RA Daniel Sandmann WM Compliance-Tagung, Frankfurt, 17. November 2006

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1 Effektiver Einsatz von Strategien und Verfahren RA Daniel Sandmann WM Compliance-Tagung, Frankfurt, 17. November 2006

2 Themen Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Normenhierarchie Einsatz von GBV im Verbund Management von Richtlinien und Verfahren Die nachfolgende Darstellung gibt persönliche Auffassungen des Referenten wieder. Es können nur Teilaspekte der rechtlichen Zusammenhänge in generalisierter Form dargestellt werden. Eine auf Besonderheiten individueller Sachverhalte bezogene Beratung kann dieser Vortrag nicht ersetzen. Es gilt das geschrieben Wort. RA Daniel Sandmann S. 2

3 Was sind Systeme und Verfahren? Hier - bezogen auf die Wertpapiercompliance -: Unternehmensinterne Richtlinien und Weisungen Prozesse Kontrollmechanismen Dokumentation RA Daniel Sandmann S. 3

4 examiners will evaluate these policies and procedures against one test are they effective in detecting, reducing and correcting compliance problems? Lori A. Richards, Director, Office of Compliance Inspections and Examinations, SEC, 19. Oktober 2006 RA Daniel Sandmann S. 4

5 Aufbau Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Anforderungen aus der MiFID Verantwortlichkeit Beteiligte RA Daniel Sandmann S. 5

6 Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Anforderungen aus der MiFID Art. 13 Abs. 2 MiFID angemessene Strategien und Verfahren... um sicherzustellen, dass die Firma, ihre Geschäftsleitung, Beschäftigten... den Verpflichtungen dieser Richtlinie sowie den einschlägigen Vorschriften für persönliche Geschäfte dieser Personen nachkommen. Angemessenheit aller Strategien und Verfahren Unternehmen, Gremien, Mitarbeiter müssen Vorschriften einhalten Compliance stellt dies sicher RA Daniel Sandmann S. 6

7 Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Anforderungen aus der MiFID Art. 6 Abs. 1 DRL angemessene Grundsätze und Verfahren... Missachtung der Pflichten durch Wertpapierfirma aufdecken mittels angemessener Maßnahmen und Verfahren Missachtungsrisiko minimieren zuständige Behörde in die Lage versetzen, ihre Befugnisse auszuüben Maßstab Angemessenheit: Art, Umfang und Komplexität der Geschäfte, Wertpapierdienstleistungen und Anlagetätigkeiten der Wertpapierfirmen RA Daniel Sandmann S. 7

8 Aufbau Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Anforderungen aus der MiFID Verantwortlichkeit Beteiligte RA Daniel Sandmann S. 8

9 Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Verantwortlichkeit Art. 9 Abs. 1 MiFID DRL Die Geschäftsleitung sowie gegebenenfalls die mit der Aufsichtsfunktion betrauten Personen sind insbesondere verpflichtet, die Wirksamkeit der... festgelegten Grundsätze, Vorkehrungen und Verfahren zu bewerten und regelmäßig zu überprüfen... Geschäftsleitung bleibt verantwortlich Bericht an GL und Aufsichtsfunktion über Mängelbehebung (mind. jährlich) Keine Delegation der Verantwortung Rolle Auswahl- und Überwachungsverschulden RA Daniel Sandmann S. 9

10 Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Verantwortlichkeit MiFID-UGE: 33 WpHG(neu) basiert auf 25 a Abs. 1, 4 KWG und fügt weitere Anforderungen hinzu Ggfs. AktG RA Daniel Sandmann S. 10

11 Aufbau Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Anforderungen aus der MiFID Verantwortlichkeit Beteiligte RA Daniel Sandmann S. 11

12 Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Beteiligte: Compliance Art. 6 Abs. 2 DRL dauerhafte Einrichtung einer wirksamen Compliance- Funktion... Organisatorische Aufgaben und Anforderungen Überwachung und regelmäßige Bewertung der Grundsätze und Verfahren Beratung und Unterstützung der für Wertpapierdienstleistungen und Anlagetätigkeiten zuständigen Personen 1st/2nd Level Control RA Daniel Sandmann S. 12

13 Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Weitere Beteiligte Audit: 3rd Level Control Management: Genehmigungsverantwortung Geschäftsbereiche: Operative Verantwortung, ggfs. Budget Mitbestimmungsgremien Ggfs. Aufsichts/Beiräte, Gesellschaftsorgane etc. RA Daniel Sandmann S. 13

14 Inhalt Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Normenhierarchie Einsatz von GBV im Verbund Management von Richtlinien und Verfahren RA Daniel Sandmann S. 14

15 Normenhierarchie Anforderungen Berücksichtigung von anwendbaren Rechtsordnungen Strukturen (Regional/Divisional/Rechtl. Einheiten) Effizienz! Hierarchiesystem muss ermöglichen, dass interne Normen nur dort anwendbar sind, wo notwendig und Überschneidungen vermieden werden können RA Daniel Sandmann S. 15

16 Normenhierarchie Konzern Land/Legal Entity ivisionale/geographische Einheit reich/abteilung/team RA Daniel Sandmann S. 16

17 Beispiel: Code of Conduct Code of Conduct mit Öffnungsklausel regelt Annahme von Geschenken Ergänzende Anwendung nationale Steuervorschriften bei Annahme von Geschenken Sonderregeln für Analysten Sonderregelungen im Investmentbanking für Abschlussessen nach Deal beitsanweisung enehmigungsprozess rch Compliancenktion RA Daniel Sandmann S. 17

18 Normenhierarchie Vorschlag Richtlinien-Richtlinie Strukturen spiegeln Unternehmensorganisation Regelung und Delegation von Genehmigungsbefugnissen Dokumentation: Anforderungen müssen Konkretisierungsgrad entsprechen, d.h. i.d.r. mit abnehmender Hierarchieebene steigende Dokumentationserfordernisse RA Daniel Sandmann S. 18

19 Inhalt Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Normenhierarchie Einsatz von GBV im Verbund Management von Richtlinien und Verfahren RA Daniel Sandmann S. 19

20 Einsatz von Geschäftsbesorgungsverträgen Ziele Compliance-Anforderungen betreffen die überwiegende Zahl der rechtlichen Einheiten im Konzern/Verbund Effiziente Gestaltung der Compliance-Tätigkeit legt in der Regel nahe, dass diese konzentriert durchgeführt wird GBV regeln Informations- und Kontrollrechte, Zuständigkeiten, Haftung, Vergütung etc. RA Daniel Sandmann S. 20

21 Einsatz von Geschäftsbesorgungsverträgen Anforderungen Berücksichtigung von 33 WpHG und Outsourcing-Regeln (ggfs. Genehmigungspflicht BaFin) Datenschutz (z.b. Auftragsdatenverarbeitung; s.a. 4b, BDSG) Arbeitsrecht (Mitbestimmung, Arbeitnehmerüberlassung) Verrechnungspreisen Ggfs. Betriebsübergang ( 613a BGB) Flexibilität bei Strukturveränderungen RA Daniel Sandmann S. 21

22 Einsatz von Geschäftsbesorgungsverträgen Anforderungen bei Auslagerung Art. 15 DRL Wertpapierfirma muss insbesondere sicherstellen: Dienstleister muss Kapazitäten, Genehmigungen Zuverlässigkeit besitzen Firma muss Effektivität des Dienstleisters messen Risk Management und Überwachung Retained Orga/Termination-Prozesse RA Daniel Sandmann S. 22

23 Einsatz von Geschäftsbesorgungsverträgen Gestaltung Varianten entsprechend Konzernaufbau Bei zweistufigem Aufbau (Mutter Töchter) direkte Verträge Bei mehrstufigem Aufbau z.b. Rahmenvertrag mit erster Tochterebene, der Einbeziehung nachgelagerter Gesellschaften ermöglicht Effizienz! Vorbild IT-/Werkverträge mit Standardvertrag + Leistungsschein/Pflichtenheft RA Daniel Sandmann S. 23

24 Inhalt Aufbau eines Systems von Strategien und Verfahren Normenhierarchie Einsatz von GBV im Verbund Management von Richtlinien und Verfahren RA Daniel Sandmann S. 24

25 Management von Richtlinien und Verfahren Gestaltung Umfassende Dokumentation Dokumentenmanagementsystem und Reporting Zyklische Überprüfung Golden Source zentrale Hinterlegung mit Verweisung verhindert, dass unterschiedliche Fassungen verwendet werden elektronische Formulare zur Standardisierung Genehmigungs- und Reviewprozess RA Daniel Sandmann S. 25

26 Zusammenfassung Dokumentation der Strategien und Verfahren essentiell MiFID erhöht Zahl und Komplexität Standardisierung und el. Management als Ausgleich Gestaltung sollte sich an Unternehmensstruktur orientieren Geschäftsbesorgungsverträge wichtig als rechtliches Backing RA Daniel Sandmann S. 26

27 Annex I Abkürzungen: DRL: MiFID Durchführungs-Richtlinie MiFID-UGE: Entwurf eines Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente und der Durchführungs-Richtlinie der Kommission (Stand ). RA Daniel Sandmann S. 27