Zentrale Web-Plattform für den Brand-und Katastrophenschutz Rheinland-Pfalz. Schulung Unteradministrator

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1 Zentrale Web-Plattform für den Brand-und Katastrophenschutz Rheinland-Pfalz Schulung Unteradministrator 1

2 AGENDA Grundlagen zum BKS-Portal.rlp Motivation und Ziele des BKS-Portal.rlp Organisation des BKS-Portal.rlp Was gehört alles zum BKS-Portal.rlp? Sichtbarkeiten und Rollen Aufgaben eines Unteradministrators Live-Schulung am BKS-Portal.rlp Wissens- und Informationsmanagement Organisation und Datenpflege Zusammenarbeit 2

3 GRUNDLAGEN ZUM BKS-PORTAL.RLP 3

4 PROJEKTORGANISATION Staatliche, kommunale und sonstige KatS-Projektpartner, z.b: Landkreise MYK, NR, GER. BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

5 PROJEKTHINTERGRUND MdI (überwiegend ehrenamtliche) Feuerwehrleute und Helferinnen und Helfer im SanBetrVerpf-Dienst 240 kommunale und sonstige Aufgabenträger im Brand- und Katastrophenschutz Leitstellen im Land Feuerwehr- und Katastrophenschutzschule (LFKS), Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD), Ministerium des Innern und für Sport (MdI) BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

6 PROJEKTENTWICKLUNG 2009/-10 Start EVUS II / Zentrale Datenplattform? CeBIT 2011: BKS/Polizei-Online BW - Studie Microsoft Office Sharepoint 2007 Beteiligung Personalvertretung, Datenschutz, Update auf MOSS-2010, Einrichten der Fach- / Orgaportale Version 1.0 für CeBIT 2013, Freischaltung zum Online Test Sommer / Herbst 2014 Ressourcenoptimierung, Aufnahme Pilotbetrieb, Schulung Multiplikatoren 2015/-17: Ausbau Pilotbetrieb (Erweiterung Module, Benutzerverwaltung, Anwenderschulung, Lastbetrieb) Studie CEBIT 2011 Online Start CEBIT 2013 Praxisbetrieb BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

7 ZIELE DES BKS-PORTAL.RLP Aufwendig erworbenes Wissen soll gebündelt und allen Aufgabenträgern des Brand- und Katastrophenschutzes zugänglich gemacht werden Web-Portal-Lösung zur Kommunikation und Kollaboration zwischen ehrenamtlichen und öffentlichen Aufgabenträgern Schneller und dennoch sicherer Zugang (gerade für ehrenamtliche Mitarbeiter im Brand- und Katastrophenschutz) BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

8 ZIELGRUPPE ADD MdI LFKS Behörden mit BKS- Aufgaben Leitstellen im Land 240 kommunale Aufgabenträger Hilfsorganisationen Bürgerinnen und Bürger 2300 örtliche Feuerwehreinheiten (überwiegend ehrenamtliche) Feuerwehrleute 142 Rettungswachen Helferinnen und Helfer im SanBetrVerpf- Dienst BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

9 AUFGABEN Bereitstellung einer zentralen Informations- und Kooperations-Plattform für die nicht-polizeilichen Stellen mit Aufgaben der Gefahrenabwehr: Wissens-und Informationsmanagement durch übersichtlich gegliederte Fachportale Organisation und Datenpflege durch eine einheitliche Arbeitsplattform (Organisationsportale) Zusammenarbeit der einzelnen Stellen mit BKS-Aufgaben in virtuellen Arbeitsräumen (geschützte Räume) Flexible Einrichtung von gemeinsamen Arbeitsbereichen für: Großschadenslagen, Behördenübergreifende Übungen Arbeits- und Projektgruppen 9

10 Benutzerverwalt. Fachportale/Abo Orgaportale Aktuelles Ressourcenlisten Dokumente/Listen Kalender Aufgaben Forum Webformulare Einsatztagebuch Lagemeldung Kreisausbildung MODULE UND EINSATZBEREICHE Modul Verwaltungsarbeit Infomanagement Alarm- und Einsatzplanung Einsatzbereich Erreichbarkeitslisten Einsatzunterstützung Ausbildung BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

11 VORTEILE DES BKS-PORTAL Im Ehrenamt: Orts- und endgeräteunabhängiger Zugriff (schneller und sicherer Zugang) Zugriff auf Informationen zum BKS in RLP Registrierung für jedermann möglich Im Hauptamt: Zentraler Zugriff von BKS-relevanten Anträgen, Unterlagen und Informationen (z.b. Förderwesen) Autom. Erstellung von Erreichbarkeitslisten 11

12 ORGANISATION DES BKS-PORTAL.RLP 12

13 MODULE DES BKS-PORTAL.RLP Was gehört alles zum BKS-Portal.rlp? Web-Portal ( Benutzerverwaltung ( Benutzerhandbuch / Wiki ( BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

14 SICHTBARKEITEN IM PORTAL Öffentlich (Sichtbar im Internet) Startseite des Portals Öffentliche Fachportalinhalte Öffentliche Seiten der Aufgabenträger Nicht öffentlich (Sichtbar für registrierte Benutzer) Nicht öffentliche Fachportalinhalte Eingeschränkt (Sichtbar nur für Mitglieder) Eingeschränkte Seiten der Aufgabenträger Geschützte Räume BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

15 ROLLEN UND RECHTE IM BKS-PORTAL.RLP Unteradministrator Gutachter Redakteur Mitglied Benutzer des Aufgabenträgers verwalten, Einstellungen im Web-Portal vornehmen Seiten des Aufgabenträgers für alle freigeben Seiten entwerfen, Veränderungsvorschläge erarbeiten; Listen erstellen bzw. bearbeiten eingeschränkte Inhalte lesen Registrierter Benutzer Gast nicht öffentliche Inhalte lesen nur öffentliche Inhalte lesen 15

16 ROLLEN IM BKS-PORTAL.RLP 16

19 AUFGABEN DES UNTERADMINS Mitgliedschaftsanfragen prüfen und bearbeiten (zulassen oder ablehnen) Benutzer zum Aufgabenträger einladen wenn erforderlich und gewünscht Zuweisung von Rollen für die einzelnen Mitglieder des Aufgabenträgers (Mitglied, Redakteur, Gutachter, Unteradmin) Bestätigung von Funktionsanfragen (z.b. Wehrleiter, Leiter FEZ) Entfernen von Mitgliedern, die nicht mehr zu dem Aufgabenträger gehören (z.b. Austritt aus der FF) Verwaltung spezieller Einstellungen des Aufgabenträgers im Web-Portal (z.b. Navigation, Bedarfsmeldungsmodul) 19

20 ROLLENVERTEILUNG Mitglied: Alle BKS-Beteiligten des jeweiligen Aufgabenträgers Redakteur: 2 bis 3 Personen, die Seiten des Aufgabenträgers erstellen und pflegen Gutachter: 1 bis 2 Personen, die Inhalte des Aufgabenträgers überprüfen (inhaltliche Verantwortung) Unteradministrator: 1 bis 2 Personen, die Mitglieder und Bereiche des Aufgabenträgers verwalten (inhaltliche und organisatorische Verantwortung) Auf LK-Ebene: KFI, Sachbearbeiter Brand- und KatS Auf VG-Ebene: Wehrleiter, Sachbearbeiter Feuerwehr 20

21 LIVE-SCHULUNG AM BKS-PORTAL.RLP 21

22 LIVE-SCHULUNG Live-Schulung am BKS-Portal.rlp Startseite des Portals Fachportale Organisationsportale Geschützte Räume (Teamarbeitsräume) (Externe Dienste) Benutzerverwaltung 22

23 BEREICHE IM BKS-PORTAL.RLP Startseite des BKS-Portal.rlp mit aktuellen Meldungen (Verwaltet durch die Landesbehörden MdI, ADD und LFKS) Fachportale zu den Themen Brandschutz, Katastrophenschutz, Rettungsdienst, usw. (Verwaltet durch die Landesbehörden MdI, ADD und LFKS) Organisationsportale zur Organisation und Datenpflege auf einer einheitlichen Arbeitsplattform (Selbstverwaltet durch die einzelnen Aufgabenträgern) Geschützte Räume zur Zusammenarbeit der einzelnen Stellen mit BKS-Aufgaben (Selbstverwaltet durch die einzelnen Betreiber) BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

24 STARTSEITE DES PORTALS 24

25 FACHPORTALE Wissens- und Informationsmanagement durch übersichtlich gegliederte Fachportale Bereitstellung aktueller Informationen zu den Leitthemen: Brandschutz Katastrophenschutz Rettungsdienst Technik & Förderung Aus- und Fortbildung Aktualität und Transparenz durch dezentrales Redaktionswesen und inhaltliche Ansprechpartner für jeden Bereich 25

26 FACHPORTALE BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

27 REGISTRIERUNG Neben öffentlichen Bereichen gibt es auch nicht öffentliche Inhalte im BKS-Portal.rlp Hierzu ist eine Registrierung am BKS-Portal.rlp erforderlich 27

28 BENUTZERVERWALTUNG Granulares rollenbasiertes Berechtigungssystem mit der Möglichkeit der dezentralen Verwaltung Selbstständige Registrierung der Nutzer Pflege sämtlicher Erreichbarkeiten des Nutzers (Freigabe für Aufgabenträger) Festlegen von Funktionen und Dienstgraden (individuell für jeden Aufgabenträger) Benachrichtigung über Mitgliedsanfragen Einladungsoption Entscheidung über Annahme oder Ablehnung Datenschutzkonform BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

29 BENUTZERVERWALTUNG Granulares rollenbasiertes Berechtigungssystem mit der Möglichkeit der dezentralen Verwaltung Selbstständige Registrierung der Nutzer Pflege sämtlicher Erreichbarkeiten des Nutzers (Freigabe für Aufgabenträger) Festlegen von Funktionen und Dienstgraden (individuell für jeden Aufgabenträger) Benachrichtigung über Mitgliedsanfragen Einladungsoption Entscheidung über Annahme oder Ablehnung Datenschutzkonform BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

30 FACHPORTALE, ANGEMELDET 30

31 BSP. INTERN AEP RHEIN 31

32 ORGANISATIONSPORTALE Organisation und Datenpflege durch eine einheitliche Arbeitsplattform Abbildung der kommunalen und staatlichen Aufgabenträger im BKS in Organisationsportalen: 4 Landesbehörden 24 Landkreise und 12 kreisfreie Städte 146 Verbandsgemeinden 30 Städte und Gemeinden (verbandsfreie, große kreisangehörige) Leitstellen im Land und 5 Facheinheiten Definierte Bereiche zur Verwaltung und Pflege der Arbeit vor Ort 32

33 ORGANISATIONSPORTALE Öffentliche Darstellung des LK Neuwied 33

34 INFOMANAGEMENT RK-FORST Bild:Jürgen Weiß 34

35 INFOMANAGEMENT PERSONEN Öffentliche Erreichbarkeiten Automatische Übernahme aus Benutzerverwaltung Wahl der angezeigten Daten Intelligente Listengestaltung nach Funktionsgruppen oder einzelnen Personen MS-Excel Export 35

36 INFOMANAGEMENT PERSONEN Interne Personenlisten Automatische Übernahme aus Benutzerverwaltung Wahl der angezeigten Daten MS-Excel Export 36

37 PORTALEINSATZ IM LANDKREIS Demo-Seiten im Menü als Mustervorlage 37

38 ZUSAMMENARBEIT/GESCHÜTZTE RÄUME Zusammenarbeit der einzelnen Stellen mit BKS- Aufgaben durch virtuelle Arbeitsräume Flexible Einrichtung von gemeinsamen Arbeitsbereichen für: Großschadenslagen, Großeinsätze Behördenübergreifende Übungen und Einsätze Projektgruppen Kollaboratives Lage- und Meldemanagement im Krisenfall 38

39 PORTALEINSATZ IM LANDKREIS Eigene geschützte Räume am rechten Rand der Startseite aufgelistet Direktlink zu den gewünschten Bereichen Beispiele für LKs: Anmeldung Kreisausbildung, Wehrleiter, Alarmierungsverzeichnis, Großveranstaltung wie Rock am Ring 39

40 PORTALEINSATZ IM LANDKREIS Verteilung der KFI/SFI Unterlagen auf Kreisebene 40

41 PORTALEINSATZ IM LANDKREIS Alarmierungsverzeichnis des Landkreises Dezentrale Pflege auf VG-Ebene Zentraler Zugriff auf alle Erreichbarkeitsdaten Kontrollierter Zugang auf die personenbezogenen Daten 41

42 PORTALEINSATZ IM LANDKREIS Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern bei Großereignissen Dokumentenaustausch, Ansprechpersonen, Kalender, Aufgabenliste Lagemanagement mit Einsatztagebuch, Lagemeldungen, Ressourcenlisten 42

43 PORTALEINSATZ IM LANDKREIS Zentrale Organisation der Kreisausbildung Bedarfsabfragen online stellen (Automatische -Benachrichtigung) Platzverteilung erstellen (Auf Wunsch mit Restebörse) Online Anmeldung und Informationsverteilung (Teilnehmerliste, etc.) 43

44 PORTALFUNKTIONEN Gemeinsamer Kalender Export des Kalenders (Datei oder URL) Einbindung in Kalender des Mobiltelefons oder PCs (automatische Aktualisierung) BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

45 PORTALFUNKTIONEN Lagemeldungen Standardvorlagen MS Word kompatibel Änderungsverfolgung Benachrichtigung Automatische PDF-Erstellung BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

46 PORTALFUNKTIONEN Dokumentenablage Zum Ressort-übergreifenden Austausch Ordnerstruktur abbildbar ZIP-Export (z.b. Datensicherung) BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

47 PORTALFUNKTIONEN Web-Formulare Intuitive Erstellung von Web-Formularen Abfrage von individuellen Daten für z.b. Anmeldung, Fehlermeldung, Teilnahmewunsch etc. Datenexport im MS-Excel Format BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

48 PORTALFUNKTIONEN Einsatztagebuch Dezentrale Erfassung Automatische Aktualisierung Schutz vor unerlaubtem Löschen Änderungsverfolgung Benachrichtigung Excel-Export (z.b. Datensicherung) BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

49 EXTERNE DIENSTE BKS-Portal.rlp als zentraler Einstieg in sämtliche Fachanwendungen des BKS Zentrale Bereitstellung von Diensten: z.b.: Modul zur Kreisausbildungsanmeldung Integration und Bereitstellung weiterer Fachanwendungen in Planung z.b.: Anbindung Geoportal.rlp 49

50 EXTERNE DIENSTE Anmeldung Kreisausbildung Neuwied Truppmann Teil 1 Zuteilen der angefragten Plätze auf die verfügbaren Termine BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

51 KREISAUSBILDUNGSMODUL Geschützter Raum Anmeldung Kreisausbildung LK xy Unteradministrator: LK-Ebene Moderator/Organisator der Kreisausbildung (i.d.r. KFI, Sachbearbeiter Brand- und KatS) Mitglieder: VG-Ebene Anmeldung der Teilnehmer/Organisation für die VG (i.d.r. Wehrleiter oder Sachbearbeiter Feuerwehr) Bedarfsmeldung: Mitglieder melden Platzbedarf für ihre VG Platzverteilung: Unteradministrator legt Lehrgänge an und nimmt Platzverteilung vor Lehrgangsanmeldung: Mitglieder melden Lehrgangsteilnehmer an Abschluss der Anmeldung: Mitglieder senden s an Teilnehmer ihrer VG 51

52 EXTERNE DIENSTE Anbindung Geoportal.rlp Die im BKS-Portal.rlp erfassten Slipstellen können mit Geo-Daten ergänzt werden (derzeit im Pilot-/Testbetrieb) BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator

53 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Herausgeber Ministerium des Innern und für Sport, Abteilung 5 Schillerplatz 3-5, Mainz kontakt@bks-portal.rlp.de Tel BKS-Portal.rlp Schulung - Unteradministrator Mitglieder des Projektteams Ministerium des Innern und für Sport, Abteilung 5 Arnd Witzky, Ilona Berg Tel Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion Referat Brand- und Katastrophenschutz Bernd Dochow, Daniel Hofmann Tel Feuerwehr und Katastrophenschutzschule Jörg Beckmann Tel Kreisausbildung Landkreis Neuwied Volker Lemgen Tel Universität Koblenz-Landau Forschungsgruppe Verwaltungsinformatik Maria A. Wimmer, Alexander Heimers Tel Universität Koblenz Rechenzentrum (GHRKO) Tim Bordemann Tel Onvalue GmbH & Co. KG Johanna Dasenbrock Tel des Projektteams: kontakt@bks-portal.rlp.de