprozesses Optimierung des RJ-Kernprozesses Fokus auf Grundidee der Informationellen Vernetzung und Prozess-Idee Fokus auf Grundidee der Informationellen Vernetzung, Dezentraler Datenzugriff Kombination zwischen BPE Methoden und die über die Jahre gesammelten Kombination qualitativen zwischen BPE zuverlässigen Methoden Daten und liefern die über für die die Jahre Problemlösung gesammelten eine sehr qualitativen gute Voraussetzung. zuverlässigen Daten liefern für die Problemlösung eine sehr gute Verbindlichkeit schaffen (Prozess-Team u. Prozess-Owner) Voraussetzung. Lösung: Lösung: Entwicklung einer neuen Softwarelösung um lückenlose Artikelsortimentierung zu gewährleisten Entwicklung einer neuen Applikation um lückenlose Artikelsortimentierung Konsolidierung der verschiedenen zu gewährleisten Datenquellen Methoden des Business Process Engineering Konsolidierung Faktenbasierende, der automatisierte verschiedenen Entscheidungsprozesse Datenquellen vs. Bauchentscheidungen (aufgrund von Referenzprodukten) Faktenbasierende, automatisierte Entscheidungsprozesse Mitarbeiter können zu jedem beliebigen vs. Bauchentscheidungen Zeitpunkt auf eine zentrale Datenbank zugreifen Mitarbeiter können zu jedem beliebigen Zeitpunkt auf eine zentrale Reduzierung Datenbank des Fehlerpotentials zugreifen und des manuellen Aufwandes Reduzierung des Fehlerpotentials und des manuellen Aufwandes. St. Gallen, April

12 Geschäftsprozess-Management - Business Process Engineering Methoden Beispiel Vorher/ Nachher: Prozess-Idee Entscheidende Optimierungsansätze durch die Elemente Kernprozesse/Supportprozesse und Prozess-Team/Prozess- Owner aus der Prozess-Idee Prozessverbesserung durch die Integration des Support- Prozesses (Kontrolle des POS) in den RJ-Kernprozess Der Support-Prozess Kontrolle des POS durch die Marketingabteilung wird zur Gänze eliminiert Eliminierung einer weiteren Schnittstelle in der Prozesslandschaft (AD kümmert sich künftig auch um die Gestaltung des POS) Das Minimieren von Schnittstellen zwischen den Einzeltätigkeiten in den Prozessen eines Unternehmens ist eines der bedeutendsten Prinzipien des BPE St. Gallen, April

13 Geschäftsprozess-Management Projektauftrag Requirements Engineering (u.a. Anforderungen erfassen, Analyse IT-Infrastruktur, Datenund Prozessanforderung) 700 Seiten Anforderungen wurden erstellt (Funktionale & Design) Projekt-Management (Im ersten Schritt nur Analyse und Design Phasen zur Ermittlung der Projektkosten) ROI erstellen (Auf Basis der ermittelten Projektkosten) Evaluierung Offshore Partner (Ausschreibung an 5 verschiedene IT-Lieferanten) «How to eat an elephant?» (Aufteilung in 3 Projekte, etwas höhere Kosten, längere Projektlaufzeit, geringeres Risiko) Change-Management (Widerstand im Projekt aufgrund des revolutionären Ansatzes, Betroffene zu Beteiligten machen) St. Gallen, April

14 Risikomanagement im Projekt Risikobewertung Gegenmassnahmen Risiken im Projekt: Qualitätsrisiko, Kostenrisiko, Terminrisiko Projektrisikomanagement unmittelbar nach dem Projektstart durchführen (Früherkennung ist entscheidend) Risiken identifizieren (Grundlage für die Risikobewertung) Risikobewertung (Gegenüberstellung der Eintrittswahrscheinlichkeit und deren Schadenshöhe) Plan für Gegenmassnahmen entwickeln (Ermöglicht eine unmittelbare Anwendung im Falle eines Eintreffens) St. Gallen, April

15 Fazit - Grundideen aus BPE-Methoden Setzt das Anwenden der neuesten Informationstechnologien in den Vordergrund Unterstützender Ansatz für die ABC Distribution & Retail Solutions GmbH um den RJ-Kernprozess massgeblich zu optimieren Dieses Vorgehen ermöglicht eine optimale Nutzung der im Datawarehouse zu Verfügung stehenden Marktzahlen Nachvollziehbarkeit für sämtliche Entscheidungsfindungen wird gegeben Prozesse werden messbar und vergleichbar Es können KPIs definiert und objektive Leistungsbeurteilungen durchgeführt werden Ein solch richtungweisendes revolutionäres Vorgehen (=Prozesserneuerung) ist einem evolutionären Ansatz (=Prozessverbesserung) vorzuziehen (Gefahr für einen Rückfall in die gewohnten Muster) St. Gallen, April

16 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit St. Gallen, April