Pronto! Allgemeines 4. Pronto! Mail 8. Pronto! -Signatur einrichten 17. Pronto! Kalender 19

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1 Pronto! 4

2 Pronto! 4 1 Der Webclient Pronto Pronto! Allgemeines 4 Pronto! Mail 8 Pronto! -Signatur einrichten 17 Pronto! Kalender 19 Pronto! Gemeinsam/zentral verwalteter Kalender: Kalender freigeben 32 Pronto! Gemeinsam/zentral verwalteter Kalender: Kalender abonnieren 38 Pronto! Zu einem Termin einladen (intern/extern) 41 Pronto! Kontaktliste 46

3 Pronto! 4-3 Der Webclient Pronto

4 Pronto! Allgemeines Pronto! ist ein plattformunabhängiger, Flash-basierter Groupware/ -Webclient. Für die Benutzung wird ein Webbrowser (Internet Explorer, Firefox, Safari, etc...) und die aktuelle Version des Flashplayers von Adobe benötigt. Pronto! ermöglicht es Ihnen, auf Ihre , eigene und fremde Kalender sowie Kontakte zuzugreifen. Es baut auf die Funktionalität des Webmailers der Universität auf. Sein Funktionsumfang ist nahezu gleichwertig - bei deutlich höherer Komfortabilität. Sofern die o.a. Vorraussetzungen gegeben sind (Flash) können Sie von jedem Computer auf der Welt, der über eine Internetverbindung verfügt, darauf zugreifen und Ihre Mails bearbeiten. Adresse und Erscheinung Pronto! finden Sie unter 1. name@leuphana.de, name@inkubator.leuphana.de oder name@stud.leuphana.de 2. Ihr Passwort 3. Sprache auswählen. 4. Falls Sie ihr Passwort vergessen haben, finden Sie hier Hilfe. 5. Hier klicken, um sich anzumelden. Pronto! 4-4

5 Bereiche Die Oberfläche ist in sechs Bereiche aufgeteilt: 1. bereich: Hier können Sie Mails lesen und versenden. Außerdem können Sie auf freigegebende Postfächer zugreifen. 2. Kontaktebereich: Hier haben Sie die Übersicht über Ihre Kontakte. Sie können Daten pflegen oder Adresslisten/Gruppen erstellen. 3. Kalenderbereich: Hier können Sie Termine in Ihren Kalendern anlegen und bearbeiten. Desweiteren können Sie neue Kalender anlegen oder auf freigegebende Kalender zugreifen. 4. Aufgaben: Hier können Sie Aufgaben für sich vermerken, von anderen empfangen und an andere senden. 5. Notizen: Hier können Sie sich Notizen machen. 6. IM: Den Instant Messenger können Sie verwenden um sich direkt mit Ihren Kontakten in Verbindung zu setzen, wenn diese auch online sind. Alle Termine auf einem Blick Gerade bei mehreren abonnierten Kalendern ist es schwer die Übersicht zu behalten. Klicken Sie dazu einfach in der Kalenderansicht oben rechts auf "Verbinden" und aus allen Kalendern werden alle Termine übereinander gelegt. Präferenzen Um zu den Einstellungen zu gelangen, klicken Sie in Pronto! rechts unten auf "Präferenzen". Pronto! 4-5

6 Einstellungen 1. Hier haben Sie nun die Möglichkeit folgendes einzustellen: Allgemein: - Sprache, Zeichensatz, Zeitzone, Layout, Schriftgröße Ordner: - Ordnerstruktur konfigurieren - Signatur, Rechtsschreibprüfung Löschen: - Lösch-Methode festlegen IM: - Instant Messenger konfigurieren Kennwort: - Kennwort ändern, Adresse für ein vergessenes Kennwort ändern Pronto! 4-6

7 Kalender: - Kalendervorgaben konfigurieren Kontakte: - Haupt-Kontakteordner ändern - Spam Kontrolle, Regeln, Umleitung einrichten, Ferien-Benachrichtigung einrichten Pronto! 4-7

8 Pronto! Mail Nach der Anmeldung sehen Sie die Pronto!-Oberfläche. Dieser Teil der Beschreibungen bezieht sich auf den Bereich Mail. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich in Pronto! in der Ansicht Mail befinden. Übersicht 1. Inbox (Posteingang) 2. Drafts (Entwürfe) 3. Sent Items (Postausgang) 4. Trash (Papierkorb) Weitere Ordner können je nach Nutzung hinzu gefügt werden. Pronto! 4-8

9 Listendarstellung der s In der Mitte befindet sich der Hauptbereich. Hier werden die s des im linken Navigationsbereich markierten Ordners in Listenform angezeigt. Menüleiste verfassen eine neue erstellen Suchen eine nach Betreff, Inhalt, Empfänger oder Absender suchen An alle antworten auf eine antworten (mehrere Empfänger) Weiterleiten weiterleiten Move or copy in anderen Ordner verschieben oder kopieren Löschen löschen Mark as seen/unseen als gelesen/ungelesen markieren Markierung ein/aus zusätzliche Markierung an/aus Pronto! 4-9

10 s verfassen Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Button verfassen. Es öffnet sich ein Fenster. 1. Add Cc/Bcc weitere (verdeckte) Empfänger hinzufügen 2. Anhänge Dateien als Anhang hinzufügen 3. Adressbuch Empfängeradressen auswählen 4. Priorität Wichtigkeit einer Nachricht 5. Rich formatting optionale Formatierungspalette zum Verändern und Ausrichten des Textes und zum Einfügen von Bildern und Links 6. Einrückung ausrichten des Textes 7. Redo/Undo wiederholen oder rückgängig machen von Eingaben 8. Suchen suchen und ausrichten von Textelementen Pronto! 4-10

11 9. Rechtschreibprüfung Überprüfung des Textes bzgl. deutscher oder englischer Rechtschreibung 10. Benachrichtigungen wenn beim Empfänger eingangen oder gelesen worden ist 11. Senden verschicken 12. Speichern wird im Ordner Drafts gespeichert Füllen Sie mindestens die Felder An und Betreff aus, geben Sie einen Nachrichtentext ein, um abschließend die über den Knopf Senden zu verschicken. Das Fenster schließt sich dann. s empfangen Empfangene s befinden sich im Ordner Inbox. Neue s werden sofort empfangen, abgeschickte s werden sofort verschickt. Ist im linken Navigationsbereich der Ordner Inbox markiert, so kann man im Hauptbereich die im Posteingang befindlichen s sehen. Wird eine mit der linken Maustaste markiert, so erscheint ihr Inhalt im unteren Abschnitt des Hauptbereichs. Ein Doppelklick öffnet die Mail im eigenen Fenster. Mailboxen/Ordner anlegen, löschen oder umbenennen Die Ordnerstruktur des linken Navigationsbereichs ist individuell anpassbar. Es können eigene Mailboxen erstellt (1), gelöscht (2) oder umbenannt werden (3). Pronto! 4-11

12 Mailbox/Ordner anlegen Unter "+" können Sie eine neue Mailbox anlegen. Es öffnet sich eine Dialogbox. Tragen Sie unter Neuer Ordnername den Namen der neuen Mailbox ein. Unter Neuer übergeordneter Ordner können Sie ein vorhandenes Element auswählen, um die neue Mailbox als Unterordner anzulegen. Wählen Sie nichts aus, so wird die Mailbox nach einem Klick auf Ordner erstellen als Oberordner angelegt. Mailbox/Ordner löschen Falls die Ordnerstruktur geändert werden soll, so können selbst angelegte Mailboxen auch wieder gelöscht werden. Dazu wählen Sie die zu löschende Mailbox aus und klicken Sie auf "-". Es erscheint eine Sicherheitsabfrage. Klicken Sie zum Löschen der Mailbox auf Ordner löschen. Mit Pronto! 4-12

13 "Abbrechen" wird der Löschvorgang abgebrochen. Hinweis: Der gelöschte Ordner wird nicht in den Papierkorb verschoben, sondern sofort gelöscht! Mailbox/Ordner umbenennen Bestehende Mailboxen können Sie umbennen, in dem Sie eine Mailbox auswählen und auf "Ordner umbenennen" klicken. Daraufhin bekommen Sie die Möglichkeit, den neuen Namen einzugeben bzw. den bestehenden Namen zu ändern. Hinweis: Löschen Sie niemals Inbox, Drafts, Sent Items und Trash! Groupwarefunktionen - Mailbox/Ordner freigeben Groupware bedeutet, sich Objekte mit anderen Nutzern teilen zu können. Mit Pronto! kann ein Objekt, z.b. eine Mailbox für einen anderen Benutzer freigegeben werden. Wählen Sie die freizugebende Mailbox aus und klicken Sie in dem Menü auf Zugriffskontrolle. Pronto! 4-13

14 Zugriffskontrolle Nun erscheint ein neues Fenster. Tragen Sie eine gültige Benutzerkennung ein. Sobald Sie zwei Buchstaben eingegeben haben, werden Ihnen passende Adressen zu Vervollständigung angeboten. Achtung: Verwenden Sie bei manuellen Angaben immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse aus dem Universitätsnetz oder über eine VPN-Verbindung abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! 1. Add weitere Nutzer hinzufügen 2. Remove Nutzer entfernen 3. Kommentar Kommentar für Benachrichtigungsmail ergänzen 4. Erlauben Lesen, Schreiben, Administration, Benutzerdefiniert 5. Auf Unterordner anweden Einschränkung auf Oberodner aufheben 6. Speichern Änderungen speichern und Prozess beenden Pronto! 4-14

15 Groupware - Freigaben aufrufen Wenn Sie eine erhalten, dass ein Objekt für Sie freigegeben wurde, klicken Sie auf "Anmelden:..." und die freigegebene Mailbox erscheint automatisch in der linken Menüleiste. Ordner abonnieren Fall Sie wissen, dass eine Freigabe existiert, können Sie diese auch dierekt aufrufen. Klicken Sie unten im linken Navigationsbereich unter "+" auf "Ordner abonnieren". Es erscheint ein neues Fenster. Tragen Sie hier die Benutzerkennung des Nutzers ein, der einen Ordner für Sie freigegeben hat. Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse aus dem Universitätsnetz oder über eine VPN-Verbindung abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! Pronto! 4-15

16 Freigegebene Ordner auswählen Es öffnet sich nun ein Auswahlfeld, indem Sie alle für Sie freigegebenen Ordners des angegebenen Benutzers sehen können. Setzen Sie bei jenen Freigaben einen Haken, welche Sie in Ihren linken Navigationsbereich einbinden wollen. Je nachdem, was Sie für Rechte für die Freigaben bekommen haben, können Sie Objekte, Mailboxen, etc. erstellen, löschen oder bearbeiten. Pronto! 4-16

17 Pronto! -Signatur einrichten Die Signatur wird automatisch in neue s eingefügt. Signatur aufrufen Klicken Sie unten rechts auf den Button "Präferenzen" um Ihre Signatur zu ändern. Zertifikate und Verschlüsselung In den Präferenzen finden Sie die Einstellung "sichere ". Diese funktioniert in Pronto nicht. Es ist nach derzeitigem Datenschutzrecht nicht zulässig, Zertifikate auf einen fremden Computer - in diesem Fall gilt der Unimailserver als fremder Rechner - zu lagern. Pronto! 4-17

18 -Signatur einrichten Es öffnet sich das Einstellungsfenster. Dort klicken Sie auf der linken Seite auf "Mail". Dort tragen Sie in das Feld Signatur Ihre gewünschte Signatur in Textform ein. Wenn vorhanden, kopieren Sie diese aus Ihrem festen client (Outlook, Thunderbird, etc). Abschließend klicken Sie auf "Aktualisieren" (1) und dann auf "Schliessen" (2). Um den Vorgang abzubrechen und das Einstellungsfenster zu schließen, klicken Sie nur auf "Schliessen" oder benutzen das Kreuz am oberen rechten Rand des Einstellungsfensters. Pronto! 4-18

19 Pronto! Kalender In diesem Abschnitt der Anleitung erfahren Sie, wie Sie Kalender anlegen, bearbeiten, löschen oder freigeben. Auch wie Sie Termine erstellen oder löschen und eigene Kalender im ics-format importieren können. Dieser Teil der Beschreibungen bezieht sich auf den Bereich Meine Kalender. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich in Pronto! in der Ansicht Meine Kalender befinden. Kalender Übersicht Der Kalender ist in 3 Bereiche aufgeteilt: 1. Linker Navigationsbereich (Kalenderauswahl und Monatsubersicht) Pronto! 4-19

20 Hier können Sie Kalender markieren, deren Detailansicht dann im Hauptbereich angezeigt werden. Hauptbereich 2. Hauptbereich (detaillierte Ansicht eines Kalenders) Im Hauptbereich werden die Termine des im linken Navigationsbereich ausgewählten Kalenders angezeigt. Menüleiste 3. Die obere Menüleiste: Mit Hilfe der Menüleiste können neue Termine angelegt oder die Ansicht des Hauptbereichs verändert werden (z.b. Tagesansicht eines Kalenders). Pronto! 4-20

21 Termine anlegen Termine können mit einem Doppelklick auf den gewünschten Ereignistag in der Monats- oder Wochenansicht erstellt, bzw. per Doppelklick in der Tagesansicht auf die gewünschte Uhrzeit gesetzt werden. Ein Termin kann auf die gleiche Weise auch geöffnet und bearbeitet werden. Es ist auch möglich, in der oberen Menüleiste auf Neu > Termin zu klicken und einen Termin zu erstellen. Termin hinzufügen Weiterhin besteht die Möglichkeit, über das Kontextmenü mit Hilfe eines Rechtsklicks (Mac: "ctrl"+klick) Termine zu erstellen: Rechtsklick > Add Event Pronto! 4-21

22 Termineinstellungen Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem der Termin und seine Eigenschaften definiert werden können: Speichern den Termin mit den Einstellungen speichern Löschen den Termin mit allen Einstellungen löschen Drucken diese Ansicht drucken Attach Dateien als Anhänge einfügen Show Wiederholung Termin als Serientermin definieren Show Teilnehmer Einladungen an Teilnehmer verschicken Verfügbarkeit anzeigen Pronto! 4-22

23 Verfügbarkeit der/s Teilnehmer/s anzeigen Darunter können Sie den Betreff, den Ort und weitere Optionen festlegen: Betreff Betreff des Termins Beginn Startdatum des Termins Ende Enddatum des Termins Status Status des Termins Alarm an den Termin erinnern Ganztägig Ganztägiges Ereignis Privat bei freigegebenem Kalender sind privat markierte Termine nie sichtbar (funktioniert derzeit nur über Outlook) Ort Ort des Termins Teleconference Telefonkonferenz Attach Dateien als Anhänge einfügen Beschreibung zusätzliche Informationen zum Termin Mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern kann der Termin gespeichert werden und das Fenster schließt sich. Pronto! 4-23

24 Termine löschen Termine können gelöscht werden, indem Sie mit der rechten Maustaste im Hauptbereich auf den zu löschenden Termin klicken und in dem auftauchenden Menü dann Remove Event anklicken. Löschen bestätigen Bestätigen Sie mit "Ja", dass der Termin gelöscht werden soll. Hinweis: Diese Methode funktioniert sowohl in der Tages- und Wochenansicht, als auch in der Monatsansicht. Pronto! 4-24

25 Neuen Kalender (Ordner) erstellen Im linken Navigationsbereich können Sie unter "+" über die Funktion "Create calender" weitere Kalender erstellen. Pronto! 4-25

26 Kalender benennen Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie hier einen Namen für den Kalender ein und bestätigen mit Create calendar. Kalender (Ordner) löschen Um einen Kalender zu löschen, wählen Sie den Kalendernamen im linken Navigationsbereich aus und klicken Sie auf "-". Gehen Sie auf den Punkt Delete calender. Pronto! 4-26

27 Löschen bestätigen Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, klicken Sie hier auf die Schaltfläche Delete calender. Der Kalender wird gelöscht und taucht nicht mehr im linken Navigationsbereich auf. Darstellung der Kalender Im linken Navigationsbereich befindet sich nun ein neuer Kalender (hier: Urlaub). Ist der Haken vor dem neuen Kalendernamen gesetzt, so wird der Kalender im Hauptbereich als Tab angezeigt. Gerade bei mehreren abonnierten Kalendern ist es schwer die Übersicht zu behalten. Klicken Sie dazu einfach in der Kalenderansicht oben rechts auf "Verbinden" und aus allen Kalendern werden alle Termine übereinander gelegt. Pronto! 4-27

28 Groupwarefunktionen - Kalender (Ordner) freigeben Groupware bedeutet, sich Objekte mit anderen Nutzern teilen zu können. Mit Pronto! kann ein Objekt, z.b. ein Kalender, wie folgt für einen anderen Benutzer freigegeben werden: Markieren Sie den freizugebenden Kalender und wählen Sie Zugriffskontrolle. Groupware - Freigaben aufrufen Wenn Sie eine erhalten, dass ein Objekt für Sie freigegeben wurde, klicken Sie auf "Anmelden:..." und der freigegebene Kalender erscheint automatisch in der linken Menüleiste. Pronto! 4-28

29 Freigegebenen Kalender aufrufen Fall Sie wissen, dass eine Freigabe existiert, können Sie diese auch dierekt aufrufen. Klicken Sie unten im linken Navigationsbereich unter "+" auf "Calendar subscription". Es erscheint ein neues Fenster. Tragen Sie hier die Benutzerkennung des Nutzers ein, der einen Ordner für Sie freigegeben hat. Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse aus dem Universitätsnetz oder über eine VPN-Verbindung abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! Pronto! 4-29

30 Zugriffskontrolle Nun erscheint ein neues Fenster. Tragen Sie eine gültige Benutzerkennung ein. Sobald Sie zwei Buchstaben eingegeben haben, werden Ihnen passende Adressen zur Vervollständigung angeboten. Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse aus dem Universitätsnetz oder über eine VPN-Verbindung abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! 1. Add weitere Nutzer hinzufügen 2. Remove Nutzer entfernen 3. Kommentar Kommentar für Benachrichtigungsmail ergänzen 4. Erlauben Lesen, Schreiben, Administration, Benutzerdefiniert 5. Auf Unterordner anweden Einschränkung auf Oberodner aufheben 6. Speichern Änderungen speichern und Prozess beenden Freigegebene Kalender auswählen Es öffnet sich nun ein Auswahlfeld, indem Sie alle für Sie freigegebenen Ordners des angegebenen Benutzers sehen können. Setzen Sie bei jenen Freigaben einen Haken, welche Sie in Ihren linken Navigationsbereich einbinden wollen. Je nachdem, was Sie für Rechte für die Pronto! 4-30

31 Freigaben bekommen haben, können Sie Objekte, Kalender, etc. erstellen, löschen oder bearbeiten. Pronto! 4-31

32 Pronto! Gemeinsam/zentral verwalteter Kalender: Kalender freigeben Pronto! Nutzer (Kalender Abonennten) sollen die Möglichkeit haben, Termine eines anderen Pronto! Nutzers (Kalender Besitzer) einsehen zu können und diese ggf. auch zu verändern. Derjenige, der den Kalender (Ordner) für andere Abonnenten freigibt (Kalender Besitzer), kann bestimmen, wer welche Rechte bzgl. der Verwaltung des Kalenders hat und damit wer Termine anlegen, löschen oder verändern kann. Kalender Besitzer: Erteilt anderen Personen (Abonnenten) Zugriffsrechte auf seinen Kalender Kalender Abonnent: Importiert sich fremde Kalender, für die er entsprechende Rechte besitzt Im Folgenden wird beschrieben wie Sie als Kalender Besitzer einer Person Zugriffsrechte für Ihren Kalender erteilen. 1. Auf Kalender Ansicht wechseln Wechseln Sie nach Iher Anmeldung in Pronto! zur Kalender Ansicht. Pronto! 4-32

33 2. Zugriffkontrolle öffnen Wählen Sie den Kalender aus, den Sie für andere Pronto! Nutzer freigeben möchten und öffnen Sie über die Kontrollleiste "Zugriffskontrolle". 3. Person für Mitbenutzung hinzufügen Klicken Sie hier nun auf "Add" um einen neuen Abonnenten hinzuzufügen. Pronto! 4-33

34 4. Adresse der Person eintragen Tragen Sie den Abonnenten ein (z.b name01). Nutzen Sie wenn möglich die Autovervollständigungsfunktion von Communigate. Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse aus dem Universitätsnetz oder über eine VPN-Verbindung abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! 5. Rechte vergeben 1. Weisen Sie nun dem ausgewählten Nutzer die gewünschten Rechte zu. Lesen > Suchen und Auswählen Schreiben > Suchen, Auswählen, Gelesen, Markieren, Löschen, Einfügen und Erstellen Administration > Suchen, Auswählen, Gelesen, Markieren, Löschen, Einfügen, Erstellen und Administration Pronto! 4-34

35 Benutzerdefiniert > aus Zugriffsmöglichkeiten auswählen 2. Klicken Sie nach der Rechtevergabe auf "Speichern". Der von Ihnen eingetragene Pronto!-Nutzer hat nun entsprechende Rechte für den Kalender-Ordner erhalten. Hinweis: Möchten Sie einem Pronto! Nutzer Zugriffsrechte für Ihren Kalender wieder entziehen, können Sie dies über das Setzen der entsprechenden Häkchen an dieser Stelle ebenfalls machen. Der anschließende Klick auf "Speichern" aktiviert dann die Rechtevergabe. Pronto! 4-35

36 6. Kalenderfreigaben zwischen den Domänen Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! Bei Freigaben/Abos innerhalb einer Domäne darf nur der Mailname eingegeben werden - alles - Pronto! 4-36

37 beginnend ab fällt weg. Pronto! 4-37

38 Pronto! Gemeinsam/zentral verwalteter Kalender: Kalender abonnieren Pronto! Nutzer (Kalender Abonennten) sollen die Möglichkeit haben, Termine eines anderen Pronto-Nutzers (Kalender Besitzer) einsehen und ggf. auch verändern zu können. Derjenige, der den Kalender (Ordner) für andere Abonnenten freigibt (Kalender Besitzer), kann bestimmen, wer welche Rechte bzgl. der Verwaltung des Kalenders hat und wer Termine anlegen, löschen oder verändern kann. Kalender Besitzer: Erteilt anderen Personen (Abonnenten) Zugriffsrechte auf seinen Kalender Kalender Abonnent: Importiert sich fremde Kalender, für die er entsprechende Rechte besitzt Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie als Kalender-Abonnent Zugriff auf einen Kalender eines anderen Pronto! Nutzers (Kalender Besitzer) bekommen. 1. über Mitbenutzung eines Kalenders erhalten Sie erhalten, nachdem der Kalender Adminstrator auf "Speichern" geklickt hat, eine Meldung welche Rechte Ihnen über welchen Kalender (Ordner) eingeräumt wurden. 2. Zur Kalenderansicht wechseln Wechseln Sie in die Kalenderansicht. Pronto! 4-38

39 3. Kalender von anderen auswählen Hier wählt der Abonnent auf der linken Seite am unteren Bildschirmrand das Icon "+" und den Unterpunkt "Calendar subscription" aus. 4. Adresse des Kalender Besitzers eintragen 1. In die Adresszeile wird gemäß dem Domänenschema die Adresse des Kalender Besitzers eingetragen (z.b Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! Pronto! 4-39

40 2. Nun können Sie alle für Sie freigegebenen Ordner des angegebenen Benutzers sehen. Setzen Sie bei jenen Freigaben einen Haken, welche Sie in Ihren linken Navigationsbereich einbinden wollen. Je nachdem, was Sie für Rechte für die Freigaben bekommen haben, können Sie Objekte, Kalender, etc. erstellen, löschen oder bearbeiten. 5. Abonnierter Kalender erscheint Nun haben Sie einen neuen Eintrag unterhalb ihres regulären Kalenders. Sie können nun, gemäß Zugriffsrechten, mit dem Kalender arbeiten. Zum Beispiel neue Termine anlegen oder löschen. Je nachdem, was Sie für Rechte für die Freigaben bekommen haben, können Sie Objekte, Kalender, etc. erstellen, löschen oder bearbeiten. Hinweis: Zur Zeit ist das Editieren von fremden Terminen in abonnierten Kalendern nicht möglich, dies kann nur die Person, die den Termin angelegt hat. Der Kalenderbesitzer kann den Termin aber löschen. Pronto! 4-40

41 Pronto! Zu einem Termin einladen (intern/extern) Anhand der vorliegenden Anleitung sollen die Schritte veranschaulicht werden, die nötig sind, um über Pronto! zu einem Termin einzuladen. Dabei werden sowohl Einladungen an Teilnehmer verschickt, die einen Pronto Account besitzen, als auch an Personen mit einem externen Account (z.b. Googl ). Termin Organisator: Erstellt und pflegt den Termin. Termin Teilnehmer: Nimmt Termineinladung zur Kenntnis und teilt seinen Teilnahmestatus mit. 1. Zur Kalenderansicht wechseln Wählen Sie nach der Anmeldung die Kalenderansicht aus. 2. Termin anlegen (Rolle: Termin Organisator) 1. Wählen Sie links oben zwischen einer der Kalenderansichten aus (Tag, Woche, Monat Jahr). 2. Markieren Sie den gewünschten Termin (bei Tages- bzw. Wochenansicht kann mit der Maus ein Zeitraum vorausgewählt werden) und öffnen Sie per Doppelklick das Kontextmenü. Pronto! 4-41

42 3. Termindaten eintragen (Rolle: Termin Organisator) 1. Tragen Sie einen Betreff für das Meeting ein. 2. Legen Sie Parameter wie Dauer/Zeitpunkt, Alarmmeldung und Status fest. 3. Geben Sie den Ort bekannt. 4. Klicken Sie auf "Show Teilnehmer". Pronto! 4-42

43 4. Teilnehmer zum Termin einladen (Rolle: Termin Organisator) 1. Teilnehmer: Hier werden die Adressen von Personen eingetragen, die an dem Termin teilnehmen sollen. Hier können problemlos sowohl interne (z.b. als externe (z.b. -Adressen eingetragen werden. 2. Anfragen senden: Hier können Sie angeben, ob Einladungen verschickt werden sollen. Die Personen haben dann die Möglichkeit ihren Status bzgl. der Teilnahme an dem Termin mitteilen. Dies funktioniert nur zuverlässig innerhalb von Pronto. Es wird sowohl der Teilnahmestatus, als auch die Eintragung in den Kalender erfolgreich durchgeführt. 3. "x": Hier können Sie die eingegebene Mailadresse wieder löschen. 4. Speichern: Klicken Sie im Anschluss links oben auf "Speichern" um die Einladungen zu verschicken. 5. Teilnahmestatus (Rolle: Termin Teilnehmer) Eine informiert Sie darüber, dass Sie zu einem Termin eingeladen wurden. Sie haben nun die Möglichkeit demjenigen, der Sie eingeladen hat, Ihren Status mitzuteilen. Pronto! 4-43

44 6. Antwort des Teilnehmers (Rolle: Termin Teilnehmer) Nach der Statuswahl können Sie festlegen, wie bzw. ob Ihre Antwort übermittelt werden soll. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf "Speichern". Der Teilnehmer kann nach dem Senden der Antwort seinen Teilnahmestatus nachträglich ändern. Dazu geht er in seine Kalenderansicht und wählt den entsprechenden Termin aus. Hier kann er zwischen den bereits bekannten Status "Akzeptieren", "Mit Vorbehalt", "Ablehnen" wählen um ggf. seinen Teilnahmestatus zu aktualisieren. 7. Antwort der Teilnehmer (Rolle: Termin Organisator) Der Terminorganisator erhält in Pronto eine , in der er über den Status des Teilnehmers informiert wird. In dieser muss er auf das Feld "Teilnehmer Status aktualisieren" klicken, damit er sich sich später im Kalender über den Teilnahmestatus des Teilnehmers informieren kann. Nach dem Klick auf das Feld verschwindet das Fenster und die wird gelöscht. Pronto! 4-44

45 8. Status der Teilnehmer überprüfen (Rolle: Termin Organisator) Möchte der Terminorganisator sich nun über den Teilnahmestatus der Teilnehmer informieren, so muss er dazu in die Kalenderübersicht wechseln, den Termin öffnen, und rechts im Fenster auf den Button "Show Teilnehmer" klicken. Pronto! 4-45

46 Pronto! Kontaktliste In diesem Abschnitt der Anleitung wird beschrieben, wie ein Anwender Kontaktlisten erstellt, bearbeitet, löscht und für andere Benutzer freigibt. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich in Pronto! in der Ansicht Meine Kontakte befinden. Übersicht Kontakte/Adressen Die Kontaktliste ist in 2 Bereiche gegliedert: 1. Linker Navigationsbereich (Adressbuchauswahl) Hier werden die vorhandenen Adressbücher dargestellt. Wird eins von ihnen markiert, so sind die Kontakte dieses Adressbuches im Hauptbereich zu sehen. Im Ordner Meine Domain sind alle Domänenkontakte abgelegt. Über die untere Menüleiste können weitere Adressbücher hinzu gefügt werden. Pronto! 4-46

47 Hauptbereich 2. Hauptbereich (Kontakte und Details) Wurde im linken Navigationsbereich ein Adressbuch markiert, so werden hier die Kontakte angezeigt, die in diesem Adressbuch vorhanden sind. Wenn Sie einen Kontakt markiert haben, dann sehen Sie auf der rechten Seite des Hauptbereiches die Detailansicht des Kontakts. Über die untere Menüleiste können weitere Kontakte hinzu gefügt werden. Kontakte anlegen Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Kontakt in der unteren Menüleiste. Pronto! 4-47

48 Kontaktdaten anlegen Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie nun Daten zu dem neuen Kontakt eintragen können. An dieser Stelle sehen Sie auch in der oberen Leiste einige Symbole, dazu eine kurze Erläuterung: Speichern Kontaktinformationen speichern Save and Close Kontaktinformationen speichern und das Kontaktfenster schliessen Schliessen Kontaktfenster ohne speichern schliessen Bearbeiten weitere Eingabeoptionen Pronto! 4-48

49 Wenn Sie alle gewünschten Informationen eingetragen haben, klicken Sie auf Speichern oder Save and Close. Der soeben angelegte Kontakt befindet sich nun im Ordner Kontakte. Kontakte löschen Wenn Sie Kontakte löschen möchten, klicken Sie auf den zu löschenden Kontakt und wählen Sie oben aus dem Menu Löschen. Achtung: Der Kontakt wird ohne Nachfrage gelöscht! Pronto! 4-49

50 Kontaktlisten/Ordner anlegen Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Ordner erstellen, um eine neue Kontaktliste anzulegen. Ordner erstellen Es öffnet sich ein Fenster, dort geben Sie einen Namen für die Kontaktliste ein. Bestätigen Sie dies abschließend mit einem Klick auf Ordner erstellen. Die neue Kontaktliste Pronto! 4-50

51 wurde angelegt und ist im linken Navigationsbereich sichtbar, hier können jetzt neue Kontakte abgelegt werden. Kontaktlisten/Ordner löschen Klicken Sie auf die zu löschende Kontaktliste und wählen Sie im Navigationsbereich "-". Es öffnet sich ein Kontextmenu in dem Sie den Punkt Ordner löschen anklicken. Löschen bestätigen Es öffnet sich eine Sicherheitsfrage, in der Sie auf die Schältflache Ordner löschen klicken. Nun ist die Kontaktliste mit ggf. allen Kontakten in ihr gelöscht und sie erscheint nicht mehr im linken Navigationsbereich. Anmerkung: Adresskontakte aus anderen Programmen können im VCard3-Format im "einfachen" Webmailer webmail.leuphana.de in den Präferenzen im- und exportiert werden. Dies geht leider nicht direkt in Pronto. Pronto! 4-51

52 Groupwarefunktion - Kontaktlisten freigeben Groupware bedeutet, sich Objekte mit anderen Nutzern teilen zu können. Mit Pronto! kann ein Objekt, z.b. eine Kontaktliste, wie folgt für einen anderen Benutzer freigegeben werden: Markieren Sie die freizugebende Kontaktliste und wählen Sie Zugriffskontrolle. Groupwarefunktion - Kalenderfreigaben aufrufen Fall Sie wissen, dass eine Freigabe existiert, können Sie diese auch dierekt aufrufen. Klicken Sie unten im linken Navigationsbereich unter "+" auf "Ordner abonnieren". Es erscheint ein neues Fenster. Tragen Sie hier die Benutzerkennung des Nutzers ein, der einen Ordner für Sie freigegeben hat. Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse aus dem Universitätsnetz oder über eine VPN-Verbindung abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! Pronto! 4-52

53 Zugriffskontrolle Nun erscheint ein neues Fenster. Tragen Sie eine gültige Benutzerkennung ein. Sobald Sie zwei Buchstaben eingegeben haben, werden Ihnen passende Adressen zur Vervollständigung angeboten. Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adresse aus dem Universitätsnetz oder über eine VPN-Verbindung abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt! 1. Add weitere Nutzer hinzufügen 2. Remove Nutzer entfernen 3. Kommentar Kommentar für Benachrichtigungsmail ergänzen 4. Erlauben Lesen, Schreiben, Administration, Benutzerdefiniert 5. Auf Unterordner anweden Einschränkung auf Oberodner aufheben 6. Speichern Änderungen speichern und Prozess beenden Freigegebene Kontaktlisten auswählen Es öffnet sich nun ein Auswahlfeld, indem Sie alle für Sie freigegebenen Ordners des angegebenen Benutzers sehen können. Setzen Sie bei jenen Freigaben einen Haken, welche Sie in Ihren linken Navigationsbereich einbinden wollen. Je nachdem, was Sie für Rechte für die Pronto! 4-53

54 Freigaben bekommen haben, können Sie Adresslisten etc. erstellen, löschen oder bearbeiten. Pronto! 4-54