Im Objektverwaltungsbereich entwickeln wir auf der Basis langjähriger Praxis maßgeschneiderte Lösungen für die Immobilien unserer Kunden.

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1 1. Überblick Im Objektverwaltungsbereich entwickeln wir auf der Basis langjähriger Praxis maßgeschneiderte Lösungen für die Immobilien unserer Kunden. Fokus unserer Arbeit in diesem Segment ist es, die Interessen von Vermieter und Mieter gleichermaßen in Einklang zu bringen. Der Abwicklung sämtlicher organisatorischen Vorgänge auf optimalem Niveau räumen wir hierbei dieselbe Priorität ein wie der professionellen Kommunikation mit den Mietern auf Augenhöhe. Auch deshalb sind wir an zentraler Stelle der Stadt zu den üblichen Geschäftszeiten nicht nur telefonisch sondern auch persönlich erreichbar. Zeitgemäße technische Infrastrukturen betrachten wir in diesem Zusammenhang als Selbstverständlichkeit. Ziel ist es den Wert Ihrer Immobilie im ganzheitlichen Sinne zu erhalten bzw. idealerweise noch zu steigern. Erfahrungsgemäß ist hierfür - neben vielen anderen Faktoren - auch die positive Vermittlung der Interessen Ihrer Kunden ein Erfolgsfaktor. Wir möchten ein Teil des Erfolgs sein. Konkret heißt das: Ihre Immobilie ist einzigartig und so organisieren wir sie auch. Ihre Mieter sind Ihre Kunden und so behandeln wir sie auch. Ihre Kunden fühlen sich zu Hause und handeln dementsprechend verantwortungsbewusst.! Wir freuen uns darauf Ihr Immotop zu pflegen OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite1v10

2 2. Dienstleistungen Objektverwaltung v. Wohn- / Gewerbeimmobilien 2.1 OBJEKTVERWALTUNG / VORBEREITUNGEN _ Objekt-Begehung, Besichtigungen vor Ort _ Beschaffung / Sichtung der zur Verfügung stehenden Objekt-, Mieter-, Marktdaten, Laufzeit-Verträge und Policen _ Klärung v. Fragen u. vertraglicher Eckdaten / Status-Dokumentation / Abgleich der vereinbarten Voraussetzungen _ Definition u. Ausschluss v. Nutzungs- u. Laufzeitvarianten falls sich im Gebäude Gewerbeeinheiten befinden _ Schnittstellen / Ansprechpartner / Bereitstellung der Schlüssel für den Zugang in sämtliche Gebäudebereiche _ optional: Kalkulation der Mieten / Preisfindung / Gewerbe: Preisspannen bei definierten Marktszenarien u. Investitionen _ optional: Standort- u. Mitbewerber-Analyse / Sammeln von Informationen im Objekt-Umfeld sowie von Umgebungsdaten _ optional: Konzeptionelle Leistungen im Vorfeld der Vermarktung (optional / sep. Dienstleistungspaket, ) _ im Falle der Objektverwaltung v. teil- und vollausgestattetem Wohnraum für die temporäre Vermietung: Inventur _ Softwaregestützte Einrichtung des Vorgangs 2.2 DIENSTLEISTUNGSFELDER BEI BZW. VOR LEERSTAND _ Rechtzeitige Korrekturen / Neu-Kalkulationen der Miethöhe _ Vorbereitung der Vermarktung VOR dem Leerstand _ Kooperation mit Maklerfirmen nach Absprache mit dem Eigentümer _ Vermarktung freier bzw. frei werdender Einheiten _! Dienstleistungsfelder, die im Zusammenhang mit der Akquise von Mietern stehen werden separat dokumentiert OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite2v10

3 2.3 DIENSTLEISTUNGSFELDER BEI NEUVERMIETUNG DER MIETEINHEITEN _ Besichtigung mit Mietinteressenten _ Qualifizierte Bonitätsprüfung vor Mietvertragsabschluss _ Erstellen eines Wohnungsübergabeprotokoll _ Anlegen und Führen der Mieterakten _! Dienstleistungsfelder, die im Zusammenhang mit der Neuvermietung stehen werden separat dokumentiert 2.4 DIENSTLEISTUNGSFELDER BEI MIETENDE _ Durchführung der ordnungsgemäßen Wohnungsübergabe / Übergabehandlungen _ Mängelfeststellung anhand des Wohnungsübergabeprotokoll _ Auszahlung der Mietkaution bzw. Verrechnung / Einbehalten (ggf. mit fortlaufenden Aufforderungen für Nachbesserungen) 2.5 BERATUNG / KOMMUNIKATION / PROJEKT-, QUALITÄTS- UND BESCHWERDEMANAGEMENT _ Abwicklung wiederkehrender Verwaltungsvorgänge gegenüber Mietparteien, Versorgungsunternehmen usw. _ Prüfung und ggf. Korrektur bestehender Versorgungsverträge zur Minimierung der Betriebskosten _ Treuhänderische Projektierung / Finanzierung / begleitende Ausführung von Um- und Ausbauvorhaben am Objekt in enger Absprache mit dem Eigentümer _ Entsprechende Kommunikation zu den beteiligten Unternehmen, Institutionen und Mietern _ Qualifizierung von Problemstellungen / ggf. Weiterleitung an den Eigentümer OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite3v10

4 _ Veranlassung / Kontrolle von Wartungs- und Reinigungsarbeiten, Wärmemengen- und Verbrauchsablesungen _ Qualitätsmanagement sämtlicher beauftragter bzw. wiederkehrender Leistungen wie z.b. Wartungs- und Reinigungsarbeiten _ Entgegennahme / Bearbeitung von Mängeln, Problemen, Hinweisen zum Objekt _ Durchsetzung der Hausordnung bzw. mietvertraglicher Vereinbarungen _ Prüfung der sachgemäßen Objekt-Nutzung _ Veranlassung von Rechtsmaßnahmen (grundsätzlich fallspezifisch in enger Absprache mit dem Eigentümer) 2.6 PFLEGE, WARTUNG UND REPARATUR _ Prüfung / Veranlassung / Optimierung der regelmäßigen Wartung und Kontrolle technischer Anlagen und Einrichtungen im Objekt (z. B. Heizung / Warmwasser, Stellplätze, Türöffner- und Briefkastenanlagen usw. / sicherheitsrelevante Objektbereiche) _ Auftragserteilung / Ausführung v. Kleinreparaturen in dem mit dem Eigentümer vereinbarten Rahmen bzw. Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Objekt in Abstimmung mit dem Eigentümer _ Beaufsichtigung der Pflege und Reinigung der Gemeinschaftsflächen im und am Gebäude sowie der Außenanlagen _ Winterdienste / Pflegearbeiten im Gartenbereich 2.7 BUCHHALTUNG / MIETEINGÄNGE / MAHNWESEN / KAUTION _ Objektspezifische / steuerberater-taugliche Datenaufbereitung und Datenzusammenstellung _ Rechnungsprüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit vor der Bezahlung _ Führung des Zahlungsverkehrs / Kontrolle der Zahlungseingänge bzgl. der vorhandenen Verträge _ Überwachung termingerechter Mietzahlungseingänge OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite4v10

5 _ Durchführung des kaufmännischen Mahnwesens / Vermittlung des gerichtlichen Mahnverfahrens (grundsätzlich fallspezifisch in enger Absprache mit dem Eigentümer) _ Führung, Verwaltung, Abrechnung der Kautionskonten 2.8 BETRIEBSKOSTEN / MIETANPASSUNG _ Umlage der auf das Objekt anfallenden und umlagefähigen Lasten und Abgaben auf die Mietparteien _ Abgleich der Betriebskosten mit den geleisteten Vorauszahlungen ggfls. mit Anpassungen der Abschlagszahlungen für den nächsten Abrechnungszeitraum _ Aufstellung der Betriebskostenabrechnung gegenüber den Mietern und dem Eigentümer bis spätestens zum (vereinbarten) Termin des Folgejahres (Voraussetzung: Vollständigkeit aller Belege) _ Mietanpassungen / Mieterhöhungen innerhalb des gesetzlichen Rahmens unter Berücksichtigung des Objektumfeldes und der wirtschaftlicher Gegebenheiten 2.9 VERSICHERUNGSFÄLLE / SOFORTMASSNAHMEN BEI DRINGENDEN FÄLLEN _ Zeitnahe Schadensmeldung an die Versicherung (Beispiele: Rohrbruch, Wasser-, Sturm- oder Brandschäden ) _ Klärung der Ursachen _ Aufträge zur Schadensbeseitigung _ Fallspezifische Preisverhandlungen / Controlling der Ausführung OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite5v10

6 2.10 ENERGETISCHE GEBÄUDEMODERNISIERUNG Innovationen im Bereich der ECO-Technologien sind unsere Leidenschaft. Im Rahmen von Modernisierungen, welche u.a. durch die KFW förderbar sind, kümmern wir uns von der Planung über die Modernisierungsankündigung bis hin zur Durchsetzung der gesetzlich möglichen Modernisierungsumlagen, um alle notwendigen Schritte EIGENTÜMERANGELEGENHEITEN _ Grundstücks- und baurechtliche Angelegenheiten _ Nachbarschaftsrechtliche Angelegenheiten _ Versicherungsrechtliche Angelegenheiten _ Verhandlungen mit Behörden _ Verhandlungen mit Versorgungsunternehmen (z.b. gebühren-, ordnungsrechtliche und Lieferungsfragen) 2.12 STATUS-DOKUMENTATION / QUARTALSWEISE Besondere Vorkommnisse / Anstehende Ereignisse Aktualisierte Übersicht / Vermietungsstand Einnahmen- und Ausgabendokumentation Listing der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten 3. Projekte / Referenzen OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite6v10

7 Zahlreiche Projekte aus Bereichen der Immobilien-Vermarktung (Kennzeichen: IV) prägten im Laufe der letzten Jahre das Tagesgeschäft. Unsere Arbeit der letzten Jahre sehen wir als Herausforderung für aktuelle Aufgaben, die heute Arbeitsweisen verlangen, die komplexer, detaillierter, spezifischer und teamorientierter geworden sind. Maßgeschneiderte Lösungen für die Objektverwaltung im Wohn- und Gewerbesegment gehören dazu (Kennzeichen: OV). Nachfolgend lesen Sie aus der Vielfalt einen Auszug: 2009 IV Berlin Mitte: Checkpoint Plaza / ca. 630 m² Ladenfläche / Mieter seit März 2009: Edutainment international GmbH / Nutzung: Deutsches Currywurst Museum Berlin / Alleinauftrag der Westdeutschen Immobilienbank AG, inkl. treuhänderischer Vertragsgestaltung bis zur Unterzeichnung) IV Berlin Mitte: Projektierung und Umsetzung von Konzepten für temporäres Wohnen / fortlaufende Vermietung OV Berlin Mitte / Mauerstraße 68, Leipziger Straße 115 Mietverwaltung / temporäres Wohnen OV Berlin Mitte: Checkpoint Plaza Schützenstraße 70 Eigentumsverwaltung / Gewerbeobjekt- im Auftrag der Westdeutschen Immobilienbank AG (seit März 09) 2008 IV Berlin Köpenick / Berlin Schöneweide: ca. 50 Wohnungen und div. Gewerbeflächen im Auftrag der CONWERT AG, Wien IV Berlin Mitte: Leipziger Str. / Wohnungen ab 100 m², Gewerbeflächen für gastronomische Nutzung IV Berlin Rahnsdorf: Villa am Müggelsee OV Berlin Mitte / Leipziger Straße 115 Mietverwaltung, temporäres Wohnen (aktuell laufender Vertrag) OV Zeuthen b. Berlin / Hochlandstraße 30 ETW Mietverwaltung (priv. / aktuell laufender Vertrag) 2007 IV Berlin Mitte: Checkpoint Plaza / Gewerbeflächen im Auftrag diverser privater Eigentümer IV Berlin Mitte: Leipziger Str. / für Gastronomieprojekte OV Berlin Friedrichshain: Danziger Straße 205 Eigentumsverwaltung / Gewerbeobjekt- im priv. Auftrag (aktuell laufender Vertrag) OV Berlin Mitte: Adalbertstraße 36 Mietverwaltung - temporäres Wohnen (priv. / aktuell laufender Vertrag) OV Berlin Neukölln: Allerstraße 4 Mietverwaltung (priv. / aktuell laufender Vertrag) OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite7v10

8 OV Berlin Mitte: Charlottenstraße 75 Mietverwaltung - temporäres Wohnen (priv. / aktuell laufender Vertrag) OV Berlin Mitte: Checkpoint Plaza Charlottenstraße 75 Eigentumsverwaltung / diverse Gewerbeobjekte- im privaten Auftrag (Archivfläche / 2 Ladeneinheiten) 2006 IV Berlin Charlottenburg / Berlin Neukölln / Vermarktung v. Eigentumswohnungen im Auftrag von: Volksfürsorge, Deutsche Lebensversicherung, Hamburg, Privatbank Reuschel & Co., München 2005 IV Berlin Kreuzberg: Brasilianisches Restaurant / Verkauf IV Berlin Mitte, Quartier 201, Checkpoint-Plaza: Diverse Ladenflächen für Gastronomie und Einzelhandel (ab 2004) IV Berlin Treptow: Villa Peters / Exklusive Wohn- und Geschäftsräume / im Auftrag der UKB Kapitalanlageberatung GmbH (ab 2003) IV Berlin-Mahlsdorf, Berlin-Bohnsdorf, Berlin-Altglienicke, Waltersdorf, Motzen, Potsdam-Drewitz, Schönefeld: Baugrundstücke für Privatnutzer (ab 1991) 2004 IV Berlin-Lichtenrade: Eigentumswohnungen und Siedlungshäuser, Generalauftraggeber BBT Aktiengesellschaft, Stuttgart IV Berlin Charlottenburg, Berlin Neukölln: Vermarktung v. ETWs, Eigentümer: Volksfürsorge, Deutsche Lebensversicherung, Hamburg IV Berlin Treptow, Berlin Tempelhof: Vermittlung von Wohnraum für GEBEWO - Soziale Dienste ggmbh / gemeinnützige Gesellschaft zur Betreuung Wohnungsloser und sozial Schwacher mbh (ab 2002) OV Berlin Schöneweide: M. Brücknerstraße 5 Eigentumsverwaltung / Mietverwaltung Mehrparteienobjekt (Gewerbe und Wohnen) - im privaten Auftrag (aktuell laufender Vertrag) 2003 IV Berlin Mitte, Kontorhaus am Spittelmarkt: diverse Ladenflächen im kleinen Regierungsviertel, Vermieter: GWV- AVUS München (ab 1997) IV Berlin-Rahnsdorf, Mehrparteien-Generationenhaus 2002 IV Berlin Grunewald, Villenlage: diverse Apartments IV Berlin Mitte: Quartiervermietungen 2001 IV Falkensee: diverse Apartments in neuerrichteten Wohnanlagen 2000 IV Berlin Treptow: Geschäftsflächen im UFA-Palast OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite8v10

9 ab 1997 IV Berlin Prenzlauer Berg: Vermarktungen von Einzelhandelsflächen für Filialisten, z.b. Blume 2000, Schlecker 1996 IV Berlin Prenzlauer Berg: unternehmensspezifische Vermittlung von Appartements (im Auftrag der Kone GmbH, Aufzug- und Rolltreppenbau 1995 IV Berlin Treptow, Potsdam-Eiche: Vermarktung diverser EFH, RH, DHH (bis 2005 ) 1994 IV Berlin Prenzlauer Berg: Vermarktung von Einzelhandelsflächen für Filialisten, u. a. Tchibo ab 1993 IV Berlin Mitte, Alexanderplatz, Handels-Gewerbeflächen am Fuße des Berliner Fernsehturms / im Fernsehturm- Komplex, Panoramastr. 1, Vermieter: 1a-Fernsehen ab 1991 IV Berlin Treptow, Köpenick, Schöneberg, Neukölln, Kreuzberg, Steglitz: Privatvermietungen von Wohnraum IV Potsdam-Werder: EFH 2009 IMMOTOPIA / Marketing Im Auftrag von: Verena Seibt Immobilien Agavensteig 43 D Berlin Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) mobil: +49 (0) OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite9v10

10 IMMOTOPIA Verena Seibt- Objektverwaltung Fibu-Friends Buchhaltung Leipziger Str. 33 D Berlin Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Mail: Mitglied im ivd Immobilienverband Deutschland e.v. Genehmigung nach 34 c, GewO Treptow-Köpenick v. Berlin, 1991 Inhaberin: Verena Seibt Steuernummer: 36/531/61853 Ausbildungsbetrieb der IHK Berlin Stamm-Ident: OBJEKTVERWALTUNG I 2009 IMMOTOPIA Vers. 09_1.02 seite10v10