Bundestreffen der Berufsverbände der Pfarramtssekretärinnen (PfS) , in Rottenburg a. Neckar

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1 Bundestreffen der Berufsverbände der Pfarramtssekretärinnen (PfS) , in Rttenburg a. Neckar Fr BVP 4.0 Zukunft der Berufsverbände Fachtag mit Fr. Christine Walter-Schäfer Anknüpfung an die letzte Bundestagung in Hildesheim 2015 A. Ergebnisse Studientag 1. Reginaltreffen sind wichtig. Wichtig ist die Zielklärung zu betreiben. 2. Es wird eine kleine Gruppe (möglichst aus Vertreterinnen der Reginen) sich treffen und darüber beraten - b eine Organisatinsfrm auf Bundesebene gebraucht wird - knkret wfür - wie die Struktur und Organisatin sein könnte - wie es finanziert werden könnte Beratung in allen Vrständen/Delegatinen W möglich in Reginaltreffen/Delegatinen Bis melden an: Susanne Lrenz, Hildesheim, Susanne Schwarztrauber, Freiburg. B. Drpbx Es sll sie geben und für alle BVP s zugänglich sein. Darin könnte eingestellt werden: - Aktuelle Vrstandslisten - Prtkle vn Reginaltreffen - Ideen zu Frtbildungen (Frmen und Inhalte) Jeder Vrstand bestimmt eine Persn, die für die Drpbx zuständig ist. Nach nächster Vrstandssitzung Name und Adresse der Drpbx-Pflege an Frau Geiling melden. bvbipwuerzburg@web.de Neue Kllegin für Zugang und Pflege: Anita Geiling, Bistum Würzburg 1 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

2 vrmittags, Erste Arbeitseinheit: Der BVP und ich In wechselnden Gruppen Austausch zum persönlichen Zugang zum Berufsverband (Methde: wechselnde Gruppengespräche, hierzu gab es keine Aufschriebe) 1.) Mit welcher Erwartung bin ich beigetreten? 2.) Was ist der größte Nutzen für mich? 3.) Was wäre für mich nch wichtig? / Was fehlt mir bisher? vrmittags, Zweite Arbeitseinheit: Aufgaben des Berufsverbandes (Methde: Wrld-Cafe ) - 1. Was hat man vn uns? / Was gelingt uns gut? - 2. Inwieweit weiß man das und weiß es zu schätzen? - 3. Was sind whl weitere Erwartungen an unseren Verband? - 4. W haben wir Entwicklungsbedarf? 2 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

3 Ad 1) Was hat man vn uns als Berufsverband? Was gelingt uns gut? Kntakt/Vertretung zu Klleginnen/Bistum/Generalvikariat/BO Sprachrhr nach ben Sprachrhre: Weitergabe vn Befindlichkeiten an den Arbeitgeber Vertretung ggü. BO/Generalvikariat besserer Einblick in kirchliche Hierarchie Mehr Infrmatinen vn der Basis zum Ordinariat und umgekehrt Vernetzung Eine Stimme für die PfS gegenseitige Rückendeckung/Unterstützung Infrmatinsaustausch auf versch. Ebenen: Berufsverband BO Kntakte bundesweit/reginal (zu BV, Klleginnen/Diözese/Bistum) eigener Ansprechpartner/Mitsprache im Bistum/BO Kmpetente Ansprechpartner/Unterstützung/Rückhalt Sprachrhr: Weitergabe vn Befindlichkeiten an den Arbeitgeber Multiplikatrinnen auf Dekanatsebene zusätzliche Plattfrm Kntakt zu Frtbildungsabteilung, smit können Frtbildungen eingefrdert werden Organisatin vn guten Frtbildungen und Grundkurs Gute Sitzungskultur Rechtsanwalt zur Erstberatung in arbeitsrechtlichen Knflikten Netzwerk Vertretung nach außen Entwicklung des Berufsbildes Arbeitsbedingungen verbessern (Bezahlung, Stundendeputat ) Organisatin vn Sitzungen, Veranstaltungen, Jubiläen digitales Handbuch Interessenvertretung Hmepage und Newsletter Aufgabenverteilung im Vrstand gutes Miteinander im Vrstand Klausurtagungen Gemeinschaft Umsetzung der Eingruppierungen (MAV) Infrmatin und Anregung Mtivatin Beratung Einführung für neue Sekretärinnen Präsenz Organisatin vn Jahrestagungen 5-Min.-Gespräche bei unseren Jahrestagungen viele Talente, die hilfreich sind für Lösungen vn Prblemen 3 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

4 Ad 2) Inwieweit weiß man darum und weiß es zu schätzen? Das Wissen um den Verband ist da - nicht überall Bei Mitgliedern ja (Wertschätzung) könnte mehr sein Bei Nichtmitgliedern eher nicht Die Wertschätzung hängt vm Typ und Einstellung der Persn ab Frtbildungen als Inf-Pl des BV Wertschätzende Rückmeldungen Anfragen an BV als Messwerte für Wahrnehmung Arbeitsaufwand ist nicht transparent genug für Mitglieder Mitglieder schätzen die Frtbildungen und den Austausch! (2-tägig) Direkter Ansprechpartner Multiplizieren durch Dekanatsarbeit Öffentlichkeitsarbeit Hmepage, Flyer, Mitgliederversammlung, pers. Ansprache, Mitgliederzeitung,Newsletter Grundkurs-Begleitung Psitive Rückmeldung Wertschätzung durch Pfarrer und Ordinariat (Alibifunktin) Bistumsmailadressen der PfS als Gruppe erstellt - psitives Feedback (Briefe, Anrufe, Hmepage, Befragungen) - Interesse ist vrhanden, BV muss vn sich aus infrmieren - Besuch der Mitgliederversammlung relativ gering (1/5) - Inf über Hmepage wird relativ gering genutzt - Infrmatinen über Flyer, Werbemaßnahmen - Mitglieder nutzen Frtbildungen und Veranstaltungen - Mitglieder wissen nicht alles - gute Resnanz auf Feedback-Bögen direkt nach Veranstaltungen - eigeninitiierte Resnanz ca. 5 8 % - die schn mal Hilfe/Unterstützung/Frtbildungen hatten, wissen es zu schätzen - psitive Rückmeldungen bei Frtbildung, Treffen - Mtivatin im Vrstand mitzuarbeiten Vergrößerung des Vrstands für Teilaufgaben - Gute Öffentlichkeitsarbeit Hmepage, Mitgliederzeitung, Newsletter - Mund zu Mund Prpaganda - Ansprechpartner Im Mment sind erste Ziele erreicht Nutzen für Verbandsarbeit nicht nachvllziehbar, Kampfgeist schwindet (leider) Teilweise Sekretärinnen als Minijb kein Interesse Keine ehrenamtliche Bereitschaft Mitglieder wissen zu wenig über Verbandsarbeit Aufgaben nach außen nicht erkennbar Interessierte Mitglieder kmmen gerne zu Schulungen, etc. und zu MV Psitives Feedback Nutzen Vernetzung Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner 4

5 Ad 3) Was sind whl weitere Erwartungen an den BV? Frtbildungen Besinnungstage Eingruppierungen/Arbeitsstunden Geselliges Beisammensein Fachliche Kmpetenz/Ansprechpartner Einhlen und Weitergabe vn Infrmatinen Transparenz der Vrstandsarbeit Infrmatinen über Umstrukturierung Anfrderungsprfil und Vergütung innerhalb der Diözese vereinheitlichen Klärung der Rlle der Pfarrsekretärin bei Umstrukturierung (Aufstiegsmöglichkeiten) Eingruppierungen beeinflussen Spezifische Beratung Stundendeputate Stärkung des Berufsstandes Einsatz für Eingruppierung und in den neuen Strukturen Organisatin vn Mitgliederversammlungen und Aktivitäten Mitglieder erwarten 100% Einsatz hne eigenes Engagement! - Die machen das schn! Gemeinsame Standards in den PBs entwickeln Interessen ALLER Mitglieder erkennen und vertreten MAV-/Gewerkschaftsaufgaben übernehmen Eingruppierungsfeststellung Resultate Stundendeputat Höhere Eingruppierung Transparenz der Vrstandsarbeit Mehr Öffentlichkeitsarbeit Psitive Darstellung der Pfs nach außen Detaillierte Stellenbeschreibung Psitive/n Ansprechpartner/in im BO für die Pfs Klleginnen: Mehr Stunden Basis/Grundschulung Gerechte Bezahlung Aktualisieren des Handbuchs Erhaltung des Berufs BO: Sprachrhr zu den PfS Events/Angebte, die nicht berufsbezgen sind, aber gemeinschaftsfördernd und den Austausch fördern 5 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

6 Präsenz/Sicherheit (wenn es schlecht läuft) begleiten Lösungen anbieten, zumindest helfen Vermittlung Rechtsberatung Lbby-Arbeit Arbeitnehmervertreter Gewerkschaft Tätigkeitsbeschreibungen / Eingruppierungen Anerkennung des IST-Zustandes! Ordinariat infrmieren bzw. Ad 4) W sehen wir Entwicklungsbedarf für den BV? Niveau halten Plitisch arbeiten am Puls der Zeit Caching für den Vrstand Mitglieder werben und Mitglieder für den Vrstand Vernetzung Wahrnehmung verbessern im BO Mtivatin für Mitarbeiter im BV Mehr Nutzung der neuen Medien In Erscheinung treten an größeren Veranstaltungen (z.b. Kathlikentag) Mehr Transparenz der Vrstandsarbeit und Inf an die Mitglieder Persönliche Kntakte untereinander verbessern / reginale Kntakte ausbauen Kmpetenz des BV im BO wahrnehmen, nutzen und wertschätzen Eigenes Referat für PfS/BiPs im BO Steigerung der Männerqute Fester Ansprechpartner im BO Vertretung in diözesanen Gremien Aktive Mitglieder werben (für größere Vrstände der Prjektarbeit) Mitgliederwerbung an der Basis (Dekanat) Mitgliederwerbung durch Flyer Mitgliederbereich auf der Hmepage Gezielt Werbemittel einsetzen Jährlicher Rechenschaftsbericht Papier/ /Hmepage/Newsletter/Jahresversammlung Freistellung der Vrstandsmitglieder für Sitzungen (im BO, Vrstandssitzungen, Frtbildungen) Visin: Ausbildungsberuf PfS 6 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

7 Offizielle Anerkennung zwischen KGs und BO für Zuständigkeit PfS Bildungspass höhere Eingruppierung Verbindlichkeiten einfrdern Frtbildung Teambildung und Zielfindung zu Beginn der Amtsperide Regelmäßige Klausurtagung Frtbildungsmöglichkeiten für Vrstandsarbeit (Ftgrafie, Datenschutz, Bildrecht, Redaktinswesen,) Einbindung in Struktur des Ordinariates Mitgliederwerbung Größere Transparenz Tue Gutes und rede darüber Institutinalisierung Ansprechpartner im Ordinariat Vertretung im Diözesanrat Mandat in Verbänden-Vertretungen (nur Berufsverbände, nicht Ehrenamtlichen- Verbände) Regelmäßiger Austausch mit neuen hauptamtlichen pastralen Mitarbeitern ins. Priesteramtskandidaten Anerkennung des Berufes/Standes Greifbare Ergebnisse aus jahrelanger Diskussin erzielen!!! 7 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

8 nachmittags: Kleingruppen zu verschiedenen Themen 1. Wie können wir unsere Vrstandsarbeit s verändern, dass wir Menschen zum Mitwirken bewegen können? 2. Weiterentwicklung der Pfarrbürs Welche Kmpetenzen braucht heute eine gute und zeitgemäße Pfarramtssekretärin? Was vermitteln wir in unseren Frtbildungen 3. Lbbyarbeit auf allen Ebenen: Was können wir w tun, um unsere Mitglieder gut zu vertreten? 4.. Was täte unserer Öffentlichkeitsarbeit als BV gut? 5. Mitglied der Nichtmitglied: Ist dch egal!? 6. Ansprechpartner für PfS im Ordinariat. Chance der Risik? wurde nicht bearbeitet 8 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

9 Ad 1) Wie können wir unsere Vrstandsarbeit s verändern, dass wir Menschen zum Mitwirken bewegen können? meine Arbeit im größeren Zusammenhang sehen Persönlichkeitsentwicklung (fachliche Frtbildung) wichtige Themen für die Gesamtheit weiterbringen in einem strukturierten Team arbeiten ptentielle Kandidatinnen zu einer Schnuppersitzung einladen. Kstenls und unverbindlich transparente Vrstandsarbeit, z. Bsp. Prtklle auf Hmepage 2. Chance neues Ehrenamt mit Anerkennung innerer circle < >ffenes, einladendes Auftreten nach außen Öffentlichkeitsarbeit: Begrüßungsmappe mit Willkmmensbrief und Werbegeschenke Dekanatssprecherinnen Vrstellung des BVP in den Dekanatsknferenzen/Dekanatsreferenten Kntakt zum Priesterseminar Gruppe PfS Aufwandsentschädigung wie Fahrtksten. Begegnungen in einem anderen Raum z. Bsp. Besinnungswchenende (entspannte Atmsphäre neigt eher zu einem Ja als nach einer Fachtagung, wenn Kpf vll ist mit Neuem) Auslagerung in einzelne Prjekte Ad 2) Weiterentwicklung der Pfarrbürs Welche Kmpetenzen braucht heute eine gute und zeitgemäße Pfarramtssekretärin? Was vermitteln wir in unseren Frtbildungen Verwaltungs-Kmpetenz - sichere Anwendung vn zeitgemäßen Prgrammen - Kirchenrechtliches Grundwissen - Rechte und Pflichten als AN - Zeit- und Bürrganisatin - Vrschriften und Gesetze - Arbeitsverträge für Persnal 9 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

10 Sftkills - Teamfähigkeit - klare Rllendefinitin - Lyalität - Schnittstelle Frtbildungen - Verpflichtende Frtbildungen - Teambildende Maßnahmen - Supervisin Abgrenzung - Umgang mit Trauernden - Kirchenrecht - Datenschutz - EDV-Prgramme - Kmmunikatinstraining - Spiritualität - Archiv, Ablage - Qualifizierungsgespräch - Frtbildung (Frm und Inhalt) als pdf auf Drpbx Pastrale Zielrichtung - empathisch - kmmunikatinsfähig - Kenntnis über die inneren Strukturen - Glaubens würdig Ad 3) Lbbyarbeit auf allen Ebenen: Was können wir w tun, um unsere Mitglieder gut zu vertreten? WO: Sehen und gesehen werden Gespräche suchen: verschiedene Referate verschiedene Multiplikatren verschiedene einflussreiche Mitarbeiter in der Hierarchie Mitglieder werben, Mitgliederzahlen steigern: Stärke durch Quantität Vertretung in Gremien, z.b. Diözesanrat Strukturen nutzen (und manchmal auch schaffen) WAS: Mdernes Berufsbild darstellen Chance des Umbruchs nutzen: Druck ausüben, finanzielle Mittel einfrdern, mitreden, mitbestimmen, Gehör verschaffen, neue Bedingungen schaffen Kmmunikatin 10 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner

11 Ad 4) Was täte unserer Öffentlichkeitsarbeit als BV gut? Zielgruppen definieren: Pfarrsekretärinnen erreichen Ordinariat Außenwirkung (z.b. Kathlikentage) Pastrales Team Gremien wie PGR, KV Einladungen per Pst für Jahreshauptversammlung, Aufstellung der Aktivitäten vrab mitschicken Hmepagepflege Flyer in der Diözesanpst mitschicken Cach der Referent für Hmepage und Zeit für Entwicklung Fachstelle Medien Ad 5) Mitglied der Nichtmitglied: Ist dch egal!? Ist nicht egal, weil: Slidargemeinschaft Vernetzung untereinander Frühzeitige Infrmatinen Zugang zum internen Bereich der Hmepage Rechtsanwalt für Arbeitsrecht (Erstberatung) Mitarbeit und Mitbestimmung im Vrstand Prfessinelle Vrträge Vergünstigte, kulturelle Reisen, Exerzitien Sitzungskultur Aktin: Bereits die Einladung mit Zeitangabe für die Tagesrdnungspunkte versehen Sitzungsdauer vrher festlegen Wechselnde Mderatin der Sitzung Rederecht vergeben Handzeichen Sitzungsdisziplin Klare Prtkllvrgaben Ergebnisprtkll Private Gespräche neben der TG unterbinden, auf späteren Zeitpunkt verschieben Themenspeicher /T d Liste anlegen TOPs mit Begrifflichkeiten Beratung/Beschluss versehen Aufgabenverteilung mit klarer Namensnennung und Zeitvrgabe versehen Hilfsmittel: Caching, Frtbildung zum Thema Sitzungsleitung Sitzungsglcke Beschlussbuch, hilfreich mit Verweis auf Ursprung Anlagen zu TOPs mit der Einladung versenden 11 Prtkll Bundestreffen in Rttenburg, Fachtag / Ingrid Kleiner