Handbuch Zahlungsverkehr AT

Transkript

1 Vorbereitet für Kunden und Partner Projekt OPplus Vorbereitet von

2 Inhalt Allgemein... 3 Struktur dieses Handbuchs... 3 Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole... 3 Navigationsbereich OPplus... 4 Modul OPplus Lizenzinformation... 5 Einrichtungskonfiguration... 6 Modul OPplus Zahlungsverkehr... 9 Notwendige Auftraggeberbank Stammdaten Bankkonten (Auftraggeberbank) Notwendige Debitoren- Kreditorenstammdaten Debitor/Kreditor Bankkontokarte Einrichtung Zahlungsverkehr Register Allgemein Register Datei Import Bankenstamm Zahlungsarten Zahlungsvorschlagskarte von 15

3 Allgemein Struktur dieses Handbuchs Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf das folgende Modul: OPplus Zahlungsverkehr Die Funktionalität dieses Moduls befindet sich in der Gruppe Zahlungsverkehr des Navigationsbereiches OPplus. Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die Onlinehilfe aufzurufen. Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen. Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw. Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft). Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole Information Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind. Erinnerung Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen. Tipp Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen. Warnung Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden. 3 von 15

4 Navigationsbereich OPplus Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung: Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt wobei die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird: 4 von 15

5 Modul OPplus Lizenzinformation Dieses Kapitel beschreibt den Nutzen des Moduls OPplus Lizenzinformation, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Allgemein. Dieses Modul ist immer integriert und Voraussetzung; unabhängig zu den verwendeten OPplus Module. Über die Form OPplus Lizenzinformation können Sie ersehen, welche Module in der Kundenlizenz enthalten und eingerichtet sind. Sie können OPplus in einer Datenbank implementieren, ohne in jedem Mandant alle Module zu aktivieren. 5 von 15

6 Für die Lizensierung ist es erforderlich, dass das entsprechende Modul lizensiert ist. Eingerichtet gilt das Modul, wenn die Einrichtung des Moduls gestartet wurde. Wenn das Modul Verbände lizensiert ist, so ist auch automatisch der Haken bei Eingerichtet gesetzt, da es keine Verbandseinrichtung gibt. Hier wird nicht geprüft, ob Verbände / Verbünde angelegt worden sind. Über diese Form können Sie nun auch die Benutzerrollen für alle lizensierten Module einrichten. Einrichtungskonfiguration Über die Einrichtungskonfiguration ist es möglich, OPplus Einrichtungstabellen aus einer Datenbank in eine andere oder von Mandant A in Mandant B zu transportieren. Der Aufruf dazu befindet sich in der OPplus Lizenzinformation. Der Bericht ist in 2 Teile unterteilt. Im oberen Bereich gibt es 3 Optionen: Option Richtung Dateiname Mandant Beschreibung Hier wählen Sie aus, ob die Daten importiert oder exportiert werden sollen. Dieses Feld muss den Dateinamen der Datei, die eingelesen bzw. erstellt werden soll, enthalten. In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 Optionen zu wählen: 6 von 15

7 Alle o o Aktuell o o Export Ist diese Option gewählt, so werden alle Mandanten in der Datenbank durchlaufen und die Daten entsprechend in die Datei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die in der Textdatei vorhandenen Daten in alle Mandanten der Datenbank importiert. Sind in die Datei mehrere Mandanten exportiert worden, so werden die Daten des ersten Mandanten der Datei importiert. Export Ist diese Option gewählt, so werden die Daten des aktuellen Mandanten in die Textdatei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die Daten der Textdatei in den aktuell ausgewählten Mandanten importiert. Mandantenbezogen o Export Diese Option steht für den Export nicht zur Verfügung. Import Diese Option ist sinnvoll, wenn vorher alle Mandantendaten exportiert worden sind, jedoch nicht alle Mandanten in der zu importierenden Datenbank vorhanden sind. Es wird dann geprüft, ob der entsprechende Mandant in der aktuellen Datenbank vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, so findet ein Import statt. Ist dies nicht der Fall, so wird dieser übersprungen. Im unteren Bereich befindet sich die Auswahl der Export-/Importdaten entsprechend der Module: 7 von 15

8 Hierbei wird schon beim Öffnen des Berichtes geprüft, welche Module in der Lizenz bereits freigeschaltet sind. Der Lizenz entsprechend werden dann die einzelnen Haken bereits voreingestellt gesetzt. Dies kann durch den Anwender übersteuert werden. Bei der Option Import werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind. Bei der Option Export werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind und zusätzlich (mindestens) einen Datensatz in der entsprechenden Tabelle enthalten. Wichtige Hinweise: die aktuelle Kundenlizenz muss im Server aktiv sein durch den Import werden KEINE Nummernserien erzeugt / bearbeitet 8 von 15

9 Modul OPplus Zahlungsverkehr Das Modul Zahlungsverkehr der zertifizierten Branchenlösung OPplus bedient das nationale Österreichische EDIFACT-Zahlungsformat für Inland-Überweisungen und Lastschriften. Beide sind mittlerweile abgelöst durch SEPA. Ebenso das EDIFACT-Zahlungsformat für Auslandsüberweisungen Damit beim Einsatz des Moduls Zahlungsverkehr korrekte Zahlungsdateien erstellt werden können, müssen Sie bestimmte Felder in den Stammdaten vorbelegen. Im folgendem werden nur die Felder und Funktionen beschrieben, die ausschließlich für das Modul Zahlungsverkehr verwendet werden. Alle anderen Grundfunktionen entnehmen Sie bitte dem Handbuch zum Modul Zahlungsverkehr. 9 von 15

10 Notwendige Auftraggeberbank Stammdaten Bankkonten (Auftraggeberbank) Das Auftraggeberbankkonto sollte bei einem österreichischen Kreditinstitut geführt sein und dementsprechend das Länderkürzel aufweisen. Zur Verwendung mit SEPA müssen sowohl der gültige BIC/SWIFT-Code als auch eine gültige IBAN vorhanden sein. Bei EDIFACT kann die Kombination BLZ (immer 5-stellig) und Kontonummer (2- bis 11stellig) verwendet werden. Bei der Verwendung von EDIFACT müssen Sie folgende Felder der Bankkontokarte füllen: Option Beschreibung Name Kurzbeschreibung EDI-Absenderkennung Geben Sie hier Ihre EDIFACT Absenderkennung ein. Pflichtangabe, Ihre Absenderkennung erhalten Sie von Ihrer Bank. EDI- Bankrechnerkennung Geben Sie hier Ihre EDIFACT Bankrechnerkennung ein. Pflichtangabe, Ihre Bankrechnerkennung erhalten Sie von Ihrer Bank. EDI-Absendername Geben Sie hier Ihren EDIFACT Absendernamen ein. Wenn hier nichts eingetragen ist, 10 von 15

11 EDI-Kontonummer wird der Mandantenname verwendet. Geben Sie hier Ihre EDIFACT Kontonummer ein. Wenn hier nichts eingetragen ist, wird die Bankkontonummer verwendet. Notwendige Debitoren- Kreditorenstammdaten Debitor/Kreditor Bankkontokarte Auch hier sollte bei der Verwendung von SEPA ein gültiger BIC/SWIFT-Code als auch eine gültige IBAN vorhanden sein. Bei EDIFACT kann auch hier die Kombination BLZ (immer 5-stellig) und Kontonummer (2- bis 11stellig) verwendet werden. Weitere spezielle Daten müssen nicht gefüllt werden. Einrichtung Zahlungsverkehr Bevor Sie mit dem Modul arbeiten können, müssen Sie die Einrichtungsdaten erstellen. Dies erfolgt über Zahlungsverkehr Einrichtung Einrichtung ZV Einrichtungsdaten erstellen Register Allgemein Option Name Ländercode Währungscode Euro URL Homepage OENB URL BLZ-Download Beschreibung Kurzbeschreibung Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten wurde hier der ISO-Ländercode von Österreich eingetragen. Dieses Feld ist nicht änderbar. Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten wurde hier der ISO-Währungscode für Euro EUR eingetragen. Dieses Feld ist nicht änderbar Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten wurde hier die URL zur österreichischen Nationalbank eingetragen. Über die Globus-Schaltfläche können Sie dann direkt auf die Homepage gelangen Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten, wurde hier eingetragen. Dies ist der direkte Downloadlink für den Österreichischen Bankstamm. 11 von 15

12 Register Datei Option Name EDI: keine IBAN verwenden Neue Zeile pro Segment Alles in Großbuchstaben EDI-Belegart TRF EDI: Kreditor- Referenz erzwingen Nur Ziffern in Message ID Zlg. aufteilen von Zlg. aufteilen bis Beschreibung Kurzbeschreibung Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn in der Zahldatei keine IBAN verwendet werden sollen, es werden dann Kontonummer und Bankleitzahl verwendet. Dieses Feld bewirkt, dass nach jedem Segment ein Zeilenumbruch stattfindet und ist ausschließlich für den Testbetrieb gedacht. Durch den Zeilenumbruch wird die erstellte Zahldatei lesbarer und.die Fehleranalyse einfacher Dieses Feld bewirkt, dass alle Textausgaben in der Datei als Großbuchstaben dargestellt werden. Hier können Sie einstellen, ob im SEQ Segment (SEQ = Sequence details = einleitendes Segment für jede Transaktion) eine Belegart übertagen werden soll, machen Sie dies nach Rücksprache mit Ihrer Bank. Als Kreditor-Referenz wird das Feld Unsere Kontonr in das RFF-Segment (RFF = Referenz) übertragen. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn bei nicht gefülltem Feld unsere Kontonummer die Kreditorennummer übertragen werden soll. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird im BGM-Segment (BGM = Beginning of message) das Buchungsdatum im Format YYYYMMDD als Referenz übertragen, ansonsten das Feld Fibu Buch.-Blattname des Zahlungsvorschlagkopf übernommen Dieses Feld ist zurzeit nicht in Verwendung. Dieses Feld ist zurzeit nicht in Verwendung. 12 von 15

13 Import Bankenstamm Über den Funktionsaufruf Import Bankleitzahlen können Sie den österreichischen Bankenstamm in die Bankleitzahlen importieren. Vor dem Import müssen Sie den Bankenstamm heruntergeladen und lokal zwischengespeichert haben. 13 von 15

14 Zahlungsarten Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten stehen Ihnen zusätzlich die folgenden zwei Zahlungsarten für Überweisungen zur Verfügung: -ABBUCH Lastschrift, final, B2B () -EDI EDIFACT Inlandsüberweisung (abgelöst durch SEPA) -AZV EDIFACT Auslandsüberweisung für das Lastschriftverfahren stehen Ihnen folgende zwei Zahlungsarten zur Verfügung: -ABBUCH EDIFACT Lastschrift, final, B2B (abgelöst durch SEPA) -EINZUG EDIFACT Einzug, nicht final (abgelöst durch SEPA) 14 von 15

15 Zahlungsvorschlagskarte Spezielle Daten müssen auf der Zahlungsvorschlagkarte nicht gefüllt werden. 15 von 15