Handbuch Ratenzahlung

Transkript

1 Vorbereitet für Kunden & Partner Projekt OPplus Ratenzahlung Vorbereitet von gbedv GmbH & Co. KG

2 Inhalt Allgemein... 4 Struktur dieses Handbuchs... 4 Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole... 4 Navigationsbereich OPplus... 5 Modul OPplus Lizenzinformation... 6 Einrichtungskonfiguration... 7 Einrichtungen für alle Mandanten erstellen Modul OPplus Ratenzahlung Version Ratenzahlung Einrichtung Einrichtungsdaten erstellen Register Allgemein Mehrfachstorno Ratenzahlungsvorlagen Ratenzahlungsvorlagenzeilen Automatische Aufteilung Einrichtung Debitor Einrichtung Debitorbuchungsgruppe Verwendung in Verkaufsbelegen Auswahl einer Vorlage Vorläufiger Ratenzahlungsplan Erzeugung eines manuellen Ratenplanes Zahlungsform auf Gegenkonto prüfen Ratenzahlungsplan Verwendung in Debitorenposten Storno der Ratenzahlung Ansicht in Debitorenposten Ausgleich mit Belegnr. im Erw.- und Standard Buch.-Blatt Einrichtung Kreditor Einrichtung Kreditorbuchungsgruppe Verwendung in Einkaufsbelegen Verwendung in Kreditorenposten manual_opp_raten.docx Seite 2 von 37

3 Einzelzahlung-Bankverbindungen berücksichtigen (mit OPplus Zahlungsverkehr) manual_opp_raten.docx Seite 3 von 37

4 Allgemein Struktur dieses Handbuchs Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf die folgenden Module: OPplus Ratenzahlung Die Funktionalitäten dieses Moduls befinden sich in der Gruppe Basis des Navigationsbereiches OPplus. Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die Onlinehilfe aufzurufen. Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen. Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw. Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft). Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole Information Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind. Erinnerung Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen. Tipp Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen. Warnung Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden. manual_opp_raten.docx Seite 4 von 37

5 Navigationsbereich OPplus Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung: Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt wobei die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird: manual_opp_raten.docx Seite 5 von 37

6 Modul OPplus Lizenzinformation Dieses Kapitel beschreibt den Nutzen des Moduls OPplus Lizenzinformation, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Allgemein. Dieses Modul ist immer integriert und Voraussetzung; unabhängig zu den verwendeten OPplus Module. Über die Form OPplus Lizenzinformation können Sie ersehen, welche Module in der Kundenlizenz enthalten und eingerichtet sind. manual_opp_raten.docx Seite 6 von 37

7 Sie können OPplus in einer Datenbank implementieren, ohne in jedem Mandanten alle Module zu aktivieren. Für den Haken im Bereich Lizenziert ist es erforderlich, dass das entsprechende Modul lizenziert ist. Eingerichtet gilt das Modul, wenn die Einrichtung des Moduls gestartet wurde. Wenn das Modul Verbände lizenziert ist, so ist auch automatisch der Haken bei Eingerichtet gesetzt, da es keine Verbandseinrichtung gibt. Hier wird nicht geprüft, ob Verbände / Verbünde angelegt worden sind. Über diese Maske können Sie nun auch die Benutzerrollen für alle lizenzierten Module einrichten. Einrichtungskonfiguration Über die Einrichtungskonfiguration ist es möglich, OPplus Einrichtungstabellen aus einer Datenbank in eine andere oder von Mandant A in Mandant B zu transportieren. Der Aufruf dazu befindet sich in der OPplus Lizenzinformation. Der Bericht ist in 2 Teile unterteilt. Im oberen Bereich gibt es 4 Optionen: manual_opp_raten.docx Seite 7 von 37

8 Option Richtung Dateiname Beschreibung Hier wählen Sie aus, ob die Daten importiert oder exportiert werden sollen. Dieses Feld muss den Dateinamen der Datei, die eingelesen bzw. erstellt werden soll, enthalten. In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 Optionen zu wählen: Alle o Export Ist diese Option gewählt, so werden alle Mandanten in der Datenbank durchlaufen und die Daten entsprechend in die Datei exportiert. Mandant Vorhandene Einrichtung zurücksetzen? o Aktuell o o Import Ist diese Option gewählt, so werden die in der Textdatei vorhandenen Daten in alle Mandanten der Datenbank importiert. Sind in die Datei mehrere Mandanten exportiert worden, so werden die Daten des ersten Mandanten der Datei importiert. Export Ist diese Option gewählt, so werden die Daten des aktuellen Mandanten in die Textdatei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die Daten der Textdatei in den aktuell ausgewählten Mandanten importiert. Mandantenbezogen o Export Diese Option steht für den Export nicht zur Verfügung. o Import Diese Option ist sinnvoll, wenn vorher alle Mandantendaten exportiert worden sind, jedoch nicht alle Mandanten in der zu importierenden Datenbank vorhanden sind. Es wird dann geprüft, ob der entsprechende Mandant in der aktuellen Datenbank vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, so findet ein Import statt. Ist dies nicht der Fall, so wird dieser übersprungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen 4 Optionen zu wählen: Leer Es werden keine eingerichteten Einrichtungsdaten gelöscht. Alle Es werden alle Einrichtungsdaten gelöscht, wenn vorhanden. Ausgewählte Sie können im unteren Bereich Module auswählen, welche Einrichtungsdaten gelöscht werden sollen. Aus Datei Alle sich in der Datei befindlichen Einrichtungstabellen werden vor dem manual_opp_raten.docx Seite 8 von 37

9 Import gelöscht. Diese Einstellung gilt dann für die im Feld Mandant eingerichteten Mandanten. manual_opp_raten.docx Seite 9 von 37

10 Im unteren Bereich befindet sich die Auswahl der Export-/Importdaten entsprechend der Module: Hierbei wird schon beim Öffnen des Berichtes geprüft, welche Module in der Lizenz bereits freigeschaltet sind. Der Lizenz entsprechend werden dann die einzelnen Haken bereits voreingestellt gesetzt. Dies kann durch den Anwender übersteuert werden. Bei der Option Import werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind. Bei der Option Export werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind und zusätzlich (mindestens) einen Datensatz in der entsprechenden Tabelle enthalten. Wichtige Hinweise: die aktuelle Kundenlizenz muss im Server aktiv sein durch den Import werden KEINE Nummernserien erzeugt / bearbeitet manual_opp_raten.docx Seite 10 von 37

11 Einrichtungen für alle Mandanten erstellen Sie haben nun über die OPplus Lizenzinformation die Möglichkeit, in allen Mandanten die Funktion Einrichtungsdaten erstellen für OPplus auszuführen. Es werden dann alle lizenzierten Module bearbeitet. Wenn Sie die Option wählen, erhalten Sie zunächst eine Abfrage, die separat bestätigt werden muss: Es ist dabei natürlich Voraussetzung, dass eine entsprechende Berechtigung in allen Mandanten gegeben ist. Sollte es zu einem Fehler kommen, so wird dieser entsprechend auch angezeigt; wenn kein Fehler aufgetreten ist, so erhalten Sie die entsprechende Meldung ebenfalls: manual_opp_raten.docx Seite 11 von 37

12 Modul OPplus Ratenzahlung Dieses Kapitel beschreibt Einrichtung und Anwendung des Moduls OPplus Ratenzahlung, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Ratenzahlung. Version Dieses Handbuch beschreibt die Inhalte der OPplus Version Ratenzahlung Einrichtung Im Fenster Ratenzahlung Einrichtung werden die Ersteinrichtungsdaten erstellt (einmalig) sowie Vorgabeinformationen hinterlegt. Sie müssen das Fenster Ratenzahlung Einrichtung für jeden Mandanten, den Sie mit Microsoft Dynamics NAV verwalten, ausfüllen. Dieser Abschnitt beschreibt die Registerkarten und die Felder im Fenster Ratenzahlung Einrichtung. Um das Fenster Ratenzahlung Einrichtung anzuzeigen, klicken Sie im Navigationsbereich auf OPplus Ratenzahlung Einrichtung Ratenzahlung Einrichtung Einrichtungsdaten erstellen Bevor Sie mit dem Modul Ratenzahlung arbeiten können, müssen Sie zwingend die Ersteinrichtungsdaten erstellen: Klicken Sie im Navigationsbereich auf OPplus Ratenzahlung Einrichtung Ratenzahlung Einrichtung Einrichtungsdaten erstellen Die gezeigte Abfrage erscheint für jeden Mandanten Ihrer Datenbank, unabhängig davon, von welchem Mandanten aus Sie diese Funktion aufrufen. Durch diese Ersteinrichtung werden u.a. bestimmte Einrichtungsfelder mit Daten vorbelegt. manual_opp_raten.docx Seite 12 von 37

13 Nur beim erstmaligen Aufruf werden alle Einrichtungsdaten erstellt, so dass vorhandene Konfigurationsdaten nicht überschrieben werden. Beim Erstellen der Ratenzahlung - Einrichtungsdaten werden die OPplus Rollen nicht automatisch angelegt. Der Aufruf zum Erstellen der notwendigen Rollen befindet sich im Menü Abteilungen -> OPplus -> Allgemein -> OPplus Lizenzinformation -> Benutzerrollen erstellen. Dies ist ein einmalig durchzuführender Schritt. Die Rollen für das Modul Ratenzahlung müssen dann den jeweiligen Benutzern zugeordnet werden, damit Sie mit den OPplus Modulen reibungslos arbeiten können. manual_opp_raten.docx Seite 13 von 37

14 Register Allgemein Option Belegart in Ratenzahlungsposten füllen Beleg-nummernsuffix Beleg-nummernpräfix Beschreibung Wenn dieses Feld gefüllt ist, so werden die neuen Ratenzahlungsposten entsprechend mit der urspr. Belegart gefüllt. Wird bspw. eine Rechnung auf Raten aufgeteilt, so erhalten die neuen Posten ebenfalls die Belegart Rechnung. Für die Nutzung dieser Funktion ist es notwendig, dass ein Belegnummernsuffix oder Belegnummernpräfix angegeben wird. Dieser Wert wird durch die Ersteinrichtung mit einem Haken vorbelegt. Geben Sie in diesem Feld einen Belegnummernsuffix ein, der entsprechend aufaddiert werden kann. Dies ist notwendig und nur möglich, wenn Sie das Feld Belegart in Ratenzahlungsposten füllen ebenfalls füllen wollen und keinen Präfix verwenden möchten. Sie können aber auch ohne die Verwendung der Belegart einen Suffix hinzufügen. Beispiel: Buchung von Rechnung RE Es werden 4 Raten gebucht, die mit dem Suffix -001 wie folgt aussehen würden: RE RE RE RE Dieser Wert wird durch die Ersteinrichtung mit -001 vorbelegt. Dies ermöglicht eine maximale Aufteilung auf 999 Raten. Geben Sie in diesem Feld einen Belegnummernpräfix ein, der entsprechend aufaddiert werden kann. Dies ist notwendig und nur möglich, wenn Sie das Feld Belegart in Ratenzahlungsposten füllen ebenfalls füllen wollen und keinen Suffix verwenden möchten. Sie können aber auch ohne die Verwendung der Belegart einen Präfix hinzufügen. Beispiel: Buchung von Rechnung RE Es werden 4 Raten gebucht, die mit dem Präfix 001- wie folgt aussehen würden: 001-RE RE RE RE manual_opp_raten.docx Seite 14 von 37

15 Ausgleichsbuchung Belegnummernsuffix Nur Ratenzahlungsposten anzeigen Automatische Aufteilung bei Rest Dieser Suffix muss gesetzt werden, wenn mit der Option Belegart in Ratenzahlungsposten füllen gearbeitet wird. Dies wird im Kapitel Mehrfachstorno beschrieben. Wenn Sie diesen Haken setzen, so werden in den Postenmasken nur die Ratenzahlungsposten angezeigt. Die urspr. Buchung und Ausbuchung werden automatisch ausgeblendet. Sie können diese Ansicht über einen Schalter in der Maske entsprechend ändern. Wenn dieser Haken gesetzt ist, so wird ein ggf. auftretender Rest automatisch auf den letzten Ratenposten gerechnet. Dies kann passieren, wenn Sie in einem Ratenplan eine Vorlage auswählen und der Restbetrag nicht auf 0,00 aufgeht. Beispiel: Sie haben eine offene Rechnung von 1.001,00 und möchten diese auf sieben Raten aufteilen, so kann die letzte Rate nicht auf 0,00 aufgehen. Die Vorlage würde entsprechend wie folgt aussehen: Das Ergebnis würde dann wie folgt aussehen: Automatische Aufteilung Position Entsteht beim Aufteilen des Betrages eine (Rundungsdifferenz), wird diese auf eine Rate angerechnet, wenn der Haken "Automatische Aufteilung bei Rest:" gesetzt ist. Hier ist nun einstellbar, ob dies die erste oder letzte Position sein soll. Vorgabe ist "Letzte Position". Wenn Sie das Feld Belegart in Ratenzahlungsposten füllen verwenden, so müssen Sie dringlich beachten, dass die Buchungen anders laufen und inhaltlich andere Ergebnisse aufweisen. Dies sollten Sie unbedingt vor der Verwendung mit Ihrem Wirtschaftsprüfer abstimmen. Wenn Sie diese Option wählen, so wird die Rechnung mit einer Gutschrift ausgeglichen. Die neuen Ratenzahlungsposten werden dann mit wieder mit der Belegart Rechnung eingebucht. Wenn das Feld nicht gesetzt ist, so wird die Rechnung mit der Belegart Rechnung gebucht. Die weiteren Posten werden dann ohne Belegart gebucht. Der Umsatz wird also im vollen Umfang auf die erste Rechnung gebucht. Anschließend wird lediglich eine Verteilung der Fälligkeiten gebucht. manual_opp_raten.docx Seite 15 von 37

16 Mehrfachstorno Unter Verwendung der Option Belegart in Ratenzahlungsposten füllen muss der Anwender für die Ausgleichsbuchung im Setup ein Suffix für die Buchung hinterlegen. Damit wird dann die Nummer um den hochgezählten Suffix ergänzt. Ansonsten ist ein Mehrfachstorno von Ratenzahlungen nicht möglich! Ratenzahlungsvorlagen Über die Ratenzahlungsvorlagen haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen zu definieren, damit Sie bestimmte Aufteilungsvorgänge nicht immer erneut definieren müssen. Um das Fenster Ratenzahlung Einrichtung anzuzeigen, klicken Sie im Navigationsbereich auf OPplus Ratenzahlung Einrichtung Ratenzahlungsvorlagen In dieser Maske können Sie neue Vorlagen definieren. Über die Funktion Ratenzahlungsvorlagenzeilen können Sie dann die Einrichtung der einzelnen Vorlagen vornehmen. Option Beschreibung manual_opp_raten.docx Seite 16 von 37

17 Code Art Beschreibung Geben Sie hier einen eindeutigen Code pro Art ein. Sie können jeden Code pro Art nur einmal definieren. Sie können hier auswählen, ob die Vorlage für Debitoren, Kreditoren oder Allgemein (für beide) gültig sein soll. Sie können diese entsprechend der Art anschließend auswählen. Hier können Sie eine Beschreibung der Vorlage eintragen. manual_opp_raten.docx Seite 17 von 37

18 Ratenzahlungsvorlagenzeilen In den Ratenzahlungsvorlagenzeilen definieren Sie die genaue Aufteilung der Raten. Sie können hier manuell eine Aufteilung durchführen. Alternativ steht Ihnen im Bereich Aufteilung eine Möglichkeit zur automatischen Berechnung durch das System zur Verfügung. Option Ratenzahlungsvorlage Ratenzahlungsbeschreibung Fälligkeitsformel Betragsanteil Zahlungsform Beschreibung In diesem Feld ist der Code der zugehörigen Ratenzahlungsvorlage angezeigt. In diesem Feld wird der Beschreibungstext der später entstehenden Posten definiert. Sie haben hier die Möglichkeit mit Platzhaltern zu arbeiten. Zur Verfügung stehen Ihnen: %1 Nummer der Rate %2 Max. Anzahl der Raten (Anzahl Aufteilung) %3 Belegnummer Hier können Sie die Fälligkeitsformel der einzelnen Ratenposten definieren. Diese beziehen sich dann auf das Datum des urspr. Postens. Hier können Sie den prozentualen Betragsanteil bezogen auf den urspr. Posten definieren. Beachten Sie, dass die Betragsanteile auf 100% aufgehen müssen. Tragen Sie hier, wenn gewünscht, eine Zahlungsform ein, die verwendet werden soll. Diese wird dann automatisch aus der Vorlage in den Ratenzahlungsplan übernommen. manual_opp_raten.docx Seite 18 von 37

19 Automatische Aufteilung Im oberen Bereich der Ratenzahlungsvorlagenzeilen können Sie die Aufteilungsregeln festlegen. Anschließend können Sie die Aufteilung mit der Funktion Aufteilen durchführen lassen. Option Anzahl Aufteilungen Aufteilungsbeschreibung Fälligkeitsformel Aufteilung Beschreibung Hier geben Sie die Anzahl der Raten ein, in die aufgeteilt werden soll. Geben Sie hier die Beschreibung ein, die in die Raten eingetragen werden soll. Wenn Sie manuelle Texte verwenden wollen, die pro Zeile unterschiedlich ist, so ist es nicht sinnvoll, wenn Sie hier einen Text vordefinieren. Hier wird die Fälligkeitsformel eingetragen. Sie können hier keine negativen Fälligkeitsformeln definieren. Dies würde einen Fehler erzeugen. Ihnen stehen aber hier alle gängigen Werte, wie Wochen, Monate, Tage oder Jahre zur Verfügung. Beispiel 1: Aufteilung auf 4 Positionen mit der Einrichtung +1M Rate 1 = Fälligkeit des urspr. Posten Rate 2 = Fälligkeit des urspr. Posten +1 Monat Rate 3 = Fälligkeit des urspr. Posten +2 Monate Rate 4 = Fälligkeit des urspr. Posten +3 Monate Rest bei Aufteilung Beispiel 2: Aufteilung auf 4 Positionen mit der Einrichtung +2W Rate 1 = Fälligkeit des urspr. Posten Rate 2 = Fälligkeit des urspr. Posten +2 Wochen Rate 3 = Fälligkeit des urspr. Posten +4 Wochen Rate 4 = Fälligkeit des urspr. Posten +6 Wochen Sollte bei der Aufteilung ein Rest entstehen (bspw. bei einer Aufteilung auf 3 Raten), so können Sie hier definieren, auf welcher Position der Restwert geschrieben werden soll. Sie können dafür die erste oder letzte Position wählen. Dies ist notwendig, da Sie immer eine 100%-Aufteilung gewähren müssen. Sind keine 100% gegeben, so können Sie die Ratenzahlung nicht buchen. manual_opp_raten.docx Seite 19 von 37

20 Einrichtung Debitor Im Debitoren steht Ihnen, wenn Sie das Ratenzahlungsmodul im Einsatz haben, ein neues Feld zur Auswahl einer Ratenzahlungsvorlage zur Verfügung: Option Ratenzahlungsvorlagenart Ratenzahlungsvorlage Beschreibung Dieses Feld ist nicht editierbar und ergibt sich aus der entsprechend ausgewählten Vorlage. Hier können Sie über den LookUp eine Vorlage für den Debitoren auswählen. Die sich öffnende Maske ist vorgefiltert mit der Art Debitor oder Allgemein. Nach Auswahl der Vorlage wird die Ratenzahlungsvorlagenart entsprechend mit der Auswahl belegt. manual_opp_raten.docx Seite 20 von 37

21 Einrichtung Debitorbuchungsgruppe In der Einrichtung der Debitorbuchungsgruppe steht Ihnen das Feld Ratenzahlungskonto zur Verfügung. Dieses müssen Sie einrichten, wenn Sie mit der Ratenzahlung arbeiten. Dieses Konto wird für die Sachposten herangezogen, wenn Sie einen Posten nachträglich mit einer Ratenzahlung versehen und buchen. manual_opp_raten.docx Seite 21 von 37

22 Verwendung in Verkaufsbelegen Sie können in den Verkaufsbelegen (Verkaufsauftrag, Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift) auf 2 Arten einen Ratenplan erzeugen. Sie können dafür die Vorlagen nutzen, oder auch selbstständig einen Ratenzahlungsplan erzeugen. Auswahl einer Vorlage In den Verkaufsbelegen steht Ihnen ebenfalls das Feld Ratenzahlungsvorlage zur Verfügung. Hier können Sie, wie auch im Debitoren, die Vorlage entsprechend auswählen. Wenn Sie einen Debitor eintragen, der bereits eine Ratenzahlungsvorlage definiert hat, so wird diese entsprechend automatisch bei der Auswahl eines Debitoren mit eingetragen. Option Ratenzahlungsvorlagenart Ratenzahlungsvorlage Beschreibung Dieses Feld ist nicht editierbar und ergibt sich aus der entsprechend ausgewählten Vorlage. Hier können Sie über den LookUp eine Vorlage für den Verkaufsbeleg auswählen. Die sich öffnende Maske ist vorgefiltert mit der Art Debitor oder Allgemein. Sie können anschließend ganz normal den Verkaufsbeleg bearbeiten. manual_opp_raten.docx Seite 22 von 37

23 Vorläufiger Ratenzahlungsplan Wenn Sie schauen möchten, wie sich der Ratenzahlungsplan entsprechend Ihrer Eingaben auswirkt, haben Sie die Möglichkeit, sich den Vorläufigen Ratenzahlungsplan anzuschauen. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn eine Vorlage definiert worden ist, auf dessen Basis eine Vorkalkulation stattfinden kann! Die sich öffnende Maske ist nicht editierbar und dient nur zu Informationszwecken. Im folgenden Beispiel wurden 2000,00 auf 4 Raten aufgeteilt. manual_opp_raten.docx Seite 23 von 37

24 Erzeugung eines manuellen Ratenplanes Wenn Sie einen manuellen Ratenplan erstellen wollen, so müssen Sie den Beleg nach Beendigung der Bearbeitung freigeben. Dann können Sie über den Button Ratenzahlungsplan erzeugen. Es ist eine Voraussetzung, dass der Restbetrag im Ratenzahlungsplan auf 0,00 aufgeht. Sie erhalten ansonsten eine Fehlermeldung bei der Buchung. Im Ratenzahlungsplan haben Sie dann auch nachträglich noch die Möglichkeit eine Vorlage anzuwenden. Dies wird im folgenden Kapitel Ratenzahlungsplan erläutert. Zahlungsform auf Gegenkonto prüfen Ist in der Zahlungsform eines Auftrages / Bestellung ein Gegenkonto eingerichtet, kann eine Ratenzahlung nicht verwendet werden. Dies hat den Hintergrund, dass das Gegenkonto dafür sorgt, dass der Beleg automatisch ausgeziffert wird. Eine Ratenzahlung ist auf einen geschlossenen Posten nicht möglich. Es wurde eine Prüfung integriert, die bei einer Änderung der Zahlungsform und Ratenzahlungsplan im Auftrag / Bestellung ausgeführt wird. manual_opp_raten.docx Seite 24 von 37

25 Ratenzahlungsplan Der festgeschriebene und für die Buchung relevante Ratenzahlungsplan steht Ihnen zur Verfügung, wenn der Verkaufsbeleg freigegeben wird. Sollte keine Freigabe vor der Buchung erfolgen, so wird kein Ratenzahlungsplan erzeugt und gebucht! Sie haben dann die Möglichkeit, den Ratenzahlungsplan über den Button Ratenzahlungsplan einzusehen und ggf. auch noch zu verändern. Beim Buchen eines Ratenplanes wird nicht die Vorlage zur Buchung herangezogen, sondern der ggf. geänderte, hinterlegte Ratenzahlungsplan. manual_opp_raten.docx Seite 25 von 37

26 In der sich öffnenden Maske haben Sie noch einmal die Möglichkeit, alle Werte zu verändern. Option Buchungsdatum Fälligkeitsdatum Betragsanteil Betrag Zlg.-Formcode Beschreibung Gebucht Storniert Beschreibung In diesem Feld wird das entsprechende Buchungsdatum des Beleges vorbelegt. Sie können, wenn gewünscht, für die Ratenzahlungsposten auch ein abweichendes Buchungsdatum angeben. Dies ist ggf. bei nachträglicher Vereinbarung einer Ratenzahlung notwendig. Hier wird das entsprechend aus der Vorlage berechnete oder manuell eingetragene Fälligkeitsdatum für den Posten eingetragen. Hier wird der entsprechend aus der Vorlage berechnete oder manuell eingetragene Betragsanteil für den Posten eingetragen. Wenn Sie diesen Wert ändern, wird der Betrag neu berechnet. Hier wird der entsprechend aus der Vorlage berechnete oder manuell eingetragene Betrag für den Posten eingetragen. Wenn Sie diesen Wert ändern, wird der Betragsanteil neu berechnet In diesem Feld wird der Zahlungsformcode des Debitors eingetragen. Sollten die Raten ggf. einen abweichenden Zahlungsformcode erhalten, können Sie diesen hier auswählen. Hier wird die entsprechend aus der Vorlage berechnete oder manuell eingetragene Beschreibung für den Posten eingetragen. Dieses Feld zeigt, ob diese Zeile des Ratenzahlungsplans bereits gebucht worden ist. Dieses Feld zeigt, ob diese Zeile des Ratenzahlungsplans bereits storniert worden ist. manual_opp_raten.docx Seite 26 von 37

27 Wenn Sie für den erzeugten Ratenzahlungsplan eine andere Vorlage anwenden möchten, oder eine Vorlage in einen leeren Ratenzahlungsplan übernehmen möchten, so haben Sie die Option Vorlage anwenden zu wählen. Nach Auswahl einer Vorlage wird der Plan neu kalkuliert. manual_opp_raten.docx Seite 27 von 37

28 Wenn Sie manuell Änderungen durchführen oder manuell einen Plan erzeugen, so haben Sie unter Umständen in der letzten Zeile einen Restbetrag. Diesen offenen Restbetrag (ggf. vorhanden, weil Sie mit runden Ratenbeträgen arbeiten möchten), können Sie dann in die aktuell markierte Zeile übernehmen. Dafür steht Ihnen die Option Rest in Zeile übernehmen zur Verfügung. Diese Funktion übernimmt den untenstehenden Restbetrag 1:1 in die aktuell markierte Zeile. manual_opp_raten.docx Seite 28 von 37

29 Wenn Sie einen Rest haben, den Sie zu einer bestehenden Zeile hinzufügen wollen, dann steht Ihnen die Funktion zur Verfügung. Dieser sorgt dann dafür, dass der untenstehende Restbetrag zur aktuell markierten Zeile addiert wird. Wenn die Bearbeitung des Ratenzahlungsplanes im Verkaufsbeleg abgeschlossen ist, so können Sie den Beleg buchen. Der Ratenzahlungsplan wird dann automatisch gebucht. manual_opp_raten.docx Seite 29 von 37

30 Verwendung in Debitorenposten Wenn Sie bereits einen vorhandenen Debitorenposten haben, für den nachträglich eine Ratenzahlung vereinbart worden ist, so haben Sie die Möglichkeit, in den Debitorenposten eine Ratenzahlung zu definieren. Im sich öffnenden Fenster haben Sie die Möglichkeiten des Ratenzahlungsplanes, wie im Bereich Ratenzahlungsplan beschrieben. Der einzige Unterschied an dieser Stelle ist, dass Sie die Posten direkt aus dem Ratenzahlungsplan buchen müssen. Eine Buchung ist nur möglich, wenn der Betrag auf 0,00 aufgeht. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. manual_opp_raten.docx Seite 30 von 37

31 Sollten Sie einen zu hohen Betrag definieren, so erhalten Sie ebenfalls direkt eine Fehlermeldung: manual_opp_raten.docx Seite 31 von 37

32 Storno der Ratenzahlung Aus der Debitorenmaske heraus ist es auch möglich eine Ratenzahlung zu stornieren. Wenn Sie diese Option aufrufen, so erhalten Sie eine entsprechende Abfrage, ob die Posten wirklich storniert werden sollen. Wenn Sie dies bestätigen, so werden die aktuellen Ausgleiche automatisch gedreht. Das bedeutet: die urspr. Rechnung wird geöffnet die Gegenbuchung wird geöffnet die einzelnen Ratenzahlungsposten werden mit der Gegenbuchung verknüpft Ein Storno funktioniert nur, wenn Sie sich auf den ursprünglichen Rechnungsposten stellen und wenn noch kein Ratenzahlungsposten ausgeglichen ist. manual_opp_raten.docx Seite 32 von 37

33 manual_opp_raten.docx Seite 33 von 37

34 Ansicht in Debitorenposten Die erzeugten Debitorenposten einer Ratenzahlung sehen wie folgt aus: Es wurde urspr. die Rechnung mit einem Ratenzahlungsplan gebucht. Für die Rechnung wird dann eine entsprechende Gegenbuchung erzeugt, die automatisch mit der Rechnung ausgeglichen wird. Die beiden ersten Posten sind somit geschlossen. Anschließend werden die einzelnen Ratenpositionen gebucht. Im oben gezeigten Beispiel sind dies 4 Ratenposten. Wenn Sie die Debitorenposten öffnen, so sehen Sie, je nach Einrichtung, ggf. nur die Ratenzahlungsposten. Die automatisch ausgeglichenen Posten werden vom System ausgeblendet. manual_opp_raten.docx Seite 34 von 37

35 Wenn Sie alle Posten anzeigen möchten, so steht Ihnen die Option Alle Ratenzahlungsposten ein- /ausblenden zur Verfügung. Die Maske wird automatisch mit dem in der Einrichtung hinterlegten vorbelegt. Ausgleich mit Belegnr. im Erw.- und Standard Buch.-Blatt Wenn man über das Erw. Buchblatt (OPplus Basismodul) einen Posten über die Belegnummer ausgleicht, so wird der markierte Posten ausgeglichen. Wenn man dies über ein Fibu-Buchblatt, also Standard macht, wird der mit dem nächstfolgenden Fälligkeitsdatum (also die erste fällige Rate) geschlossen. Einrichtung Kreditor Auch in den Kreditoren können Sie Ratenzahlungsvorlagen definieren. Sie haben hier die Möglichkeit, Vorlagen auszuwählen, die der Art Allgemein oder Kreditor entsprechen. Die weiteren Einrichtungen sind identisch zum Debitoren. Einrichtung Kreditorbuchungsgruppe Die Einrichtung der Kreditorbuchungsgruppe ist genauso durchzuführen, wie die Debitorbuchungsgruppe. Verwendung in Einkaufsbelegen Die Ratenzahlung in den Einkaufsbelegen (Einkaufsbestellung, Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift) steht Ihnen in vollem Umfang zur Verfügung. Die Bearbeitung in den Einkaufsbelegen, ist zu den Verkaufsbelegen identisch. Verwendung in Kreditorenposten Die Ansicht und Bearbeitung der Ratenzahlung in den Kreditorenposten steht Ihnen in vollem Umfang zur Verfügung. Sie haben hier die gleichen Möglichkeiten, wie in den Debitorenposten. manual_opp_raten.docx Seite 35 von 37

36 Einzelzahlung-Bankverbindungen berücksichtigen (mit OPplus Zahlungsverkehr) Bisher wurden die Einzelbankverbindungen bei Ratenzahlungen nicht berücksichtigt. Wenn eine Rechnung mit einer Einzelzahlung Bankverbindung gebucht worden ist, so wurde diese nur in den Rechnungsposten eingetragen. Jetzt werden diese beim Buchen des Beleges und aus den Posten heraus mit in die Ratenzahlungsposten übernommen und stehen somit im Zahlungsverkehr direkt zur Verfügung. manual_opp_raten.docx Seite 36 von 37

37 Weitere Informationen zu OPplus finden Sie unter und gbedv GmbH & Co. KG Loger Straße 22b Osterholz-Scharmbeck Telefon: / Telefax: / info@opplus.de Internet: Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung nach den technischen und inhaltlichen Anforderungen geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der gbedv GmbH & Co. KG in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die gbedv GmbH & Co. KG lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. gbedv Alle Rechte vorbehalten. Stand: Die hier genannte Software darf nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden; hier eventuell genannte Warenzeichen sind Eigentum ihrer Inhaber. manual_opp_raten.docx Seite 37 von 37